Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національна металургійна академія України Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки icon

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національна металургійна академія України Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки




НазваМіністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національна металургійна академія України Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки
Сторінка1/13
Дата18.02.2014
Розмір2.09 Mb.
ТипПрограма
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13
1. /6 курс/PR-технолог_х та реклама в _нформац_йн_й сфер_.doc
2. /6 курс/_нтелектуальна власн_сть.doc
3. /6 курс/_нформац_йн_ ресурси.doc
4. /6 курс/_нформац_йна безпека лекц_х.doc
5. /6 курс/Д_лова кореспонденц_я.doc
6. /6 курс/Д_лова корреспонденция.doc
7. /6 курс/Документне забезпечення управл_ння персоналом.doc
8. /6 курс/Електронне документознавство Петречук Л.М. Д_/ЗаочЭлДокументоведение.doc
9. /6 курс/КР _нформац_йн_ ресурси.doc
10. /6 курс/Основи державного управл_ння.doc
11. /6 курс/Основи наукового редагування.doc
12. /6 курс/Охорона прац_ в галуз_.doc
13. /6 курс/Створення г_пертекстових документ_в.doc
14. /6 курс/Теор_я та _стор_я соц_альних комун_кац_й.doc
15. /6 курс/Цив_льна оборона.rtf
Методичні вказівки та індивідуальні завдання до вивчення дисципліни «рr-технології та реклама в інформаційній сфері» для студентів спеціальності 02010501 документознавство та інформаційна
Методичні вказівки та індивідуальні завдання до вивчення дисципліни «Інтелектуальна власність» для студентів технічних спеціальностей
Методичні вказівки та індивідуальні завдання до вивчення дисципліни "Інформаційні ресурси" для студентів спеціальності 02010501 документознавство та інформаційна діяльність
С. В. Савченко інформаційна безпека
Методичні вказівки та індивідуальні завдання д о вивчення дисципліни «Ділова кореспонденція» для студентів спеціальності
Методичні вказівки та індивідуальні завдання д о вивчення дисципліни «Ділова кореспонденція» для студентів спеціальності
Методичні вказівки та індивідуальні завдання до вивчення дисципліни «Документне забезпечення управління персоналом» для студентів спеціальності 02010501 документознавство та інформаційна
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національна металургійна академія України Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки
Методичні вказівки до виконання курсової роботи з дисципліни «Інформаційні ресурси» для студентів спеціальності
Методичні рекомендації з навчальної дисципліни „ основи державного управління для студентів заочної форми навчання
Методичні вказівки та індивідуальні завдання до вивчення дисципліни «Основи наукового редагування» для студентів спеціальності 02010501 -документознавство та інформаційна діяльність
Методичні рекомендації щодо самостійного опрацювання окремих розділів програми та виконання індивідуальних завдань
Методичні вказівки до виконання контрольної роботи. Призначена для студентів спеціальності 02010501 -документознавство та інформаційна діяльність заочної форми навчання
Методичні вказівки та індивідуальні завдання до вивчення дисципліни «Теорія та історія соціальних комунікацій» для студентів спеціальності 02010501 -документознавство та інформаційна

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України
Національна металургійна академія України
Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки








Затверджую:
Перший проректор
професор В.П. Іващенко

'___' __________ _____ року

Програма навчальної дисципліни

Електронне документознавство

Спеціальність:

7(8).02010501

Документознавство та інформаційна діяльність (ДІ01)



Розподіл навчальних годин (заочна форма навчання)

 

Усього

Семестри

XVII

Усього годин за навчальним планом, у тому числі:

144

144

Аудиторні заняття, з них:

56

56

Лекції

24

24

Лабораторні роботи

32

32

Практичні заняття

0

0

Семінарські заняття

0

0

Самостійна робота, у тому числі при:

88

88

Підготовці до аудиторних занять

28

12

Підготовці до контрольних заходів

36

36

Виконанні курсових проектів (робіт)

0

0

Виконанні індивідуальних завдань

0

0

Опрацюванні розділів програми, які не викладаються на лекціях

24

24

Підсумковий контроль

 

екз



Характеристика дисципліни


Навчальна дисципліна "Електронне документознавство"  входить до циклу фундаментальних та професійно-орієнтованих дисциплін.

Мета вивчення дисципліни – одержання теоретичних знань стосовно структур сучасних інформаційних систем електронного документознавства, та практичних навичок роботи з сучасними засобами візуальної розробки Windows додатків електронного документознавства.

У результаті вивчення дисципліни студент повинен знати: ідеї і принципи побудови сучасних систем електронного документознавства, які зосновані на концепціях реляційних та об`єктно-орієнтованих баз даних.

вміти: розробляти технічне завдання на проектування систем електронного документознавства, конструювати Windows прикладки електронного документознавства.

Критерії успішності – отримання позитивної оцінки при складанні контрольних робіт.

Засоби діагностики успішності навчання – комплект питань до тестових електронних завдань у системі тестування "Модуль-Х" та електронних контрольних робіт.

Зв’язок з іншими дисциплінами – дисципліні "Електронне документознавство" передує вивчення дисциплін:

- Інформатика та комп`ютерна техніка;

- Прикладне програмне забезпечення;

- Системи управління базами даних. 

Набуті знання і вміння використовуються під час практичної роботи з інформаційними системами електронного документознавства.


Структура дисципліни



Модуль

Тема лекції (заняття) та обсяг, годин

Шифр змістового модуля

Вид підсумкового контролю




1

Структура документообігу підприємств.

Лекції

1. Організація роботи з електронними документами.

2

2. Класифікація систем електронного документообігу. Організація інформації в Microsoft Outlook.

2

Лабораторні роботи

1. Централізоване сховище документів. Створення структури таблиць у середовищі Access.

2

2. Доступ до інформації через SQL-запити у додатках з використанням компоненту доступу до даних ADOQuery.

2

3. Стандартні програми електронного документообігу підприємства. Додаток MicrosoftOutlook.

2

4. Microsoft Outlook. Створення елементів «Календар» та «Задача».

2

Самостійна робота

Опрацювання розділів програми, які не викладаються на лекціях

1. Системи документально-інформаційного пошуку.

3

2. Сучасні програмні засоби електронного документообігу.

3

3. Індивідуальні системи електронного документообігу.

3

Підготовка до аудиторних занять

6

Підготовка та складання підсумкового контролю

9

Усього:

36







 ПФ.Д.08.ПП.О.02.05 ПФ.Д.08.ПП.О.03.05 ПФ.Д.08.ПП.О.04.05 ПФ.Д.08.ПП.О.05.05 ПФ.Д.08.ПП.О.06.05

Контрольна робота (тестування)




2

Структури комп’ютерних мереж та розподілені бази даних

Лекції

1. Концепція системи управління вмістом - ContentManagementSystem. Сервіси DMS - Document management system.

2

2. Структури комп’ютерних мереж та розподілені бази даних у вигляді довідників для формування системи документообігу.

2

Лабораторні роботи

1. Microsoft Outlook. Створення елементів «Контакт» та «Список розсилки», архівація елементів.

2

2. Outlook. Налаштування облікових записів, електронна пошта.

2

3. Розробка проекту індивідуальної системи електронного документообігу «Електронний журнал», перша частина проекту - «Регістрація користувача». Дизайн проекту.

2

4. Проект «Регістрація користувача». Відладка додатку.

2

Самостійна робота

Опрацювання розділів програми, які не викладаються на лекціях

1. Середовища створень систем електронного документообігу.

3

2. Структурна обробка та синтаксис обробки виняткових ситуацій під час роботи з електронними документами.

3

3. Класифікаційні ознаки масивів інформації

3

Підготовка до аудиторних занять

6

Підготовка та складання підсумкового контролю

9

Усього:

36







 ПФ.Д.08.ПП.О.02.05 ПФ.Д.08.ПП.О.03.05 ПФ.Д.08.ПП.О.04.05 ПФ.Д.08.ПП.О.05.05 ПФ.Д.08.ПП.О.06.05

Контрольна робота (тестування)




3

Методи формування та обробки інформаційних потоків

Лекції

1. Структура документообігу підприємства. Проект «Електронний журнал».

4

2. Інформаційні потоки. Масиви інформації.

2

3. Формування інформаційних потоків.

2

Лабораторні роботи

1. Розробка системи «Електронний журнал», друга частина проекту - «Журнал обліку». Компоненти пакету RbControls.

2

2. Дизайн головної форми проекту «Журнал обліку».

2

3. Дизайн головної форми проекту «Журнал обліку».

2

4. Створення модулів «Доступ» та «Ввод даних» у проекті «Журнал обліку».

2

Самостійна робота

Опрацювання розділів програми, які не викладаються на лекціях

1. Семантика та синтаксис обробки повідомлень. Властивості, події та методи компонентів.

3

Підготовка до аудиторних занять

8

Підготовка та складання підсумкового контролю

9

Усього:

36







 ПФ.Д.08.ПП.О.02.05 ПФ.Д.08.ПП.О.03.05 ПФ.Д.08.ПП.О.04.05 ПФ.Д.08.ПП.О.05.05 ПФ.Д.08.ПП.О.06.05

Контрольна робота (тестування)




4

Обмін документами в локальній мережі

Лекції

1. Древовидні формально-логічні моделі документообігу та методи їх уявлення.

2

2. Звітні документи в структурі «Електронний журнал».

4

3. Правила обміну документами в локальній мережі

2

Лабораторні роботи

1. Проект «Журнал обліку», розробка модулів формування звітів.

2

2. Прподовження розробки модулів формування звітів у проекті «Журнал обліку»,

2

3. Проект «Журнал обліку», підключення засобу підтримки формування інформаційного потоку DBOleContainer. Формування інформаційного потоку.

2

4. Відладка створеного проекту «Журнал обліку». Робота системи «Електронний журнал», отримання звітних документів.

2

Самостійна робота

Опрацювання розділів програми, які не викладаються на лекціях

1. Створення стандартних звітів в системі «Електронний журнал».

3

Підготовка до аудиторних занять

8

Підготовка та складання підсумкового контролю

9

Усього:

36







 ПФ.Д.08.ПП.О.02.05 ПФ.Д.08.ПП.О.03.05 ПФ.Д.08.ПП.О.04.05 ПФ.Д.08.ПП.О.05.05 ПФ.Д.08.ПП.О.06.05

Контрольна робота (тестування)






Зміст дисципліни


Лекційний курс


№№
з/п

Назва розділу/теми та ії зміст

Тривалість
(годин)

1

Організація роботи з електронними документами.

Технологічний ланцюг електронного документообігу підприємства. Зовнішні документи, внутрішні документи. Структури документообігу та їх відображення у вигляді дерева.

2

2

Класифікація систем електронного документообігу. Організація інформації в Microsoft Outlook.

Сучасні системи електронного документообігу:універсальні, комбіновані та ті, що індивідуально розробляються. Універсальна система Microsoft Outlook.

2

3

Концепція системи управління вмістом - ContentManagementSystem. Сервіси DMS - Document management system.

Концепція системи управління вмістом. Сервіси DMS : метадані, інтеграція, захоплення, індексування, сховище.

2

4

Структури комп’ютерних мереж та розподілені бази даних у вигляді довідників для формування системи документообігу.

Структури комп’ютерних мереж та розподілені бази даних у вигляді довідників для формування системи документообігу. Формально-логічні структури комп’ютерних мереж та розподілених баз даних. Індивідуальна системи електронного документообігу «Електронний журнал».

2

5

Структура документообігу підприємства. Проект «Електронний журнал».

Структура підприємвтва у вигляді дерева та її роль у формуванні внутрішнїого документообігу. Витікаючі документи структурних підрозділів призначені для відправки в зовнішні організації. Внутрішні документи і способи їх формування. Проект «Електронний журнал»: структура проекту, пакет RbControls. Файли ресурсів CodeStr та DBOleContainer.

4

6

Інформаційні потоки. Масиви інформації.

Інформаційні потоки. Міра інтеграції потоків інформації. Масиви інформації.

2

7

Формування інформаційних потоків.

Формування інформаційних потоків. Визначення зв`язку логічних і фізичних рівнів організації.

2

8

Древовидні формально-логічні моделі документообігу та методи їх уявлення.

Древовидні формально-логічні моделі документообігу та методи їх уявлення. Структура метаданих проекту «Електронний журнал».

2

9

Звітні документи в структурі «Електронний журнал».

Формування модулів, які створюють звітні документи в структурі «Електронний журнал».

4

10

Правила обміну документами в локальній мережі

Правила обміну документами в локальній мережі. Доступ до інформаційних об`єктів і їх пересилка.

2


Лабораторні заняття


№№
з/п

Тема заняття та ії зміст

Тривалість
(годин)

1

Централізоване сховище документів. Створення структури таблиць у середовищі Access.

Централізоване сховище документів. Створення структури таблиць у середовищі ACCESS.

2

2

Доступ до інформації через SQL-запити у додатках з використанням компоненту доступу до даних ADOQuery.

Доступ до інформації та її обробка у додатках з використанням компонентів SQL-запитів.

2

3

Стандартні програми електронного документообігу підприємства. Додаток MicrosoftOutlook.

Стандартні програми електронного документообігу підприємства. Додаток MicrosoftOutlook. Настройка прикладки для роботи. Документи та форми в Outlook.

2

4

Microsoft Outlook. Створення елементів «Календар» та «Задача».

Створення елементів «Календар» та «Задача». Призначення представлень в Outlook, їх режими та формати.

2

5

Microsoft Outlook. Створення елементів «Контакт» та «Список розсилки», архівація елементів.

Категорії, їх призначення та створення. Створення елементів «Контакт» та «Список розсилки», архівація елементів у Outlook.

2

6

Outlook. Налаштування облікових записів, електронна пошта.

Налаштування облікових записів, налаштування електронної пошти. Конфігурації Outlook.

2

7

Розробка проекту індивідуальної системи електронного документообігу «Електронний журнал», перша частина проекту - «Регістрація користувача». Дизайн проекту.

Створення проекту «Електронний журнал» в середовищі Delphi. Перша частина проекту - «Регістрація користувача». Розробка дизайну головної форми.

2

8

Проект «Регістрація користувача». Відладка додатку.

Розробка модуля ввода даних у систему «Регістрація користувача». Відладка додатку.

2

9

Розробка системи «Електронний журнал», друга частина проекту - «Журнал обліку». Компоненти пакету RbControls.

Розробка системи «Електронний журнал», друга частина проекту - «Журнал обліку». Компоненти пакету RbControls. Файли ресурсів CodeStr та DBOleContainer.

2

10

Дизайн головної форми проекту «Журнал обліку».

Дизайн головної форми проекту. Розробка контрольної панелі доступу до додатку «Журнал обліку».

2

11

Дизайн головної форми проекту «Журнал обліку».

Розробка панелей, компоненти яких дозволяють заповнювати сховище даних.

2

12

Створення модулів «Доступ» та «Ввод даних» у проекті «Журнал обліку».

Створення модулів «Доступ» та «Ввод даних». Визначення зв`язку між інформаційними об`єктами системи «Електронний журнал».

2

13

Проект «Журнал обліку», розробка модулів формування звітів.

Розробка модуля формування звідного звіту за рік.

2

14

Прподовження розробки модулів формування звітів у проекті «Журнал обліку»,

Розробка модуля формування звіту по тимчасових періодах

2

15

Проект «Журнал обліку», підключення засобу підтримки формування інформаційного потоку DBOleContainer. Формування інформаційного потоку.

Створення поточної документації інформаційних об`єктів робочої групи.

2

16

Відладка створеного проекту «Журнал обліку». Робота системи «Електронний журнал», отримання звітних документів.

Робота системи «Електронний журнал», реєстрування користувачів системи, ввод даних у «Журнал обліку», отримання звітних документів на підставі внесеної інформації.

2


Опрацювання розділів програми, які не викладаються на лекціях


№№
з/п

Назва теми та ії зміст

Тривалість
(годин)

1

Системи документально-інформаційного пошуку.

3

2

Сучасні програмні засоби електронного документообігу.

3

3

Індивідуальні системи електронного документообігу.

3

4

Середовища створень систем електронного документообігу.

3

5

Структурна обробка та синтаксис обробки виняткових ситуацій під час роботи з електронними документами.

3

6

Класифікаційні ознаки масивів інформації

3

7

Семантика та синтаксис обробки повідомлень. Властивості, події та методи компонентів.

Семантика та синтаксис обробки повідомлень. Основні властивості, події та методи, що зустрічаються під час розробки систем електронного документообігу.

3

8

Створення стандартних звітів в системі «Електронний журнал».

Розробка нових форм стандартних звітів, що мужуть використовуваться в системі «Електронний журнал».

3



Рекомендована література



  1. Гладкий А.В. Формальные грамматики и языки. - М.: Наука, 1973. - 368с.

  2. Баласанян В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2010.— №2. – С. 46—48.

  3. Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2011. – №10 – С. 17–22.  

  4. Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик// - Секретарское дело. – 2011. – № 9 – С. 45–75.

  5. Домарев В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. – К.: «Диа-Софт», 2009. – 38 с.

  6. Доронина Л.А. Новые информацонные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. – 2011. – №2. – С. 39–43.

  7. Живаева О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота. – М., 2009. – 148 с.

  8. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе /  С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2010. – №10. – С. 32–35.

  9. Максимович Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней /  Г.Ю Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2011. – №1 (53) – С. 34 (2011 в).

  10. Митяев К.Г. Классификационные схемы (классификаторы) документов в делопроизводстве / К.Г. Митяев // Вестник архивоведения. – 2003. – № 4. – С. 81–83.

  11. Плешкевич Е.А. Формирование документной парадигмы / Е.А. Плешкевич // НТИ. – Сер. 1. – 2005. – № 10. – С. 19–22 (2005 в).

  12. Сысоева Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарсоке дело. – 2012. – №3. – С.29–33.

  13. Тихонов В.И. Электронные архивы и электронный документооборот / В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин// Отеч. Архивы. – 2006. – №2. – С.17–26.

  14. Ткачев А.В. Правовой статус компьютерных документов: основные характеристики / А.В. Ткачев // – М.: ООО «Городец-издат», 2012. – С.62.

  15. Developer's Guide for Delphi 7, Borland Inprise Corporation, 100 Enterprise Way, Scotts Valley, CA 95066-3249

  16. Object Pascal Language Guide, Borland Inprise Corporation,100 Enterprise Way, ScottsValley,CA95066-3249

  17. http://www.abbyy.ru  

  18. http://www.boss-referent.ru

  19. http://www.businessdoc.ru

  20. http://www.documentum.ru



Укладачі:

Старший викладач кафедри прикладної математики та обчислювальної техніки

Л.М.Петречук


Завідувач кафедри прикладної математики та обчислювальної техніки:




Г.Г.Швачич



Програму затверджно на засіданні НМК за напрямом 8.0000 - "Специфічні категорії"
протокол № ________ від "_____" ____________ ________ року

Голова НМК за напрямом:




В.Т.Британ


Узгоджено:
Начальник навчального відділу:




В.В.Туріщев





КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

Основные понятия электронного документооборота


Потоки информации, циркулирующие в окружающем нас мире, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. В этих потоках имеются документы, содержащие самую разнообразную информацию. Документы сопровождают нас на каждом шагу. Ежедневно в мире создаются миллиарды больших и малых документов и их копий. На производство и воспроизведение документов расходуется огромное количество леса, а на их проверку и хранение требуется большое количество времени. Современное общество не может существовать без документооборота.


Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Комплекс работ с документами:

  • приём,

  • регистрация,

  • рассылка,

  • контроль исполнения,

  • формирование дел,

  • хранение и повторное использование документации,

  • справочная работа.


В настоящее время руководящему звену любой организации постоянно требуется иметь в своем распоряжении обширную и достоверную информацию. Причем, с каждым годом информационные потоки (ИП) все более разрастаются, и могут «задавить» своим давлением.

Эффективная работа с ИП достигается только с помощью средств и методов их автоматизации. Современная вычислительная техника (и технологии) становится удобной базой для решения таких распределенных многопользовательских задач, как электронный документооборот (ЭДО).

Информационный поток — совокупность информации, рассматриваемая в процессе ее движения в пространстве и времени в определенном направлении.

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. На сегодня в мире существует только один ЗРЕЛЫЙ стандарт на формат электронного – документа – это ODF, который в 2006 году принят под № ISO 26300. Полное описание формата занимает 738 страниц. Компания Microsoft с большим напором продвигала свой формат OOXML и 1 апреля 2008 г было объявлено о принятии спецификации MS OOXML как стандарта ISO/IEC DIS 29500, однако эта спецификация содержит около 300 нерешенных проблем технического характера.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. ЭЦП аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа электронной подписи (сертификат ключа – цифровой или бумажный документ, содержащий информацию о владельце ключа, название центра сертификации и т.п). Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭП.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства», - это совокупность технологий, которые не только значительно оптимизируют, но и существенно меняют работу учреждения

Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, сохранение, вывод (иногда ввод) информации, на основе использования компьютерных сетей.

Системы электронного документооборота кроме процессов создания, управления, доступа и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, как правило, поддерживающие системы электронного документооборота включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и Web-документы.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельных пользователей. При этом, под движением документов имеется в виду не их физическое перемещение, а передача прав на их приложение с сообщением конкретных пользователей и контролем за их выполнением.

Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных применяются решения и действия, базирующейся на соответствующих технологиях извлечения информации из данных (мы будем пользоваться процессором Excel).


Хранилище данных ( Data Warehouse) — предметно-ориентированная информационная база данных, специально разработанная и предназначенная для подготовки отчётов и бизнес-анализа с целью поддержки принятия решений в организации. Строится на базе систем управления базами данных и систем поддержки принятия решений. Данные, поступающие в хранилище данных, как правило, доступны только для чтения. Данные из OLTP-системы копируются в хранилище данных таким образом, чтобы построение отчётов и OLAP-анализ не использовал ресурсы транзакционной системы и не нарушал её стабильность.

OLTP (Online Transaction Processing), транзакционная система — обработка транзакций в реальном времени, выполняет ввод, структурированное хранение и обработку информации (операций, документов) в режиме реального времени.

Реальное время — режим работы автоматизированной системы обработки информации и управления, при котором учитываются ограничения на временны́е характеристики функционирования.

OLAP (англ. online analytical processing, аналитическая обработка в реальном времени) — технология обработки данных, заключающаяся в подготовке суммарной (агрегированной) информации на основе больших массивов данных, структурированных по многомерному принципу.

К общим возможностям систем электронного документооборота относятся:

- создание документов,

- управление доступом,

- конвертация данных,

- обеспечение безопасности данных.


В системах электронного документооборота должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии.

Комплексная система электронного документооборота – это система, охватывающая весь цикл делопроизводства организации (от постановки задачи на создание документа до его списания в архив), обеспечивающая централизованное хранение документов в любых форматах. В системах электронного документооборота должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их полномочий.

В большинстве систем электронного документооборота реализована иерархическая система хранения документов. Также в ряде систем электронного документооборота реализованы возможности сохранения за счет организации связей между документами.


Основные принципы электронного документооборота

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.


Классификация систем электронного документооборота.

Система управления документами, СУД, DMS (англ. Document management system) — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов.

Данное понятие тесно связано с концепцией Content Management System (система управления содержимым) и обычно рассматривается как компонент Enterprise Content Management System (CMS уровня предприятия).

В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными и безопасность по отношению к документам также хорошо, как и индексирование и развитые возможности поиска документа.


Сервисы DMS

  • Метаданные

  • Интеграция

  • Захват

  • Индексирование

  • Хранилище

  • Развитые возможности поиска

  • Известные системы


Сервисы DMS


Метаданные. Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов, или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст система позволяет производить поиск документа по ключевым словам внутри документа.

Интеграция. Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов та-ких как: ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP.

Захват. Перевод в цифру бумажных документов, используя сканеры и МФУ. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.

Индексирование. Индексирование предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлечённого из документа. Индексация существует, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из главных условий быстрого и качественного поиска — это создание индекса документа.

Хранилище. Хранит электронные документы. Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит; также хранилище обеспечивает миграцию с одного носителя на другой и обеспечивает целостность данных.

Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде СУБД (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в СУБД может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.


Классификация систем электронного документооборота


1. Универсальные «коробочные» СЭДО:

  • стандартный набор функций;

  • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;

  • низкие временные затраты на приобретение и установку;

  • относительно низкая стоимость;

  • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

Пример: Дело


2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

  • максимально персонифицированная система;

  • большие временные затраты;

  • высокая стоимость разработки;

  • сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

Пример: DIRECTUM


3. Комбинированные СЭДО:

  • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

  • полное соответствие нуждам предприятия;

  • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

  • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки,
    зависящей от сложности заказа;

  • передача заказчику прав на продукт;

  • простота освоения и использования;

  • полная русификация;

  • удобный интерфейс;

  • взаимодействие с существующими офисными приложениями.

Системы электронного документооборота: ЭлектроОфис, «4K-EDocument» Version 1.3, 1C:Документооборот, Канцлер,

Кодекс: Документооборот, МС-СКЛАД - Приход-расход товара в аптеках


Внедрение систем электронного документооборота позволяет получить следующие результаты:

1.Обеспечения более эффективного управления документами за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

2. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации;

3. Обеспечение четкой авторизации доступа к информации;

4.Оптимизация процессов анализа и контроля выполнения работы сотрудников.

Основными пользователями систем электронного документооборота, наряду с государственными организациями, предприятиями, банками, промышленными предприятиями, являются также учебные заведения. Поэтому, целесообразно рассмотреть особенности организации документооборота учебного процесса и внедрение новейших технологий в системах документооборота учебного заведения.


Организация информации в Microsoft Outlook.

Рассмотрим в качестве примера универсальной системы электронного документа оборота (СЭДО) стандартное приложение пакета Microsoft Office – Outlook.

Microsoft Outlook предназначен для управления перепиской, личными сведениями и организацией рабочей деятельности. Это универсальная записная книжка, электронный ежедневник, средство автоматизации процедур планирования и контроля рабочей деятельности.

Пользуясь Outlook пользователь может:

- принимать, отправлять и пересылать почтовые сообщения,

- вести адресную книгу абонентов,

- сортировать полученную информацию,

- работать с факсимильными сообщениями.

Интерфейс Outlook стандартный как у всех Windows –приложений: строка заголовка, строка главного меню, устанавливаемые панели инструментов).

Действия, совершаемые и сохраняемые с помощью приложения, выполняются в логически соответствующих папках:

- задачи,

- дневник,

- заметки,

- календарь,

- контакты, и др.

Объекты (записи, строки), создаваемые в папках принято называть элементами.

Перечень папок Outlook доступен из меню Вид  Область переходов (или Alt+F1), здесь же осуществляется переход по папкам.

ПАПКА КАЛЕНДАРЬ

Внешний вид рабочей области папки Календарь напоминает страницу бумажного ежедневника. Рабочий лист каждой из папок Outlook может иметь несколько представлений. Один из способов изменить текущее представление - меню Вид  Текущее представление или соответствующим элементом на панели инструментов.

Представление – это отображение определенной выборки элементов в специальном графическом формате (формат отображения и предоставления информации). Представления изменяют способ просмотра данных и помогают увидеть информацию так, как это необходимо в данный момент.

В соответствии с поставленной задачей выбирается определенное представление (День/Неделя/Месяц) и заполняется элемент календаря (толи почасовое заполнение, толи каждодневное). Двойной щелчок мышкой по выбранному полю заполнения открывает окно детального заполнения элемента.

Обязательные для заполнения поля:

  • Тема

  • Место

  • Начало : Конец

  • Категория.

Категория – это средство Outlook для упорядочивания элементов и структурирования информации

После заполнения окна данными, необходимо выполнить сохранение, нажав на П/И кнопку Сохранить и Закрыть. Удаляется текущий(выбранный) элемент клавишей Delete или кнопкой Удалить в окне детального заполнения.

Любое резервирование времени в расписании в папке Календарь называется Встречей или Событием.

Встреча – это мероприятие, для которого не привлекаются специальные ресурсы.

Событие – то мероприятие, продолжительностью более суток : выставки-ярмарки, отпуск, Олимпийские игры.

Задание: Заполнить на ближайшие три месяца календарь своих учебных и оздоровительных мероприятий (минимум три категории). Периодические мероприятия должны быть занесены технически грамотно!


ДОБАВЛЕНИЕ (УДАЛЕНИЕ) ПРАЗДНИКОВ

СервисПараметрыНастройкиПараметры календаряПараметры календаря  Добавить праздники.

Чтобы удалить отображение праздников в календаре необходимо перейти из представления День/Неделя/Месяц в представление По категориям и вызвав контекстное меню на папке Категории : Праздники – удалить её.

Задание: установить в календаре праздники России.


ДОБАВЛЕНИЕ ЧАСОВЫХ ПОЯСОВ

СервисПараметрыНастройкиПараметры календаряПараметры календаря  Часовой пояс. При установке отображения нескольких часовых поясов во избежание неясностей необходимо заполнять поля Метка (напр.: для российского региона - Рос, для Украины – Укр).

Изменение часового пояса можно выполнить через К/М, вызванное на поле отображения часового пояса.


Изменение разбивки часовой сетки также выполняется через К/М, вызванное на поле отображения часового пояса.


ПАПКА ЗАДАЧИ

Задачей в терминологии Outlook называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся.

После открытия папки Задачи, элементы в ней создаются аналогично элементам папки Календаря.

Поля для заполнения:

  • тема,

  • дата начала (сегодня, завтра, неделя),

  • срок (сегодня, месяц , неделя), имеется в виду конечная дата выполнения задачи,

  • состояние, важность, готово,

  • категория,

  • контакты (визитки), если папка Контакты имеет наполнение,

на дополнительной вкладке Подробно

  • объем работ, реально затрачено,

  • дата завершения (поле содержит фактическую дату завершения задачи, которая никак не связана со сроком и датой начала задачи),

  • организация,

  • расстояние, расходы.

Постановка любой задачи может предполагать наличие разъяснений, инструкций или другой дополнительной информации, которая вводится в поле Заметки при нажатии кнопки Вложить файл (иконка в виде скрепки).

Повторяющиеся задачи создаются аналогично повторяющимся встречам (событиям), но для задач устанавливаются два принципиально разных режима повторения. В первом режиме повторение происходит в заранее фиксированные дни, а во втором – привязывается к дате завершения предыдущей задачи.

Задание: создать в папке Задачи новые элементы, отображающие Ваши планы и ход их выполнения (напр. каждые 24 дня проходит семинар по направлению «Новые технологии ведения «Электрон.документооборота»», или предстоит поездка в Париж на междунар. студенческий симпозиум, или вы посещаете курс занятий по обучению иностранным языкам и т.п.)


ПАПКА КОНТАКТЫ

Элемент контакт содержит около 100 стандартных полей со сведениями о корреспонденте. При создании элемента папки Контакт практически все поля должны быть заполнены. Если возле поля установлена кнопка, то заполнение данных желательно проводить после нажатия кнопки.

Адрес эл. почты : user@mail.ru,

Веб-страница: http//www.borey.ru
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13

Схожі:

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національна металургійна академія України Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки iconМіністерство освіти І науки України Національна металургійна академія України Кафедра Прикладної математики та обчислювальної техніки Затверджую Перший проректор Професор В. П. Іващенко
Матриці. Основні поняття та означення. Дії над матрицями. Обернена матриця. Ранг матриці. Визначники. Властивості визначників. Методи...
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національна металургійна академія України Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки iconІнформація про застосування процедури закупівлі в одного учасника Замовник: > Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти І науки, молоді та спорту України Ідентифікаційний код за єдрпоу
Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національна металургійна академія України Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки iconІнформація про застосування процедури закупівлі в одного учасника Замовник: > Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти І науки, молоді та спорту України Ідентифікаційний код за єдрпоу
Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національна металургійна академія України Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки iconІнформація про застосування процедури закупівлі в одного учасника Замовник: Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти І науки, молоді та спорту України Ідентифікаційний код за єдрпоу
Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національна металургійна академія України Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки iconІнформація про застосування процедури закупівлі в одного учасника Замовник: > Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти І науки, молоді та спорту України
Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національна металургійна академія України Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки iconІнформація про застосування процедури закупівлі в одного учасника Замовник: > Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти І науки, молоді та спорту України
Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національна металургійна академія України Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки iconІнформація про застосування процедури закупівлі в одного учасника Замовник: Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти І науки, молоді та спорту України
Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національна металургійна академія України Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки iconІнформація про застосування процедури закупівлі в одного учасника Замовник: > Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти І науки, молоді та спорту України
Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національна металургійна академія України Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки iconІнформація про застосування процедури закупівлі в одного учасника Замовник: > Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти І науки, молоді та спорту України
Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національна металургійна академія України Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки iconІнформація про застосування процедури закупівлі в одного учасника Замовник: > Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти І науки, молоді та спорту України
Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національна металургійна академія України Кафедра прикладної математики та обчислювальної техніки iconІнформація про застосування процедури закупівлі в одного учасника Замовник: > Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти І науки, молоді та спорту України
Найменування. Національна металургійна академія України Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи