Скачати 58.01 Kb.
|
Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel.Цель: Научиться создавать и редактировать сложные связанные документы, получить практические навыки в формировании комплектов однотипных документов с помощью механизма слияния документов Word. Время: 80 мин. Задание: Создайте шаблон по заданному образцу и документ на его основе. Подготовьте данные в виде таблицы Excel для вставки в документ Word. Используя «Мастер слияния», осуществите слияние документов Word и Excel. Сохраните полученные документы на файловом сервере и распечатайте их на сетевом принтере.
Содержание отчёта:
Последовательность выполнения работы:
Запустить Word можно командой Пуск → Все Программы → Microsoft Office → Microsoft Word. 1.Подготовьте файл-источник исходных данных, это будет таблица Excel, содержащая часть данных из заданной таблицы (table.xltm), подготовленной заранее и сохранённой в виде шаблона. Загрузите с сайта (сервера) файл table.rar, откройте архив и выполните двойной щелчок мышью по файлу table.xltm. Так как это учебная таблица, для заполнения её данными использовалась функция «СЛУЧМЕЖДУ», которая возвращает случайное целое число, находящееся в диапазоне между двумя заданными числами. При каждом вычислении листа возвращается новое случайное целое число. Нажмите «F9» для пересчёта, потом выделите всю таблицу, выполните команду «Копировать», затем – Вставить → Вставить значения (см. рис. 1). Для того, чтобы выделить всю таблицу, установите курсор в ячейку A1 и нажмите клавиши Shift + Ctrl + End. После вставки случайных чисел в таблице не будет, и её можно использовать для отбора значений. ^ Сохраните полученную таблицу в своём каталоге на сервере и в папке «Мои документы» ![]() Рис. 2.Выберите из таблицы сотрудников согласно своего варианта, условие отбора запишите в отчёт:
Для выбора заданных данных исходную таблицу нужно подготовить. Сначала её нужно преобразовать в «таблицу» - так в Excel 2010 называются данные, организованные на листе таким образом, чтобы не было полностью пустых строк и столбцов, объединённых ячеек. «Таблицы» можно использовать для быстрой сортировки, отбора, суммирования или публикации (экспорт в список SharePoint), при этом в каждый столбец автоматически добавляется значок автофильтра. ^ Вставка → Таблица (рис. 2): ![]() Рис. ^ ![]() Рис. Автоматически будет отображена контекстная вкладка Работа с таблицами/Конструктор. Выберите стиль для оформления таблицы, для этого на вкладке «Конструктор» в группе «Стили таблиц» распахните весь список кнопкой «Дополнительные параметры»: ![]() Рис. ^ ![]() Рис. Для примера рассмотрим случай, аналогичный 3-му варианту, выберем сотрудников, возраст которых в диапазоне от 20-и до 30-и лет. Сначала нужно рассчитать, в каком диапазоне дат находятся дни рождения наших сотрудников. И поможет нам в этом, конечно, Excel. Нажмите Ctrl+N для открытия новой книги, в ячейку A1 введите формулу: «^ ». В ячейки A2 и A3 «=A1-20*365» и «=A1-30*365» соответственно. Полученные значения запишите или скопируйте в другой редактор. Рис. 6 показывает результат этих действий, выполненных 5 ноября 2012 года. ![]() Рис. ^ Фильтр по дате → между и заполните пользовательский автофильтр по образцу: ![]() Рис. ![]() Рис. 3.Выделите выбранные строки и скопируйте на новый лист. Сохраните книгу. Источник исходных данных подготовлен. Теперь подготовьте для слияния документ Word. ^ ![]() Рис. ^ 4.Выполните слияние документа Word и таблицы Excel. ^ Рассылки → Начать слияние → Пошаговый мастер слияния: ![]() Рис. ^ Первый этап – «Выбор типа документа», можно выбрать «Письмо»; Второй этап – «Выбор документа», выбираем ![]() Третий этап – Выбор получателей, выбираем ![]() ![]() Рис. и выбираем таблицу Excel с исходными данными: ![]() Рис. После нажатия на кнопку «Открыть» появится диалоговое окно «Выделить таблицу», в котором нужно выбрать лист с данными – «Лист1» (туда вы должны были скопировать отфильтрованные значения): ![]() Рис. В следующем окне, «Получатели слияния», ничего менять не нужно, нажмите «ОК». Теперь можно переходить к четвёртому этапу, «Создание письма». Установите курсор туда, куда нужно вставить поле из таблицы данных (сначала это будет место после слов «видана особі » и нажмите ссылку «Другие элементы»: ![]() Рис. ^ Вставить», затем – «Закрыть»: ![]() Рис. ^ ![]() Рис. ^ Просмотр писем». Нажимая на кнопки «>», «<», можно просмотреть сведения о всех отобранных сотрудниках: ![]() Рис. ![]() Рис. ^ Завершение слияния». Выберите команду «Изменить часть писем…», затем в следующем диалоговом окне - ![]() ![]() Рис. 5.Сохраните полученные файлы в своём каталоге на сервере, оформите отчёт о работе. Корюков И.В. Методический комплекс по дисциплине «Информатика и компьютерная техника». Практическая работа № 11 (2 курс) |
![]() | Практическая работа №2 Тема: Программы-менеджеры файлов. Действия с объектами Windows Проводник и Поиск, а также Мой компьютер для поиска и просмотра файлов. Научиться создавать ярлыки папок и документов различными... | ![]() | Практическая работа № Тема: ms excel Тема: ms excel. Использование основных математических, статистических и логических функций |
![]() | Введение ... | ![]() | Практическая работа №10. Тема: ms excel Тема: ms excel. Использование основных финансовых и текстовых функций, функций даты и времени |
![]() | Введение 3 1 Описание места прохожднения практики 4 ... | ![]() | Практическая работа № Тема: Создание шаблонов документов с использованием полей формы, применение макросов Цель: Научиться создавать шаблоны и использовать стандартные, научиться работать с полями формы, использовать макросы, приобрести... |
![]() | 1. Оформление документов, отчетов Автоматизированная система перекладывает работу по выписке документов на «плечи» компьютера, работа требует времени в де-сятки раз... | ![]() | Практикум по компьютерной технологии, стр. 113 156. итература: Последовательность выполнения работы ... |
![]() | Практическая работа №17 Тема: с оздание таблицы с получением внешних данных из Интернет. Работа с данными в ms Тема: Создание таблицы с получением внешних данных из Интернет. Работа с данными в ms excel | ![]() | Практическая работа № Тема: ms excel. Использование основных математических, статистических и логических функций. Цель: Научиться выполнять вычисления с использованием функций Тема: ms excel. Использование основных математических, статистических и логических функций |