Практическая работа №11. Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel
Скачати 58.01 Kb.
|
|
| Литература: |
Содержание отчёта:
ответы на вопросы, поставленные в пунктах описания последовательности выполнения работы;
краткое описание последовательности выполнения работы;
выводы по работе.
Последовательность выполнения работы:
Включите компьютер, войдите в систему и запустите текстовый процессор Microsoft Word.
Запустить Word можно командой Пуск → Все Программы → Microsoft Office → Microsoft Word.
1.Подготовьте файл-источник исходных данных, это будет таблица Excel, содержащая часть данных из заданной таблицы (table.xltm), подготовленной заранее и сохранённой в виде шаблона.
Загрузите с сайта (сервера) файл table.rar, откройте архив и выполните двойной щелчок мышью по файлу table.xltm.
Так как это учебная таблица, для заполнения её данными использовалась функция «СЛУЧМЕЖДУ», которая возвращает случайное целое число, находящееся в диапазоне между двумя заданными числами. При каждом вычислении листа возвращается новое случайное целое число.
Нажмите «F9» для пересчёта, потом выделите всю таблицу, выполните команду «Копировать», затем – Вставить → Вставить значения (см. рис. 1).
Для того, чтобы выделить всю таблицу, установите курсор в ячейку A1 и нажмите клавиши Shift + Ctrl + End.
После вставки случайных чисел в таблице не будет, и её можно использовать для отбора значений.
^
Сохраните полученную таблицу в своём каталоге на сервере и в папке «Мои документы»
Рис.
2.Выберите из таблицы сотрудников согласно своего варианта, условие отбора запишите в отчёт:
-
Вариант № 1
Выберите людей пенсионного возраста (тех, кому на сегодняшний день исполнилось 60 лет)
Вариант № 2
Из заданного списка выберите тех, чья фамилия начинается с «Б» или «Г»
Вариант № 3
Выберите людей в возрасте от 20 до 35 лет
Вариант № 4
Из заданного списка выберите мужчин
Вариант № 5
Из заданного списка выберите тех, чья средняя зарплата находится в диапазоне от 3000 до 4000 грн.
Для выбора заданных данных исходную таблицу нужно подготовить. Сначала её нужно преобразовать в «таблицу» - так в Excel 2010 называются данные, организованные на листе таким образом, чтобы не было полностью пустых строк и столбцов, объединённых ячеек. «Таблицы» можно использовать для быстрой сортировки, отбора, суммирования или публикации (экспорт в список SharePoint), при этом в каждый столбец автоматически добавляется значок автофильтра.
^ Вставка → Таблица (рис. 2):
Рис.
^
Рис.
Автоматически будет отображена контекстная вкладка Работа с таблицами/Конструктор.
Выберите стиль для оформления таблицы, для этого на вкладке «Конструктор» в группе «Стили таблиц» распахните весь список кнопкой «Дополнительные параметры»:
Рис.
^
Рис.
Для примера рассмотрим случай, аналогичный 3-му варианту, выберем сотрудников, возраст которых в диапазоне от 20-и до 30-и лет. Сначала нужно рассчитать, в каком диапазоне дат находятся дни рождения наших сотрудников. И поможет нам в этом, конечно, Excel. Нажмите Ctrl+N для открытия новой книги, в ячейку A1 введите формулу: «^ ». В ячейки A2 и A3 «=A1-20*365» и «=A1-30*365» соответственно. Полученные значения запишите или скопируйте в другой редактор.
Рис. 6 показывает результат этих действий, выполненных 5 ноября 2012 года.
Рис.
^ Фильтр по дате → между и заполните пользовательский автофильтр по образцу:
Рис.
Рис.
3.Выделите выбранные строки и скопируйте на новый лист. Сохраните книгу. Источник исходных данных подготовлен. Теперь подготовьте для слияния документ Word.
^
Рис.
^
4.Выполните слияние документа Word и таблицы Excel.
^ Рассылки → Начать слияние → Пошаговый мастер слияния:
Рис.
^
Первый этап – «Выбор типа документа», можно выбрать «Письмо»;
Второй этап – «Выбор документа», выбираем
;Третий этап – Выбор получателей, выбираем
, нажимаем ссылку «Обзор…»
Рис.
и выбираем таблицу Excel с исходными данными:
Рис.
После нажатия на кнопку «Открыть» появится диалоговое окно «Выделить таблицу», в котором нужно выбрать лист с данными – «Лист1» (туда вы должны были скопировать отфильтрованные значения):
Рис.
В следующем окне, «Получатели слияния», ничего менять не нужно, нажмите «ОК».
Теперь можно переходить к четвёртому этапу, «Создание письма».
Установите курсор туда, куда нужно вставить поле из таблицы данных (сначала это будет место после слов «видана особі » и нажмите ссылку «Другие элементы»:
Рис.
^ Вставить», затем – «Закрыть»:
Рис.
^
Рис.
^ Просмотр писем». Нажимая на кнопки «>», «<», можно просмотреть сведения о всех отобранных сотрудниках:
Рис.
Рис.
^ Завершение слияния». Выберите команду «Изменить часть писем…», затем в следующем диалоговом окне -
. В результате будет создан новый документ, содержащий столько страниц, сколько было записей (строк) в исходной таблице Excel.
Рис.
5.Сохраните полученные файлы в своём каталоге на сервере, оформите отчёт о работе.
Корюков И.В. Методический комплекс по дисциплине «Информатика и компьютерная техника». Практическая работа № 11 (2 курс)
Схожі:
 | Практическая работа №2 Тема: Программы-менеджеры файлов. Действия с объектами Windows Проводник и Поиск, а также Мой компьютер для поиска и просмотра файлов. Научиться создавать ярлыки папок и документов различными... | | Практическая работа № Тема: ms excel Тема: ms excel. Использование основных математических, статистических и логических функций |
| Введение ... | | Практическая работа №10. Тема: ms excel Тема: ms excel. Использование основных финансовых и текстовых функций, функций даты и времени |
| Введение 3 1 Описание места прохожднения практики 4 ... | | Практическая работа № Тема: Создание шаблонов документов с использованием полей формы, применение макросов Цель: Научиться создавать шаблоны и использовать стандартные, научиться работать с полями формы, использовать макросы, приобрести... |
| 1. Оформление документов, отчетов Автоматизированная система перекладывает работу по выписке документов на «плечи» компьютера, работа требует времени в де-сятки раз... | | Практикум по компьютерной технологии, стр. 113 156. итература: Последовательность выполнения работы ... |
| Практическая работа №17 Тема: с оздание таблицы с получением внешних данных из Интернет. Работа с данными в ms Тема: Создание таблицы с получением внешних данных из Интернет. Работа с данными в ms excel | | Практическая работа № Тема: ms excel. Использование основных математических, статистических и логических функций. Цель: Научиться выполнять вычисления с использованием функций Тема: ms excel. Использование основных математических, статистических и логических функций |