Учебное пособие под редакцией доцента
Скачати 1.39 Mb.
|
|
[ J Г j и II сти дополняется требованием качества, т. е. оптимальности §|р| шеашй и других управляющих воздействий, фиксируемых кументом. Документы, обладающие управленческой функцией, |Э I держат необходимое количество информации. Поэтому они I играют большую роль в информационном обеспечении упра.в. I леніия. По мере расширения производства процесс управления усложняется. Возникает необходимость новых информациоц- I ных потоков. Уровень обработки информации определяется «иерархией I функций ашарата управления. На первом уровне производит- I ся сбор первичных данных, т. е. информации о фактическом I состоянии дел, «которая вы-ражается обычно в цифровой фор. I ме. На втором уровне первичные данные подвергаются груп- I пировке и обобщению. Этот процесс реализуется в сводках, рапортах, отчетах и тому подобных документах. На третьем уровне «выделяется информация, необходимая для решения за- дач управления. Она фиксируется в документах, содеіржащнх анализ и оценку как положения дел, так и различных управляющих воздействий. На более вьґ-соких уровнях обработки информации подготавливаются варианты возможных решений. Однако окончательное решение принимается самим руководителем. Информацию, обеспечивающую основную функцию управления, — регулирование19, можно «разделить на ідіва ©ада: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется, главным образом, на низших уровнях управления. В процессе передачи ее «вверх», т. е. при движении от низших ступеней управления к высшим, .происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация генерируется на выоших уровнях управления. При движении ее «вниз» средние и низшие звенья управления обычно вырабатывают дополнительную информацию25. Управленческие документы имеют две основные подфункции: 1) стабилизации, нормального функционирования и совершенствования государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности;
2) обеспечения нормального функционирования каждого члена данного социального института и данного общества в его конкретной социальной роли26. Документы, выполняющие управленческую функцию, можно классифицировать в соответствии с элементами государственного управления (прогнозирование, планирование, работа с информацией, принятие управленческих государственно- властных решений, организаторская работа и регулирование, контроль) или в соответствии с функциями учреждения (общее руководство, планирование, финансирование, материально-техническое обеспечение, -подготовка кадров и др.). Управленческие документы отражают в специфической форме как структуру, так и стадии и циклы управления и в то же время сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ предстоит прежде всего в регулятивной, нормативной роли—-как регулятор различных сторон деятельности общества; государства, учреждения. Правовая функция — функция фиксации, закрепления .и изменения правовых норм и правоотношений. Существуют две | категории документов, наделенных правовой функцией:
В .первую категорию входят все документы, устанавливаю- I щие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоот- § ношения или прекращающие их действие, а также другие . документы, влекущие за собой юридические последствия. К і ним относятся, правовые акты представительных и распоряди- I тельных органов27, т. е. все правовые акты органов государст- I венной власти (указы, законы, постановления и т. п.), судеб- t ные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты и, кро- I ме того, акты управления, издаваемые учреждениями, пред-. І приятиями и организациями и влекущие за собой определен- ; ные юридические последствия (приказы, распоряжения, инст- I рукции и т. д.). Сюда же следует зачислить документы, фикси- \ рующие договорные отношения: а) между государствами Г(пакты, договоры, трактаты, конвенции, соглашения и т. д.); і б) между государством и учреждением (жалованная грамота, І государственный акт на вечное пользование землей); в) меж- I ДУ учреждениями (акцепт, договор поставки, долевой договор); г) между лицом и государством (жалованная, тарханная грамота); е) между лицом и учреждением (вкладная грамота, подрядная за-пись, трудовое соглашение, контракт); ж) между частными лицами (данная, откупная, купчая, кабальная, закладная грамота, раздельная запись, расписка). В эту же категорию входят такие документы, как метрические свидетельства, .паспорта, дипломы об образовании, оправки с места работы и с места жительства и т. д., и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные, приходные ордера на поступившие материалы, счетно-платежные требования на отпущенную продукцию и т. п.). Ко второй категории принадлежат все документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, сберегательная книжка или опись имущества признаются в нотариате доказательством факта наличия наследственного имущества, на основании 'которого (наряду с другими доказательствами) выдается свидетельство о праве на наследство. Список научных трудов, сам по себе лишенный какого-либо юридического значения, играет существенную роль при зачислении на должность, (присвоении ученого звания, как доказательство пригодности к исследовательской и преподавательской работе. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. Так, документ, признанный судом в качестве вещественного доказательства, приобретает характер юридического факта, и, следовательно, правовую функцию. Все документы, относящиеся к первой категории в еще большей степени, чем управленческие документы, играют социально-регулятивную .роль. Функция учета ближе всего стоит к социальной, но если социальная функция закрепляет какую-то качественную определенность, то функция учета дает количественную характеристику информации. Функция учета есть функция репи- страции и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иньими социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации. Еще в древности документы возникали в ответ на потребность © учете земли, урожая, скота, населення, долгов и т. д. Со временем происходит возрастание роли учета, в первую очередь учета и контроля за производством и распределением. Особенно усилилась эта роль с переходом к социалистическому хозяйствованию, что вызвало к жизни формулу: «Социализм — это учет»23. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы прежде всего многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно- распорядительных органов. Учет—необходимое условие не только нормального процесса общественного воспроизводства, планирования »и управления экономикой, но и правильной политики в области демографии, урбанизации и во мнопих других сферах социальной жизни. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме весьма широкий спектр информации. Основные виды учета —статистический, бухгалтерский, оперативный — находят отражение в статистических и финансово-экоиомичеаких документах. Функция документа как исторического источника изучается, так как изменяется роль самого документа в обществен- матикой, исследующими содержание документа и его форму. Рассмотренные функции документа имеют следующие особенности. Некоторыми функциями документ наделяется сознательно (информационной, управленческой, учета, отчасти коммуникативной и правшой), другие присущи ему объективно и, ка/к правило, не осознаются автором (социальная, культурная, исторического источника, отчасти коммуникативная и правовая) . Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, указ —информационную, культурную, коммуникативную, социальную, управленческую, правовую, исторического источника; аттестат зрелости — информационную, культурную, социальную, правовую, исторического источника. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли какой-либо одной его функции. В документе (например, в акте управления) обычно преобладает одна функция (в данном случае управленческая), но в то же время он выполняет и другие функции (информ«ационную, коммуникативную, социальную, культурную, исторического источника). Автор документа субъективно наделяет его, как правило, одной функцией (например, учета), объективно же этот документ несет и иные функции. Удельный вес той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной системе, в процессе управления и т. д. Например, через 30, 50, 100 лет после создания документа удельный вес коммуникативной, управленческой, правовой и учетной функции уменьшается, тогда как остальные функции выходят на первый план. Это связано с тем, что оперативная, деловая информация, содержащаяся в документе, со временем превращается в ретроспективную, актуальность которой резко снижается, а действенность, нормативное и регулятивное значение и вовсе утрачивается. Ш Все перечисленные функции можно подразделить на функ- 1 ции оперативного характера, .время действия которых ограни- I чено (управленческая, правовая, учета), и функции постоянно I действующие, обеспечивающие историческую I социально-1 культурную преемственность (информационная, социальная, I культурная, коммуникативная, исторического источника). Та- I ким образом, одни функции со временем полностью исчерпы- I ваются и вытесняются другими, объективно заложенными, как I и первые, при создании документа. Следовательно, функция документа, его целевое назначе- I ние, определяются необходимостью в реализации конкретной I общественной потребности. Особенно рельефно (Выражены функции «не в единичном документе, а в комплексе докумен- К тов, в крупном документальном массиве. Классификация до-1 кументов по функциональному признаку явится предпосылкой I более глубокого их изучения. ^ 1. Текстовое документирование Первым опособом заіпечатления мьгсли явилось слово. Слово передавало общее представление человека об окружающем мире. Однако слово как средство запечатления имеет существенные недостатки. Являясь средством передачи мысли, оно ограничено расстоянием и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств .Этот беспроволочный телеграф достигал высокой степени совершенства. Язык барабанов характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки. В глубокой древности появились и так называемые предметные письма, или символы. Например, на Суматре в знак дружбы посылали соль, в знак гнева, вражды — перец; у славянских народов поднесение хлеба и соли означает знак приветствия и дружбы. Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Например, депеши племен Южной Америки инков — кипу — «.письма», написанные узелками на веревочке. Ряды разноцветных шнуров (их число доходило до 200) привязывались к главной <веревке. Все имело свое значение в этом письме: цвет шнуров, число узлов, их форма, расстояние друг от друга. Точно прочитать такое .послание довольно сложно, у индейцев существовали специальные люди, владевшие «грамотой» Письменность как средство закрепления информации появилась в искусстве и была связана с эстетическими потребностями человека. Самым древним рисункам, дошедшим до нас от людей каменного века, 40—60 тыс. лет. Смысл их и сегодня во многом неясен. Вопрос происхождения и развития письма — один из сложнейших вопросов культуры. Письмо «прошло несколько ступеней развития2. Первая ступень — пиктографическое письмо (картинно-сип- гетическое, 8—І тьгс. лет до н. э.). Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм—(первобытное искусство, период, когда первобытные рисунки стали применяться не только для познания мира, но и для коммуникативных целей, т. е. передачи каких-либо 'сообщений и для закрепления их во времени. С .помощью пиктограмм записаны длинные истории и даже целые поэмы. Например, индейское племя де- лаваров записало с помощью пиктограмм свой эпо'с «Валум- олум». У любого народа, стоявшего на уровне первобытнообщинного строя, существовало «рисунчатое письмо». Языком рисунков пользовались многие народы нашей страны, не имевшие письменности, іПосле победы Великой Октябрьской социалистической революции эти народы перешли на «настоящее письмо», которое было специально разработано учеными языковедами. Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную] пиктограммой, можно лишь толковать, понимая общий смысл. Пиктографическое письмо в настоящее время применяется Щ изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках на погонах, гербах и т. д.3 Материалом для! пиктографического письма служили камни, кость, кора, бе-1 реста, кожа и т. п. Вторая ступень — идеографическое (логографическое)І письмо. В этом типе письма отдельные знаки -передают уже! слова. Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую! речь, появляется при зарождении классового общества. Его| первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двут речья. В логографическом письме изобразительные знаки для! конкретных предметов остались картинками. А для передачи! общих понятий использовались слова со сходным звучанием] Нацример, по-египетски «ласточка» и «большой» звучат оди-f наково. Знак «ласточка» стал передавать оба эти значения!. Если не было близко звучавшего конкретного слова, то нй помощь приходила образность. Например, «энергичный» — выходящий из сердца, «щедрость» — протягивающий руки, «прохладный»— сосуд с льющейся водой. С помощью таких предметных знаков стало возможно записать любой текст. Для того, чтобы различить значение данного знака (например, «дом» или «выходить») стали ставить над ним специальный значок— детерминатив, т. е. так называемый ключ. Эти знаки сами не читаются, а лишь указывают, как прочесть основной знак. Рисунки древних писцов со временем постоянно упрощались и превратились в условные значки — иероглифы. Для названия имен, стран и т. д. стали применять третий тип знаков—фонетические знаки. Многие слова в египетском языке состоят (из одного юлога. Эти .иероглифы стал/и применять и для записи слогов. В клинописи Двуречья происходила аналогичная постепенная схематизация знаков, пока они не превратились в клинья. В Китае традиции древнего иероглифического письма живы до сих пор. Логографические знаки используются и в настоящее время (знаки доллара, фунта стерлингов и т. п.). Достииствомлого- графического письма является его большая емкость (компактность) і так как знак это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в 4 раза меньше знаков, чем русских слов. Например, В 9 = 3. Недостаток этого способа запечатления мысли — в трудности передачи абстрактных понятий и имен, многознаковости языка, его консервативности. Третья ступень — слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (наїпример, ассиро-вавилонская, ура;ртская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо). Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35—40 до 200—300 знаков. Древнейшие слоговые знаки возникли во II тысячелетии до н. э. в шумерском письме из логограмм. Четвертая ступень — буквенно-звуковое іписьмо. Возникло из слогового во II тысячелетии до н. э. Появление буквенно- звукового письма имело огромное значение для развития мировой культуры. Ф. Энгельс связывал появление буквеино-зву- ковых систем с переходом от эпохи «варварства» к эпохе «цивилизации». Буквенное письмо делится на консонантно-звуковое (передает только согласные) и вокализованно-звуковое — (передает как согласные, так і гласные. Вокализова'.нно-звуковое письмо создано греками на базе слогового письма. От греческого алфавита ведут происхождение почти все последующие вокали- зован'но-звуковые системы ми;ра. Возникшее на основе греческого алфавита, латинское письмо -послужило основой для большинства современных систем письма. Первоначальное славянское письмо28 в период формирова-1 ни я у славян племенного строя представляло собой простей. I шие знаки типа «черт и резов». В VII—VIM вв. славяне, как и] другие народы, заимствовали греческое письмо, .преобразован^! ное в протокирилловское. С конца IX в. существовали две аз-1 буки — глаголица и кириллица. По своему алфавитно-буківєн-1 ному составу кириллица и глаголица почти совпадали, но на>| чертания букв были различны. В кириллице буквы были гео.1 метрически просты, а в глаголице буквы, наоборот, были за-| мысловаты. Очень быстро более удобная кириллица почти повсеместно! вытеснила глаголицу. Этому способствовало и стремление го-1 сударства к унификации письма. В дальнейшем русское письмо (в отличие от заиадиоевро-1 пейского) почти непрерывно развивалось. До XVIII в. разви-1 тие шло стихийно, а с начала XVIII в.— в порядке госудаїрст-1 венных реформ. Реформами 1707—1710 гг. были исключены! буквы, заимствованные из греческого алфавита и не нужные! при передаче славянской речи «пси», «кси», «омега», «юс»,| «ферт», «земля», «иже»29. В связи с введением нового правопи-1 сания и, новой орфографии в 1917—'1*918 гг. были исключены! буквы — і, фита, ижица, ять. В 1935 г. были введены буквы! «й» и «ё». Претерпела значительные изменения и графика русского! письма. Древнейшим первоначальным типом почерка был! устав, при котором каждый буквенный знак как бы рисовался,! буквы имели четкие квадратные архитектурно-геометрические! формы, писались перпендикулярно строке. В XIV в. возникает! новая форма—полуустав, когда геометрически архитектурный! принцип нарушается, появляется кривизна, наклонность букв,! остроконечность. В полууставе много сокращений, выносных! букв. Появление полуустава — результат стремления ускорить! процесс написания документов. В XIV в. возникает и декора*! тивное письмо — вязь. На смену полууставу приходит скоропись, для которой ха-1 рактерно совмещенное изображение соседних букв. В XVIII в.1 скоропись отличается введением гражданского шрифта и но-1 вого алфавита, она продолжает развиваться в гражданской!; письменности XIX—XX вв. Завершающим этапом является! современное письмо. С изобретением пишущей машины появляется 'машинопись! как способ текстового документирования.,Во второй половине! XIX в. (с 1867 г.) началось промышленное изготовление пи.шу-| іцих машин. Первые модели под названием «Ремингтон» полу-І чили широкое распространение прежде всего в управленче-1 ском аппарате. Машинопись быстро вытеснила ручные способы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в настоящее время ручное текстовое документирование остается .распространенным способом первоначального составления документа. Так как человек говорит в 5—6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных народов іпояшлась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письм-о. Так появилась стенография — скоростное письмо, ведущееся при помощи особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное письмо з' несколько раз. Скорость в стенографической записи .приобретается за счет краткости знаков, сокращения и пропуска элементов слов, слитности написания слов и.словосочетаний. Скорость стенографической записи доходит до 120 и более слов в минуту. Стенография была известна в Древней Греции в 350 г. до н. э. и Древнем Риме в I в. до и. э., причем римская система стенографии применялась до XI в. Современные системы стенографии сложились .первоначально в Англии в XVII в. (геометрическая и курсивная). В СССР с 1933 г. принята единая государственная система стенографии (ГЕСС, курсивная, морфологическая), в основу которой положена стенография, разработанная доктором физико-математических наук Н. Н. Соколовым. Материал для письма6. Большое влияние на графику письма оказывали материалы для письма. В древности в Средней Азии материалом для письма служила глина. На глиняных табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков ('клинопись). Кроме глины для письма применялась кожа, дерево, камень, на котором письмена высекались. Каменные столбы, .плиты, стены.и скалы использовались, главным образом, для монументальных надписей государственного значения. В Египте также широко применялись надписи на стенах пирамид, дворцов, храмов, на саркофагах. Однако основным материалом письма в Египте стал папирус, отличавшийся портативностью, легкостью. Ломкость папируса определила форму древних документов—свиток. Писали на папирусе заостренными Камышевыми кисточками. В сирийском городе Пергаме было организовано производство нового материала для письма—пергамента, .представлявшего собой особо выделанные кожи телят, овец, оленей. В Китае древнейшие памятники письменности выполнены на черепаховых щитах, костях, бамбуковых дощечках, шелке. На шелке писал и'волосяным и кисточками специальной тушью, что та- же оказало влияние на графику китайского письма. В Китае во II в. II э. была изобретена бумага, широко раопространив- шаяся во всем мире и вытеснившая другие материалы щЦ письма. На Руси материалом для письма был пергамент (д0; XII в. привозной, с XII—XIV вв. было развернуто собственное производство). Для бытовой переписки применялась береста (берестяные грамоты были найдены во время археологических раскопок в| Новгороде в Ю50 г.). С XJV в. получает распространение бу-| мата. Орудиями для письма на пергаменте и на бумаге были] гусиные перья, реже — лебединые и павлиньи. В середине XIX в. .получили распространение стальные перья. Письмо и письменность приняли на себя запечатление зву-1 ковой речи и сохранение содержащейся в ней информации о| явлениях объективной действительности. Письмо стало устой-1 чивым средством запечатления и передачи информации. Тек-! стовое документирование получило самое широкое распростра-1 нение. С его помощью документируется деятельность государ-1 ственных учреждений, предприятий, общественных организа-1 ций, частных предприятий и отдельных лиц. Но среди огром-1 ного количества документов, создаваемых в процессе деятель-! ности человека, в связи с бурным развитием научно-техниче-І ского прогресса, все большее место начинают занимать другиеі виды документирования. 2. Техническое документирование Техническое документирование является способом заіпечат-І ления технической мысли. Технические документы — обобща-| ющее название документов, отражающих результат строитель-! ного и технологического проектирования, конструирования, ии-| женерных изысканий и других работ по строительству зданий! и сооружений и изготовлению изделий промышленного произ-1 водства7. Возникновение технической документации относится к глу-| бокой древности и связано с развитием техники и изменениями! в организации производства. Уже в рабовладельческих госу-1 дарствах все крупные сооружения строились на основе техни-| ческой документации. В Русском государстве наиболее ранние! технические данные о способах строительства и технологии! производственных .процессов можно найти в житиях и летопи-1 сях. В XVI—XVH вв. техническая документация образуется і;| приказах, деятельность которых связана со строительными ра-| ботами и эксплуатацией мануфакту/р 8. С развитием производ-1 ства происходит быстрый рост технической документации. ІІ соответствии с производственным назначением технические до-1 кументальные материалы .классифицируются на группы:
I Технические документальные материалы — результат записи средств производства. К ним относятся проектно-конст- рукторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного производства (изделие) їли объект капитального строительства. II. Технические документальные материалы —запись процессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос: как изготовить изделие или .построить объект капитального строительства. Ш. Технические документальные материалы — фиксация природы, между которой и человеком совершается процесс труда. В эту группу .входит документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др. IV. Технические документальные материалы —запись процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т. е. фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств30. В состав групп могут входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, .графики, технологические .карты, картографические материалы, проектные документы и др. Чертеж представляет собой изображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами (методом ортогонального проектирования). Чертежи изображают внешний вид предмета в пространстве, его устройство и, в зависимости от подробности и полноты изображения предмета, делятся на схемы, генеральные планы, чертежи габаритные, теоретические, общих видов, сборочные, детальные, монтажные, патентные и др. Создание чертежа и его «чтение» требуют специальных знаний. Рисунки таїкже дают изображение предмета на плоскости, но в отличие от чертежа на рисунке дается рельефное изображение предмета. Картографические материалы, в состав которых входят как географические, так и специальные карты, представляют собой условные изображения местности или распространение на земном шаре тех или иных явлений ( метереологические марты, социально-экономические, демографические и т. д.). На графиках даются графические изображения физических, химических и других явлений. Техническое описание представляет собой словесное описание объекта, его -внешний вид, устройство и работу. Хотя техническое описание относится к технической документации, оно выполняется методом текстового документирования. Технологические карты подробно фиксируют производственный процесс изготовления, формы заготовок, количество сырья, порядок выполнения работы, ее режим, время и т. д. В них информация фиксируется как текстовым, так и изобра- з и тельньгм способом. Технические документы изготавливаются на особых сортах бумаги (ватман, калька). Подлинниками чертежей .в настоящее время являются чертежи, выполненные на бумажных 8 полотняных кальках, которые получают, пропитывая бума-гу или батист специальными растворами. Текстовые технические документы выполняют Ш обычной бумаге. v 3. Фотокинофонодокументирование • Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности и вызвало к жизни новый вид документов. Фотография— совокупность процессов и способов получения изображений на -светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое изображение, -превращаемое проявлением и закреплением в негативное изображение. -С негатива при печатании получают позитивное изображение Ш отпечаток. Открытие фотографии датируется 1839 г., когда был опубликован изобретенный -во Франции художником Дагером пер-' вый технически разработанный фотографический процесс, -наз- ' ванный дагеротипией. Фотодокумент — изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом 31. Фотодокументы отличаются существенной особенностью — этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли ВЙ рокое применение во многих отраслях деятельности 'человека: з науке, искусстве, технике и т. д. Например, рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получения копий документов и т. д. Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и т. д. со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей. Новым величайшим завоеванием мировой культуры было изобретение кино. Кинематограф изоб;ретен во Франции братьями Люмьерами в 1895 г., и одновременно в Германии — Складовсіким, в России — Самарским и Акимовым. Кинодокумент — изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении. Он состоит из .ряда отдельных фотосниміков-кадров, т. е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, так же как и фотодокументы возникают в момент событий. Материалом для кинодо- 'кументов служит пленка на триацетатной, нитратной или аие- датной основе. В России кинопроизводство возникает в начале XX в. Первые фильмы были документальными, затем стали появляться видовые и трюковые фильмы. Кино вооружило человечество новым мощным средством познания и просвещения. В документальном кино фиксируются все важнейшие события жизни нашей страны. Кинодокумента ци я делится на три группы: 1) кинолетопись, 2) кинохроника, 3) документальные фильмы. Кинолетопись — документация, повседневно, регулярно фиксирующая на .кинопленку важнейшие события жизни страны. Кинохроника—периодические киножурналы и специальные выпуски, в которых отражаются события, 'происходящие у нас в стране и за рубежом. Документальные фильмы объединяют события и факты общностью идей и художественных I обобщений, дают их в виде больших .политических обобщений. Огромное просветительное и агитационное значение имеют научно-популярные кинофильмы. Они отражают достижения науки и техники, пропагандируют их. Инициатором создания і распространения научно-популярных фильмов у нас в стране был В. И. Ленин. К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов— фонодокумента (звуковой документ). Под фотодокументом понимается документ, содержание которого передано посредством оптической (фотографической), магнитной, механической или другой11 записи звука на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте. Первые попытки записать звук относятся к 1807 г., но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г.—«валики фонографа Эдисона. Уже с 1888 г. механическая запись звука производится нэ плоских дисках (трамміпластинкаїх). С начала XX в. зазвучала оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитая з<ву коз апис ь является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием в разной степени магнитного слоя на носителе/ Сфера применения фоно- дакументов огромна, начиная с мира искусств и кончая работой канцелярии. В последние годы фонозапись все чаще заменяет тяжелый труд стенографисток. $1 Краткий словарь архивной терминологии. М. — Л., 1968, с. 22. В последние десятилетия в связи с огромным ростом объема информации появилась необходимость механической ее об- ' работки, хранения и поиска. Однако для введения информа- ] цин в машину или механизации поиска необходимых данных і приходится .преобразовывать информацию из формы, понятной человеку, в форму, «-понятную» машине. Механизированный способ обработки и поиска информации основан на использовании устройств механического, электромеханического и др. способов действия. Такие устройства j не могут воспринимать, хранить и разыскивать информацию, 1 зафиксированную обычным способом — текстовым, техниче-I ским, фонодокументированием и т. п. Для перевода информа- I ции в форму, понятную машине, созданы специальные мате- I риальные носители: перфокарты, перфоленты, микрокарты, I рулонные микропленки, на которых данные фиксируются спе- I циальными условными обозначениями. Перфокарта представляет собой карточку из плотной бу-1 маги или пластического материала, на котором проставляются I отверстия или вырезы. Впервые перфокарта была применена I в 1740 г. для управления ткацким станком. Всевозможные I данные можно обозначить на перфокарте заранее обусловлен-1 ними комбинациями отверстий. Данные так же -можно зафик-1 сировать на рулонной перфоленте. На микрокартах и рулонной! микропленке данные заносятся в виде ком'бинации черных ill белых прямоугольников, уменьшенных посредством микрофо-1 токопирования. В наиболее быстродействующих системах! механизированного поиска информации последняя фиксирует-! ся различным намагничиванием специальных диаков, бараба-1 нов, магнитных лент, замыканием строго определенных участ-1 ков сложной системы электроцепей. Таким образом, при механизации обработки информация* воспроизводится в виде физических состояний: отверстий, че.р-1 ных и белых прямоугольников, отдельных намагниченных! участков, соединенных и разъединенных проводников и т. |.t Однако для прочтения человеком информации, обработанной! машиной, требуется снова преобразовать ее в вид, пригодный!1 для визуального восприятия. ^ 1. Формуляр документа Отдельный документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. д. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность или подложность, физическое состояние документа, формат бумати, ее качество, цвет, способ изготовления документа и т. д. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т. д. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата. Формуляры различных видов документов складывались на протяжении многих веков. Первоначально документ представлял собой единый текст, в котором не были выделены какие- либо реквизиты. Так, реквизиты — автор, дата, адресат — входили во вступительную или заключительную части текста. Но вместе с тем уже в глубокой древности каждый вид документа 3 33 оформлялся по-разному. Определенная разновидность д0ку мента приобретала -все более устойчивую форму изложений содержания, однотипное оформление его отдельных реквиз)? I тов. Постепенно к началу XVIII в. каждый реквизит приобре' Е тал самостоятельное значение, занимал постоянное место 1 формуляре, его оформление 1 расположение определялись I нормативными актами. •В советский период большое внимание уделяется введению единообразия в оформление и составление документов. | 1920-е годы начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стан, дарты на документы, касавшиеся, главным образом, их формы, размещения реквизитов I В 1960-е годы унификация и стандартизация документої выдвигается как одна из составных задач в общей проблемі создания Единой государственной системы делопроизводства В 1965—1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающиі требования к отдельным системам документации, применяе мым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, ор ганизационно-распорядительной, первичной, учетной и др.). В основу унификации и стандартизации положен принад создания общей модели построения документов. Такие графи ческие модели или схемы построения документов получил название «формуляров-образцов». Формуляр-образец—это совокупность расположенных в ог ределенной последовательности реквизитов, присущих все] видам данной системы документов. В нем перечисляются, реї визиты документов системы и устанавливаются границы pat положения каждого реквизита. Проектируется формуляр-Ы разец на конструкционной сетке, соответствующей парамеї рам пишущих машин и расположенной на стандартном формі те бумаги А4—(210x297). На основе формуляра-образц бланки документов строятся с учетом межстрочных интерв» лов и шага письма .пишущих машин, что позволяет один pal привести каретку машищш к бланку и заполнять его, пользе ясь только рычагом перевода строк. Расположение реквизи тов всегда в одном и том же месте помогает быстро найт! нужные данные при ознакомлении с документом, применит! метод однократной записи. Применение государственных стандартов вводит единоо» разие в оформление документов, что является необходимы* условием для механизации и автоматизации работы с ним* повышает культуру управленческого труда. і ОСТ 2479—248! — Деловые письма. ОСТ 1780 — телефонограммы. ОСТ 1781 — протоколы заседаний. ОСТ 1782 —извещения о заседаниях. В 4972 г. утверждены первые два стандарта на организационно-распорядительную документацию: ГОСТ 6.38-72- «Основные положения» и ГОСТ 6.39—72—«Формуляр «образец»- При разработке стандартов на организационно-распорядительную документацию прежде всего был определен максимальный состав реквизитов этой категории документов. В государственном стандарте ГОСТ 6.39—72—«Формуляр- образец»—перечислены следующие реквизиты: І Государственный герб СССР или союзной республики.
Н Индекс предприятия связи, почтовый или телеграфна,і адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке.
Стандарты закрепляют за каждым реквизитом строго определенное место, что особенно важно при механизации работ с документами. Каждому реквизиту с постоянной информацией отводится место с учетом максимального набора печатных знаков при его написании. Место каждого реквизита показано графически в ГОСТе 6.39—72—«Формуляр-образец». Реквизиты в формуляре-образце расположены с учетом последовательности операций по подготовке, оформлению и использованию документа. 3* 35 В XIX в. автор документа обозначался в бланке. Бланки писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с помощью резинового штемпеля, располагались в левом верхнем углу листа документа. Бланки были двух видов. Один вид включал: наименование ведомства, учреждения, структурной части, от которой исходил документ, дату отправления документа, номер его по реестру исходящих документов, указание места составления. Кроме того, в состао бланка иногда входил заголовок к документу: ^ Департамента народного просвещения. Секретарский стол. В Санкт-Петербурге 3 ноября 1820 г. Щ 3587. С приложением форм письмоводства. Другой вид бланка состоял из обозначения штатного названия должности лица, от которого документ /исходит. На бланках писали обычно письма, иногда на бланках писали и отпуски писем. В этом случае на левом поле документа указывались подписи («подписал», «скрепил»), что отличало отпуск от оригинала. Указы, журналы, протоколы, записки и др. писались на чистых листах бумаги, без бланка. Некоторыми нормативными актами было определено, какие документы пишутся на бумаге без бланка, какие на бланках. Так, в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» указывалось, что на бумаге без бланка пишутся только «всеподданнейшие» рапорты и прошения. В советских организационно-распорядительных документах автор чаще всего обозначается в бланке. Под бланком в настоящее время понимается лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Одним из таких реквизитов и является название учреждения, организации, предприятия, т. е. автор документа. При составлении формуляров конкретных ВИДОВ ДОКумЄїЗ тов необходимо исходить из требований формуляра-образці причем, естественно, ряд реквизитов, перечисленных В форзи? ля'ре-образне, может отсутствовать. 2. Автор документа Каждый документ имеет своего автора. Авторами могу быть учреждения или отдельные лица. Авторами служебны (официальных) документов являются учреждения, орган'йза ции, предприятия. Подписывающие служебные документы должностные лиц) выступают не в качестве самостоятельных авторов, а лицц представителями учреждений, организаций, предприятий. Пс этому не следует смешивать лиц, подписавших документ, с aj торами документов. Письмо в министерство подписал директЛ завода, но автором письма является завод. Распоряжени Исполнительного комитета Свердловского районного Совев депутатов трудящихся подписал заместитель председател автором же распоряжения является Исполком. Авторы могут быть индивидуальными и коллективными. До XVIII в. автор документа не выделялся в самостоятелі ный элемент формуляра. Указание автора давалось в нача) текста или в конце текста, в одну строку с ним. В некотори документах автор повторялся на обороте. Большинство дом ментов составлялось от имени царя или царя и боярской |1 мы, хотя они за редким исключением не являлись автора! документа. В XV—XVI вв. служебные документы имели подпи («ирипись») дьяка, которая не свидетельствовала об автору ве, а лишь подтверждала правильность изложения факт! событий в документе учреждения, представителем котор! выступал дьяк. В таких случаях автора документа можі выяснить путем анализа текста, выяснения вопроса и функці управления и соотнесения их с учреждением, путем сопост! ления документов друг с другом или группой документов, 4 тем изучения автографов отдельных дьяков и подъячих. ИІ чение автографов помогает отнести документы к отдельн! учреждениям, в которых работали дьяки и подъячие, извеі ные по их автографам. В документах XVIII в. обозначение автора отделяется! текста. Обычно автор указывался дважды: в подписи Ч указании должности и в начале текста вслед за обозначенії Форма бланка советских учреждений была установлена в указании должности и в начале текста вслед за аоовначС»*|918 /обязательными реквизитами бланка были определены: адресата-наименования учреждения. В подписи указь«л|пазВание вед0мства, название учреждения, структурная часть, фамилия, имя и отчество автора и слова: «Раб твои», «^Jдата, №>, адрес учреждения. Бланки могли иметь и должност- твои», если документ адресовался царю или какому-то лДиые лица. С небольшими изменениями эти же реквизиты вхо- В документе, адресованном в государственное учреждение.|Дят в бланк и сегодня Перечислив реквизиты бланка, декрет обозначении автора указывалась должность. не указывал их точного раепол-ожвніия на листе бумаги, §11 степенно складываются две формы: бланк по верхнему полю" и в верхнем левом !углу. В 1920-е годы проводились работы по ведомственной ущ,.| фика-дии бланков и в некоторых наркоматах в этом вопросу было достигнуто единство. Государственные стандарты ввели полное единообразие в бланк документов. Каждое учреждение, организация, предприятие должны иметь два вида бланков организа'циоино-ра^ порядительной документации — отдельно бланки для служебных писем и отдельно бланки для всех других видов документов. Это объясняется тем, что служебное письмо является видом документа, который сам себя не называет. Все остальные документы имеют название вида. Но служебное письмо в то же время являетоя единственным документом, в которое есть .реквизит — адрес учреждения, предприятия, организации— автора документа. Во всех остальных видах документові этот реквизит отсутствует. При разработке стандартов на организационно-распорядительную документацию такая взаимоисключаемость ряда рек-j визитов документов была учтена. В бланке служебного письма под обозначением автора — учреждения* организации, предприятия — стоит адрес с номерами телефонов, телетайпов, счета в банке. В бланке на все! другие виды документов на этом месте указывается название вида документа — приказ, а<кт, докладная записка и т. д. Все основные виды документов должны, как правило, печататься на бланках. Не на бланках печатаются документы, создаваемые от имени двух и более учреждений, организаций,; а также некоторые -внутренние документы. •Применение бланков повышает культуру управленческого! труда, придает юридическую силу документам, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Государственные стандарты допуокают бланки с продоль-j ньгм и угловым расположением реквизитов. При продольном| бланке название учреждения дается вдоль верхнего поля документа, при угловом варианте бланка основная часть реквизитов располагается в левом верхнем углу. Наиболее удобным для обработки документов и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой вариант бланка. Особенно удобен этот -вариант бланка для документов, подлежащих утверждению, например, протоколов, актов, т. к- гриф утверждения располагается в правой верхней части Шщ кумента. Удобен он и для писем — правый угол используется для адресования. При угловом варианте правый угол исполИ зуется также для резолюции и различных пометок. На бланках документов учреждений, организаций и предприятий союзных и автономных реапублик автор и его адрес могут печататься на двух языках—'национальном и русском. Бланки документов печатаются только в одну краску. В документах, создаваемых не на бланках, автор указывается в начальной части документа перед текстом. Например, в заявлении—после адресата перед названием вида документа; в планах, отчетах автор указывается в заголовке — «Отчет о работе (название организации) за 1975 год». 3. Вид документа Вид документа — классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования, имеющих общее назначение и единый формуляр (например, протоколы — один вид, приказы—другой, отчеты — третий). Разновидность документа более узкое, частное понятие. Разновидность детализирует, уточняет характер деятельности, документируемой данным видом. Например: акт экспертизы, акт приема, ,акт инвентаризации и т. д. Указание вида — один из обязательных реквизитов формуляра документа. Указание вида дает нам первое самое общее представление о документе, его целевом назначении, формуляре, юридическом значении и характере изложения информации. Поскольку появление документа «было вызвано необходимостью документировать те или .иные явления общественной жизни, постольку каждый из них имел свое определенное назначение и наименование. Оно всегда подразумевалось автором документа. Для раннего .периода развития документирования — XIII— XVII вв. — характерны так называемые беззаглавные документы, наименование вида которых, ікаїк правило, не обозначалось перед текстом документа. Документ называл себя в тексте: «а как к ва;м ся наша прамота .придет». Иногда наименованием разновидности начинался текст документа: «(Память послам Князю Дмитрию Елецкому да Роману Васильевичу Алферову...». В XIII—XV вв. для обозначения вида документа чаще всего употреблялся термин «грамота». Под ним понималось «я официальный документ и частный юридический акт и просто письмо»32. Наименование вида документа можно определить по специфике изложения его содержания. Так, уже в XIV-XV вв. в документах встречаются устойчивые словосочетания: в купчей грамоте-— «и куіпило» [такой-то] у [такого-то]»—в данной «а дая [такой-то] серебро [такому-то]». Некоторые документу! XIV—XV вв. называют себя челобитными, в них пишется ф0п I мула «бить челом». Но под челобитными в тот период пашща'ш ются и послания, и судебные иски, иіпросьбьі, и обращения за. I видимых людей33. ^ вв. с образованием иерархии учреждений по. І является и иерархия документов. Грамотой стали называть до-1 кумент, который (Посылался вышвстоящим учреждением іподчи-1 ненному. Равностоящие учреждения и лица сносились между! собой памятями. Нижестоящие учреждения посылали выше-1 стоящим отписки. В XVI—XVII вв. количество видов документов было срав-1 нительно невелико. Распорядительными документами была! указы царя, приговоры Боярокой думы, граімотьі, наказные ла-І мяти. Переписку составляли отписки, челобитные частных лиц 1 памяти. Внутренними документами были приговоры, сказ-1 їси (записи допроса), сметные списки. Много видов доку-І ментов оформляло феодальные отношения. Это — жалован-» ные, правые и бессудные грамоты; купчие, дельные и отдель-1 ные грамоты; кабалы .порядные, ссудные записи и др. В XVIII в .наименование вида оформляется в отдельный! реквизит и обозначается сначала вместе с заголовком к текст)! («(Ведомость о городовых строениях») и л.и вместе с адресатом!. («•Правительствующему Сенату от военной коллегии рапорт»)! К концу XVIII .в. наименование вида выносится над текстом документа: Доіюшение, Рапорт. Все документы имеют назва! ния. В XVIII в. возникло большое количество новых докумен! тов. Старые виды документов получили новые 'наименования! Законодательные и распорядительные ачсты назывались указа! ми, инструкциями, регламентами, протоколами, резолюциями! приговорами. Переписка оформлялась несколькими видами документов, которые определялись СОП ОД'Ч и не НІН остью учреждений или лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения илг| должностного лица вышестоящему учреждению или лицу наг швалось доношением или донесением. Сообщение низшегс| должностного лица высшему оформлялось рапортом. Выше! стоящее учреждение или должностное лицо посылали ТребОІ вания. Сообщение одного учреждения другому, не связанного ^подчиненностью, называлось ведением. Появились такие виды, «как диплом — документ, удостове» ряющий принадлежность лица к дворянскому сословию, па! ге>нт — свидетельство о чине, сане, воинском звании или Уче§ ной степени. Челобитные назывались нередко прошениями или прошениями челобитчиковымн. Грамота сохранилась лишь как документ, обращенный к иностранным государствам. В Генеральном регламенте была названа изобразительная документация— ландкарты или чертежи государства, содержащие описание границ, рек, городов и пр. В XIX в. у потребление наименования видов документов регламентировалось законом. Вид документов группы сношений — отношений, предписаний, представлений определялся положением корреспондентов на иерархической лестнице. Наименование видов таких документов, -как представление, рапорт, донесение, объяснение и т. п., а также прошений, жалоб, доносов, подаваемых должностным лицам, обозначалось вместе ;с указанием автора. Законодательными актами определялись названия реестров, настольных журналов, ведомостей, книг, описей, росписей и пр. В XIX в. количество видов документов увеличилось. По'ха- рактеру составления и исполнения их делили на четыре .пруп- пы: 1) внутренние документы, 2) переписка, 3) «просительские» документы, 4) акты. К внутренним документам относились докладные записки, справки, журналы заседаний. Особой категорией внутренних документов являлись отчеты: финансовый, отчет о деятельности учреждения. Отчетом называли план улучшения работы министерства («отчет в видах и предположениях»). Новыми видами внутренних документов были устав и положения, определявшие функции, права и обязанности учреждения. К внутренним документам относились также должностные инструкции, регистрационные журналы, описи. Перепиской («сношениями») назывались документы, посылаемые учреждениями или должностными лицами другим учреждениям или лицам; предложения, сообщения, ведения, отношения, уведомления, представления, рапорты. «Просительские» документы: прошения, жалобы, отзывы - подавались частными лицами в присутственные -места и властям. Большую группу документов в делопроизводстве учреждений XIX в. составляли акты. Новые явления экономической и политической жизни второй половины XIX — на-ч. XX в. произвели большие изменения в процессе документирования и в составе документов, коснувшиеся прежде всего актовой документации. С изданием положения 19 февраля 1861 г. появились документы, оформлявшие отношения помещиков с крестьянами: добровольные условия, акты увольнительные об обязательных отношениях, уставные грамоты. Акты, засвидетельствованные нотариусом, стали называться нотариальными. С появлением новых средств связи и документационной техники возникли такие виды документов, как телеграмма, те. лефонограмма, стенограмма и др. Таким образом, обозначение вида документа в дореволю, ционные годы претерпело большие изменения. Они выражались в увеличении их многообразия. Это было связано с уае. личєниєм и усложнением функций управления, с появлением }, развитием новых способов документирования. После победы Великой Октябрьской социалистической рс. волюции, со сломом старой государственной машины и созда. нием нового советского аппарата управления появляются ц новые документы, качественно отличные от документов дореволюционного периода н своим содержанием, и оформление*. Октябрьская революция, уничтожившая иерархию «властей и мест», соответственно уничтожила и иерархию документов. Следствием этого было значительное упрощения переписки между учреждениями. Отошли в прошлое такие виды документов, как прошение, доношение, отношение, представление, ведение, рескрипт и т. д., характерные для бюрократического аппарата дореволюционной России. Появляются .документы, отражающие демократическую сущность государства, — декреты. мандаты, заявления и т. д. Первые советские конституции 1918 и 1924 гг. определяют виды актов, издаваемых высшими органами. Однако в этом вопросе не было еще нужного единообразия. Так, декреты и постановления издавались как ВіЦИіК, так и СНК, а позднее ЦИК СССР И СНК СССР. По Конституции СССР 1936 года, внесшей в этот вопрос строгий порядок, право издания законов, имеющих силу на всей территории ССОР, принадлежит исключительно Верховному Совету* СССР (ст. 14). Президиум Верховного Совета как постоянно действующий' высший орган государственной власти СССР издает указы 1 (ст. 49). Совет Министров СССР на основании и во исполнение законов издает постановления и распоряжения. По важнейшим, вопросам политической и хозяйственной жизни страны издаются совместные постановления ЦК КПСС и Совета Министров СССР или Совета Министров СССР и ВЦСПС. В соответствии со статьями Конституции СССР (ст. 73, 85) и общим положением о министерствах (ст. 17) министрам и руководителям центральных ведомств СССР предоставлено право издания приказов и инструкций. Директора предприятий (объединений, комбинатов, заводов и фабрик) издают приказы в соответствии с п. 90 Положения о социалистическом государственном предприятии. Руководителям других учреждений и организаций право издания приказов устанавливается соответствующими центральными ведомствами. Приказ издается для решения основных и оперативных задач, стоящих переД данным органом. Для установлення правил, регулирующих организационные, научно-технические и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц, — издаются инструкции. Конституцией СССР определены также виды актов, издаваемых местными Советами депутатов трудящихся и их Исполкомами (ст. 98). Это решения и распоряжения. Решения принимаются в коллегиальном порядке для разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Аналогичные указания об издании актов органами государственной власти и государственного управления даны и в Конституциях союзных реапублик, Помимо актов, указанных в Конституциях, в деятельности советских учреждений, организаций, предприятий, создается большое количество других видов документов. Некоторые ВИДЫ присущи многим системам, например, протоколы, акты, отчеты, справки; другие — только своей системе, например, фондовые извещения, верительные грамоты, больничный лист, вексель и т. д. Успешные .попытки определения основных видов документов даны в подготовленном ГАУ при СМ СССР кратком словаре видов и разновидностей документов, а затем в Основных положениях ЕГСД. Вид документа или его разновидность предъявляют определенные требования к Изложению текста документа и его форме. 4. Обозначение адресата На документах, предназначенных к отправке в другие учреждения, обозначается адресат. Развитие этого реквизита формуляра также имеет свою историю. Постепенно установились его конкретность, структура, определяемые той ролью, которую играли для автора документа лицо или учреждение — адресат. В документах XII—XV вв. адресат обозначался в самом тексте. В написании адресата документа XI.I—XV вв. нет четкого различия по отношению к происхождению документа: по адресу нельзя определить личный это документ или служебный, социальный статус адресата. В XVI—XV.II вв. адресат еще не выделяется из текста документа, но его составлению придается особое значение. Чаще всего он повторялся дважды: в начале текста документа (вслед за обозначением автора в царских грамотах и документах распорядительного характера) и на оборотной стороне документа. Обычно все документы адресовались на имя царя, хотя предназначались к исполнению различными учреждениями. На оборотной стороне столбца в середине первого сстава, вдоль его писался адрес. В XVI11 в. написание адресата, как и других реквизитов формуляра, регламентируется законом. Происходят существенные изменения в адресовании документа. Если в XVI — XVII вв. любой документ, в какое бы учреждение он ни посту, пил, писался на имя царя с указанием царского имени и полного его титула, то в 1700 г. издается специальный указ «О неподаче просьб -мимо присутственных »мест государю, кроме великих государственных дел». Адресат обозначался в начале текста, выделялся в отдельную строку в виде заголовка («В Правительствующий сенат», «В государственную Берг- коллегию»). Обозначение адресата в XIX в. имелось на сношениях, прошениях, жалобах, отзывах. Правила его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях разных учреждений и низших с высшими адресат начинался с предлога «в»: «В Правительствующий сенат», «В Палату гражданского суда». В отношениях высших присутствующих мест с низшими адресат писался в дательном падеже, что означало: такому-то присутственному месту что-то предписывается или предлагается. Например: «Уездному суду», «Губернскому -правлению». Если документ адресовался конкретному должностному лицу, то при сношениях низшего должностного лица с высшим перед обозначением должности и фамилии указывался его титул — «его превосходительству», «его высокоблагородию», «его благородию» и т. д. В сношениях равных между собой властен и старших с младшими титул опускался. В проектах рационализации делопроизводства во II половине XIX — нач. XX в. адресованию документов уделялось особое внимание. Так, «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. предусматривалось направление документа непосредственно к исполнителю. В советский период до издания ГОСТов на организационно-распорядительную документацию точный порядок адресования документов в законодательных и нормативных актах не определялся. Проект «Общих правил документации и документооборота» 1931 г. подробно указывал лишь порядок написания почтового адреса адресата: город, название железнодорожной станции, ближайшее отделение связи, улица, номер дома и т. п. В связи с этим, в инструкциях по делопроизводству разных ведомств мы находим различные указания на порядок адресования на учреждение или на конкретное должностное лицо. Примерная Инструкция о делопроизводстве, утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР 30 сентября 1961 г., рекомендовала адресовать документы только в учреждение, организацию, предприятие, что значительно усложнило путь этих документов к исполнителям. ГОСТы на ОРД впервые в практике советского документоведения дают точные и конкретные указания о порядке адресования документов. Адресат располагается в верхнем правом углу документа (реквизит 8). В адресате название учреждения и структурной части пишутся в именительном падеже. Например: ^ Для ускорения направления документа и его исполнения, если известна фамилия руководителя, который будет рассматривать документ, можно адресовать корреспонденцию конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации пишется в именительном падеже, а наименование должности .и фамилия получателя — в дательном. Например: ^ Если документ адресуется руководителю учреждения, организации, предприятия, то их название входит в наименование должности и пишется в дательном падеже. Например: ^ Составные части адресата: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, наименование должности, фамилия получателя--пишутся каждая с новой етроли. На одном Документе ГОСТы рекомендуют проставлять не более трех адресатов. Бели документ направляется более, чем в три адреса, составляется описок на рассылку, а на каждом экземпляре указывается только один адрес. Адрес корреспондента обозначается в соответствии с правилами, установленными органами овязи и на многих документах дается вслед за адресатом. Вначале указывается почтовый индекс, затем союзная республика, край, область, город, улица, номер дома. 5. Дата документа Одним из реквизитов формуляра документа является его дата. Прежде всего выделяются авторские даты. К ним относятся даты составления или подписания документа. Особую роль в характеристике документа играют даты, относящиеся к содержанию. Есть даты визирования документа, даты опубликования и в-ступления .в силу, даты помет и резолюций. Датами обработки документов являются даты получения, регистрации, направления, исполнения, перепечатки. Дошедшие до нас многие ранние документы XII—XV вв например, берестяные грамоты, совсем не имели дат. ТолыД некоторые из них имели признаки датирующего характера* указания на известных лиц, события. Поэтому установить точную или даже приближенную дату таких документов щ представляется возможным. Хронологию берестяных грамот определили только по каллиграфическим особенностям и по' стратиграфическим признакам. Такие даты называются веро- і ятными. Лишь немногие документы XVI—XVII вв. имели авторскую дату. Она обозначалась в самом тексте документа в единую строку первой («Лета 7158 генваря в 15 день...»), или последней фразы («Писан в Дмитрове. Лета 7020, апреля в 16 день»). Точные даты на документах XVI—XVII вв. обозначались в отметке о его получении, которая делалась на обратной стороне столбца «1566 года геиваря в 8 день подал отписку...». Чаше же даты документов XVI—XVII вв. можно определить приближенно: но содержанию (факту, событию, иногда датируемых в тексте: «Лета 7059-го, майя в 17 день. Царь д великий князь Иван Васильевич вся Руси сеи гра'моты слушал...»), по тому времени, к которому относится деятельность их составителей или участников событий (исторических лиц). Установить дату документа помогают и другие дополнительные признаки: наименования учреждений, употребление титулов представителей верховной власти, упоминание о церковных праздниках. Наконец, время создания документа помогают установить водяные знаки. -При определении времени составления документов до XVIII в. следует иметь .в виду, что в России применялась эра (система счета лет от того или иного исходного момента или событий), часто фиктивная — «от сотворения мира» или византийская эра. С 1700 г. времяисчисление велось по «эре Дионисия» — «от рождества Христова». Считалось, что от сотворения мира до рождества Христова прошло 5508 лет. Поэтому для перевода даты с византийской эры на современную следует вычесть из этой даты 5508. Например, в документе упоминается 7148 год. Эта дата от сотворения мира, по современной эре событие или документ датируется 1640 г. (7148— —5508). Кроме того, нужно еще помнить, что до XVII в новый год начинался не с января. До 1492 г. (7000 г.) новый год начинался с марта («мартовский стиль») с 1492 г. — с сентября («сентябрьский стиль»). По мартовскому стилю цифра 5508 вычитается из тех исторических событий, которые произошли в один из месяцев с марта по декабрь включительно. Если же событие случилось в январе или феврале, то вычитается чи-сло 5507. Е-сли событие датировано по сентябрьскому стилю, то для перевода даты на нашу эру из даты события, произошедшего с января ло автуст, вычитается 5508. Для событий, падающих на период с сентября ло декабрь — 5509. Помимо этото, для всех документов, созданных до 14 февраля 1918 г., требуется перевод дат с юлианского календаря («старый стиль») на григорианский календарь («новый стиль») 34. При переводе дат с юлианского календаря на григорианский надо помнить, что в XVI—XV«II вв. отставание юлианского календаря от тропического года равнялось 10, в XVIII в.- И, XIX в. — 12, в XX в. — 13 суткам. Дата составления документа в XVIII в. везде обозначается. Она ставилась в начале или їв конце текста часто в одну строку с ним: «Июля 27-го 1708 году». В конце XVIII в. дата написания документа отделяется от текста и ставится в конце: «Генваря 19 дня 1775 года». Обозначение дат имеется в отметках об отправлении: «Послано из местечка Горок, июля в 11 день 1708 г. с прапорщиком Никитою Молявиным»35. Дата получения и регистрации проставлялась ло верхнему полю документа на лицевой стороне первого листа. В XIX в. дата составления документа обозначалась отдельной строкой ■внизу документа с левой стороны или в бланке документа после наименования структурной части учреждения. Имеются даты получения, регистрации (в регистрационном штампе), даты резолюций, дата направления на исполнение («С. Я. Никитинскому, 26 января 1910 г.»), дата исполнения документа, дата подписания документа к печати и дата его опубликования. В советский период при оформлении служебных документов дате придается большое значение. Дата ставится при подписании и отправке документа (эти даты должны совпадать), при написании резолюций, визировании, утверждении, согласовании документов, их получении и регистрации. Дата служит поисковым признаком и употребляется при ссылках на документ. В состав даты входит число, месяц, год. Дата на советских документах оформляется различными способами: например, 15 мая 1975 года; 15.05.75. Наиболее рациональным следует признать обозначение всех частей даты арабскими цифрами: 15.07.76 — (15 июля 1975.года). На число, месяц, год отводится по две цифры; -при наличии одной цифры, перед ней ставится ноль: 08.03.75. Такой унифицированный способ написания дат исключает необходимость их кодирования при обработке документа на вычислительных машинах. 6. Состав удостоверения Особое значение имеет такой реквизит формуляра, щ состав удостоверения. В него^ печать и гриф; утверждения. От того, как удостоверен документ, зависит его юридическая сила. Поэтому оформлению состава удостоверен ния документа всегда уделялось большое внимание. Своеобразным было подписание документов до XVIII в. Чаще всего документы подписывали служилые люди: дьяки и подьячие. Обычно подпись («припись») ставилась на обороте документа по слову или слогу на каждом сставе, а кончалась на лицевой стороне листа в последней строке текста. Если столбец был длинный, то подпись повторялась несколько раз. Она писалась так, что половинки букв были на обоих концах бумаги. Современники считали: «Даже если клей держался не-1 достаточно крепко, никто не мог подделать грамоты и не мог приписать в ней -что-нибудь еще»36. Кроме того, на документе ставилась «скрепа», т. е. под-1 пись подьячего, отвечавшего за соответствие беловика черно-1 вику и правильность его оформления. Очень редко документы подписывали авторы. Та-к, напри-! мер, подлинный список Соборного Уложения 1649 г. подписали 315 человек — представители духовенства, бояіре, дворяне, посадские люди и др.37. Подписи помещены, на обороте столбцов. Некоторые документы, относящиеся к освободительной войне украинского народа в середине XVII в., подписаны Богданом Хмельницким38. Однако, как правило, авторы, видимо, считали недостойными себя подписывать документы. Кроме подписей, документы удостоверялись печатью. Печать свидетельствовала о подлинности документа. Еще в начале X в. русские князья употребляли печати с изображением родовых знаков Рюриковичей39. В Русском государстве употреблялись две государственные печати — большая и малая. Они отличались размеро-м, дополнительными изображениями и надписью. Изображение на государственной печати оформилось к концу XV в. Главным элементом изображения был двуглавый орел — герб Византии ской империи— «как символ преемственности власти из Рима! и Византии московскими князьями. Кроме того, воеводы имели печати города. Свои печати име-1 ли центральные государственные учреждения—приказы.! «сетные учреждения. Существовали печати должностных лип. Они имели самые разнообразные изображения. Приложением -печати ведали печатники. В XVII в. существовал специальный Печатный приказ. До XV в. применялись вислые (привешивались к документу) печати. Материалом для них были металл (золото, серебро), воск, (черный, желтый и красный), смола. С «оица XVII .в. входят в употребление сургучные печати. В конце XIV в. появились прикладные печати (прикладывались к документу). Для торжественных случаев до конца XVI в. применялись древние печати — серебряные, вызолоченные вислые печати. Например, грамота Бориса Годунова к королеве английской 1598 г. послана «за золотой печатью» ,0. В XVIII в. в оформлении состава удостоверения произошли большие изменения. Прежде всего они коснулись (ПОДПИСИ: документы подписываются его автором. Петр I после возвращения из первого заграничного путешествия сам стал подписывать акты, исходящие от верховной власти. В .грамоте английской королеве по случаю «бесчестия» (ареста), нанесенного российскому послу Матвееву, указывалось, что подпись Петра 1 была «■собственноручной)» Щ Правила удостоверения документов были подробно описаны в Генеральном регламенте. Так, протоколы должны были I подписывать ївсе члены коллегии. Документы, составленные на основе принятых решений, подписывались членами коллегий, оказавшимися в момент подписания налицо. Кроме подписи, j каждый документ имел «скрепу» (подпись) секретаря, что свидетельствовало о правильности составления документа и соответствии его закону. Указом 30 декабря 1701 г. было запрещено подписываться уменьшительными именами (вместо «Коська Дементьев» — «Касьян Дементьев»). В состаїв подписи документов, направленных царю, .входила формула: «Раб твой...», «Вашего величества нижайший раб...». В письмах к вышестоящим учреждениям или лицам были такие словосочетания: «эВашего сиятельства, милостивого государя, всепокорнейший слуга...». В состав подписи входили имя и фамилия: «оПетр Салтыков», указание должности или чина: «Адмирал», «Титулярный советник», «граф», «князь», «Секретарь Тайного совета» и т. д. Документы правительственных и частных лиц в XVIII в удостоверялись печатью. Широкое распространение получили печати сургучные и так называемые «копченые» (материалом
4 49 для получения их являлась сажа). На Печатях оставалось основное изображение—двуглавы А орел со вгадником ца груди. Глава 13 Генерального регламента устанавливала по* рядок пользования печатями. Для каждой коллегии предуЭ матривалась печать с изображением государственного герба ч' надписью наименования коллегии. Приложение печати должно было производиться в присутствии двух свидетелей. В XIX в. правила подписания усложнились. Право подписи документов имели начальствующие лица. Характер подписи зависел от адресата. Документы, посылаемые присутственным местом в Сенат, подписывались председательствующим и всеми членами; все прочие — председателем и одним из членов] присутствия. Каждый вид документа имел свою специфику подписи. В подписи официальных писем не указывались чин и служебное положение, но письмо кончалось обычной формулой: «Примите, милостивый госуда-рь, уверение в совершен- ном почтении и преданности* и далее — имя и фамилия. Журналы заседаний подписывали все члены присутствия с указанием своего чина и служебного положения. Иногда подписи помещались под каждой статьей. На протоколах (поста-j новлениях, определениях, решениях), мнениях и приговорах! подписывались также все члены присутствия. Особое внимание обращалось на оформление выписок копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: «Подлинный подписали...» или «На подлинном надписано». За- веряли копии должностные лица: «Верно: вице-директор...».I Часто подпись ставили и лица, сверявшие копию с подлинником: «Сверяли: начальник отделения..., столоначальник...». Кроме подписи, документы скреплялись. Скрепа ставилась на официальных отношениях, подготовленных в канцелярии, на отчетах. Обязательно скроплялись все документы, посылае-, мые в высшие инстанции. Делопроизводитель ставил скрепу под каждой статьей журнала, на описи, ведомости. Окрсша делопроизводителя на отпусках означала, что отпуск правильно списан .с отправленного документа. В конце XIX в. употреблялись три государственные печати: большая, средняя и малая. Применение их было строго регламентировано в зависимости от вида и назначения документа. В советских документах подпись — обязательный реквизит документа. В первые годы Советской власти на документах проставлялось не менее 2—3 подписей. В последние годы, наоборот, в ряде инструкций по делопроизводству рекомендуется подписывать документ одним должностным лицом. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки, Сели документ готовится на бланке учреждения, в должности подписывающего липа название учреждения не новто- іяется. например: Директор завода (личная подпись) И. Иванов. Если документ изготовлен не на бланке, в состав должности войдет полное наименование учреждения, организации или |
Схожі:
 | Учебное пособие под редакцией доцента Учебное пособие'подготовлено коллективом авторов — преподавателей кафедры доиу-ментоведения и организации государственного делопроизводства... | | Учебное пособие под редакцией Учебное пособие подготовлено коллективом авторов преподавателей кафедры документоведения и организации государственного делопроизводства... |
| Учебное пособие для вузов Под редакцией А. Л. Журавлева Москва 2002 уд к 159. 9 Ббк88 с 69 Данное учебное пособие есть краткое изложение курса «Соци-альная психология» для студентов факультетов психологии класси-ческих,... | | Учебное пособие для студентов и преподавателей медицинских вузов (2-е издание) Под редакцией академика нан и амн украины профессора А. Д. Визира «Методические разработки практических занятий по пропедевтике внутренних болезней»: Учебное пособие для студентов и преподавателей... |
| Учебное пособие для студентов и преподавателей медицинских вузов (2-е издание) Под редакцией академика нан и амн украины профессора А. Д. Визира «Методические разработки практических занятий по пропедевтике внутренних болезней»: Учебное пособие для студентов и преподавателей... | | Учебное пособие Под редакцией Ю. В. Лобзина Оно является обучающим пособием, с помощью которого курсанты могут самостоятельно освоить методы и практические навыки, необходимые... |
| Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова Коммуникации в управленческой деятельности организаций. Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова. Под ред д-ра экономических... | | Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова Коммуникации в управленческой деятельности организаций. Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова. Под ред д-ра экономических... |
| Учебное пособие по курсу: «логистика» г. Симферополь 2005 г. Скоробогатова Т. Н. Логистика: Учебное пособие: 2-е изд Учебное пособие представляет собой лекции преподавателя тну, кандидата экономических наук Скоробогатовой Т. Н. и содержит основные... | | Учебное пособие для студентов высших учебных заведений Рекомендовано ученым советом Сумского государственного университета как учебное пособие |