«криворізький національний університет» I. Загальні положення
Скачати 1 Mb.
|
|
ЗАТВЕРДЖЕНО Наказом ректора «18» квітня 2012 р. №202 ІНСТРУКЦІЯ з діловодства в Державному вищому навчальному закладі «КРИВОРІЗЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ» I. Загальні положення 1. Ця Інструкція встановлює загальні положення здійснення діловодства у структурних підрозділах державного вищого навчального закладу «Криворізький національний університет» (далі – університет), вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в університеті незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням. 2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, порядок роботи з електронними документами в діловодстві університету, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами. 3. Діловодство в університеті організовується за цією інструкцією, яка розроблена на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. N 1242, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі – регламенти та національні стандарти). Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в університеті повинні відповідати вимогам цієї інструкції. 4. Відповідальність за організацію діловодства в університеті покладена на ректора. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають проректори університету згідно з розподілом функціональних обов'язків. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах університету відповідають їх керівники. 5. Організація діловодства в університеті покладається на загальний відділ університету. 6. Основним завданням загального відділу є встановлення в університеті єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах університету. Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань:
7. На загальний та архівний відділи університету покладається підготовка інструкції з діловодства, номенклатури справ університету на підставі Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затвердженого Наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України 20.07.98 N 41 зі змінами та доповненнями та погодження їх із архівним відділом виконкому Криворізької міськради Дніпропетровської області. 8. Організація діловодства в структурних підрозділах університету покладається на спеціально призначених для цього осіб. Відповідальність за належну організацію діловодства в структурних підрозділах університету несуть керівники цих структурних підрозділів. ^ Загальні вимоги до створення документів 9. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії. 10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається наказами з основної діяльності університету, Статутом університету, положеннями про структурні підрозділи та посадовими інструкціями. 11. В університеті визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність. 12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом університету, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності). 13. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання університетом покладених на неї завдань і функцій. 14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД). Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003). Забезпечення законності розпорядчих документів університету здійснюється юридичним відділом шляхом їх попередньої перевірки та візування відповідно до вимог чинного законодавства та загального діловодства. 15. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис. Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання. 16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів. ^ Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування. 18. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом. ^ 19. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень). Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів): 30 - ліве; 10 - праве; 20 - верхнє та нижнє. Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом. 20. В університеті використовують такі бланки документів: загальний бланк для створення різних видів документів (наказ, розпорядження) ( додаток 2) ; бланки для листів ( додатки 3 і 4) ; бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) ( додаток 5) . Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік. 21. Бланки документів виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів. 22. Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки. Порядкові номери проставляються нумератором, на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка. 23. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні та службові записки, довідки тощо) оформлюються не на бланках. ^ 24. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники університету оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003. ^ 25. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. N 2137-XII "Про Державний герб України". Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування університету, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина – 12 міліметрів. Коди 26. Код університету проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про університет". 27. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа. ^ 28. Найменування університету – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в Статуті про нього – Державний вищий навчальний заклад «Криворізький національний університет». Скорочене найменування університету – ДВНЗ «КНУ». ^ 29. Довідкові дані про університет містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування університету або структурного підрозділу. Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс. ^ 30. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД. ^ 31. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка після дати не ставиться. Наприклад: 02.03.2011 У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р. Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи). ^ 32. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень– індексів, які надаються документам під час їх реєстрації. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в університеті, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ тощо. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою та тире. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний чи такий, що створений в університеті. Для вхідних та вихідних документів реєстраційний індекс складається з індексу за номенклатурою справ та порядкового номера, наприклад: 01/10-845, де 01/10 – індекс справи за номенклатурою, 845 – порядковий номер. Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа. ^ 33. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку. ^ 34. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається. Адресат 35. Документи адресуються установі, організації, підприємству її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі, організації, підприємству або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад: Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи, організації, підприємства та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад: Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Інститут інноваційних технологій Заступнику директора Левківському К.М. У разі коли документ адресується керівникові установи, організації, підприємству або його заступникові, найменування установи, організації, підприємства входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться в давальному відмінку, наприклад: Першому заступнику міністра освіти і науки, молоді та спорту України Сулімі Є.М. Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, організаціям, підприємствам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад: Центральним державним архівам Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата. Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. N 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., N 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад: Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України проспект Перемоги, 10, м. Київ, 01001 У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад: Гончарук Олександр Сергійович вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1, м. Київ, 03178 У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. ^ 36. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом університету. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються наказом по університету, що видав відповідний акт. Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 6). Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Ректор ДВНЗ «Криворізький національний університет» ___________________ М.І.Ступнік «____»_____________201___ рік У разі коли документ затверджується рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ ректора 12 лютого 2012 N 29 Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа. У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні. Резолюція 37. Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівнозначну посаду. На документі зі строками виконання, який не потребує додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата. Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання. |
