Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів Тишевич С. С., зав відділу книгозберігання Вінницького національного аграрного університету icon

Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів Тишевич С. С., зав відділу книгозберігання Вінницького національного аграрного університету




НазваОсобливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів Тишевич С. С., зав відділу книгозберігання Вінницького національного аграрного університету
Дата13.09.2012
Розмір79.3 Kb.
ТипДокументи

Особливості проведення інвентаризації

бібліотечних фондів

Тишевич С.С., зав. відділу книгозберігання

Вінницького національного аграрного університету


Одним із основних заходів зі збереження бібліотечного фонду є його регулярна інвентаризація.

Нещодавно Держказначейство внесло зміни до Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, які стосуються, зокрема, проведення інвентаризації бібліотечних фондів.

Змінами, внесеними наказом Держказначейства від 02.09.2010 р. №311 до Інструкції № 90 установлено, що інвентаризація бібліотечних фондів проводиться за рішенням керівника установи один раз на 5 років або протягом 5 років з охопленням інвентаризацією щорічно не менше 20 % одиниць бібліотечного фонду з обов'язковим завершенням розпочатої ін­вентаризації цього майна в структурному під­розділі (у матеріально відповідальної особи) протягом ЗО днів.

Нагадаємо, що раніше Інструкція № 90 перед­бачала проведення інвентаризації бібліотечних фондів один раз на 5 років.

Як бачимо, періодичність проведення інвента­ризації бібліотечних фондів залишилася без змін і складає 5 років. Але тепер Держказначейство, ураховуючи специфіку обліку таких об'єктів, до­зволило установам на свій розсуд проводити інвентаризацію бібліотечних фондів або один раз на 5 років, або щорічно, охоплюючи при цьому не менше 20 % одиниць бібліотечного фонду. До того ж необхідно мати на увазі, що розпочата інвентаризація повинна бути завершена в структурному підрозділі (у матеріально відповідальної особи) протягом 30 днів.

Разом з тим нагадаємо, що у п. 12 Поряді> № 419, зазначено, що порядок та строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів визначаються Мінфіном та Мінкультури.

У свою чергу Методичними рекомендаціями з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів, затвердженими наказом Мінкультурі від 27.03.2008р. №321/0/16/-08, передбачені такі строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів:

  • найбільш цінні фонди, що зберігаються в сейфах чи в закритих шафах, — щорічно;

  • рідкісні, цінні фонди — один раз на 5 років;

  • фонди бібліотек обсягом до 100 тис. обліко­вих одиниць - один раз на 5 років;

  • фонди бібліотек від 100 до 200 тис. облікових одиниць - поетапно, один раз на 7 років;

  • фонди бібліотек від 200 до 600 тис. облікових одиниць -поетапно, один раз на 10 років;

  • —фонди бібліотек від 600 тисяч до 1 млн. обліко­вих одиниць - поетапно, один раз на 12 років;

  • фонди понад 1 млн. облікових одиниць - по­етапно, один раз на 15 років.

Керівник установи має право самостійно визначити строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів виходячи, перш за все, з того, яка кіль­кість одиниць бібліотечних фондів перебуває на обліку. Адже враховуючи оновлену редакцію п.п. 1.5.3 Інструкції № 90, керівник установи має право своїм рішенням визначити, яким чином буде в установі проводитися інвентаризація біблі­отечних фондів (один раз на 5 років чи щорічно). Таке рішення повинно бути закріплене в наказі про облікову політику бюджетної установи. Відповідно до цього розпорядчого документа в щорічному наказі про проведення річної інвен­таризації зазначають, підлягають такі об'єкти обліку, як бібліотечні фонди, інвентаризації у по­точному році чи ні.

Основними завданнями перевірки таких об'єк­тів є виявлення недоліків у організації обліку бі­бліотечних фондів, установлення заборгованості користувачів перед бібліотекою, забезпечення належного порядку в розміщенні фонду, вияв­лення документів, що потребують ремонту, рес­таврації або списання як застарілі, непрофільні за змістом та непридатні для користування.

Зазначимо, що методика проведення пере­вірки бібліотечних фондів розробляється уста­новою (бібліотекою) з урахуванням її специфіки і загальних вимог до проведення інвентаризації, а також методичних рекомендацій вищих органів з цього питання.

Залежно від умов роботи бібліотеки, вибо­ру розміщення та обсягу її фонду існують три основні способи перевірки (інвентаризації) бібліотечного фонду:

  • звірення з документами індивідуального об­ліку (у невеликих бібліотеках з обсягом фонду до 10 тис. примірників);

  • перевірка за допомогою контрольних талонів (для бібліотек зі складною структурою та обсягом фонду понад 10 тис. примірників);

— перевірка за топографічним каталогом (у великих бібліотеках, бібліотечний фонд яких нараховує понад 200 тис. примірників).

Зупинимося на кожному способі докладніше.

^ Перевірка фонду за допомогою форм ін­дивідуального обліку. Цей спосіб перевірки нескладний, відрізняється простотою і точністю, але здійснюється дуже повільно, бо водночас її можуть проводити лише дві особи.

Один працівник знімає з полиці одну за одною книги і називає їх інвентарний номер, прізвище автора, назву книги, рік видання та ціну. Інший відшукує за цим номером запис у документі індивідуального обліку— інвентарній книзі або в «Описі інвентарних номерів». Якщо відомості збігаються, то в правому верхньому кутку титуль­ної сторінки книги ставлять штамп перевірки, а в документі індивідуального обліку — позначку про наявність книги у фонді під час перевірки. Видання, що знаходяться у читачів, розшукують за формулярами, де також ставиться штемпель перевірки. При поверненні книги відмітку про пе­ревірку переносять на книгу. Відсутність відмітки в документі індивідуального обліку свідчить про втрату видання.

^ Перевірка фонду за допомогою контрольних талонів. Цей спосіб є найбільш поширеним. Суть його полягає в тому, що на кожний примірник книги чи іншого видання заповнюється контроль­ний талон. На контрольному талоні вказують такі дані: інвентарний номер (у правому верхньому кутку), шифр книги (у лівому верхньому кутку), прізвище та ініціали автора, заголовок, рік та місце видання, вартість. Такі докладні дані потрібні лише у випадку відсутності книги з метою її додаткового розшуку і складання списку книг, яких не вистачає. Оскільки відомості про рік та вартість документа можна з'ясувати й пізніше, для всіх документів їх можна не вказувати, а об­межитися більш коротким записом: інвентарний номер, прізвище автора або перше слово на­зви.

Зазначимо також, що існують два варіанти перевірки фонду за допомогою контрольних талонів:

а) талони складають за обліковими документа ми, а потім звіряють з фондом на полицях;

б) талони пишуться безпосередньо з докумен­тів, що стоять на полицях (відомості беруться з титульної сторінки).

Більш раціональним вважається перший ва­ріант тому, що записи можна здійснити під час роботи бібліотеки.

За першим варіантом учасники перевірки заповнюють контрольні талони на основі форм обліку фонду (інвентарних книг або «Описів ін­вентарних номерів») і розставляють відповідно до інвентарних номерів. Талони з даними, узятими з алфавітного або облікового каталогу, розстав­ляють за алфавітом. Потім їх нумерують олівцем за порядком і розставляють відповідно до інвен­тарних номерів у горизонтальному положенні. Через кожні 500 талонів ставлять роздільники, на яких зазначають інвентарні номери.

Перевірку фонду здійснюють два працівники: один знімає документ з полиці, називає інвентарний номер і прізвище автора або перше слово на­зви. Інший знаходить у картотеці талон з необхід­ним номером і при збігу даних переставляє його у вертикальне положення, попередньо позначає олівцем певного кольору. На перевіреному доку­менті ставлять штемпель перевірки і повертають на місце. Доцільно штемпель перевірки ставити і на книжковому формулярі. Це ліквідує подвійний облік перевірених документів при їх подальшій видачі читачам.

Звіривши талони з наявним фондом та чи­тацькими формулярами, виймають ті, що зали­шилися в горизонтальному положенні, бо саме вони свідчать про відсутність видань у бібліотеці. Після заходів щодо їх розшуку за цими талонами складають список відсутніх документів. Відмітку про перевірку фонду з талона переносять до від­повідних форм обліку документів: спочатку до інвентарних книг і «Описів інвентарних номерів», а потім —до облікового або алфавітного каталогу. Такий спосіб дає змогу прискорити перевірку, бо оформлення талонів можна здійснити заздалегідь на підготовчому етапі й бібліотеку під час пере­вірки не зачиняти.

Існує й інша методика перевірки фонду за до­помогою контрольних талонів. Усі дані для талонів отримують безпосередньо з титульної сторінки кожної книги, а якщо книга знаходиться в чита­ча—з її книжкового формуляра. При оформленні контрольних талонів розділи фонду заздалегідь розподіляють між усіма бібліотечними працівни­ками. Талон укладають до книг, а члени комісії перевіряють правильність їх написання (повністю або вибірково). Потім талони виймають із книг, ставлять на них відмітку про перевірку та склада­ють у завчасно заготовлені скриньки.

Після того, як талони оформлені на весь наяв­ний фонд, бібліотеку зачиняють на декілька днів. У цей період за даними читацьких формулярів береться на контрольні талони решта документів, видана читачам додому. Необхідно слідкувати за тим, щоб не лишилися пачки неперевірених книг, відкладених для ремонту та вилучення.

Перевірку здійснюють шляхом звірення конт­рольних талонів з обліковими формами, а саме: інвентарною книгою, обліковим каталогом або журналом реєстрації надходжень «Опис інвен­тарних номерів». Залежно від форми обліку контрольні талони розставляють за інвентарними номерами (якщо талони звіряють з інвентарною книгою чи «Описом інвентарних номерів») або групують за алфавітом авторів та назв (якщо зві­рення здійснюється з обліковим або алфавітним каталогом).

Використані контрольні талони зберігають до наступної перевірки в тій послідовності, в якій вони звірялися з обліковим документом, їх старан­но упаковують, пишуть на кожній теці інвентарні номери або літери зібраних тут талонів. При на­ступній перевірці дописують контрольні талони на документи, що надійшли до початку перевірки. Старі талони звіряють з обліковим документом, щоб забезпечити повноту картотеки та вилучення талонів на списані книги.

Хоча підготовка контрольних талонів потребує чималої затрати часу, проте перевірка за ними проходить набагато швидше, ніж за документа­ми індивідуального обліку. При цьому способі до перевірки можна залучити одночасно багато працівників. До того ж картотеку контрольних талонів у подальшому можна використати для наступних перевірок.

За підсумками інвентаризації складається акт у двох примірниках. До акта додається пояснювальна записка, а також список книжок, які числяться на балансі бібліотеки, але під час інвентаризації виявилися відсутніми. В акті комісія також робить висновки щодо правильності організації зберігання фонду в бібліотеці, стану ведення його обліку та видачі, дотримання інструкцій та розпоряджень із цього питання. Після затвердження акта невиявлені видання та відомості про них вилучають із каталогу та картотек.

Результати перевірки, зафіксовані в акті, розглядаються комісією, створеною за наказом керівника установи, яка вживає заходів щодо розшуку таких видань.

Як зазначено у п. 13.5 Інструкції № 90, у разі встановлення факту відсутності документа проводиться його розшук у строк, визначений правила­ми користування бібліотекою щодо користування документом читачем, але не більше 30 днів.

У разі виявлення винних осіб, визначення сум збитків, заподіяних крадіжкою, недостачею або втратою бібліотечних фондів, здійснюється відповідно до Порядку № 116. Нагадаємо, що недостача документів, виявлена в результаті перевірки, коли конкретні винуватці не встанов­лені, списується з балансу лише після ретельної перевірки відсутності винних осіб і вжиття необ­хідних заходів з метою недопущення фактів втрат у майбутньому.

Схожі:

Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів Тишевич С. С., зав відділу книгозберігання Вінницького національного аграрного університету iconПро проведення інвентаризації бібліотечних фондів
Чернiвцi, вул. I. Франка, 20; тел. (0372) 52-73-36, факс: (0372) 51-14-01, е-mail: cv ipo@ukr net
Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів Тишевич С. С., зав відділу книгозберігання Вінницького національного аграрного університету iconПогоджую проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Вінницького національного аграрного університету І. В. Гунько “ ” 2012 р. Затверджую

Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів Тишевич С. С., зав відділу книгозберігання Вінницького національного аграрного університету iconПоложення про приймальну комісію Вінницького національного технічного університету І. Загальна частина
Приймальна комісія Вінницького національного технічного університету (далі Університет) (далі – Приймальна комісія) – робочий орган...
Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів Тишевич С. С., зав відділу книгозберігання Вінницького національного аграрного університету iconПравила прийому до Вінницького коледжу Національного університету харчових технологій у 2014 році
Ці правила регламентують порядок організації та проведення прийому на навчання до Вінницького коледжу Національного університету...
Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів Тишевич С. С., зав відділу книгозберігання Вінницького національного аграрного університету iconБілоцерківського національного аграрного університету
Наказ мон №1190 від 02. 12. 2010 року на базі Національного університету біоресурсів І природокористування України з 11 по 14 травня...
Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів Тишевич С. С., зав відділу книгозберігання Вінницького національного аграрного університету iconПоложення про інституційний репозитарій миколаївського національного аграрного університету прийнято на засіданні науково-методичної ради університету (протокол №2 від «31» жовтня 2012р.) Миколаїв
Положення про інституційний репозитарій Миколаївського національного аграрного університету (далі – Репозитарій) визначає основні...
Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів Тишевич С. С., зав відділу книгозберігання Вінницького національного аграрного університету iconПолітика зберігання фондів як засіб якісного інформаційного забезпечення науки та освіти Маєвська Л. В., бібліотекар І категорії наукової бібліотеки Вінницького національного медичного університету ім. М.І. Пирогова
Складовою цього напрямку роботи є зберігання документально-інформаційних ресурсів, яке включає облік, раціональне розміщення, реставрацію,...
Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів Тишевич С. С., зав відділу книгозберігання Вінницького національного аграрного університету iconПоложення про апеляційні комісії Вінницького національного технічного університету Загальні положення
Апеляційні комісії Вінницького національного технічного університету створюються для вирішення спірних питань і розгляду апеляцій...
Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів Тишевич С. С., зав відділу книгозберігання Вінницького національного аграрного університету iconМиколаївський державний аграрний університет бібліотека організація проведення інвентаризації
Сук, П. Облік результатів інвентаризації [Текст] / П. Сук // Бухгалтерія в сільському господарстві. – 2005. – №11. – С. 2-4
Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів Тишевич С. С., зав відділу книгозберігання Вінницького національного аграрного університету iconАвторський договір про передачу прав на об’єкти авторського права, що розміщуються в Інституційному репозитарію Миколаївського національного аграрного університету
Керуючись нормами четвертої книги Цивільного кодексу України (цку) та відповідно до закону України “Про авторське право І суміжні...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи