Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" icon

Инструкция пользователя системы "Учебный процесс"




Скачати 218.61 Kb.
НазваИнструкция пользователя системы "Учебный процесс"
Дата25.06.2012
Розмір218.61 Kb.
ТипИнструкция

Харьковская национальная академия городского хозяйства


Инструкция пользователя

системы "Учебный процесс"


Модуль - Деканат


Харьков


февраля 2008 года


Общие положения


Данная система является периодической. Она позволяет работать с конкретной датой, если таковая выбрана внизу экрана "состояние на 05.10.2006". Дата стоит системная, т.е. текущая. Ее можно менять. А можно и вообще отказаться от нее, убрав флажок. В этом случае все действия, которые будут проведены со студентом и сведения будут не периодическими. Если дата выбрана, то изменения произойдут только тогда, когда дата будет больше установленной.


Раздел 1. Справочники


Включает подразделы:

1.1. Настройки – осуществляется выбор академии или техникумов, учебного года, семестра и директорию, в которую будут записываться выходные формы.




Рис.1 Справочники. Настройки


1.2. Печать форм* – формирование и печать сводных отчетов.

1.3. Приказы* – шаблоны приказов и макросы к ним, фамилии проректоров, деканов и замов по факультетам.

1.4. Города *– справочник по странам, городам и районам.

1.5. Образование, льготы *– справочники по образованию, справочник льгот.

* Примечание: данные подразделы недоступны для деканатов.

Раздел 2. Оплата.


Просмотр оплаты студентов контрактной формы обучения.




Рис. 2-1. Оплата





Став указателем на закладку «ОПЛАТА» и, щелкнув левой кнопкой мышки, мы можем просмотреть оплаты студентов за обучение по договору. Для получения нужной информации ставим фильтры:

указываем статус студентов (один из них или все), щелкнув левой кнопкой мышки в квадратике перед названием состояния (учится, отчислен, в академ. отпуске и т.д.) –

позиция ;

отмечаем факультет, щелкнув левой кнопкой мышки в квадратике перед названием факультета - позиция ;

отмечаем года зачисления студентов. Для получения полной картины по факультету ставим флажки (став в квадратик перед годом и щелкнув левой кнопкой мышки) перед всеми годами в окне - позиция .

выделяем город, если студенты привязаны к УКЦ – позиция .


Проделав вышеуказанные операции, левой кнопкой мышки нажимаем клавишу «Обновить» - позиция . Получили полный список студентов-контрактников по факультету, отсортированный по полю «Фамилия». Этот список мы можем отсортировать по любому, представленному на экране, полю. Поставив курсор за последним символом в названии поля, щелкаем левой кнопкой мышки (например, в поле «Группа» курсор правее буквы «а») и получаем на экране список студентов, отсортированных по группам.

Данные по оплате конкретного студента мы получим, став курсором на нужную запись, т.е. указав в окне «Фамилия» - фамилию студента или в окне «Номер контракта» - номер договора на оплату. Курсор становится на нужную фамилию в списке студентов, а ниже списка, слева – позиция , мы видим суммы и даты оплаты этого человека по годам обучения.

Установив курсор на интересующую нас фамилию студента и щелкнув два раза левой кнопкой мышки, мы открываем окно и можем просмотреть все приказы, привязанные к этому студенту.




^ Рис. 2-2. Окно приказов


На примере – рис.3 - видим приказы, привязанные к студентке Алексеевой Н.М. Любой приказ можно раскрыть и просмотреть содержание. Чтобы закрыть окно приказов – стать указателем на любую фамилию левее окна и щелкнуть левой кнопкой мышки.

Мы можем получить отчеты, отражающие оплату за обучение по всем студентам факультета в соответствии с проставленными флажками (т.е. учитывая установленные фильтры).

Например, если нам необходим отчет только по студентам, которые имеют статус «Учится», то убираем все остальные флажки в этом окне. В соседних окнах активными остаются указатели на наш факультет и все года поступления.

!!! Для заочной формы обучения: чтобы получить корректный отчет - предварительно выделить флажком нужный УКЦ (или несколько УКЦ) или Харьков (т.е. город, к которому привязаны студенты, по которым мы хотим получить отчет – позиция )


^ Щелкаем на клавише «Обновить». На экране получаем список студентов, по которым хотим получить отчет.

Далее: рядом с кнопкой «Печать» раскрываем окно и выбираем программу для получения отчета.



^ Рис. 2-3. Программы для печати


Предлагаем для использования следующие программы:


- Общий_списокДО_ПЕЧАТЬ (сортировка по курсам и фамилиям) для получения общего списка студентов- контрактников дневной формы обучения;

- Общий_список_ЗО_ПЕЧАТЬ (сортировка по курсам и фамилиям) для получения общего списка студентов- контрактников заочной формы обучения

- Общ_спис_ФПО_ПЕЧАТЬ ( сортировка по курсам , группам и фамилиям) для получения общего списка студентов- контрактников заочной формы обучения ФПО и студентов, получающих второе высшее образование;

- Отчет_ФПО_ДВ_ПЕЧАТЬ ( сортировка по курсам , группам и фамилиям) для получения общего списка студентов- контрактников, получающих второе высшее образование;

- ФПО_прошл_ПЕЧАТЬ (сортировка по курсам и фамилиям) долги за прошлый учебный год без студентов, получающих второе высшее образование;

- Прошл_долг_ЗО_ДО_ПЕЧАТЬ ( сортировка по курсам, группам и фамилиям) долги за прошлый учебный год для дневной и заочной форм обучения;

- Долги_07_ПЕЧАТЬ ( сортировка по курсам, группам и фамилиям) долги по оплате за обучение в текущем учебном году без разбивки по семестрам (т.е. общий долг за год).

Став указателем на выбранную программу, щелкаем левой кнопкой мыши, тем самым закрывая окно. Нажимаем кнопку печать. На экране формируется отчет в EXCEL.

Сформировав отчет, можем работать с ним дальше (запомнить, распечатать). Закрыв EXCEL, возвращаемся в раздел «ОПЛАТА».

Для выхода из раздела «ОПЛАТА» - ставим курсор на нужную закладку и щелкаем левой кнопкой мышки.


Раздел 3. Общежития


Включает подразделы:

3.1. Поселение в общещитие ;

3.2. Оплата за общежитие ;

3.3. Справочник общежитий ;

3.4. Справочник план оплат ;

3.5. Аудит ;

3.6. Оплата по датам .

3.7. Архив .


3.1.Поселение в общежитие

1.Подготовка к поселению:

Для того, чтобы поселить студентов в закрепленные по приказу комнаты необходимо предварительно отобрать студентов. Для этого (Рисунок 3.1.):

левой кнопкой мыши нажать на закладку «ЛИЧНЫЕ ДЕЛА». Из списка группы выбираем нужных студентов. В подразделе «Карточка» выбираем вкладку «Документ, адрес» - позиция 1

в левом нижнем углу появившегося окна выставляем левой кнопкой мыши в квадратике «Нужно общежитие» флажок - позиция 2, предварительно под списком студентов выставить флажок в квадратике «Редактировать студентов» - позиция 3




Рис. 3.1




2.Поселение

Возвращаемся в закладку «ОБЩЕЖИТИЕ»(Рисунок 3.2.). Появляется окно вкладки «Поселение в общежитие».

  • В левом верхнем окне выбираем необходимое учебное заведение, автоматически в окне ниже появляется перечень общежитий.




Рис. 3.2





  • В левом нижнем углу в окне «Выбор» выбираем пункт «Студенты» - позиция 1. На экране появляется окно, в котором находится перечень студентов нуждающихся в общежитии – позиция 2

  • Когда все студенты отобраны для поселения, ставим курсор в закрепленную за студентом по приказу комнату (в пустую ячейку) – позиция 3

  • Из рабочего окна (позиция 2) двойным щелчком левой кнопки мыши поселяем студента в закрепленную ячейку


Примечание

Поселение студентов должно осуществляться согласно приказу с 01.09. Если же студент был выселен с общежития, по каким – либо причинам, тогда необходимо в поле «По» поставить по приказу дату выселения.


^ 3.2. Оплата за общежитие


Контроль оплаты за общежитие







Став указателем на закладку «ОПЛАТА ЗА ОБЩЕЖИТИЕ» и, щелкнув левой кнопкой мышки, мы можем просмотреть оплаты студентов за общежитие на определенный месяц. Для этого:

- выбираем в правом верхнем окне необходимый вид учебного заведения, ниже номер общежития, ниже форму обучения студентов и месяц, в котором были произведены начисления;

- В квадратике «По настройке общежитий» убираем флажок (позиция 1), чтобы показать студентов – должников, которые проживают в общежитии, но должны за прошлые года или уже выселены из него, но долг не погашен.

- В окне «План оплат за общежитие» отображаются данные, внесенные в «Справочник план оплат» -(позиция 2).

- Данные по оплате конкретного студента мы получим, став курсором на нужную запись, т.е. указав в окне «Фамилия»-фамилию студента–(позиция 3).

- Курсор ставим на нужную фамилию в списке студентов, а ниже списка, слева – (позиция 4), мы видим суммы и даты оплаты этого человека. Чтобы добавить сумму, нужно нажать на кнопку «Добавить» (позиция 5). В окне вводим необходимую информацию. Для подтверждения нажать клавишу ENTER.


Раздел 4. Стипендия – не разработана.

Раздел 5. Успеваемость.


Позволяет вводить оценки студентам и печатать ведомости по группам, выдавать статистические данные по успеваемости и модулям, формировать вкладышы в диплом выпускников. (См. рис.5).


5.1 Ведомость

Для этого необходимо (рис.5.1):

1). Выбрать:

- группу по кнопке «Выбор группы» (позиция 1 и рис.5.2);.

- флажками (отменить флажки) студентов в академке, на повторке, или иностранцев (позиция 2).

-. нужную ведомость из списка ведомостей (позиция 3) и нажать кнопку «Печать». Будет сформирована ведомость в Excel для выбранной группы:

•Ведомость(КП,зач,экз) – ведомости на всю группы студентов по одной дисциплине;

•Модульная ведомость, Модульная ведомость для групп 43 чел – накопительные ведомости;

•Сводная ведомость – ведомость студентов разных групп, которые не сдали экзамены/зачеты в срок;

•Новая семестровка, Семестровка – результаты обучения каждой группы;

•Хвостовка – ведомость на одного студента и одну дисциплину.






Рис. 5.1 Успеваемость. Ведомость






Рис. 5.2 Успеваемость.Ведомость.Выбор группы


2). Вводить оценки с заполненных ведомостей.

Необходимо выбрать:

• система оценок (Нац – 2,3,4,5 или ECTS – A, B, C…) – (рис.5.1 позиция 6, рис.5.3.1, рис.5.3.2).

• форму ведомости:

- обычная ведомость – оценки вносятся непосредственно в ячейку (рис.5.1) в Нац-системе. Оценки – цифрами, зачеты – «+». Отмена «0» или «пробел» соответственно.

- накопительная ведомость – по кнопке «Мод» (рис.5.1 позиция 5) переходим в таблицу на рис.5.3.3. Оценки буквенные, английские и заглавные. Модули заносятся постепенно. В Нац-системе оценок проценты выставляються автоматически. Кнопкой «Перенести оценки в итог» оценки автоматически переносятся в колонку «Итог».




Шкала оцінювання



















% набраних балів

Оцінка за національною шкалою

^ Оцінка за шкалою ECTS




більше 90-100 включно

Відмінно

A




більше 80-90 включно

Добре

B




більше 70-80 включно

C




більше 60-70 включно

Задовільно

D




більше 50-60 включно

E




більше 25-50 включно

Незадовільно з можливістю повторного оцінювання

FX







від 0 до 25 включно

Незавдовільно з обов'язковим повторним вивченням

F





Для подсчета средних балов по строкам и столбцам успеваемости – ставить «Х» двойным щелчком левой кнопкой мыши на месте каждого столбца-дисциплины (рис.5.1 позиция 4).



Рис. 5.3.1 Успеваемость. Ведомость. Нац-система




Рис. 5.3.2 Успеваемость. Ведомость. ECTS-система




Рис. 5.3.3 Успеваемость. Ведомость. Мод.


5.2 Модули

Возможность просмотра и печати каждого модуля в отдельности.



Рис. 5.2 Модули


5.3 Статистика по успеваемости

Позволяет выдать различного вида отчеты по успеваемости студентов отдельного факультета, нескольких или всех факультетов (рис.5.3.1 поз. 1) с различной сортировкой данных (рис.5.3.1 поз. 2).

Отчеты можно выдавать как в таблице (рис.5.3.1), так и в виде диаграм (рис.5.3.2 поз. 1). Отдельно можно выдать таблицу по каждому модулю и итоговую (рис.5.3.3 поз.1). Табличные формы можно печатать через кнопку «Печать», а диаграммы по кнопке «PrintScreen».



Рис. 5.3.1 Статистика по успеваемости.




Рис. 5.3.2 Статистика по успеваемости. Диаграмма




Рис. 5.3.2 Статистика по успеваемости. Статистика по модулям







5.5 Динамика успеваемости






Рис. 5.5 Динамика успеваемости


Позволяет выбрать статистику по всей группе или по отдельному студенту за разные семестры (рис.5.5 поз. 1) и с разбивкой по дисциплинам (рис.5.5 поз. 2). Печать осуществляется тоже в этих двух разделах.


5.6 Вкладыш в диплом

Позволяет печатать вкладыши к дипломам (рис.5.6.1). Для этого необходимо:

• занести в «Личные дела.Карточки.Документ,адрес» серию, номер, дату документа об образовании.

• заполнить поля в разделе «Дополнительная информация» (рис.5.6.2).

• выбрать студента и печатать. Создается документ в Excel, который соответствует образцу вкладыша. В него можно дописысать недостающую информацию. Правильно вложив официальный вкладыш в печатающее устройство, получаем печатный документ.



Рис. 5.6.1 Вкладыш в диплом



Рис. 5.6.2 Вкладыш в диплом. Дополнительная информация.

Раздел 6. Личные дела.

Включает подразделы:

6.1. Карточка содержит всю необходимую информацию по студенту (рис.6.1).




Рис.6.1 Личные дела. Карточки


6.2. Приказы по студентам делятся на два вида.

• Приказы, которые выполняют какие-либо действия (зачисление, отчисление, переводы и т.д. (рис.6.2);

• Приказы, которые не выполняют действий (изменения в приказах, поощрения, выговоры и т.д. (рис.6.3))



Рис. 6.2. Личные дела. Приказы действия




Рис. 6.3. Личные дела. Приказы без действия


6.3. Архив приказов содержит информацию о приказах, которые были проведены и имеют номера, и те, которые сформированы, но не проведены, т.е. еще на подписи и без номера, и находятся в папках. А также печать вновь сформированного приказа.




Рис. 6.4. Личные дела. Архив приказов.


6.4. Запросы это поиск студента, выбор и печать списков студентов по каким-либо признакам, подсчет количества студентов.



Рис.6.5 Личные дела. Запросы


6.5. Посещение – не разработано.

6.6. Закрепления .

• Просмотр абитуриентов и распределение их по группам с учетом изучаемого иностранного языка. Формирование приказа распределения по группам.

• Закрепление студентов за практикой.

• Закрепление студентов за дипломированием




Рис. 6.6. Личные дела. Формирование групп


6.7. Старосты – выбор старосты в группе и списки старост по группам и факультетам.



Рис. 6.7 Личные дела. Старосты


6.8. Лицензирование –.???????



Рис. 6.8 Личные дела. Лицензирование


6.9. Движение студентов.

Формирование численности студентов по факультетам, курсам, специальностям, городам (для заочной формы обучения), форме оплаты.



Рис. 6.9 Личные дела. Движение


6.10. Списки студентов отчисленных, выпущенных, на повторном обучениии и в академотпуске, которые можно выбирать по отдельным факультетам и курсам. Можно просмотреть текст приказа, который был последний.




Рис. 6.10 Личные дела. Списки


6.11. Ошибки соответствуют тем конфликтным ситуациям, которые возникают в процессе работы.

Выделено несколько видов ошибок:

«Дата начала >Дата окончания» - появление красных строк в приказах, если даты не соответстуют логики заключенной в датах. По клавише F5 можно перейти на конкретного студента в карточку и откорректировать даты.

«Проверка на соответствие курса» - если в приказе в карточке студента стоит неверный курс. По клавише F5 можно перейти на конкретного студента в карточку и откорректировать курс.

«Проверка на вид обучения» - ????????

«На не выпущенные в прошлом году» - студенты, которые по каким-либо причинам не прошли выпускным приказом или «зависли» на повторке-академке. В этом случае, необходимо: перейти в прошлый учебный год и провести выпускной приказ или изменить группу в последнем приказе на существующую в этом году.

«Проверка на правильность приказов» - по клавише F5 можно перейти на конкретного студента в карточку и откорректировать дату или тип записи приказа.




Рис. 6.11 Личные дела. Ошибки


7.Инструкция по работе

7.1. Справочники



В разделе Справочники деканаты используют только Настройки.

Подраздел Города используется в разделе Личные дела ?Карточка?Документ, адрес для занесения домашнего адреса.(См. рис. 7.2.2.)

^

7.2. Личная карточка студентов



При изменениях в личных карточках студентов (в дальнейшем карточка) обязательно должен быть выбран флажок "Редактировать студента". Если изменяется курс у студента, то еще и флажок "Редактировать курс".

Для работы с абитуриентом, выбирается панель "без групп". Студенты добавляются в факультеты по специальностям без групп. А распределение по группам происходит в подразделе 6.6.Закрепления.Формирование групп. (См. рис. 6.6.)

При работе с новым студентом, который дозачисляется, выбирается панель "по группам" (т.е. устанавливается точка в соответствующем кружочке - рис. 6.1.2.). Кнопкой "Добавить" появляется новая карточка с пустыми полями.

Карточка разбита на два блока (рис. 6.1.1). Заполняется в первую очередь верхний блок (фамилия, имя, отчество, дата рождения). При этом переход на другий блок должен осуществляться через клавишу TAB . Иначе, последняя введенная информация исчезнет.

Второй блок представлен вкладками:

- Приказы (рис.7.2.1)

- Документ, адрес (рис.7.2.2)

- Сем.полож, льготы, иностр. (рис.7.2.3)

- Воинский учет (рис.7.2.4)

- Справки (рис.7.2.5)

- Фото (рис.7.2.6)

- Диплом. (рис.7.2.7)



Рис.7.2.1. Личные дела. Карточки. Вкладка "Приказы"

Вкладка Приказы разбита на три блока. В первом заполняется информация по контракту. Во втором блоке вкладки - таблица с перечнем приказов по каждому студенту. Где: дата (Начало и Конец) – если дата Конец пустая, то студент находится в

группе этого приказа. Каждый новый приказ действия по студенту (а это – зачисления, все переводы и отчисления) закрывают предыдущий приказ датой Конец;

Действие – расшифровка приказа для формы "Движение",

^ Тип записи – раскрывается в список :Учится, Свободный, Отчислен, В

академотпуске, Не зачислен, Повторное обучение, Зачислен –

виды приказов, которые были проведены по студенту.;

Группа – группа, в которой учился студент в момент проведения приказа.

Она тоже раскрывается в список групп, которую можно изменить

выбрав нужную из перечня.

В третьем блоке отражено содержимое приказа, его номер и дата (если он уже проведен).


^ Вкладка Документ, адрес разбита на четыре блока: паспортные данные, сведения об образовании, домашний адрес и справочник по городам.




Рис. 7.2.2. Личные дела. Карточки. Вкладка "Документ, адрес"


Вкладка Семейное положение, льготы, иностранцы разбита на три блока.

В первый блок заносятся данные о родителях, семейное положение, дети – имена и даты рождения.

Во втором блоке – "Признаки формирования групп". По этим признакам ( в данном случае, по изучаемым языкам) можно сформировать группы в подразделе 6 Формирование групп.



Рис. 7.2.3. Личные дела. Карточки. Вкладка "Сем. полож., льготы, иностр."


Вкладка Воинский учет содержит информацию об учете прохождения воинской службы. Поля заполняются из справочников данной вкладки. .(См. рис. 6.1.4).




Рис. 7.2.4. Личные дела. Карточки. Вкладка "Воинский учет"


Вкладка Фото содержит фотографию студента, которую можно заносить и корректировать. Удалить нельзя. .(См. рис. 6.1.6).

Фото используется для предачи данных на изготовление студенческих билетов.



Рис. 7.2.6. Личные дела. Карточки. Вкладка "Фото"


Вкладка Дополн содержит дополнительную информацию, которая может быть использована во вкладыше в дипломе и т.д.(См. рис. 7.2.7).




Рис. 7.2.7. Личные дела. Карточки. Вкладка "Дополн."


Вкладка Льготы содержит информацию о наличаи льгот у студента.(См. рис. 7.2.8).




Рис. 7.2.8. Личные дела. Карточки. Вкладка "Льготы"


^ 8. Работа с приказами


Для работы с приказами необходимо выбрать студента, приказ, который нужно провести, заполнить активные поля (дата- обязательно, новый контракт- если надо, основания, папка -обязательно и т.д.). Только после этого можно делать какие-либо изменения в тексте приказа. Кнопкой "Выполнить" происходит добавление нового приказа в карточку данного студента. Просмотреть его можно в подразделе Архив приказов.( О нем ниже)

Приказы делятся на две категории:


А. Приказы с выполнением действия:(рис. 6.2)

  • Отчисление

  • Зачисление

  • Восстановление

  • Предоставление академотпуска

  • Возвращение из академотпуска

  • Предоставление повторного обучения

  • Возвращение на повторное обучение

  • Перевод в другую группу/специальность

  • Перевод на следующий курс

  • Выпускной

  • Смена формы оплаты (бюджет/контракт)

  • Смена фамилии

  • Назначение/снятие старосты

  • Допуск

  • Продление академотпуска

  • Продление сессии

  • Назначение льготы


Б. Приказы без действия:Рис.6.3)

  • Дополнения/изменения в приказе

  • По общежитиям

  • По стипендии и льготам

  • Выговоры и поощрения


Каждая категория приказа имеет свои разновидности и разнообразие оснований для приказа.

Приказы могут быть единичными – выбор одного студента и списковые – когда выбираются несколько студентов. Однако, есть приказы, которые не работают в списковом режиме (Например, зачисление из другого вуза и т.д.). В таких случаях в тексте приказа выдается сообщение "Внимание. Списковый приказ не поддерживается". Выбор спискового приказа осуществляется автоматически выделением кнопкой клавиатуры "INSERT" на каждом студенте из данной группы. (рис.8.1)


1. Для приказа Зачисление и Восстановление в карточке во вкладке Приказы – Тип записи должно стоять "Не зачислен" и строка высвечивается серым цветом. (рис. 8.2)При этом:

• зачисление проводится путем добавления студента в Карточку по кнопке "Добавить";

• восстановление проводится там же, но с помощью кнопки "Добавить из архива". В этом случае, открывается архив всех студентов введенных когда-то в базу. Можно выбрать "Все" (на данном этапе это лучший выбор), "Отчисленные" или "Выпускники". Отсортировать и набрать нужную фамилию. Справа в таблице стоит группа, в которой числится студент. Двойным щелчком на выбранной строке и подтверждением вопроса данный студент становиться в ту группу , факультет и курс, которые были открыты в момент нажатия кнопки "Выбрать из архива". Поэтому прежде чем выбирать студента, необходимо открыть нужную группу.

Примечание: Если ошибочна была выбрана не та группа, можно изменить ее, открыв список в столбце Группа.



Рис. 8.1. Личные дела. Приказы.




Рис. 8.2. Личные дела. Карточки.


Теперь, студенты с типом записи "Не зачислен" только и будут высвечиваться в тех группах, в которых они находятся. (Рис.8.3)



Рис. 8.3. Личные дела. Приказы-Зачисление.


2. При выполнении приказа Отчисление, Предоставление академотпуска и Предоставление повторного обучения студенты в группах показаны соответственным цветом.(Рис.8.2) Также их можно будет увидеть в подразделе 10 Списки.

3. При выборе приказов Возвращение из академотпуска и Возвращение на повторное обучение высвечивается список тех студентов, которые ушли в академотпуск или на повторное обучение соответственно. Важно заметить, что список этот не привязан к конкретной группе-курсу, а показан общий на выбранном ранее факультете. Когда выбран студент, нужно установить группу, в которую он будет возвращаться и провести приказ.



^ Рис. 8.4. Личные дела. Приказы-Возврат из академотпуска.


Это важно:

На данном этапе не все студенты отражены в этих списках. Поэтому нужно будет их восстанавливать в группу, как показано ранее. Корректировать строчки приказов в Карточке, т.е. менять Тип записи ("Свободный" на "В академотпуске" или "На повторном обучении"), затирать дату "Конец" вводом на ней "00.00.0000", установлением в столбце Группа той группы, которая стоит в строчке с типом записи приказа "Не зачислен" только после этого можно удалить строку приказа "Не зачислен". Еще необходимо в Карточке откорректировать появившуюся строку с новым Видом (бюджет) – удалить ту, которая лишняя.


4. Приказы ^ Перевод в другую группу/специальность и Перевод на следующий курс активизируют кнопку "Перевод". Выбрав какой-либо из этих приказов, их разновидность, студента или список студентов, необходимо нажать кнопку "Перевод". Откроется выбор факультета, курса и группы. Дважды щелкнув на выбранной группе, этот выбор исчезнет, а в тексте приказа отразится сделанный выбор. Если кнопка была нажата случайно, то можно нажать появившуюся кнопку "Отказаться". В этом случае, текст приказа не изменится.




Рис. 8.5. Личные дела. Приказы-Перевод.

Необходимо заметить, что разновидности приказа Перевод в другую группу/ специальность делятся на два вида: "в межах факультета" и "на інший факультет". Это сделано для того, чтобы отделить студентов перешедших на другие факультеты и видеть эту информацию в подразделе Движении. Также в этом приказе может меняться номер контракта. Поэтому он вноситься в поле приказа, а затем подтверждается вопросом. В этом случае, в карточке студента появляется новая строка с новым номером контракта, а в предыдущей строке будет добавлена дата "Конец".(Рис.8.5 и рис.8.6)

При выборе приказа Перевод на следующий курс необходимо следить за установленным учебным годом.



Рис. 8.6. Личные дела. Приказы-Перевод.


5. При выборе приказа Смена фамилии необходимо обратить внимание на то, что добавляется новое поле для ввода "Новая фамилия". Его нужно заполнить, иначе студент будет записан с пустой фамилией и может оказаться не в группе, а в архиве.


6. Для приказа Назначение/снятие старосты необходимо предварительно занести фамилию старосты в подраздел 7 Старосты.(Рис.6.7.) Для этого в этом подразделе выбрать конкретный факультет, конкретную группу и нажать кнопку "Добавить". В столбце Фамилия раскрыть список студентов этой группы и выбрать нужного. При переходе на другую группу он отразится в столбце Старосты.

Если староста меняется, то сначала его добавляют в конкретную группу здесь же, а затем уже проводят приказ. При этом у предыдущего старосты появляется дата Конец. (Рис.6.7).

Только после этого можно переходить к формированию данного вида приказа (рис.8.7). Список группы не будет отражаться на экране. В поле текста приказа появиться та фамилия, которая соответствует действию приказа. Т.е., если снятие старосты, то первая фамилия в списке старост высветится в тексте приказа, если назначение – то вторая новая фамилия старосты.



Рис. 8.7. Личные дела. Приказы-Назначение старосты.

^

9. Архив приказов



В данном подразделе 3 можно корректировать тексты приказов в папках (т.е. без дат и номеров) и уже с таковыми. Кнопка на клавиатуре F4 записывает данные корректировки.(Рис.6.4).

При этом исправлениям подвергаются не только тексты, но и номера приказов, папок. Для этого необходимо установиться на строчку исправления и выбрать другую




Рис. 9.1. Личные дела. Архив приказов.

папку (если приказ еще без номера и даты) или изменить номер или дату приказа(если приказ уже их имеет). Следует помнить, что строчку в приказе исправлять нужно каждую, если их несколько. Каждый раз нажимая кнопку на клавиатуре F4.

Кнопка "Печать приказа" позволяет создать doc–файл и напечатать сформированный приказ.

Кнопка "Назначить № и дату приказа" позволяет присвоить выбранной папке номер и дату.

Под списком приказов с номерами и датами стоит дата "после 07.01.2008". Это означает, что перечень номеров приказов только за последний месяц. Установив нужную дату, можно просмотреть приказы большего периода.


10. Запросы


В запросах нужно определиться с формой выбора запроса. Выбор ^ Список позволяет распечатать информацию выбранных полей. Выбор Количество – подсчитать в выбранных полях.

Поля выбираются флажком перед полем и отражаются слева в списке, где можно отсортировать их в нужном порядке. Можно выбрать конкретные условия по любому из представленных полей – двойным щелчком мыши.

Можно сформировать список и, установив курсор на конкретной фамилии, по клавише на клавиатуре F5 перейти в ту группу, в которой студент и обратно вернуться в Запросы.



Рис. 10.1. Личные дела. Запросы.


Запросы можно запоминать, причем, у каждого пользователя будут свои только им сформированные запросы.

Если сформировать часто используемый запрос, нажать кнопку "Просмотр", и просмотрев результат вернуться назад в запрос , то можно сохранить его. Для этого необходимо нажать кнопку "Запомнить условие" предварительно написав название запроса в списке над кнопкой.


11. Закрепления




Рис. 11.1. Личные дела. Закрепления. Закрепление за практикой




Рис. 11.2. Личные дела. Закрепления. Закрепление за дипломированием




Рис. 11.3. Личные дела. Закрепления. Квалификационный экзамен



Схожі:

Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconИнструкция пользователя системы "Учебный процесс"
Дата стоит системная, т е текущая. Ее можно менять. А можно и вообще отказаться от нее, убрав флажок. В этом случае все действия,...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconИнструкция пользователя системы "Учебный процесс"
Дата стоит системная, т е текущая. Ее можно менять. А можно и вообще отказаться от нее, убрав флажок. В этом случае все действия,...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconCd-диск экономиста  курс баколаврата
В том числе и технические средства системы обучения. Поэтому основной задачей лаборатории тсн является внедрение в учебный процесс...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconИнструкция по пользованию университетской почтой. Запускаем Интернет-браузер (программа для работы в Интернет) двойным нажатием левой кнопки мыши на его ярлыке
После этого вводим в поля «Имя пользователя» и «Пароль» (она находится слева, вверху страницы). Вам нужно ввести в указанные поля...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconУчебный процесс
Кафедра "Строительное производство и геодезия" ведет подготовку по трем образовательно-квалификационным уровням специальности промышленного...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconТематический план лекций по педиатрии (модуль 2) для студентов 5 курса международного медицинского факультета, на 2012-2013 учебный год № з/п Тема Кол-во часов
Модуль Заболевания новорожденных детей, болезни системы крови и эндокринной системы у детей
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconИнструкция пользователя сервиса электронной переписки
Доступ к электронному почтовому ящику может осуществляться с помощью любого браузера, включая Internet Explorer, Mozilla Firefox,...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconВ. Д. Червяков, доц., канд техн наук А. А. Паныч, ст преп
Рассмотрен процесс концептуального синтеза систем управления технологическими машинами на основе объектно-ориентированного подхода...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconВ. Д. Червяков, доц., канд техн наук А. А. Паныч, ст преп
Рассмотрен процесс концептуального синтеза систем управления технологическими машинами на основе объектно-ориентированного подхода...
Инструкция пользователя системы \"Учебный процесс\" iconПолитика и избирательный процесс
Избирательные системы и их возможности в реализации демократического принципа политического представительства
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи