Лекція 1 \"автоматизоване опрацювання ділових документів. Текстові процесори \" icon

Лекція 1 "автоматизоване опрацювання ділових документів. Текстові процесори "




Скачати 255.08 Kb.
НазваЛекція 1 "автоматизоване опрацювання ділових документів. Текстові процесори "
Дата12.09.2012
Розмір255.08 Kb.
ТипЛекція

ЛЕКЦІЯ 2.1

"АВТОМАТИЗОВАНЕ ОПРАЦЮВАННЯ ДІЛОВИХ ДОКУМЕНТІВ. ТЕКСТОВІ ПРОЦЕСОРИ "


Розглянуті питання:

  1. ОПЕРАЦІЇ З ДОКУМЕНТАМИ

  2. ТЕКСТОВІ РЕДАКТОРИ І ТЕКСТОВІ ПРОЦЕСОРИ

  3. ВІКНО ПРОГРАМИ WORD

  4. МЕТОДИ ПРЕДСТАВЛЕННЯ ДОКУМЕНТА

  5. РОБОТА З ДЕКІЛЬКОМА ДОКУМЕНТАМИ

  6. РОБОТА З РІЗНОМАНІТНИМИ ЧАСТИНАМИ ДОКУМЕНТА

  7. ВВЕДЕННЯ І РЕДАГУВАННЯ ТЕКСТУ

  8. ПЕРЕМІЩЕННЯ КУРСОРУ

  9. РОБОТА З ФРАГМЕНТАМИ ТЕКСТУ

  10. ЗАСОБИ ПОШУКУ І ЗАМІНИ

  11. СКАСУВАННЯ ДІЇ ПОМИЛКОВИХ КОМАНД

  12. ХАРАКТЕРИСТИКИ ШРИФТІВ

  13. ^ ВИЗНАЧЕННЯ ВИДУ І НАЧЕРТАННЯ ШРИФТУ

  14. ВИРІВНЮВАННЯ АБЗАЦІВ

  15. ФОРМАТУВАННЯ АБЗАЦІВ

  16. ФОРМАТУВАННЯ ЗА ДОПОМОГОЮ ЛІНІЙКИ

  17. МАРКІРОВАНІ І НУМЕРОВАНІ СПИСКИ

  18. ^ ОФОРМЛЕННЯ ТЕКСТУ У ДЕКІЛЬКА СТОВПЧИКІВ

  19. СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ

  20. ФОРМАТУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ СКЛАДНОЇ СТРУКТУРИ

  21. ПОПЕРЕДНІЙ ПЕРЕГЛЯД І ДРУК ДОКУМЕНТІВ


^ ОПЕРАЦІЇ З ДОКУМЕНТАМИ

Під діловим документом будемо розуміти призначену для керування семантичну інформацію, подану в однієї з 4-х форм:

  • текстова форма (накази, ділові листи, статті, часописи, стандарти);

  • аудіальна форма (запису телефонних переговорів, виступів, музичних творів);

  • графічна форма (карти, схеми, креслення, графіки, малюнки);

  • візуальна форма (відеозапису, рекламні ролики, фрагменти мультиплікацій, відеокліпи).

Комплексна форма представлення інформації об'єднує декілька однорідних форм.

Більшість документів, що циркулюють у установі, є текстовими, тобто являють собою блоки тексту, що складаються зі звичайних слів, цифр і розділових знаків. При роботі з текстовими документами комп'ютер перетворюється в подобу дуже потужної і «інтелектуальної» друкарської машинки, що дозволяє підготувати документ швидко і якісно.

При підготуванні текстових документів на комп'ютері використовуються три основні групи операцій. ^ Операції введення дозволяють перекласти вихідний текст із його зовнішньої форми в електронний вид, тобто, у файл, що зберігається на магнітному носії. Існують три засоби формування електронного образа документа. Перший - машинописний набір за допомогою клавіатури. Другий - сканування паперового оригіналу з наступним розпізнаванням символів для перекладу документа з формату графічного зображення в текстовий формат. Третій - застосування мовного процесора для перетворення що диктується тексту зі звукової форми в текстовий формат.

^ Операції редагування (правки) дозволяють змінити вже існуючий електронний документ шляхом додавання або видалення його фрагментів, перестановки частин документа, злиття декількох документів в один або, навпаки, розбивки єдиного документа на декілька більш дрібних.

При введенні і редагуванні формується значеннєве зміст текстового документа. Зовнішню форму документа задають операціями форматування. Команди форматування дозволяють точно визначити, як буде виглядати текст на екрані монітора або на папері після друку на принтері.

Введення, редагування і попереднє форматування при роботі над текстом часто виконують паралельно.

Друга група операцій пов'язана з вивченням документів, що надходять. У її входить перегляд тексту, зіставлення з іншими документами, вибірка і запам'ятовування фрагментів тексту (цитат).


^ ТЕКСТОВІ РЕДАКТОРИ І ТЕКСТОВІ ПРОЦЕСОРИ

Всі електронні текстові документи потребують введення і, звичайно, редагування, але форматування документа не завжди є обов'язковим. Наприклад, при написанні тексту комп'ютерної програми форматування не потрібно, оскільки вихідний текст призначений не для друку, а для наступного обробки програмою-компілятором.

Більш того, форматування текстового документа в багатьох випадках шкодить справі, оскільки інформація про форматування заноситься в текст у виді невидимих кодів. Наявність подібних кодів може заважати певним програмам працювати з текстами. Так, наприклад, текстовий редактор Блокнот не спроможний відобразити на екрані текстовий файл, створений у текстовому процесорі Word, хоча обидві програми належать до однієї групи стандартних програм Windows і обидва призначені для роботи з текстами.

Таким чином, історично склалася ситуація, при котрої деякі документи потребують форматування, а деякі - ні. Виявилося зручним мати різноманітні програми: одні з них використовуються тільки для введення і редагування тексту, а інші дозволяють також його форматувати. Перші програми називають текстовими редакторами, а другі - текстовими процесорами.

Всі текстові редактори зберігають у файлі «чистий» текст і завдяки цьому сумісних один з одним. Різноманітні текстові процесори записують у файл інформацію про форматування по-різному і тому несумісні один з одним. Проте в багатьох текстових процесорах є можливість перетворення тексту з одного формату в інший.

Неформатовані текстові файли в системі Windows мають розширення ТХТ, а файли Word - розширення DOC.


^ ВІКНО ПРОГРАМИ WORD

Структура вікна Word типова для додатків Windows. У її входять елементи, необхідні для редагування і форматування текстів. У верхній частині вікна розташовуються панелі команд, до яких відносяться рядок меню і панелі інструментів. Після установки програми в ній по умовчанню присутні дві панелі інструментів - "Стандартна" і "Форматування". Проте якщо в ході роботи виникає необхідність в інших панелях інструментів, їх теж можна відчинити і розташувати уздовж будь-якої межі вікна або окремо.

Під панелями інструментів розташовується лінійка, проградуйованна в сантиметрах або дюймах. Вона допомагає контролювати розміщення елементів сторінки й управляти операціями форматування.

Основну частину вікна займає робоча область, що містить вікно що редагується документа. Якщо вікно документа розгорнуто на всю робочу область, то воно збігається з вікном програми. Тому у вікні присутні два набори кнопок керування розміром. Верхні кнопки відносять до програми, а нижні - до документа.

Вертикальна смуга прокрутки програми Word має особливість. Під ній розташовані три додаткові кнопки переходу: на сторінку нагору й униз або до обраного об'єкта, у якості якого може виступати сторінка, розділ, таблиця, виноска, заголовок, малюнок і т.п.

У самій нижній частині вікна розташовується рядок стана. Вона містить довідкову інформацію про документ і індикатори, що вказують на поточний режим роботи.


^ МЕТОДИ ПРЕДСТАВЛЕННЯ ДОКУМЕНТА

Починати роботу з вивчення програми Word слідує з завантаження готового документа. Такий документ повинний мати розширення DOC. Загрузив довільний документ, можна поэксперентувати із режимами представлення документа на екрані. Таких режимів декілька. Зліва від горизонтальної смуги прокрутки розташовуються чотири кнопки, що дозволяють вибрати вид відображення документа в робочій області.

1. Перша кнопка включає звичайний режим. Цей режим використовують при простому введенні і редагуванні тексту. У цьому режимі не відображаються спеціальні елементи сторінки, малюнки і стовпчики тексту. Це режим призначений тільки для роботи з текстом.

2. Режим електронного документа найбільше зручний, якщо мова йде не про редагування, а про перегляд готового документа. Зліва відчиняється додаткова панель із змістом документа. Вона дає наочне представлення про структуру документа і забезпечує зручний перехід до будь-якого поділу.

У цьому режимі на екрані не відображаються кнопки вибору методу представлення документа, тому в даний режим легко ввійти, але відразу не зміркуєш, як із нього вийти. Треба скористатися меню Вид. У ньому є потрібні елементи керування.

3. У режимі розмітки документ представляється на екрані точно так, як він буде виглядати при друку на папері. Цей режим найбільше зручний для операцій форматування.

4. Остання кнопка відчиняє документ у режимі структури. Цей режим зручний для робіт над планом документа (упорядкування, перегляд, редагування).


^ РОБОТА З ДЕКІЛЬКОМА ДОКУМЕНТАМИ

Текстовий процесор Word дозволяє працювати одночасно з декількома документами. Кожний із них відчиняється у своєму вікні. Це вікно не виходять за межі загального вікна програми, але можуть перекривати один одного. Засоби текстового процесора дозволяють управляти зручним розміщенням цих вікон на екрані і переключатися між ними.

Активне вікно документа має власні кнопки: що звертає, що розвертає, і закриває. Після згортанняя вікно документа відображається у виді невеличкої панелі в лівому нижньому куту робочої області. При розгортанні вікно займає всю робочу область вікна додатка. Назва поточного файла переноситься в рядок заголовка додатка, а кнопки керування розміром вікна - у рядок меню.

Розміри окремих вікон документів можна змінювати методом протягання. Це робиться так само, як зміна розміру звичайних вікон додатків.

Для переключення у вікно потрібного документа можна клацнути кнопкою миші в будь-якому місці цього вікна. Якщо ж потрібне вікно цілком закрите вікнами інших документів, то для переключення можна використовувати меню Вікно. Воно містить пункти, що відповідають кожному з відкритих документів.

Послідовно переключатися між відкритими вікнами документів можна за допомогою клавіатурних комбінацій. Комбінацією CTRL+F6 перебирають вікна в прямому порядку, a CTRL+SHIFT+F6 - в оберненому.

Команда "Вікно - Упорядкувати усе" дозволяє побачити в робочій області усі вікна документів одночасно. У цьому випадку вікна розташовуються друг над другом. Всі вони приймають однаковий розмір, а їхня сумарна висота відповідає висоті робочої області. У такому режимі зручно працювати тільки на моніторах великого розміру. На моніторах малого розміру зручний прийом складається в розташувані вікон каскадом, але він виконується вручну.


^ РОБОТА З РІЗНОМАНІТНИМИ ЧАСТИНАМИ ДОКУМЕНТА

При вивченні документа виникає необхідність зіставляти його різноманітні частини. Щоб одночасно відобразити їх на екрані монітора, вікно можна розділити на дві частини. Кожна частина вікна одержує свої незалежні смуги прокрутки, за допомогою яких можна бачити фрагменти тексту.

Для поділу вікна виберіть пункт меню "Вікно - Розділити". У середині вікна з'явитися сіра розділова смуга з покажчиком миші. Установив межу в потрібному місці, натисніть кнопку миші. З'являться два вікна. Межу поділу вікон можна перетаскувати мишею. Для зняття поділу вибрати пункт меню "Вікно - Зняти поділ".


^ ВВЕДЕННЯ І РЕДАГУВАННЯ ТЕКСТУ

Базові операції по введенню і редагуванню (правці) тексту стандартні для всіх текстових редакторів і текстових процесорів.

1. Вікно поточного документа завжди містить мигтючу вертикальну рису - курсор. Введення тексту здійснюється шляхом набору з клавіатури. Символи що вводяться з'являються в місці розташування курсору. Курсор при введенні зрушується вправо.

2. Щоб текст який вводиться заміщав, а не зсував текст, що був раніше, включають режим заміни. Переключення режиму заміни здійснюють натисканням клавіші INSERT або подвійним клацанням на індикаторі ЗАМ у рядку стана.

ПРИМІТКА. Клавіша INSERT може використовуватися в двох варіантах:

  • переключення режиму набору тексту ВСТАВКА - ЗАМІНА.

  • вставка даних із буфера обміну.

Для завдання необхідного вам варіанта використання клавіші виберіть пункт меню СЕРВІС - ПАРАМЕТРИ. У діалоговому вікні, що відчинилося, виберіть вкладку ПРАВКА і встановите прапорець "Використовувати клавішу INS для вставки"

3. По досягненні правого краю сторінки текст автоматично переноситься на новий рядок. У залежності від режиму, слово що не вмістилось переноситься на наступний рядок або цілком, або з урахуванням правил переносу.

4. Щоб примусово завершити рядок і почати новий абзац, треба натиснути клавішу ENTER.

^ ПЕРЕМІЩЕННЯ КУРСОРУ

4. Встановить курсор у потрібне місце документа простіше усього клацанням миші в потрібній точці. Те ж можна виконати курсорними клавішами. Інші доступні клавіатурні комбінації приведені в супровідній таблиці.

Команди управління курсором

Клавіатурна команда

Куди переміщається курсор

HOME

У початок поточного рядка

END

У кінець поточного рядка

CTRL+HOME

У початок документа

CTRL+END

У кінець документа

PAGE UP

Нагору на один екран

PAGE DOWN

Униз на один екран

^ CTRL+PAGE DOWN

На одну друкарську сторінку вперед

CTRL+PAGE UP

На одну друкарську сторінку тому

CTRL+ВЛІВО

На одне слово тому

CTRL+ВПРАВО

На одне слово вперед

CTRL+УНИЗ

На один абзац уперед

CTRL+BBEPX

На один абзац тому


^ РОБОТА З ФРАГМЕНТАМИ ТЕКСТУ

5. Для видалення, копіювання і переміщення фрагментів тексту відповідний фрагмент повинний бути спочатку виділений. Виділення фрагмента відбувається протяганням миші або любою командою переміщення курсору при натиснутій клавіші SHIFT.

6. Виділений фрагмент видаляють натисканням клавіші DELETE або просто шляхом набору тексту, що заміщає. Переміщення фрагмента можна здійснити методом перетаскування, хоча, набагато зручніше використовувати буфер обміну.


^ ЗАСОБИ ПОШУКУ І ЗАМІНИ

При роботі з довгими документами іноді доводиться вносити в них повторювані зміни. Програма Word має спеціальні засоби для пошуку і заміни. Ці засоби дозволяють знайти в тексті фрагмент, заданий у виді текстового рядка, і замінити зазначений рядок новим текстом. Команда пошуку корисна, коли відомо, про що говориться в потрібному абзаці, але цілком невідомо, у якій частині документа він розташовується.

1. Діалогове вікно "Знайти і замінити" відчиняють командою "Правка - Знайти" або комбінацією клавіш CTRL+F. Можна також клацнути на кнопці "Вибір об'єкта переходу" і на панелі, що відчинилася, вибрати значок "Знайти".

2. У поле "Знайти" уводять фрагмент розшукуваного тексту.

3. Щоб задати додаткові параметри пошуку, треба клацнути на кнопці "Більше".

4. Додаткові кнопки "Формат" і "Спеціальний" дозволяють розшукувати текст, отформатованний указаним образом, і «сховані» символи. Пошук починається після клацанні на кнопці "Знайти далі".

5. Для автоматичної заміни знайденого тексту використовують елементи управління вкладки "Замінити".

6. Рядок, що заміняє, вводять у поле "Замінити на". Стандартний прийом пошуку і заміни полягає в тому, що по клацанні на кнопці "Знайти далі" розшукується чергове місце, де задана рядок зустрічається в документі, а потім клацанням на кнопці "Замінити" виконується заміна (якщо вона необхідна). Якщо заздалегідь відомо, що заміну варто зробити по всьому документі і у усіх випадках, можна відразу клацнути на кнопці "Замінити усе".

7. Елементи управління вкладки "Перейти" використовують для переходу до специфічного тексту або об'єкта, наприклад до заданої сторінки, виносці або малюнку.

8. Тип об'єкта вибирають у списку, що розкривається, "Об'єкт переходу", після чого в поле "Введіть номер" задають його абсолютний або відносний номер.

9. Перехід виконують клацанням на однієї з кнопок "Наступний", "Попередній" або "Перейти".


^ СКАСУВАННЯ ДІЇ ПОМИЛКОВИХ КОМАНД

Людині, як відомо, властиво помилятися, і робота в текстовому процесорі не є винятком. Помилки, що призводять до утрати великих фрагментів тексту, можуть зажадати значного часу на їхнє виправлення, а якщо оригінал тексту не зберігся, ті труднощі можуть бути непереборними.

Текстовий процесор Word забезпечує свого роду «страховку» від подібних помилок. Він дозволяє відміняти дію помилкових команд і відновлювати стан документа, що був до виконання небажаних операцій.

Скасування останньої виконаної команди виконують командою "Правка - Скасувати", кнопкою "Скасувати" на панелі інструментів або клавіатурною комбінацією CTRL+Z. Серія скасувань дозволяє скасувати дію декількох попередніх команд.

Для скасування декількох останніх команд можна також клацнути на кнопці поруч із кнопкою "Скасувати" на панелі інструментів. При цьому відчиняється список команд, скасувань дій яких можлива.

Скасування розуміє відновлення стана документа таким, яким воно було до виконання відповідної команди. Тому при прямуванні униз по даному списку що відміняються команди вибираються автоматично. Обрані команди виділяються цвітом, а в нижньому рядку вказується загальне число команд що відміняються. Скасувати групи команд виконують клацанням миші на останній команді що відміняється.

Якщо операція була скасована помилково, те відразу після цього її можна повторити за допомогою команди "Правка - Повторити", кнопки "Повернути" або комбінації клавіш CTRL+Y. Послідовне виконання такої операції дозволяє повторити ряд скасованих команд. Кнопка "Повернути", як і кнопка "Скасувати", має розгортающійся список, що дозволяє повторити групу команд.

Повторення операцій можливо тільки безпосередньо після їхній скасування. Якщо замість цього виконати іншу операцію, наприклад уведення, то список повторюваних команд обчищається, а кнопка "Повернути" стає неактивної.


^ ХАРАКТЕРИСТИКИ ШРИФТІВ

При роботі з текстовими документами інтенсивно використовується термінологія , яка була прийнята в поліграфії. Для того щоб орієнтуватися в назвах пунктів меню й одиницях поліграфічних вимірів роздивимося зміст основних термінів.

ШРИФТ (ньому. Schrift, від Schreiben - писати) - графічна форма знаків алфавітної системи листа. Шрифт являє собою набір букв, цифр, символів і знаків пунктуації певного зовнішнього вигляду. Шрифт - важливий засіб оформлення документа. Від нього залежить удобство читаїмості тексту й вигляд документа. Набір шрифтів, що користувач може застосовувати при створенні документа, залежить від типу принтера і шрифтів, инстальованних на комп'ютері.

Шрифт характеризується гарнитурой, розміром (кеглем) і начертанням.

Гарнітура - сукупність шрифтів різноманітного начертания і розміру, що однакові по характеру основного малюнка. Приклади гарнітур - академічна, журнальна, літературна, газетн, шкільна.

Розмір шрифту, включає висоту букв (очка) і так називані заплечики - вільний простір над і під очком, що утворять проміжки між рядками у видрукуваній книзі. Прогалини між рядками можуть бути частково заповнені виносними елементами або прописними буквами.

Розміри шрифтів і прогалин між знаками і рядками виражаються в одиницях типометричної системи вимірів.

Найменша одиниця цієї системи - типографічний пункт, або просто пункт (п.) - складає 1/2660 метра, або 0. 376 мм. Найбільша одиниця - квадрат (кв.) - містить 48 пунктів і дорівнює 18.04 мм. Існують також проміжні одиниці вимірів, назви яких використовуються для позначення розміру шрифтів і відстаней у друкарських формах: нонпарель - 6 п. (2.25 мм), петит - 8 п. (3.0 мм), корпус - 10 п. (3.76 мм), цицеро - 12 п. (4.5 мм).

Як правило, розмір шрифту основного тексту складає 10 або 13 пунктів, шрифт заголовка більше, а приміток, виносок і посилань - менше (звичайно 8 пунктів).

Начертаня шрифту і його жирність при однім гарнітурі забезпечують додаткові можливості виділення фрагментів тексту.

Розрізняють шрифти

по начертанню (прямої, курсив, нормальний, широкий і вузький),

по жирності (світлий, полужирний, жирний).


^ ВИЗНАЧЕННЯ ВИДУ І НАЧЕРТАННЯ ШРИФТУ

Один із найбільше простих і, у той же час, найбільше виразних засобів зміни зовнішнього вигляду тексту складається в зміні шрифту, яким він написаний. Правда, прикладні програми не займаються управлінням шрифтами, установленими на комп'ютері, - цим займається сама операційна система Windows. Прикладні програми в цьому питанні лише спираються на операційну систему, хоча і можуть створювати деякі додаткові спеціальні ефекти.

1. У Word по умовчанню всі операції зміни шрифту застосовуються до виділеного фрагмента тексту або, при відсутності виділення, до слова, на якому розташовується курсор. Для найпростіших операцій по зміні виду і начертання шрифту використовують панель інструментів "Форматування".

У списку, що розкривається, "Шрифт" вибирають гарнітуру, у списку "Розмір шрифту" визначають розмір символів, а кнопками "Полужирний", "Курсив" і "Підкреслений" змінюють їхньому Начертанні.

2. Ефекти, недоступні з панелі інструментів "Форматування", можна створити в діалоговому вікні "Шрифт", що відчиняють командою "Формат - Шрифт" або пунктом "Шрифт" у контекстному меню. У нижній частині усіх вкладок цього діалогового вікна приводиться приклад тексту, написаного відповідно до заданих параметрів шрифту.

3. Елементи управління вкладки "Шрифт" відповідають елементам панелі інструментів "Форматування". Список, що розкривається, "Підкреслення" надає нестандартні варіанти підкреслення тексту (наприклад, подвійною рисою або пунктиром). Цвіт відображення тексту змінюють у списку, що розкривається, "Цвіт". Ця операція має сенс тільки для електронних документів і документів, що будуть роздруковуватися на кольоровому принтері. Нестандартні ефекти оформлення тексту створюють установкою прапорців на панелі "Ефекти".

4. Елементи управління вкладки "Інтервал" дозволяють змінити інтервал між символами. Завдяк цьому текст може бути ущільнений або розріджений, що нерідко використовують у заголовках.

5. Засоби вкладки "Анимация" використовують для динамічного оформлення тексту, але тільки в електронних документах.


^ ВИРІВНЮВАННЯ АБЗАЦІВ

Основною значеннєвою одиницею тексту звичайно є абзац. Тому команди вирівнювання й операції форматування призначені для зміни зовнішнього вигляду окремих абзаців.

Вирівнювання абзаца - це розташування його тексту відповідно до заданих правил. Частіше усього мова йде про горизонтальне вирівнювання тексту, тобто про його розташування між правим і лівим полями сторінки.

1. При вирівнюванні по лівому краї всі рядки абзаца починаються з однієї і тієї ж позиції, тобто лівий край абзаца утворить вертикальну лінію.

2. При вирівнюванні по правому краю те ж можна сказати про праву межу абзаца.

3. При вирівнюванні по ширині рівними виявляються і ліва, і права межа.

4. У випадку вирівнювання по центрі рядка розташовуються симетрично щодо вертикальної осі, що проходить через середину сторінки. Таке вирівнювання нерідко застосовують для заголовків.

5. У програмі Word вирівнювання задають клацанням на відповідній кнопці на панелі інструментів "Форматування". З чотирьох кнопок (По лівому краї, По центрі, По правому краї і По ширині) може бути включена тільки одна.


^ ФОРМАТУВАННЯ АБЗАЦІВ

1. Для повного форматування абзаца використовують діалогове вікно "Абзац", що відчиняються командою "Формат - Абзац" або за допомогою пункту "Абзац" у контекстному меню, що викликається клацанням правої кнопки миші.

2. Вкладка "Відступи й інтервали" визначає вирівнювання абзаца і його розміщення в потоку тексту документа.

3. Засіб вирівнювання задають у списку, що розкривається, "Вирівнювання". Список, що розкривається, "Рівень" задає значеннєвий рівень абзаца в загальній структурі тексту.

4. Панель "Відступ" визначає праву і ліву межу абзаца щодо правої і лівої меж сторінки.

5. Список, що розкривається, "Перший рядок" дозволяє задати наявність і розміри «нового рядка» (абзацного відступу).

6. Панель "Інтервал" дозволяє задати проміжки між абзацами, а також між рядками даного абзаца. Збільшений інтервал між абзацами нерідко заміняє абзацний відступ.

7. Вкладка "Положення на сторінці" призначена для форматування абзаців, що потрапляють на межу між сторінками. Тут можна заборонити відривати від абзаца один рядок, зажадати, щоб абзац розміщався на одній сторінці цілком, «приєднати» наступний абзац до даного або почати поточним абзацом нову сторінку. За допомогою діалогового вікна "Абзац" дуже просто виконувати форматування, але робити цього не стоїть. Це вікно корисно для вивчення прийомів форматування, але в практичній роботі краще намагатися їм не користуватися. Для ефективної роботи існує потужний і зручний метод автоматичного форматування, заснований на понятті стилю. Він не тільки дозволяє багаторазово підвищити продуктивність праці, але і гарантує єдність оформлення всіх однотипних абзаців і заголовків в об'ємному документі.


^ ФОРМАТУВАННЯ ЗА ДОПОМОГОЮ ЛІНІЙКИ

Лінійка не тільки надає інформацію про розмітку документа, але і є потужним інструментом форматування. Вона дозволяє управляти бічними межами і позиціями табуляції поточного абзаца. Межа абзаца задають шляхом переміщення (перетаскування) спеціальних маркерів.

1. Трикутний маркер, розташований зліва насподі (вістрям нагору) задає ліву межу для всіх рядків абзаца, крім першого.

2. Перевернений трикутний маркер зліва вгорі задає лінію початку першого рядка абзаца і дозволяє сформувати абзацний відступ.

3. Квадратний маркер під лінійкою - це елемент управління, що завжди розташовується безпосередньо під трикутним маркером лівої межі абзаца. При його перетаскуванні обидва маркери лівої межі переміщаються разом, із зберіганням їхнього відносного положення. Таке спеціальне оформлення абзаца можна використовувати при форматуванні епіграфів, особливо важливих фрагментів тексту, цитат і так далі.

4. Трикутний маркер, розташований справа, задає праву межу поточного абзаца.

5. Лінійку також використовують для завдання позицій табуляції. Позиції табуляції застосовують, коли рядок складається з декількох полів, наприклад у нескладній таблиці. По умовчанню позиції табуляції розташовуються через кожні півдюйма і відзначаються на лінійці короткими вертикальними зарубками.

6. Символ, що позначає позицію табуляції, розташовується на лінійці зліва. Він має вид «кутка». Клацнувши на ньому, можна змінити вид символу табуляції і, відповідно, метод відображення тексту.

Обраний символ табуляції встановлюють клацанням на лінійці. Надалі його положення можна змінювати перетаскуванням. Для видалення символу табуляції його перетаскують за межі лінійки. Після установки позиції табуляції вручну всі позиції табуляції, задані по умовчанню і розташовані до її, віддаляться.


^ МАРКІРОВАНІ І НУМЕРОВАНІ СПИСКИ

Упорядковану інформацію часто зручно представляти у виді списків. Так представляють інструкції (описи порядку дій), набори тверджень, що пояснюють, переліки предметів або об'єктів.

Word підтримує два види списків - маркіровані списки, у котрих кожний пункт позначається однаковим маркером, і нумеровані списки, де пункти послідовно нумеруються.

Перетворення тексту в список

1. Для перетворення існуючого тексту в нумерований або маркірований список, треба виділити цей текст і клацнути на кнопці "Нумерація" або, відповідно, "Маркери" на панелі інструментів. Процесор Word автоматично перетворить новий абзац в елемент нумерованого списку, якщо він починається з числа, за яким слідує точка. Якщо абзац починається із символу "зірочка" (*), те він автоматично перетвориться в елемент маркірованого списку.

Наступні абзаци також розглядаються як елементи списку, що почався. При введенні елементів списку наступний абзац автоматично починається з маркера або номера. Створення списку закінчують дворазовим натисканням на клавішу ENTER наприкінці абзаца.

2. Щоб змінити або настроїти формат списку, варто дати команду "Формат - Список" або вибрати в контекстному меню пункт "Список". При цьому відчиняється діалогове вікно "Список".

3. Вкладки "Маркірований" і "Нумерований" дозволяють вибрати вид маркера або засіб нумерації списку. Якщо стандартне оформлення списку не підходить, можна клацнути на кнопці "Змінити" і задати як вид, так і положення маркерів або номерів, а також пунктів списку.

4. Вкладка "Багаторівневий" дозволяє задати спеціальний список, що містить до дев'ятьох рівнів пунктів, що нумеруються або що маркіруються окремо. Для переходу на більш низький рівень служить кнопка "Збільшити відступ" на панелі інструментів Форматування.

5. Для повернення на більш високий рівень служить кнопка "Зменшити відступ".


^ ОФОРМЛЕННЯ ТЕКСТУ У ДЕКІЛЬКА СТОВПЧИКІВ

У газетах і деяких книгах (звичайно словниках і енциклопедіях) інформацію нерідко представляють у декілька стовпчиків. Це пов'язано з тим, що короткі строчки легше читати.

1. Для розбивки тексту на стовпчики його вводять звичайним образом, потім виділяють і клацають на кнопці Колонки. У меню що відкрилося вибирають кількість створюваних стовпчиків. По умовчанню стовпчики мають однакову ширину.

2. На лінійці форматування з'являються маркери стовпчиків. Перетаскуванням цих маркерів змінюють положення проміжку між стовпчиками і його шириною.

3. Якщо декілька стовпчиків тексту цілком розміщаються на одній сторінці, можна зробити так, щоб колонки мали однакову довжину. Для цього треба дати команду "Вставка - Розривши", установити перемикач "На поточній сторінці" і клацнути на кнопці ОК.

4. Якщо стандартний метод формування стовпчиків незадовільний, варто використовувати діалогове вікно "Колонки", що відчиняють командою "Формат - Колонки".

5. На панелі "Тип" цього діалогового вікна приведені стандартні варіанти розміщення колонок. Крім того, число колонок можна задати за допомогою лічильника. У цьому випадку на панелі "Ширина і проміжок" задають розміри колонок і розміри інтервалів між ними.

6. Якщо встановити прапорець "Колонки однакової ширини", те усі колонки і всі інтервали між ними будуть мати ту саму ширину.

7. Прапорець "Роздільник" дозволяє відокремити стовпчики друг від друга вертикальною лінією.

8. Список, що розкривається, "Застосувати" указує, яку частину документа варто розбити на стовпчики. Доступні варіанти залежать від того, чи був попередньо виділений фрагмент тексту.

9. Якщо встановити прапорець "Нова колонка", те наступний текст документа розташовується на початку нового стовпчика.


^ СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ

Самий простий засіб створити таблицю в програмі Word складається у використанні позицій табуляції. Але цей засіб недостатньо гибок, тому що багато таблиць важко уявити в простій формі. Основний метод створення таблиць у програмі Word не страждає від таких обмежень і надає самі широкі можливості по відображенню тексту в рамках таблиць.

1. Невеличкі таблиці створюють за допомогою кнопки "Додати таблицю" на панелі інструментів. Палітра, що відчинилася, дозволяє швидко створити порожню таблицю.

2. Порожню таблицю з довільним числом рядків і стовпчиків створюють за допомогою команди "Таблиця - Додати таблицю". Число рядків і стовпчиків задають за допомогою лічильників діалогового вікна "Вставка таблиці".

3. Кнопка "Таблиці і межі", а також команда "Таблиця - Намалювати таблицю" дозволяють намалювати таблицю в документі вручну. При цьому відчиняється панель інструментів "Таблиці і межі". Спочатку малюють зовнішній контур таблиці, а потім розбивають її на окремі комірки.

4. Рядки або стовпчики таблиці можуть містити різне число комірок. Для цього спочатку створюють таблицю з рівним числом комірок у рядках і стовпчиках, а потім об'єднують або розділяють окремої комірки. Виділів необхідної комірки, дають команду "Таблиця - Об'єднати комірки" або "Таблиця - Розбити комірки".

5. Лінії, що розбивають таблицю, можна малювати або видаляти вручну. На панелі інструментів "Таблиці і межі" для цієї цілі служать кнопка "Намалювати таблицю" і "Ластик".

Введення в таблицю здійснюють по комірках, причому в будь-якому порядку. Комірка може містити декілька абзаців тексту. Клавіша ТАВ дозволяє переходити від поточної комірки до наступної. Кожну комірку таблиці можна форматувати незалежно від інших. Більш того, якщо клацнути на комірці правою кнопкою миші і вибрати в контекстному меню пункт "Напрямок тексту", те рядки тексту в комірці таблиці можна розташувати вертикально.

6. Якщо таблицю використовують не як особливий елемент оформлення тексту, а вона дійсно містить «табличні дані», те її можна отформатувати стандартним образом. Команда "Таблиця - Автоформат" (або кнопка "Автоформат" на панелі "Таблиці і межі") дозволяє застосувати один із готових стандартних форматів, що визначають шрифти, межи і цвіт комірок таблиці.

7. Для зміни меж і цвіту заливання комірок таблиці вручну служать кнопка "Зовнішні межі" і "Цвіт заливання" на панелі інструментів "Таблиці і межі". Палітри, що розкриваються, що викликаються цими кнопками, можна "відірвати" від відповідних кнопок і використовувати як незалежні панелі інструментів.


^ ФОРМАТУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ СКЛАДНОЇ СТРУКТУРИ

Якщо відчинити будь-яку книгу, то можна зауважити, що крім основного тексту вона містить додаткові елементи. До титульних елементів відносять:

  • фронтиспис - ілюстрація на початку книги (портрет автора або особи, якій присвячена книга);

  • авантитул - початкова сторінка книги перед титулом;

  • титул - перша сторінка, що містить бібліографічні дані книги: автор, назва, кількість листів, рік видання

  • ; зміст (зміст).

Для зручності роботи з довгими документами служить колонтитул. Поміщається вгорі (верхній колонтитул - Headers) або насподі (нижній колонтитул - Footers) сторінки і являє собою рядок тексту з прізвищем автора або назвою глави книги.

Усередині колонтитула розміщається також колонцифра - номер сторінки. Виноски (примітки - Footnote) - перед колонтитулом.

Програма Word дозволяє використовувати колонтитули для оформлення книг , автоматизувати упорядкування виносок і змісти. Для створення титульних елементів служать графічні редактори.

1. Word розглядає документ як послідовність поділів. У кожному поділі використовується послідовна нумерація сторінок і один набір колонтитулів. Якщо ці дані в рамках документа повинні змінюватися, варто розбити документ на поділи. Команда "Вставка - Розривши" відчиняє діалогове вікно "Розірвання", у котрому треба включити один із перемикачів групи "Новий поділ", що вказує, із якої сторінки починається новий поділ.

2. Для настроювання нумерації сторінок треба дати команду "Вставка - Номера сторінок". При цьому відчиняється діалогове вікно "Номера сторінок", що дозволять зазначити, де саме повинні розташовуватися колонцифри. Для цього використовують списки "Положення і Вирівнювання". Клацання на кнопці "Формат" дозволяє вибрати метод нумерації. Якщо документ розбитий на поділи, сторінки різних поділів можуть нумеруватися по-різному.

3. Для введення Колонтитулів, що містять додаткову інформацію, служить команда "Вид - Колонтитули". Колонтитули можуть розташовуватися на верхньому або нижньому полях сторінки. Дана команда тимчасово припиняє редагування основного тексту документа, але зато дає можливість уведення тексту в поле верхнього Колонтитулу. Одночасно відчиняється панель інструментів "Колонтитули". Вона надає додаткові можливості, у тому числі можливість переходу до редагування нижнього Колонтитулу.

4. Кнопки панелі інструментів "Колонтитули" дозволяють: вставити в Колонтитул номер сторінки, дату і час; переглянути і скопіювати Колонтитули інших поділів; переключитися між верхнім і нижнім Колонтитулами. Редагування Колонтитулів завершують клацанням на кнопці "Закрити" або повторною командою "Вид - Колонтитули".


^ ПОПЕРЕДНІЙ ПЕРЕГЛЯД І ДРУК ДОКУМЕНТІВ

Форматування документів особливо важливо в тих випадках, коли документ призначений не для перегляду в електронному виді, а для друку на папері. Процесор Word спроможний представити документ на екрані точно в тому ж виді, у якому він буде виведений на друк, а також зробити сам друк при наявності принтера, залученого до комп'ютера.

1. Щоб переконатися в тому, що текст на папері буде виглядати так, як треба, використовують спеціальний режим попереднього перегляду. Для переходу в цей режим служить кнопка "Попередній перегляд" або команда "Файл - Попередній перегляд".

2. У режимі попереднього перегляду документ не можна редагувати. Керуючі кнопки на панелі інструментів дозволяють тільки змінювати засіб відображення.

3. Якщо зовнішній вигляд документа за якимись причинами не влаштовує автора, варто подумати над оформленням документа. Можливо, варто змінити параметри сторінки. Для цього . використовують діалогове вікно "Параметри сторінки", що відчиняють командою "Файл - Параметри сторінки".

4. Це діалогове вікно містить чотири вкладки. Вкладка "Поля" дозволяє задати поля листа паперу з усіх чотирьох сторін. Елементи вкладки "Розмір паперу" управляють розміром листа паперу і його орієнтації. На вкладке "Макет" розташовані елементи управління, що задають спеціальні параметри, якщо документ повинний роздруковуватися особливим образом.

5. Клацання на кнопці "Друк" на панелі інструментів - найшвидший, але не найкращий засіб роздрукувати документ. По такій команді документ друкується з параметрами, заданими по умовчанню. Якщо ці параметри ще не настроєні і не перевірені, те, швидше за все, видрукуваний документ прийдеться викинути в урну.

6. Тому в абсолютній більшості випадків використовують команду "Файл - Друк" (або комбінацію клавіш CTRL+P). У цьому випадку відчиняється діалогове вікно "Друк", що дозволяє настроїти параметри друку і властивості принтера за своїм розсудом.

Останні версії текстового процесора (Word 97 або вище) надає засоби для автоматичного відправлення документа по заданій адресі електронної пошти або для відправлення його на Web-сервер для публікації в Інтернеті.

Схожі:

Лекція 1 \"автоматизоване опрацювання ділових документів. Текстові процесори \" iconМодульна програма з навчальної дисципліни «Текстові процесори»
Дисципліна «Текстові процесори» є частиною курсу професійно-орієнтованих вибіркових дисциплін, являється важливой для базової підготовки...
Лекція 1 \"автоматизоване опрацювання ділових документів. Текстові процесори \" iconМодульна програма з навчальної дисципліни «Текстові процесори»
Дисципліна «Текстові процесори» є частиною курсу професійно-орієнтованих вибіркових дисциплін, являється важливой для базової підготовки...
Лекція 1 \"автоматизоване опрацювання ділових документів. Текстові процесори \" icon" автоматизоване опрацювання числових даних. Табличні процесори"
Прикладів використання таблиць у звичайному житті можна призвести скільки завгодно. Фінансові документи, відомості, калькуляції,...
Лекція 1 \"автоматизоване опрацювання ділових документів. Текстові процесори \" iconМетодичні вказівки для самостійної роботи студентів при підготовці до практичного заняття
С як її функціональні елементи, але постачаються І встановлюються разом з нею. Поступаючись своїми можливостями спеціальним прикладним...
Лекція 1 \"автоматизоване опрацювання ділових документів. Текстові процесори \" iconФормат опису модуля
Оптичні методи комп'ютерної обробки І розпізнавання зображень. Основи оптичних інформаційних технологій І теорії штучних нейронних...
Лекція 1 \"автоматизоване опрацювання ділових документів. Текстові процесори \" iconЛекція 17. Cadm. Моделювання ділових процесів Моделювання ділових процесів може знадобитися Вам для того щоб: зрозуміти сутність процесу
Використовуючи Designer/2000, Ви моделюєте діловий процес за допомогою діаграми процесу. Діаграма показує послідовність кроків процесу,...
Лекція 1 \"автоматизоване опрацювання ділових документів. Текстові процесори \" iconМетодичні вказівки до виконання лабораторних робіт та самостійної роботи з дисципліни “інформатика” Модуль Операційні системи та текстові процесори
Методичні вказівки побудовані за вимогами кредитно-модульної системи організації навчального процесу та узгоджені з орієнтовною структурою...
Лекція 1 \"автоматизоване опрацювання ділових документів. Текстові процесори \" iconДержавний стандарт на оформлення та складання документів. Реквізит. Вимоги до мови ділових паперів
Норми сучасної української літературної мови (орфоепічні, акцентні, синтаксичні, лексичні, фразеологічні, морфологічні, стилістичні,...
Лекція 1 \"автоматизоване опрацювання ділових документів. Текстові процесори \" iconТема: Папки, текстові файли та ярлики
Мета: Уміти створювати, вилучати, копіювати, переміщати, перейменовувати папки І текстові файли, а також створювати І використовувати...
Лекція 1 \"автоматизоване опрацювання ділових документів. Текстові процесори \" iconЛекція 18. Cadm. Моделювання ділових процесів. Process Modeller Що представляє собою Process Modeller
Ці процеси охоплюють множину обов'язкових дій у певній діловій сфері (далі по тексту у бізнесі), спрямованих на створення або збільшення...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи