Учебное пособие под редакцией доцента icon

Учебное пособие под редакцией доцента




НазваУчебное пособие под редакцией доцента
Сторінка1/5
доцента
Дата07.06.2012
Розмір1.39 Mb.
ТипУчебное пособие
  1   2   3   4   5

МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РСФСР

Московский государственный историко-архивный институт

М. П. ИЛЮШЕНКО, Т. В. КУЗНЕЦОВА, Я. 3. ЛИВШИЦ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ


1977
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ Под редакцией доцента Я- 3. Лившица

Москва —

Учебное пособие'подготовлено коллективом авторов — пре­подавателей кафедры доиу-ментоведения и организации госу­дарственного делопроизводства Моюковюкого государственного истор и ко-архивного института.

Введение и глаїва V написаны доцентом Лившицем Я. 3., гла'ва I —доцентом Илюшенко М< П., тла®,а ІЇ — доцентом Кузнецовой Т. В., главы III, IV — доцентами Илюшенко М. П. и Кузнецовой Т. В.

Авторский -коллектив выражает глубокую признательность профессорам їй преподав а тел ям Московского государственного историко-архивного института Ковальчук Н. А., Костомаро­ву М. Н., Люшину С. П., Мингалеву В. С., Окуневой Р. А., Ор­ловой Н. А., Селезневу Ml С., Степанову Е. А., Сшрчешо Л. Г., сотрудникам ВНИИДАД Банасюкевичу В. Д., Зайцеву А. //., Лихачеву М. Т., Соковой А. Н. тьдрушм товарищам за ценные советы и замечания ори подготовке рукописи к изданию.







^ Илюшенко М. П., Кузнецова Т. В., Лившиц #. 3.

документоведение'

Документ и системы документации Редактор Сушков JI. Н.

Сдано в набор 5/V1 1977 г. Л 107953 22/11-76 г. Лодп. в печ. Объем 5,25 п. л. Цена 70 icon. 3|к. 972, тир. 500

введение

Документоведение — научная дисциплина, изучающая в историческом развитии закономерности образования докумен­тов, способы их -создания, становление и развитие систем доку­ментации и систем документирования.

В соответствии «с этим в учебном in о с об и и излагаются -поня­тие документ, его функции, -способы документирования. Под­робно освещается процесс складывания формуляра документа и его реквизитов. Изложение ведется 1 историческом разрезе, позволяющем познать закономерности развития функций доку­мента, -становление его формуляра, особенности создания и оформления документа в различные периоды развития общест­ва. Далее освещаются теоретические основы классификации документов, складывание их >в шервичные и сложные «комплек­сы, возникновение и (развитие систем документации. В пособии прослеживается история становления и развития систем доку­ментирования, теоретические ©опросы научной и практической ценности документов.

Рассмотрение узловых вопросов теории документоведения в их историческом развитии имеет не только познавательное, но и большое 'практическое значение. В. И. Ленин учил: ««не за­бывать основной исторической связи, смотреть на каждый во­прос с точки зрения того, как известное явление в истории воз­никло, какие главные этапы в своем развитии это явление про­ходило, и с точки зрения этого его развития смотреть, чем данная вещь стала теперь» | Такой подход к изучению доку­ментоведения позволяет установить причинно-следственные связи, уяснить взаимосвязь документоведения со смежными науками, его роль В место в системе наук.

В. И. Ленин указывал в связи с этим: «Весь дух /марксиз­ма, вся его система требует, чтобы ікаждое положение рас­сматривать лишь (а) исторически; |g§ лишь в связи с дру­гими; jgf! лишь в связи с конкретным опытом истории»1.

Применение принципа историзма к разработке проблем до­кументоведения дает возможность проследить, какие измене­ния претеріпевали взгляды на документ, системы дсжумента- ціні її документирования їв разные исторические периоды, как изменялась практика работы с документами, .какие на осно,ва« нии этого делались обобщения. Принцип (партийности і при­менении к документоведению означает необходимость за.нять определенную позицию, идейную установку в оцен.ке фаіктов, в «подходе .к решению -практических и научных задач. Диалек- тико-матеїриалистичеокий (принцип развития способствует ис­следованию вопроса о возникновении и становлении дакумен- говедения как научной дисциплины2.

Особенностью становления и -развития документоведения является то обстоятельство, что оно шло от практических по­требностей, от .необходимости совершенствования организации делопроизводства. Конечно, становление документоіведения каїк научной дисциплины в XIX — начале XX в. находилось «>ще в зачаточном «состоянии.-

После Великой Октябрьской социалистической революции теоретические разработки в области делопроизводства -стали развертываться значительно шире. Стиміулом к развитию на­учных исследований послужили труды іВ. И. Ленина, їв кото­рых содержатся многочисленные указания .по вопросам науч­ной организации управленческого труда, в частности делопро­изводства.

В 1930—< 1940 гг. проблемы документоведения стали в.се более тесно увязываться, с архивоведением. Подтотов.ка в Мос­ковском государственном историко-архивном институте кадров специалистов высшей квалификации для работы в государст­венных архивах, а затем и работников ігосу.дарствен.ного дело­производства, вызвали необходимость научной разработки проблем документоведения, ставшей одной из іпрофилирующих дисциплин учебного плана. Взимание ік теоретическим пробле­мам документоведения особенно усилилось і Г960—1970 гг. в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства и информационной базы автомати­зированных систем управления.

Важнейшей задачей документоведения на современно-м зтаїпе является теоретическое обоснование /процессов докумен- таїционного обеспечения аппарата управления. Сама же орга­низация документных работ: прием, распределение, регистра­ция документов, контроль исполнения, справочная работа, практические вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранение и использование документов — іпредмет делопроизводства.

Знания в области документоведения необходимы для глу­бокого и всестороннего овладения делопроизводством, органи­зацией управленческого труда в учреждениях. Не зная основ­ных теоретических положений, заложенных ев документоведе­нии, нельзя .правильно решать вопросы .подготовки, обработки документов, .классификации и использования документной ин­формации. Большое значение документоведение имеет .при раз­работке информационной базы автоматизированных систем управления. Теоретические проблемы, исследуемые в докумен­товедении, помогают .рационально организовать документаци- онное обслуживание работы аппарата управления.

Методолопической базой документоведения, как и других наук; является марксизм-ленинизм. Марксистско-ленинская методология дает возможность познать документоведение в его развитии. Основополагающими для развития документове­дения как науки являются такие категории марксистской фи­лософии, іка.к форма и содержание, количество и качество, еди­ничное, особенное и всеобщее, причина и следствие и др.3, что позволяет -не только правильно подойти к определению ключе­вых .понятий документоведения, но и наметить оптимальные пути разрешения задач, стоящих іперед научной дисциплиной.

Из общеметодологичеаких положений'вытекают частные и специальные методы, применяемые в конкретных -науках. Под частными методами понимается система приемов, способов изучения (Предметов и явлений, применяемых в той или иной науке.

В до'кументоведении получили распространение такие част­ные методы, как описание, анализ, сопоставление, классифика­ция, обобщение, измерение и вычисление и др. Широко исполь­зуются общенаучные методы: системный, функциональный, моделирования, формализации, экономико-математические ме­тоды.

Специальные -методы тесно связаны с частными. Применя­ются они только в одной или нескольких близко связанных между собой науках. Область их распространения, таким об­разом, іуже частных методов.

К специальным методам їв документоведении относятся ме­тоды унификации и стандартизации документов, минимизации путей и процедур документооборота, однократности в дело­производственных операциях и документировании, выявления и отбора документов, экспертизы ценности документов и др.4.

Единство общеметодологических положений, частных и спе­циальных 'методов составляет методологию документоведения.

Источниками изучения документоведения являются труды В. И. Ленина и решения Коммунистической партии. В этих до­кументах содержится «ряд цен-ных указаний, имеющих метоДо. логическое значение ДЛЯ решения теоретических 'вопросов до. кументоведения.

Другой важной группой источников являются законода­тельные акты и материалы. За дореволюционный .период зако­нодательный материал, опубликованный в «Полном 'собрании законов Российской им/перии» и «Оводе законов Российской империи», характеризует системы документации и документи­рования, сложившиеся в учреждениях XVIII—XIX вв. В .совет­скую эпоху законодательство по документоведению нашло от­ражение в «Собраниях узаконений РСФСР», «Собраниях за­конов СССР», «(Собраниях '/постановлений правительства СССР» и союзных республик, в ««Ведомостях Верховного Со­вета СССР» и союзных республик. Для удобства пользования этими актами они опубликованы в учебном пособии «Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917 — 1970 гг.)»5.

Литература по документоведению невелика. В дореволюци­онный период некоторые теоретические обобщения в части классификации документации и определения ряда понятий из области делопроизводства ХіІХ в. были предприняты Н. В. Варадинавым6, а в начале XX в. И. И. Рихтером7.

Нет специальных работ по документоведению и в советский период. Отдельные теоретические вопросы поднимались в из­даваемой в 1920-х пг. литературе по делопроизводству, кото­рая в основном представляла руководства практического ха­рактера для работников советских учреждений. Особого вни­мания в области теоретических обобщений заслуживают рабо­ты Н. В. Русинова, С. Н. Голубова, П. В. Верховіского8.

Наиболее серьезно в теоретическом плане вопросы о доку­менте, его функциях, системах документирования .были постав­лены в учебном пособии К. Г. Митяева «Теория и практика архивного дела» ,0. Этим вопросам был посвящен первый раз­дел пособия «Общее документоведение». Более углубленную и расширенную трактовку вопросы документоведения получили сначала в учебном пособии К. Г. Митяева «История и ор-гани- зация делопроизводства в СССР»", а затем в учебном лосб^ бии «.История делопроизводства в СССР» под ред. Я. 3. Лив­шица и В. А. Цикулина 9. Отдельным «вопросам документове­дения посвящен ряд статей, помещенных в журнале «Совет­ские архивы», трудах Московского государственного историко- архиївного института, т.рудах Всесоюзного научно-исследова­тельского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и др.

Как «научная дисциплина документоведение тесно связано с архивоведением, документалистикой, информатикой, источ­никоведением, теорией управления, правовыми дисциплинами. Документоведение в настоящее время оказывает прямое и не­посредственное влияние на состояние и развитие архивоведе­ния .как науки. Это объясняется тем, что архивы, призванные хранить и использовать документальные богатства, выполняют свои задачи тем успешнее, чем более качественны документы, созданные в делопроизводстве.

С развитием общественных отношений и научно-техниче­ского прогресса возникли и начали бурно развиваться доку­менталистика, информатика, базирующиеся на, документной информации. Известное .влияние на их развитие оказало доку­ментоведение, накопившее значительный опыт в изучении до­кумента. Документалистика —кибернетическая дисциплина, изучающая динамику и структуру информационных потоков и массивов 10. В отличие от документоведения, документалисти­ка рассматривает їдоку мент как любую фиксированную инфор­мацию. Информатика занимается «исследованием методов и средств сбора, .переработки, хранения, поиска и распростране­ния научной информации» м.

Документоведение использует опыт исследования докумен­та, накопленный источниковедением, дипломатикой, археогра­фией, и, в свою очередь, оказывает влияние на развитие этих наук. Особенно близко к документоведению источниковедение, так как обе эти науки изучают структуру, свойства документ­ной (источниковедческой) информации в историческом раз­витии.

На развитие документоведения значительное влияние ока­зывает теория управления, поскольку в документах отража­ются функции управления. В документах фиксируется вся мно­гогранная деятельность учреждений, организаций и пред/прия­тии. Рациональная организация документных ра'оот способст­вует совершенствованию управленческой деятельности. Доку­ментоведение связано с юридическими дисциплинами, особен- но в области разработки правовых аспектов управления.

На базе теории документоведения строятся такие приклад, ные научные дисциплины, ка/к организация делопроизводства, информационное (документное) обеспечение управления, до' кументная лингвистика, оршроектирование. В этой связи «до­кументоведение призвано изучать и обобщать опыт делопроиз­водства с целью выработки научно обоснованных положений и рекомендаций, .призванных повышать эффективность дело­производственных .процессов» 11.

Тесная связь документоведения с рядом, научных дисцип­лин, постоянное расширение и углубление их в связи с научно- технической революцией, означают в то же время и влияние достижений теории документоведения на развитие других наук. Разработка и совершенствование методов подготовки, обработки, хранения и использования документной информа­ции, оптимизация документных потоков, систем документации, систем документирования оказывают значительное влияние на совершенствование управления, методов исследований доку­мента и систем документации сопредельными науч'ньпми дис­циплинами.

Настоящее учебное пособие рассчитано на студентов Мос­ковского государственного истори ко-архивного института (фа­культет государственного делопроизводства; факультет архив­ного дела — специальность «научно-техническая' информа­ция»). Оно может быть использовано и студентами других ву­зов, изучающими проблемы документоведения, сотрудниками научно-исследовательских институтов, государственных архи­вов. служащими советских учреждений.

Пособие состоит из двух частей. В первой части рассматри­вается теория документа и систем документации, во второй части — развитие систем документирования.

і. ДОКУМЕНТЫ И ИХ ФУНКЦИИ

1. Понятие «документ»

Определение документа может быть дано через специфику его понимания на разных этапах исторического развития. По­нятие «документ» теснейшим образом связано с информацией, поскольку документ является ее основным носителем. «Инфор­мация» в rt^fltl^i означает новости, сведения, данные. «Поня­тие «информация», .применяемое в социально-гуманитарных науках, может быть истолковано как некоторая совокупность сведений (сообщение), определяющих меру наших знаний о тех или ины>х событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи»12.

В технических и естественных науках, развивших особую теорию информации, существует иное, специфическое пред­ставление об информации,-которое, властности, легло в основу современной .кибернетики.

Многозначность понятия «информация», существующая в современной науке13, вовсе не снимает того очевидного факта, что информация есть важнейший аспект отражения матери­ального ми)ра, в том числе (когда речь идет о человеческом обществе) социального отражения. «Наиболее общим приз­наком всех без исключения особенных форм, видов информа­ции является то, что информация оказывается стороной отра­жения»14. Таким образом, суть информации может быть рас­крыта лишь на основе ленинской теории отражения.

Обмен информацией является .необходимым условием жиз­ни человеческого общества. Информация всегда помогала пра­вильно отражать происходящие события и воздействовать на них. Но лишь с .появлением начертательного способа фиксации информации — письма — можно говорить о документе.

Документы появились как дополнительное (к звуковой ре­чи) средство общения людей. Они бьілиївьізіваньї к жизни пре­жде всего необходимостью запечатлеть, закрепить и передать

. то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово documentum (от doceo — «учу» или «изве­щаю») означало «•доказательство», «"свидетельство».

В русском языке термин «документ» поя-вился в XVIII в. Петр I перевел ело как «письменное свидетельство»4. Следова­тельно, документу придавалось прежде всего правовое значе­ние. Понятие документа как письменного источника, имеюще­го юридическую силу, сохранилось и в XX в. В энциклопедиче­ском словаре Ф. Павленкова документом считается: I) вся­кая бумага, составленная законным порядком и могущая слу­жить доказательством/прав на что-нибудь (права имуществен­ного, права состояния) или выполнение каїких-либо обязаннос­тей (условия, договоры, деловые обязательства); 2) вообще всякое письменное доказательство»5.

Однако в нормативных актах дореволюционной России XIX — нач. XX в. по организации управления и делопроизвод­ства термин «документ» почти не употреблялся. Так, в инст­рукции губернскому почмей'стеру (СОб., 1<807) документы на­зываются «делами» или перечисляются их конкретные разно­видности. «Общее учреждение губернское», «Общее учрежде­ние министерств» 1811 г., «Положение о іписьмоводстве и дело­производстве в военном ведомстве» 191.1 г. и др. называют до­кументы «делами», «бумагами», «актами».

■В практической деятельности учреждений понятие доку­мента также отождествлялось с понятиями «деловая бумага», «акт», «дело». Так, правитель канцелярии попечителя Москов- кого учебного округа докладывал на заседании Совета «под­линные дела с нужными справками». Регистрацио-нные жур­налы назывались «журналами входящих и исходящих бумаг», и т. д. Несмотря на то, что в середине XIX в. в «Законах граж­данских» получили точное определение такие термины, как акты крепостные, явочные, домашние, нотариальные, на прак­тике и эти акты называли «бумагами», а бумаги — «делами».

Законы и документальные материалы учреждений дают возможность определить, -какой смысл вкладывается в каждое из этих понятий. Так, «бумагой», или «деловой бумагой» назы­вается всякий входящий, внутренний или исходящий документ, касающийся всех вопросов, кроме тех, которые были связаны | определением или установлением каких-либо прав и обязан­ностей. «Актом» (в первой половине XIX в.) назывался доку­мент, в -котором излагались права и обязанности одного или нескольких лиц, а также документы, могущие служить дока­зательством.

В литературе по вопросам делопроизводства также упот­реблялся термин «бумага» как синоним документа. В 1858 г. было опубликовано «Руководство к наглядному изучению ад­министративного .порядка течения бумаг в России». Называет документы «бумагами» в своих работах и И. И. Рихтер15. Н. В. Варадинов в своем труде употребляет термины «деловая бумага», «дело» для обозначения понятия документа. Само делопроизводство Н. В. Варадинов определяет как науку, «из­лагающую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел»16.

Следовательно, если в XVIII в. в определении документа подчеркивалось .прежде всего его правовое назначение, то в XIX в. выделяется новый аспект: значение документа в управ­лении. Документом считается информация, зафиксированная по ф^рме и предназначенная для осуществления процесса уп­равления. О выделении в документе управленческой функции свидетельствует и факт появления многочисленных «руко­водств» по составлению документов17.

В советское время термин «деловая бумага» как синоним документа употребляется в некоторых законодательных ак­тах 18, повторяла его и литература 20—30-х г.19 Так, в 1928 г. Наркомат внутренних дел издает приказ о классификации «исходящих бумаг в отношении порядка и подписания по вос­ходящей степени и важности».

.Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служеб­ным документом». Так, в постановлении ЦИіК и СН;К от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения «служебных документов»20. В нормативных актах, литеїратуре, в практике работы советских учреждений прочно утвердился термин «до­кумент».

На-ряду с этим существует понятие «акт» для обозначения документов, относящихся к сфере управления и права. Они включают в себя практически все действия органов власти и государственного управления, оформленные документально. При помощи актов органы государства в пределах -своих пол­номочий регулируют общественные отношения, организуют хо­зяйственную, государственную, культурную и общественно-по­литическую жизнь, охраняют общественный порядок, защища­ют права граждан и законные интересы учреждений и органи­заций. В актах государственного управления содержатся пред­писания для исполнения,2.

В существовавших определениях документа подчеркива­лась прежде всего его правовая основа. В «Толковом словаре русского языка» 1935 г. документом называется: «письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя»21. Постепенно определение документа расши­рялось. Особо выделяются «служебные» и «счетные докумен­ты» ,4. Появляется термин '«исторические документы». Ими считаются «летописи, хроники, записки и т. п., свидетельству­ющие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т. п.».22

Таким образом, в определении документа совершенно чет­ко можно выделить три аспекта—правовой, управленческий, исторический. Но поскольку документ является объектом ис­следования многих научных дисциплин, в определениях его обычно преобладает какой-то один а'спект, и хотя информаци­онная природа его очевидна, само понятие «документ» опре­деляют различным образом, так как за основу берут разные критерии — цель создания, форму, способ воспроизведения информации и т. д.

Документалисты, изучающие овойства документа и содер­жащуюся в нем информацию, организацию документных пото­ков и массивов, определяют документ как любой материаль­ный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом для последующего обращения в информа­ционных системах ,6.

Ш правовой науке документы изучаются как средство доку­ментирования и доказательства правовых отношений. Истори­ческая наука рассматривает документ как важнейший истори­ческий источник. Вспомогательные исторические дисциплины, изучающие исторические источники, особое внимание уделяют группе письменных источников — документов (понятие «ис­точники» шире, чем понятие «документ». Историческим источ­ником считают отражающие исторический процесс предметы материальной культуры, памятники письменности, идеологии, нраеой, обычаев, языка).

Архивоведение — история и организация, теория и практи­ка архивного дела — занимается главным образом докумен­тами в их ретроспективном качестве.

Общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования во Всех областях человеческой деятельности изучает научная дисциплина доікументаведение. Поэтому понятие документа у документоведав носит обобщающий характер, включает все категории документов и в то же время уточняет границы до­кумента.

По государственному стандарту на делопроизводственные и архивные термины, документ — это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.23

В этом определении следует обратить внимание на следу­ющее:

  1. Документ является результатом прежде всего созна­тельной человеческой деятельности. Закрепление информации выполняется при прямом участии человека, когда он создает документ, или при косвенном участии, когда информация за­крепляется техническими средствами, созданными человеком.

  2. Сознательно закрепляемая информация не может быть выражена без слов или каких-либо знаков или символов (ма­шинных кодов), поскольку она является мысленным отобра­жением действительности.

Таким образом, основное смысловое значение документа обобщено в определении его как средства закрепления инфор­мации. Существенно и то обстоятельство, что информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека может быть закреплена различным способом — письмом, графикой, фотографией, зву­козаписью и т. д. И, наконец, немаловажную роль играет то, что документ создается на материале, специально изготовлен­ном — папирус, пергамент, бумага, фотопленка и т. п.

2. Функции документа

Документ обладает определенными функциями. Функция документа есть его целевое назначение, органически присущее ему, независимо от того, осознана или не осознана она авто* ром. Иными словами, фиксируя в документе информацию, его автор далеко не всегда программирует какую-либо функцию.

Изучение функций имеет существенное значение, поскольку дает возможность:

    1. уяснить подлинную цель создания документа и заклю­ченной в нем информации;

    2. .правильно понять роль документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических и соцлалыю-поли- тических связей;

    3. провести более четкую научную классификацию доку­ментов;

    4. сформулировать определенные требования к их органи­зации, содержанию и форме и в известной степени — к техно­логии обработки;

    5. подвести теоретическую базу под рационализацию .до­кументооборота и отчасти управления.

Не существует документов, несущих лишь одну, строго очерченную функцию. Исследования советских ученых показа­ли, что документ полифункционален, т. е. в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций. Поэтому разграничить их можно только условно, дли удобства классификации и анализа.

Критерием классификации функций является -специфика со­держания документа, которая в свою очередь определяется по­требностью в реализации той или иной общественной функции. Эта потребность и обеспечивает целенаправленный характер документирования явлений объективной действительности. Можно выделить следующие функции документа: информаци­онную, социальную, коммуникативную, культурную, управлен­ческую, правовую, учета, исторического источника.

Поскольку содержание и само понятие ^документ» нераз­рывно связаны с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией документа слу­жит информационная. С прогрессом общественного развития, углублением дифференциации общества растет количество и разнообразие информации. Для сохранения 1 передачи инфор­мации человек стал закреплять ее сначала с помощью пись­менности, затем книгопечатания, литографирования, фоноза­писи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, ЭВМ и т. д. Преднамеренная фиксация информации с целью ее сохранения и передачи и определяет содержание информа­ционной функции. Характерная особенность информационной функции состоит в том, что она присуща всем без исключения документам, ибо необходимость фиксировать информацию (которая, в свою очередь, отражает процессы, происходящие в материальном мире)—(причина появления любого из них.

Как уже явствует из определения, информационная функ­ция имеет сложную структуру. Важнейшим качеством доку­мента, выполняющим эту функцию, является его информаци­онная емкость (или инфоірмаїционньїй потенциал), т. е. коли­чество и качество информации. Информационная емкость определяется такими показателями, как -полнота, объектив­ность, достоверность, оптимальность, актуальность информа­ции. На информационную функцию оказывают «влияние спе­цифика и способы поиска, хранения, передачи, использования информации, а также ее доступность, — лежащие, строго гово­ря, за пределами документа как такового.

Информацию, содержащуюся в документах, можно подраз­делить на ретроспективную (относящуюся к прошлому), опе­ративную (текущую) и перспективную (относящуюся к буду­щему). Существуют и другие системы классификации инфор­мации, Ц частности, разделение ее на первичную и вторичную, динамическую и статическую, по жанрам,- видам, носителям, срокам использования и т. д.24

■Все остальные функции документа в принципе.можно трак­товать как различные аспекты, составные части подфункции именно этой, основополагающей функции, поскольку они бази­руются на разных модификациях или интерпретациях содер­жащейся в документе информации. Однако специфика этих ас­пектов столь существенна, что позволяет каждому из них с полным правом претендовать на . статус самостоятельной функции.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т. е. информация о процессах, происхо­дящих в обществе. Социальная функция документа состоит в запечатленіии, сохранении и передаче именно социальной ин­формации. Социально значимым, т. е. выполняющим опреде­ленную социальную функцию, является любой документ, по­скольку он порожден той или иной общественной потреб­ностью. Социальная информация может содержаться кж в готовом виде, не требующем раїсшифровмн, так и в фор-ме, ко­торая позволяет извлечь ее только в результате анализа, с по­мощью применения специальных методов и приемов исследо­вания.

В то же время документ не только является продуктом оп­ределенных социальных отношений, но и сам может воздейст­вовать на эти отношения, в известной степени способствовать

формированию их. Поэтому социальная функция документа определяется, помимо всего прочего, и его местом, ролью в данном обществе, в жизни государства.

Иначе говоря, есть документы, которые лишь отражают процессы, происходящие і обществе, а есть и такие, которые сами влияют на социальное развитие. Последние могут как стимулировать это развитие, так и тормозить его. Документы этой категории как бы вдвойне социальны: они несут .социаль­ную информацию и одновременно играют конкретную роль в функционировании общественного механизма.

В том случае, когда оказывается, что данный документ фальсифицирован, содержащаяся в нем .информация не пере­стает быть социальной. Более того, таїкой документ позволяет выяснить, ка-кой общественной потребностью была вызвана фальсификация. Это проливает новый свет на характер данно­го общества, данного учреждения, группы людей или отдель­ного человека.

Изучение социальной функции документа, ее правильное уяснение помогает воспроизвести механизм действия общест­венной машины. С этой точки зрения, значение документа тем выше, чем объективнее в нем отражено функционирование общества и закономерности его структуры. Социальная ин­формация— это информация не только об обществе, но и о личности в ее социальном аспекте, т. е. о социальных связях личности. Следовательно, социальная функция документа — это также та или иная степень отражения в нем деятельности, места и роли данного человека («как существа общественного) в данном обществе.

Тесно связана с информационной коммуникативная функ­ция документа. В какой-то степени ее можно рассматривать как частный случай информационной, но она выделяется в отдельную функцию потому, что у нее есть своя» ярко выра­женная специфика, а именно—передача информации во вре­мени и пространстве. По своему содержанию коммуникатив­ная функция есть функция организации и поддержания ин­формационной овязи между членами общества и между раз­личными частями общественной и государственной организа­ции. Она играет, таким образом, социально цементирующую роль.

При внимательном рассмотрении обнаруживается, что* у коммуникативной функции есть две подфункции. Это позволя­ет соответственно выделить две .категории документов:

1) документы, ориентированные в одном определенном на­правлении: а) сверху вниз (т. е. от законодателя к исполните­лю, от начальника к подчиненному) и б) снизу вверх (от ис­полнителя к подчиненному).

Ж і6

2) документы двустороннего действия, взаимосвязанные |§

между собой (служебная и личная переписка, договоры и т. д.). ,

Одна из важнейших функций документа — культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепле­ния и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото- и фоно­графических способов запечатления и предназначенный для реализации определенной общественной потребности. L

Документы в этой функции фикаируют и закрепляют тра­диции, системы ценностей, поведения и деятельности, навыки, ритуалы, выработанные и сохранившиеся в обществе. В опре­деленном аспекте документы можно рассматривать как инст­рукцию по применению этих систем, навыков, образцов и т. д., а само документирование—как процесс закрепления, концен- ||

трации и трансляции культуры. Культурную функцию наибо­лее эффективно выполняет комплекс документов. Именно в нем можно проследить концентрацию культурных традиций, j систем ценностей, образцов деятельности, обычаев, ритуалов, I норм поведения.

В управленческой функции документ выступает как сред- | ство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления, т. е. наиболее значительный массив документации. Сюда относятся как документы организацион­но -раопорядителыюго характера (положения, уставы, поста­новления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, цир­куляры, предписания и.т. д.)", так и документы еправочно-ин- формационные (справки, сводки, служебные письма, от­ношения и т. д.). Из многообразных средств управления — ор- г ан из а-ц ио н н ы х, зко номи чески х, инфор/м а ци онно - логи ч еюки х, социально-'паихолопических — только организационные мате­риализуются в документе.

Управление может быть эффективным лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей, информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные ре­шения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, — их оперативный характер. Осо­бенно наглядно это выявляется в критических ситуациях. На­пример, информация об авариях, поступившая поздно, не имеет должной ценности, поскольку ничего изменить уже нельзя. Если же такая информация поступает вовремя и со­держит прогноз событий, то она обладает большой ценностью, поскольку позволяет принять действенные профилактические меры. Опережающая информация необходима, конечно, не только в аварийных .ситуациях, но и ^ при повседневном функ­ционировании управляющих оист&м.'Требование оперативно-

2
  1   2   3   4   5

Схожі:

Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие под редакцией доцента
Учебное пособие'подготовлено коллективом авторов — пре­подавателей кафедры доиу-ментоведения и организации госу­дарственного делопроизводства...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие под редакцией
Учебное пособие подготовлено коллективом авторов пре­подавателей кафедры документоведения и организации госу­дарственного делопроизводства...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для вузов Под редакцией А. Л. Журавлева Москва 2002 уд к 159. 9 Ббк88 с 69
Данное учебное пособие есть краткое изложение курса «Соци-альная психология» для студентов факультетов психологии класси-ческих,...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для студентов и преподавателей медицинских вузов (2-е издание) Под редакцией академика нан и амн украины профессора А. Д. Визира
«Методические разработки практических занятий по пропедевтике внутренних болезней»: Учебное пособие для студентов и преподавателей...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для студентов и преподавателей медицинских вузов (2-е издание) Под редакцией академика нан и амн украины профессора А. Д. Визира
«Методические разработки практических занятий по пропедевтике внутренних болезней»: Учебное пособие для студентов и преподавателей...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие Под редакцией Ю. В. Лобзина
Оно является обучающим пособием, с помощью которого курсанты могут самостоятельно освоить методы и практические навыки, необходимые...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова
Коммуникации в управленческой деятельности организаций. Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова. Под ред д-ра экономических...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова
Коммуникации в управленческой деятельности организаций. Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова. Под ред д-ра экономических...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие по курсу: «логистика» г. Симферополь 2005 г. Скоробогатова Т. Н. Логистика: Учебное пособие: 2-е изд
Учебное пособие представляет собой лекции преподавателя тну, кандидата экономических наук Скоробогатовой Т. Н. и содержит основные...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для студентов высших учебных заведений
Рекомендовано ученым советом Сумского государственного университета как учебное пособие
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи