Міністерство освіти І науки, молоді та спорту україни icon

Міністерство освіти І науки, молоді та спорту україни




Скачати 263.86 Kb.
НазваМіністерство освіти І науки, молоді та спорту україни
Дата01.06.2012
Розмір263.86 Kb.
ТипДокументи


МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНА МЕТАЛУРГІЙНА АКАДЕМІЯ УКРАЇНИ





РОБОЧА ПРОГРАМА,

методичні вказівки та індивідуальні завдання до

вивчення дисципліни «Діловодство» для

студентів напряму 6.030601 - менеджмент


Дніпропетровськ НМетАУ 2011

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНА МЕТАЛУРГІЙНА АКАДЕМІЯ УКРАЇНИ


РОБОЧА ПРОГРАМА,

методичні вказівки та індивідуальні завдання до

вивчення дисципліни «Діловодство» для

студентів напряму 6.030601 - менеджмент






ЗАТВЕРДЖЕНО

на засіданні Вченої ради академії

Протокол № від



Дніпропетровськ НМетАУ 2011

УДК: 651.3/6 (07)

Робоча програма, методичні вказівки та індивідуальні завдання до вивчення дисципліни «Діловодство» для студентів напряму 6.030601 - менеджмент / Укл.: І.В. Павлова, А.В. Семенькова.- Дніпропетровськ: НМетАУ, 2011.- 22 с.





Наведені робоча програма, методичні вказівки до самостійного вивчення матеріалу, індивідуальні завдання та методичні вказівки до їх виконання.

Призначена для студентів, які навчаються за напрямом 6.030601 - менеджмент заочної форми навчання.


Укладачі: І.В. Павлова, доц.

А.В. Семенькова, асистент


Відповідальний за випуск Д.Є.Козенков, канд. екон. наук., доц.


Рецензент Л.І. Сомова, канд. екон. наук, доц.(НМетАУ)


Підписано до друку. Формат 60x84 1/16. Папір друк. Друк плоский.

Облік.-вид.арк. Умов. друк. арк. Тираж пр. Замовлення № .


Національна металургійна академія України

49600, Дніпропетровськ - 5, пр. Гагаріна, 4

__________________________

Редакційно-видавничий відділ НМетАУ

ЗМІСТ


ВСТУП………………………………………………………………………………..4

1 РОБОЧА ПРОГРАМА НАВЧАЛЬНОЇ ДИСЦИПЛІНИ «ДІЛОВОДСТВО»….5

^ 2 МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ДО САМОСТІЙНОГО ВИВЧЕННЯ МАТЕРІАЛУ.7

Тема 4: Організація документообороту……………………………………..7

Тема 5: Контроль виконання документів……………………………………9

Тема 6: Систематизація документів та їх зберігання……………………...11

^ 3 ІНДИВІДУАЛЬНЕ ЗАВДАННЯ І МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ДО ЙОГО

ВИКОНАННЯ……………………………………………………………………....14

РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА………………………………………………22

ВСТУП



Ефективність управління організацією в значній мірі залежить від обсягу, оперативності та якості інформації, яку використовують керівники для підготовки управлінських рішень.

Значна частина цієї інформації фіксується в документах. В загальному обсязі управлінської праці робота з документами займає величезне місце. Рівень організації роботи з документами значно впливає на такі важливі показники ефективності управління, як оперативність, економічність, організація і культура праці персоналу.

Незважаючи на велике значення діловодства в управлінні, сучасний його стан в багатьох організаціях не можна вважати цілком задовільним. Недоліки в організації системи діловодства є, як правило, типовими і властиві багатьом підприємствам і установам.

Таким чином, велике значення діловодства в управлінні, з одного боку, і недостатній його рівень, з другого, визначають необхідність якісної, сучасної підготовки керівників, спеціалістів і службовців в цій галузі.

Треба також враховувати той факт, що в сучасних умовах значно поширюється коло людей, пов’язаних у своїй діяльності з іноземними партнерами. Це вимагає від них знання загальноприйнятих правил і норм цивілізованого писемного спілкування.

Завдання удосконалення підготовки фахівців з питань складання документів і подальшої роботи з ними обумовлюють зміст дисципліни «Діловодство».

Метою вивчення дисципліни є засвоєння теоретичних знань і придбання практичних навичок, необхідних для роботи з документами на всіх етапах їх просування в організації. В результаті вивчення дисципліни студент повинен:

- придбати загальні теоретичні знання в галузі документознавства;

- навчитися складати текст документів з урахуванням вимог офіційно-ділового стилю;

- навчитися складати формуляр документа з дотриманням сучасних правил оформлення ділових паперів;

- ознайомитися з процедурою контролю виконання документів;

- мати загальну уяву про систему архівного зберігання документів.
^

1 РОБОЧА ПРОГРАМА НАВЧАЛЬНОЇ ДИСЦИПЛІНИ

«ДІЛОВОДСТВО»



Розподіл навчальних годин





Всього

Семестр

І

ІІ

ІІІ

Всього годин за навчальним планом

72




72




у тому числі:

аудиторні заняття

з них:

- лекції

- практичні заняття

самостійна робота


12


8

4

60





12


8

4

60




Кількість контрольних робіт

1




1




Підсумковий контроль

Залік




Залік





^ Зміст дисципліни


Лекційний курс


№№ теми

Назва теми та ї зміст

Кількість годин

1

^ Система діловодства та її роль в підвищенні ефективності управлінської діяльності

Процес управління організацією як процес отримання, оброблення та передавання інформації. Види інформації. Обмін інформацією як зміст однієї з основних функцій управління – комунікації. Документи як матеріальні носії інформації. Поняття про документ. Система діловодства. Складові системи діловодства: підсистема документації, підсистема документування, підсистема документаційного забезпечення. Значення системи діловодства в підвищенні ефективності управлінської діяльності

2

2

^ Види документів, які використовуються в управлінській діяльності

Значення документів у діяльності організації: правове, господарче, історичне. Функції, які виконують документи: інформаційна, правова, комунікативна, управлінська, культурна. Класифікація документів за змістом, за призначенням, за місцем складання, за напрямком, за послідовністю утворення, за походженням, за способом фіксації, за формою складання, за ступенем складності, за ступенем секретності, за строком зберігання, за стадіями створення, за терміном виконання, за юридичною силою, за назвами.

2

3

^ Складання документів

Поняття про реквізити документа і формуляр документа. Правила розташування реквізитів документа в залежності від формату папера та способу розташування (поздовжньому або кутовому, флаговому або центрованому). Види бланків документів для листів і для інших видів організаційно-розпорядчої документації. Правила оформлення реквізитів документа. Правила складання тексту документа: дотримання офіційно-ділового стилю; об’єктивність змісту та лаконічність викладення; типізація мовних засобів; поділ тексту на абзаци, розділи, підрозділи, пункти та підпункти; логічна побудова тексту; неможливість вживання в тексті відхилень від літературних норм. Технологія підготовки та оформлення документів. Уніфікація та стандартизація документів.

4

^ Практичні заняття


№№ занять

Тема заняття

Тривалість, годин

1

Складання розпорядчих документів: розпорядження, наказу

2

2

Складання довідково-інформаційних документів: трудової угоди, розписки, доручення, характеристики, довідки

2
^

2 МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ДО САМОСТІЙНОГО ВИВЧЕННЯ

МАТЕРІАЛУ




Тема 4: Організація документообороту



Поняття організації документообороту включає такі складові: склад і облік обсягу документообороту, схеми документообороту, основні етапи документообороту, функції діловодної служби.

Документооборотом називається рух документів в організаціях з моменту їх створення або одержання до моменту виконання або відправлення.

До складу документообороту входять такі потоки документів:

- вхідні (ті, що поступають зовні);

- внутрішні (ті, що створюються самою організацією і призначені для її власних потреб);

- вихідні ( ті, що створюються організацією для відправлення іншій організації).

Обсяг документообороту складається з кількості вхідних, внутрішніх і вихідних документів за визначений період (зазвичай за рік).

За обсягом документообороту організації поділяються на чотири категорії:

- І категорія – обсяг документообороту понад 100 000 документів;

- ІІ категорія - обсяг документообороту від 25 000 до 100 000 документів;

- ІІІ категорія - обсяг документообороту від 10 000 до 25 000 документів;

- ІV категорія - обсяг документообороту до 10 000 документів.

Облік обсягу документообороту здійснюється канцелярією організації (в невеликих організаціях – секретарем) з метою отримання інформації для розрахунку штатної чисельності діловодного персоналу і корегування завантаження підрозділів і окремих виконавців роботою з документами.

В залежності від ряду чинників діловодне обслуговування може здійснюватися централізовано, децентралізовано або комбіновано (змішано).

При централізованій схемі всі операції з оброблення документів і все документаційне господарство зосереджується в одному місці( в єдиній для всієї організації канцелярії або на малому підприємстві у секретаря). Така схема найчастіше зустрічається в організаціях з невеликим обсягом документообороту.

При децентралізованій схемі всі діловодні операції розосереджені по структурних підрозділах. Така схема зазвичай використовується в організаціях, розташованих в кількох будівлях, віддалених одна від одної.

При комбінованій (змішаній) схемі частина діловодних операцій (приймання, відправлення документів) здійснюється централізовано, а інші операції (реєстрація документів, формування та зберігання справ та інші) виконуються як в канцелярії, так і в структурних підрозділах. Ця схема має найбільше розповсюдження. Вона застосовується у великих організаціях зі складною структурою та великим обсягом документообороту. Як правило, в таких організаціях створюються спеціальні структурні підрозділи, які централізовано займаються конкретними операціями по обробленню документів (експедиції, контрольно-інспекторські групи, копіювально-розмножувальні центри та ін.).

В процесі роботи з документами виділяються основні, послідовні, взаємопов’язані етапи. Їх кількість і склад залежать від того, до якої групи належить конкретний документ (вхідний, внутрішній або вихідний).

Графічна форма зображення руху конкретного документа в організації називається оперограмою проходження документа.

В оперограмі вказуються структурні підрозділи або посадові особи, які виконують ті чи інші операції з документами (канцелярія, секретар, керівник організації, виконавець та ін.), а також наводиться перелік операцій, здійснюваних з документами (приймання, реєстрація, розглядання, виконання, відправлення та ін.).

Приклади оперограм проходження вхідних, внутрішніх і вихідних документів наведені в [11].

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в організації на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

- розробляє інструкції з діловодства та номенклатуру справ;

- впроваджує в організації державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи, що належать до сфери її компетенції;

- удосконалює форми і методи роботи з документами в організації з урахуванням використання організаційної техніки;

- уніфікує системи документації з урахуванням можливості її машинного оброблення, вживає заходи до зменшення кількості видів документів;

- організує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

- організує та забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

- здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходи до скорочення термінів проходження та виконання документів, узагальнює і аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

- приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук документів;

- здійснює організаційно методичне керівництво роботою з документами в підрозділах організації.

Робота діловодної служби регламентується положенням про неї та посадовими інструкціями, затвердженими керівником організації.

При вивченні цієї теми слід усвідомити значення організації документообороту в забезпеченні високого рівня управління підприємством або установою; визначити переваги та недоліки існуючих схем документообороту; оцінити необхідність складання оперограм руху документів.

Література: [1, 2, 3, 4, 11]

^

Тема 5: Контроль виконання документів



Контроль є однією з основних функцій управління. Складовою частиною контролю є перевірка виконання документів.

Контроль виконання документів повинен забезпечувати:

- обов’язковий і точний облік одержаних для виконання документів;

- систематичний нагляд за виконанням документів;

- прийняття заходів, сприяючих виконанню та усуненню перешкод;

- підвищення трудової дисципліни виконавців.

Контроль виконання документів поліпшує роботу організації, допомагає боротися з бюрократизмом і тяганиною, підвищує відповідальність працівників, сприяє дотриманню законності, дає можливість аналізувати управлінську діяльність, порівнювати досягнуті результати із запланованими, своєчасно виявляти недоліки та усувати їх.

Для здійснення контролю виконання документів необхідна його певна організація. Основною метою організації контролю виконання документів є забезпечення якісного і своєчасного виконання документів.

Контроль виконання документів здійснюють керівники, служба ДЗУ (документаційного забезпечення управління) та відповідальні виконавці. Служба ДЗУ контролює виконання організаційно-розпорядчих документів. Документи інших груп контролюються відповідальними підрозділами або посадовими особами.

Обов’язковому контролю підлягають:

- закони України;

- укази Президента;

- постанови Кабінету Міністрів України;

- накази, розпорядження, інструктивні листи, вказівки вищих органів;

- накази та розпорядження керівника організації, рішення колегіального органу;

- критичні зауваження і пропозиції в пресі відносно даної організації;

- пропозиції, заяви та скарги громадян, які були відправлені урядовим органам або редакціям газет і журналів, а пізніше надійшли для розглядання в дану організацію;

- окремі документи за вказівкою керівника.

Організація контролю виконання документів передбачає розроблення чіткої процедури (технології) контролю, якої твердо повинні дотримуватися особи, що виконують цю функцію.

Як правило, ця процедура передбачає такі операції:

- постановку документа на контроль (заповнення картотеки документів, що підлягають контролю, в порядку, який відповідає строкам виконання документів);

- своєчасне доведення документа до виконавця;

- періодичне нагадування підрозділу-виконавцю про строк виконання;

- отримання поточної інформації про хід і результати виконання;

- регулярне інформування керівника про стан і результати виконання завдань;

- повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів;

- зняття документів з контролю за вказівкою керівника;

- облік і узагальнення результатів контролю виконання документів.

При вивченні цієї теми слід особливу увагу звернути на значення контролю виконання документів для удосконалення управлінської діяльності.

Література: [1, 2, 3, 4, 11]

^

Тема 6: Систематизація документів та їх зберігання



При вивченні цієї теми необхідно розглянути такі питання:

- вимоги до формування справ у діловодстві;

- номенклатура справ;

- підготовка документів до архівного зберігання.

Документи організації, відпрацьовані у діловодстві, надалі або залишаються на тривале архівне зберігання, або зберігаються впродовж короткого терміну, або виділяються для знищення.

Відбір документів для зберігання або знищення здійснюється шляхом проведення щорічної експертизи цінності документів. Для проведення експертизи створюється постійно діюча експертна комісія організації, яка в своїй діяльності керується Положенням про Архівний фонд України, Положенням про експертну комісію та іншими законодавчими та нормативними актами.

Документи, які підлягають архівному зберіганню, мають бути згруповані за обраними ознаками у справи.

При формуванні справ можуть використовуватися такі ознаки:

- номінальна (підставою для групування документів служить їх назва);

- предметно-питальна (підставою для групування служить зміст документа);

- авторська (в групу об’єднуються документи одного автора);

- кореспондентська (використовується для групування службових листів);

- хронологічна (в групу об’єднуються документи за певний період часу в порядку їх створення або одержання від іншої організації).

При формуванні справ необхідно дотримуватися таких правил:

- документи постійного і тимчасового зберігання необхідно групувати у справи окремо;

- оригінали відокремлюються від копій;

- до справи включається тільки один примірник кожного документа;

- справа повинна містити не більше 250 аркушів при товщині не більше 40 мм.

Детально ці правила викладаються в інструкції з діловодства, яку повинна мати кожна організація.

Для полегшення пошуку документів в архіві складається номенклатура справ – систематизований перелік заголовків справ із зазначенням строків їх зберігання, оформлений у встановленому порядку. Форма номенклатури справ наведена на рисунку 2.1.


Індекс справи

Заголовок справи

Кількість томів справи

Строки зберігання

Примітки

















Рисунок 2.1 – Форма номенклатури справ


В графі «Індекс справи» зазначається діловодний індекс справи, до складу якого входить номер структурного підрозділу (або номер напрямку діяльності при відсутності структурних підрозділів) і порядковий номер справи в межах цього підрозділу (або напрямку діяльності).

Заголовок кожної справи повинен повністю відповідати змісту документів, згрупованих в цій справі, бути коротким і чітко сформульованим.

Назви справ у номенклатурі розміщуються у визначеній послідовності. Спочатку вказуються справи з розпорядчою документацією вищих органів, потім – з організаційними документами підприємства або установи, далі – розпорядчі документи підприємства (установи), планові документи, звіти, листи.

Кількість томів визначається після закінчення календарного року.

Строки зберігання документів визначаються згідно з нормативними матеріалами і встановлюються окремо для організацій, документи яких передаються до державних архівів, і для організацій, документи яких не передаються до державних архівів.

В графі «Примітки» робляться записи щодо:

- заведення справ;

- передавання справ до архіву;

- вилучення справ з архіву;

- знищення справ;

- осіб, відповідальних за ведення справ.

Оформлення справ для архівного зберігання включає комплекс робіт по їх технічному обробленню.

Повному оформленню підлягають справи постійного і тривалого (більше 10 років) зберігання.

Повне оформлення справи передбачає:

- підшивання або переплетення справи у тверду обкладинку на чотири проколи з урахуванням можливості вільного читання тексту документів з лівого боку;

- нумерацію аркушів справи арабськими цифрами у правому верхньому кутку;

- складання аркуша – завірителя справ;

- складання для найважливіших справ внутрішнього опису документів справи.

Справи тимчасового (менше 10 років) зберігання підлягають частковому оформленню:

- їх можна зберігати в швидкозшивачах;

- аркуші у справі можна не нумерувати;

- аркуш-завіритель справи можна не оформлювати.

Література: [1, 2, 3, 4, 11]

^

3 ІНДИВІДУАЛЬНЕ ЗАВДАННЯ І МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ДО ЙОГО ВИКОНАННЯ



Для закріплення теоретичних знань і практичних навичок з дисципліни студентам пропонується виконати контрольну роботу згідно з індивідуальним завданням.

Зміст контрольної роботи полягає у складенні організаційних, розпорядчих та довідково-інформаційних документів.

Номер варіанта завдання встановлюється в залежності від першої літери в прізвищі студента (таблиця 3.1).

Завдання з однаковим номером варіанта кожний студент виконує індивідуально.

Для забезпечення своєчасної перевірки і захисту контрольна робота повинна бути подана на кафедру і зареєстрована не пізніше, ніж за три тижні до початку сесії.


Таблиця 3.1 – Варіанти індивідуального завдання

Перша літера прізвища

№ варіанта

Перелік документів

1

2

3

А, М

1

1. Положення про відділ кадрів

2. Посадова інструкція бухгалтера

3. Наказ

4. Резюме

Б, О

2

1. Положення про відділ збуту

2. Посадова інструкція інженера з охорони праці

3. Гарантійний лист

4. Резюме

В, Ф, Ч

3

1. Положення про відділ матеріально-технічного постачання

2. Посадова інструкція юрисконсульта

3. Розпорядження

4. Резюме

Продовження таблиці 3.1


1

2

3

Г, Ж, Н

4

1. Положення про відділ маркетингу

2. Посадова інструкція інспектора по кадрах

3. Претензійний лист

4. Резюме

Д, Є, Ш

5

1. Положення про фінансовий відділ

2. Посадова інструкція психолога

3. Доповідна записка

4. Резюме

З, І, Л

6

1. Положення про відділ технічного контролю

2. Посадова інструкція фізіолога

3. Лист-прохання

4. Резюме

К

7

1. Положення про планово-економічний відділ

2. Посадова інструкція економіста зі збуту

3. Пояснювальна записка

4. Резюме

П, Й

8

1. Положення про транспортний відділ

2. Посадова інструкція завідуючого складом готової продукції

3. Лист-відповідь

4. Резюме

Р, Е

9

1. Положення про юридичний відділ

2. Посадова інструкція диспетчера

3. Супровідний лист

4. Резюме

С, Щ

10

1. Положення про відділ організації праці та заробітної плати

2. Посадова інструкція еколога

3. Лист-відмова

4. Резюме


Продовження таблиці 3.1


1

2

3

Т, Ю

11

1. Положення про господарський відділ

2. Посадова інструкція табельника

3. Лист-пропозиція

4. Резюме

У, Х, Ц, Я

12

1. Положення про відділ головного механіка

2. Посадова інструкція економіста з праці

3. Лист-підтвердження

4. Резюме


Завдання виконується на папері формату А4 на комп’ютері або рукописно з дотриманням вимог до оформлення матеріалу.

Вимоги до оформлення матеріалу:

- робота повинна бути виконана українською мовою літературно грамотно;

- розмір шрифту – 14, міжрядковий інтервал – 1,5; при рукописному виконанні використовується «зебра» №2;

- розмір полів: верхнє та нижнє – 20 мм, ліве – 30 мм, праве – 10 мм;

- сторінки нумерують арабськими цифрами і проставляють їх у верхньому правому кутку (титульний лист включається в загальну нумерацію сторінок, але номер на ньому не ставиться);

- в тексті слід виділяти абзаци (п’ять знаків від лівого поля);

- в кінці завдання наводиться перелік використаної літератури, оформлений за встановленими бібліографічними правилами, ставиться підпис студента і дата.

Зазначені в таблиці 3.1 документи треба складати, дотримуючись існуючих правил оформлення ділової документації (розташування реквізитів, побудови тексту документа, використання офіційно-ділового стилю в мові документа).

^ Положення про відділ і посадові інструкції складаються для умов конкретного підприємства на основі типових документів, наведених у [10]. Можна ознайомитися зі зразками цих документів в мережі INTERNET, але треба мати на увазі, що в цих зразках є помилки.

Обов’язковими реквізитами положення про відділ є:

- назва організації;

- гриф затвердження;

- індекс;

- місце видання;

- назва виду документа;

- текст;

- підпис (назва посади, ініціали та прізвище особи, яка відповідає за складання положення);

- гриф узгодження.

Текст положення про відділ складається з таких розділів:

І. Загальні положення.

ІІ. Завдання.

ІІІ. Структура.

IV. Функції.

V. Взаємовідносини відділу з іншими підрозділами.

VI. Права.

VII. Відповідальність.

Обов’язковими реквізитами посадової інструкції є:

- назва організації;

- гриф затвердження;

- індекс;

- місце видання;

- назва виду документа;

- текст;

- підпис (назва посади, ініціали та прізвище особи, яка відповідає за складання посадової інструкції);

- гриф узгодження;

- підпис посадової особи, яка ознайомлена з посадовою інструкцією, та дата ознайомлення.

Текст посадової інструкції складається з таких розділів:

І. Загальні положення.

ІІ. Обов’язки.

ІІІ. Права.

IV. Відповідальність.

Резюме – це документ, в якому наводяться особисті, освітні та професійні відомості про особу. Як правило, резюме надсилається до організації, в якій є вакантні робочі місця. Єдиної встановленої форми складання резюме в Україні не існує, але є найбільш поширені зразки цього документа, з якими можна ознайомитися в спеціальній літературі [8, 9].

Обов’язковими реквізитами резюме є:

а) назва виду документа;

б) текст, що містить таку інформацію:

1) домашня адреса, телефон (факс), електронна адреса;

2) прізвище, ім’я, по батькові;

3) мета написання документа;

4) особисті дані (дата народження, сімейний стан, національність);

5) відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися, і період навчання в них; ступінь володіння іноземними мовами);

6) відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади із зазначенням стажу роботи);

7) відомості про публікації (якщо потрібно);

8) інша інформація (хобі, риси характеру, громадська діяльність тощо);

в) підпис;

г) дата.

Наказ – це правовий акт, розпорядчий документ, який видає керівник організації. Накази поділяють на два види: накази з основної діяльності та накази щодо особового складу.

Обов’язковими реквізитами наказу з основної діяльності є:

- назва підприємства або установи;

- назва виду документа;

- дата;

- індекс;

- місце складання;

- заголовок до тексту (якщо обсяг тексту перевищує 10 рядків);

- текст, який складається з констатуючої та розпорядчої частин;

- підпис.

Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення.

У заголовку такого наказу зазначають «Щодо особового складу».

Обов’язковими реквізитами наказу щодо особового складу є:

- назва підприємства або установи;

- назва виду документа;

- дата;

- індекс;

- місце складання;

- заголовок до тексту (якщо обсяг тексту перевищує 10 рядків);

- текст;

- підстава для складання;

- підпис.

Зі зразками наказів можна ознайомитися в [5, 6, 7, 8, 9, 12].

Розпорядження – це правовий акт, розпорядчий документ, який видається керівниками державних органів, керівниками організацій, керівниками підрозділів організації.

Склад обов’язкових реквізитів розпорядження майже такий самий, як і склад реквізитів наказу. Відміна полягає в тому, що коли розпорядження складається для окремого підрозділу, до складу реквізитів додається назва підрозділу (після назви організації).

Текст розпорядження оформляють майже так само, як і текст наказу з основної діяльності. Відміна полягає в тому, що в розпорядчій частині наказу ключовим словом є «наказую», а в розпорядчій – «пропоную», «зобов’язую», «доручаю» та ін.

Зі зразками розпоряджень можна ознайомитися в [5, 6, 7, 8, 9, 12].

^ Доповідна записка – це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, або керівникові структурного підрозділу, в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, що мали місце, про виконану роботу тощо, а також наводить свої висновки та пропозиції.

Обов’язковими реквізитами зовнішньої доповідної записки, яка надсилається керівникові вищої організації, є:

- адресат (кому адресована доповідна записка);

- посада, прізвище та ініціали посадової особи, яка складає доповідну записку;

- назва виду документа;

- дата;

- індекс;

- місце складання;

- заголовок до тексту (якщо обсяг тексту перевищує 10 рядків);

- текст;

- підпис.

Обов’язковими реквізитами внутрішньої доповідної записки, яка адресована керівникові даної організації або керівникові підрозділу даної організації, є ті ж самі реквізити, що і у зовнішній доповідній записці, крім індексу та місця складання, а дата ставиться нижче підпису біля лівого поля.

Зі зразками доповідної записки можна ознайомитися в [5, 6, 7, 8, 9, 12].

^ Пояснювальна записка – це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або причини якихось подій, фактів, провин.

Обов’язковими реквізитами пояснювальної записки є:

- адресат (кому адресована пояснювальна записка);

- посада, прізвище та ініціали посадової особи, яка складає пояснювальну записку;

- назва виду документа;

- заголовок до тексту (якщо обсяг тексту перевищує 10 рядків);

- текст;

- підпис;

- дата.

Зі зразками пояснювальної записки можна ознайомитися в [5, 6, 7, 8, 9, 12].

^ Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами та установами.

До службових листів відносяться гарантійні листи, претензійні листи, листи-прохання, листи-відмови, листи-пропозиції, листи-підтвердження та інші.

Текст листа складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної.

У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на індекси та дати попередніх вхідних службових листів, нормативних чи інструктивних матеріалів.

В основній частині листа викладають його головну мету у формі пропозиції, прохання, відмови, гарантії тощо.

Реквізитами службового листа є:

- герб;

- емблема організації – автора документа;

- зображення орденів;

- найменування організації – автора документа; її адреса, телефон, відділення банку і номер розрахункового рахунку;

- адресат (назва організації, до якої надсилається лист; її адреса, посада, прізвище та ініціали особи, якій адресується лист);

- дата;

- індекс;

- посилання на індекс і дату вхідного документа (у листах-відповідях);

- заголовок до тексту (якщо обсяг тексту перевищує 10 рядків);

- текст;

- позначка про наявність додатків (якщо є додатки);

- підпис.

Зі зразками службових листів можна ознайомитися в [5, 6, 7, 8, 9, 12].

^

РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА





  1. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – Чинний вид 1995-07-01. – К.: Держстандарт України, 1994. – 53 с.

  2. Кузнецова Т. Делопроизводство (документальное обеспечение управления). 3-е изд. – М.: Интел-Синтез, 2002. – 384 с.

  3. Кирсанова М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления. (4-е изд.) – М.: Инфра, 2002. – 296 с.

  4. Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1994. – 192 с.

  5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2008. – 388 с.

  6. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. - К.: Вища школа, 1997. – 271 с.

  7. Головач А.С. Образцы оформления документов. Для предприятий и граждан. – Донецк: Сталкер, 1996. – 320 с.

  8. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті. – К.: Екс Об, 2002. – 272 с.

  9. Зубков М.Г. Мова ділових паперів. – К.: «Фолір», «Майдан», 2002. – 288 с.

  10. Предприятие: стратегия, структура, положения об отделах и службах, должностные инструкции / К.А. Волкова, И.П. Дежкина, Ф.К. Казакова, И.А. Сергеева. – М.: ОАО «Издательство «Экономика», НОРМА, 1997. – 526 с.

  11. Павлова І.В. Діловодство: Опорний конспект лекцій. – Дніпропетровськ: НМетАУ, 2005. – 46 с.

  12. Зразки ділових паперів (дидактичний матеріал та методичні вказівки з ділового українського мовлення) для студентів усіх спеціальностей. / Укл.: Н.Г.Горпинич, Н.В. Леонова, Л.Т. Філатова. - Дніпропетровськ: НМетАУ, 1998. – 65 с.

  13. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру: Пер. с англ. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1994. – 192 с.

  14. Деловая переписка с зарубежным партнером. Сост. и общ. ред. канд. екон. наук А.В. Плотникова. – К.: МП «Мира», 1992. – 128с.


Схожі:

Міністерство освіти І науки, молоді та спорту україни iconМіністерство освіти І науки, молоді та спорту України Національний університет фізичного виховання І спорту України лахно олена геннадіївна
Роботу виконано у Дніпропетровському державному інституті фізичної культури і спорту, Міністерство освіти і науки, молоді та спорту...
Міністерство освіти І науки, молоді та спорту україни icon­­­­Про формування варіативної складової
Міністерства освіти І науки, молоді І спорту України, схвалення відповідною комісією Науково–методичної ради з питань освіти Міністерства...
Міністерство освіти І науки, молоді та спорту україни iconМіністерство освіти І науки, молоді та спорту України Національний університет фізичного виховання І спорту України арєшина юлія борисівна
Роботу виконано в Інституті фізичної культури Сумського державного педагогічного університету імені А. С. Макаренка, Міністерство...
Міністерство освіти І науки, молоді та спорту україни iconМіністерство освіти І науки, молоді та спорту україни 01135, м. Київ, проспект Перемоги
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту Автономної Республіки Крим, управління освіти і науки обласних, Київської та Севастопольської...
Міністерство освіти І науки, молоді та спорту україни iconМіністерство освіти І науки, молоді та спорту україни національний університет фізичного виховання І спорту україни анікєєв дмитро михайлович
Роботу виконано в Національному університеті фізичного виховання І спорту України, Міністерство освіти І науки, молоді та спорту...
Міністерство освіти І науки, молоді та спорту україни iconМіністерство освіти І науки, молоді та спорту України Національний університет фізичного виховання І спорту України бібік руслан вікторович
Робота виконана в Національному університеті фізичного виховання і спорту України, Міністерство освіти і науки, молоді та спорту...
Міністерство освіти І науки, молоді та спорту україни iconМіністерство освіти І науки, молоді та спорту України Національний університет фізичного виховання І спорту України скомороха ольга станіславівна
Роботу виконано в Національному університеті фізичного виховання і спорту України, Міністерство освіти і науки, молоді та спорту...
Міністерство освіти І науки, молоді та спорту україни iconМіністерство освіти І науки, молоді та спорту України Національний університет фізичного виховання І спорту України воробйова анастасія володимирівна
Роботу виконано у Національному університеті фізичного виховання і спорту України, Міністерство освіти і науки, молоді та спорту...
Міністерство освіти І науки, молоді та спорту україни iconФорма № н 04 міністерство освіти І науки, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ міністерство освіти І науки, молоді та спорту автономної республіки крим рвнз «кримський гуманітраний університет» (м. Ялта) інститут економіки та управління кафедра затверджую

Міністерство освіти І науки, молоді та спорту україни iconМіністерство освіти І науки, молоді та спорту україни національний університет фізичного виховання І спорту україни
Роботу виконано у Національному університеті фізичного виховання І спорту України, Міністерство освіти І науки, молоді та спорту...
Міністерство освіти І науки, молоді та спорту україни iconМіністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національний університет фізичного виховання і спорту України
Роботу виконано в Національному університеті фізичного виховання і спорту України, Міністерство освіти і науки, молоді та спорту...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи