Т. В. Микитенко, кандидат економічних наук icon

Т. В. Микитенко, кандидат економічних наук




Скачати 167.35 Kb.
НазваТ. В. Микитенко, кандидат економічних наук
Дата18.09.2012
Розмір167.35 Kb.
ТипДокументи
1. /Mykytenko.rtfТ. В. Микитенко, кандидат економічних наук


Т. В. Микитенко,

кандидат економічних наук,

Національна академія ДПС України


Організація електронного документообороту в обліку


Висвітлюється суть електронних документів та їх документооборот у системі обліку суб’єктів господарювання. Обґрунтовується теорія і методологія ефективності вико­ри­с­тання ком’ютерних технологій обліку в оперативному управлінні мікроекономікою.


In the article it is highlighted the essence of electronic documents and their circuit in the system of business entities. The theory and methodology of efficiency of using accounting computer technologies in the operative management of microeconomics.


Глобальний інформаційно-технологічний процес і перенесення ділової активності у кібернетичний простір стали одним із проявів „нової економіки”, яка набуває принципово нового вигляду господарської діяльності – електронного бізнесу. Електронний бізнес базується на нових способах взаємодії виробників, посередників, нових специфічних методах просування товарів на ринку, а також оперативному забезпеченні споживачів інформацією з управління господарською діяльністю.

Раціональна організація бухгалтерського обліку в умо­вах застосування комп’ютерних технологій потребує проведення до­слідження документальних процесів, які відображають гос­подарську діяльність. Метою такого дослідження є вивчення інформаційних процесів на підприємстві для визначення обсягів інформації, її потоків і раціональної організації доку­­мен­­то­­обороту. Дослідження проводяться за попередньо складеною програмою.

Програма дослідження орієнтовно включає такі пи­­тання:

– призначення документа і підрозділ, де його скла­­дають;

– кількість примірників документа, які виписують одно­часно;

– обов’язкові реквізити і показники, що містяться в до­ку­менті;

– методика формування обліково-економічного показника;

– періодичність розробки обліково-економічних показників.

Об’єктами дослідження документаційних процесів є доку­ментування операцій господарської діяльності в електронній та паперовій формах, а також формування документів і маршрутів їх руху при обробці та відо­браженні у системі бухгалтерського обліку.

Електронні документи і електронний документооборот уведено в дію у законодавчому порядку, тому вони приймаються до інформаційного забезпечення управління національною економікою.

Законом України „Про електронні документи та електронний документооборот” регу­лю­ють­ся організаційно-правові засади використання електронних документів у всіх сферах економіки.

Бухгалтерський облік при відображенні операцій, пов’язаних з електронними документами, використовує законодавчі акти, якими регулюються ці операції. Зокрема, Конституцією Ук­раїни, Цивільним кодексом України, законами України „Про електронні документи та електронний документооборот”, „Про електронний цифровий підпис”, „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні”, „Про інформацію”, „Про захист інформації в ав­то­ма­ти­зо­ваних системах”, „Про державну таємницю”, „Про зв’язок”, „Про обов’язко­вий примірник документів”, „Про Національний архівний фонд та архівні установи”, а також іншими нормативно-правовими актами.

Державне регулювання електронного документообороту направлено на:

– реалізацію єдиної державної політики електрон­ного документообороту;

– забезпечення прав і законних інтересів суб’єктів електронного документообороту;

– нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

Під електронним документом розуміють зафіксовану у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Міністерством фінансів України. Електронний документ може бути створений, переда­ний, збережений і перетворений електронними засоба­ми у візуальну форму. Візуальною формою подання такого документа є відображення даних, які він вміщує, електронними за­собами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Електронний документ повинен мати обов’язкові підписи осіб, які дозволили виконання господарської операції та її оформлення електронними засобами, а також осіб, які виконали цю операцію. При відсутності одного з цих підписів, електронний документ не може мати юридичної сили і не може використовуватися у бухгалтерському обліку.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом осіб, які брали участь у його створенні. При використанні електронного документа різними користувачами або його зберігання на кількох електрон­них носіях інформації, кожний з електронних при­мірників вважається оригіналом електронного доку­мента. При його перетворенні у паперову форму у кількох примірниках кожний з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена тільки через те, що він має елект­ронну форму.

Використання електронного документа як доказу не може заперечуватися тільки на підставі того, що він має електронну форму.

Виходячи з понять документалістики, електронний документ треба розглядати як фіксацію на спеціальному мате­ріаль­ному носії інформації про факти, події, операції госпо­дарської діяльності.

Електронний документооборот – сукупність процесів створення, оброблення, від­прав­ле­н­ня, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообороту визначаєть­ся державними органами, органами місцевого само­врядування, підприємствами, установами та організа­ціями всіх форм власності згідно із законодавством, Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим Міністерством фінансів України. Так, оформлення банківських операцій для клієнтів за електронною технологією регулюється Національним банком України, документування господарських операцій і відображення їх у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності – Міністерством фінансів України і Держкомстатом України.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються такі, коли відправ­лення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання. Вимоги підтвердження факту одержання документа, вста­новлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється згідно з вимогами законодавства, відповідно до їх призначення.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообороту. Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообороту не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважаєть­ся, що електронний документ не одержано адресатом. Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб – місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допо­могою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін ви­значається відповідно до законодавства.

У практиці бухгалтерського обліку електронний оборот може здійснюватися при реалізації продукції (робіт, послуг), звірянні взаєморозрахунків з підприємствами географічно віддаленими, відправленні податкової звітності до податкових органів тощо.

Формування документів проводиться на основі певних правил добору джерел початкових показників та послідовності записів їх у бланк документа.

Маршрут руху документів визначається від місця формування до передавання на збереження або виходу за межі підприємства.

У дослідженні вхідних і вихідних документів засто­совуються два основних методичних прийоми: інвен­таризація і типізація.

Інвентаризація передбачає збирання відомостей про всі документи, що дозволяє змогу отримати найбільш повні відо­­мості про документопотоки. Проте у зв’язку з великою трудо­місткістю методичний прийом інвентаризації засто­совується рідко. Типізація як методичний прийом засто­совується для дослідження систематизованих масивів і тих доку­ментів, що регулярно повторюються. Реєстрації під­лягає не кожний документ, а певна типова група однорідних документів. Наприклад, вивчення потоків груп документів щодо оформлення виробітку про­дукції (наряди, рапорти про виробіток продукції, маршрутні карти та ін.).

У процесі дослідження документообороту доцільно виконати такі процедури:

– скласти список підрозділів підприємства та зов­нішніх організацій, де складаються (надходять) документи;

– згрупувати альбом документів, які застосовуються на підприємстві;

– провести кодування показників і ознак за групами документів.

Код показника складається з двох частин: перша – код документа, в якому він міститься; друга – порядковий но­­­мер показника в документі. Кодування показників здій­снюється без­посередньо в бланках форм документів, а їх порядковий номер проставляється у тому місці, де має бути значення показника.

Працівник, якому доручено проведення дослідження до­кументаційних процесів, повинен мати:

– програму дослідження, яка містить конкретні запитання;

– відомість дослідження документаційних процесів;

– план і строки виконання досліджень.

Інформація, зібрана і згрупована у відомості дослід­ження документаційних процесів, під­лягає аналізу для вияв­лення дублювання тих самих показників у різних доку­ментах, нер­аціональності побудови документів і докумен­топотоків, визначення обсягів інформації та кількості доку­ментів, які складаються.

У зв’язку з використанням ПК для автоматизації управління господарським процесом і встановленням їх на робочих місцях управ­лінського персоналу виникла необхідність створення спе­ціальної технології збирання, реєстрації, підготовки інформації для її оброблення, що спричинило зміну документообігу.

Як новий елемент, в інформаційних системах АРМ бухгалтера реалізується функція ав­томатизації підготовки документів.

Обов’язковою умовою реалізації цієї функції є організа­ція єдиної АБД об’єкта управління та організація файлів-класифікаторів економічних показників – файлів НДІ в ІС АРМ бух­галтера.

В умовах застосування ПК і створених на їх основі АРМ бухгалтера впроваджується нова людино-електронна діалогова форма управління, що ґрунтується на таких принципах:

– автоматизація документування господарських про­цесів і явищ;

– організація файлової системи АРМів;

– чергування сеансів активного діалогового режиму „Користувач–ПК” й автоматичного режиму при фор­муванні вихідних документів.

Управлінський процес в інформаційних системах обліку включає такі стадії:

– документування господарських операцій;

– систематизація та узагальнення обліково-економічних даних;

– відображення вихідних обліково-економічних показників і їх використання в управлінні.

Перша стадія полягає у створенні матеріальних носіїв інформації, які стосуються об’єктів обліку і мають юридичну доказову силу здійснення господарської опера­ції або явища.

Процес документування ґрунтується на використанні документа для фіксації гос­по­дар­ських операцій та явищ. В умовах АРМ бухгалтера паперові первинні документи замінюють­ ся електронними. Змінюється тільки носій даних про господарську операцію, але документ як доказ факту здійснення цієї операції залишається тим самим.

Тільки процес документування може бути виконаний у безпаперовій формі. Відбувається корінна зміна самої тех­нології документування і документообігу.

Первинні документи „виписують” на ПК. Дані в ці документи заносять з екрана дисплея за певною техноло­гією й одночасно записують на магнітний диск і розміщують в інформаційному фонді, звідки передають системі оброблення даних. Первинне документування як попередній управлінський акт збирання, реєстрації інформації відпадає, тобто здійснюється введення даних у ПК і паралельно реалізується можливість одержати первинний документ. Документ зберігається в пам’яті ПЕОМ в електронній формі і за необхідності може бути роздрукований.

При цьому досягається високий рівень автоматизації циклу операцій введення, контролю, оброблення даних первинних документів з використанням інформаційних і програмних ресурсів АРМу.

Основна мета автоматизації цього етапу – зниження обсягу інформації, що вводиться з клавіатури, до мініму­му. АРМ бухгалтера відкриває широкі можливості бездокументного управління реєстрацією господарських операцій безпосе­редньо на ПЕОМ з одержанням ВК первинних документів.

Занесення первинних даних в електронний документ повинно здійснюватися з максимальним використанням ін­формації файлів НДІ, що зберігаються в інформаційному фонді АРМу бухгалтера. Файли НДІ автоматично підключаються в момент заповнення кон­кретної графи документа. На прикладі складання на ПК первинного документа „Прибутковий ордер” розглянемо перелік даних, що вводяться в документ автоматизовано. Так, реквізитів, що заповнюються, всього 14, з них 13 заносяться автоматизованим способом (вводяться із файлів НДІ, обчислюються автоматично або встановлюються на початку робочого дня); загальна кількість реквізитів 119, з них тільки 7 знаків набира­ють на клавіатурі. Реалізується технологія „вибирати”, а не „набирати”. При цьому значно підвищується вірогідність введених даних. Це пов’язано з тим, що на АРМі введення даних здійснює безпосередньо працівник уп­равління (кінцевий користувач АРМу), який візуально контролює введену інформацію на екрані дисплея не тіль­ки за значеннями реквізитів, а й за смисловим змістом. Безпосередня участь у введенні даних підвищує відповідальність користувача за вірогідність і повноту даних, оскільки він зацікавлений в одержанні якісної результатної інформації для управління.

Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних до­кументів і введеної в ПК інформації. Кодування рекві­зитів-ознак здій­снюється автоматизовано з використанням інформації класифікаторів. Відпадає необ­хідність у ручному веденні журналів, різних накопичувальних відо­мостей – їх замінює пам’ять ПК.

Умовою реалізації такої комп’ютерної технології під­готовки первинних документів є наявність в інформацій­ному фонді файлів з формами первинних документів на магнітному диску, файлів незмінних текстових фрагментів, що включаються в документи. Ця технологія забезпечує одноразове введення даних у систему їх оброб­лення, оскільки сформований в електронному вигляді первинний документ може бути переданий по мережі або за допомогою магнітних дисків на інші АРМи для проведення необхід­них розрахунків.

Порядок оформлення електронних первинних доку­ментів повинен забезпечувати встановлення персональної від­повідальності за їх юридичну правочинність, вірогідність і точність первинної інформації, що міститься в них. Умо­ви оформлення таких документів повинні допомагати:

– однозначно визначати осіб, відповідальних за сан­кціонування, здійснення та реєстрацію відображених у документах господарських операцій;

– запобігати можливості оформлення документів осо­бами, не наділеними відповідними правами;

– контролювати правильність інформації документа в процесі його створення і виправляти виявлені помилки.

Електронний первинний документ повинен містити відо­мості, що дозволять однозначно ідентифікувати доку­мент (найменування, форму, номер), умови його скла­дання (дату, місце), зареєстровані в ньому господарські операції; осіб, відповідальних за складання документа, і зафіксовану в ньому інформацію.

Щоб процеси реєстрації інформації на АРМах могли вважатися документуванням, необхідно визначити одно­значно осіб, які відповідають за вірогідність інформації. Для цього проводять авторизацію інформації, що доку­ментується. Авторизація полягає в кодуванні інформації додатковим інформаційним об’єктом, що визначає особу, відповідальну за вірогідність інформації, яка документу­ється. Найпоширенішим способом авторизації є ідентифі­кація користувача і подальше встановлення справжності на основі електронного цифрового підпису, пароля.

Електронний цифровий підпис – вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного (закритого) перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Автоматизація документування господарських опе­рацій забезпечує значне скорочення, автоматизацію до­кументообігу, що сприяє підвищенню оперативності управління.

Комплексна автоматизація документообігу досяга­ється в умовах локальної обчислювальної мережі. Якщо кінцевому ко­ристувачеві АРМу необхідно одержати інформацію, яку має в своєму розпорядженні інший АРМ, він формує доку­мент типу „Запит”. Документ-запит відправляється від­повідному модулю-зберігачеві інформації, який формує документ-відповідь і відправляє його за вимогою запиту. При цьому має бути чітко визначена процедура проход­ження документів з урахуванням повноважень особи, яка ініціювала ланцюжок оброблення.

Документ-відповідь може містити інформацію, недос­тупну особі, яка прийняла документ для оброблення. До­кумент-відповідь одержує відповідне АРМ (прикладний модуль), в якому зазначається, чи можна подати одержа­ну інформацію особі, яка дала запит. В умовах локальної обчислювальної мережі мож­лива підготовка документа у вигляді, що відповідає пов­новаженням даної особи. Така технологія реалізується в інформаційних системах банківських установ. Наприклад, це стосується процедури перегляду залишків та оборотів коштів на особових рахунках клієнтів.

Запит одного модуля до іншого ніяк не контролюється кінцевими користувачами, що забезпечує конфіденцій­ність інформації. Перевірка повноважень осіб здійснюєть­ся ядром системи оброблення даних локальної обчислювальної мережі. Така технологія може бути реалізована з використанням архітектури „клі­єнт-сервер”, в якій усі модулі можуть виконуватися на одному багатозначному сервері, завдяки чому документо­обіг стає „електронним”. Основою такого документообігу є АБД та електронна пошта, причому АБД використовується для формування, збереження документів і доступу до них, а електронна пошта забезпечує їх доставку.

Завданням контролю електронного документообороту є забез­печення рит­міч­ного руху документів між структурними під­роз­ділами підприємства, які виконують господарські опе­рації, бухгалтерією та зовнішніми користувачами. Метою рит­мічного документооброту є своєчасна розрахунково-аналітична обробка обліково-економічної інформації з використанням ПК для виконання бухгалтерією фінансових операцій (подання документів у банк, отримання коштів за продану продукцію, сплата податків та ін.), тобто забезпечити нормальний обіг капіталу.

Організація електронного документообороту залежить від того, які носії інформації застосовуються на підприємстві, способів фіксації початкової інформації на матеріальних носіях, використання обчислювальної та організаційної техніки в обробці інформації. Крім того, на організацію документообороту впливають структура підприємства, ор­гані­зація виробництва, його складність, наявність техноло­гічних переділів, кількість матеріально відпові­дальних осіб та інші фактори. Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передавання їх у встановлені строки для відображення у бухгалтерському обліку. За достовірність даних, наведених у документах, несуть відповідальність особи, які склали і підписали ці документи та передали їх до бухгалтерії.

Кожному виконавцю повідомляється перелік документів, які належать до його функціональних обов’язків, строки їх подання до контролю та обробки.

Організація електронного документообороту здійснюється на підставі договорів, якими визначаються взаємовідносини суб’єктів електронного докуметообороту. Так, Національний банк України встановлює взаємовідносини з суб’єктами електронного документообороту, якими виступають комерційні банки України. Комерційні банки вступають у договірні відносини зі своїми клієнтами-підприємствами і організаціями з питань електронного документообороту (створенню електронного документа, його носія, підпису, транс­пор­ту­вання електронною мережею, опрацювання у банку та зворотного зв’язку).

Суб’єкти електронного документообороту, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають ре­жим доступу до електронних документів, що містять кон­фіденційну інформацію, та встановлюють для них систе­му (способи) захисту.

Важливими критеріями оцінки схем електронного документообороту є критерії оцінки ступеня надійності і захищеності різних схем документообороту від виникнення збоїв у роботі програмного забезпечення та несприятливих зовнішніх впливів:

– надійність систем електронного документообороту – обумовлюється безвідмовністю й оперативністю відновлення їх функціонування у випадку виникнення збоїв у роботі програмних і апаратних засобів (що прямо залежить від кількості ланок у ланцюзі передачі документів суб’єкта господарювання);

– захищеність системи документообороту від несанкціонованого доступу;

– наявність засобів розв’язання конфліктних ситуацій у випадку різних трактувань змісту переданої інформації (фінансової чи податкової звітності) і дати її передачі;

– захищеність від зовнішніх впливів, здатних сповільнити чи цілком паралізувати функціонування засобів забезпечення документообороту.

Отже, організація електронного документообороту на науковій основі є головною передумовою успішного вико­нання функцій бухгалтерським обліком у ак­тивному сприянні успішній фінансово-госпо­дарській діяльності підприємства, підвищує оперативність обробки інформації, необхідної для управління.


Література


1. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України, прийнятий Верховною Радою України 22 травня 2003 року № 851-ІV.

2 Про електронний цифровий підпис: Закон України, прийнятий Верховною Радою України 22 травня 2003 року № 852-ІV.

3. Ситник В.Ф. та ін. Основи інформаційних систем: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 2001. – 420 с.

4. Білуха М.Т. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. – К.: КНТЕУ, 2001. – 680 с.

Схожі:

Т. В. Микитенко, кандидат економічних наук icon33 М59 Микитенко, І. А
Наукова школа академіка уаан петра Саблука / І. А. Микитенко, В. А. Пулім. К.: Ннціае, 2008. 268 с
Т. В. Микитенко, кандидат економічних наук iconЖмайлова Ольга Григорівна, кандидат економічних наук, доцент Державного вищого навчального закладу «Українська академія банківської справи Національного банку України»
Слюсарева Людмила Валеріївна, кандидат економічних наук, доцент Національного університету державної податкової служби України «Концепція...
Т. В. Микитенко, кандидат економічних наук iconАктуальні проблеми дослідження довкілля Матеріали ІІІ регіональної наукової конференції студентів та молодих учених
Касьяненко Г. Я., кандидат хімічних наук, доцент; Корнус А. О., кандидат географічних наук, доцент; Говорун О. В., кандидат біологічних...
Т. В. Микитенко, кандидат економічних наук iconНаціональний університет біоресурсів І природокористування україни факультет аграрного менеджменту
С. М. Кваша, кандидат економічних наук, доцент О. Ф. Лука (Національний аграрний університет); доктор економічних наук, професор...
Т. В. Микитенко, кандидат економічних наук iconМо­но­гра­фія Су­ми "Ви­дав­ництво Сум­ДУ"
М. В. Погорєлов – кандидат медичних наук; В.І. Бумейстер – доктор біологічних наук; Г. Ф. Ткач – кандидат медичних наук; С. Д. Бончев;...
Т. В. Микитенко, кандидат економічних наук iconІсторія економічних вчень як навчальна дисципліна.   Навчально-методичний комплекс з елективного курсу   «Історія економічних вчень»
В. Васильєва – кандидат філософських наук, доцент, завідувач кафедри філософії та соціології
Т. В. Микитенко, кандидат економічних наук iconІсторія економічних вчень як навчальна дисципліна. Навчально-методичний комплекс з елективного курсу «Історія економічних вчень»
В. Васильєва – кандидат філософських наук, доцент, завідувач кафедри філософії та соціології
Т. В. Микитенко, кандидат економічних наук iconКондіус інна степанівна, кандидат економічних наук, доцент

Т. В. Микитенко, кандидат економічних наук iconКолдовський вячечлав васильович, кандидат економічних наук, доцент

Т. В. Микитенко, кандидат економічних наук iconМикитенко Н. Ukraine and International Organizations (Україна І міжнародні організації) : навч посібник / Микитенко Н., Івасів Н., Милик О. Веселівська С. Львів : Видавничий центр лну ім. Івана Франка, 2009. 326 с
Микитенко Н. Ukraine and International Organizations (Україна І міжнародні організації) : навч посібник / Микитенко Н., Івасів Н.,...
Т. В. Микитенко, кандидат економічних наук iconСклад Кваліфікаційної комісії
Управління державної експертизи та ліцензування Держземагентства України, кандидат економічних наук
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи