Практическая работа №11. Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel icon

Практическая работа №11. Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel




Скачати 58.01 Kb.
НазваПрактическая работа №11. Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel
Дата30.04.2013
Розмір58.01 Kb.
ТипПрактическая работа


Практическая работа № 11.

Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel.


Цель: Научиться создавать и редактировать сложные связанные документы, получить практические навыки в формировании комплектов однотипных документов с помощью механизма слияния документов Word.

Время: 80 мин.

Задание: Создайте шаблон по заданному образцу и документ на его основе. Подготовьте данные в виде таблицы Excel для вставки в документ Word. Используя «Мастер слияния», осуществите слияние документов Word и Excel. Сохраните полученные документы на файловом сервере и распечатайте их на сетевом принтере.

Литература:

  1. конспект

  2. http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/informatika_2k_1s.html

  3. Мирошниченко П.П., Голицын А.И., Прокди Р.Г. Word 2010. Создание и редактирование текстовых документов. – СПб.: Наука и Техника., 2010.

Содержание отчёта:

  • ответы на вопросы, поставленные в пунктах описания последовательности выполнения работы;

  • краткое описание последовательности выполнения работы;

  • выводы по работе.

Последовательность выполнения работы:

  1. Включите компьютер, войдите в систему и запустите текстовый процессор Microsoft Word.

Запустить Word можно командой Пуск → Все Программы → Microsoft Office → Microsoft Word.

1.Подготовьте файл-источник исходных данных, это будет таблица Excel, содержащая часть данных из заданной таблицы (table.xltm), подготовленной заранее и сохранённой в виде шаблона.

Загрузите с сайта (сервера) файл table.rar, откройте архив и выполните двойной щелчок мышью по файлу table.xltm.

Так как это учебная таблица, для заполнения её данными использовалась функция «СЛУЧМЕЖДУ», которая возвращает случайное целое число, находящееся в диапазоне между двумя заданными числами. При каждом вычислении листа возвращается новое случайное целое число.

Нажмите «F9» для пересчёта, потом выделите всю таблицу, выполните команду «Копировать», затем – Вставить Вставить значения (см. рис. 1).

Для того, чтобы выделить всю таблицу, установите курсор в ячейку A1 и нажмите клавиши Shift + Ctrl + End.

После вставки случайных чисел в таблице не будет, и её можно использовать для отбора значений.

^ Для снятия выделения нажмите Esc.

Сохраните полученную таблицу в своём каталоге на сервере и в папке «Мои документы»




Рис.

2.Выберите из таблицы сотрудников согласно своего варианта, условие отбора запишите в отчёт:

Вариант № 1

Выберите людей пенсионного возраста (тех, кому на сегодняшний день исполнилось 60 лет)

Вариант № 2

Из заданного списка выберите тех, чья фамилия начинается с «Б» или «Г»

Вариант № 3

Выберите людей в возрасте от 20 до 35 лет

Вариант № 4

Из заданного списка выберите мужчин

Вариант № 5

Из заданного списка выберите тех, чья средняя зарплата находится в диапазоне от 3000 до 4000 грн.

Для выбора заданных данных исходную таблицу нужно подготовить. Сначала её нужно преобразовать в «таблицу» - так в Excel 2010 называются данные, организованные на листе таким образом, чтобы не было полностью пустых строк и столбцов, объединённых ячеек. «Таблицы» можно использовать для быстрой сортировки, отбора, суммирования или публикации (экспорт в список SharePoint), при этом в каждый столбец автоматически добавляется значок автофильтра.

^ Для преобразования выделите любую ячейку в диапазоне данных и выполните команду ВставкаТаблица (рис. 2):



Рис.

^ Появится диалоговое окно «Создание таблицы» с автоматически определённым диапазоном, нажмите «ОК»:



Рис.

Автоматически будет отображена контекстная вкладка Работа с таблицами/Конструктор.

Выберите стиль для оформления таблицы, для этого на вкладке «Конструктор» в группе «Стили таблиц» распахните весь список кнопкой «Дополнительные параметры»:



Рис.

^ Выберите стиль «Светлый 1» или «Нет»:



Рис.

Для примера рассмотрим случай, аналогичный 3-му варианту, выберем сотрудников, возраст которых в диапазоне от 20-и до 30-и лет. Сначала нужно рассчитать, в каком диапазоне дат находятся дни рождения наших сотрудников. И поможет нам в этом, конечно, Excel. Нажмите Ctrl+N для открытия новой книги, в ячейку A1 введите формулу: «^ =СЕГОДНЯ ()». В ячейки A2 и A3 «=A1-20*365» и «=A1-30*365» соответственно. Полученные значения запишите или скопируйте в другой редактор.

Рис. 6 показывает результат этих действий, выполненных 5 ноября 2012 года.



Рис.

^ Щёлкните по значку раскрывающегося списка столбца «Дата рождения» и выполните команду Фильтр по датемежду и заполните пользовательский автофильтр по образцу:



Рис.


c:\temp\snaghtmlb8dfa8.png

Рис.

3.Выделите выбранные строки и скопируйте на новый лист. Сохраните книгу. Источник исходных данных подготовлен. Теперь подготовьте для слияния документ Word.

^ На основе ранее подговленного шаблона создайте новый документ, удалите ненужные теперь поля и числа, приведите его к виду:



Рис.

^ Наименование предприятия – любое, по вашему усмотрению, фамилия и инициалы директора – ваши, телефон – любой. Остальные данные будут подставляться из таблицы Excel.

4.Выполните слияние документа Word и таблицы Excel.

^ Выполните команду РассылкиНачать слияниеПошаговый мастер слияния:



Рис.

^ Справа появится область задач с этапами процесса слияния.

Первый этап – «Выбор типа документа», можно выбрать «Письмо»;

Второй этап – «Выбор документа», выбираем ;

Третий этап – Выбор получателей, выбираем , нажимаем ссылку «Обзор…»



Рис.

и выбираем таблицу Excel с исходными данными:

c:\temp\snaghtml1182ec2.png

Рис.

После нажатия на кнопку «Открыть» появится диалоговое окно «Выделить таблицу», в котором нужно выбрать лист с данными – «Лист1» (туда вы должны были скопировать отфильтрованные значения):



Рис.

В следующем окне, «Получатели слияния», ничего менять не нужно, нажмите «ОК».

Теперь можно переходить к четвёртому этапу, «Создание письма».

Установите курсор туда, куда нужно вставить поле из таблицы данных (сначала это будет место после слов «видана особі » и нажмите ссылку «Другие элементы»:



Рис.

^ Выберите нужное поле и нажмите «Вставить», затем – «Закрыть»:

c:\temp\snaghtml131853b.png

Рис.

^ Повторите эти действия столько раз, сколько потребуется для вставки всех нужных полей в документ. Должно получиться так:



Рис.

^ Переходим к 5-му этапу – «Просмотр писем». Нажимая на кнопки «>», «<», можно просмотреть сведения о всех отобранных сотрудниках:



Рис.



Рис.

^ Заключительный, 6-й этап – «Завершение слияния». Выберите команду «Изменить часть писем…», затем в следующем диалоговом окне - . В результате будет создан новый документ, содержащий столько страниц, сколько было записей (строк) в исходной таблице Excel.



Рис.

5.Сохраните полученные файлы в своём каталоге на сервере, оформите отчёт о работе.


Корюков И.В. Методический комплекс по дисциплине «Информатика и компьютерная техника». Практическая работа № 11 (2 курс)

Схожі:

Практическая работа №11. Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel iconПрактическая работа №2 Тема: Программы-менеджеры файлов. Действия с объектами Windows
Проводник и Поиск, а также Мой компьютер для поиска и просмотра файлов. Научиться создавать ярлыки папок и документов различными...
Практическая работа №11. Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel iconПрактическая работа № Тема: ms excel
Тема: ms excel. Использование основных математических, статистических и логических функций
Практическая работа №11. Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel iconВведение
...
Практическая работа №11. Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel iconПрактическая работа №10. Тема: ms excel
Тема: ms excel. Использование основных финансовых и текстовых функций, функций даты и времени
Практическая работа №11. Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel iconВведение 3 1 Описание места прохожднения практики 4
...
Практическая работа №11. Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel iconПрактическая работа № Тема: Создание шаблонов документов с использованием полей формы, применение макросов
Цель: Научиться создавать шаблоны и использовать стандартные, научиться работать с полями формы, использовать макросы, приобрести...
Практическая работа №11. Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel icon1. Оформление документов, отчетов
Автоматизированная система перекладывает ра­боту по выписке документов на «плечи» компьютера, работа требует времени в де-сятки раз...
Практическая работа №11. Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel iconПрактикум по компьютерной технологии, стр. 113 156. итература: Последовательность выполнения работы
...
Практическая работа №11. Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel iconПрактическая работа №17 Тема: с оздание таблицы с получением внешних данных из Интернет. Работа с данными в ms
Тема: Создание таблицы с получением внешних данных из Интернет. Работа с данными в ms excel
Практическая работа №11. Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel iconПрактическая работа № Тема: ms excel. Использование основных математических, статистических и логических функций. Цель: Научиться выполнять вычисления с использованием функций
Тема: ms excel. Использование основных математических, статистических и логических функций
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи