Видання офіційне Київ держспоживстандарт україни 2007 icon

Видання офіційне Київ держспоживстандарт україни 2007




НазваВидання офіційне Київ держспоживстандарт україни 2007
Сторінка1/8
Дата13.10.2014
Розмір3.92 Mb.
ТипДокументи
  1   2   3   4   5   6   7   8







НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

Інформація та документація

КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

Частина 2. Настанови

(ISO/TR 15489-2:2001, MOD) ДСТУ 4423-2:2005

Видання офіційне



Київ

ДЕРЖСПОЖИВСТАНДАРТ УКРАЇНИ 2007

ДСТУ 4423-2:2005

ПЕРЕДМОВА

1 РОЗРОБЛЕНО: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства
(УНДІАСД) Державного комітету архівів України

^ РОЗРОБНИКИ: І. Антоненко, канд. іст. наук; О. Загорецька, канд. іст. наук; С. Кулешов, д-р іст. наук (керівник розроблення)

  1. ПРИЙНЯТО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ Держспоживстандарту України від ЗО червня 2005 р.
    № 156 з 2007-01-01, зі зміною дати чинності згідно з наказом № 82 від 11 квітня 2007 р.
    (з 2007-10-01)

  2. Національний стандарт відповідає міжнародному стандарту ISO/TR 15489-2:2001 Information
    and documentation — Records management — Part 2: Guidelines (Інформація та документація.
    Керування документаційними процесами. Частина 2. Настанови), окрім підпунктів 4.2.4.1,
    4.2.4.3, 4.3.3, 4.3.9.3

Ступінь відповідності — модифікований (MOD) Переклад з англійської (en)

^ 4 УВЕДЕНО ВПЕРШЕ

Право власності на цей документ належить державі. Відтворювати, тиражувати і розповсюджувати його повністю чи частково

на будь-яких носіях інформації без офіційного дозволу заборонено. Стосовно врегулювання прав власності треба звертатися до Держспоживстандарту України

Держспоживстандарт України, 2007

ДСТУ 4423-2:2005

ЗМІСТ

с.
Національний вступ ....V

  1. Сфера застосування 1

  2. Політика та обов'язки 1




  1. Вступ 1

  2. Положення політики керування документаційними процесами 1

  3. Обов'язки 2




  1. Цілі визначання обов'язків та повноважень 2

  2. Повноваження та обов'язки в межах організації 2

3 Стратегія, розробляння та впроваджування З

  1. Вступ З

  2. Розробляння та впроваджування документаційної системи З




  1. Загальні засади З

  2. Етап А. Попереднє дослідження 4

  3. Етап В. Аналізування ділової діяльності 4

  4. Етап С. Встановляння вимог до службових документів 4

  5. Етап D. Оцінювання наявних систем 5

  6. Етап Е. Визначання стратегії виконання вимог до службових документів 5

  7. Етап F. Розробляння документаційної системи 5

  8. Етап G. Впроваджування документаційної системи 6

  9. Етап Н. Аналізування після впровадження системи 7

4 Документаційні процеси та їх контролювання 7

  1. Вступ 7

  2. Засоби 8




  1. Основні засоби 8

  2. Класифікування напрямків ділової діяльності 8

  3. Словник 10

  4. Номенклатура справ 10

  5. Схеми класифікації рівнів доступу та безпеки 12

4.3 Документаційні процеси 13

  1. Вступ 13

  2. Долучання службових документів 14

  3. Реєстрування 15

  4. Класифікування 16

  5. Класифікування рівнів доступу та безпеки 17

ДСТУ 4423-2:2005

4.3.6 Встановляння статусу службових документів для передавання їх

на зберігання до архіву або вилучання для знищування 17

  1. Зберігання .18

  2. Користування службовими документами та контроль за їхнім обігом

і виконанням 19

4.3.9 Передавання службових документів до архіву або вилучання їх

для знищування 20

5 Відстежування та здійснювання перевіряння 22

  1. Загальні засади 22

  2. Перевіряння відповідності 22

  3. Сила доказовості 23

  4. Відстежування продуктивності праці 23

6 Навчання 23

  1. Вступ 23

  2. Вимоги до навчальних програм , 23

  3. Персонал, який треба навчати 23

  4. Навчання фахівців з керування документаційними процесами 24




  1. Загальні засади 24

  2. Методи навчання 24

6.5 Оцінювання та переглядання навчання 24

Додаток А Порівняння ISO 15489-1 та ISO 15489-2 у частині керування

документаційними процесами 25

Додаток В Порівняння структурних елементів ISO 15489-2 та ISO 15489-1 32

Бібліографія 37

Покажчик 38

Додаток НА Національні стандарти України, згармонізовані з міжнародними

стандартами 42

Додаток НБ Перелік національних відхилів та їх пояснення 42

IV

ДСТУ 4423-2:2005

^ НАЦІОНАЛЬНИЙ ВСТУП

Цей стандарт є переклад міжнародного стандарту ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines (Інформація та документація. Керу­вання документаційними процесами. Частина 2. Настанови) з окремими технічними змінами.

Технічний комітет, відповідальний за цей стандарт в Україні, — ТК 144 «Інформація та доку­ментація».

Стандарт містить вимоги, які відповідають чинному законодавству.

Перелік національних стандартів України, ідентичних міжнародним стандартам, посилан­ня на які є в цьому стандарті, наведено у національному додатку НА. Міжнародний стандарт ISO 690-2:1997 «Information and documentation — Bibliographic references — Part 2: Electronic documents or parts thereof» («Інформація та документація. Бібліографічні посилання. Частина 2. Електронні документи та їхні частини»), на який є посилання в цьому стандарті, в Україні не згармонізовано.

До стандарту внесено окремі зміни, зумовлені правовими та іншими нормативними вимо­гами до організації діловодства й архівної справи в Україні. Технічні відхили долучено безпосе­редньо до пунктів, яких вони стосуються, їх позначено рамкою і заголовком «Національний відхил». Повний перелік змін з обґрунтуванням наведено в національному додатку НБ.

До стандарту внесено такі редакційні зміни:

  • слова «ця частина ISO/TR 15489» та «цей міжнародний стандарт» замінено на «цей
    стандарт»;

  • у додатку «Бібліографія» наведено «Національне пояснення», виділене у тексті рамкою;

  • матеріали «Покажчика» подано за українською абеткою;

  • структурні елементи стандарту: «Титульний аркуш», «Передмову», «Національний
    вступ», «Бібліографію» та «Бібліографічні дані» — оформлено згідно з вимогами комплексу
    стандартів «Національна стандартизація».

У цьому стандарті є посилання на

  • ISO 2788:1986, який в Україні впроваджено як ДСТУ 4032-2001 (ISO 2788:1986);

  • ISO 15489-1:2001, який в Україні впроваджено як ДСТУ 4428:2005.

Копії міжнародних стандартів, на які є посилання в цьому стандарті, можна замовити в Головному фонді нормативних документів.

^ V
ДСТУ 4423-2:2005 НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ


ІНФОРМАЦІЯ ТА ДОКУМЕНТАЦІЯ

КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАРНИМИ ПРОЦЕСАМИ

Частина 2. Настанови

^ ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ Часть 2. Практическое руководство

INFORMATION AND DOCUMENTATION

RECORDS MANAGEMENT Part 2. Guidelines

Чинний від 2007-10-01

^ 1 СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

Цей стандарт — це настанови щодо упроваджування ISO 15489-1 для використовування фахівцями з керування документаційними процесами та особами, які керують службовими документами в своїх організаціях. Вони надають єдину методологію, що полегшить впроваджу­вання ISO 15489-1 в усіх організаціях, яким потрібно керувати своїми службовими документами. В них наведено огляд процесів та чинників, які треба враховувати організаціям, щоб запрова­дити керування документаційними процесами згідно з ISO 15489-1.

^ 2 ПОЛІТИКА ТА ОБОВ'ЯЗКИ

2.1 Вступ

У розділі 6 ISO 15489-1 описано у загальній формі необхідність для організацій, які прагнуть відповідно до стандарту розробити політику керування документаційними процесами та визначити і запровадити для окремих працівників обов'язки, пов'язані з керуванням службовими докумен­тами. Цей стандарт надає додаткові рекомендації щодо політики керування документаційними процесами та обов'язків, які треба визначити та запровадити.

^ 2.2 Положення політики керування документаційними процесами

Організаціям треба розробити та задокументувати політику керування документаційними процесами, забезпечити її впроваджування та дотримування на всіх рівнях.

Виклад політики керування документаційними процесами — це виклад намірів. Політика визначає, що організація має намір зробити, та інколи містить короткий виклад програми і процедур для досягнення цих намірів. Проте сам по собі виклад програми не гарантує належного керування документаційними процесами; вирішальними для її успіху є схвалення та активне й реальне її підтримування вищим керівництвом, а також надання необхідних ресурсів для реалізування цієї політики. Отже, ефективний виклад політики визначить, яка особа з керівно­го складу несе головну відповідальність за керування документаційними процесами та здійснює контроль за виконанням політики і програм керування документаційними процесами.

^ Видання офіційне

ДСТУ 4423-2:2005

Положення політики керування документаційними процесами мають містить посилання на інші програмні документи, пов'язані з інформацією, наприклад політику щодо інформаційних систем, інформаційної безпеки або керування ресурсами, але не дублювати їх. Вона має бути забезпечена процедурами та інструкціями, викладом планування та стратегії, номенклатурою справ та іншими документами, що разом формують політику керування документаційними процесами.

Постійно треба заохочувати підтримування та схвалювання політики керування документа­ційними процесами всіма працівниками. Особливо важливо, щоб політика керування докумен­таційними процесами зобов'язувала всіх працівників створювати та зберігати документи, які відповідають правовим, регуляторним, фіскальним, операційним потребам організації та її потребам в архівній (історичній) інформації. Також є важливим відстежування на відповідність політиці керування документаційними процесами.

2.3 Обов'язки

2.3.1 Цілі визначання обов'язків та повноважень

Головна ціль визначання обов'язків, повноважень та взаємозв'язків — встановити та підтри­мувати режим керування документаційними процесами, що відповідає потребам внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін.

Точніше, визначання обов'язків, повноважень та взаємозв'язків має увійти до методики або правил ділової діяльності, які:

  1. вимагають від працівників створювати службові документи, що належним чином докумен­
    тують ділову діяльність, в якій вони беруть участь, згідно з потребами основної діяльності та
    робочими процесами;

  2. забезпечують створення інформаційними системами та системами обробляння даних,
    які забезпечують ділову діяльність, відповідних службових документів як частини забезпечування
    цієї діяльності;

  3. забезпечують прозорість процесів документування та відповідності документаційних
    систем протягом активного життя службових документів (документи, потрібні для здійснюван­
    ня поточних операцій і часто використовувані, зазвичай розміщують поряд з користувачем, якщо
    це фізичний документ, або надають його в режимі гарячої лінії через комп'ютерну систему);

  4. забезпечують зберігання та збереженість службових документів протягом періоду потреби
    в них для організації та для зовнішніх зацікавлених сторін: архівних установ, дослідників і ауди­
    торів; та

є) забезпечують передавання документів на зберігання або вилучання для знищування лише відповідно до встановленого процесу експертизи.

^ 2.3.2 Повноваження та обов'язки в межах організації

Організація визначає повноваження та обов'язки всіх працівників, що беруть участь в керу­ванні документаційними процесами. Це стосується таких категорій:

  1. На вище керівництво покладено найвищий рівень відповідальності за забезпечення роз­
    робляння та впроваджування успішної програми керування документаційними процесами.
    Підтримування вищим керівництвом виявляється у наданні ресурсів нижчому рівню. Вище керів­
    ництво стимулює відповідність вимогам керування документаційними процесами у межах всієї
    організації.

  2. Фахівці з керування документаційними процесами несуть основну відповідальність за
    впроваджування ISO 15489-1. Зокрема, вони розробляють загальну політику щодо керування
    документаційними процесами, процедури та стандарти для організації і запроваджують процеси,
    описані у розділі 4 ISO 15489-1-.

  3. Керівники виробничих підрозділів або організаційних відділів відповідають за те, щоб їхні
    працівники створювали та зберігали службові документи як невід'ємну частину своєї роботи,
    відповідно до встановленої політики, процедур та стандартів. Вони забезпечують ресурсами,
    необхідними для керування документаційними процесами, та підтримують зв'язок із фахівцями
    з керування документаційними процесами з усіх питань, наведених у розділі 4 ISO 15489-1.

  4. Інші працівники в організації мають специфічні обов'язки, пов'язані зі службовими доку­
    ментами. Зокрема, це стосується персоналу, відповідального за забезпечення збереженості,

ДСТУ 4423-2:2005

персоналу, відповідального за розробляння та впроваджування систем із застосуванням інфор­маційних та комунікаційних технологій, та персоналу, відповідального за дотримання відповід­ності вимогам.

є) Всі працівники створюють та зберігають документи як частину своєї повсякденної роботи і мають робити це відповідно до встановленої політики, процедур та стандартів. Це також стосу­ється передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування лише згідно з наданими повноваженнями у цій сфері.

Коли розробники запроваджують програму керування документаційними процесами в органі­зації, важливо, щоб вони врахували норми, закладені у політиці організації.

^ З СТРАТЕГІЯ, РОЗРОБЛЯННЯ ТА ВПРОВАДЖУВАННЯ

3.1 Вступ

Розділ 8 ISO 15489-1 описує основні характеристики документаційних систем та надає базові поняття для їх впроваджування. У цьому розділі описано положення пункту 8.4 ISO 15489-1. У розділі наведено рекомендації з розробляння та впроваджування систем для керування документаційними процесами.

3.2 Розробляння та впроваджування документаційної системи

3.2.1 Загальні засади

Треба зауважити, що етапи цього процесу — це деталізування загального викладу пункту 8.4 ISO 15489-1: етап А пов'язаний з позицією переліку а), етап В з позицією переліку Ь) тощо.



^ ЕтапЯ:

Розробити документацій ну систему


Етап С:


Встановити вимоги до службових документів


Етап G:

Впровадити

документаційні

системи
^ Етап А:

Провести

попереднє

дослідження

Етап В:

Проаналізувати напрямки

Етап D:

Оцінювання

наявних

систем

^ ЕтапЕ:

Визначити стратегію задоволення вимоги

ЕтапН:

Провести аналі­зування після впровадження документаційної системи

Умовні познаки:

► Первинний зв'язок

---► Зворотний зв'язок

(Джерело: Національний архів Австралії та Архів штату Новий Південний Уельс) Рисунок 1 — Розробляння та впроваджування документаційних систем (DIRS)

ДСТУ 4423-2:2005

3.2.2 Етап А. Попереднє дослідження

Мета етапу А — забезпечити розуміння адміністративного, правового, ділового та соціаль­ного контексту, в якому діє організація, щоб визначити головні чинники, що впливають на її потреби у створенні та зберіганні службових документів.

Етап А також допомагає визначити сильні та слабкі сторони організації у сфері керування документаційними процесами. Він допоможе розробити ґрунтовні підстави для визначання обсягу робіт з проектування документації та діяльності, що потребує підтримки керівництва.

Попереднє дослідження необхідне для прийняття ефективних рішень стосовно документацій-них систем організації. Воно допоможе визначити проблеми щодо роботи зі службовими доку­ментами в організації та оцінити можливості та різні потенційні ризики.

Етап А передує розроблянню схеми класифікації напрямків діяльності та процесів, заснова­них на функціях, для визначення питання, які службові документи треба долучати та як довго їх зберігати. Разом із двома наступними етапами В та С попереднє дослідження допоможе також оцінити обов'язки організації щодо службових документів та їх відповідність вимогам зовнішніх організацій до створення та зберігання документів. Результати дослідження на цьому етапі також є основою для оцінювання наявних систем.

^ 3.2.3 Етап В. Аналізування ділової діяльності

Мета цього етапу — розробити концептуальну модель, де зазначити напрямки роботи організації та процедури її виконання. Модель демонструватиме зв'язок службового документа як з діяльністю організації, так і з конкретними процесами цієї діяльності. Вона сприятиме прийняттю рішень про наступні кроки у створенні, долучанні, контролюванні, зберіганні та пере­даванні службових документів до архіву або вилучанні їх для знищування та доступу до них. Це особливо важливо у середовищі електронного бізнесу, в якому достовірні документи долучають і зберігають лише за наявності належним чином розробленої системи. На цьому етапі визначають засоби для проведення та документального оформляння систематизованого аналізу ділової діяльності та високоефективного використання його результатів.

Аналізування ділової діяльності та процесів забезпечить розуміння взаємозв'язків між діяль­ністю організації та її службовими документами.

Результатами цього етапу можуть бути:

  1. документи, що описують напрямки діяльності та робочі процеси організації,

  1. схема класифікації напрямків діяльності, де зазначені функції організації, напрямки
    її діяльності та дії в ієрархії взаємозв'язків, та

  2. схема процесів діяльності організації, де зазначені місця, в яких створюють службові до­
    кументи або їх отримують як результати ділової діяльності.

Результати аналізування надають підстави для розробляння засобів керування документа­ційними процесами, а саме:

a) тезауруса термінів для контролю мови під час складання заголовків та індексування
службових документів у профільному діловому контексті, та

b) номенклатури справ, яка визначає строки зберігання документів та дії щодо їх переміщення.
Аналізування також допоможе визначити та впровадити відповідну стратегію щодо метада-

них та формальне встановлення обов'язків під час зберігання службових документів.
  1   2   3   4   5   6   7   8

Схожі:

Видання офіційне Київ держспоживстандарт україни 2007 iconВидання офіційне київ держспоживстандарт україни
...
Видання офіційне Київ держспоживстандарт україни 2007 iconДсту 3582-97 Видання офіційне Київ держстандарт україни
Затверджено І введено в дію наказом Держстандарту України від 4 липня 1997 р. №391
Видання офіційне Київ держспоживстандарт україни 2007 iconВидання офіційне київ мінекономрозвитку україни
...
Видання офіційне Київ держспоживстандарт україни 2007 iconПравила зберігання національного архівного фонду технічні вимоги Видання офіційне Київ Державний комітет архівів України 2003 Зміст
У цьому стандарті реалізовано норми Законів України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” і “Про пожежну безпеку”
Видання офіційне Київ держспоживстандарт україни 2007 iconОбразцы библиографических описаний
Дсту гост 1: 2006. Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання. – На заміну гост 1-84; чинний...
Видання офіційне Київ держспоживстандарт україни 2007 iconІес/pas 62707-1: 2011, idt) ДСТУ-П іес/pas 62707-1: 201Х (проект, перша редакція) Видання офіційне київ мінекономрозвитку україни
...
Видання офіційне Київ держспоживстандарт україни 2007 iconКового ступеня (Методичні поради) 3-є видання, виправлене І доповнене Редакція 'Бюлетеня Вищої атестаційної комісії України Видавництво «Толока» Київ • 2007
Методичні поради. 3-тє видання, виправлене І доповнене/ Автор-упорядник Л. А. Пономаренко, доктор технічних наук, професор. — К.:...
Видання офіційне Київ держспоживстандарт україни 2007 iconДержавний стандарт україни документація. Звіти у сфері науки І техніки структура І правила оформлення дсту 3008-95 Видання офіційне держстандарт україни
ПрIн) Київської міської дер­жавної адміністрації; Українським інститутом науково-технічної та економічної інформації (Укрінтеї);...
Видання офіційне Київ держспоживстандарт україни 2007 iconПлан видання наукової літератури та навчальних посібників з грифом мону викладачами кафедри мо на 2007-2008 навчальний рік
Міжсекторна взаємодія: місцева влада, підприємці, громадські організації (написання та видання). Монографія
Видання офіційне Київ держспоживстандарт україни 2007 iconСхема оформлення статей у фахові наукові видання
Національна академія оборони України, Київ (кегль – 12 пт, накреслення – курсив)
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи