Ббкч23+Х623. 4 icon

Ббкч23+Х623. 4




НазваБбкч23+Х623. 4
Сторінка1/12
Дата23.06.2012
Розмір2.88 Mb.
ТипРеферат
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

ББКЧ23+Х623.4

Крулькевич М.И., Сынкова Е.М. Информационная деятельность в организациях. - Донецк: ДонНУ Украины, 2001. - 176 с.

18ВЫ 966-02-1141-4

Рассматриваются проблемы формирования, сущность, понятия и элементы информационной деятельности в организациях, основные направления совершенствования этой деятельности и правовое регулирование информационных процессов.

Для научных работников, специалистов информационной деятельности, преподавателей, аспирантов, студентов.

ББК Ч 23 + X 623.4

Розглядаються проблеми формування, сутшсть, поняття та елементи інформаційної діяльності в оргашзаціях, основш напрямки удосконалення цієї лояльное™ та правове регулювання шформацшних процес!в.

Для наукових робітників, спешшпспв у галузі управління, викладачів, аспірантів, студентів.

Научный редактор канд. экон. наук Щедрин А.Н.

Рецензенты:

Финагин В.В., доктор экономических наук, профессор БерсуцТсий Я.Г., доктор экономических наук, профессор

Рекомендовано к печати Ученым советом Донецкого национального университета.

) М.И.Крулькевич Е.М.Сынкова

15ВК 966-02-1141-4

© ДонНУ Украины, 2000

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 6

Глава 1. ИНФОРМАЦИЯ В ПРОЦЕССАХ УПРАВЛЕНИЯ 8

  1. Основные характеристики информации 8

  2. Менеджерский информационный цикл 13

  3. Формирование первичной информации 17




  1. Требования, предъявляемые к информационному обеспечению
    системы управления 20

  2. Повышение уровня достоверности информации 21

  3. Хранение информации 25

Глава 2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ 28

  1. Формирование информационных потоков 28

  2. Информационное обслуживание 29

  3. Сжатие информации в информационных потоках 32

  4. Совершенствование информационный потоков 39

  5. Рационализация режима обмена информацией 40

Глава 3. ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ СОДЕРЖАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 45

  1. Взаимодействие элементов системы в технологии управления 45

  2. Организационные формы и функции управления 47

  3. Технологическое содержание функции учета 49

  4. Технологическое содержание функции контроля 51

  5. Технологическое содержание функции анализа 56

  6. Технологическое содержание функции планирования 63

  7. Технологическое содержание функции выдвижения и принятия
    управленческих решений Г. 67

3.8. Технологическое содержание функции прогнозирования 71

Глава 4. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ73

  1. Структура информационного процесса 73

  2. Основные формы и методы восприятия информации 76

  3. Передача информации 78

  4. Обработка информации 80

  5. Представление информации 83

Глава 5. ОБЩЕНИЕ В ПРОЦЕССЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 87

  1. Деловое общение 87

  2. Процесс общения 90

  3. Информационный процесс коллективных мероприятий 92

5.4 Представление новых идей 95

5.5. Оценка идей, предложений и рекомендаций 96

5.6 Обучение навыкам информационной деятельности 98

Глава 6. МЕТОДЫ И ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА

^ ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 101

6.1 Информационный кругооборот 101

  1. Сбор информации 102

  2. Обработка информации и документов 103

  3. Предоставление информации потребителю 105

  4. Документационные средства коммуникаций 107

Глава 7. ЭВОЛЮЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

^ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ ПО

  1. Основные направления совершенствования информационной
    деятельности 110

  2. Методы делового взаимодействия менеджеров компании с
    клиентами 113

  3. Новые технологии в информационной деятельности 114

  4. Характерные свойства современных информационных процессов ... 117

  5. Роли, обязанности и ответственность сотрудников компании в
    технологии управления, основанной на процессах 119

  6. Информационная культура 120

  7. Управление изменением уровней информационной культуры .... 124

7.8. Корпоративная информационная система "Интранет" 126

Глава 8. ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 128

8.1. Законодательство Украины в сфере информационной деятельности 128

82. Информационная деятельность как объект правового регулирования 130

  1. Государственное регулирование информационной деятельности.... 131

  2. Национальная Программа информатизации 135

  3. Правовой режим государственных информационных ресурсов... 136

  4. Защита информации в автоматизированных системах 139

  5. Правовой режим государственных средств массовой информации 140

Глава 9. ДОГОВОРНО-ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

^ ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 142

  1. Понятие информационного продукта и информационной услуги .. 142

  2. Информационные рынки 144

  3. Информационный риск и ответственность ]46

  4. Права и обязанности участников информационных правоотношений 148

9.5. Право собственности на информационные продукты и услуги.... 150


  1. Условия и порядок установления договорных отношений 151

  2. Договор на создание информационной продукции 153

  3. Договор на оказание информационных услуг 155

Глава 10. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ 158

  1. Проблемы, принципы и пути совершенствования коммуникаций 158

  2. Роль управленческих ограничений в коммуникациях 162




  1. Динамика коммуникаций в организации 163

  2. Основные виды управленческой информации в коммуникациях. 164

  3. Стандарт на поведение сотрудников в организации 165

  4. Моделирование коммуникаций в иерархических организациях.... 166

  5. Бюрократизм в менеджерской системе коммуникаций 169

  6. Неформальные коммуникации в организациях 170

  7. Воздействие на партнера в процессе неформальной коммуникации.... 173

10.10. Рекомендации по коммуникациям при осуществлении руководства 174

^ СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 175

ВВЕДЕНИЕ

В среде, где постоянны перемены, существует необходимость в инструментах и методах, позволяющим помочь организациям стать более эффективными. В мире конкуренции существует потребность найти пути, чтобы стать первыми или догнать остальных, пока еще не слишком поздно. Поэтому новая система хозяйствования требует существенного улучшения системы информации и информационной деятельности в организациях. Изменение методов управления экономикой повлекло за собой необходимость ускоренного развития системы информации и информационной деятельности. Многие руководители организаций в настоящее время пришли к выводу, что без надлежащей информационной деятельности нет условий для плодотворной хозяйственной деятельности, невозможно принимать достаточно эффективные управленческие решения. Следовательно, перед руководством организацией стоит новая задача - поднять информационную деятельность на должный уровень.

В системе хозяйственного управления, которая предшествовала экономической реформе, также осуществлялась определенная информационная деятельность, существовали информационные органы как внутри организаций, так и за их пределами. Однако в условиях осуществления реформы эти информационные органы уже не могут удовлетворять возросшие потребности организаций в информации.

В целях успешного развития информационной деятельности недостаточно ограничиваться только правильным пониманием роли информации в управлении; необходимо также знать и умело использовать источники информации, эффективные методы и технику ее получения, обработки, храненная и использования.

Получение своевременной, и нужной информации об окружающей социально-экономической среде, об условиях реализации продукции и деятельности предприятий-смежников и конкурентов, о последних достижениях науки и техники, о методах организации информационной деятельности, направленной на достижение намеченных перед организацией целей, и предоставления исходящей информации о деятельности организации - все это обусловливает необходимость разработки хорошо продуманной политики в области информационной деятельности в соответствии с целями функционирования организаций и их структурных подразделений.

В этой связи перед руководством организацией возникают следующие новые задачи:

  • своевременно и правильно оценить значение информационной
    деятельности;

  • правильно понять задачи, стоящие перед системой информации
    организации;




  • организовать информационную деятельность, удовлетворяющую
    поставленным задачам;

  • наладить необходимые коммуникации с внешними органами ин
    формации;

  • своевременно внедрять новые технические средства и методы ра
    боты с информацией;

  • правильно отбирать кадры для информационной работы, посто
    янно повышать их квалификацию.

Сотрудники организации должны расширять знания по использованию внутренних и внешних источников информации, техники и технологии передачи, обработки и хранения информации.

Работники организации в настоящее время располагают определенным опытом, накопленным в различных областях информационной деятельности, в частности в области бухгалтерского учета, компьютерной обработки данных, документной информации и т.д. У этих работников, однако, зачастую отсутствует комплексный подход к методике и практике разработки эффективной системы информации.

Данная работа, посвящена созданию комплексной системы информации организации, вопросам теории, методологии и технологии информационной деятельности.

В книге, рассчитанной на административно-управленческий персонал организаций, предпринята попытка дать общий обзор, а также проанализировать специфические вопросы направлений информационной деятельности, ее технических средств и методов, которые до сих пор были малоизвестны, либо считались несущественными.

^ Глава 1. ИНФОРМАЦИЯ В ПРОЦЕССАХ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Основные характеристики информации

Информация в философской интерпретации определяется как разъясне­ние или изложение. В тоже время это одно из основных понятий кибернети­ки, в которой под информацией понимают некоторые сведения, подлежащие приему, хранению, обработке и передаче в процессе реализации функции управления. В понятии "информация" следует различать два аспекта. Во-первых, информация представляет собой меру организации системы. В связи с этим математическое выражение информации тождественно выражению для энтропии, взятой в обратным знаком, Как энтропии системы выражает степень ее неупорядоченности, так информация определяет меру ее органи­зации. Во-вторых, информация всегда связана с отношением двух процессов или предметов, Если в одном из них происходят изменения, отражающие воздействия другого, то первый из них становится носителем информации о втором. В кибернетических системах изменения в предмете (процессе) В, вы­званные воздействием предмета А, являются не только некоторыми характе­ристиками В, а становятся фактором функционирования кибернетической системы именно в качестве носителя информации о предмете А.

Таким образом, понятие "информация" может быть истолковано как некоторая совокупность сведений, определяющих меру знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи, Такое определение подчеркивает огромное многообразие содержания информации, которая является абстрактной категорией и проявляется в самых разнообразных физических, экономических и социальных явлениях.

Источниками информации являются процессы производства, обслу­живания и управления. Все процессы делят на 5 групп: технические, тех­нологические, организационные, экономические и социальные.

Информацию об объекте можно получить только путем воздействия на него одним из трех следующих методов: с использованием пассивного эксперимента (сбор статистических данных), с использованием активного эксперимента на основе специализированного внесения искусственных изменений в состояние объекта, а также с помощью комбинированного ак­тивно-пассивного метода.

Информация об объекте может быть априорной, текущей и апостери­орной, т. е. прошлой, сиюминутной и перспективной.

Любое сообщение приобретает смысл только тогда, когда состояние системы (объекта) заранее неизвестно. Неопределенность системы заклю­чается в том, что до воздействия на нее мы не знаем в точности, какой из возможных исходов будет реализован. Информация, полученная в резуль­тате воздействия, уменьшает неопределенность системы. Отсюда, следует


8

признать, что количество информации есть мера уменьшения неопреде­ленности ситуации.

В качестве меры неопределенности ситуации с п равновозможными исходами Р.Хартли предложил использовать величину Н * 1о§ п. Неопре­деленность сложной ситуации, состоящей из нескольких независимых опытов, равна сумме неопределенности каждого опыта.

Например, если производится два независимых опыта с щ и п2 рав­новозможными исходами соответственно, то неопределенности отдельных опытов Н| * 1о$ П| и Н}»1ов пг.

Сложный опыт, который имеет п - п, * щ равновоэможных исходов, имеет Н » 1о& п = Н|+На. При этом основание логарифма означает выбор единиц, в которых измеряется информация.

Когда исходы равновероятны, неопределенность зависит от числа ис­ходов и от их вероятностей. Чаще всего используют логарифм с основанием 2 и получают информацию в двоичных единицах, называемых битами.

Клод Шеннон предложил в качестве меры неопределенности опыта с п возможными исходами х,,хг,... а, энтропию Н определять по формуле

Н- Р(Х!)|08Р(Х,),

где Р(х(), >=1 ,п - вероятность исхода Х|.

При равновероятных исходах формула Шеннона дает Н = 1о& п.

Приведенные формулы характеризуют количественно-статистическую меру информации. Эта оценка определяет универсаль­ность меры, ибо она применима к информации любого вида и содержания. В то же время для случаев, когда необходимо принимать во внимание се­мантику и ценность информации эта мера не применима. Она может быть использована только для выбора характеристик технических средств.

Поэтому в теории передачи сообщений в человеко-машинных сис­темах выделяют три проблемы: техническую, семантическую и проблему эффективности.

Семантика учитывает такие свойства информации, как ценность, це­лесообразность, содержательность.

Проблема эффективности решается путем сравнения ценности ин­формации с затратами на ее получение.

Наиболее важными характеристиками информации в человеко-машинных системах является:

целевое назначение;

ценность;

надежность и достоверность;

избыточность;

быстродействие;

периодичность;

детерминированный или вероятностный характер;

затраты;

непрерывность и дискретность;

способ и форма представления.


9


Главным измерителем информации в процессах принятия управленческих решений является мера ее полезности, или эффект, который она оказывает на результаты управления.

Мера полезности может быть оценена следующим образом:

I пол = 1о§ Р - 1оё ро = Ь§ Р\Р0,

где 1о§ Р - неопределенность ситуации после получения сведений об объекте управления, 1о§ Р0 - неопределенность ситуации до получения сведений о ней.

Если при этом рассматривать информационную цепь всего процесса принятия управленческих решений, то количество информации, которое получит принимающий решение, равно

1ПР = Ноб + Нк + Нхр + Н„ +1„ где Но6 - неопределенность объекта управления, Нц - неопределенность каналов информации, Нхр - неопределенность, обусловленная хранением информации, Н„ - неопределенность, обусловленная обработкой информации, 1„ - объем информации, переданной ее источником, 1пр - объем информации, поступившей ее потребителю. В свою очередь потребитель сможет воспользоваться объемом информации, определяемой функционалом

*пот~ * [_К> 1 »*пр],

где К - коэффициент актуации потребителя, Т - тезаурус потребителя, 1пр - объем поступившей потребителю информации.

Система информации состоит из различных сведений о деятельности предприятия и внешнего его окружения. Данная система призвана отражать ход выполнения стратегического плана, а также функциональных планов подразделений предприятия по производству и реализации продукции и услуг, а также производственную, экономическую и социальную деятельность предприятия.

В структурном разрезе система информации состоит из подсистем информации:

организация производства;

финансовый менеджмент;

деловое администрирование;

маркетинг.

Организация производства включает технологию, техническое развитие, организацию управления.

Финансовый менеджмент объединяет учет и анализ хозяйственной деятельности, взаимоотношения с банком и бухгалтерию.

Деловое администрирование - стратегическое и функциональное планирование, контроль деятельности, административное управление.

Маркетинг - рекламу, перемещение продукции потребителю, материально-техническое снабжение, изучение рынков и конкурентов, ценообразование и др.

Информация системы управления предприятия подразделяется на входную, нормативную, оперативно-производственную и выходную.

Входная информация - это договора, контракты, планы, распоряжения, задания, которые надлежит реализовать объектам и органам управления.

Нормативную информацию представляют различного рода сборники норм выработок, расценок, расхода материалов, затрат времени; параметры и показатели технологических режимов; регламентные' показатели производства; законодательные и другие акты.

Нормативная информация является базой для всех видов планирования, организации труда и управления, учета, контроля и анализа хозяйственной и экономической деятельности предприятия.

Оперативно-производственная информация циркулирует непосредственно в производстве и управлении, представляет собой данные учета, контроля, анализа, планирования и принятия решений.

Выходная (промежуточная) информация представляет собой результаты логико-математической обработки производственно-управленческой информации. Это задания, наряды, графики, указания, отчеты, статистические сведения, управляющие воздействия, автоматически подаваемые на объекты управления. В последнем случае информация выдается в виде цифровых кодов, преобразуется специальными устройствами в управляющие воздействия.

К числу таких устройств относятся: электро-пневматические и цифро-аналоговые преобразователи, регистраторы цифровой и алфавитной информации, а также устройства цифровой, световой и звуковой индикации.

Выходная информация может преобразовываться непосредственно в ПЭВМ и в периферийных устройствах, выдаваться по адресам приемников и исполнительных устройств с использованием индивидуального или группового преобразования. Для выдачи выходной информации работниками используются запросно-ответные системы на базе дисплеев.

Такие особенности вытекают из наличия иерархий аппарата управления по уровням обработки информации.

На первом уровне осуществляется сбор первичных данных, выявление и регистрация сведений, характеризующих объект или процесс.

На втором уровне производится группировка и обобщение первичных данных с целью получения укрупненных показателей. Результаты обработки предоставляются в виде сводок, отчетов, документов, в которых содержится информация, необходимая для выполнения функций контроля, анализа, планирования и управления. Третий уровень обеспечивает выделение информации, необходимой для решения стратегических и сложных тактических задач управления.


10

11

Особенность системы управления в том, что высший ее уровень -решает стратегические задачи, связанные с перераспределением ресурсов в крупных масштабах. Решение тактических задач этот уровень может только контролировать. На низшем уровне решаются задачи тактического характера при наличии детальной информации о состоянии объекта. Имеющиеся у него кадровые и информационные ресурсы не позволяют решать долгосрочные задачи.

Эта особенность системы управления не всегда отражается в информационной системе. Часто потрки информации, идущие от низших уровней к высшим, представляют одни и те же сведения, которые лишь суммируются и обобщаются по мере продвижения к верхним уровням. Поэтому увеличивается дублирование и снижается коэффициент использования информации. Вместе с тем информацию по мере ее движения к верхнему уровню необходимо агрегировать, интегрировать и сжимать.

При движении информации "вниз" элементы системы управления генерируют дополнительную информацию, причем иногда в значительно больших объемах.

Степень интеграции и наоборот степень генерации (размножения) характеризуется коэффициентом (3, который равен

Р *вых '

где

'вы* - объем информации, выходящей из элемента системы; 1ВХ - объем информации, входящей в элемент системы.

Объемы могут быть измерены числом документов, показателей или трудоемкостью обработки.

При движении информации вверх обычно р < 1, а вниз - (3 > 1.

Агрегация информации может осуществляться с использованием трех направлений: функционально-логического, аналитического и статистического.

Первое основано на функциональных и логических связях параметров и показателей между собой, а также на их отношениях к состоянию объекта и целям функции.

Второе - на определении интегральных и экстремальных характеристик данных, связанных функциональными зависимостями.

Третье - на представлении параметров их статистическими распределениями и характеристиками.

Сжатие или свертывание информации предполагает преобразование информации на более короткое ее отображение с использованием меньшего числа символов.

При движении информации происходит изменение семантической ее ценности. Семантика обычно учитывает целесообразность, ценность, полезность или существенность информации. Полезность информации,

12

используемой в системе управления, оценивается по тому эффекту, который она оказывает на результат управления.

В связи с этим А.А.Харкевич предложил меру ценности информации, определяемой изменением вероятности достижения цели реализации какой-либо задачи при получении дополнительной информации. Если дополнительная информация не изменит вероятности достижения цели, то она называется дезинформацией и измеряется отрицательным количеством информации. При этом надо учитывать существенность самого события, существенность времени совершения события и получения информации о нем, а также существенность места, адреса и других характеристик реализации функции управления. Иногда надо учитывать и различные позиции, с которых решаются задача или выполняется управленческая функция.

Семантическая ценность информации изменяется во времени. Эти изменения особенно сильно сказываются в оперативном управлении. Информация о каком-либо событии, полученная слишком поздно, не обладает никакой ценностью, поскольку изменить уже ничего нельзя. Поэтому в оперативном управлении необходимо максимально сокращать длительность передачи и обработки информации.

Деятельность предприятия и его система управления динамичны, поэтому такой же должна быть и информационная система. Изменяя ценность информационных потоков, обусловленных внутренней и внешней средой, информационная система должна адаптироваться к этим изменениям, что повысит ее гибкость и увеличит значимость.

Относительная ценность информационных потоков и относительная важность решаемых задач может рассматриваться только в иерархии структуры системы управления. В качестве своеобразного фильтра информационных потоков может служить дерево целей и критериев, что даст возможность определить имеет ли данное сообщение отношение к решаемой задаче и установить уровень иерархии, к которому относится решаемая задача.

^ 1.2 Менеджерский информационный цикл

В менеджерском информационном цикле выделяют следующие фазы: восприятие, передача, хранение, обработка, представление и воздействие.

Восприятие состоит и формировании такого образа объекта, который включает свойства управляемого объекта, существенные для принятия в отношении его тех или иных решений.

Передача представляет собой обычный перенос информации на расстояние различными способами.

Хранение - это перенос информации во времени.

Обработка информации заключается в преобразовании ее при решении управленческих задач.

13

Представление информации - это приведение ее к форме, удобной для пользования человеком.

Воздействие состоит в преобразовании информации в сигналы, которые способны вызвать изменение в объекте управления. Такие сигналы могут производить регулирующие, управляющие или защитные действия в объекте. Воздействие обычно осуществляется как непосредственно для управления, так и для отбора информации.

Данные, циркулирующие в информационном цикле, могут быть охарактеризованы циклом "жизни", в котором основное значение имеют три аспекта - зарождение, обработка, хранение и поиск. Воспроизведение и использование данных может осуществляться в различные моменты их цикла. Выработанные системой данные должны быть отражены на материальных носителях и храниться в течение определенного времени.

Информация появляется в результате наблюдения и регистрации явления. Причем поступает в случайном порядке. Для уменьшения времени поиска требуемых данных и их обработки необходима предварительная сортировка данных по заданным признакам. Иногда для получения полного сообщения требуется объединить, агрегировать ряд отдельных данных. Значение данных зависит от потребности в них, достоверности, надежности и своевременности.

Массивы данных должны систематически пересматриваться с целью устранения устаревших и бесполезных данных.

Уничтожение данных может осуществляться после их многократного использования либо при отнесении их к классу устаревших. Уничтожение данных является концом цикла их жизни.

Менеджерская информация должна обеспечивать наблюдение за ходом производства, за реализацией продукции, за услугами, маркетингом и финансовой деятельностью, прогнозирование, стратегическое и календарное планирование, принятие различного рода управленческих решений, а также контроль людских, материальных и денежных ресурсов для корректировки решений, своевременной подготовки использования резервов в случае необходимости.

Основным требованием к системе информации является то, чтобы она при минимальных данных достаточно полно характеризовала состояние контролируемых системой управления предприятия всех видов процессов.

Кроме этого к ней предъявляются следующие требования:

  1. Обеспечивать устойчивость производственно-экономической сис
    темы при заданных стратегических и оперативных решениях.

  2. Обеспечивать работу производственной системы в условиях неоп
    ределенности окружающей среды.

  3. Создавать возможности для организационных изменений в системе
    управления при существенных изменениях ситуации в окружающей среде.




  1. Обеспечить своевременную оценку окружающей среды для созда
    ния условий эффективного функционирования предприятия.

  2. Сочетать подцели системы управления для наиболее эффективно
    го выполнения главной цели функционирования предприятия.

  3. Обеспечивать прогнозы и подготовку к возможным изменениям
    производственной системы.

  4. Обеспечивать адаптацию предприятия к окружающей среде.

  5. Обеспечивать разумное поведение системы управления предпри
    ятием.

Система управления предприятием может быть отражена с позиций ее элементов, свойств объекта управления, входных и выходных данных.

Структурно систему управления в целом характеризует кибернетический блок, показанный на рис. 1.1:

Объект управления

iv.

Орган управления

*вых

Рис. 1.1 Схема системы управления.

X - миссия, целевая функция объекта управления,

2, - неуправляемые воздействия на объект,

22 - компенсирующие управляемые воздействия на объект,

Я - результаты деятельности объекта

К» - информация управляющих воздействий органа управления,

!„; - информация обратной связи,

1К - входная информация внешней среды,

1ВЬК - выходная информация во внешнюю среду.

Система управления - это структура, функции элементов и информация, циркулирующая как внутри функциональных элементов, так и между элементами системы управления и внешней средой.

Система информации предназначена для точного информационного отражения деятельности объекта управления и взаимодействия его с внешней средой.

Содержание управленческой информации составляет логический смысл передаваемых сведений об объекте, а форма сообщений представ-


14

15

ляет структуру, отражающую взаимное расположение символов, используемого языка или вид представляемой информации.

Одной из главных задач анализа информационной системы является измерение информации, так как измерять ее, как рекомендует теория информации, в двоичных единицах бессмысленно. Обычно в практике количество информации определяется на содержательном уровне, т.е. на уровне структурных единиц информации, которые имеют логический смысл. В связи с этим, вместо количества информации используют объем информации, измеряемый в знаках, реквизитах, сообщениях, показателях, документах и т.д.

При анализе информационной системы приходится учитывать то, что между структурой, функцией и информацией не существует однозначного соответствия. Любая функция может выполняться целым классом структур при наличии различной информации.

В этой связи анализ может решать две задачи:

определение возможных потоков информации по данным функциям системы управления;

определение функций по заданной входной и выходной их информации.

При решении указанных задач следует учитывать также принцип внешнего дополнения, который предопределяется структурой и функциями.

Синтез информационной системы включает устранение дублирования в потоках информации, сведение к минимуму объемов первичной информации, а также рационализацию потоков информации, ориентированную на конкретные функции элементов структуры системы управления.

Процесс синтеза информационной схемы состоит из следующих этапов:

Изучение существующих потоков информации.

Построение функциональной схемы системы управления.

Анализ структуры и функций управления.

Построение предполагаемой схемы системы управления.

5. Построение структурной схемы для функциональной схемы
создаваемой системы управления.

Определение рациональных потоков информации.

Синтез рациональных потоков информации.

Построение схемы потоков информации по структуре системы
управления.

^ 1.3 Формирование первичной информации.

Производственно-управленческая система является динамичной, изменения в которой неизбежны. Поэтому для осуществления управления необходимо периодически или непрерывно оценивать состояние объектов управления для внесения необходимых коррективов в соответствии с изменениями окружающей среды или самих объектов. Так, например, необходимо следить за тем, является ли выпускаемая продукция приемлемой для потребителя. При этом управление осуществляется на основе информации, формирующейся по принципу обратной связи, что является весьма существенным для построения управленческой информационной системы. Часто работники системы управления не имеют четкого представления о будущих ситуациях, в силу чего они полагаются на информацию о прошедших ситуациях, которые оцениваются ими с задержкой во времени. Обычно системы учета и отчетности ориентированы на выдачу информации о том, что происходило в прошлом, а не о том, что произойдет в будущем. Поэтому переоценка принципов построения информационных систем с ориентацией на оценку будущих состояний, на принятие решений может обеспечить прогресс в развитии и организационном изменении системы управления предприятием.

Первичную информацию могут формировать сотрудники или технические средства. При формировании информации может происходить первичное ее преобразование с использованием квантования, кодирования, декодирования, масштабирования, классификации, приведения к единой форме цифровых сигналов.

При съеме информации об объекте имеем две энтропии (неопределенности) - измеряемого параметра и устройства (сотрудника) съема информации.

Величина совместной их неопределенности определяется выражением: Н(х,у)=! Р(х;,у01о§Р(х„У|)

|=Ч

В самом процессе съема приращение информации равно I = Н(у) - Н(у/х)

Слагаемое Н(у/х) не дает дополнительных сведений об объекте X, а отражает лишь свойства системы данных, т.е.

Н(у) - Н(у/х) = Н(х) - Н(у) - Н(х,у)

При корреляции между х и у, равной единице, неопределенность при
съеме информации отсутствует, т.е.
Н(х,у) = Н(х)=Н(у)
Н(у/х) = 0, 1 = Н(у)


16

П

Другими словами, вся информация, которая имеется в распоряжении устройства (сотрудника), будет полезной.

В связи с этим Н(х/у) = 1(у/х) - представляет собой величину избыточной информации.

В большинстве случаев устойчивая работа систем управления обеспечивается путем систематического создания новых, более эффективных алгоритмов контроля и управления. Этими алгоритмами предусматривается использование и выдача новых информационных потоков, представляющих собой комбинации существовавших сведений или дополнительное введение новых. Новые потоки могут создаваться также при изменении целей и критериев функционирования системы управления, ее структуры, функций, элементов, внедрение новых технологических средств управления, а иногда даже при замене сотрудников в подразделении. Старые, ранее установившиеся информационные потоки часто продолжают функционировать, что порождает дублирование, неполное использование части информации и снижает экономическую эффективность работы системы управления. Раз введенные форматы документов в каналы передачи информации отмирают с трудом через продолжительное время после того, как в них исчезла необходимость. Информационные системы имеют свойство накапливать неиспользованные потоки данных. Наоборот, вновь созданный орган управления обычно долго не может наладить систему сбора необходимой информации. Свойство консервативности информационной системы должно учитываться при анализе и создании автоматизированных систем управления.

Понятие необходимой и достаточной информации возникает из-за необходимости удовлетворения определенных показателей в условиях изменения окружающей среды. В таких случаях при проектировании информационных потоков необходимо предусматривать доведение информации об изменении параметров до сведения лиц, принимающих управленческие решения. Указанные лица должны своевременно оценивать получают ли они необходимую и достаточную информацию для принимаемых ими решений. При определении необходимой информации статистического характера, а также параметров, значение которых оцениваются по выборке, используются известные методы расчетов среднего значения, вероятности, доверительного интервала, дисперсии и другие характеристики. С использованием указанных методов можно определить необходимую частоту контроля объекта, размеров выборок сообщений, правила анализа данных.

Получение необходимой информации связано с определенными затратами, поэтому надо сопоставлять эффект сведений и ожидаемые потери от возможных ошибок при недостаточной информации. Время получения сведений должно быть увязано с временем принятия решений. В том случае, когда интервал изменений значений параметра нельзя определить, для каждого параметра полезно строить графики статистического контроля.

Такие графики облегчают обнаружение тенденций и других неслучайных колебаний значений параметров.

В системах управления имеет место совокупность информационных потоков, большая часть которых соответствует совокупности имеющихся данных, а меньшая - потокам отфильтрованной и обобщенной информации, которая используется в принимаемых решениях. Увеличение потоков информации не способствует улучшению ее практического использования. В системе управления часто наблюдается перенесение на более высокие уровни управления задач, которые должны решаться низшими уровнями. Это приводит к перегрузке информацией верхних уровней управления. При нерациональном распределении управленческих функций происходит увеличение плотности информационных потоков и рост объема неиспользуемой и дублирующейся информации.

Неиспользуемая информация - это информация за прошедший период, которая уже известна и включается в формы и сводки из-за сложившихся традиций, из-за нечеткого понимания функций, а также из-за того, что сведения не меняют своего содержания в процессе функционирования объекта.

Информация эффективно используется, если она представлена в минимальном и достаточном объеме, более концентрирована, своевременна и соответствует решаемым задачам.

При проектировании информационных потоков надо учитывать, что они используются в подсистеме общей системы организационного управления и органически входят в нее как составная часть. Поэтому, формируя потоки, надо знать цели, критерии, задачи, алгоритмы их решения и взаимосвязи задач. Затем надо для каждой задачи определить необходимую информацию, установить источники, построить схему передачи, поиска и хранения, а также что с ней в дальнейшем происходит. Так, например, ее можно кодировать, сжимать, обобщать, включать в документы или использовать только для выработки управленческих решений.

К проектированию систем сбора, переработки и использования выходных результатов следует применять системный, комплексный подход, что обеспечит высокую эффективность информационной системы.

Система информации в конечном счете должна обеспечивать необходимой информацией в требуемые сроки и в удобной для использования форме все элементы организационной структуры, а также создавать требуемый механизм контроля и регулирования.


18

19

^ 1.4 Требования, предъявляемые к информационному обеспечению системы управления

Информационное обеспечение решает вопросы подготовки данных о производстве, сбыте, поставках, финансировании; формирования исходной информации в массивы; ввод массивов в ЭВМ, организацию машинных массивов; обеспечения управленческих задач алгоритмами и машинными программами, а также формирования выходной информации.

К информационному обеспечению предъявляют следующие требования:

однозначность представления исходных данных;

совместимость исходного массива с программами обработки его
на ЭВМ;

возможность оперирования машинными носителями информации в
пределах технических ограничений ЭВМ, средств оргтехники и связи;

непрерывное соблюдение соответствия между состоянием объектов
управления и его отображением в машинных массивах;

идентификация объектов управления на формализованном обозна
чении их, установленном едиными системами ведения производственной,
технической и служебной документации;

разработка на типовых методиках и формах работы с информацией
на всех участках ее циркуляции;

использование типовых методик и инструкций по разработке ал
горитмов и машинных программ.

Организация подготовки информационной системы для управления предприятием с использованием ЭВМ включает:

разработку единой методики идентификации объектов и процессов;

установление набора объектов и их систематизацию;

определение состава информационной базы и ее внешних связей;

разработку типовой схемы обмена данными между ЭВМ и сотруд
никами;

создание единой общесистемной схемы хранения информации и
обеспечения ею решаемых задач;

представление на обычных носителях информации данных, при
годных для ввода в ЭВМ;

динамический характер наращивания емкости информационной базы;

- обеспечение необходимыми данными всех задач, решаемых для
управления предприятием.

Информационная система - это средство организации информационного обеспечения процессов управления, способствующее своевременному поступлению необходимой и достоверной информации во все звенья системы управления, нуждающиеся в ней.

Другими словами, информационная система - это совокупность средств и методов, обеспечивающих реализацию всего комплекса операций по осуществлению процесса управления необходимой информацией.

Информационная система включает следующие элементы:

- информационные ресурсы - массивы данных, архивы, методики,
инструкции, машинные программы и документы;

материальные ресурсы - носители информации, технические
средства сбора, передачи, обработки и представления информации;

каналы циркулирования информации - контингент работников,
средства связи, средства хранения.

Информационная система характеризуется следующими параметрами:

объем массивов информации;

пропускная способность каналов передачи информации;

способность хранения единицы информации;

время реакции системы на информационные работы;

уровень безотказности технических средств;

быстродействие поиска, передачи и оперативности в информаци
онной работе;

комплекс решаемых системой задач управления.

1.5 ^ Повышение уровня достоверности информации

Под достоверностью информации понимают степень адекватности отражения ею реальных ситуаций или процессов. Достоверность информации зависит от наличия в ней ошибок, искажающих действительные параметры, факторы и показатели. Чем больше ошибок, тем менее достоверной считается информация.

В управляющих системах информация движется от источника к потребителю, претерпевая различного рода преобразования. При передаче, хранении или обработке дискретной последовательности появление искажения хотя бы в одном символе ведет к тому, что последовательность считается искаженной.

Так как появление искажений носит статистический характер, то качество передачи дискретной последовательности можно характеризовать вероятностью появления в ней искаженных символов. Эта вероятность выражается отношением числа искаженных символов в достаточно длительной последовательности к числу символов этой последовательности, т.е.

п
Р = нт

°-кс д

Тогда вероятность появления неискаженного сообщения или достоверность информации определяется соотношением


20

21

0=1 -Р

Если информация представляет непрерывную последовательность, то для характеристики ее искажения используется величина, являющаяся функцией отклонения неискаженной функции времени {(I) от искаженной. Обозначим ее Г„ (I).

Обычно в качестве величины отклонения выбирается наибольшая величина абсолютного значения разности этих двух функций на всем отрезке времени.

Е = [ОД-Ш1

Если величина не превосходит некоторого порогового значения, то информация представленная функцией Г„ (1), считается неискаженной. Если же превосходит Е, считается, что информация представленная С„ (I) искажена.

Искажение информации происходит из-за помех. Помехой называют постороннее возмущение, действующее в системе управления, препятствующее правильной передаче, хранению, преобразованию и представлению информации.

Помехи создаются различными источниками, как внутри, так и вне системы управления. Это могут быть ошибки сотрудников, электромагнитные процессы, радиоизлучения, тепловые процессы, специально создаваемые помехи.

Оценка достоверности информации способствует выявлению узких мест в информационной системе и конкретных виновников ошибок, что необходимо для повышения качества управленческой работы и для совершенствования коммуникаций контроля.

Выявление недостоверной информации может осуществляться на основе сбора статистических данных об ошибках в течение длительного периода времени и на основе выборочных обследований структурных подразделений.

Массовые статистические наблюдения дают возможность выявить количество и структуру ошибок, а также причины их возникновения.

Наблюдения могут осуществляться как непосредственно работающими сотрудниками, так и сторонним персоналом.

Выборочные обследования проводят обычно научные сотрудники. Результаты обследования используются для проверки правильности ведения учета ошибок и получения данных по широкому кругу вопросов.

При обследовании выполняются следующие операции:

  • проверка комплектования документов;

  • проверка качества заполнения документов;

  • логический контроль документов;

  • контроль данных, принимаемых по каналам связи;

- контроль результатов расчетных операций, производимых на
ЭВМ и вручную;

контроль машинных носителей информации;

контроль размножаемой документации;

выявление недостоверной информации, получаемой из ЭВМ.
Возможные ошибки в информационной системе:

отсутствие отдельных документов в комплектах;

лишние документы в комплектах;

ошибки в сопроводительных документах;

пропуски и лишние признаки в первичных документах;

перестановки признаков в документах;

смещение записей с отведенных мест;

нечеткое заполнение документов;

использование ошибочных шифров признаков;


  • ошибки, связанные с пропуском цифр, их перестановкой, неверным
    отображением и др.;

  • ошибки, связанные с приемом поступающих массивов бланков и
    машинных носителей информации;

  • ошибки, обусловленные работой ЭВМ: нечеткая и неправильная
    печать, расхождения в таблицах и в одноименных показателях по разным
    таблицам.

Характерные причины ошибок:

  • отсутствие инструктажа по составлению документов;

  • сложность построения шифров;

  • по вине исполнителей (небрежность, невнимательность и т.д.);

  • неправильное комплектование документов;

  • недостатки в организации рабочих мест;

  • сложная форма построения документа;

  • отсутствие балансового контроля цифровых данных;

  • неисправности в работе ЭВМ, средств связи и оргтехники;

  • низкое качество применяемых носителей информации.

Требование достоверности данных является существенным для любой системы управления, но для автоматизированной оно является жизненно необходимым. Это объясняется значительным объемом обрабатываемых данных и широким использованием технических средств. Если при ручной обработке данных можно проверить работу каждого сотрудника, то при использовании ЭВМ такая проверка практически исключена. Здесь необходима система методов, контроля и повышения достоверности. Такая система может состоять из трех групп мероприятий:

системные или организационные;

программные;

аппаратные.


22

23

Мероприятия первой группы применимы как при ручной, так и при автоматизированной обработке данных, остальных групп только для автоматизированной.

К системным мероприятиям относится выбор и применение рациональных методов обработки данных и контроля их достоверности, а также оптимизация структуры обработки. Рациональные методы обработки данных включают использование специальных приемов, ускоряющих обработку и уменьшающих возможность ошибок. Это заранее подготовленные расчетные таблицы, графики, номограммы, шаблоны-маски. Сюда относятся также мероприятия по поддержанию характеристик средств в заданных пределах и повышение культуры обработки данных. Главное средство борьбы с ошибками - их профилактика, что предполагает организацию повседневного и систематического учета ошибок, их обсуждение и материальное поощрение за снижение уровня ошибок. Одновременно должны быть выработаны меры ответственности, компенсирующие материальный ущерб из-за ошибок. Для работников аппарата управления должны создаваться благоприятные условия работы, повышения квалификации и деловых навыков.

Программные методы повышения достоверности обработки информации состоят в том, что при составлении процедур обработки на ЭВМ предусматривают дополнительные операции, имеющие математическую или логическую связь с алгоритмами расчетов. Примером могут быть счетные методы контроля, двойного счета или обратного счета, контрольных сумм, усеченных алгоритмов, использования избыточности информации, логические и экспертные методы.

Аппаратные методы, связаны с выявлением ошибок, обусловленных работой оборудования. Эти методы аналогичны программным, однако обеспечивают непрерывный контроль и указывают ошибку в момент ее появления.

Чтобы достичь заданной или максимально возможной достоверности, обычно используют комбинацию нескольких методов.

Из числа многих мероприятий, способствующих решению проблемы повышения достоверности информации следует

  1. Определение и применение нормативов необходимой достоверно
    сти информации.

  2. Выбор рационального технологического процесса обработки и пе
    ремещения информации.

  3. Совершенствование технического оснащения рабочих мест сред
    ствами высокого уровня достоверности обработки и перемещения инфор
    мации.

^ 1.6 Хранение информации

От момента формирования информации источником до момента ее использования всегда проходит некоторое время, иногда небольшое, а иногда довольно значительное. В зависимости от того, как меняется ценность информации во времени, надо обеспечить соответствующую длительность ее хранения. Любую информацию надо хранить до тех пор, пока она представляет собой ценность. Вместе с тем, не следует хранить информацию, потерявшую всякую ценность.

Информацию долговременного хранения надо записывать на долговечный носитель, а для краткосрочного использовать более дешевый носитель, либо допускающий многократное использование путем стирания старых записей и нанесения на это место новых, что также обеспечивает небольшую стоимость хранения информации.

При определении срока хранения информации, вида носителя и способа записи надо уметь прогнозировать изменение ценности записываемых сведений во времени.

Другой важной характеристикой информации, влияющей на способ ее хранения, кроме ценности, является частота использования. Чем чаще нужны сведения, тем быстрее их надо получать. Наоборот, для редко используемых сведений допустимо большее время поиска или обращения к ним.

Устройства для хранения информации в ЭВМ называют памятью. Наиболее распространенным является хранение информации на магнитных носителях. Память бывает ЭВМ внешняя и внутренняя или оперативная. Внешняя память дешевле оперативной и обладает большим объемом, но обращение к ней занимает гораздо большее время. Оперативная память является краткосрочной, после решения очередной задачи данные либо стираются, либо выводятся во внешнюю память. В качестве таковой в ЭВМ используются магнитные ленты. В качестве долговременной памяти используется запоминающее устройство - архивная память. Носителем информации в такой памяти является металлическое покрытие, нанесенное на тонкое пластиковое кольцо. Для записи и считывания используется луч лазера.

Современная тенденция заключается в стремлении к централизованному хранению информации и выдаче ее пользователю по каналам связи по мере необходимости. Такая память имеет иерархическую структуру в соответствии с уровнями решения задач управления.

Внутри каждого узла управления, оснащенного одной или несколькими ПЭВМ, память по функциональному признаку разбивается на три класса: рабочая, промежуточная и архивная память.

Память системы в целом можно представить в виде треугольника. Уровни памяти, расположенные у вершины треугольника, имеют небольшое время доступа, но ограничены по объему и дороги. Уровни памяти,


24

25

размещенные ближе к основанию треугольника, обладают противоположными характеристиками.

Оптимальное размещение информационных массивов сводится к решению следующих задач: распределения информационных массивов между ЭВМ, распределение информационных массивов по уровням и типам устройств памяти каждой ЭВМ, распределение записей массива в пределах объемов однотипной памяти одного уровня на одном носителе.

При решении указанных задач учитывается стоимость хранения информации в памяти, стоимость обмена информацией между уровнями, быстродействие, среднее время обмена информацией и среднее время обращения к массиву.

Для записи информации и извлечения ее из массивов необходимо проводить так называемые обращения к массивам и определенную их обработку. Обращения бывают справочные и корректирующие. Справочные обращения состоят в выборе записи или группы записей, обладающих определенным признаком, извлечении их из массива и при необходимости - совместной обработки этих записей. Под корректирующим обращением понимают внесение изменений в записи массива, исключение записей в введение новых.

Информационный массив, элементы или записи которого снабжены признаком, называют упорядоченным. Под организацией массива понимают упорядочение его элементов по какому-либо правилу в зависимости от поставленных условий.

Группа записей в массиве образует блок - единицу обмениваемой информации за одно обращение к ЭВМ. Каждый блок имеет идентификатор, т.е. название и признак - ключ. Обычно это максимальный номер записи в данном блоке.

В организации массивов имеются два уровня - записей внутри блоков и блоков внутри массивов. Распространение получили так называемые индексные массивы, под которыми понимаются массивы, состоящие из записей малого объема, каждой из которых соответствует запись большого объема в основном массиве.

Кроме указанных методов организации массивов применяют цепную организацию массива, ветвящуюся (иерархическую) и списочную.

При цепном способе в каждой записи содержится адрес следующей записи, которая может быть расположена в любом носителе.

Массивы с ветвящейся или иерархической организацией являются дальнейшим развитием цепного метода.

Списочная организация массива, при которой размещение записей не зависит от их логических связей в массиве, в наибольшей мере приспособлена к изменению структуры или содержания записей. Любой элемент списка легко развернуть в самостоятельный список.

Наиболее развитым способом организации памяти является страничная обработка и сегментация. При этом программа или блок данных делится на секции, называемые страницами.

Программа обычно состоит из основной части, нескольких подпрограмм и одного или более разделов данных. Каждая из этих единиц в отдельности называется сегментом. В каждом сегменте устанавливается своя собственная нумерация слов.

Автоматическая компоновка различных сегментов осуществляется программами, называемыми загрузчиками или ассемблерами. Эти программы выполняют функции распределения памяти и модификации адресов для сегментов.

При работе ЭВМ в многопрограммном режиме в оперативной памяти одновременно находится несколько программ. В результате не исключена возможность искажения тех зон памяти, в которых находятся другие рабочие программы или расчетные данные. Поэтому информационные массивы, хранящиеся в памяти ЭВМ, должны быть защищены от случайных или преднамеренных попыток их искажения или неправильного использования.

По степени доступности информационные массивы делят на три группы - общие, групповые, индивидуальные.

К общим относят стандартные программы, трансляторы и различные данные, к которым обеспечен свободный доступ для использования. Здесь может иметь место только ограниченное стирание и запись.

Групповые массивы создают тогда, когда одни и те же исходные данные нужны для решения ряда задач. Условия доступа к таким массивам более строгие чем к общим. Здесь решения принимаются пользователями коллективно. Индивидуальный массив предназначен для одного пользователя. Здесь может быть секретный и достаточно важный характер информации, поэтому защита будет от считывания другими пользователями и от разрушения или искажения массива.

Каждый массив имеет специальную контрольную зону, в которой содержится информация об особенностях доступа к нему. Одним из методов защиты памяти ЭВМ является защита "по ключу". Условный ключ может меняться по мере необходимости. Ключ представляет собой запись нескольких двоичных разрядов. Доступ к программе открыт, если при сравнении кодов есть совпадение.


26

27

  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи