Передмова icon

Передмова




Скачати 475.09 Kb.
НазваПередмова
Сторінка1/3
Дата24.08.2012
Розмір475.09 Kb.
ТипДокументи
  1   2   3
1. /Методичка.doc
2. /Титулка.doc
Передмова
Чала Т.І. Комунікації у діяльності керівника психологічної служби


Зміст


Передмова……………………………………………………………….4


Поняття та структура комунікації……………………………………..5


Етапи здійснення комунікації………………………………………….7


Види комунікацій………………………………………………………11


Документ як форма опосередкованої комунікації…………………...16


Інноваційні канали комунікації……………………………………….25


Література………………………………………………………………28


Додатки


Передмова

Однією із важливих умов забезпечення результативного функціонування психологічної служби системи освіти, підвищення якості надання психологічних послуг має бути оптимізація управління. Управління є обов’язковим елементом колективної діяльності людей і ґрунтується на їхній ефективній комунікативній взаємодії. Враховуючи історію розвитку та становлення психологічної служби системи освіти України, процес управління набув своєї специфіки.

Психологічна служба системи освіти України має сформовану структуру управління, яку можна зобразити у наступній схемі (рис.1):


Український науково-методичний центр

практичної психології і соціальної роботи




Навчально-методичні кабінети (центри)

психологічної служби системи освіти області




Навчально-методичні кабінети (центри)

психологічної служби системи освіти району (міста)

або

методисти з психологічної служби

методичних кабінетів відділів (управлінь) освіти




Практичні психологи, соціальні педагоги закладів освіти усіх типів


Рис. 1. Структура управління психологічною службою системи освіти України


За визначенням Лунченко Н.В., старшого наукового співробітника Українського науково-методичного центру практичної психології і соціальної роботи, організаційна структура психологічної служби має свої особливості: чисельність, формалізація, ступінь складності організації [8]. Навчально-методичний центр психологічної служби системи освіти області, навчально-методичні кабінети (центри) психологічної служби системи освіти району (міста), методисти з психологічної служби методичних кабінетів відділів (управлінь) освіти у своїй діяльності реалізують управлінські, методичні та практичні функції.

Враховуючи структуру організації, сучасний зміст і напрямки психологічної служби системи освіти, комунікації забезпечують успіх управлінського процесу та досягнення спільної мети.

Метою даних методичних рекомендацій є підвищення інформованості керівників психологічної служби щодо організації та здійснення комунікативної взаємодії в управлінській діяльності.

У роботі розкривається поняття «комунікація», її структура, етапи здійснення та види. Наводяться приклади і надаються рекомендації щодо організації безпосередніх, опосередкованих та зовнішніх комунікацій у діяльності психологічної служби. Частково описаний досвід налагодження комунікації у діяльності обласної психологічної служби.

Матеріал добирався, виходячи з аналізу проблем, які найчастіше виникали в діяльності керівника, методиста з психологічної служби.

Методичні рекомендації можуть бути корисними спеціалістам органів управління освіти, які відповідають за діяльність психологічної служби, керівникам, методистам психологічної служби обласного, районного та міського рівнів, керівникам закладів освіти.


Поняття та структура комунікації

В основу організації комунікації у діяльності працівника психологічної служби покладено теоретичні ідеї Л.М.Карамушки, яка розглядає комунікації як один із важливих психологічних компонентів процесу управління і становить невід’ємну частину його основних етапів: планування, організації, контролю [5].

Слово «комунікація» походить від латинського «communicatio» – роблю спільним, пов’язую, спілкуюсь. Це змістовна сутність соціальної взаємодії, що характеризує структуру міжособистісних і ділових зв’язків між людьми [13, 172].

Організація комунікації як складова діяльності важлива для усіх працівників психологічної служби. Ми розглянемо шляхи організації комунікації в діяльності керівника психологічної служби.

Комунікація – це обмін інформацією між учасниками управлінської взаємодії [5, 163]. Учасниками управлінської взаємодії у психологічній службі є директор (завідувач), методисти обласного центру практичної психології і соціальної роботи, методисти методичних кабінетів відділів освіти райдержадміністрацій, науково-методичних центрів управлінь освіти міських рад.

Результативність діяльності психологічної служби в цілому багато в чому залежить від налагодження комунікації. Керівник обласного центру практичної психології і соціальної роботи, методисти з психологічної служби значну частину часу і зусиль спрямовують саме на цей вид діяльності.

У процесі комунікації функціонують чотири тісно пов’язані між собою елементи, які ми зобразимо на наступній схемі взаємодії (рис. 2).

Відправник інформації




Повідомлення Канал

передавання інформації


Отримувач інформації


Рис.2. Схема структури комунікації

Автором підготовки різного роду документів про діяльність психологічної служби можуть бути керівник психологічної служби, методист з психологічної служби, які є відправниками інформації. Юридичною державною установою, що відправляє інформацію, є або обласний інституту післядипломної педагогічної освіти, або обласне управління освіти і науки, у залежності від підпорядкування центру. Керівник обласною психологічною службою може виступати і відправником, і отримувачем інформації, якщо передбачається зворотнє інформування. Так, наприклад, якщо надсилається інструктивно-методичний лист «Про розвиток психологічної служби відділів освіти районних державних адміністрацій, управлінь освіти міських рад», то в листі зазначається дата інформування про проведені заходи і результат. У цьому випадку методист, відповідальний за психологічну службу, який інформує про виконання заходів, є відправником інформації, а керівник обласної психологічної служби – отримувачем. Дана схема комунікативної взаємодії може бути реалізована і на рівні районної (міської) психологічної служби, навчального закладу.

Повідомлення – це власне інформація, яка передається. У системі управлінської взаємодії системи освіти розрізняють наступні види повідомлень:

  • повідомлення, які використовуються у процесі безпосередньої комунікації;

  • повідомлення з опосередкованими формами комунікації: усними, письмовими, друкованими [6, 3].

Таким чином, методичний лист «Про розвиток психологічної служби відділів освіти районних державних адміністрацій, управлінь освіти міських рад» і є опосередкованим повідомленням друкованої форми. Прикладом безпосередньої комунікації може бути виступ методиста з психологічної служби на нараді з питання розвитку мережі практичних психологів і соціальних педагогів.

Для передачі підготовленого повідомлення відправнику необхідно визначитися з відповідним каналом.

Канал комунікації – це способи передавання інформації, які можуть бути традиційними, або інноваційними.

В основі традиційних каналів комунікації лежать вербальні і невербальні засоби спілкування під час усної взаємодії (телефон, радіо тощо). До інноваційних каналів інформації належать канали електронного та відеозв’язку (факс, мережа Internet, використання відеокамер).

Отже, психологічним компонентом управлінського процесу психологічної служби є комунікативна взаємодія.

У процесі управлінської комунікації всі її елементи тісно взаємодіють.


Етапи здійснення комунікації

Комунікації у діяльності психологічної служби здійснюються поетапно як і в інших освітніх галузях. Це можна зобразити у вигляді наступної схеми (рис. 3).

І
підготовка повідомлення
відбір ідей

кодування


передавання повідомлення
вибір каналу

ІІ безпосередньо

опосередковано


декодування повідомлення



ІІІ пізнавальний компонент

оцінний компонент


зворотній

зв’язок
поведінковий компонент

ІV


Рис. 3. Етапи здійснення комунікації

Наприклад, працівники психологічної служби закладів освіти області на сучасному етапі реалізують План дій програми розвитку психологічної служби системи освіти Чернігівської області на період до 2012 року. Відповідно до наказу обласного управління освіти і науки від 03.12.2008 №440 «Про виконання рішення колегії Міністерства освіти і науки з питання «Про стан та подальший розвиток психологічної служби системи освіти України» щорічно до 05 грудня здійснюється моніторинг впровадження Програми, проводиться аналіз кількісних та якісних показників розвитку психологічної служби, ставляться завдання у процесі комунікативної взаємодії з обласним управлінням освіти і науки, відділами освіти районних державних адміністрацій, управліннями освіти міських рад, методистами, відповідальними за психологічну службу, щодо розв’язання організаційних, методичних проблем у діяльності психологічної служби і розвитку мережі працівників психологічної служби, підвищення ефективності діяльності.

Таким чином, на етапі підготовки (І етапі) такої комунікації треба визначити чітко ідеї, які потребують удосконалення, дати обґрунтування розвитку психологічної служби на сучасну добу.

Підготовка самого повідомлення передбачає:

  • написання аналітичної довідки про стан реалізації Програми в системі освіти;

  • розробка таблиць, графіків, діаграм, які мають наочно підтверджувати описову частину;

  • підготовка виступу на нарадах начальників відділів освіти районних державних адміністрацій, управлінь освіти міських рад, керівників районних (міських) психологічних служб.

Вибір каналу комунікації полягає у пошуку оптимального способу повідомлення інформації. Це можуть бути як усні комунікації: виступ на нараді начальників відділів освіти райдержадміністрацій, управлінь освіти міських рад; проведення наради для методистів, відповідальних за психологічну службу; так і письмові – офіційні накази або інструктивно-методичні листи.

ІІ етап комунікації: полягає в фізичному передаванні інформації. Може відбуватися: безпосередньо («віч-на-віч») або (і) опосередковано (за допомогою технічних засобів).

Безпосередня комунікація здійснюється у таких формах:

  • монологічна (виступ на нарадах);

  • діалогічна (обговорення з заступником начальника обласного управління освіти і науки основних питань, завдань, які необхідно поставити на нараді);

  • групова (застосування методу «мозкового штурму» у процесі обговорення питань розвитку психологічної служби з начальниками відділів освіти райдержадміністрацій, управлінь освіти міських рад, чи то з методистами, відповідальними за психологічну службу).

Для оптимізації передавання інформації у процесі безпосередньої комунікації її учасникам варто дотримуватись певних вимог, які умовно, на наш погляд, розділяються на дві групи:

а) соціально-психологічні;

б) когнітивно-текстуальні.

До соціально-психологічних вимог можна віднести такі, що забезпечують уміння керівників та працівників освітніх організацій:

        • встановлювати психологічний контакт з учасниками спілкування;

        • забезпечувати привабливість (атрактивність) у спілкуванні;

        • проявляти дружність у спілкуванні, партнерську позицію;

        • виявляти емпатію (співпереживання емоційному стану співрозмовника та проблемі, яку він обговорює);

        • відкрито висловлювати мету та завдання спілкування, не використовувати маніпулятивних технологій;

        • адекватно, на основі рефлексивного механізму, оцінювати свою поведінку в ситуації спілкування.

Група когнітивно-текстуальних вимог проявляється в умінні керівників та працівників освітніх організацій:

  • оптимально поєднувати теоретичні та емпіричні матеріали, викладаючи свою позицію;

  • використовувати не лише раціональні звернення до аудиторії, а й емоційні;

  • доповнювати інформаційні матеріали їх інтерпретацією, здійснюючи певну оцінку тих чи інших фактів, явищ;

  • використовувати ефект новизни, тобто при можливості користуватися новою інформацією;

  • враховувати порядок подання матеріалу («ефект краю», коли найбільш цікавий, найбільш значущий матеріал розміщується на початку або в кінці повідомлення);

  • дотримуватися ефекту двосторонньої аргументації при викладенні матеріалу (коли поряд із розкриттям власної позиції та аргументів, які її підтверджують, наводиться протилежна позиція та відповідні їй аргументи);

  • здійснювати повторення найбільш значущого матеріалу, але не буквально, а використовуючи різноманітні форми дублювання і не зловживати їх кількістю [5].

Опосередкована комунікація має наступні форми:

  • офіційний письмовий документ (наприклад, наказ обласного управління освіти і науки «Про стан реалізації Програми розвитку психологічної служби системи освіти Чернігівської області на період до 2012 року» чи лист обласного управління освіти і науки «Про основні напрямки діяльності психологічної служби у 2010-2011 навчальному році»);

  • публікація в періодичній пресі статті, наприклад, «Психологічна служба системи освіти області на сучасну добу»;

  • виступи на радіо, телебаченні (популяризація змісту діяльності працівників психологічної служби).

Ефективне передавання повідомлення у процесі опосередкованої комунікації передбачає врахування її відправником певних психологічних факторів:

    • звернення особливої уваги на конструювання змісту та структури текстів повідомлення, оскільки можливостей для «спонтанної» корекції таких текстів у процесі опосередкованої комунікації (на відміну від безпосередньої) практично немає;

    • врахування при оформленні текстів соціальних та соціально-психологічних особливостей отримувача інформації.

    • забезпечення надійності технічних засобів комунікації, оволодіння навичками роботи з ними;

    • створення умов для здійснення (за необхідності) зворотного зв’язку (контактні телефони, збирання та аналіз відгуків на статтю в пресі тощо).

ІІІ етап комунікації (декодування повідомлення) полягає у «перекладі» символів, що ними користувався відправник, на «мову» думок, оцінок отримувача інформації та здійснення на основі цього певних дій. Декодування повідомлення має три складові:

- пізнавальний компонент – сприйняття, аналіз та осмислення інформації;

- оцінний компонент – оцінювання того матеріалу, який подається у повідомленні, формування свого ставлення (позитивного чи негативного) до наявних там ідей, думок;

- поведінковий компонент – прийняття на основі сприйняття та оцінки відповідного матеріалу рішення стосовно виконання певних дій або зміни поведінки (наприклад, наказуюча частина наказу обласного управління освіти і науки «Про стан реалізації Програми розвитку психологічної служби системи освіти Чернігівської області на період до 2012 року», розробка загальних та тематичних методичних рекомендацій щодо реалізації Плану дій, проведення семінару-наради).

ІV етап комунікативного процесу – це забезпечення зворотного зв’язку між отримувачем та відправником інформації.

Необхідність такого етапу комунікації виникає зазвичай за діадних та групових форм комунікації, коли двоє (або більше) учасників комунікації сприймають, аналізують та оцінюють думки і пропозиції один одного, а відтак і коригують свої практичні дії.

Проте ця необхідність може виникати і за монологічного викладання матеріалу, наприклад, за проблемного виступу (лекції), коли відправник інформації орієнтований на зворотній зв’язок з аудиторією, на вільне вирішення тих чи інших проблем (як за безпосередньої, так і за опосередкованої комунікації).

Реалізація ефективного зворотнього зв’язку передбачає передусім готовність учасників комунікативного процесу взаємодіяти один з одним на основах партнерства і взаємодопомоги, а отже, на оволодінні вміннями та навичками спільного розв’язання проблем теоретичного та практичного характеру. Водночас слід враховувати, що необхідність у зворотному зв’язку може і не виникати, коли відправник інформації орієнтований на авторитарний стиль комунікативної взаємодії, а комунікація здійснюється лише у вигляді категоричних наказів, розпоряджень тощо.

Види комунікацій

Різноманітні види комунікацій, які здійснюються в освітніх організаціях, можна поділити на дві основні групи:

  • комунікації, які забезпечують взаємодію освітніх організацій з навколишнім середовищем (зовнішні комунікації);

  • комунікації, які забезпечують взаємодію працівників освітньої організації між собою (внутрішні комунікації).

Зовнішні комунікації – це комунікації, спрямовані на налагодження ефективних зв’язків освітньої організації з тим соціумом, з яким вона взаємодіє [5].

Функції зовнішніх комунікацій:

  • усвідомлення та визначення основних цілей та завдань, які мають реалізуватися в процесі взаємодії психологічної служби з іншими установами, організаціями;

  • забезпечення матеріально-економічних умов та шляхів розвитку;

  • популяризація діяльності психологічної служби;

  • обмін досвідом соціальних педагогів, практичних психологів системи освіти та інших сфер діяльності;

  • наступність у розв’язанні психологічних проблем особистості.

Враховуючи сучасний зміст та напрямки діяльності психологічної служби системи освіти зазначений вище вид комунікації реалізується через складання угоди про співпрацю з установами та організаціями, які зацікавлені у розв’язанні подібних науково-методичних, практичних, соціальних проблем: центрами соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді; центрами зайнятості; благодійними фондами, громадськими організаціями; психолого-педагогічними факультетами, кафедрами психології вищих навчальних закладів; установами охорони здоров’я тощо.

Такий вид комунікації називається формальним, що здійснюється на підставі законів, нормативних положень, статутів тощо.

Під час неформальних комунікацій взаємодія здійснюється на основі особистих, дружніх стосунків між керівниками або спеціалістами установ. В управлінській діяльності психологічної служби спостерігаємо, що неформальні комунікації є частішими ніж формальні, та забезпечують ефективну діяльність.

Розробка нормативних документів, угод доповнюється такими організаційними формами зовнішніх комунікацій як ділові зустрічі; переговори, телефонні розмови, службові записки, листи, звіти.

Форми комунікації, які забезпечують позитивний імідж психологічної служби:

  • випуск проспектів, буклетів;

  • друк у періодичній пресі, виступи на радіо, телебаченні;

  • розробка інформаційно-просвітницьких стендів, куточків;

  • виступи на нарадах начальників відділів освіти райдержадміністрацій, управлінь освіти міських рад; директорів закладів освіти; міжгалузевих нарадах, радах;

  • презентаційні тренінги;

  • проведення Тижня психології;

  • участь у виставках передового педагогічного досвіду;

  • розробка гімну, герба, логотипу, емблеми, візитної картки тощо.

Обласним центром практичної психології і соціальної роботи організовано зовнішні комунікації з Чернігівським обласним центром соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді, Обласним підлітковим наркологічним центром, управлінням у справах сім’ї та молоді, Чернігівським соціально-психологічним центром «Матері й дитини», Чернігівським обласним центром соціально-психологічної допомоги населенню, обласним центром боротьби та профілактики з ВІЛ-інфекцією/СНІДом, громадськими організаціями «Клініка дружня до молоді», «Комітет захисту прав людини», «ВЕДІС», «Перемога», обласним осередком Спілки жінок України.

Продовжується співпраця з Всеукраїнською благодійною асоціацією «Рівний-рівному».

Проблема соціально-педагогічної та психологічної реабілітації дітей трудових мігрантів розв’язується за ініціативи Центру «Ла Страда Україна».

Щорічно аналізується хід реалізації зобов’язань угоди про співпрацю. Наводимо зразок інформації про хід реалізації Програми МОНУ «Сприяння просвітницькій роботі «рівний-рівному» серед молоді України щодо здорового способу життя» в навчальних закладах області (додаток 1).

Керівник обласною психологічною службою входить до складу Дорадчого органу управління у справах сім’ї та молоді облдержадміністрації з питань попередження насильства в сім’ї. З метою виконання положень Порядку взаємодії суб’єктів соціальної роботи із сім’ями, які опинилися у складних життєвих обставинах налагоджено співпрацю з центрами соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді; службами у справах дітей.

Засідання Дорадчих органів сприяють обміну інформацією між представниками різних галузей, розумінню ролі соціальних педагогів, практичних психологів у роботі з сім’ями, які опинилися в складних життєвих обставинах.

Засідання відбуваються щоквартально, один раз на рік керівник психологічної служби звітує про стан організації профілактичної роботи з батьками, дітьми, особами, що становлять найближче оточення дитини, щодо жорстокого поводження з нею або загрози його вчинення.

Отже, серед зовнішніх комунікацій можна розглядати участь у засіданнях:

  • Міжвідомчої гендерної ради облдержадміністрації;

  • Міжсекторальної робочої групи при обласній раді з питань протидії туберкульозу та ВІЛ-інфекції/СНІДу;

  • круглого столу «Ксенофобія і расизм – тривожні виклики сучасності» на базі управління служби безпеки України та управління з питань внутрішньої політики і зв’язків з громадськістю облдержадміністрації;

  • дорадчих органах, засіданнях круглого столу обласного осередку Спілки жінок України.

Організація зовнішніх комунікацій сприяє формуванню іміджу психологічної служби системи освіти, популяризації результатів діяльності. Позитивний імідж психологічної служби певним чином впливає на введення посад практичних психологів і соціальних педагогів у заклади освіти.

Окреслений вище досвід зовнішньої комунікативної взаємодії обласного центру практичної психології і соціальної роботи зокрема може впроваджуватися і на районному рівні.

Документальною формою узгодження дій, заходів зовнішньої комунікації є укладання угод про співпрацю. В українському тлумачному словнику слово «угода» трактується наступним чином:

1) домовленість між сторонами про щось, як правило на засадах певної вигоди;

2) документ, договір, яким визначаються взаємні обов’язки зацікавлених сторін, рівень і форми відповідальності, питання юрисдикції [17].

Сьогодні розгалуженою мережею закладів соціального спрямування є центри соціальних служб для сім’ї, дітей і молоді. З метою налагодження співпраці та координації дій, спрямованих на виконання Законів України «Про роботу з дітьми та молоддю», «Про попередження насильства в сім’ї», «Про охорону дитинства»; наказу Міністерства України у справах сім’ї, молоді та спорту, Міністерства охорони здоров’я України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства транспорту та зв’язку України, Міністерства внутрішніх справ України, Державного департаменту України з питань виконання покарань від 14.06.2006 №1983/388/452/221/556/596/106 «Про затвердження Порядку взаємодії суб’єктів соціальної роботи із сім’ями, які опинилися в складних життєвих обставинах» рекомендується укладання угод про співпрацю з центрами соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді (додаток 2).

Кожна регіональна психологічна служба має свої особливості розвитку та ресурси щодо налагодження зовнішніх комунікацій. Визначаючи шляхи розв’язання проблем, можна застосувати схему прийняття рішення (рис. 4).



Проблема






Збір інформації


Альтернативне рішення Альтернативне рішення Альтернативне рішення

№ 1 № 2 № 3


+

Наслідки

-

+

Наслідки

-

+

Наслідки

-


Зважування

наслідків

Що найбільш

важливе?

Прийняття

рішення




Рис. 4. Схема прийняття рішення


Внутрішні комунікації – це комунікації, які забезпечують взаємодію працівників освітньої організації між собою [5]. У ході внутрішньої комунікації реалізуються наступні функції:

  • прогнозування та планування – це визначення дальніх та ближніх завдань діяльності; розподіл функціональних обов’язків, координація дій;

  • організація – організація ефективної діяльності;

  • координація – внесення змін у діяльності; налагодження міжособистісних стосунків серед працівників;

  • контроль – оцінка ефективності діяльності працівників;

  • забезпечення професійного росту працівників;

  • формування традицій колективу.

Внутрішні комунікації бувають

вертикальними:

заступник директора

директор методисти

психологи


горизонтальними:

директор директор

методист методисти

психолог психолог


Вертикальна комунікація відбувається між членами організації, які мають різний «управлінський статус», горизонтальні – між працівниками, які займають однакове місце в системі управлінських стосунків.

Вертикальні комунікації, в свою чергу, можуть бути:

1) низхідними, за допомогою яких інформація передається з вищих рівнів управління на нижчі. Це можуть бути розпорядження, накази, рекомендації як безпосередньо, так і опосередковано;

2) висхідними, які реалізуються в передачі інформації з нижчих рівнів на вищі [5].

Прикладом вертикальної висхідної комунікації, що передається опосередковано, може бути інформування начальника обласного управління освіти і науки (відділу освіти райдержадміністрації, управління освіти міської ради) про стан розвитку психологічної служби; виконання національних, державних, регіональних програм.


Документ як форма опосередкованої комунікації

Значне місце в управлінській діяльності керівника психологічної служби займає робота з документами різного роду. За допомогою наказів, листів відбувається процес планування, організації та контролю у психологічній службі. Крім знань в галузі психології методисту необхідно оволодіти майстерністю ведення документації.

Серед науковців є поширеною версія про походження слова «документ» (documentum – зразок, доказ, свідчення) від латинського дієслова «docere» – учити, навчати. У значенні письмового свідчення слово «документ» уживалося від середньовіччя до ХІХ століття, згодом із латинської мови запозичено в усі європейські.

Розглядаючи термін «документ» в освітянській діяльності, у тому числі психологічній службі, ми дотримуємося визначення, що документ є результатом відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів.

Документ як складний матеріальний об’єкт за певними ознаками розглядається у вигляді системи, що може залежно від семантики, цільового призначення тощо групуватися на підсистеми. Поділ системи документів як сукупності на класи, підкласи і є класифікацією документів [16].

Організаційно-розпорядчі документи умовно можна поділити на такі підкласи:

  • організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

  • розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази тощо);

  • довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телефонограми, звіти тощо);

  • з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, характеристики тощо);

  • особові офіційні (пропозиції, скарги, заяви, автобіографії, доручення тощо).

Найпоширенішим видом документації як основного засобу налагодження комунікативної взаємодії, встановлення офіційних зв’язків між працівниками психологічної служби є службові листи.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

- листи-прохання;

- листи-звернення;

- листи-пропозиції;

- листи-запити;

- листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

  • інформаційні;

  • листи-попередження;

- листи нагадування;

- листи-підтвердження;

- листи-відмови;

- супровідні листи;

- гарантійні листи;

- листи-повідомлення;

- листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Реквізити:

  • Штамп (повна назва установи – автора листа).

  • Номер і дата листа.

  • Назва установи-адресата.

  • Текст, що складається з двох частин:
    - опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;
    - висновки та пропозиції.

  • Підпис керівника організації.

  • Печатка.

Зазначені вище види службових листів застосовуються у діяльності керівника психологічної служби.

Інструктивно-методичні листи, наприклад, про основні напрямки діяльності психологічної служби у 2010-2011 н.р., які отримує керівник від органів управління освіти вищого рівня, доводяться до відома керівників закладів освіти та практичних психологів і соціальних педагогів. У такому разі застосовуються супровідні листи. За допомогою таких листів направляються документи, що додаються до листа. Їх слід починати словами: «Надсилаємо…», «Направляємо…», «Відправляємо…». У подальшому тексті зазначаються заголовки, індекси і дати документів, робиться позначка про додаток.

Одним із каналів передачі певного роду інформації можуть бути листи-повідомлення.

Починати листа необхідно зі звертання. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

 Шановний/а (ім'я та батькові)!

 Шановний/а пане (пані)... !
 Шановні панове (колеги)!
Вельмишановний добродію!
 Глибокошановний (ім'я та по батькові)!
 Високошановний пане... !

Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Відсутність звертання може сприйматись як зневага до адресата і порушення етикету ділового листування.

Наявність звертання не вичерпує проблеми правильно розпочатого листа, щоб він справив на адресата належне враження.

Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа.

У листах-повідомленнях чітко зазначається дата, форма проведення заходу, тема, цільова група учасників, час, місце проведення, або прохання, або рекомендації, або зобов’язання.

Зворотньою формою зв’язку методичних листів можуть бути листи-відповіді.

Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь – позитивна чи негативна. Текст таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови - обґрунтованим.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:

У відповідь на Ваш лист від (дата)...
     Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...
     Відповідно до пункту укладеної угоди...
     Відповідно до контракту (домовленості)..,
     Посилаючись на оголошення в газеті (журналі), просимо Вас...

Якщо листи-відповіді передбачають звітньо-статистичні дані, які оформляються у таблиці, то графи таблиці нумеруються, якщо таблиця друкується більше ніж на одній сторінці, на наступних сторінках позначаються номери граф.

Заголовки і підзаголовки граф та рядків повинні бути виражені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках граф та рядків таблиці використовуються тільки загальноприйняті скорочення та умовні позначення.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники, у разі потреби кодуються.

Найбільш інформаційними за змістом і складними у розробці є інструктивно-методичні листи щодо організації діяльності з певної науково-методичної чи практичної проблеми. Перш за все треба підготувати текст листа, що відповідає вимогам ділового стилю мовлення.

Текст – це сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами мовної системи. При створенні тексту документу повинні виконуватися вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Текст документу повинен бути точним, тобто він не має містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.

Текст складається з таких логічних елементів:

  • Вступу / зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші.

  • Доказу / викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали.

  • Закінчення / формулюється мета заради якої складено документ.

Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки слово «дякую» — найуживаніше слово кожної ділової людини.

Дозвольте ще раз подякувати Вам...
Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність...
Дякуємо за допомогу.
Ще раз дякуємо Вам і висловлюємо надію, що...

Щиро дякуємо за...

Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання:

     Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.
     Сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною.
     Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді.
     Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю.
     Маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими установами.
     Сподіваємося отримати Вашу відповідь найближчим часом.
Завершальним у листі може бути прохання:
     Просимо Вас уважно ознайомитися з...
     Просимо Вас терміново повідомити (зателефонувати).

Звичайно, буде ввічливо, якщо наприкінці листа ви повторите вибачення за турботи чи запізнення:

     Ще раз просимо вибачення за завдані незручності.
     Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.
     Щиро просимо вибачення за...

Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

     З повагою ...
     З вдячністю і повагою ...
     З повагою і найкращими побажаннями ...
     Бажаємо успіхів!

Якщо ви бажаєте досягти успіху, подбайте про те, щоб ваш лист був і за змістом, і за формою бездоганним. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, по суті, лаконічно.

Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу. Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту на абзаци. Висловлюючи думки, слід добирати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата. Треба стежити за тим, щоб у листі все було доречним.

Отже, на рівень серйозного ділового спілкування не можна виходити, не засвоївши етикету цієї сфери. Слід пам'ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість.

Якщо до документа є додатки, то це обумовлюється в тексті або після тексту документа перед підписом посадової особи.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

  • додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (документи до розпорядчих документів);

  • додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

  • додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити: найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.

Додатки до службових документів (листів, інформацій, довідок, звітів тощо), а також тих, що надсилаються із супровідним листом, оформляються таким чином:

- якщо документ має додатки, які не вказуються в тексті, то їх найменування необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості їх примірників, наприклад:

Додаток: Проект плану науково-дослідної роботи на 2006 р.

на 12арк., у 2 прим.

- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк., у 2 прим.

- якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітка про наявність додатків робиться за такою формою:

Додаток: пропозиції голови Борзнянської райдержадміністрації від 25.07.06 та додаток до них, всього на 6 арк.

У разі наявності кількох додатків до документів на них проставляється порядковий номер (додаток 1, додаток 2 і т.д.). Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.

- якщо додаток надсилається не за всіма, зазначеними у документі адресами, відмітку про його наявність оформляють таким чином:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

Службові листи надсилаються на бланках установ, закладів освіти, в яких працюють автори розроблених документів [16].

Опосередковані комунікації в організації розвитку та діяльності психологічної служби розпорядчого характеру виражаються у розробці проектів наказів. Щоб краще зрозуміти роль розпорядчого документу в організаційній діяльності психологічної служби, звернемося до тлумачення цього слова у словнику. Наказ – 1) офіційний документ, в якому викладається розпорядження органу влади, керівника установи; 2) документ, що містить програму дій та перелік побажань, вимог, що ставляться до когось [17].

У сучасному українському діловому мовленні наказ визначається як правовий акт, який видається на підставі і для виконання діючих законів, указів, постанов та рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів [12].

Цей документ є одним із каналів передачі інформації внутрішньої комунікативної взаємодії процесу управління.

Розрізняють накази щодо особового складу і накази з загальних питань. Керівникам психологічної служби частіше всього доводиться розробляти проекти наказів з питань розвитку та підвищення ефективності діяльності психологічної служби.

Зазначені накази включають такі реквізити: назва виду документа (НАКАЗ); дата; індекс; місце видання або складання; заголовок до тексту; текст; підпис керівника; відмітка про погодження.

Текст наказу складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. В констатуючій частині подаються цілі і завдання розпорядчих дій та причини видання наказу. Текст розпорядчої частини має владну форму викладення і починається словом НАКАЗУЮ, що друкується великими літерами на окремому рядку.

Розпорядча частина поділяється на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Кожний пункт починається із зазначення виконавця і конкретної дії, що передається дієсловом неозначеної форми. Виконавцями можуть бути зазначені структурні підрозділи, установи, заклади. Виконавець записується в давальному відмінку (прізвище, посада, найменування організації або структурного підрозділу).

В останньому пункті розпорядчої частини вказуються особи, на яких покладається контроль за виконанням наказу. Цей пункт записують таким чином: «Контроль за виконанням наказу покладається на…» (повне найменування посади і прізвища у знахідному відмінку).

Відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

«Склад комісії з … затвердити» (додаток 1) або

«Заходи щодо … затвердити» (додаються).

Додаток до розпорядчих документів повинен мати в правому верхньому куті першого аркуша документа відмітку за формою:

Додаток

до наказу начальника

управління освіти і науки

від 12.04.2010 №104


З метою організації та контролю за впровадженням заходів Плану дій Програми розвитку психологічної служби Чернігівської області на період до 2012 року керівниками, методистами з психологічної служби щорічно у кінці календарного року здійснюється аналіз виконання завдань та реалізації заходів Програми за звітний період, готується наказ «Про стан виконання Програми розвитку психологічної служби системи освіти області (району, міста) на період до 2012 року» (додаток 3). Особлива увага звертається на забезпечення усіх закладів освіти практичними психологами і соціальними педагогами, що виражається кількісними показниками у відсотках. Відмічаються позитивні тенденції та недоліки у розвитку і діяльності психологічної служби. Приводяться докази ефективності чи її відсутності пересувних психологічних консультпунктів, послуги яких надаються учасникам навчально-виховного процесу закладів освіти, де немає практичних психологів і соціальних педагогів.

Відзначаються ефективні форми, методи, методики практичної роботи працівників психологічної служби; запроваджені психолого-педагогічні новації. Обов’язково зазначаються їхні назви, адресати.

Проблеми, які потребують розв’язання, у розвитку та діяльності психологічної служби області (району, міста) потребують чіткого викладення, у певній логічній послідовності та умовній класифікації. Дані проблеми є предметом для формулювання розпорядчої частини документу.

З метою підвищення ефективності організаційно-методичної, практичної діяльності психологічної служби в наказуючій формі розробляються конкретні дії з визначенням адресатів.

Проекти наказів «Про стан виконання Програми…» погоджуються заступником начальника або спеціалістом органу управління та підписуються начальником.

Обговорення виконання наказу може здійснюватися в рамках безпосередньої усної комунікації, наприклад, на нараді начальників відділів освіти райдержадміністрацій, управлінь освіти міських рад (обласний рівень), директорів навчальних закладів (районний рівень).


Інноваційні канали комунікації

Останнім часом у структурній комунікації працівників психологічної служби все більшого попиту набувають електронні канали передачі комунікації.

Сучасні інформаційні технології сприяють швидкому реагуванню у процесі комунікативної взаємодії. Сьогодні є доступними для керівників, методистів з психологічної служби факси, мережа Internet; започатковано проведення чат-спілкування, відео-нарад, -семінарів.

Мережа Internet забезпечує інформування між Міністерством освіти і науки, Українським науково-методичним центром практичної психології і соціальної роботи, обласним управлінням освіти і науки, обласним центром практичної психології і соціальної роботи, районними (міськими) відділами (управліннями) освіти, іншими установами та закладами освіти.

Засобами електронного зв’язку передається відкрита та не конфіденційна інформація. Це можуть бути:

  • розпорядчі документи;

  • службові листи;

  • аналітичні та статистичні звіти;

  • плани роботи, проведення заходів;

  • інформації щодо виконання документів Міністерства освіти і науки України, обласного управління освіти і науки, органів виконавчої влади вищого рівня;

  • вітання, запрошення.

Також ці документи відправляються через служби діловодства на паперових носіях.

Для того, щоб уникнути непорозумінь та втрати інформації, рекомендується дотримання єдиних вимог підготовки текстових документів: формат DOC, шрифт Times New Roman, кегль 14, міжрядковий інтервал 1,5.

Електронні таблиці готуються у форматі XLS (Exel), шрифт TiMES NEW ROMAN або Arial з використанням в числах в якості розподільчого дрібного знаку коми (,).

З метою забезпечення умов доступу працівників психологічної служби до нормативно-правової бази і методичних розробок Українським науково-методичним центром практичної психології і соціальної роботи введено в дію web-сайт «Психологічна служба системи освіти України», який має наступні сторінки: «Головна», «Структура ПС», «Український НМЦ», «Система ПМПК», «Концепція розвитку», «Нормативні документи», «Контакти», «Карта сайта» (адреса: www.psyua.com.ua).

На сайті Чернігівського обласного інституту післядипломної педагогічної освіти імені К.Д.Ушинського (адреса: www.choippo.edu.ua) функціонує електронна сторінка обласного центру практичної психології і соціальної роботи, яка має наступну структуру:
  1   2   3

Схожі:

Передмова iconЗміст С. Передмова Як користуватися словником-довідником Словник Додаток а (довідковий) Додаток б (довідковий) Список літератури Предметний покажчик Передмова
Землі – земна кора. У процесі диференціації та інтеграції геології в кінці XIX – на початку XX ст виникла геоморфологія – наука про...
Передмова iconЗміст С. Передмова Як користуватися словником-довідником Словник Додаток а (довідковий) Додаток б (довідковий) Список літератури Предметний покажчик Передмова
Землі – земна кора. У процесі диференціації та інтеграції геології в кінці XIX – на початку XX ст виникла геоморфологія – наука про...
Передмова iconЗміст с. Передмова 4 програмний матеріал 5 контрольні запитання 6 вказівки до виконання контрольної роботи 10 завдання для контрольних робіт 10 зразки 34 розв\'язування завдань контрольної роботи 34 список рекомендованої літератури 66 передмова
Пропоновані методичні вказівки призначені для організації самостійної роботи студентів-заочників, які мають оволодіти навичками розв'язування...
Передмова iconПередмова

Передмова iconМетафізика. Нарис теорії буття
Передмова
Передмова iconПередмова Розділ 1
Виникнення І становлення психології праці як самостійної науки
Передмова iconДокументи
1. /Передмова до книги.doc
Передмова iconЗміст передмова Вступ
Технологія спорудження станцій метрополітену відкритим способом
Передмова iconЗміст передмова Вступ
Технологія спорудження станцій метрополітену відкритим способом
Передмова iconДокументи
1. /Передмова до книги.doc
Передмова iconДокументи
1. /ПЕРЕДМОВА Света.doc
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи