Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова
Скачати 2.57 Mb.
|
| 1.10 Система коммуникаций в иерархических организациях 1.11 Бюрократизм в системе коммуникаций 1.12 Неформальные коммуникации в организациях |
|
1.9 Основные виды управленческой информации в коммуникациях В предпринимательстве основными видами управленческой информации являются: регулярные отчеты, специальные отчеты, избирательные данные, бухгалтерская информация, нормативные данные, данные управленческих услуг, информация маркетинга, информация о рабочей силе, информация отдела снабжения. 1. Регулярные отчеты. Перечень таких отчетов включает: Ежедневные, к которым относятся анализ убытков и их причин, статистика эффективности труда, анализ потерь времени (по причинам), полученные заказы. 30 31 Еженедельные, которые включают анализ сверхурочных выполнения работы, контроль и анализ проектов. Ежемесячные - это отчеты о деятельности отделов, анализ кадровых изменений, анализ сырьевых изменений, накладных расходов, анализ сбыта, данные об инвестициях, о запасах, анализ изменений сбыта, счет прибылей и убытков, источники и использование фондов, балансовый отчет, анализ бухгалтерской отчетности, полученные заказы, кассовая наличность, просроченные счета. Ежеквартальные, полугодовые, годовые, в числе которых счет прибылей, балансовый отчет, источники и использования фондов, отчеты о работе отделов.
Это различные предложения менеджеров, а также данные по тем вопросам, которые поступают извне, различия между прогнозами и фактическими результатами. 4. Бухгалтерская информация. Она включает данные бюджетного контроля, нормативные издержки, предельные издержки, показатели безубыточности, дополнительные издержки, проектные затраты оценки капиталовложений, статистическое прогнозирование, финансовое моделирование, комплексы калькуляции себестоимости издержек по процессам и эксплуатационных затрат. 5. Нормативные данные. Такие данные готовит технико-нормировочное бюро. Оно занимается стандартизацией, методами оценки работы, оплатой труда. Информацией являются нормы материальные, выработки и расценки работ, а также тарифные ставки и должностные оклады. 6. Данные управленческих услуг. 32 Это данные управленческого учета, внутренней ревизии, обоснования организации и методов планирования, результаты операционных исследований. 7. Информация маркетинга. Это широкий спектр информации, полученной маркетинговыми исследованиями, анализом сбыта и изменений в окружающей обстановке и состоянии конкуренции. 8. Информация о рабочей силе. Это досье, отражающее личные данные, профессиональную квалификацию, предыдущие места работы и должности, настоящее место работы и должность, обучение, отдел, исполнение обязанностей, перспективы продвижения. Предназначена информация для устройства и контроля за использованием рабочей силы, а также ее распределением. 9. Информация отдела снабжения. Это данные об изменении спроса и предложения, контроля исполнения заказов поставщиками, включая данные о требуемых объемах поставок, датах поставок, ценах. ^ Сотрудники организации являются довольно ненадежным материалом для формирования коммуникаций. Поведение их неоднозначно, ему не хватает логичности и рациональности. Для преодоления организационной неполноценности сотрудников правомочно используется стандарт на поведение. Это стандарт коммуникаций их в организации в виде образцов, созданных почти на все случаи. Такой стандарт обеспечивает организации стабильность, единство целей, снимает индивидуальные различия в поведении сотрудников на службе, исключает произвол и всякое незапрограммированное проявление личности. 33 Применение стандарта позволяет установить полный контроль над организацией и гарантировать ее эффективность. На базе стандарта предопределяется возможность применять научные методы построения формальной структуры отношений, без которой не может обойтись никакая организация. Вместе с тем стандарту присущи и недостатки, обусловленные тем, что он предусматривает выделять в организации лишь управляемые элементы, оставляя без внимания весьма важное обстоятельство: организация не является только средством решения установленного круга задач и инструментом достижения заданных целей, она вместе с тем особая человеческая среда и социальная общность. Последнее предопределяет то, что организация функционирует не только в результате управленческих воздействий, но имеет и свои внутренние закономерности поведения, структуру и собственные цели. Такие цели часто противоречат целям самой организации. Все это объясняет беспомощность управления организацией из-за такого поведения сотрудников, которое выходит за пределы стандарта. Моделировать систему коммуникаций крупной организации практически невозможно, можно лишь моделировать решение отдельных задач организации. Инструментом моделирования являются ориентированный граф и таблица переходных вероятностей (рис. 1.1, табл. 1.1) Стрелки ориентированного графа показывают направления движения работ по подчиненности, а вероятности показывают отношение количества работ, переданных данному сотруднику, к общему количеству работ структуры или элемента системы управления. 34 Таблица 1.1 Переходные вероятности У~х |123456 1|0,1 0,4 0,5 О О О 2 -р ->! 3 I  2|0,5 0,1 0,4 О О О I 3| 0,33 0,23 0,10 О О 0,34 I 4 ! 410 0,5 0 0,5 О О I 5|0 0,6 О О 0,4 О I 6| О О 0,33 0,24 0,33 0,10 Рис. 1.1 Ориентированный граф Вектор матрицы переходных вероятностей используется в качестве оценки меры полезности каждого сотрудника организации, а также для описания отношений подчиненности. При детальном анализе потока работ определяются такие правила: никто не должен быть собственным подчиненным; никто не должен быть начальником и одновременно подчиненным другого сотрудника; подчиненный подчиненного является подчиненным. Чтобы не было нарушений правил, необходимо и достаточно, отсутствие в графе круговых передач одних и тех же работ. Наличие круговых передач означает, что кто-то сам себе отдает приказания и сам себя контролирует, хотя это обычно завуалировано. К тому же это создает трудно устранимую бюрократическую волокиту. Оценку полезности сотрудников и их отношения подчиненности можно произвести с использованием понятия "статус". Статус тем выше, чем больше подчиненных. Он определяется по формуле: к Ь= Е кпк, 1=1 35 где пк- число подчиненных К-го уровня. Граф и статус весьма полезны для проведения сокращения численности сотрудников организации.  Стрелками на графе указывается направле- Ония, в которых могут отдаваться распоряжения или поручаться работа. Предложение на проведение работ вырабатывается элементом 1 или ему передается внешней организацией; + принять, - отклонить, 4 - передать О Ориентированный граф процедур принятия решения имеет форму, показанную на рис. 1.2 Рис. 1.2 Ориентированный граф процедур Для выполнения работ по подготовке решения требуются консультации, анализ и обмен мнениями. Весь перечень процедур подготовки решения по принятию или отклонению предложений включает:
Каждая из приведенных процедур оценивается временем передачи работы и вероятностью применения. Зная вероятности применения соответствующих процедур и время выполнения процедур, можно вычислить предельные оценки времени принятия решения, последовательность передачи работы, при которой можно оценить минимальное и максимальное время принятия решения. Полная вероятность принятия решения 1-м элементом структуры равна: 10 (1) Р(1) = ЕР1 РП, где (1) - номер процедуры; Р1 — вероятность принятия решения первым элементом при 1- ой процедуре; РП - вероятность смены процедур первым элементом оргструктуры. Граф подчинения может быть оптимизирован путем введения ограничений, чтобы получить минимальное время принятия решения Треш при заданной вероятности решения Рреш. Может быть также максимизирована вероятность решения в течение заданного времени. Повышение вероятности принятия решения с использованием различного рода консультаций достигается ценой увеличения времени на принятие решения. Таким образом, оптимизация ориентированного графа заключается в таком выборе консультаций и процедур, при которых ( Треш [ Рреш > Р*])— тт либо ( Рреш [ Треш > Т*]>— тах , 36 37 где Р* и Т* - пороговые, или нормативные значения указанных величин. Оптимизация графа обеспечивает повышение работоспособности системы управления фирмой в целом. ^ Сложная система коммуникаций в процессе подготовки управленческих решений обусловливает появление ситуаций, когда управление используется в нежелательном плане. Примером тому является наличие бюрократизма в системе коммуникаций. Бюрократизм представляет собой осуществление всевозможных скрытых препятствий принятию решений. Для борьбы с бюрократизмом в США, например, разработана штрафная матрица, в соответствии с которой из системы коммуникаций исключаются сотрудники, у которых время решения задач наиболее велико, а за каждое ошибочное решение и за создание очереди предложений сотрудникам устанавливается один из видов наказания, например, в форме штрафа. В на это в поставляется волокита, которая позволяет принимать минимум решений за фиксированное время или вообще не принимать никаких решений. Каждый бюрократ стремится увеличить время принятия решения, но так, чтобы не оказаться в числе наказанных или даже уволенных. Чтобы избежать бюрократизма, сотруднику нельзя задерживать выполнение процедуры у себя за счет превышения времени и не допускать слишком частого возвращения предложений, иначе это приведет к созданию очереди. Выявить бюрократизм позволяет уточнение истинного содержания и наименования процедур рассмотрения предложения о принятии решения. Перечень наименований процедур, их уточненные названия и условные наименования с позиций бюрократизма приведены в табл. 1.2. Вторым направлением выявления бюрократизма является оценка наличия петель циркуляции предложения между сотрудниками организации. Количество таких циклов, или петель, определяет уровень бюрокра- тизма. Таблица 1.2
^ Обмен сообщениями может осуществляться в письменной и устной форме. При этом в устной форме обмен информацией может быть с исполь- 38 39 зованием формальных и неформальных каналов. Очень часто при неформальном устном обмене одной из альтернативных форм являются слухи. Предпосылкой для возникновения слухов являются неудовлетворенные потребности группы сотрудников или даже одного сотрудника в определенной информации. Основные характеристики слухов:
При появлении слухов к ним относятся безоглядно, некритически, сужаются способности каждого рассуждать, теряется внимание, падает ответственность за высказанные догадки и решения. Слухи, если с ними не бороться, могут стать страшной силой, толкать сотрудников на непредсказуемые поступки. Иногда слухи могут быть не разрушительной, а созидательной силой, если они управляемы и являются предварительным этапом каких-либо организационных изменений на предприятии. Основной девиз в борьбе с разрушительными слухами - не следует таить от сотрудников то, что скрыть все равно невозможно. Предприятие сильно тогда, когда сотрудники все знают, обо всем могут судить и идут на все сознательно. Поэтому, чтобы своевременно убивать слухи, т н. заказную информацию, необходимо оперативно давать ответы на все интересующие сотрудников вопросы. В борьбе с негативными слухами надо всегда говорить правду и говорить первым. Осуществление руководства в условиях полной гласности и честности исключает недоверие и делает руководителей неформальными лидерами, что в конечном счете содействует эффективному управлению организацией. Демагогические приемы представления неформальной информации обусловлены мотивами и динамикой поведения сотрудников, а также управленческими чертами их характера. Основные мотивы поведения сотрудников:
5. Поведение меняется с возрастом и положением в коллективе. Управленческие черты характера сотрудников:
40 41 4. Каждый стремится иметь такое окружение, в котором он чувствует себя надежно, имеет интересную работу, приятных коллег, признание и возможность свершений. Иногда мотивы, динамика поведения и управленческие черты отдельных сотрудников побуждают их добиваться собственных целей, спекулируя на чувствах и стремлениях других сотрудников, вводя их в заблуждение. Таких сотрудников называют демагогами. Под демагогией понимают ложь в облике правды, а также невыполнимые обещания и призыв к розовым мечтаниям. Почву для демагогических утверждений создают упрощенный подход к решению проблем и различного рода иллюзии, а также безудержный оптимизм. Демагогические приемы могут приносить только кратковременный положительный результат, но неизменно заканчиваются разочарованием и скептицизмом сотрудников. Демагогами обычно выступают те, кто стремится оставаться в руководстве, а также бездельники и болтуны, скрывающие за криками собственные замыслы и действия. Демагогия превращает свободу слова в свободу демагогии. Весьма опасна демагогия, когда она возведена в ранг миссии и стратегии предприятия. При этом огромная энергия сотрудников будет отдана пустословию и праздным словопрениям. У демагога обычно нет системы мыслей, а есть только импровизация и уловки. Собственный интерес демагога выдается за надежды и чаяния сотрудников. Примером демагогии являются утверждения: "остро обсудили", "наметили мероприятия", "создана комиссия", "будут приняты меры" и др. Демагоги часто прикрываются интересами страны, в высказываниях забегают вперед и предостерегают от каких-либо действий, пугая ужасными последствиями. Мерами борьбы с демагогией являются: 42 1 Требование конкретности относительно сделанного и установление результатов.
43 |
Схожі:
 | Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова Коммуникации в управленческой деятельности организаций. Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова. Под ред д-ра экономических... | | Учебное пособие по курсу: «логистика» г. Симферополь 2005 г. Скоробогатова Т. Н. Логистика: Учебное пособие: 2-е изд Учебное пособие представляет собой лекции преподавателя тну, кандидата экономических наук Скоробогатовой Т. Н. и содержит основные... |
| Учебное пособие для студентов высших учебных заведений Рекомендовано ученым советом Сумского государственного университета как учебное пособие | | Учебное пособие Издание третье А 72 Антипов К. В., Баженов Ю. К. Паблик рилейшнз: Учебное пособие. – 3-е изд., перераб и доп. – М.: Издательский Дом «Дашков и К°»,... |
| Е. В. Смирнова пропедевтика внутренних болезней учебное пособие Настоящее учебное пособие призвано оказать помощь курсантам в овладении основами врачебной деятельности методикой обследования | | Т. В. Психология современной семьи. Спб.: Речь, 2005 с. Анцупов А. Я., Баклановский С. В. Конфликтология в схемах и комментариях: Учебное пособие Анцупов А. Я., Баклановский С. В. Конфликтология в схемах и комментариях: Учебное пособие. 2-е изд., перераб. — Спб.: Питер, 2009.... |
| Учебное пособие под редакцией Учебное пособие подготовлено коллективом авторов преподавателей кафедры документоведения и организации государственного делопроизводства... | | Учебное пособие под редакцией доцента Учебное пособие'подготовлено коллективом авторов — преподавателей кафедры доиу-ментоведения и организации государственного делопроизводства... |
| Учебное пособие под редакцией доцента Учебное пособие'подготовлено коллективом авторов — преподавателей кафедры доиу-ментоведения и организации государственного делопроизводства... | | Е. А. Фокина пути освоения техники гинекологических операций учебное пособие Учебное пособие предназначено для врачей-интернов, клинических ординаторов, аспирантов и врачей акушеров-гинекологов |