І. Загальні положення icon

І. Загальні положення




НазваІ. Загальні положення
Сторінка1/6
Дата03.05.2013
Розмір1.06 Mb.
ТипДокументи
  1   2   3   4   5   6





І. Загальні положення

    1. Інструкція з діловодства в університеті розроблена на основі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, яка затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 та на основі Національного стандарту України з державної уніфікованої системи документації, затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 7 квітня 2003 р. № 55 і чинного – з 1 вересня 2003 р. (наказ від 5 липня 2003 р. № 118).

    2. Інструкція з діловодства в університеті встановлює правила документування управлінської діяльності університету і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до музейно-архівного центру університету.

    3. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюється на всю службову документацію. Роботи з електронними документами в діловодстві університету, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненням громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

    4. Ведення діловодства та контролю відповідно до вимог державних стандартів, а також цієї інструкції покладається на загальний відділ університету.

    5. Загальне керівництво роботою загального відділу здійснюється ректором університету. Ректор університету в межах наданих йому прав зобов’язаний:

  • вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

  • вживати необхідних заходів до оснащення загального відділу сучасним обладнанням, автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі персональних комп’ютерів.

  • забезпечувати організацію навчання працівників загального відділу університету для підвищення кваліфікації.

  • здійснювати контроль за обов’язковим додержанням в університеті вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами системи організаційно-розпорядчої документації та цією інструкцією.

    1. Вказівки загального відділу з питань діловодства та оформлення документів є обов’язковим для всіх співробітників університету. Безпосередніми виконавцями у веденні діловодства в університеті є працівники загального відділу, фахівці в приймальних проректорів та співробітники структурних підрозділів, відповідальні за ведення діловодства.



    1. Основним завданням загального відділу є встановлення в університеті єдиного порядку документування і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах університету.

    2. Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

  • розробляє інструкції з діловодства університету;

  • здійснює реєстрацію та веде облік документів;

  • організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі архівно-музейному центру.

  • забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами університету вимог інструкції, регламентів та національних стандартів;

  • вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в університеті;

  • разом з представником музейно-архівного центру проводить перевірку стану діловодства в структурних підрозділах університету;

  • здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в університеті;

  • забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів;

  • проводить аналіз інформації про документообіг;

  • організовує збереження документаційного фонду університету та користування ним;

  • здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах університету;

  • засвідчує печаткою документи, підписані керівництвом університету (ректором, проректорами, деканами факультетів, головним бухгалтером).



ІІ. Документування управлінської інформації


Загальні вимоги до створення документів



    1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил, інформація про управлінські дії.

    2. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів в університеті визначається актами законодавства, статутом університету ,положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.

    3. В університеті визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про його діяльність.

    4. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД).

    5. Управлінська діяльність університету здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів. Це один із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесу управління. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації». Вимоги до оформлення документів (V005609-03) (ДСТУ 4163-2003).

    6. Службовий документ, що складається в університеті, повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування університету – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

    7. Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

    8. Університет здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Документи, які надсилаються іноземним адресатам оформлюються державною мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

    9. Оформлення документів, що виготовляються в університеті за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у Додатку 1.

    10. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки), авторами яких є посадові та інші фізичні особи дозволяється оформлювати рукописним способом.



Бланки документів



    1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 – ліве;

10 – праве;

20 – верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожен рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів ) способом.

    1. В університеті використовуються такі бланки документів:

бланк для листа (Додаток 2) (1242а – 2011 - п);

бланк листа (для листування з іноземцями) (Додаток 3) (1242а – 2011 - п);

бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку виду документа) (Додаток 4) (1242а – 2011 - п).

    1. Університет може розробляти бланки документів структурних підрозділів або бланки документів посадової особи у тому разі, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень, зазначених у п. 52 цієї Інструкції.

    2. Університет веде листування з іноземними навчальними закладами. Для листування з ними в університеті виготовляється бланк листа, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною. Державний Герб України проставляється у центрі верхнього поля. Такі бланки в межах України використовувати не рекомендується.

    3. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

    4. Обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

    1. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються ректором університету, про що видається розпорядчий документ.



^ Оформлення реквізитів документів



    1. В університеті організаційно-розпорядчі документи оформлюються з урахуванням вимог ДСТУ 4163 -2003 «Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (Додаток 5, Додаток 6).



^ Зображення Державного Герба України



    1. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137 – ХІІ (2137 – 12, 2137а - 12) «Про Державний Герб України».

На бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів (далі – поздовжній бланк ) – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17мм, ширина – 12мм.


Коди



    1. Код установи проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту «Довідкові дані про установу».

    1. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає ректор університету окремо щодо кожного виду документа.


^ Найменування установи



    1. Найменування університету-автора документа відповідає найменуванню, зазначеному в статуті «Херсонський державний університет (далі ХДУ)». Скорочене найменування та найменування структурних підрозділів на бланках університету не зазначається.

Найменування установи вищого рівня зазначається повністю.


^ Довідкові дані про установу



    1. Довідкові дані про університет містять: поштову адресу, номер телефону, телефаксу, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.


^ Назва виду документа



    1. Назва виду документа (наказ, рішення, розпорядження) зазначається на бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

    2. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 03 червня 2011р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).


^ Реєстраційний індекс документів



    1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в університеті, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний чи такий, що створений в установі.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 845 / 01-10, де 845 – порядковий номер, 01-10 – індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності – індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в університеті) та порядковий номер, наприклад: 02-15 / 258, де 02-15 – індекс справи за номенклатурою, 258 – порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 1200 / 02 – 15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом «Для службового користування».

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41 / 68 – для спільних розпорядчих документів або 03-14 / 450/02-11/208 – для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.


^ Посилання на реєстраційний індекс і дату



    1. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.



^ Місце складання або видання



    1. Відомості про місце укладання або видання зазначаються на всіх документах, крім листів, в яких ця інформація міститься в реквізиті «Довідкові дані про організацію».



^ Гриф обмеження доступу



    1. Гриф обмеження доступу до документа («Для службового користування», «Таємно», «Цілком таємно», «Особливої важливості») оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту «Адресат» або «Гриф затвердження».



Адресат



    1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Управління економіки

облдержадміністрації

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та ї структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:


Державна архівна служба

Фінансово-економічне управління

Начальнику управління

Прізвище, ініціали (ініціал імені)

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Начальнику управління

економіки облдержадміністрації

прізвище, ініціали (ініціал імені)

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Центральним державним архівам

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (270-2009-п) (Офіційний вісник України, 2009 р. № 23, ст.750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство охорони

здоров’я України

вул. Городецького, буд. 13,

м. Київ, 01001

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.


^ Гриф затвердження документа

    1. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом університету.
      Затвердження певних видів документів здійснюється з проставлянням грифа затвердження (Додаток 7).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор Херсонського

державного університету

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

У разі коли документ затверджується постановою, рішенням,наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ ректора Херсонського

державного університету

12 березня 2011 року № 298-Д

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

    1. Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі, коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлюватися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.


^ Заголовок до тексту документа



    1. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання: «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

  1   2   3   4   5   6

Схожі:

І. Загальні положення iconО. Л. Голубенко 2011 р. Положення про Раду кураторів університету Загальні положення > Це Положення регламент
Це Положення регламентує порядок створення І функціонування Ради кураторів (далі – рк) в університеті
І. Загальні положення iconО. Л. Голубенко „ 2010 р. Положення про студентське самоврядування у Східноукраїнському національному університеті імені Володимира Даля Загальні положення > Це Положення регламент
move to 0-7904032
І. Загальні положення iconПоложення про студентську раду гуртожитку загальні положення
move to 213-17656
І. Загальні положення iconПоложення про Студентську раду університету Луганськ – 2002 І. Загальні положення
move to 0-16837736
І. Загальні положення iconПоложення про Студентську раду університету Луганськ – 2002 І. Загальні положення
move to 0-16837736
І. Загальні положення iconПоложення про організацію навчального процесу у вищих навчальних закладах загальні положення
move to 0-16763638
І. Загальні положення iconПоложення про науковий центр патоморфологічних досліджень 2010 р м. Суми № Загальні положення
move to 0-17032775
І. Загальні положення iconПоложення про студентську соціальну службу Сумського державного університету І. Загальні положення
move to 0-16985172
І. Загальні положення iconПоложення про студентський гуртожиток Південноукраїнського державного педагогічного університету ім. К. Д. Ушинського Одеса 2006 І. Загальні положення
Дане положення встановлює порядок надання жилої площі в гуртожитках університету, користування цими гуртожитками та їх утримання
І. Загальні положення iconПоложення (тимчасове) про організацію навчально-методичної роботи в Сумському державному університеті 1 Загальні положення
Дане положення укладене з урахуванням вимог нормативних документів Міністерства освіти І науки України на базі узагальнення досвіду...
І. Загальні положення iconПоложення про проведення Чемпіонату Сумської відкритої шкільної Ліги квн І. Загальні положення
move to 0-22111356
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи