1. Класифікація документів icon

1. Класифікація документів




Скачати 236.62 Kb.
Назва1. Класифікація документів
Дата25.09.2012
Розмір236.62 Kb.
ТипДокументи

1. Класифікація документів

Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.


  • Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.


Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони—писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті:

  • службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

  • особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:

  • внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

  • зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

напрямком вхідні й вихідні;

формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

  • стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

  • індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:

  • звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

  • термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом;

  • дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново»;

ступенем гласності секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

  • оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

  • копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

  • за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);

  • якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю прості (односкладові) й складні;

строками зберігання постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2. Формуляр документа


Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

  1. Державний герб України.

  2. Емблема організації чи підприємства.

  3. Зображення державних нагород.

  4. Код установи, організації, підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

  5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

  6. Назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника).

  7. Повна назва організації, установи чи підприємства — автора документа.

  8. Назва структурного підрозділу.

  9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку.

  10. Назва виду документа.

  11. Дата.

  12. Індекс.

  13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

  14. Місце складання або видання.

  15. Гриф обмеження доступу до документа.

  16. Адресат.

  17. Гриф затвердження.

  18. Резолюція.

  19. Заголовок до тексту.

  20. Відмітка про контроль.

  21. Текст.

  22. Відмітка про наявність додатка.

  23. Підпис.

  24. Гриф погодження.

  25. Візи.

  26. Печатка.

  27. Відмітка про засвідчення копій.

  28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

  29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

  30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

  31. Відмітка про надходження документа.

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці; розписка виконавця про одержання документа; хід виконання; додатки.

Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 року з обов'язковим додержанням таких правил:

  • встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

  • реквізити заголовка розмішуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або паперовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

  • бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.


Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, доні док, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

3. Основні правила оформлення реквізитів


Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.





Реквізити

Розташування та правила оформлення

1

Державний герб України

Посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації

2

Емблема організації чи підприємства

Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку

3

Зображення державних нагород

У верхньому лівому кутку або посередині документа

4

Код підприємства, установи, організації

У верхньому правому кутку

5

Код форми документа

У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи

6

Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа

У верхньому лівому кутку або посередині сторінки

7

Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа

У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. Назва установи повинна відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї

8

Назва структурного підрозділу

У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом

9

Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку

У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: ^ 01054, м. Київ-54. вул. Пирогова, 9, т. 221-99-33 На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518

10

Назва виду документа

Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу

11

Дата

Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік— 17.06.2002 (тобто 17 червня 2002 року). Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль): 03.04.2002; 05.08.99. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи)

12

Індекс

У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дає змогу забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад:

02-10/36, де 02 шифр структурного підрозділу; 10 номер справи; 36 реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії

13

Посилання на індекс та дату вхідного документа

У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад:

на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 номер справи за номенклатурою; 135-порядковий номер

14

Місце укладання чи видання

У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ

15

Гриф обмеження доступу до документа

З правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: «Для службового користування», «секретно», «цілком секретно»

16

Адресат

З правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад:

^ Друкарня Никонову

«Преса України» Миколі Петровичу

Головному вул. Грінченка,

редакторові буд. 7, кв. 19

Романову В. Ю. Київ-04 01004

Якщо документ адресується установі, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються у називному відмінку:

^ Міністерство охорони здоров'я України Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи подається у родовому відмінку:

Директорові Київської

загальноосвітньої школи № 7

17

Гриф затвердження

У верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифа затвердження: - слово ЗАТВЕРДЖУЮ;

  • назва посади;

  • особистий підпис;

  • ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;

  • дата затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

директор школи (підпис) Л. С. Семенова

07.10.2002

Під час затвердження документа розпорядчим

актом на документі зазначається гриф за такою

формою:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Наказ Міністерства фінансів України

20.04.2002, № 15

18

Резолюція

Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа.

У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів.

Складається з таких елементів:

— прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ;

— вказівка на порядок виконання документа;

— термін виконання документа;

— особистий підпис керівника;

— дата.

Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою. На документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок йог» виконання, оформляється резолюція на окремих аркушах чи спеціальних бланках

19

Заголовок до тексту

Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника «про»; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень

20

Відмітка про контроль

З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою «К» або «Контроль»

21

Текст

Складається з таких логічних елементів:

  • вступу;

  • доказу;

  • закінчення.

Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля)

22

Відмітка про наявність додатка

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом;

в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті:

^ Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) за формою, зазначеною у додатку 1.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першої сторінки додатка:

Додаток

до наказу Міністерства освіти і науки України 15.10.2002 № 15

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останньої сторінки додатка. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

  1. якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так

Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;

  1. якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на 5 арк. у 2 прим.

Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:

Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окремо складається їх опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на 7 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазна­ченими у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 2 прим, на першу адресу

23

Підпис

Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:

  • найменування посади (з лівого боку);

  • підпис (між назвою посади й прізвищем);

  • ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч):

Голова Державного

комітету архівів

^ України (Підпис) (Ініціали, прізвище)

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією - примірники.

Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні:

^ Директор Директор

зош № 277 зош № 282

(підпис) (підпис)

Л. С. Семчук Ю. Ю. Новак

Розшифрування підпису в дужки не береться. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом: «в. о.», «заст.»). Не допускається підписання документа з прийменником «за» або проставленням скісної риски перед найменуванням посади. Документ колегіальних органів підписує голова та секретар колегіального органу

24

Гриф погодження

Розрізняють дві форми погодження документів

— внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:

— слова «ПОГОДЖЕНО»;

  • назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи;

  • особистого підпису;

— його розшифрування;

— дати.

Грифи погодження розташовуються нижче від реквізиту «підпис» або на окремій сторінці. Наприклад:

ПОГОДЖЕНО Директор зош № 246 (підпис) С Б. Дмитрів 01.09.2002

Якщо зовнішнє погодження Документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України 01.07.2002, № 12

Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження:

Аркуш погодження додається Аркуш погодження оформляється за такою формою:

^ АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа
Найменування Найменування


посади посади

(Підпис) (Підпис)

(Ініціали, прізвище) (Ініціали, прізвище)

Дата Дата


25

Віза

Внутрішнє погодження проекту документа — це його візування. Віза складається з:

  • особистого підпису особи, що візує;

  • дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали та прізвище):

Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко

28.08.2002

Невеликі зауваження (1—2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього погодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі

26

Печатка


Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. п. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ

27

Відмітка про засвідчення копій

У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» — слово «правильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою

28

Прізвище виконавця та номер його телефону

Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з:

  • прізвища виконавця;

  • номера його службового телефону.

Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа

29

Відмітка про виконання документа й направлення його до справи

Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості:

  • стислу довідку про виконання;

  • слова «До справи» та номер справи, до якої має бути підшитий документ;

  • дату скерування документа до справи;

  • підпис керівника структурного підрозділу

або виконавця:

До справи № 07/54

Питання вирішено позитивно у телефонній

розмові 05.09.2002

(Посада, ініціали, прізвище)

Відмітка «До справи» свідчить про те, що

роботу над документом закінчено


30

Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій

Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа. Містить:

  • запис «Інформація перенесена на машинний носій»;

  • підпис особи, відповідальної за перенесення даних;

дату перенесення

31

Відмітка про надходження

Містить:

  • скорочену назву організації, що отримала
    документ;

  • дату його надходження.

Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:

  • назву організації;

  • дату надходження;

  • індекс документа.

Відмітка про надходження розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа



4. Вимоги до тексту документа


Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст — це сукупність речень, об'єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

  • Текст викладати від третьої особи:

Комісія ухвалила... ; Інститут просить... ; Ректорат клопочеться...

  • Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

  • Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

  • Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:

відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

  • Використовувати синтаксичні конструкції типу:

^ Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

  • Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...

  • Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

  • Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки — після опорного слова, вставні слова — на початку речення).

  • Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції Вами ще не висловлені пропозиції...

  • Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...

  • Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...

  • У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую... ; Пропоную...

  • Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами :р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

  • Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...

5. Оформлення сторінки


Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294x210) та А5 (146x210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) і 16 мм (для формату А5).

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні —на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово “сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4 — 6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення. Слід пам'ятати, якою б не була його довжина, абзац — це внутрішньо замкнене смислове ціле, що виражає закінчену думку.

Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації — комбінована (традиційна) й нова.

Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків — слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.

Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:

  • після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

  • номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу: розділи — 1.; 2.; 3.; 4.;

номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою — 1.2.; 1.3.; номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.; 1.2.2.; номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.1.; 1.2.2.2. і т.д.

Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дозволяє не вживати словесних найменувань і символів.



Комбінована (традиційна)

Нова

А. Б. В.

Розділ І

1

I. II. III.

Частина 1

1.1

І. 2. 3.

Частина 2

1.2

1); 2); 3);

пункт 1

1.2.1

а); б); в);

§1

1.2.2.1




§2

1.3







2







і т. д.

Схожі:

1. Класифікація документів iconПитання до заліку
Порядок зберігання І використання робочих документів аудитора. Класифікація документів з метою контролю
1. Класифікація документів iconПерелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів
Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів...
1. Класифікація документів iconПошук документів
Для пошуку документів скористайтесь наступним посиланням
1. Класифікація документів iconКласифікація та завдання судово-бухгалтерської експертизи Класифікація судово-бухгалтерських експертиз
Класифікація судово-бухгалтерських експертиз. Судово-бухгалтерські експертизи можна класифікувати за такими ознаками
1. Класифікація документів iconСистематизація документів за допомогою електронного формату удк
Анотація: Представлено алгоритм роботи з електронним форматом удк для систематизації документів
1. Класифікація документів iconПрийом документів
Перелік документів для прикріплення до відділу аспірантури хду терміном на 2 роки для складання кандидатських іспитів з філософії,...
1. Класифікація документів iconПроформа
...
1. Класифікація документів iconПерелік документів абітурієнта (вступ на вищі курси окр бакалавра)
Документ державного зразка про здобутий освітньо-кваліфікаційний рівень з додатком, а також копії цих документів (копія завіряється...
1. Класифікація документів iconТема: Злиття документів у Microsoft Word
Мета: Набути практичних навичок у використанні можливостей для автоматизації підготовки документів текстового редактора Microsoft...
1. Класифікація документів iconБібліографічний опис документів
Б 59 Бібліографічний опис документів відповідно до дсту 1: 2006, запровадженого в дію в Україні 01. 07. 2007: метод реком. / Харк...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи