Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова icon

Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова




НазваУчебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова
Сторінка4/12
Дата08.10.2012
Розмір2.57 Mb.
ТипУчебное пособие
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12
^ 2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ В КОММУНИКАЦИЯХ

2.1. Сбор, перемещение и представление информации

в коммуникации

Получение высококачественных данных и превращение их в значи­мую информацию способствует достижению целей организации и успехам в конкурентной борьбе.

Сбор рутинной информации логически организованным и стандар­тизированным способом осуществляется с использованием форм-бланков, табелей, деклараций, заявлений и др. Каждый раз, разрабатывая форму, необходимо заботиться о том, кому предстоит заполнять форму, и о том, кто будет обрабатывать представленную в ней информацию. Перед разра­боткой формы необходимо иметь ответы на следующие вопросы:

  1. Что Вы в действительности хотите знать?

  2. Ясны, поняты и приемлемы ли вопросы?
    3 . Логична ли структура формы?




  1. Побуждает ли форма к позитивному отклику?

  2. Привлекателен ли дизайн формы?

Для получения информации часто используется вопросник или оп­росная анкета. При этом распространены пять типов опросов:

  • опросы по самостоятельно заполняемой анкете,

  • телефонные опросы,

  • уличные опросы,

  • углубленные интервью по контрольным спискам,

  • групповые дискуссии по контрольным спискам.

При подготовке вопросника или плана интервью необходимо учи­тывать четыре условия:

  1. Вопросы заранее кодировать, если это возможно, чтобы преобра­
    зовать ответы в числовую форму.

  2. Использовать ясные фильтры, чтобы респонденты могли про­
    пускать не относящиеся к ним вопросы. Например, если ответ на

44

вопрос да, переходив к следующему вопросу, если нет, указать к какому вопросу?

3. Использовать избирательно «открытые» вопросы, когда тема
сложна и диапазон ответов не может быть предсказан заранее.

4. Простые вопросы ставить первыми, а более сложными - послед­
ними.

Анализировать ответы на вопросы можно как вручную, так и с по­мощью компьютеров.

При перемещении информации важным коммуникационным кана­лом остаются деловые письма, хотя сейчас с ними соперничает альтерна­тивные каналы - факс и электронная почта.

При использовании делового письма надо иметь ввиду три особен­ности этого канала:

  • одноправленность и непрерываемость;

  • наличие задержки по времени между отправкой и получением;

  • сохранение постоянного письменного следа сообщения.

В письмах должна выдерживаться структура, определяющая три области:

  • установление контакта,

  • изложение главного сообщения,

  • заявление требуемого действия.

Установление контакта предполагает наличие:

  • ссылки на что-то более ранее;

  • краткого заголовка письма, учитывающего цель;

  • связи событий;

  • объяснение своих мотивов.

Стиль и содержание письма должны учитывать получателя и цель сообщения. Дизайн канцелярских бумаг бизнеса является проводником по­зитивного облика организации.

45

Философские принципы информационного обслуживания базиру-Для представления информации в коммуникациях чаще всего ис-

ются на общих целях коммуникаций, которые обязательны для остальных пользуется памятная записка, сообщения по электронной почте, 1п1гапе1 ц

ивух уровней. Эти принципы включают принципиальные установки участ-
отчеты. '

никое коммуникаций, организацию информационного обслуживания и Памятная записка, или просто "записка" обычно используется для

прочие основные требования к коммуникациям, коротких сообщений внутри организации. Она имеет широкое многообра-

В свою очередь принципиальные установки охватывают отношения зие применения как для делового общения между отдельными лицами, так

доверия и открытость к нововведениям, и между группами. Назначение записки - обычно уведомление о чем-либо

Отношения доверия позволяют установить откровенный обмен Аналогичное значение имеет и электронная почта. При использовании па-мнениями, подкрепляемый чистым и открытым обменом информацией, мятных записок и электронной почты надо следить за краткостью содер-

Этот принцип находит конкретное выражение в ряде правил в прак-жания, помогать читателю, предусматривая тематические заголовки, ссьш-

гике информационного обслуживания, включая такие, как отказ от предос-ки, указания крайних сроков и др.

гавления ложной информации, гарантия ее точности, периодичность обме-Отчеты в бизнесе бывают:

на, сопоставимость данных, разграничение фактических и оценочных дан-

• письменные и устные;

ных, предоставление необходимых плановых, нормативных и оперативных

• официальные и неформальные;

данных.

^ Р ' Открытость к нововведениям обеспечивается хорошо налаженной

  • одностраничные и многотомные; службой информации нововведения, не только разрешенной, но и поощ-

  • подготовленные своей организацией и внешними консультантами. ряемой. При разных видах общения и в ходе принятия и реализации управ-

При составлении отчетов необходимо использовать структуру иленческих решений ДОЛжна создаваться атмосфера, способствующая при-стиль письма, соответствующие читательской аудитории и тематической знанию всего нового

области. Написание отчета включает три стадии: подготовительную, чер- В организации информационного обслуживания должны реализо-

новую и заключительную. вываться такие принципы, как ориентация на потребителя, обеспечение

Кроме указанных форм представления информации в коммуника-уровня достаточности информации и степени ее регламентации, а также
ции широко используются краткие обзоры и доклады для инструктажа, увязки с внешней информационной системой фирмы. Ориентация на по-
Подготовка обзоров и докладов не имеет четкого методического обеспече- требителя предполагает представление информации, ориентированной на
ния и базируется только на практическом опыте. его реальные запросы и степень удовлетворения потребности в информа-

ции всех членов коммуникаций с учетом их адресности и функциональной
2.2 Информационное обслуживание деятельности.

В информационном обслуживании практически всех систем управ- Обеспечить уровень достаточности информации по структуре и со-

ления выделяют три уровня: философские принципы, политику и струкгу- держанию затруднительно, так как потребителю представляется обычно

РУ- 47

46

имеющаяся в наличии избыточная или недостаточная информация. Чтобы Сотрудники могут получать информацию не только от руководите-

сделать ее неизбыточной и достаточной для потребителя, надо отслежи- ^ ^ подчиненных? но и от других ответственных работников. Могут вать его изменяющиеся потребности и осуществлять корректировку пере- ^^ дос1уп к различным документам предприятия и организаций внеш-

даваемых данных. Степень регламентации должна быть рациональной.

ней среды.

Изменение регламентации снижает гибкость, т.е. возможности реакций на При ИСПОЛьзовании информации на каждого сотрудника возлагают-

особые ситуации. При этом возникает опасность формализма и срыва сро- ся опредеяенные обязательства. Например, активность использования, ков выполнения заданий. Недостаточная регламентация приводит к тому, кошроль надежности сведений, сигнализация о нехватке и неполноте све-что появляется несущественная, в том числе избыточная информация. Ра- дений> т^^ше дополнительности сведений и др.

циональная регламентация является важным условием качественного ин- в чисде формальных и неформальных мероприятий информацион-

формационного обслуживания. но^ политики _ регулярные совещания по стратегическим проблемам фир-

Увязка с внешней информационной системой необходима по той мы> встречи руководителей верхнего уровня с сотрудниками фирмы, в причине, что любая фирма является элементом региона, страны или како- процессе которых устраняются различные неясности и обсуждаются спе-го-либо объединения. Поэтому информационный обмен должен организо- циальные вопросы. Информационный обмен может иметь форму нефор-вываться как обмен в отдельной части более крупной информационной мальных мероприятий, не обусловленных сроками и конкретными вопро-системы. К обслуживанию предъявляются требования равномерности рас- сами

пределения, обзорности и оптимизации времени потребителя. По содержанию информация классифицируется с учетом интересов

Равномерность распределения данных вытекает из сопоставления пользователя: хозяйственная деятельность, кадровая политика, развитие

статусов сотрудников и положений о подразделениях и фактического их предприятия, стимулирование, организационная культура, социальные

участия в реализации конкретных управленческих функций. При этом проблемы, внешние аспекты деятельности фирмы и др.

предполагается не одинаковая информированность, а предметная. Форма представления информации различна, но чаще в письменном

Обзорность информации предполагает наличие возможности обще- виде: тексты, таблицы, графики, докладные записки, отчеты, акты, прото-

го охвата информации при наличии детализированной информации пред- колы, технико-экономические обоснования, обзор, комментарии, обобще-

метного характера. ния, выводы. Информация должна излагаться на понятном языке без узко-

Оптимизация времени потребителя состоит в предоставлении ему специальных терминов.

выбора относительно времени использования информации в соответствии Что касается сроков представления информации, то они выбирают-

с регламентом его работы. ся так, чтобы обеспечить заблаговременную поставку необходимых дан-

Информационная политика включает право на получение и исполь- ных до намеченного мероприятия. Своевременной информацией считается
зование информации, обязанности по информированию, формальные и такая, которая оставляет потребителю достаточно времени для реакции на
неформальные мероприятия, содержание информации, формы и сроки ее нее. Информация должна быть актуальной. Своевременности отдается
представления, релевантность и другие информационные показатели. предпочтение даже перед ее точностью

48 49

В системе управления не должно быть банальной информации. Вся информация должна быть действительно релевантной, т.е. соответствую­щей по содержанию смыслу и значению решаемых задач. При этом потре­битель считается полностью информированным, если он получил всю ре­левантную информацию. Вся информация, полученная потребителем, должна быть использованной.

Должно иметь место определенное равновесие между объемами представления информации и возможностями ее переработки.

Среди многих показателей информационного обслуживания необ­ходимо выделить данные, позволяющие готовить и оценивать альтерна­тивные решения. В этом плане в информации должны содержаться час­тичные суждения по наиболее значимым темам. Наконец, информация не должна быть перегружена рутинными отчетами, для этого надо пользо­ваться дополнительными специальными отчетами.

На структурном уровне технико-технологическая система инфор­мационного обслуживания строится с использованием следующих прин­ципов:

  1. Однонаправленный поток информации реализуется через каналы
    интерактивной двусторонней коммуникации между руководством фирмы
    и ее управляющими и специалистами.

  2. Системы с принятыми носителями информации, документацией
    для.внутрифирменных характеристик соединяются с системами с утвер­
    жденными носителями информации, документацией для опережающей
    информации о внешней среде.

  3. Компьютерные системы, обеспечивающие обширную оператив­
    ную информацию, делают ее насыщенной, гибкой и доступной пользова­
    телям.

4. Акцент на периодически сопоставляемые производственно-
экономические документы преобразуют в акцент на непрерывное гшаниро-

50

вание охватывающее производство, проекты, развитие различных ресур­сов.

Информационное обслуживание подвергается влиянию многочис­ленных факторов. Условно их можно объединить в пять групп: факторы уровня учредителей, уровня руководства фирмой, обусловленные концен­трацией акционерного капитала, общефирменного характера и прочие,

В свою очередь на уровнях учредителей и руководства фирмы вы­деляются такие факторы, как особенности их членов (личные способности, знания, жизненная позиция и др.), совместимость, уравновешенность коа­лиций, размеры и структура системы управления, решаемые задачи, уро­вень активности, мотивация. Важнейшим из факторов являются концен­трация акционерного капитала, так как держатели акций злоупотребляют полномочиями и нарушают права в области информационного обслужива­ния.

В группу факторов общефирменного характера входят: размеры предприятия, диверсификация производственной деятельности, степень интернационализации, внутрифирменная структура, доля на рынке, ры­ночная динамика, общее положение предприятия.

Среди прочих факторов следует указать совместимость членов Со­вета учредителей и главных руководителей фирмы, личные способности и позиции секретарей, референтов, аудиторов и др., а также правовое регу­лирование в информационном обслуживании.

2.3 ^ Сжатие информации

Под сжатием информации понимается сокращение ее объемов до некоторого допустимого предела, не ощущаемого потребителем в процессе управления. Сжатие сводится к фильтрации информации и выделению из нее существенных сведений, которые действительно необходимы потреби­телям информации. Смысл процесса сжатия информации состоит в изуче­нии статистических и других ее свойств, оценке на основании этого обме-

51

на циркулирующей информации и проявлении ее материально таким обра- Способы сжатия информации можно классифицировать следующим

зом, чтобы длина сообщений равнялась созданному объему информации, образом:

Предпосылкой для сжатия информации является следующее. 1. По виду элемента, на котором осуществляется сжатие: побуквен-

Символы сообщений не равновероятны, что обычно наблюдается в ное, пословное, по словосочетаниям и фразам, по текстам.

действительности. В связи с этим сообщение определенной длины Ь имеет 2. По характеру операций сжатия: неравномерное кодирование сим-

энтропию (количество информации), приходящуюся на один символ Н, < волов алфавита, укорочение символа, аббревиатуры, устранение символов, Н™. Это означает, что при используемой энтропии Н( можно было бы по- унификация сообщений по источнику и потребителю, более плотная упа-лучить такое же количество сведений при меньшей длине сообщений, чем ковка, аннотирование, индексация, реферирование, библиографическое в случае равновероятности всех этих сообщений. Величина, на которую описание.

удлиняется сообщение, представляет собой избыточность по сравнению с 3- По характеру взаимосвязи элементов информации: статистиче-

минимальной длиной сообщений, необходимой для передачи данной ин- ское кодирование, разностное кодирование, апертурное сжатие, сжатие с
формации учетом вероятностных свойств сообщений, комбинаторное сжатие, рацио-

Избыточность информации определяют коэффициентом избытом- нализация форм документов, сокращение протяженности потоков инфор-

ности: мации-

Я, Статистическое кодирование представляет собой сокращение сред-

^«и» него числа символов, передаваемых в кодах от источника до потребителя,

и устраняют кодированием, т.е. однозначным преобразованием одной по-

I фи кодировании элементам сообщения с высокой вероятностью ставятся следовательности символов в другую последовательность. При этом часто

в соответствие более короткие кодовые комбинации, встречающимся сообщениям ставят в соответствие более краткие кодовые

-зная статистические свойства источника сообщений, можно мини-
комбинации, а редко встречающимся - более длинные. „„,„-,.

мизировать среднее число двоичных символов, необходимых для выраже-Пусть некоторое сообщение состоит из п символов и имеет вероят­ная одного элемента сообщения. В основу статистического кодирования ность появления р. При перекодировке этого сообщения в новое сообще- по п топ

положена теорема К. Шеннона, в соответствии с которой каждый символ
ние, имеющее т символов, коэффициент сжатия будет равен т/п. ™пЯт.„

С0001цения должен принимать значения 0 и 1 с равными вероятностями, а Среднестатистическая величина этого отношения для п-символьных „я.„_,,й _

каждый вьтоор должен не зависеть от значений предыдущих символов,
сообщений равна г _

<~носоо статистического кодирования рассмотрим на конкретном

^ = ~2^~р" примере. Пусть необходимо сжать информацию об осуществлении учета

складских материалов. Перечень материалов и вероятности запроса на них Тогда предел значения (д при п -> <х> называется коэффициентом показаны в таб 2

сжатия при данном способе кодирования сообщений.

52 53

Таблица 2.1

Наименование Материала

Вероятность Запроса

Традиционное кодирование

Статистическое^ Кодирование

код

кол-во символов

код

Кол-во Символе

1 . Бензин

0,15

0

1

И

2

2. Керосин

0,10

1

1

100

3

3. Лес

0,15

10

2

1

1

4. Стекло

0,30

11

2

0

1

5. Гвозди

0,18

100

3

10

2

6. Краска

0,22

101

3

101

3

На представление всех сообщений о материалах с учетом вероят­ностей запроса необходимо в среднем использовать объем информации, определяемый формулой:

е='!>,.

1=1

где р! - вероятность запроса на 1-й материал,

ш - количество двоичных символов в коде 1-го материала. Подставив значение таблицы в указанную формулу, имеем:

при традиционном кодировании рт=0,15х! + 0,10x1 + 0,05x2 + 0,30x2 + 0,18x2 + 0,22x3= 1,97 бит

при статистическом кодировании рс=0,15х2 + 0,10x3 + 0,05x3 + 0,30x1 + 0,18x2 + 0,22x1= 1,63 бит

Сокращение информации составит:

Д/ = 1 - ~ = 1 - -— = 0,2 или 20%.

Разностное кодирование представляет собой отражение информа­ции о характере и величине изменения наблюдаемого процесса за опреде­ленный интервал времени. Изменение - это отклонение фактического па­раметра от нормативного, эталонного или планового его значения.

Данный способ позволяет значительно сократить количество пере­даваемых символов, обеспечивает лучшее восприятие информации ее по­требителем, повышает оперативность и качество управления процессами

54

Способ не применим в системах, где управление осуществляется по абсо­лютной величине параметра или показателя.

Эффективность способа тем больше, чем меньше величина откло­нения. Она оценивается по формуле:

где Д<1 - отклонение фактической величины от нормативной в мо­мент времени 1};

<1 - фактическая величина параметра в момент ^.

Д
где с!„ - нормативная, плановая или эталонная величина в момент времени ц.

Моменты времени съема фактической информации определяются предварительно, исходя из условий протекания процесса. Если процесс слишком нестабильный, то такие моменты могут корректироваться в про­цессе мониторинга.

Суть апертурного сжатия состоит в устранении передачи тех сооб­щений, которые могут быть восстановлены путем анализа предшествую­щих или сопоставления их с нормативными или эталонными сообщения­ми.

Основным критерием выделения избыточности является полоса до­пустимого отклонения, или апертура. Базируется апертурное сжатие либо на предсказании по предыдущим выборкам сообщений, либо на апостери­орной интерполяции последующих выборок. При апертурном сжатии име­ет место частично допустимая потеря информации. Потери информации возникают в результате пороговой фильтрации сведений в процессе со­кращения избыточности.

Характерные черты апертурного сжатия - возможность восстанов­ления исходной информации с требуемой для ее потребителя точностью,

55

высокие коэффициенты сжатия, относительная простота реализации спо- Д(г _ передаваемая величина отклонения параметра в момент Ъ.

соба и высокая эффективность. Апертурное сжатие с предсказанием осуществляется следующим

На практике могут использоваться три разновидности этого спосс- образом. по предыдущим значениям выборок вычисляют величину сле-

ба - с квантованием, априорной функцией и предсказанием. дующей выборки. Если разность значений эталонной и фактической выбо-

Апертурное сжатие с квантованием представляет собой дискрета- р(ж находится в допустимых пределах, то считают предсказание правиль-

зацию исходной непрерывной функции конечным числом точек. Мини- ньшустраняют значения фактической выборки. Если значения фактиче-

мальный объем сообщения обеспечивается в том случае, когда шаг кванто- ской выборки выходят за допустимые пределы эталонной, то осуществля-

вания берется настолько большим, насколько это допустимо при условии, ют корректировку эталонной выборки с учетом имеющихся отклонений,
что потребитель не заметит искажения исходной функции в результате ее эффективность данной разновидности апертурного сжатия равна

дискретизации.

Квантование можно осуществлять как по уровню показателей (па- к« "» 'точ>

, где К.„ - объем эталонной выборки,

раметров), так и по времени.

-__ К„ - объем избыточной выборки,

Примером применения этой разновидности апертурного сжатия яв- ^

,, п„, п„ — соответственно количество передаваемых эталонных и

ляется контроль за процессами производства. Квантование осуществляется н ^ачиппыл и

_ „ избыточных выборок,

одновременно по уровню параметров и по времени. Данный пример явля-

ется наиболее распространенным в практике. "^ т* ~ соо™етственно средний объем передаваемой эталон-

Апертурное сжатие с априорной функцией во многом аналогично Н°Й ВЫб°РКИ й избыточной выборки в информационных символах.

,-. , Суть сжатия с учетом вероятностных свойств сообщений состоит в

1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

Схожі:

Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова iconУчебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова
Коммуникации в управленческой деятельности организаций. Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова. Под ред д-ра экономических...
Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова iconУчебное пособие по курсу: «логистика» г. Симферополь 2005 г. Скоробогатова Т. Н. Логистика: Учебное пособие: 2-е изд
Учебное пособие представляет собой лекции преподавателя тну, кандидата экономических наук Скоробогатовой Т. Н. и содержит основные...
Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова iconУчебное пособие для студентов высших учебных заведений
Рекомендовано ученым советом Сумского государственного университета как учебное пособие
Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова iconУчебное пособие Издание третье
А 72 Антипов К. В., Баженов Ю. К. Паблик рилейшнз: Учебное пособие. – 3-е изд., перераб и доп. – М.: Издательский Дом «Дашков и К°»,...
Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова iconЕ. В. Смирнова пропедевтика внутренних болезней учебное пособие
Настоящее учебное пособие призвано оказать помощь курсантам в овладении основами врачебной деятельности методикой обследования
Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова iconТ. В. Психология современной семьи. Спб.: Речь, 2005 с. Анцупов А. Я., Баклановский С. В. Конфликтология в схемах и комментариях: Учебное пособие
Анцупов А. Я., Баклановский С. В. Конфликтология в схемах и комментариях: Учебное пособие. 2-е изд., перераб. — Спб.: Питер, 2009....
Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова iconУчебное пособие под редакцией
Учебное пособие подготовлено коллективом авторов пре­подавателей кафедры документоведения и организации госу­дарственного делопроизводства...
Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова iconУчебное пособие под редакцией доцента
Учебное пособие'подготовлено коллективом авторов — пре­подавателей кафедры доиу-ментоведения и организации госу­дарственного делопроизводства...
Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова iconУчебное пособие под редакцией доцента
Учебное пособие'подготовлено коллективом авторов — пре­подавателей кафедры доиу-ментоведения и организации госу­дарственного делопроизводства...
Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова iconЕ. А. Фокина пути освоения техники гинекологических операций учебное пособие
Учебное пособие предназначено для врачей-интернов, клинических ординаторов, аспирантов и врачей акушеров-гинекологов
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи