2 Краткий обзор субд microsoft Access 2000 icon

2 Краткий обзор субд microsoft Access 2000




Скачати 144.99 Kb.
Назва2 Краткий обзор субд microsoft Access 2000
Дата11.09.2012
Розмір144.99 Kb.
ТипДокументи

Глава 4.2 Краткий обзор СУБД Microsoft Access 2000

Особенности Access


Приложение Access является реляционной СУБД.

Возможность динамического обмена данными (DDE) между Access и другими приложениями,

Обработка БД, поддерживающих открытый доступ к данным (стан­дарт ODBC), в частности весьма популярных в последнее время серверов баз данных Oracle и SQL Server.

При обработке данных в Access используется структуриро­ванный язык запросов SQL. С его помощью можно создавать выборки требуемой структуры, вносить необ­ходимые изменения в имеющиеся БД, преобразовывать или уда­лять таблицы, формировать данные для отчетов и многое другое.

С помощью СУБД Access можно разрабатывать системы, которые обрабатывают БД как на отдельном компьютере, так и в локальной сети пред­приятия или в Internet, используя режим обработки данных "кли­ент-сервер".

^

Структура Access


СУБД Access при обработке информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый из кото­рых может включать один или несколько объектов. Среди основ­ных составляющих БД с точки зрения Access можно выделить следующие объекты:

1. Таблицы. Представляют собой объекты, которые создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъ­ектах в определенной структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк) (см. рис. 4.1).

2. Запросы. Являются объектами, которые предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц. Как правило, при создании запросов используется язык SQL. При по­мощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице. Кроме этого, с помощью запроса возможно также создание новых таблиц на ос­новании одной или нескольких имеющихся в БД.

3. Формы. Представляют собой объекты, используемые для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение имеющейся в БД информации на экране. Кроме этого, формы применяются для управления разработанным приложением, например, для выпол­нения какого-либо действия при возникновении определенного события.

4. Отчеты. Являются объектами, которые используются для подведения каких-либо итогов на основании имеющихся данных, и вывода этих итогов в определенном формате на печать.

5. Страницы. Представляют собой объекты, которые обеспе­чивают доступ к информации, имеющейся в БД, из сети Internet посредством броузера Internet Explorer. Каждая страница, как правило, представляет собой HTML-файл, посредством которого пользователи Internet получают доступ к имеющейся БД.

6. Макросы. Являются объектами, предназначенными для вы­полнения определенных действий при возникновении того или иного события. Например, с помощью макросов можно создавать запросы, формировать отчеты, открывать таблицы, обрабатывать формы и т. д.

7. Модули. Представляют собой объекты, которые содержат одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic в системе разработки приложений Visual Basic for Appli­cations. С помощью модулей можно реализовывать широкий спектр возможностей по обработке данных, которые недос­тупны разработчику в случае использования макросов.
^

Глава 4.3 Работа с БД и таблицами

Создание БД


После того как приложение Access запущено, на экране поя­вится диалоговое окно начала работы с данной СУБД. Команды «Новая база данных», «Запуск мастера», «Открыть базу данных». (Файлы БД имеют расширение *.mdb.)

При выборе команды ^ Новая база данных на экране будет отображено диалоговое окно создания новой БД, в котором необходимо в поле Имя файла указать имя создаваемой БД и нажать кнопку Создать. Появится окно созданной БД.

Создать новую БД можно также при помощи команды ^ Мас­тера, страницы и проекты баз данных (см. рис. 4.2), после вы­полнения которой на экране будет отображено диалоговое окно Создание. На вкладке Общие данного окна можно выбрать тип создаваемого объекта (БД, страница доступа к данным или про­ект), а на вкладке Базы данных - один из имеющихся шаблонов для БД. Мастер ведет диалог выбора таблиц, их полей и оформления, затем сам строит запросы, формы и отчеты.
^



Создание таблиц


Чтобы создать в БД новую таблицу, необходимо в окне от­крытой БД, например Образование, нажать в списке Объекты кнопку Таблицы. В диалоговом окне Новая таблица (см. рис. 4.10 выбрать один из предлагаемых режимов создания.



^ Режим таблицы. Позволяет вводить данные непосредственно в таблицу (удобно использовать для редактирования имеющейся таблицы).

Мастер таблиц. Позволяет создать новую таблицу, используя имеющиеся шаблоны таблиц. При этом в создаваемую таблицу можно добавлять поля из разных шаблонов.

Конструктор. Предоставляет возможность перед вводом дан­ных определить структуру новой таблицы, т. е. какие именно по­ля будут в ней использоваться.

^ Импорт таблиц. Применяется для создания новой таблицы БД на основании какого-либо файла данных, имеющегося на дис­ке, причем, возможно, даже в другом формате (не Access).

Связь с таблицами. Позволяет создать в БД таблицу, которая будет связана с таблицей из другого файла данных, другими сло­вами, внешнюю таблицу. Очень удобно использовать этот режим для подключения к серверу БД, например, Microsoft SQL Server.

Режим таблицы. В случае выбора данного режима будет ото­бражено окно с новой таблицей, имеющей стандартное имя Таб­лица 1. Названия столбцов также имеют стандарт­ные названия: Поле1, Поле2 и т. д. Этот режим, как правило, ис­пользуется для ввода и редактирования данных в имеющейся таблице.



Область таблицы, расположенная слева от ячеек, называется областью выделения строки, а область над ячейками - областью выделения столбца. При помещении указателя мыши в одну из этих областей он примет вид черной стрелки, и щелчок левой кнопкой мыши приведет к выделению соответствующей строки или столбца. С другой стороны, выпол­нение в этом же положении щелчка правой кнопкой мыши при­ведет к отображению списка возможных действий, которые мож­но выполнить для выделенной строки (столбца).

В области выделения строки может находиться один из сле­дующих символов, наглядно отображающий текущее состояние поля таблицы, на которой в данный момент находится курсор (см. табл. 4.2):



После того как в какое-либо поле пустой записи введен пер­вый символ, в области выделения строки вместо изображения текущей сохраненной записи появится изображение редакти­руемой записи. При окончании ввода в последнее поле текущей записи выполняется автоматический переход к первому полю следующей записи.

Чтобы изменить название столбца в таблице, следует выде­лить требуемый столбец, выполнив щелчок левой кнопкой мыши на его области выделения, и выбрать команду Переименовать столбец в меню Формат (или в контекстном меню для данного столбца). После этого в области выделения столбца можно задать для него новое имя.

Самостоятельно: ^ Сервис Параметры Общие Автоза­мена имен:

выполнять автозамену имен - при изменении имени поля в таблице для всех остальных объектов БД выполняется автоматическая замена этого имени;

Самостоятельно: команду ^ Добавить столбец, Удалить столбец изменение порядка следования столбцов.

Для перехода к той или иной записи в нижней части окна таблицы имеются кнопки управления курсором, т. е. кнопки, позволяющие устано­вить курсор на ту или иную запись (см. табл. 4.3):



Кроме этого, можно также воспользоваться полем номера за­писи, в котором отображается порядковый номер текущей записи. Для того чтобы перейти к записи с определенным порядковым номером, необходимо ввести этот номер в поле номера записи и нажать Enter.

Мастер таблиц использу­ется при создании новых таблиц на основании имеющихся в Ac­cess шаблонов. Выбор полей для новой таблицы на основании пред­лагаемых шаблонов.


Конструктор. Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необхо­димо вначале указать название поля (Имя поля) и после этого определить в раскрывающемся списке тип данных, которые бу­дут в нем храниться (Тип данных). Кроме этого, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в это поле (Описание).

Для любой таблицы в реляционной БД должен быть задан так называемый первичный ключ или ключевое поле, которое позво­ляет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Чтобы создать в таблице первичный ключ, необходимо в режиме Конструктор выделить поле и выполнить команду Прав­ка Ключевое поле или нажать кнопку Ключевое поле на па­нели инструментов. (Для отмены нажать еще раз).

Для сохранения изменений, внесенных в таблицу (либо ввод данных, либо преобразование структуры), следует выполнить команду Файл Сохранить или нажать кнопку Сохранить.
^

Работа с полями


Следует задать тип полей таблицы: щелкнуть в режиме Конструктора таблиц левой кнопкой мыши в столбце Тип данных соответствующей строки и выбрать в списке требуемый тип. Затем задать параметры выбранного типа в разделе Свойства поля окна конструктора.




Самостоятельно: ^ Маска ввода определяет формат вводимой информации. Например, можно ограничить диапазон возможных символов, которые могут быть введены в поле, только цифрами или только буквами, установить автомати­ческое преобразование введенного текста к нижнему или верхне­му регистру (т. е. изменять все введенные буквы на строчные или на прописные) и т. д. Например, таблица Студенты имеет поля следующих форматов:

Код Студента - Счетчик (первичный ключ);

Фамилия - Текстовый (размер поля = 20 символов);

Имя - Текстовый (размер поля =10 символов);

Отчество - Текстовый (размер поля = 15 символов).

^

Связи между таблицами


Структура реляционной БД всегда разрабатывается таким об­разом. чтобы каждая таблица, которая в ней находится, не содер­жала избыточной информации. Например, в БД Образование не­обходимо хранить данные об оценках, которые получил каждый студент по тому или иному предмету. Как следствие, нужно так­же каким-то образом хранить и названия предметов, по которым эти оценки ставятся. Кроме этого, необходимо хранить фамилию, имя и отчество преподавателей с указанием предмета, который ведет каждый из них. Если для этих целей будет использоваться одна таблица, то станет очевидным нерациональное использова­ние памяти компьютера, так как для каждого студента придется хранить в соответствующей записи названия предметов и фами­лии преподавателей, которые будут повторяться много раз. По­этому указанную информацию необходимо разбить на несколько таблиц, которые будут между собой взаимосвязаны:









При этом для созданных таблиц необходимо установить свя­зи, чтобы, например, по фамилии студента в таблице Студенты определить все записи с его оценками из таблицы Успеваемость. Связи между таблицами в БД используются при формировании запросов, создании отчетов или разработке форм. Как видно из таблиц 4.12 - 4.15, в разрабатываемой структуре данных сущест­вуют следующие взаимосвязи:

1) таблица Студенты, поле Код Студента  таблица Успевае­мость. поле Код Студента;

2) таблица Преподаватели, поле Код Преподавателя  таблица Предметы, поле КодПреподавателя;

3) таблица Предметы, поле Код Предмета  таблица Успевае­мость, поле Код предмета.

Для установки связей можно воспользоваться режимом ^ Схема данных, команда Связи \ Добавить таблицу

Чтобы установить связь, например, по полю КодСтудента ме­жду таблицами Студенты и Успеваемость, необходимо выделить в окне ^ Схема данных поле Код Студента в таблице Студенты, с помощью мыши "перетащить" его изображение на поле Код Студента таблицы Успеваемость, и затем отпустить кнопку мыши. При этом появится диалоговое окно Изменение связей, в котором для обеих таблиц должно быть указано поле КодСтудента.

Для того чтобы в таблице Успеваемость не хранились оценки несуществующих студентов (т. е. записи, для которых значение поля КодСтуденга не совпадает ни с одним из значений поля КодСтуденга в таблице Студенты), следует в окне Изменение связей установить флажок Обеспечение целостности данных. После этого в таблицу Успеваемость невозможно будет ввести запись с таким значением поля КодСтуденга, для которого нельзя будет найти соответствующую запись в таблице Студенты.

Если установлен флажок ^ Обеспечение целостности данных, то в окне Изменение связей автоматически становятся доступны еще два флажка:

каскадное обновление связанных полей. При изменении значе­ния ключевого поля в "главной" таблице (Студенты) автоматиче­ски изменяются значения связанного поля для соответствующих записей в "подчиненной" таблице (Успеваемость). В рассматри­ваемом случае ключевое поле КодСтудента является счетчиком, следовательно, значения этого поля не могут быть изменены пользователем. Поэтому нет необходимости устанавливать дан­ный флажок:

каскадное удаление связанных полей. При удалении записи из "главной" таблицы (Студенты) автоматически удаляются те запи­си из "подчиненной" таблицы (Успеваемость), для которых зна­чение поля КодСтудента совпадает со значением в удаленной записи из таблицы Студенты. Так как в таблице Успеваемость не нужно хранить оценки несуществующих студентов, то флажок каскадное удаление связанных полей следует установить.

Тип отношения между связывае­мыми таблицами Access определяет автоматически. (связь типа"один-к-одному" или "один-ко-многим").

Команда ^ Связи \ Отобразить прямые связи добавляет к схеме непосредственно связанные таблицы, а команда Связи \ Отобразить все добавляет все таблицы со связями.
^



Использование индексов


Поле индекса ускоряет сортировку.

Чтобы создать индекс для одного поля в режиме конструктора, в разделе Свойства поля установить свойству Индексированное поле значение Да

Чтобы построить составной индекс, используется ко­манда Вид \ Индексы (Самостоятельно.)
^

Операции с таблицами


Переименование. Чтобы переименовать созданную таблицу, необходимо ее выделить в окне БД и выполнить команду Прав­ка | Переименовать

Копирование. Через буфер кнопкой Копировать, вставка из буфера кнопкой Вставить После выполнения вставки на экране появится диалоговое окно Вставка таблицы (см. рис. 4.25), в котором необходимо указать новое имя таблицы (например, Копия Успеваемость), выбрать в качестве Параметра вставки пункт структура и данные и на­жать кнопку ОК.

Удаление. Команда Правка \ Удалить. В том случае, если удаляемая табли­ца имела связи с другими таблицами. Access отобразит еще одно сообщение о необходимости удаления всех связей этой таблицы. Чтобы подтвердить удаление связей, следует выбрать кнопку Да.

^

Глава 4.4 Обработка данных в таблице

Возможности обработки данных


Сортировка данных. Выделить столбец, затем выбрать пункт Запи­си \ Сортировка.

Поиск и замена данных. Команда Правка Найти (кнопка ), после чего будет отображено диалоговое окно Поиск и замена. В этом окне имеются следующие поля для настройки параметров поиска:

Образец - строка для поиска.

Поиск в - определяет режим поиска либо в текущем поле ак­тивной таблицы, либо во всей таблице.

Совпадение - определяет тип поиска. Например, если в поле Образец введено 99, то для значений 99, 1998 и 991 выбор того или иного режима приведет к таким результатам:

^ С любой частью поля - найдет и значение 99, и 1998, и 991;

Поля целиком - найдет только значение 99;

• С начала поля - найдет значения 99 и 991.

Просмотр - определяет направление поиска от текущей записи:

^ Вверх - к первой записи;

Вниз - к последней записи;

Все - поиск во всей таблице.

С учетом регистра - при поиске учитывается регистр (т е. строчные и прописные буквы), который использовался при ука­зании строки в поле Образец.

С учетом формата полей - при поиске учитывается формат отображения, установленный для того или иного поля. Например, дата, сохраненная в формате 10.02.99, отображается в таблице как 10 -фев- 99.

Заменить на - строка для замены найденного значения (толь­ко на вкладке Замена).

Фильтрация данных. При работе с таблицами часто бывает необходимо отображать не все записи, а только те, которые соот­ветствуют определенным условиям. Для этого используются сле­дующие режимы фильтрации:

1. ^ Фильтр по выделенному. Чтобы задать режим, при котором выводились бы только те записи в которых в определенном поле присутствует определенное значение, следует выделить эту часть поля и воспользоваться режимом фильтр по выделенному. Пусть необходимо установить такой фильтр, чтобы в таблице отобра­жались только те студенты, фамилии которых заканчиваются на букву "а". Для этого в поле Фамилия необходимо выделить по­следнюю букву "а" в фамилии, например, Жукова. Затем нужно выполнить команду Записи \ Фильтр. Фильтр по выделенному. После этого будут отображены записи для студен­тов: Жукова, Волошина и Гущина.

Зачастую бывает нужно установить режим фильтрации не по одному, а по нескольким условиям, например, чтобы и в фами­лии, и в имени была последняя буква "а". В этом случае следует вначале задать режим Фильтр по выделенному для фамилии (см. рис. 4.28), а в полученной таблице задать тот же режим для имени, т. е. выделить последнюю "а" в каком-либо имени и на­жать кнопку (молния).

^ 2. Обычный фильтр. Если необ­ходимо отображать все записи, которые удовлетворяют хотя бы одному из указанных условий, команда Записи Фильтр | Изменить фильтр В левом нижнем углу окна фильтрации имеются вкладки Найти и Или, при выборе ко­торых в полях отображаются установленные ограничения.

Для задания каких-либо условий в Access используются несколько операторов сравнения, а также логи­ческие операторы.










Например, необходимо установить единственное ограниче­ние, которое должно состоять в том, что первая буква поля Фа­милия должна находиться в диапазоне от "А" до "М". В этом случае можно в режиме изменения фильтра задать для поля Фа­милия ограничение >= "A*" AND <="M*" или ограничение BETWEEN "A*" AND "М*" (см. рис. 4.31).



Чтобы задать ограничения на несколько полей, при которых отображались бы все записи, которые удовлетворяют хотя бы одному из указанных ограничений, можно воспользоваться вкладкой Или окна фильтра. Например, необходи­мо отобразить только тех студентов, у которых имя или фамилия закачиваются на букву "а". Для этого вначале необходимо на вкладке Найти окна фильтра указать для поля Фамилия условие LIKE "*a" (см. рис. 4.33). После этого следует выбрать вкладку Или и указать для поля Имя условие LIKE "*a" (см. рис. 4.34).

Необходимо также отметить, что при выборе вкладки ^ Или ав­томатически появляется следующая вкладка Или, т. е. можно ука­зать несколько условий, хотя бы одно из которых должно выпол­няться. Если нужно удалить все установленные ограничения, то при открытом окне фильтра следует воспользоваться кнопкой Очистить бланк.

После установки ограничений нужно применить фильтр к таблице (кнопка).

3. ^ Расширенный фильтр. Если возможностей обычной фильт­рации не хватает, например, необходимо не только отображать определенные записи, удовлетворяющие тем или иным условиям, но и выполнять сортировку данных по нескольким столбцам, то в этом случае можно использовать расширенный фильтр. Для этого необходимо выполнить команду Записи \ Фильтр Расширенный фильтр, после чего отобразится окно расширенного фильтра. Затем следует выбрать поля. на которые будут накладываться ограничения (Поле), а также направление их сор­тировки (Сортировка). После этого указать ограничение на со­держимое выбранного поля (Условие отбора).

Например, необходимо отображать только тех студентов, имена которых начинаются на букву "М", а отчества - на букву "В", причем нужно их отсортировать в алфавитном порядке имен, фамилий и отчеств. Для этого следует в первой ячейке па­раметра Поле выбрать из списка поле Фамилия (или перетащить его в эту ячейку из структуры таблицы в верхней части окна рас­ширенного фильтра). Затем нужно во второй ячейке выбрать поле Имя и установить условие отбора Like "М*". После этого необхо­димо в третьей ячейке параметра Поле выбрать Отчество и ука­зать условие отбора Like "В*". В заключение нужно указать для всех полей режим сортировки по возрастанию и воспользоваться кнопкой. После этого в таблице будут ото­бражены только те записи, которые удовлетворяют указанным условиям, отсортированные в указанном направлении (сначала -сортировка по фамилии, затем - по имени, и после этого — по от­честву).

^

Форматирование таблицы


(Самостоятельно)

Использование подтаблиц


Подтаблицы авто­матически создаются сразу после определения связей между таб­лицами. При этом рядом с каждой записью в таблице появляется изображение крестика, при нажатии на который будет развернута структура подтаблицы.

Чтобы удалить имеющуюся подтаблицу, следует воспользоваться ко­мандой Формат \ Подтаблица \ Удалить. В этом случае подтаб­лица будет удалена и пользователь для данной таблицы может создавать подтаблицу по своему усмотрению.

Чтобы создать новую подтаблицу, необходимо в открытой таблице выполнить команду Вставка Подтаблица.
^

Применение подстановки


В режиме конструктора выбрать для по­ля в списке Тип данных пункт Мас­тер подстановок. Можно задать свой список или связать поле со значениями поля из другой таблицы.
^

Анализ таблиц


Даже при самой тщательной разработке структуры БД может возникнуть ситуация, когда в одной таблице хранятся повторяю­щиеся данные. При работе с большими объемами информации это приводит к нерациональному использованию дискового про­странства и к увеличению продолжительности обработки БД. Чтобы определить, не встречаются ли в той или иной таблице часто повторяющиеся данные, можно воспользоваться средством анализа таблиц.

Для вызова процедуры анализа необходимо открыть БД и вы­полнить команду Сервис \ Анализ \ Таблица и выбрать автоматическое разбиение.

Если в таблице повторяющиеся данные встречаются доста­точно часто, то на очередном этапе мастер анализа предложит разгруппировать эту таблицу, чтобы в каждой из полученных таблиц хранились только уникальные данные.




Схожі:

2 Краткий обзор субд microsoft Access 2000 iconНавчання та контролю знань
Анотація. До розробки входять мультимедійний навчальний курс з Access 2000, що містить 6 годин відеолекцій та включає підсистему...
2 Краткий обзор субд microsoft Access 2000 iconІнформаційна картка про інноваційну розробку
Анотація. До розробки входять мультимедійний навчальний курс з Access 2000, що містить 6 годин відеолекцій та включає підсистему...
2 Краткий обзор субд microsoft Access 2000 iconMs access 2003 ms sql server 2000
Відповідності між типами даних, що використовуються у ms access, та типами даних у ms sql server 2000
2 Краткий обзор субд microsoft Access 2000 iconNwind. Mdb из папки M:\msoffice\Office\Samples
Знакомство с субд ms access: работа с существующей базой данных, фильтры по данным
2 Краткий обзор субд microsoft Access 2000 iconNwind. Mdb из папки M:\msoffice\Office\Samples
Знакомство с субд ms access: работа с существующей базой данных, фильтры по данным
2 Краткий обзор субд microsoft Access 2000 iconNwind. Mdb из папки M:\msoffice\Office\Samples
Знакомство с субд ms access: работа с существующей базой данных, фильтры по данным
2 Краткий обзор субд microsoft Access 2000 iconNwind. Mdb из папки M:\msoffice\Office\Samples
Знакомство с субд ms access: работа с существующей базой данных, фильтры по данным
2 Краткий обзор субд microsoft Access 2000 iconNwind. Mdb из папки M:\msoffice\Office\Samples
Знакомство с субд ms access: работа с существующей базой данных, фильтры по данным
2 Краткий обзор субд microsoft Access 2000 iconNwind. Mdb из папки M:\msoffice\Office\Samples
Знакомство с субд ms access: работа с существующей базой данных, фильтры по данным
2 Краткий обзор субд microsoft Access 2000 iconNwind. Mdb из папки M:\msoffice\Office\Samples
Знакомство с субд ms access: работа с существующей базой данных, фильтры по данным
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи