Тема Інформаційні та обліково-фінансові документи icon

Тема Інформаційні та обліково-фінансові документи




Скачати 122.78 Kb.
НазваТема Інформаційні та обліково-фінансові документи
Дата25.09.2012
Розмір122.78 Kb.
ТипДокументи




Тема 4. Інформаційні та обліково-фінансові документи


П Л А Н


1. Службові листи

2. Доручення

3. Розписка

1. Службові листи


  • Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.


Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

  • листи-прохання;

  • листи-звернення;

  • листи-пропозиції;

  • листи-запити;

  • листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

  • листи-попередження;

  • листи-нагадування;

  • листи-підтвердження;

  • листи-відмови;

  • супровідні листи;

  • гарантійні листи;

  • листи-повідомлення;

  • листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. «Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя». Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.


^ Реквізити листа та їх оформлення

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

  1. Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.

  2. Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації.

  3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.

  4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку.

  5. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

  6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

  7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Наприклад:

Розрахунковий рахунок № 3467059 у Залізничному УСБ м. Києва, МФО 322034

  1. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесноцифровим способом (24 серпня 1998 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці.

Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

  1. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному. Наприклад:

Друкарня видавництва «Україна» Савченку І. П.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи — у родовому. Наприклад:

Директорові Рівненського професійно-технічного училища № 63 Бондаренку П. П.

В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад:

Директорові загальноосвітньої

середньої школи № 1

Генеральному директорові

заводу «Термінал»

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:

Ректорові Дніпропетровського

державного університету

проф. Степанишину Л. П.

До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:

Правління ЖБК «Мир-98»

Відділ кадрів

Васильченку Ф. К.

04060 Київ-60, вул. Грінченка, 8/2

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу — подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».

  1. Текст листа складається з двох частин: опису фактів абоподій, що послужили підставою для написання листа; висновків тапропозицій.

  2. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так:

Додаток: на 4 арк. у 2 прим.

2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додатки:

  1. Проект реконструкції ділянки: на 2 арк. в 1 прим.

  2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 4 арк. у 1 прим.

Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 10 арк.

  1. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють). Наприклад:

Генеральний директор (підпис) Є. Г. Прокоф'єв
Голова оргкомітету (підпис) Г. К. Мусієнко

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад:

Директор видавництва «Освіта» (п і д п й с) С. В. Лосєв


^ Вимоги до тексту листа

Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним). Якщо виникають труднощі під час написання окремих слів, з'являються сумніви щодо того чи іншого розділового знака, слід відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються схожі випадки;

змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності;

послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої. Ці переходи можна вдало здійснювати за допомогою таких зв'язок:

Хотіли б також нагадати про...

Водночас хочемо наголосити на...

Окрім того, наважуємося (дозволимо собі) нагадати Вам ще й про те, що...

Вважаємо за доцільне (потрібне)...

Хотілося б звернути Вашу увагу...

Не зайвим буде нагадати...

Крім зазначених вище причин...

При нагоді просимо Вас...

Зважте також і на те...

Принагідна хотіли б...

Ми також намагаємося...

Ще раз хочемо подякувати Вам...

Необхідно зазначити й те, що...;

мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;

доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата. При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування.

Пам'ятайте:

висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови завжди треба в тактовній, ввічливій формі. Щоб не увиразнювати гостроти стосунків із партнером, варто віддавати перевагу не активній, а пасивній формі дієслів.

Наприклад:

Ви ще не висловили своїх пропозицій — Вами ще не висловлені пропозиції.

Отже, правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з погляду структури, грамотно написаний лист стане запорукою успіху вашої справи, сприятиме створенню доброго враження про вас. Якщо ви прагнете оволодіти мистецтвом ділового листування, слід дотримуватися певних правил його ведення.


^ Оформлення листа

Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні — на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве — не менш як 30 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 16 — 19 мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Рубрикація. Це членування тексту на складові, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах — поділ тексту на абзаци.

Абзац указує на перехід від однієї думки до іншої і має становити три інтервали від поля. Типовий абзац має три частини:

  1. зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі);

  2. фраза (викладається головна інформація абзацу);

  3. коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці).

Наприклад:

Щиро вдячний Вам за запрошення взяти участь у роботі науково-практичної конференції «Нові технології у поліграфії». Ваше запрошення дуже важливе для мене, однак, на превеликий жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще зможемо плідно співпрацювати.

З повагою...


Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа1.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7—10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

2. Доручення


  • Доручення — це письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності.


Доручення видаються на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей. Вони поділяються на особисті та офіційні.

Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої права іншим особам (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Обов'язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи й печатка установи, підприємства, що засвідчує підпис довірителя (доручення, які видаються студентам, можуть засвідчуватись навчальним закладом).

В офіційному дорученні обов'язково зазначаються:

  1. Назва організації, яка видає доручення.

  2. Номер доручення й дата видання.

  3. Посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видано до ручення.

  4. Назва організації чи підприємства, від якого повинні бути отримані матеріальні цінності.

  5. Перелік цінностей із вказівкою на їх кількість і суму.

  6. Строк дії доручення.

  7. Зразок підпису особи, якій видано доручення.

  8. Назва документа, що посвідчує особу отримувача цінностей (паспорт, посвідчення).

  9. Підписи службових осіб, які видали доручення.

  10. Печатка організації, що видала доручення.

Офіційні доручення можуть бути разовими, спеціальними й загальними.

Разові видаються на виконання одноразової дії (отримання товарно-матеріальних цінностей, одержання заробітної платні, пенсії, стипендії, поштового переказу).

Спеціальні — на здійснення приватною чи службовою особою однотипних дій (представництво в органах суду, виконання банківських операцій у межах певного терміну).

Загальні — на виконання широких повноважень (отримання документів, ведення справи в усіх судових, арбітражних і адміністративних установах з усіма правами, що надані законом позивачеві, відповідачеві; укладання угод, одержання майна тощо).

Для багатьох доручень є друковані бланки, куди від руки вписують прізвище, ім'я та по батькові того, кому доручається, що саме, де треба одержати, та завіряють підписом і круглою печаткою. Завіряється також підпис особи, на ім'я якої написано доручення.

Завірені нотаріально доручення можна передавати телеграмою. Телеграма-доручення складається з тексту доручення, який може бути відповідно скорочений, та посвідчувального напису з підписом нотаріуса й печаткою нотаріальної контори. Підпис нотаріуса засвідчується органом зв'язку, через який передається телеграма-доручення. Таке доручення має силу оригіналу.

Зразки доручень:

Доручення

Я, Король Петро Пилипович, доручаю Слободянюк Оксані Володимирівні отримати належну студентам 12-ї групи музично-педагогічного факультету стипендію за вересень 1999 р.

Доручення дійсне до 12 жовтня 1999р.

20 вересня 1999р. (підпис) Я. Я. Король

Підпис студента Короля П. П. Засвідчую:

Декан музично-педагогічного

факультету (підпис) С. І. Бондаренко

20 вересня 1999р.

3. Розписка


  • Розписка — це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, — передання й отримання документів, товарів, грошей, матеріальних цінностей.


За походженням розписки бувають особисті й службові.

Особисту розписку складають тоді, коли одна особа отримує якісь матеріальні цінності від іншої, службову — коли представник установи одержує документи чи товарно-матеріальні цінності від іншої організації.

До розписки входять такі реквізити:

  1. Прізвище, ім'я, по батькові та посада того, хто дає розписку,

  2. Посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кому дається розписка.

  3. У чому конкретно дано розписку (обов'язково слід зазначити точне найменування матеріальних цінностей, предметів).

  4. Дата й підпис того, хто отримує цінності.

Якщо передаються суми грошей, у розписці вказують адресу, номер і серію паспорта того, хто їх отримує. Грошові суми пишуться словами, а в дужках—цифрами: в сумі п 'ять тисяч шістсот двадцять (5 620) гривень. Підпис особи, що дає розписку, засвідчується нотаріальною конторою.

Розписка пишеться лише в одному примірнику. Ніякі виправлення в ній неприпустимі.

Зразки розписок:


Розписка

Мною, студентом педагогічно-індустріального факультету Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова І. С. Боровком, отримано від завідувача бібліотеки М. Т. Тесленко для тимчасового користування на час канікул 2 (два) підручники з креслення, 1 (один) підручник з математики й 1 (один) «Український правопис».

24 січня 1997 р. (підпис)


Розписка

Я, Проценко Тимофій Максимович, отримав від Сорокіна Анатолія Григоровича гроші в сумі сто (100) гривень. Зобов'язуюсь повернути всю суму 01.12.96 р.

Домашня адреса: Киі'в-53, вул. Артема, 31, кв. 8. Паспорт серія МА № 630085.

13.05.96 (підпис)

Схожі:

Тема Інформаційні та обліково-фінансові документи iconТема Інформаційні та обліково-фінансові документи
Запишіть типові мовні звороти, якими можна скористатися під час написання листів – нагадувань, претензій
Тема Інформаційні та обліково-фінансові документи iconТема Поняття міжнародних розрахунків. Валютно-фінансові І платіжні умови зовнішньоекономічних угод

Тема Інформаційні та обліково-фінансові документи iconТема Поняття міжнародних розрахунків. Валютно-фінансові І платіжні умови зовнішньоекономічних угод

Тема Інформаційні та обліково-фінансові документи iconОрганізація самостійної роботи
Складання таблиці та аналіз її складових „Ефективність інвестицій в окремих галузях України, які виробляють не фінансові та фінансові...
Тема Інформаційні та обліково-фінансові документи icon1. Необхідність фінансового посередництва. Фінансові посередники грошового ринку небанківського типу|типу|
Самостійна робота студентів з дисципліни „спеціальні кредитно-фінансові інститути”
Тема Інформаційні та обліково-фінансові документи iconНавчальна програма дисципліни „правове регулювання ринку цінних паперів в україні” Тема Цінні папери, як об’єкти цивільного права та фінансові інструменти
move to 0-12498689
Тема Інформаційні та обліково-фінансові документи iconТема Оборотні кошти (оборотний капітал) Питання для теоретичної підготовки
Оборотні матеріальні й фінансові активи є джерелом фінансування поточних витрат
Тема Інформаційні та обліково-фінансові документи icon4 курсу “інформаційні системи й технології у фінансах
Поняття інформації, інформація й система. Економічна інформація. Структура управління підприємством. Етапи розвитку інформаційних...
Тема Інформаційні та обліково-фінансові документи iconПрограма З курсу інформаційні системи й технології у фінансах
Поняття інформації, інформація й система. Економічна інформація. Структура управління підприємством. Етапи розвитку інформаційних...
Тема Інформаційні та обліково-фінансові документи iconЛекція 6 Зміст статей та методика складання Звіту про фінансові результати
...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи