Навчально-методичний посібник для студентів вищих навчальних закладів icon

Навчально-методичний посібник для студентів вищих навчальних закладів




НазваНавчально-методичний посібник для студентів вищих навчальних закладів
Сторінка14/35
Дата02.12.2012
Розмір6.64 Mb.
ТипНавчально-методичний посібник
1   ...   10   11   12   13   14   15   16   17   ...   35
^

Етикет електронної пошти (e-mail)


Електронна пошта – зручний спосіб швидкого та ефективного спілкування. Він, очевидно, ніяк не схожий на написання довгих документів, але водночас це і не телефонна розмова чи бесіда з людиною, що знаходиться поруч з вами. Електронна пошта позбавлена надзвичайно важливих елементів спілкування – виразу обличчя, жестів, поз, тону та інтонації голосу. Враховуючи ці особливості, етикет встановлює правила використання e-mail у ділових ситуаціях:

Пишіть коротко, чітко і зрозуміло. Використовуйте короткі речення та короткі абзаци. Речення мають висловлювати закінчену думку. Викладайте думки у логічній послідовності.

Стежте за своєю мовою. Перевіряйте правильність написання слів та граматичних конструкцій. Ніколи не виправляйте помилок у чужих електронних листах.

Уникайте жартів. Без відповідних жестів, пози, тону голосу (які відсутні при електронному спілкуванні) те, що вам здається смішним, може бути розцінене адресатом як „плоске”, а ще гірше – вороже чи образливе.

Використовуйте зручний для читання формат: друкуйте в інтервалі один; між абзацами робіть інтервал два.

Використовуйте як малі, так і великі (де потрібно) літери. Такий текст читати легше, ніж написаний лише малими або тільки великими літерами. Уникайте використання великих літер для виділення головної думки.

Використовуйте адекватне, відповідне звертання до особи, якій направляєте лист: електронний діловий лист має в усьому бути діловим та відображати ваш професіоналізм.

Уникайте прийнятих у неформальному електронному спілкуванні скорочень та „смайликів”, вони більше підходять для листування з вашими друзями та приятелями.

Завжди підписуйте свої електронні листи. Ви можете створити автопідпис у своїй програмі електронних листів: ваше ім’я, назва вашої організації, відповідні адреса, телефон та номер електронної пошти будуть автоматично з’являтися у кінці кожного вашого листа.

Не надсилайте довгих додатків до ваших листів. Якщо вам необхідно відправити великий обсяг матеріалу, зв’яжіться з адресатом та з’ясуйте, чи слід відправляти цей матеріал електронною поштою (можливо, адресат згоден отримати його звичайною поштою), чи може їх система прийняти великий обсяг матеріалу.

Відправляйте електронні листи лише тоді, коли в цьому є реальна потреба. Не закидайте комп’ютери колег та клієнтів неважливими і непотрібними повідомленнями.

Відправляйте своє повідомлення лише тим, на кого воно розраховане. Якщо ви маєте адресний лист, кожного разу перевіряйте, чи всі внесені до нього люди потребують вашого конкретного повідомлення.

Не передавайте електронною поштою інформації, яка розрахована лише на одну людину. Коли ви пишете електронний лист, особливо людині, яку знаєте мало, завжди враховуйте можливість того, що ваше відправлення можуть прочитати й інші. Якщо ви хочете уникнути такої ситуації, попередьте про це адресата. Для того, щоб не допустити будь-якої можливості поширення інформації, переданої вами, використайте телефон чи звичайну пошту.

Не читайте електронної пошти інших без відповідного дозволу.

Не давайте чужої електронної адреси іншим особам без відповідного дозволу.

Перед тим, як відправити ваш лист, ще раз перевірте правильність адреси та зміст. Якщо написане не повністю задовольняє вас, перепишіть, адже те, що не подобається вам, навряд чи сподобається адресату.

Ніколи не відправляйте лист, будучи роздратованим чи розгніваним. Заспокойтеся; обдумайте ситуацію, що склалась; уявіть, як би ви відповіли людині, коли б вона знаходилась поруч. Ще раз подумайте перед тим, як відправити e-mail: ніколи не пишіть нічого такого, що ви не могли б сказати людині в обличчя. Натиснувши кнопку „Send”, ви втрачаєте контроль над своїм відправленням.

Відправляючи діловий електронний лист за необхідності вкажіть, коли ви очікуєте (вам потрібно отримати) відповідь. Якщо відповідь не передбачається, також зазначте це.

Щоденно перевіряйте вашу ділову електронну пошту.

За можливості давайте відповідь на отримані листи у найкоротший строк. У тому випадку, коли підготовка відповіді на лист забере більше часу, ніж звичайно, у кількох словах повідомте про це відповідну особу.

Ніколи не надсилайте спам – різного роду рекламу, повідомлення про розпродажі тощо – колегам та клієнтам. Це є виявом поганих манер і непрофесіоналізму.

Виділяють основні заповіді ділового етикету:

1. Робіть усе вчасно. Запізнення не тільки заважають роботі, але і є першою ознакою того, що на людину не можна покластися. Принцип „вчасно” розповсюджується також на звіти, інші завдання, що доручаються вам. Будь-яка затримка вимагає від вас виправдань, і ви виглядатимете не такими обов’язковими, як той, хто здає все в строк. Фахівці, що вивчають організацію і розподіл робочого часу, радять накидати зайвих 25 % на той термін, який, на наш погляд, потрібний для виконання даної роботи, тоді напевно укладетеся у відведений час. Пригадайте закон Мерфі: усі справи займають більше часу, ніж вам здається, а усі перешкоди, що можуть виникнути, обов’язково виникають, і, як правило, у день здачі. Отже, виділяйте час із запасом на ті труднощі, що піддаються прогнозуванню.

2. Ніколи нікому не переказуйте того, що вам доводиться іноді почути від товариша по службі, керівника або підлеглого про їх особисте життя. Треба дуже уважно стежити за тим, що говориш, і чітко уявляти, які наслідки може мати витік інформації для тих, хто з нею працює і до якої конкуренції вона може призвести.

3. Будьте люб’язні, доброзичливі і привітні. Ваші клієнти, товариші по службі або підлеглі можуть скільки завгодно прискіплюватися до вас, це неважливо, все одно ви зобов’язані поводитися з ними ввічливо, привітно і доброзичливо.

4. Думайте і про інших, а не лише про себе. Увага до оточуючих повинна виявлятися не тільки відносно клієнтів або покупців, вона розповсюджується і на товаришів по службі, і начальство, і підлеглих.

Поважайте думку інших, прагніть зрозуміти, чому у них склалася та чи інша точка зору. Завжди дослухайтеся до критики і порад колег, начальства і підлеглих. Не починайте відразу „огризатися”, коли хтось ставить під сумнів якість вашої роботи; покажіть, що цінуєте міркування і досвід інших людей.

5. Одягайтеся, як годиться. Перше враження складається при першій зустрічі. Отже, справити його треба відразу ж. Придивляйтеся до людей, прислухайтеся, обирайте зразки для наслідування.

Яку б посаду не обіймали ви у організації, вам треба „вписатися”, але при цьому ви повинні виглядати найкращим чином, тобто одягатися зі смаком, добирати колірну гаму, яка б пасувала саме вам.

6. Говоріть і пишіть правильно. Той, хто уміє чітко висловити свою думку, має велику перевагу. Все вимовлене і написане вами повинно бути викладено правильною мовою, а всі власні імена повинні бути передані без помилок.

Стежте за тим, щоб ніколи не вживати лайливих слів. Хороші ділові манери настільки сприяють кар’єрі, що треба використовувати будь-яку можливість навчитися їх.


Ключові поняття: професійний етикет, культура поведінки, етичні норми, діловий партнер, автовідповідач, мобільний телефон, кореспонденція, службове листування,
e-mail.


Питання та завдання:

  1. Розкрийте визначення поняття „культура поведінки”.

  2. Розкрийте культуру спілкування ділової людини по телефону.

  3. Проаналізуйте роботу ділової людини з кореспонденцією.

  4. Визначте основні правила використання e-mail у ділових ситуаціях:

  5. Назвіть основні заповіді ділового етикету.


Проблемне завдання: Розробіть план ділової бесіди з клієнтом по телефону.


4.3. Діловий одяг


Людина сама вибирає, що й коли вдягнути, не завжди усвідомлюючи, що прагне зробити більш виразнішими або непомітними деякі риси, свої психологічні та соціальні якості.

Елементи одягу насамперед є знаками групової належності. Розуміння свого місця в тій чи іншій соціальній ієрархії, групі, в усій системі суспільних відносин визначає характер спілкування та взаємодії.

У минулі часи це було настільки важливо, що люди відповідного суспільного статусу були зобов’язані носити строго визначений одяг. Так, у стародавньому Китаї одяг жовтого кольору носив тільки імператор, і якщо хтось із підданих робив спроби поміряти жовтий халат, то міг поплатитися за це своїм життям. У середньовічній Європі церква диктувала в одязі практично все: довжину і ширину сукні, довжину носка взуття, кількість і характер прикрас для представника кожного соціального класу. Зрозуміло, що по одягу житель середньовіччя одразу міг визначити соціальний статус кожної людини.

Колись мода пред’являла дуже жорсткі вимоги, майже не залишаючи місця для прояву індивідуальності людини. Зараз вона демократична – кожен може вибрати для себе той або інший стиль, може створити і свій власний. Але ця свобода вибору робить людину набагато відповідальнішою за свій зовнішній вигляд, чим в минулі століття. Велика кількість предметів одягу, аксесуарів, створених різними народами і епохами, розроблених знаменитими кутюрье, будинками моделей, відомими фірмами, дозволяє людині максимально проявити свій смак, відчуття прекрасного, а також підкреслити достоїнства і приховати недоліки своєї фігури.

Разом із демократизацією суспільства офіційна роль одягу міняється. Зараз немає таких жорстких заборон і правил, хоча представники деяких професій мають свій спеціальний одяг. Але й тепер зв’язок костюма і соціальної ролі залишається досить сильним. Дослідження свідчать, що майже всі дорослі можуть по одягу визначити статус людини, приблизно вказати рід її занять. При цьому ми спираємось на якість костюма, яка прямо пов’язана з його вартістю, співвідношенням з модою, дефіцитністю, елітарністю тощо. Оцінка костюма несвідомо переноситься на оцінку особистості.

Одяг (зокрема спеціальний) спонукає людину приписувати іншій ті якості, які вона не проявила, але які асоціюються з відповідною соціальною роллю. Психологи називають це явище „ефект ореола”.

Часто він допомагає нам швидко й досить точно оцінити людину. Одягаючи той чи інший одяг, люди й самі підсвідомо розраховують на цей ефект. Але найсильніший ефект викликає традиційний строгий костюм, дивлячись на який ми підсвідомо робимо висновок, що перед нами серйозна людина, яка займається серйозною справою.

Можливість розпізнати людину за її одягом не потрібно переоцінювати. Адже костюми, сукні подібного фасону носять різні люди, наділені індивідуальними особливостями. Крім того, існує мода, яку майже неможливо співвіднести із психологією особистості. Тому в манері вдягатися виявляється дві тенденції: прагнення до інтеграції, спільності з іншими; прагнення ствердити власне „Я”, виділитися з маси.

Швидкий розвиток виробництва і пов’язана з цим проблема вдосконалення ділових стосунків змушують усе більше уваги звертати не тільки на прямі, а й на додаткові фактори, які впливають на успіх у ділових контактах, а правильно вибраний костюм допомагає створити необхідну ділову атмосферу. Наш одяг – це частина того внутрішнього світу, котрий свідчить про нашу особистість, статус, авторитет.

Усі знають прислів’я „Зустрічають за одягом, а проводжають за розумом”.

Ми сприймаємо один одного на основі тих комунікативних сигналів, які передаємо. Ці сигнали розподіляються на три групи:

  • зорові (те, що ми бачимо – одяг, зовнішність, вираз обличчя, статура та ін.);

  • вокальні (як використовує свій голос особа, з якою ми спілкуємося);

  • вербальні (які саме слова ми чуємо та вживаємо).

Вчені встановили, що 55 % інформації, яка передається людиною, сприймається через TL зорові сигнали – через її зовнішній вигляд; 38 % інформації сприймається через вокальні сигнали – через те, як людина використовує свій голос при спілкуванні (його тон, висота та ін.). І лише 7 % інформації сприймається через вербальні сигнали – через те, що саме ми говоримо.

Очевидно, якщо більше ніж половина враження про нас складається на основі того, якими нас бачать інші, необхідно і важливо вміти передавати правильні зорові сигнали: відповідно одягатися, мати доглянуту зовнішність та адекватні жести, міміку і позу.

Якщо ваша зовнішність, одяг, жести та міміка передають адекватні сигнали, вони працюють на вас, у протилежному випадку – проти вас. У діловому світі надзвичайно важливо, щоб зорові сигнали, які отримують від вас інші, передавали необхідну для вас інформацію і характеризували вас як професіонала.

Діловий одяг – це водночас і візитна картка людини, і знакова система. Нейтрального одягу немає. Як знакова система, він свідчить:

  • про статус особистості та її статки;

  • про знання нею правил ділового етикету;

  • про повагу до партнера;

  • про естетичні смаки людини;

  • про приналежність до професії;

  • про вміння одягатись відповідно до ситуації.

Водночас одяг є розпізнавальним знаком „свій-чужий” у певній соціальній групі і може бути інвестицією в кар`єру. Він визначає звернення до конкретної особи інших людей. Перш ніж вирушити на роботу, ділову зустріч, якийсь захід, людина повинна поставити собі два запитання:

Хто я в цій ситуації і як я хочу, щоб мене сприйняли?

Де і на яких людей я хочу справити враження і яке?

Діловий костюм людини – це його уніформа, яка дозволяє успішно виконувати робочі функції. Це форма одягу представників тих професій, у структуру діяльності котрих входить спілкування з іншими людьми і вплив на них. Знання і відчуття того, що людина добре вдягнена, відображається на її впевненості та кар`єрі. При виборі одягу слід добре бути обізнаним і зважати на дрес-код (правила щодо вибору одягу до певної ситуації). У діловому одязі дрес-код передбачає певні обмеження та конкретні деталі гардеробу (зокрема, строгі костюми для чоловіків і жінок, закрите взуття, у жінок   відсутність декольте, бретельок тощо).

Існує чотири альтернативи вибору одягу: консервативний, стиль для взаємодії, творчий стиль., діловий стиль.

^ Консервативний стиль. Підходить державним службовцям, юристам, банкірам. Функція: надає авторитетності й підкреслює компетентність. Стиль викликає повагу, контролює партнерів і тримає дистанцію. Він передбачає:

  • класичний костюм (уніформа);

  • максимальний контраст між сорочкою і костюмом;

  • аксесуари комплектні, які добре узгоджуються з костюмом;

  • хороший золотий чи срібний годинник, сережки класичної форми;

  • легкий макіяж для жінки;

  • жіноче взуття на середніх підборах;

  • спідниця до рівня колін чи дещо нижче;

  • чоловікам – із аксесуарів – хороший механічний годинник, весільна обручка і відповідні запонки.

Стиль для взаємодії. Підходить співробітникам організацій, котрі зайняті комунікацією, встановленням контактів. Функція – якомога швидше викликати довіру до клієнта. Одяг повинен вказувати на солідну позицію особи в фірмі і відображати деякий творчий потенціал людини. Одяг радикально не відрізняється від класичного костюма, але має якийсь домінуючий елемент (ефектна блуза чи жакет, дорогий, елегантний матеріал костюма). Не має яскравості. Чоловіки можуть не вдягати повний костюм. Жіночий брючний костюм має бути елегантним. Аксесуари не кидаються в очі. Стиль зменшує дистанцію між партнерами, але й зменшує „впливовість” особи.

^ Творчий стиль. Підходить до таких сфер діяльності, як мода, дизайн, реклама, шоу-бізнес. Функція – показати наявність творчого потенціалу. Демонструється вміння йти в ногу з модою, її новинками, навіть „писком” моди, авангард. Загальна ідея полягає в тому, що люди повинні виділити Вас, а не те, що Ви носите. Акцентується якась незвична, неправильна лінія. Чоловіки можуть не вдягати краватку, а шийний платок. Колір – хороший спосіб показати себе. Але одна яскрава пляма в ансамблі виглядає краще, ніж костюм, що переливається і блищить люрексом. Цей одяг „виділяє людину із натовпу”, але неприйнятний для державної служби.

^ Діловий стиль одягу. Діловий одяг людини повинен створювати враження впевненості, смаку та стильності. Її костюм не повинен бути надто яскравим чи зухвалим. Діловий стиль одягу повинен бути дещо консервативним з хорошою лінією („лінія” в моді – це характер моделі; лінії бувають прямими, кривими, ломаними; їх часто оцінюють емоційно: ніжні, грубі, енергійні, сухі; в одязі лінія формує зорове враження – ілюзію видовження чи розширення костюма). Він повинен мати одну акцентуючу деталь. Складовою стилю є співобразність, тобто поєднання, гармонійна єдність декількох образів (джинси, як елемент спортивного стилю, не можуть бути поєднаними з жакетом класичного крою чи лакованими туфлями на високих підборах; відповідно до стилю мають бути підібрані зачіска, аксесуари – шарфик, пояс, сумка). Стиль одягу повинен враховувати особливості фігури людини (зріст, повноту, колір шкіри, очей, волосся) та її вік. Зорове прийняття спочатку концентрує увагу на краях предмета, а потім – на деталях, тому важливе значення має силует костюма. Якщо силует невдалий, то деталі вже не спасуть модель. Одяг повинен візуально покращити пропорції ділової людини, змінити в кращий бік об`єми, приховати недоліки та підкреслити переваги тіла. Тому важливо не носити обов’язково модний силует, а знайти „свою” форму, яку потім можна варіювати у відповідності до змін моди, добираючи деталі, колір, доповнення, біжутерію.

У певних сферах діяльності неадекватне вбрання, зовнішність, жести та міміка можуть розцінюватися як вияв неповаги до встановлених корпоративних правил поведінки та кодексу одягу співробітників. Зовнішність та одяг, вибраний вами для роботи, мають свідчити про вашу приналежність до ділового світу, підкреслювати ваш професіоналізм та виявляти ваш гарний смак.

Оцінка людей за їхнім зовнішнім виглядом може здаватися поверховою, адже справді важливим є те, хто вони, що становлять собою як особистості, а не те, як вони одягнуті і виглядають. Та погано це чи добре, вагома частина першого враження від будь-якої особи базується саме на її одязі та зовнішності. У людському суспільстві зовнішність є ключовим аспектом для розуміння особистості кожної людини, рівня її професіоналізму та для визначення її соціального стану.

Зовнішній вигляд може підвищити вашу репутацію професіонала, а може поставити під сумнів ваші професійні здібності. Будь-який елемент зовнішності, який виглядає „занадто” (прикраси, парфуми/лосьйон, зачіска або елемент/частина одягу), може зменшити силу вашого професійного іміджу або навіть заплямувати його. Діловий зовнішній вигляд є своєрідним сигналом того, що ми готові до професійної діяльності не лише своїми знаннями та вміннями, а й психологічно.

Вироблення і підтримка професійного зовнішнього вигляду часом може нагадувати додаткову, другу роботу, за яку ви не отримуєте ніякої компенсації. Цей процес має свої регулярні, повторювані цикли, вимагає часу та певного планування, а інколи передбачає і новий щоденний порядок. Отримувана при цьому нагорода здається невідчутною (або ж її важко відчути), тому що наслідки від неадекватної непрофесійної зовнішності та поведінки значно очевидніші та відчутніші.

Однак слід усвідомлювати безперечні плюси від того, що ви виглядаєте і поводите себе як істинний професіонал, одним із яких є стійке і виправдане почуття поваги до себе та впевненості у своїх силах. Необхідною складовою вашої високої компетентності у сфері професійної діяльності безумовно є ваш імідж, який поважається як вашими колегами, так і вашими клієнтами. Результатом такої поваги є почуття взаємного комфорту у процесі співпраці та спілкування, що і становить зміст хороших манер.

Усвідомлюючи вагу зовнішнього вигляду у створенні професійного іміджу, визначте, які із названих елементів є найбільш вагомими, а які найменш важливими при оцінці людини з першого погляду: доглянута (чиста, охайна) зовнішність; рукостискання; дружня посмішка; статура; відповідний одяг; мова; загальний настрій; запах парфумів/лосьйону; такт/самоконтроль; вміння слухати; почуття гумору; знання; ввічливість; повага до свого та чужого часу; тон голосу.

Важливо усвідомлювати, що при визначенні серед названих елементів найбільш/найменш важливих не може бути абсолютних відповідей. Слід розуміти, що всі названі елементи є надзвичайно важливими при створенні професійного іміджу і можуть мати вирішальне значення у ситуації, коли людина оцінюється з першого погляду (наприклад, співбесіда, ділова зустріч з потенційним клієнтом і т. ін.).
1   ...   10   11   12   13   14   15   16   17   ...   35

Схожі:

Навчально-методичний посібник для студентів вищих навчальних закладів iconНавчально-методичний посібник для студентів вищих педагогічних навчальних закладів
Шамне А. В. Основи самостійного вивчення курсу загальної психології : навчально-методичний посібник для студентів вищих педагогічних...
Навчально-методичний посібник для студентів вищих навчальних закладів iconНавчально-методичний посібник для організації самостійної роботи студентів спеціальності 030504 "Економіка підприємства" окр "бакалавр" вищих навчальних закладів
...
Навчально-методичний посібник для студентів вищих навчальних закладів iconНавчально-методичний посібник для студентів небіологічних спеціальностей вищих педагогічних навчальних закладів. К.: Кмпу, 2004. 33 с
Неведомська Є. О., Маруненко І. М. Анатомія людини: Навчально-методичний посібник для студентів небіологічних спеціальностей вищих...
Навчально-методичний посібник для студентів вищих навчальних закладів iconНавчально-методичний посібник до практичних занять з медичної біології для студентів і викладачів вищих навчальних медичних закладів
Навчально-методичний посібник до практичних занять з медичної біології для студентів І викладачів вищих навчальних медичних закладів...
Навчально-методичний посібник для студентів вищих навчальних закладів iconНавчально-методичний посібник для студентів спеціальності "Соціальна робота" вищих навчальних закладів. Львів: Видавництво Національного університету "Львівська політехніка", 2005. 140 с
Рекомендовано Науково-методичною радою Національного університету “Львівська політехніка” як навчальний посібник для студентів спеціальності...
Навчально-методичний посібник для студентів вищих навчальних закладів iconНавчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів Суми Вид-во Сумду 2008 ббк 67. 9 (4 Укр) 304 о-60
Законодавство України про релігію і церкву: Навчально-методичний посібник. – Суми: Вид-во СумДУ, 2008. – 107 с
Навчально-методичний посібник для студентів вищих навчальних закладів iconНавчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів Суми Вид-во Сумду 2008 ббк 67. 9 (4 Укр) 304 о-60
Законодавство України про релігію і церкву: Навчально-методичний посібник. – Суми: Вид-во СумДУ, 2008. – 107 с
Навчально-методичний посібник для студентів вищих навчальних закладів iconНавчально-методичний посібник для студентів вищих медичних навчальних закладів IV рівня акредитації
В. Ніженковська – доктор медичних наук, професор, завідувач кафедри біоорганічної, біологічної та фармацевтичної хімії Київського...
Навчально-методичний посібник для студентів вищих навчальних закладів iconНавчально-методичний посібник для студентів вищих медичних навчальних закладів IV рівня акредитації
В. Ніженковська – доктор медичних наук, професор, завідувач кафедри біоорганічної, біологічної та фармацевтичної хімії Київського...
Навчально-методичний посібник для студентів вищих навчальних закладів iconНавчальний посібник для студентів медичних вищих навчальних закладів та лікарів-інтернів
Рекомендовано Центральним методичним кабінетом з вищої медичної освіти моз україни як навчальний посібник для студентів вищих медичних...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи