Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави icon

Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави




НазваПро затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави
Сторінка1/4
Дата23.06.2012
Розмір0.5 Mb.
ТипДокументи
  1   2   3   4

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

П О С Т А Н О В А



від 27 листопада 1998 р. N 1893
Київ


Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави

( Із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ N 1601 від 29.11.2001 N 281 від 13.03.2002 N 1547 від 17.11.2004 N 1000 від 19.07.2006 N 1700 від 08.12.2006 )

З метою забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання і використання матеріалів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (додається).

Міністерства, інші центральні органи виконавчої влади відповідно до вимог зазначеної Інструкції та з урахуванням особливостей своєї діяльності можуть за погодженням з Службою безпеки та Державним комітетом архівів затверджувати відомчі інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

( Абзац другий пункту 1 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )

2. Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та Севастопольській міським державним адміністраціям у межах їхніх повноважень у шестимісячний термін розробити і ввести в дію переліки конфіденційної інформації, що є власністю держави.

3. Керівникам міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності разом з режимно-секретними органами забезпечити контроль за виконанням вимог Інструкції, затвердженої цією постановою.

4. Служба безпеки здійснює контроль за обігом документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

( Постанову доповнено пунктом 4 згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )

Прем'єр-міністр України

В.ПУСТОВОЙТЕНКО




Інд. 28

ЗАТВЕРДЖЕНО

постановою Кабінету Міністрів України

від 27 листопада 1998 р. N 1893

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави

( У тексті Інструкції слово "Головархів" в усіх відмінках замінено словом "Держкомархів" у відповідному відмінку згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )

Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає обов'язковий для всіх центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності (далі - організації) порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (далі - документи).

Переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким надається гриф обмеження доступу "Для службового користування" (далі - гриф "Для службового користування"), розробляються експертними комісіями згідно з орієнтовними критеріями віднесення інформації до конфіденційної (додаток 13) і затверджуються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості.

( Абзац другий пункту 1 в редакції Постанови КМ N 1547 від 17.11.2004 )

Експертні комісії утворюються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями. До їх складу включаються представники режимно-секретного та інших структурних підрозділів з числа найбільш кваліфікованих фахівців. У разі потреби для участі в роботі експертної комісії можуть залучатися фахівці заінтересованих підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) з метою розгляду питань, що належать до їх компетенції. Рішення комісії оформляється протоколом, який затверджується міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласною, Київською та Севастопольською міською держадміністрацією. На підставі рішення експертної комісії інформація включається до переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

( Пункт 1 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )

У разі потреби на державних підприємствах, в установах і організаціях з урахуванням особливостей їхньої діяльності розробляються та за погодженням з міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, до сфери управління якого вони належать, вводяться в дію переліки конкретних видів документів у відповідній сфері діяльності.

2. На документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань - на обкладинці та на титулі проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника.

Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.

3. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування" визначається на підставі переліків, зазначених у пункті 1 цієї Інструкції: на документі - виконавцем та особою, що підписує документ; на виданні - автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.

4. Керівники центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади та їхніх структурних підрозділів, державних підприємств, установ і організацій у разі потреби мають право зняти гриф "Для службового користування" з документів, підготовлених цим органом чи його структурним підрозділом, підприємством, установою, організацією, якщо відомості, що містяться у цих документах, не відповідають перелікам, зазначеним у пункті 1 цієї Інструкції.

Керівники міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій, які відповідно до пункту 1 цієї Інструкції затвердили переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, мають право зняти гриф "Для службового користування" з відповідних документів.

( Абзац другий пункту 4 в редакції Постанови КМ N 1547 від 17.11.2004 )

5. З введенням у дію цієї Інструкції тиражовані документи, видані з грифом "Для службового користування" до 1991 року, а також тиражовані документи, випущені у світ у різний час з іншими обмежувальними грифами, крім грифів "Службова таємниця", "Таємно", "Цілком таємно" та "Особливої важливості", можуть розглядатися як відкриті документи за наявності письмової згоди організацій, що їх підготували, або правонаступників цих організацій.

Тиражовані документи, що вийшли у світ у 1991 році та пізніше з грифом "Для службового користування" або з нумерацією кожного примірника тиражу, а також всі документи органу законодавчої влади, вищого органу виконавчої влади та вищих судових органів без грифів обмеження доступу, але не опубліковані в офіційних виданнях, з яких знято грифи секретності, розглядаються як матеріали, що містять відомості обмеженого поширення з грифом "Для службового користування".

6. Керівники організацій несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування".

Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії організацій (далі - канцелярії).

7. Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом "Для службового користування", та випадкам втрат таких документів покладається на режимно-секретні підрозділи організацій.

( Пункт 7 в редакції Постанови КМ N 1547 від 17.11.2004 )

8. Співробітники організацій, які працюють з документами з грифом "Для службового користування", в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією та відповідними відомчими інструкціями. Ознайомлення здійснюють канцелярії організацій.

Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

9. Під час роботи з документами і матеріалами з грифом "Для службового користування" слід також керуватися Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 (Офіційний вісник України, 1997 р., N 43, с. 50), індивідуальними інструкціями з діловодства в організаціях, державними стандартами, що регламентують правила складання та оформлення документів.

^ Приймання і облік документів

10. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом "Для службового користування" здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації.

На документи з грифом "Для службового користування", як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації.

11. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить до організації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), приймається і розкривається централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за формою 1 (додаток 1), один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

12. У разі надходження документів з грифом "Для службового користування" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії.

Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування" в організації, де немає постійних чергових працівників.

13. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

14. Облік документів та видань з грифом "Для службового користування" ведеться у журналах за формою 2 (додаток 2) або картках за формою 3 (додаток 3), як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах за формою 4 (додаток 4) або на картках за формою 5 (додаток 5).

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою "Для пакетів".

У разі коли обсяг документів з грифом "Для службового користування" незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа або видання додається позначка "ДСК".

Проходження документів з грифом "Для службового користування" повинно своєчасно відображатися на картках (у журналах).

15. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" проставляється штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

16. Тираж видання з грифом "Для службового користування", одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "Для службового користування" за формою 6 (додаток 6).

Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.

^ Розмноження і розсилання (відправлення) документів

17. Відповідальність за випуск документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються, несуть керівники організацій (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються.

Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

18. Друкування документів з грифом "Для службового користування" здійснюється у друкарському бюро організації. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

Друкування таких документів також допускається у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.

Друкування документів з грифом "Для службового користування", а також обробка конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням інформаційної (автоматизованої) системи дозволяється після завершення робіт із створення комплексної системи захисту інформації та проведення у порядку, встановленому Адміністрацією Держспецзв'язку, державної експертизи зазначеної системи на відповідність вимогам нормативних документів з питань технічного та/або криптографічного захисту інформації, за результатами якої видається атестат відповідності.

( Пункт 18 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004; в редакції Постанови КМ N 1700 від 08.12.2006 )

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкарка повинна зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.

19. Надруковані і підписані документи з грифом "Для службового користування" разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації співробітнику канцелярії, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та співробітником канцелярії, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи".

20. Реферативні інформаційні видання у журнальному або зброшурованому картковому виконанні, в яких містяться відомості про документи з грифом "Для службового користування", випускаються з аналогічним грифом.

Вилучені із зазначених видань реферативні інформаційні картки та сторінки, що не містять відомостей обмеженого поширення, обліковуються і зберігаються як несекретні матеріали.

Факт вилучення карток і сторінок засвідчується підписами двох виконавців на обкладинках цих видань.

21. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника організації (структурного підрозділу) за підписаними ним нарядами під контролем канцелярії. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

22. У друкарнях та у відділах розмножувальної техніки облік документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються в незначному обсязі, може здійснюватися в одному журналі разом з іншими несекретними документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".

23. Після закінчення друкування документів з грифом "Для службового користування" набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підписами замовника і виконавця.

24. Під час розмноження документів з грифом "Для службового користування" з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

( Пункт 24 в редакції Постанови КМ N 281 від 13.03.2002 )

25. Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом "Для службового користування" здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником організації (його заступником) та керівником канцелярії, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

26. Пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єрами організацій.

Доставка документів з грифом "Для службового користування" представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.

27. Документи, справи і видання з грифом "Для службового користування", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

28.

( Абзац перший пункту 28 виключено на підставі Постанови КМ N 1000 від 19.07.2006 )

Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "Для службового користування" та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами керівників організацій, яким надано право відповідно до пункту 1 цієї Інструкції затверджувати переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

( Абзац другий пункту 28 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )

Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили первісне значення.

Якщо в документах з грифом "Для службового користування" містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.

( Абзац четвертий пункту 28 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 1000 від 19.07.2006 )

Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "Для службового користування" у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.

  1   2   3   4

Схожі:

Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави iconНаказ №158-оп " Про склад комісії на списання матеріальних цінностей з балансу " Відповідно до типової інструкції "
України Державне казначейство України “ Про затвердження Типової інструкції про списання майна бюджетних установ “ Зареєстровано...
Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави iconНаказ №158-оп " Про склад комісії на списання матеріальних цінностей з балансу " Відповідно до типової інструкції "
України Державне казначейство України “ Про затвердження Типової інструкції про списання майна бюджетних установ “ Зареєстровано...
Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави iconНаказ №160-оп рах. 113. 114,221. " Про склад комісії на списання матеріальних цінностей з балансу" Відповідно до типової інструкції "
України Державне казначейство України “ Про затвердження Типової інструкції про списання майна бюджетних установ “ Зареєстровано...
Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави iconНаказ №160-оп рах. 113. 114,221. " Про склад комісії на списання матеріальних цінностей з балансу" Відповідно до типової інструкції "
України Державне казначейство України “ Про затвердження Типової інструкції про списання майна бюджетних установ “ Зареєстровано...
Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави iconПро затвердження Положення про порядок формування, розміщення та обліку страхових резервів з видів страхування, інших ніж страхування життя Відповідно до Закону України "Про страхування" ( 85/96-вр ) наказу ю: 3атвердити Положення про порядок формування,
Начальнику відділу методології нагляду, обліку та аналізу в страхових організаціях Приходько В. С. в десятиденний термін
Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави iconПро затвердження Положення про порядок формування, розміщення та обліку страхових резервів з видів страхування, інших ніж страхування життя Відповідно до Закону України "Про страхування" ( 85/96-вр ) наказу ю: 3атвердити Положення про порядок формування,
Начальнику відділу методології нагляду, обліку та аналізу в страхових організаціях Приходько В. С. в десятиденний термін
Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави iconПро затвердження Положення про порядок формування, розміщення та обліку страхових резервів з видів страхування, інших ніж страхування життя Відповідно до Закону України "Про страхування" ( 85/96-вр ) наказу ю: 3атвердити Положення про порядок формування,
Начальнику відділу методології нагляду, обліку та аналізу в страхових організаціях Приходько В. С. в десятиденний термін
Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави iconНаказ №82-оп "18" лютого 2014 р м. Чернівці Про створення комісії по прийманню матеріальних цінностей, отриманих безоплатно у вигляді безповоротної допомоги, дарунків, а також для переоцінки матеріальних цінностей Відповідно до Наказу Мінфіну №947 від 14.
Наказу Мінфіну №611 від 26. 06. 2013р. «Про затвердження деяких нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку бюджетних установ»...
Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави iconПро затвердження Інструкції про організацію проведення ревізій І перевірок органами державної контрольно-ревізійної служби в Україні за зверненнями правоохоронних органів ( Із змінами, внесеними згідно з Наказом Головкру n 98 ( z0902-00 ) від 01.
Україні ( 2939-12 ) та на виконання вимог пункту 4 Інструкції про порядок проведення ревізій І
Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави iconЗатверджено наказом Міністерства освіти І науки України 2007 р № Порядок замовлення документів про освіту державного зразка, видачі та обліку їх карток
З змінами та доповненнями, від 5 липня 2004 р. №841 “Про створення та впровадження державної інформаційно-виробничої системи в галузі...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи