Редактор таблиц microsoft excel управление файлами icon

Редактор таблиц microsoft excel управление файлами




НазваРедактор таблиц microsoft excel управление файлами
Сторінка1/4
Дата22.06.2012
Розмір0.6 Mb.
ТипКнига
  1   2   3   4

РАЗДЕЛ 2. РЕДАКТОР ТАБЛИЦ MICROSOFT EXCEL


2.1. УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ


Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. С помощью программы Microsoft Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы можно использовать для составления таблиц, обработки статистических данных, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих приложений программа Microsoft Excel может создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.

Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью трехмерных документов пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам, что повышает эффективность их обработки.


2.1.1. Создание нового документа


Для создания нового документа из меню Файл нужно вызвать директиву Создать.

На экране появится документ с именем Книга1: программа Microsoft Excel присваивает новым документам имя Книга с добавлением текущего порядкового номера.

Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме, которая находится на стандартной панели .


2.1.2. Загрузка рабочего документа


Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом, нужно вызвать директиву Открыть из меню Файл.

Можно также щелкнуть мышью по соответствующей пиктограмме, которая находится на стандартной панели . В любом случае откроется диалоговое окно загрузки файла. В этом окне в поле ^ Папка нужно указать диск, а в поле Директории выбрать директорию, где расположен ваш файл. Если щелкнуть по имени этого файла, оно появится в поле Имя файла. После этого нужно закрыть диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув по имени искомого файла.




Рис. 2.1 – Внешний вид рабочего окна редактора Microsoft Excel


2.1.3. Сохранение документа


При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из меню Файл директиву Сохранить как... После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и директорию, в которой его надо расположить. Программа Microsoft Excel по умолчанию предлагает стандартное имя (Книга[порядковый номер]), которое пользователь может заменить любым другим. В имени файла нежелательно использовать некоторые символы (например, $ & % ( ) -), хотя это и не запрещено. Не следует также использовать символы кириллицы, чтобы избежать непредсказуемых реакций программы и системы Windows. Предлагаемое по умолчанию программой Microsoft Excel расширение файла .XLS, изменять не следует. После того как будут сделаны все установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK.


^ 2.2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ


2.2.1. Управление рабочими листами


Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью именного указателя (регистра имен), расположенного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров: Лист1, Лист2 и т.д. .

Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление рабочего листа Лист2. Слева от именного указателя расположены пиктограммы стрелок, с помощью которых можно изменять содержимое указателя, чтобы получить доступ к следующим листам документа.

Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево. Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к первому и к последнему листам документа.


2.2.2. Добавление рабочих листов


Директивы добавления расположены в меню Вставка. Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:

- рабочие листы для создания таблиц;

- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);

- рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля (на языке макрокоманды Excel 4.0 или на языке Visual Basic);

- рабочий лист для создания диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если лист предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой позиции он будет иметь название Лист[номер] с последующим увеличением номера при добавлении новых таблиц. Новые диаграммы, расположенные на отдельных рабочих листах, нумеруются начиная с Диаграмма1 и т.д. Рабочие листы с макрокомандами (макросами Excel 4.0) нумеруются, начиная с Макрос1, а с диалоговыми окнами - начиная с Диалог1 и т.д. Рабочие листы с программными модулями, написанными на языке Visual Basic, нумеруются начиная с Module1. Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное (зависящее от ситуации) меню, в котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.


2.2.3. Перемещение рабочих листов


Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переместить, и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню. С помощью директивы Переместить/скопировать откройте диалоговое окно с тем же названием и укажите в нем новую позицию переставляемого листа. Закройте окно Переместить/скопировать щелчком по кнопке OK, и рабочий лист займет новую позицию. Если включить опциональную кнопку Создавать копию, то данный рабочий лист останется на прежней позиции, а новую позицию займет его копия. Название копии листа будет образовано путем добавления порядкового номера к имени копируемого листа, например, Лист1(2).


2.2.4. Переименование рабочих листов


Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переименовать, и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню, в котором необходимо выбрать директиву Переименовать. Изменить имя листа можно также с помощью двойного щелчка левой кнопки мыши по названию рабочего листа. В поле ввода укажите новое имя листа, которое должно содержать не более 31 символа, включая пробелы. После ввода имени щелкните Enter, и на именном указателе появится новое имя рабочего листа. При задании имен рабочих листов не должны использоваться следующие символы: квадратные скобки "[ ]"; двоеточие ":"; правая косая черта "/"; левая косая черта "\".


2.2.5. Коррекция высоты строк и ширины столбцов


Прежде всего, корректируемая строка или столбец таблицы должны быть выделены. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру (координате) строки или столбца. В меню Формат находятся подменю Строка и Столбец. При выборе одного из этих подменю открывается меню следующего уровня. В подменю Столбец вызовите директиву Ширина, тогда откроется диалоговое окно, в котором пользователь может указать ширину столбца. В качестве единицы измерения можно использовать один символ. Например, если в столбце нужно записать 10 символов, то в поле ввода Ширина столбца следует указать число 10. Директива Автоподбор ширины из меню Столбец автоматически корректирует ширину столбца в соответствии с его содержимым.

Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора мыши. Для этого указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк или адресами столбцов. При этом указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки. Если нажать теперь левую кнопку мыши и, не отпуская ее, немного сдвинуть указатель мыши, то можно увидеть штриховую линию, которая показывает смещение границы строки. Переместите эту линию в нужную позицию и отпустите кнопку мыши, тогда в таблице появится новая граница строки. Если дважды щелкнуть мышью по номеру строки (адресу столбца), то высота (ширина) этой строки (столбца) будет автоматически скорректирована по ее содержимому.


^ 2.3. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ


Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Microsoft Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

В программе Microsoft Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда выделена некоторая область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также вызвать на панели Форматирования, щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.





2.3.1. Выделение ячеек


Отдельные ячейки таблицы выделяются автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для выделения нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале выделяемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол). Чтобы отменить выделение области, можно просто щелкнуть по невыделенной ячейке. Для выделения нескольких ячеек с помощью клавиатуры необходимо установить указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживая клавишу [Shift] нажатой, распространить выделение на всю область с помощью клавиш управления курсором.

Одна строка или столбец таблицы выделяются щелчком по номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для выделения нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.


2.3.2. Копирование данных


Прежде всего, нужно выделить группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать директиву Копировать из меню Правка. После этого выделенная область будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода [Enter]. Содержимое выделенной области появится в новом месте. Если область, в которую нужно поместить копию, тоже выделена, то размеры обеих групп должны быть одинаковыми, в противном случае будет выдано сообщение об ошибке.

В контекстном меню правой кнопки мыши также есть директива копирования. Для копирования можно также использовать комбинацию клавиш [Ctrl-C] или соответствующую пиктограмму на панели управления .

Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое место в таблице, то следует использовать директиву Вырезать из меню Правка. На панели управления этой директиве соответствует пиктограмма «ножницы» , а на клавиатуре - комбинация клавиш [Ctrl-X].


2.3.3. Заполнение смежных ячеек


Чтобы задать прогрессию, следует либо перетащить маркер заполнения выделенного диапазона ячеек , либо воспользоваться командой Прогрессия (выберите пункт Заполнить в меню Правка, затем щелкните пункт Прогрессия).

Копирование данных в строке или столбце. При перетаскивании маркера заполнения ячейки содержимое этой ячейки копируется в ячейки вдоль строки, либо вдоль столбца.

Заполнение ряда ячеек числами, датами либо другими элементами. Microsoft Excel может автоматически продолжать заполнение прогрессии числами, комбинациями чисел и текста, датами и временем, основываясь на установленном образце. Например, в таблице ниже приведены примеры продолжения начальных значений. Элементы, разделенные запятыми, находятся в соседних ячейках.

^ Начальное значение

Продолжение ряда

1, 2, 3

4, 5, 6...

09:00

10:00, 11:00, 12:00...

пн

вт, ср, чт...

понедельник

вторник, среда, четверг...

янв

фев, мар, апр...

янв, апр

июл, окт, янв...

янв-99, янв-99

июл-99, окт-99, янв-00...

15-янв, 15-янв

15-июл, 15-окт...

1999, 2000

2001, 2002, 2003...

1-янв, 1-мар

1-май, 1-июл, 1-сен...

кв.3 (или квартал3)

кв.4, кв.1, кв.2...

текст1, текстA

текст2, текстA, текст3, текстA...

1-й период

2-й период, 3-й период...

расход 1

расход 2, расход 3...


Если выделенный диапазон содержит числа, можно создать либо арифметическую прогрессию, либо геометрическую прогрессию.

Создание пользовательской прогрессии. Для заполнения ячеек часто используемыми текстовыми записями можно создавать пользовательские прогрессии.


2.3.4. Копирование форматов одних ячеек в другие ячейки


  1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, формат которых необходимо скопировать.

  2. Выполните одно из следующих действий:

  • Чтобы скопировать форматирование ячейки или диапазона, нажмите на стандартной панели инструментов кнопку Формат по образцу.

  • чтобы скопировать форматирование выбранной ячейки или диапазона ячеек в несколько мест, дважды нажмите кнопку Формат по образцу. После завершения копирования снова нажмите эту кнопку;

  • чтобы скопировать ширину столбца, выделите заголовок столбца, ширину которого необходимо копировать, и нажмите кнопку Формат по образцу, а затем выделите заголовок столбца, ширину которого нужно изменить.


2.3.5. Удаление данных


Прежде всего, нужно выделить группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в меню Правка есть подменю Очистить, которое содержит следующие четыре директивы:

^ Все - удаляет содержимое и отменяет формат ячейки;

Форматы - отменяет только формат ячейки;

Содержимое - удаляет только содержимое ячейки;

Примечания - удаляет только комментарии к ячейке.

Директива удаления ^ Очистить содержимое есть также в меню правой кнопки мыши. С помощью этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот же результат достигается просто нажатием клавиши [Del]. Если Вы случайно удалили нужную информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш [Ctrl-Z], которая отменит директиву удаления.


2.3.6. Форматирование чисел


Прежде всего, нужно выделить ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Формат ячеек, либо вызвать директиву Ячейки из меню Формат. В любом случае на экране появится диалоговое окно Формат ячеек. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана опция Число, которая предназначена для форматирования чисел. В поле Числовые форматы приведены различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. Справа показаны коды форматов выбранного типа. В поле ввода Тип: пользователь может задать код своего формата и запомнить его в списке форматов. В нижней части окна Формат ячеек находится поле просмотра, в котором показано, как будет выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.

Пиктограмма со знаком $ (доллара) на панели форматирования управления позволяет установить формат валюты в заданной ячейке (к числу добавляется символ валюты). Пиктограмма со знаком % (процент) на той же панели позволяет установить формат процентов (к числу добавляется символ процентов).


2.3.7. Выравнивание данных


Для выравнивания содержимого ячеек в программе Microsoft Excel можно использовать либо директивы меню, либо пиктограммы на панели форматирования. Прежде всего, надо выделить выравниваемые ячейки. Далее можно открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Формат ячеек, либо вызвать директиву Ячейки из меню Формат. В любом случае на экране появится диалоговое окно Формат ячеек. В верхнем поле этого окна выберите опцию Выравнивание. После этого в поле По горизонтали: можно выбрать одну из селекторных кнопок выравнивания: по левому краю, по центру и по правому краю. По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа – по правому.

Проще всего выравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм на панели форматирования (). В этом случае нужно выделить соответствующие ячейки и выполнить щелчок по нужной пиктограмме.


2.3.8. Установка шрифтов


Прежде всего, надо выделить ячейки, в которых нужно изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Формат ячеек, либо вызвать директиву Ячейки из меню Формат. В верхнем поле открывшегося окна Формат ячеек нужно выбрать опцию Шрифт. В окне появится поле Шрифт:, в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка. Содержание этого списка зависит от установок, сделанных в среде Windows.

В правом поле Размер: устанавливается размер (кегль) шрифта. По умолчанию программа Microsoft Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов. В списке шрифтовых стилей Начертание: можно выбрать обычный стиль, курсив, жирный шрифт и жирный курсив. В поле Подчеркивание: можно выбрать тип подчеркивания текста (одной или двумя линиями). В поле Видеоизменение: расположены три опциональные кнопки, которые дают возможность зачеркнуть текст либо разместить его на месте верхнего или нижнего индексов.

Соответствующие пиктограммы на второй панели управления позволяют задать шрифтовые стили: жирное начертание (символ B), курсив (символ I), подчеркивание (символ U с чертой внизу).


2.3.9. Треугольные индикаторы в ячейках


Треугольники в углах ячеек Microsoft Excel обозначают ошибки в формулах, примечания или какие-либо смарт-теги (Смарт-теги – данные, распознанные и помеченные как особый тип. Примером таких данных может быть имя пользователя).



Зеленый треугольник в левом верхнем углу ячейки обозначает ошибку в формуле данной ячейки. Если выделить эту ячейку, появится значок Источник ошибки . Нажмите стрелку рядом с этим значком, чтобы получить список доступных команд.

Примечание. Цвет индикатора ошибки можно изменить, выбрав в меню ^ Сервис команду Параметры и открыв вкладку Проверка ошибок.



Красный треугольник в правом верхнем углу ячейки означает наличие примечания в этой ячейке. Если навести указатель мыши на этот треугольник, можно просмотреть текст этого примечания.



Сиреневый треугольник в правом нижнем углу ячейки означает наличие смарт-тега. Если навести указатель мыши на этот треугольник, появится значок Действия смарт-тегов . Нажмите стрелку рядом с этим значком, чтобы получить список доступных команд.

  1   2   3   4

Схожі:

Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconФайл/Создать/Папку
Запустите программу «Microsoft Excel» (меню Пуск/Программы/ Microsoft Office/ Microsoft Excel)
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconЛабораторна робота №9: "Табличний процесор Microsoft Excel"
Мета роботи: Удосконалитися в тому, що електронні таблиці (ЕТ) є ефективний засіб обробки числової інформації. Навчитися створювати...
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconПуск/Программы/ Microsoft Excel
Откройте в ms excel файл Заказы xls из папки LabExcel. Просмотрите его, переключаясь между листами
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconЛабораторная работа №6 Логические функции в ms excel. Запустите программу «Microsoft Excel»
Премия сотрудника вычисляется в зависимости от набранной суммы баллов по такому правилу
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconТема Табличний процесор Microsoft Excel
Однако для достижения большей производительности и большего уровня комфорта в Excel предусмотрена возможность настройки меню в соответствии...
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconПрограма олімпіади з предмету „Інформатика Тема Основи роботи в пакеті Microsoft Office Вирішення рівнянь в ms excel. Використання функцій в ms excel. Створення мультимедійних презентацій в ms powerPoint
Вирішення рівнянь в ms excel. Використання функцій в ms excel. Створення мультимедійних презентацій в ms powerPoint
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconЛабораторна робота №10: " Автоматизація розрахунків та аналізу даних за допомогою Microsoft Excel"
Мета роботи: Навчитися налагоджувати та використовувати ms excel при розв’язанні задач та розробляти системи для обробки даних на...
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconЛабораторна робота №10: " Автоматизація розрахунків та аналізу даних за допомогою Microsoft Excel"
Мета роботи: Навчитися налагоджувати та використовувати ms excel при розв’язанні задач та розробляти системи для обробки даних на...
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconПравила оформлення матеріалів
Масюк, 2002. Таблиці робити у Microsoft Word, діаграми Microsoft Graph. Малюнки вставляти в текст доповіді та обов’язково надсилати...
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconЛабораторная работа №9 Работа с данными в ms excel. Запустите программу «Microsoft Excel»
Откройте книгу "Заказы" из папки LabExcel. Если этой книги нет, скопируйте ее из папки Teach диска M
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи