Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 icon

Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8




НазваСодержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8
Сторінка3/12
Дата01.10.2012
Розмір2.88 Mb.
ТипРеферат
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12
Глава 3. ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ СОДЕРЖАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

3.1. Взаимодействие элементов системы в технологии управления

Технология управления - это совокупность формализованных и неформализованных последовательно и параллельно применяемых приемов управленческой деятельности. Технология управления определяется составом управленческие работ, необходимых для реализации тех или иных функций, а также порядком их выполнения. Управленческие работы - это элементы процесса управления. Они классифицируются по содержанию управленческой деятельности - как маркетинговая, экономическая, финансовая, снаб-женческо-сбытовая, инженерная, административная, претензионно-договорная, кадровая и т.п.; по принадлежности к стадиям управления - плановая, учетно-отчетная, контрольная, организационная, координационная, стадии анализа и т.п.; по преобладанию операций - логическая, вычислительная, множительная, комбинированная; а также по другим признакам - по отношению к служебным обязанностям, времени исполнения и т.д.

Технология управления характеризуется процессами движения и обработки документированной и другой информации в системе управления. Основным назначением технологии управления является установление рациональных схем взаимодействия линейных и функциональных органов, структурных подразделений и других звеньев управления, относящихся как к одному, так и к разным иерархическим уровням в процессе управления. Взаимодействие возникает на основе разделения полномочий и функций между звеньями системы управления, взаимных обязательств в их совместной деятельности. Меры и формы взаимодействия органов и звеньев управления определяются характером решаемых проблем, объемом полномочий звена, его функциями, компетентностью работников, регламентом работы. В зависимости от положения звена в иерархии системы управления взаимодействия бывают вертикальные между уровнями иерархии, горизонтальные на одном уровне управления и смешанные. Различаются взаимодействия региональные и отраслевые, а также межотраслевые и межрегиональные, если в качестве объектов взаимодействия выступают различные отрасли или регионы в целом. Дифференцируют взаимодействия по их характеру. По данному признаку их делят на информационные, консультативно-методические, функциональные, организационные, экономические, социально-психологические. По форме взаимодействия бывают формальные и неформальные. Первые определяются нормативными и юридическими актами, вторые осуществляются по договоренности и взаимным обязательствам. Взаимодействия могут быть межличностными, когда взаимодействуют должностные лица, и межсистемными, носителями которых выступают целые коллективы, отделы и организации в целом.


44

45

Наконец, взаимодействия бывают прямыми, косвенными, случайными и необходимыми, существенными и несущественными. Комбинация взаимодействий в процессе управления предопределяет его эффективность.

Совершенствование взаимодействий требует их анализа и организационного упорядочения по видам, форме, времени и объему работ. В настоящее время рациональной организационной формой взаимодействия органов управления в процессе решения сложных проблем признан программно-целевой подход к управлению.

Построение схемы взаимодействия элементов базируется на изучении фактически сложившегося порядка реализации управляющих взаимодействий, позволяющих проследить по разным контурам управления всю цепь взаимодействия звеньев управления. В контуре каждый элемент системы воздействует на следующий и получает в свою очередь взаимодействие от предыдущего. Воздействие осуществляется по информационным каналам.

Простейшая схема системы управления содержит два элемента, образующих контур управления, а именно - управляющую часть и объект управления. Управляющая часть в свою очередь содержит функциональные элементы, которые вместе с объектом образуют контур управления. Функциональный контур управления представляет собой совокупность функциональных элементов системы управления. Например, контур планирования - это совокупность отделов и лиц, осуществляющих планирование деятельности. Линейный контур управления в отличие от функционального включает в свой состав линейные элементы, т.е. лиц, обладающих правом выдачи команд по всем функциям.

Звеном контура считается структурообразующий элемент системы управления или подсистемы. В качестве звена могут выступать органы управления, структурные подразделения, сотрудники или технические средства системы управления. Необходимым и достаточным условием выделения элементов системы в качестве управляющего звена является закрепление за ним хотя бы одной функции управления. Чтобы достичь достаточной эффективности процессов управления, важно не допускать случайного или произвольного формирования технологии управления. Обоснованная технология управления выгодно отличается от произвольной более точными решениями, отсутствием несоответствия между сравнительной простотой решаемых задач и громоздкостью организационного их оформления, которое состоит в разработке и утверждении организационных документов: уставов, положений, инструкций, правил, методик, норм, а также в их приложении к практически возникающим ситуациям. Для технологии управления большое значение имеет также использование методов процесса управления, его типизация и унификация, которые связаны с рациональным единообразием управленческой документации на процессы, операции управления, виды информации и информационных связей, элементы проектирования и оснащения рабочих мест в аппарате управления.

3.2 Организационные формы и функции управления

форма управления - это, одно из возможных проявлений содержания управления, которое обуславливается составом функций управления, реализуемых по отношению к определенному объекту управления. Формы управления присуши статике и динамике управления. В статике форма управления соответствует понятию структуры управления. Форма управления определяет границы, в пределах которых могут выбираться варианты построения системы управления. Различие организационных форм объясняется отсутствием идентичности в построении нескольких адекватных по содержанию, т.е. по составу реализуемых в управлении функций. Эти различия в строении сравниваемых форм управления могут заключается в:

  • числе уровней управления;

  • числе звеньев управления;

  • сочетании и соотношении между централизацией и децентрализацией
    управления;


  • распределении конкретных функций по горизонтам (в концентрации
    управления);


  • составе звеньев одного и того же уровня управления;

  • виде звеньев (отдел, цех, участок, бюро и др.), реализующих те же
    самые функции;


  • диапазоне контроля, осуществляемого со стороны одноименных
    звеньев системы;


- подчиненности одноименных звеньев разноименным управляющим
звеньям системы.


Таким образом, в статике форма управления представляет собой допустимый или принятый вариант построения системы управления, отличающийся от других возможных вариантов значениями ряда организационных характеристик при определенных и общих для всех вариантах, целях, задачах и содержании управленческой деятельности.

Понятие форма управления в динамике отражает проявление различия между характеристиками технологии управления, т.е. возможные комбинации состава и последовательности составляющих процесса управления, его стадий, фаз, операций, подпроцессов и процедур, различия в правилах их выполнения и документации. Форма управления в динамике определяет порядок выполнения управленческих работ и функционирования системы управления в целом. Рационализация форм управления способствует повышению эффективности управленческого труда и активно влияет на эффективность производственной деятельности. Формы управления непосредственно определяют формы организации процессов принятия решений, взаимодействия органов управления, использования технических средств и методов управления.


46

47

Функции управления представляют собой относительно обособлен, ные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществ-лять управляющие воздействия. Реализация функций управления осущест. вляется в некотором замкнутом контуре, в котором циклически повторя-ются процессы получения и переработки информации, принятия решений, превращения их в воздействия. Функция управляющего звена не всегда тождественна функции управления, так как ее реализация часто представляет собой определенную управленческую работу или часть работы, необходимую, но недостаточную для подготовки и реализации воздействия. Для проектирования и анализа применяются различные классификации функций управления по следующим признакам:

  1. ^ По признаку содержания управленческого труда функции
    управления - подготовка производства, производство, снабжение,
    сбыт маркетинг и др;


  2. По признаку объекта управления - функции управления группой,
    бригадой, участком, цехом, отделом, предприятием и др.;


  3. По видам деятельности - хозяйственная, социальная,
    организационная, административная, финансовая и др.;





  1. По однородности работ выделяют функции управления: линейные,
    специальные и обслуживания;


  2. По характеру использования функции управления бывают основ
    ные и конкретные. К основным относятся: учет, контроль, анализ,
    планирование, принятие решений, регулирование, мотивация. Ос
    новные функции осуществляются в каждой организационной сис
    теме и на каждом уровне управления. Под конкретной функцией
    управления понимают результаты разделения управленческого тру
    да. Более того конкретную функцию управления можно определить
    как постоянно действующий оператор преобразования информации
    управляющим звеном для изменения значения определенного вы
    ходного параметра объекта управления с целью поддержания его в
    данном состоянии или перевода из одного состояния в другое. В
    качестве операторов могут выступать методика, инструкция или
    правила, на основе которых организуется работа управляющего
    звена, а характер преобразования информации определяется зако
    номерностями функционирования управляющего объекта.


Рассмотрение в качестве функции управления выходных параметров объекта управления, служащих показателями конечных результатов его функционирования, за достижение которых отвечает определенный субъект управления или его управляющее звено, позволяет однозначно выявить состав и число функций, что необходимо для их количественного подсчета при анализе и проектировании.

^ Комплексная характеристика функции управления строится на одновременном использовании ряда ее классификационных признаков. При этом

весьма важными являются такие признаки, которые представляют полезную информацию для решения состоящих в каждой конкретной ситуации задачи совершенствования системы управления. Это определяется путем сопоставления состава практически выполняемых функций с функциями, возлагаемыми согласно типовому положению о данном звене управления, так что несовпадение их обнаруживает несвойственные функции управления.

^ 3-3 Технологическое содержание функции учета

Под учетом обычно понимают набор процедур получениям фиксации в заданном виде первичной информации о состоянии управляемого объекта или процесса. Учет является функцией управления, связанной с наблюдением за фактами и явлениями производства и управления, их измерением, регистрацией на различных накопителях и группировкой для получения итоговых данных, характеризующих состояние управляемого объекта или процесса. В цикле управления учет является конечной стадией. По отношению к последующему циклу он выступает как начальная фаза. В практике управления различают учет оперативный, бухгалтерский и статистический. Создание автоматизированных систем управления существенно трансформировало функцию учета. Это касается прежде всего сбора первичной информации, ее фильтрации, переработки, накопления и поиска, т.е. тех операций, которые передаются управленческой технике, Аналитические операции учета по - прежнему остаются за человеком. Оперативный учет - это средство наблюдения за ходом управленческо-производственных процессов и хозяйственной деятельности непосредственно во время совершения и вслед за совершением различных операций и процессов, Ярким примером оперативного учета на предприятиях служит диспетчерский учет состояний процессов и их результатов.

Бухгалтерский учет - это сплошная, непрерывная, документально обоснованная запись всех хозяйственных операций по соответствующим бухгалтерским счетам. Предназначен бухгалтерский учет для контроля сохранности собственности, содействия внедрению и укреплению внутреннего хозрасчета, выявлению и использованию различного рода ресурсов. Такой учет бывает предварительным, текущим и окончательным как контроль правильности и целесообразности производственных и управленческих операций.

Статистический учет является средством отражения количественной стороны массовых явлений в неразрывной связи с из качественной стороной. С помощью такого учета можно получать сведения о показателях объема производства, изменения производительности труда, рентабельности Доходности и другие показатели за различные периоды времени. Так, Функция учета не является изолированной, а входит в состав интегрированной управленческой информационной системы, поэтому возникают следующие вопросы: Кому необходима информация? Какая необходима


48

49

информация? Почему? Где получить информацию? Когда необходима информация? Как должна собираться и обрабатываться информация? В какой форме необходимо представлять информацию?

1. Информация требуется всем менеджерам, принимающим управ
ленческие решения. Всем менеджерам, контролирующим и прогнозирую
щим, которые должны информировать или инструктировать. Всем рабо
чим - об условиях работы и других обстоятельствах. Внешним органам,
которые по статусу имеют право на информацию о деятельности предпри
ятия или учреждения. Держателям акций.


  1. Степень детализации и стиль представления информации различаются
    в зависимости от получателя и от сущности выполняемой менеджером рабо
    ты. Чем выше пост менеджера, тем более общая информация требуется.


  2. ^ Информация необходима для оказания помощи в принятии реше
    ний без особого вовлечения лица, принимающего решение в процесс сбора
    информации.


  3. Место получения информации зависит от того, что требуется и ка
    кая вторичная информация имеется.


  4. Информация необходима до момента принятия решения или ин
    формирования.


  5. Способы сбора и обработки информации зависят от характера ин
    формации, от того, почему она нужна, а также от того она, просто жела
    тельна или весьма необходима.


  6. Информация может представляться в виде обычных (регулярных) от
    четов за определенный период времени, в виде специальных отчетов, допол
    няющих регулярные о надзоре за отдельными факторами и ситуациями.


Менеджеры нуждаются не только в представлении учетной информации как таковой. Обычно информация должна включать и некоторые предложения. Руководство, как правило,, нуждается в избирательной информации только по тем вопросам, которые поступают извне за определенный период или на какую-либо дату. Очень важно, информируя менеджеров, привлечь их внимание к благоприятным изменениям и постараться обосновать неблагоприятные.

Различие между данными и информацией заключается в том, что данные являются сырыми фактами и только тогда становятся информацией, когда они в обработанной форме пригодны для контроля, анализа и принятия решений. Данные обычно приемлемы, если из них можно извлечь тенденции сравнения. Форма представления учетных материалов зависит от способности менеджеров понять содержание информации.

Множественность использования данных и требования экономии при преобразовании данных в информацию выразились в создании концепции комплексной управленческой информационной системы. В типовых компаниях имеются три главные информационные системы: финансовая, кадровая, материально-технического обеспечения. Существуют и другие ин-

формационные системы, связанные с маркетингом, стратегическим плани-оование, производством, администрированием и другие. Одним из принципиальных вопросов, связанным с созданием указанных систем, является разработка единой учетной информации, приемлемой для звеньев управления. При разработке входных документов следует учитывать накопленный опыт по методам учета, что позволяет их унифицировать и упростить процесс заполнения различных форм-документов.

^ К разработке учетных документов должны предъявляться следующие требования:

  • простота и низкая трудоемкость занесения информации;

  • максимально возможные исключения текстовой информации;

  • возможность передачи информации без дополнительного ее
    шифрования;


  • исключение документов, информационно дублирующих
    показатели унифицированных документов;





  • обеспечение возможности наращивания информационной
    емкости системы;


  • содержательная часть учетных документов должна учитывать
    основную информацию, необходимую потребителям.


3.4 Технологическое содержание функции контроля

Под контролем понимается набор процедур выявления отклонений выходных параметров системы (процесса) от заданных их значений (нормативный режим).

Контроль - это аналитическая функция, которая включает наблюдение за течением процессов в объекте управления, сравнение величины контролируемого параметра с заданной программой, выявление отклонений от программы, их места, времени, причины и характера. Объектом контроля являются процессы, происходящие в управляемом объекте. Существуют две основные формы контроля - активный и пассивный. Пассивный контроль осуществляется дискретно, по окончании какой либо фазы или всего процесса. При активном контроле во время всего процесса на управляемый объект оказывается регулирующие воздействие, что позволяет устранять отклонения и компенсировать возмущающее воздействие с минимумом потерь и функционирования объекта. По числу контролируемых величин различают одномерный и многомерный контроль. Одномерный контроль связан с одной величиной. А многомерный- со многими величинами одновременно. Кроме того контроль может быть однофункциональиый и шгогофункщюншшшй, что определяется объемами операций, выполняемых при контроле. Различают также контроль непрерывный и периодический.

^ Контроль исполнения документов является разновидностью проверки исполнения - одной и:? функций •звена административного управления.

50

^ Классификация действующих в различных отраслях и на предприятиях систем проверки исполнения строится по нескольким признакам:

- по объекту проверки - проверяются сроки исполнения приказов,
распоряжений, заданий, поручений, документов, качества,
исполнительность и др;


- по целям и задачам системы - различается системы слежения за ходом
процесса производства и управления; системы и методы оперативного


вмешательства в производственные или управленческие процессы;

- по степени механовооруженности - применяются ручные системы
(оргблокноты, карточки, журналы, картотеки, личные книжки ис
полнителей) и автоматизированные системы контроля исполнения, а
также комбинированные системы.


Операции контроля за документами делятся на творческие и технические. Творческими являются операции контроля исполнения документов по существу вопроса. Этим должны заниматься специалисты по данному вопросу. Технические операции - это контроль за сроками исполнения документов. Они выполняются сотрудниками делопроизводственной службы. По степени охвата контролируемого массива различают индивидуальный контроль и индивидуальный сплошной контроль.

Контроль исполнения документов представляется целесообразным увязывать с бездефектной организацией труда в аппарате управления. Основными задачами контроля исполнения документов являются учет сроков исполнения , ведение предупредительного контроля, информирование менеджеров высшего уровня управления о состоянии исполнения различных категорий документов, введение последующего контроля, отметка об исполнении документов и передача карточки с исполненным документом в справочную картотеку.

Таким образом контроль - это сопоставление фактических результатов с планами, стандартами, эталонами, нормативами или ожиданиями. В процессе контроля определяются отклонения от указанных показателей. Отклонения показывают, достигнуты ли цели, имеются ли ошибки, необходима ли какая-либо корректировка запланированного. Контроль одна из важных функций управления, которая предназначена для установления направлений и уровней действий отдельных менеджеров и организации в целом.

Необходимость контроля обусловлена тем, что в подавляющем количестве случаев задуманное реализуется в условиях неопределенности. А это такая среда, которая имеет факторы, препятствующие и усиливающие реализацию планов и намерений.

^ Контроль необходим для обнаружения и разрешения проблем раньше, чем они станут сложно разрешимыми.

Контроль необходим также для регулирования и координации различных видов деятельности.

^ Основные виды контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до момента фактического начала работ. Используется по отношению к персоналу, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется в ходе выполнения работ и базируется на системе обратной связи. Этот вид контроля считается прогрессивным, если он использует принцип опережения событий, основанный на прогнозе.

Заключительный контроль также базируется на системе обратной связи. Предназначен он обеспечивать информацией о результатах деятельности для ее анализа, выработки решений, планирования, а также для мотивации персонала.

^ Контроль особо актуален, когда управление не единичный акт, а своего рода бесконечный процесс.

Для осуществления контроля необходимо установление нормативных величин. Нормативные величины - это конкретные цели, вытекающие
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

Схожі:

Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconТема процессы принятия решения и управление содержание процесса управления
Содержание процесса управления. Процесс управления деятельность объединенных в определенную систему субъектов управления, направленная...
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconДокументи
1. /Введение.doc
2. /Глава 1-Общ вопр...

Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconДокументи
1. /Введение.doc
2. /Глава 1-Общ вопр...

Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconТема Сущность и содержание менеджмента Понятие управления
Понятие управления. В науке управления фундаментальным поня­тием является понятие "управление". Не давая его строгого формального...
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconТема Сущность и содержание менеджмента Понятие управления
Понятие управления. В науке управления фундаментальным поня­тием является понятие "управление". Не давая его строгого формального...
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconЛекція 2 "Економічна інформатика" Тема Теоретичні основи економічної інформатики
Экономическая информация, это сведения об экономических процессах, имеющих место в обществе
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconЛекція 2 "Інформатика та комп'ютерна техніка" Тема Поняття економічної інформації
Экономическая информация, это сведения об экономических процессах, имеющих место в обществе
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconЛекція 2 "Інформатика та комп'ютерна техніка" Тема Поняття економічної інформації
Экономическая информация, это сведения об экономических процессах, имеющих место в обществе
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconЛекція 2 "Інформатика та комп'ютерна техніка" Тема Поняття економічної інформації
Экономическая информация, это сведения об экономических процессах, имеющих место в обществе
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconЛекція 2 "Інформатика та комп'ютерна техніка" Тема Поняття економічної інформації
Экономическая информация, это сведения об экономических процессах, имеющих место в обществе
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи