Міністерство освіти І науки україни icon

Міністерство освіти І науки україни




НазваМіністерство освіти І науки україни
Сторінка1/3
Дата14.09.2012
Розмір0.6 Mb.
ТипДокументи
  1   2   3

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ


НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ «ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА»


ДІЛОВІ ПАПЕРИ

ТА МовностилістИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

ЩОДО ЇХ оформлення


Посібник для студентів

економічних спеціальностей


Затверджено на засіданні


кафедри української мови

Національного університету

«Львівська політехніка»

(прот. № 4 від 16.11.2006 р.)


Львів – 2007

Ділові папери та мовностилістичні рекомендації щодо їх оформлення: Посібник для студентів економічних спеціальностей / Укладачі: Г.Л.Вознюк, Г.В.Наконечна, З.Й.Куньч, О.ГЛитвин, І.Д.Фаріон, О.Р.Микитюк, А.Я.Середницька, С.З.Булик-Верхола, І.П.Василишин, Н.І.Голубінка, І.В.Нецинська, І.Б.Ментинська, М.В.Гнатюк, Ю.М.Мєзєнцева, Ю.В.Теглівець. – Львів, 2007. – 51 с.


У к л а д а ч і: Г.Л.Вознюк, канд.філол.наук, доц.

Г.В.Наконечна, канд.філол.наук, доц.

З.Й.Куньч, канд.філол.наук, доц.

О.Г.Литвин, канд.філол.наук, доц.

І.Д.Фаріон, канд.філол.наук, доц.

О.Р.Микитюк, канд.філол.наук, доц.

А.Я.Середницька, канд.філол.наук, ст.викл.

С.З.Булик-Верхола, канд.філол.наук, ст.викл.

І.П.Василишин, ст.викл.

Н.І.Голубінка, ст.викл.

І.В.Нецинська, викл.

І.Б. Ментинська, викл.

М.В.Гнатюк, викл.

Ю.М.Мєзєнцева, викл.

Ю.В.Теглівець, викл.


В і д п о в і д а л ь н и й з а в и п у с к Г.Л.Вознюк, канд.філол.наук, доц.


Р е ц е н з е н т Л.М.Полюга, доктор філол. наук, проф.


В С Т У П


Ділова сфера – одна з життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових документів налагоджують офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державами, а також регулюють приватні стосунки між людьми.

У великому й складному механізмі керування виробництвом, держав­ни­ми та громадськими справами діловий папір, документ є надзвичай­но важливою ланкою. Він фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовір­ність та об’єктивність. Документ – основний вид писемного ділового спілкування і засіб фіксування у спеціальній формі інформації про факти, події, явища суспільно-виробничої діяльності людини.

Ділові папери (документи) групують за кількома ознаками:

^ За спеціалізацією: загальні; документи з адміністративних питань; спеціалізовані документи з фінансових, комерційних питань та ін.

За призначенням:

організаційні (положення, статути, інструкції, правила, договори, угоди);

розпорядчі (постанови, розпорядження, накази, акти, вказівки, ухвали);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні й пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми);

особові (автобіографії, заяви, особові листки, трудові книжки, харак­теристики, пропозиції, скарги громадян, розписки, доручення).

^ За формою: стандартні (регламентовані) й індивідуальні (нестандартні).

За походженням: службові (підготовлені в установах, організаціях, на підприємствах службовими особами) та особисті (підготовлені окремими громадянами).

^ За місцем створення: внутрішні (документи, що їх готують, офор­млюють і виконують у межах однієї установи, організації чи підприємства) і зовнішні (документи, котрі надходять з однієї до іншої установи, організації чи підприємства).

^ За напрямом: вхідні й вихідні.

За технікою відтворення: рукописні й відтворені механічним способом.

За стадіями створення: оригінали й копії.

За терміном зберігання: постійного зберігання, тривалого зберігання (понад 10 років), тимчасового зберігання (до 10 років). За сукупністю мовних засобів і прийомів ділові папери належать до офіційно-ділового стилю мови, основними ознаками якого є: послідовність і точність викладу фактів, чіткість, однозначність та лаконічність висловлю­вань, наявність усталених словесних формул (наприклад: у зв’язку з, відповідно до, згідно з, в порядку, з метою і т. ін.), вживання слів у прямому значенні, широке використання спеціальних термінів, дотримання прямого порядку слів у реченні тощо.

Офіційно-діловий стиль за експресивним забарвленням часто називають холодним, нейтральним, суворим, оскільки він підкреслює ділові стосунки і не передає суб’єктивної оцінки того, про що йде мова.


^ ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТА


Як адресувати документи?


Одним із правил адресування документа є написання поштової адреси після назви установи, організації, підприємства, яким надсилають документ. Назву установи, організації, підприємства або їх структурного підрозділу ставлять у називному відмінку. Якщо документ адресують конкретній посадовій особі, тоді назву організації або її структурного підрозділу подають у називному відмінку, а посаду та прізвище – у давальному:


Львівський автобусний завод

Головному бухгалтерові

п. Солотвинцю А.К.

(адреса)

Якщо документ адресують керівникові установи, то назва її входить до назви посади адресата:

Директорові Лисичанського

нафтопереробного заводу

п. Тищенку С.Г.

(адреса)


Конкретній особі документ адресують тоді, коли є потреба саме цю особу ознайомити з його змістом.

Якщо один і той самий документ надсилають кільком різним адресатам, усіх їх зазначають на документі (але не більше чотирьох).

Якщо ж адресатів є 5 або більше, то в таких випадках складають список розсилання й на кожному примірникові документа вказують лише адресу (позначки «Копія» у такому разі не вживають).


^ Як датувати документ?


Дата є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Позбавлений дати, він певною мірою втрачає юридичну силу. Датою може бути:

  • день написання листа або наказу;

  • день затвердження плану, звіту, інструкції;

  • день фіксації вчинків у протоколах, актах;

  • день набирання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо в самому документі її не визначено).


Способи датування


Одним із поширених у документознавстві способів оформлення дати є написання числа, місяця, року трьома парами арабських цифр, що розділені крапками: 05.08.06 (тобто 5 серпня 2006 року);

` 09.11.06 (тобто 9 листопада 2006 року);

25.01.06 (тобто 25 січня 2006 року).

Такий уніфікований спосіб спрощує датування й усуває потребу кодування дат у процесі опрацювання документів за допомогою об­числювальної техніки. Прийнятним варіантом цього способу є варіант із повним (чотирицифровим) написанням року (05.08.2006; 09.11.2006; 25.01.2006) або без нулів перед одноцифровими числами й місяцями і з можливим проставлянням літери р. на позначення року (5.8.2006 р.; 9.11.2006 р.; 25.1.2006 р.).

Інший можливий спосіб датування – словесно-цифровий (9 вересня 2006 року або 9 вересня 2006 р.). Його можна використовувати в документах, які містять відомості фінансового характеру.


Місце дати. Якщо документ оформлюють на бланку, дату ставлять у лівому верхньому кутку разом з індексом. Якщо ж документ пишуть не на бланку, то дату ставлять під текстом ліворуч від підпису або під ним:


Завідувач відділу програмування (підпис) О.М. Головач

25.09.2006

або:

Головний інженер Головний механік

(підпис) К.С. Симоненко (підпис) В.М. Олексієнко

18.04.2006 18.04.2006

Хто і як має підписувати документ?


Якщо документ вимагає затвердження, то підпис розміщують зліва під текстом відразу біля поля. До складу підпису входять: назва посади того, хто підписує документ, особистий підпис та розшифрування, наприклад:


Директор фабрики (підпис) О.В. Малиненко


Оформлюючи документи на офіційному бланкові, зазначати назви підприємства при назві посади того, хто підписує, не треба, а слід лише вказати: директор, бухгалтер, інженер тощо.

Коли документ підписують кілька осіб, що представляють різні організації (в договорах, актах тощо), то їхні підписи розташовують кількома колонками на одному рівні:


Директор фабрики Директор магазину

(підпис) О.І. Сиваш (підпис) Г.Н. Іванців

(дата) (дата)


Якщо один документ підписують кілька осіб одного й того самого підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним послідовно, згідно з посадами, що ці особи обіймають:


Директор видавництва (підпис) А.В. Коваль

Головний бухгалтер (підпис) В.Н. Олексієнко


У підписах під офіційними документами прийнято вказувати, крім посади, також персональні звання й учені ступені. Порядок їх розміщення: спочатку посада, потім персональні, почесні та ін. звання:


Завідувач кафедри,

доктор істор. наук, професор (підпис) П.В. Федорчук


^ Де розташовувати ініціали?


а) на адресуванні – після прізвища, напр.: Іванюкові С.Г.;

б) у разі підписування документа, його затвердження – перед прізвищем,

напр.: С.П. Ковтун;

в) на резолюції – після прізвища або без зазначення ініціалів, напр.: Сидорчук; Василенко І.П.;

г) у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) – після прізвища, напр.: «Присвоїти Клименкові Ю.В. звання ...»;

ґ) ініціали не можна відривати від прізвища при переносі слів.


^ Де ставити печатку?


Печатка має частково захопити назву посади особи, яка підписує документ, і сам підпис. У фінансових документах – тільки назву посади.

На службових листах, друкованих на бланках, печатки не ставлять.


^ Як затвердити документ?


Якщо необхідно затвердити документ (акт приймання – здавання матеріальних цінностей, звіт про відрядження, доручення тощо), то його підписують виконавці розпорядження чи наказу, той, хто був у відрядженні, а затверджує директор, начальник, голова правління, генеральний директор. Гриф затвердження ставлять у верхньому правому кутку перед назвою документа:

ЗАТВЕРДЖУЮ

(посада, підпис, ініціали та прізвище)

(дата)


Якщо документ затверджують постановою, рішенням, наказом, то:

  1   2   3

Схожі:

Міністерство освіти І науки україни iconПоложення про нагородження нагрудним знаком "А. С. Макаренко" Міністерства освіти І науки України
Міністерству освіти І науки України Міністерство освіти І науки Автономної Республіки Крим, управління освіти І науки обласних, Київської...
Міністерство освіти І науки україни iconПоложення про нагородження нагрудним знаком "Василь Сухомлинський" Міністерства освіти І науки України
Міністерству освіти І науки України Міністерство освіти І науки Автономної Республіки Крим, управління освіти І науки обласних, Київської...
Міністерство освіти І науки україни iconПоложення про нагородження нагрудним знаком "Софія Русова" Міністерства освіти І науки України
Міністерству освіти І науки України Міністерство освіти І науки Автономної Республіки Крим, управління освіти І науки обласних, Київської...
Міністерство освіти І науки україни iconРішення про нагородження Нагрудним знаком ухвалюється Колегією Міністерства освіти І науки України, затверджується наказом Міністра І публікується в газеті "Освіта України"
Міністерству освіти І науки України Міністерство освіти І науки Автономної Республіки Крим, управління освіти І науки обласних, Київської...
Міністерство освіти І науки україни iconРішення про нагородження Нагрудним знаком ухвалюється Колегією Міністерства освіти І науки України, затверджується наказом Міністра І публікується в газеті "Освіта України"
Міністерству освіти І науки України Міністерство освіти І науки Автономної Республіки Крим, управління освіти І науки обласних, Київської...
Міністерство освіти І науки україни iconРішення про нагородження Нагрудним знаком ухвалюється Колегією Міністерства освіти І науки України, затверджується наказом Міністра І публікується в газеті "Освіта України"
Міністерству освіти І науки України Міністерство освіти І науки Автономної Республіки Крим, управління освіти І науки обласних, Київської...
Міністерство освіти І науки україни iconМіністерство освіти І науки україни 01135, м. Київ, проспект Перемоги
Міністерства освіти і науки України від 17. 04. 2009 року №341 «Про затвердження Плану дій щодо вдосконалення викладання дисципліни...
Міністерство освіти І науки україни iconПоложення про нагородження нагрудним знаком "Петро Могила" Міністерства освіти І науки України
Міністерство освіти І науки Автономної Республіки Крим, управління освіти І науки обласних, Київської І севастопольської міських...
Міністерство освіти І науки україни iconМіністерство освіти І науки україни пр. Перемоги
Міністерство освіти і науки Автономної Республіки Крим, управління (департаменти) освіти і науки обласних, Київської і Севастопольської...
Міністерство освіти І науки україни iconМіністерство освіти І науки україни пр. Перемоги
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту Автономної Республіки Крим, управління (департаменти) освіти і науки обласних, Київської...
Міністерство освіти І науки україни iconМіністерство освіти І науки україни пр. Перемоги
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту Автономної Республіки Крим, управління (департаменти) освіти і науки обласних, Київської...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи