Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" icon

Инструкция пользователя системы "Учебный процесс"




Скачати 126.61 Kb.
НазваИнструкция пользователя системы "Учебный процесс"
Дата21.06.2012
Розмір126.61 Kb.
ТипИнструкция

Харьковская национальная академия городского хозяйства


Инструкция пользователя

системы "Учебный процесс"


Модуль - Деканат


Харьков


09 ноября 2006 года


Общие положения


Данная система является периодической. Она позволяет работать с конкретной датой, если таковая выбрана внизу экрана "состояние на 05.10.2006". Дата стоит системная, т.е. текущая. Ее можно менять. А можно и вообще отказаться от нее, убрав флажок. В этом случае все действия, которые будут проведены со студентом и сведения будут не периодическими. Если дата выбрана, то изменения произойдут только тогда, когда дата будет больше установленной.


Раздел 1. Справочники


Включает подразделы:

1.1. Настройки – осуществляется выбор академии или техникумов, учебного года, семестра и директорию, в которую будут записываться выходные формы.




Рис.1 Справочники. Настройки


1.2. Окончания* – справочник окончаний по фамилиям, именам и отчествам.

1.3. Приказы* – шаблоны приказов и макросы к ним, фамилии проректоров, деканов и замов по факультетам.

1.4. Города *– справочник по странам, городам и районам.

1.5. Образование, льготы *– справочники по образованию, справочник льгот.

* Примечание: данные подразделы недоступны для деканатов.

Раздел 2. Оплата.


Просмотр оплаты за обучение студентов контрактной формы.








Рис. 2. Оплата


Став указателем на закладку «ОПЛАТА» и, щелкнув левой кнопкой мышки, мы можем просмотреть оплаты студентов за обучение по договору. Для получения нужной информации ставим фильтры:

указываем статус студентов (один из них или все), щелкнув левой кнопкой мышки в квадратике перед назваем состояния (учится, отчислен, в академ.отпуске и т.д.) –

позиция ;

отмечаем факультет, щелкнув левой кнопкой мышки в квадратике перед названием факультета - позиция ;

отмечаем года зачисления студентов. Для получения полной картины по факультету ставим флажки (став в квадратик перед годом и щелкнуп левой кнопкой мышки) перед всеми годами в окне - позиция .

Проделав вышеуказанные операции, левой кнопкой мышки нажимаем клавишу «Обновить» - позиция . Получили полный список студентов-контрактников по факультету. Этот список мы можем отсортировать по любому, представленному на экране, полю. Поставив курсор за последним символом в названии поля, щелкаем левой кнопкой мышки (например, в поле «Группа» курсор правее буквы «а») и получаем на экране список студентов, отсортированных по группам.

Данные по оплате конкретного студента мы получим, став курсором на нужную запись, т.е. указав в окне «Фамилия» - фамилию студента или в окне «Номер контракта» - номер договора на оплату. Курсор становится на нужную фамилию в списке студентов, а

ниже списка, слева – позиция , мы видим суммы и даты оплаты этого человека.

Для выхода из раздела «ОПЛАТА» - ставим курсор на нужную закладку и щелкаем левой кнопкой мышки.


Раздел 3. Общежития


Включает подразделы:

3.1. Поселение в общещитие ;

3.2. Оплата за общежитие ;

3.3. Справочник общежитий ;

3.4. Справочник план оплат ;

3.5. Оплата по датам .




Рис. 3. Общежития


Раздел 4. Стипендия – не разработано.

Раздел 5. Успеваемость.


Позволяет вводить оценки студентам и печатать ведомости по группам.(См. рис.5).




Рис. 5. Успеваемость


Для этого необходимо:

1). Выбрать:

- из списков необходимый факультет, курс, группу (внизу на вкладке);.

- флажками (отменить флажки) студентов в академке, на повторке, или иностранцев (внизу слева).

2). В правом нижнем углу из списка ведомостей выбрать нужную и нажать кнопку "Печать". Будет сформирована ведомость в Excel для выбранной группы.

3). Вводить оценки с заполненных ведомостей.

Раздел 6. Личные дела.

Включает подразделы:

6.1. Карточка содержит всю необходимую информацию по студенту.(рис.6.1)




Рис.6.1 Личные дела. Карточки

6.2. Приказы дают возможность сформировать их разнообразными по студентам, т.е. приказы, которые выполняют какие-либо действия (зачисление, отчисление, переводы и т.д.- рис.6.2), и приказы, которые не выполняют действий (изменения в приказах, поощрения, выговоры и т.д. .- рис.6.3)



Рис. 6.2. Личные дела. Приказы действия



Рис. 6.3. Личные дела. Приказы без действия


6.3. Архив приказов содержит информацию о приказах, которые были проведены и имеют номера, и те, которые сформированы, но не проведены, т.е. еще на подписи и без номера, и находятся в папках. А также печать вновь сформированного приказа.




Рис. 6.4. Личные дела. Архив приказов.


6.4. Запросы это поиск студента, выбор и печать списков студентов по каким-либо признакам, подсчет количества студентов.



Рис.6.5 Личные дела. Запросы


6.5. Посещение – не разработано.

6.6. Формирование групп .

Просмотр абитуриентов и распределение их по группам с учетом изучаемого иностранного языка. Формирование приказа распределения по группам.




Рис. 6.6. Личные дела. Формирование групп

7. Старосты – выбор старосты в группе и списки старост по группам и факультетам.



Рис. 6.7 Личные дела. Старосты

8. Лицензирование – не разработано.

9. Движение студентов.

Формирование численности студентов по факультетам, курсам, специальностям, городам (для заочной формы обучения), форме оплаты.



Рис. 6.9 Личные дела. Движение


10. Списки студентов отчисленных, на повторном обучениии и в академке – не разработано.

7.Инструкция по работе

7.1. Справочники



В разделе Справочники деканаты используют только Настройки.

Подраздел Города будет доработан. Он используется в разделе Личные дела ?Карточка?Документ, адрес для занесения домашнего адреса.(См. рис. 7.2.2.)

^

7.2. Личная карточка студентов



При изменениях в личных карточках студентов (в дальнейшем карточка) обязательно должен быть выбран флажок "Редактировать студента". Если изменяется курс у студента, то еще и флажок "Редактировать курс".

Для работы с абитуриентом, выбирается панель "без групп". Студенты добавляются в факультеты по специальностям без групп. А распределение по группам происходит в подразделе 6.6.Формирование групп. (См. рис. 6.6.)

При работе с новым студентом, который дозачисляется, выбирается панель "по группам" (т.е. устанавливается точка в соответствующем кружочке - рис. 6.1.2.). Кнопкой "Добавить" появляется новая карточка с пустыми полями.

Карточка разбита на два блока (рис. 6.1.1). Заполняется в первую очередь верхний блок (фамилия, имя, отчество, дата рождения). При этом переход на другий блок должен осуществляться через клавишу TAB . Иначе, последняя введенная информация исчезнет.

Второй блок представлен вкладками:

- Приказы (рис.7.2.1)

- Документ, адрес (рис.7.2.2)

- Сем.полож, льготы, иностр. (рис.7.2.3)

- Воинский учет (рис.7.2.4)

- Справки (рис.7.2.5)

- Фото (рис.7.2.6)

- Диплом. (рис.7.2.7)



Рис.7.2.1. Личные дела. Карточки. Вкладка "Приказы"

Вкладка Приказы разбита на три блока. В первом заполняется информация по контракту. Во втором блоке вкладки - таблица с перечнем приказов по каждому студенту. Где: дата (Начало и Конец) – если дата Конец пустая, то студент находится в

группе этого приказа. Каждый новый приказ действия по студенту (а это – зачисления, все переводы и отчисления) закрывают предыдущий приказ датой Конец;

Действие – расшифровка приказа для формы "Движение",

^ Тип записи – раскрывается в список :Учится, Свободный, Отчислен, В

академотпуске, Не зачислен, Повторное обучение, Зачислен –

виды приказов, которые были проведены по студенту.;

Группа – группа, в которой учился студент в момент проведения приказа.

Она тоже раскрывается в список групп, которую можно изменить

выбрав нужную из перечня.

В третьем блоке отражено содержимое приказа, его номер и дата (если он уже проведен).


Вкладка Документ, адрес разбита на четыре блока: паспортные данные, сведения об образовании, домашний адрес и справочник по городам.




Рис. 7.2.2. Личные дела. Карточки. Вкладка "Документ, адрес"


Вкладка Семейное положение, льготы, иностранцы разбита на три блока.

В первый блок заносятся данные о родителях, семейное положение, дети – имена и даты рождения.

Во втором блоке – "Признаки формирования групп". По этим признакам ( в данном случае, по изучаемым языкам) можно сформировать группы в подразделе 6 Формирование групп.



Рис. 7.2.3. Личные дела. Карточки. Вкладка "Сем. полож., льготы, иностр."


Вкладка Воинский учет содержит информацию об учете прохождения воинской службы. Поля заполняются из справочников данной вкладки. .(См. рис. 6.1.4).




Рис. 7.2.4. Личные дела. Карточки. Вкладка "Воинский учет"


Вкладка Фото содержит фотографию студента, которую можно заносить и корректировать. Удалить нельзя. .(См. рис. 6.1.6).

Фото используется для предачи данных на изготовление студенческих билетов.



Рис. 7.2.6. Личные дела. Карточки. Вкладка "Фото"


Вкладка Диплом содержит информацию о теме дипломного проекта, руководителе. Это информация автоматически отражается в приказе на дипломирование. Кроме того, введенная оценка дает возможность выбрать студента в выпускном приказе, а внесенная квалификация автоматически отразится в том же приказе.(См. рис. 7.2.7).



Рис. 7.2.7. Личные дела. Карточки. Вкладка "Диплом"


^ 8. Работа с приказами


Для работы с приказами необходимо выбрать студента, приказ, который нужно провести, заполнить активные поля (дата- обязательно, новый контракт- если надо, основания, папка -обязательно и т.д.). Только после этого можно делать какие-либо изменения в тексте приказа. Кнопкой "Выполнить" происходит добавление нового приказа в карточку данного студента. Просмотреть его можно в подразделе Архив приказов.( О нем ниже)

Приказы делятся на две категории:


А. Приказы с выполнением действия:(рис. 6.2)

  • Отчисление

  • Зачисление

  • Восстановление

  • Предоставление академотпуска

  • Возвращение из академотпуска

  • Предоставление повторного обучения

  • Возвращение на повторное обучение

  • Перевод в другую группу/специальность

  • Перевод на следующий курс

  • Выпускной

  • Смена формы оплаты (бюджет/контракт)

  • Смена фамилии

  • Назначение/снятие старосты

  • Допуск


Б. Приказы без действия:Рис.6.3)

  • Дополнения/изменения в приказе

  • По общежитиям

  • По стипендии и льготам

  • Выговоры и поощрения


Каждая категория приказа имеет свои разновидности и разнообразие оснований для приказа.

Приказы могут быть единичными – выбор одного студента и списковые – когда выбираются несколько студентов. Однако, есть приказы, которые не работают в списковом режиме (Например, зачисление из другого вуза и т.д.). В таких случаях в тексте приказа выдается сообщение "Внимание. Списковый приказ не поддерживается". Выбор спискового приказа осуществляется автоматически выделением кнопкой клавиатуры "INSERT" на каждом студенте из данной группы. (рис.8.1)


1. Для приказа Зачисление и Восстановление в карточке во вкладке Приказы – Тип записи должно стоять "Не зачислен" и строка высвечивается серым цветом. (рис. 8.2)При этом:

• зачисление проводится путем добавления студента в Карточку по кнопке "Добавить";

• восстановление проводится там же, но с помощью кнопки "Добавить из архива". В этом случае, открывается архив всех студентов введенных когда-то в базу. Можно выбрать "Все" (на данном этапе это лучший выбор), "Отчисленные" или "Выпускники". Отсортировать и набрать нужную фамилию. Справа в таблице стоит группа, в которой числится студент. Двойным щелчком на выбранной строке и подтверждением вопроса данный студент становиться в ту группу , факультет и курс, которые были открыты в момент нажатия кнопки "Выбрать из архива". Поэтому прежде чем выбирать студента, необходимо открыть нужную группу.

Примечание: Если ошибочна была выбрана не та группа, можно изменить ее, открыв список в столбце Группа.



Рис. 8.1. Личные дела. Приказы.




Рис. 8.2. Личные дела. Карточки.


Теперь, студенты с типом записи "Не зачислен" только и будут высвечиваться в тех группах, в которых они находятся. (Рис.8.3)



Рис. 8.3. Личные дела. Приказы-Зачисление.

2. При выполнении приказа Отчисление, Предоставление академотпуска и Предоставление повторного обучения студенты в группах показаны соответственным цветом.(Рис.8.2) Также их можно будет увидеть в подразделе 10 Списки.

3. При выборе приказов Возвращение из академотпуска и Возвращение на повторное обучение высвечивается список тех студентов, которые ушли в академотпуск или на повторное обучение соответственно. Важно заметить, что список этот не привязан к конкретной группе-курсу, а показан общий на выбранном ранее факультете. Когда выбран студент, нужно установить группу, в которую он будет возвращаться и провести приказ.



Рис. 8.4. Личные дела. Приказы-Возврат из академотпуска.

Это важно:

На данном этапе не все студенты отражены в этих списках. Поэтому нужно будет их восстанавливать в группу, как показано ранее. Корректировать строчки приказов в Карточке, т.е. менять Тип записи ("Свободный" на "В академотпуске" или "На повторном обучении"), затирать дату "Конец" вводом на ней "00.00.0000", установлением в столбце Группа той группы, которая стоит в строчке с типом записи приказа "Не зачислен" только после этого можно удалить строку приказа "Не зачислен". Еще необходимо в Карточке откорректировать появившуюся строку с новым Видом (бюджет) – удалить ту, которая лишняя.


4. Приказы ^ Перевод в другую группу/специальность и Перевод на следующий курс активизируют кнопку "Перевод". Выбрав какой-либо из этих приказов, их разновидность, студента или список студентов, необходимо нажать кнопку "Перевод". Откроется выбор факультета, курса и группы. Дважды щелкнув на выбранной группе, этот выбор исчезнет, а в тексте приказа отразится сделанный выбор. Если кнопка была нажата случайно, то можно нажать появившуюся кнопку "Отказаться". В этом случае, текст приказа не изменится.




Рис. 8.5. Личные дела. Приказы-Перевод.


Необходимо заметить, что разновидности приказа Перевод в другую группу/ специальность делятся на два вида: "в межах факультета" и "на інший факультет". Это сделано для того, чтобы отделить студентов перешедших на другие факультеты и видеть эту информацию в подразделе Движении. Также в этом приказе может меняться номер контракта. Поэтому он вноситься в поле приказа, а затем подтверждается вопросом. В этом случае, в карточке студента появляется новая строка с новым номером контракта, а в предыдущей строке будет добавлена дата "Конец".(Рис.8.5 и рис.8.6)

При выборе приказа Перевод на следующий курс необходимо следить за установленным учебным годом.



Рис. 8.6. Личные дела. Приказы-Перевод.


5. При выборе приказа Смена фамилии необходимо обратить внимание на то, что добавляется новое поле для ввода "Новая фамилия". Его нужно заполнить, иначе студент будет записан с пустой фамилией и может оказаться не в группе, а в архиве.


6. Для приказа Назначение/снятие старосты необходимо предварительно занести фамилию старосты в подраздел 7 Старосты.(Рис.6.7.) Для этого в этом подразделе выбрать конкретный факультет, конкретную группу и нажать кнопку "Добавить". В столбце Фамилия раскрыть список студентов этой группы и выбрать нужного. При переходе на другую группу он отразится в столбце Старосты.

Если староста меняется, то сначала его добавляют в конкретную группу здесь же, а затем уже проводят приказ. При этом у предыдущего старосты появляется дата Конец. (Рис.6.7).

Только после этого можно переходить к формированию данного вида приказа (рис.8.7). Список группы не будет отражаться на экране. В поле текста приказа появиться та фамилия, которая соответствует действию приказа. Т.е., если снятие старосты, то первая фамилия в списке старост высветится в тексте приказа, если назначение – то вторая новая фамилия старосты.



Рис. 8.7. Личные дела. Приказы-Назначение старосты.

^

9. Архив приказов



В данном подразделе 3 можно корректировать тексты приказов в папках (т.е. без дат и номеров) и уже с таковыми. Кнопка на клавиатуре F4 записывает данные корректировки.(Рис.6.4).

При этом исправлениям подвергаются не только тексты, но и номера приказов, папок. Для этого необходимо установиться на строчку исправления и выбрать другую




Рис. 9.1. Личные дела. Архив приказов.

папку (если приказ еще без номера и даты) или изменить номер или дату приказа(если приказ уже их имеет). Следует помнить, что строчку в приказе исправлять нужно каждую, если их несколько. Каждый раз нажимая кнопку на клавиатуре F4.

Кнопка "Печать приказа" позволяет создать doc–файл и напечатать сформированный приказ.

Кнопка "Назначить/переназначить" позволяет присвоить выбранной папке номер и дату.

Под списком приказов с номерами и датами стоит дата "после 05.09.2006". Это означает, что перечень номеров приказов только за последний месяц. Установив нужную дату, можно просмотреть приказы большего периода.


10. Запросы


В запросах нужно определиться с формой выбора запроса. Выбор ^ Список позволяет распечатать информацию выбранных полей. Выбор Количество – подсчитать в выбранных полях.

Поля выбираются флажком перед полем и отражаются слева в списке, где можно отсортировать их в нужном порядке. Можно выбрать конкретные условия по любому из представленных полей – двойным щелчком мыши.

Можно сформировать список и, установив курсор на конкретной фамилии, по клавише на клавиатуре F5 перейти в ту группу, в которой студент и обратно вернуться в Запросы.



Рис. 10.1. Личные дела. Запросы.


Запросы можно запоминать, причем, у каждого пользователя будут свои только им сформированные запросы.

Если сформировать часто используемый запрос, нажать кнопку "Просмотр", и просмотрев результат вернуться назад в запрос , то можно сохранить его. Для этого необходимо нажать кнопку "Запомнить условие" предварительно написав название запроса в списке над кнопкой.

Схожі:

Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconИнструкция пользователя системы "Учебный процесс"
Дата стоит системная, т е текущая. Ее можно менять. А можно и вообще отказаться от нее, убрав флажок. В этом случае все действия,...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconИнструкция пользователя системы "Учебный процесс"
Дата стоит системная, т е текущая. Ее можно менять. А можно и вообще отказаться от нее, убрав флажок. В этом случае все действия,...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconCd-диск экономиста  курс баколаврата
В том числе и технические средства системы обучения. Поэтому основной задачей лаборатории тсн является внедрение в учебный процесс...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconИнструкция по пользованию университетской почтой. Запускаем Интернет-браузер (программа для работы в Интернет) двойным нажатием левой кнопки мыши на его ярлыке
После этого вводим в поля «Имя пользователя» и «Пароль» (она находится слева, вверху страницы). Вам нужно ввести в указанные поля...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconУчебный процесс
Кафедра "Строительное производство и геодезия" ведет подготовку по трем образовательно-квалификационным уровням специальности промышленного...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconТематический план лекций по педиатрии (модуль 2) для студентов 5 курса международного медицинского факультета, на 2012-2013 учебный год № з/п Тема Кол-во часов
Модуль Заболевания новорожденных детей, болезни системы крови и эндокринной системы у детей
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconИнструкция пользователя сервиса электронной переписки
Доступ к электронному почтовому ящику может осуществляться с помощью любого браузера, включая Internet Explorer, Mozilla Firefox,...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconВ. Д. Червяков, доц., канд техн наук А. А. Паныч, ст преп
Рассмотрен процесс концептуального синтеза систем управления технологическими машинами на основе объектно-ориентированного подхода...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconВ. Д. Червяков, доц., канд техн наук А. А. Паныч, ст преп
Рассмотрен процесс концептуального синтеза систем управления технологическими машинами на основе объектно-ориентированного подхода...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconПолитика и избирательный процесс
Избирательные системы и их возможности в реализации демократического принципа политического представительства
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи