Учебное пособие под редакцией доцента icon

Учебное пособие под редакцией доцента




НазваУчебное пособие под редакцией доцента
Сторінка4/5
доцента
Дата01.10.2012
Розмір1.39 Mb.
ТипУчебное пособие
1   2   3   4   5
в Пр" составлении -письма он подоирает соответствующим гідрет, 'под копирку заполняет необходимое количество III Ш$ров и натравляет адресатам.

Шетий вариант. У исполнителя имеется набор трафа- в. При составлении письма он заполняет трафарет в одном £еМ'пляре и передает в машинописное бюро для .размноже- & Машинистка по номеру текста находит аналогичный тра- LeT и впечатывает в него адрес и вставки или при необХоди- ости перепечатывает текст целиком. Экземпляр, заполненный L-авителем, подшивается вдело, а отпечатанные экземпляры управляются .по адресам.

Сборник типовых писем следует иметь на каждом рабочем іесте как справочный материал.

При разработке трафаретных документов следует одновре­менно стаївить вопрос о передаче права (подписания этих доку­ментов начальникам структурных подразделений, что упростит іуть движения документа и сократит время его оформленим. Применение трафаретных текстов позволит увеличить про- звддительность труда исполнителей, повысить оперативность іабот в сфере управления. Составитель, имеяіперед собой тра­фаретный текст, освобожден от кустарничества и раздумыва- ия над тем, как писать. Трафаретный текст предупреждает юзможноість пропуска важных частей информации. Адресату їблегчается ориентировка в информации, которая расположе­на в определенном порядке. Трафаретный текст, обеопечивая ючность и четкость изложения, требует минимальных затрат времени специалистов на составление и оформление докумен- гов. При использовании трафаретного текста заполняются только пропуски и адреса. Бремя на написание текста и его Редактирование -сокращается более, чем в 3 раза. Если на на­писание обычного письма затрачивается 15—20 минут, то на шолнение трафарета іне более 3—8 минут. Кроме исключе­ния стадии составления черновика, ликвидируется и много­кратная перепечатка текста.

і Работы по методике унификации текстов документов, их ти­пизации и трафаретиза-ции в общегосударственном масштабе Делись в рамках разработки Е'ГСД. В «.Основных положениях» р€Д выделен раздел «Подготовка служебных документов», Щ Рассматриваются вопросы унификации документов, тіра.ви- 13 их составления и оформления, и требования к текстам до­центов. Составной частью ЕГСД являются и утвержденные 1Тандарты на организационно-распорядительную документа- ЇЇ10 (ГОСТ 6.38—72 — Основные положения и ГОСТ 6.39— ^Формуляр-образец).

їіт я И УниФикаини документов в общегосударственном мас- абе ЕГСД считает (целесообразным разработку схемы стР°ения текста каждого конкретного вида документа. ГОСТ

1.38—72 и Основные положения ЕГСД выдвигают требованцЗ деления текста документа на составные части — разделы, щт разделы, пункты и -подпункты с обязательной нумераций арабскими цифрами по правилам, приведенным в ГОСТ 1.5—68. Общие требования «к текстам документов изложены в! ЕГСД. При подготовке текстов документов рекомендуется-! заменять сложные предложения простыми, применять устойJ чивые (трафаретные) словосочетания, чаще использовать пряЗ мой «порядок слов в предложении (подлежащее, сказуемое, 1J1 полнение, определение после определяемого слова, В"ВОДНЫе слова в на-чале предложения и т. д.).

В плане дальнейшей унификации текстов документов ве-.| дутся разработки по сокращению и унификации их словарного! состава, упрощению (грамматики текстов.

4. Элементы текста

Важным элементом текста является заголовок. Заголовком документа называется обозначение его краткого содержания. В XVIII в. вместе с выделением наименования вида или раз ] новидности документа в самостоятельный элемент часто дава­лось его краткое содержание, например: «рапорт о получении указа». Позднее обозначение краткого содержания дается от-1 дельно, перед текстом, инюпда входит в состаїв бланка до.ку-1 мента, становясь таким образом обязательным элементом.

В XIX в. многие документы, в том числе и небольшие, име­ли заголовки. «(Положение о письмоводстве и делопроизводст-] ве -в военном ведомстве» отменяло составление заголовка к кратким и несложным документам. Вместе с тем указывало, что к большим и сложным текстам следовало давать такой за-1 головок, который бы мог -«служить готовой -записью во входяС щий журнал»51. Заголовки значительно облегчили ознакомле-] ние с документом и ускорили его обработку!

В советский (период уже в проекте «Общих правил доку-| ментации и документооборота» указывалось на .необходимость заголовка как элемента документа. «Перед текстом письма должно быть кратко указано его содержание в именительном падеже и в одной фразе, занимающей, как правило, не более одной строки»52. В ГОСТах на ОРД заголовок также назван ка-к обязательный «реквизит.

Все служебные организационно-распорядительные доку­менты формата А4 должны иметь заголовок независимо от ви­да, содержания и назначения документа. Без заголовка разре­шается составлять лишь ■короткие документы на формате А5 (148X210), извещения, телеграммы и телефонограммы.

Заголовок формулируется составителем документа. В нем атко и точно | одной фразе должно быть отражено основ­ное содержание документа, например: «О поставке тары в у квартале»; «О распределении молодых специалистов».

Для документов сложных .по содержанию составляются Подзаголовки. Заголовок, помещается в левом верхнем углу документа под обозначением автора, номера и даты (рекви­зит 18). Заголовок значительно упрощает обработку докумен- та. По нему сразу, не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его распределение на исполнение, контроль за сроком исполнения документа. Заголовок помога­ет правильному включению документов в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка важнейшее требование культурного составления документа.

,В ответных письмах перед заголовком после номера и даты отправляемого документа дается ссылка на индекс и дату ини­циативного документа (реквизит Л 5). Эти данные служат поис­ковым (признаком. По ним подбирается переписка по одному вопросу.

Многие служебные документы имеют приложения. В XIX в. приложения к документам стали оформляться самостоятельно. Указание о наличии приложения делалось или їв конце текста основного документа, или в блаїике, например: «С ириложени- | ем форм «письмоводства».


экз.

л. в.
Порядок оформления приложений в .советских документах до (последнего времени не был определен. Проект «Общих пра- I вил документации и документооборота» указывал лишь на не- I обходимость обозначения числа приложений без указания ко- I личества листов. Обычно приложения дополняют, разъясняют, І детализируют отдельные вопросы основного документа. В со­ответствии с требованиями 'ГОСТов указание на наличие при­ложения, упоминаемого в тексте, делается в виде отметки пос­ле текста документа перед подписью по форме:

Приложение на -

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экзем«пляров.

Например:

Приложение 1. Текст плана научно-исследовательских работ на 1978 г. на 2 л. ш 1 экз.

2. Отзывы по проекту плана на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов <не указывается. Приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, датьіі подписи. (Кроме того, на приложениях в верхнем правом углу] делается отметка, указывающая на связь приложения с основу ным документом.

■Приложение і№ 1 к приказу директора завода I от 30.09.75. № 238

v. системы документации

1. Понятие «система документации»

Система документации представляет собой комплекс взаи­мосвязанных документов, в которых последовательно отража­ется деятельность определенной отрасли государственного управления (промышленности, сельского хозяйства, транспор­та, здравоохранения, культуры и т. д.), отдельная функция вправления (•планирование уфинансирование, материально-тех- | ническое снабжение и т. п.), уровень управления, определяе- I мый местом данного объекта в системе органов государствен­ной власти и .государственного управления (министерство, объ­единение, .предприятие; областной Совет депутатов трудящих- I ся, районный Совет депутатов трудящихся и т. д.).

В отраслевых системах документации фиксируется произ- I водственная деятельность, присущая конкретной отрасли на- I родного хозяйства, культуры, здравоохранения и т. п. Таких I систем будет столько, сколько существует отраслей. Причем I их количество в связи с научно-технической революцией, появ- I лением новых отраслей науки и техники постоянно увеличи- 1 вается.

і функциональных системах отражаются важнейшие функ- I ill управления: организация, планирование, регулирование, ] контроль и др. Функциональные системы могут быть либо во всех учреждениях, организациях и «предприятиях, либо в части I из них, либо только в отдельных.

Система документации характеризуется всеми теми призна- I ками, которые присущи другим системам. Основные из них:

  • деление системы на подсистемы;

  • взаимосвязь внутри и между системами;

  • наличие внутренней организации;

  • автономность элементов системы;

  • способность к развитию и т. д.

Система документации отрасли или отдельной функции I Управления делится, в свою очередь, на подсистемы, определя- 1 емые содержанием документируемой деятельности.

В системе документации можно выделить ряд самостоя- , Ильных подсистем, характеризуемых определенной задачей | Управления или соответствующим уровнем управления.

Так, например, система плановой документации включает в себя в соответствии с функциями плановых органов подсис­темы организации и методологии планирования, перспективно­го планирования, текущего планирования. Такие подсистемы решают комплекс задач іпо планированию. Названные подсис­темы могут, в свою очередь, .подразделяться на более узкие подсистемы, отражающие решение отдельных задач: перспек­тивного планирования промышленности, сельского хозяйства, транспорта, связи и т. д.

Исследуя эту же -систему по уровням управления, можно наметить подсистемы документации, образуемой в Госплане СССР, Госпланах союзных и автономных республик, област­ных и районных плановых комиссиях.

Внутри системы, между ее элементами, существуют много­численные и разнообразные взаимосвязи, проявляющиеся в единстве задач, решаемых данной системой. Как отмечают спе­циалисты, «... важная особенность целостной системы состоит в наличии в ней внутренней организации, представляющей со­бой специфический способ взаимосвязи, взаимодействия обра­зующих его компонентов»

Документы в системе функционируют не изолированно. Каждый из них занимает определенное место, предназначен для определенных целей и отражает в своем содержании внешние и внутренние связи, а также иерархию системы управ­ления, что проявляется в обязательности актов «вышестоящих органов управления для нижестоящих.

Характерной особенностью систем документации является их взаимосвязь и взаимообусловленность, а нередко и взаим­ное проникновение друг в друга. Организационно-распоряди­тельная документация, например, тесно связана.как с отрасле­выми, так и с функциональными система-ми документации. В ней отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, организационные вопросы, планирование, отчетность и т. п.

Организационно-распорядительная документация представ­ляет для других систем правовую основу. (ссылки на поста­новления, решения, приказы, инструкции и другие норматив­ные документы). В ней находит отражение ряд вопросов ис­полнительно-распорядительной деятельности органов управ­ления.

Тесно связаны между собой системы /плановой и отчетно- статистической документации. Так, если различные виды пла­нов входят в состав плановой до»кументации, то отчеты об их выполнении относятся к отчетно -ст ат истическо й системе.

і Афанасьев В. Г. Научное управление обществом. М., 1968, с. 9.

Связь проявляется на всех стадиях периода действия планов. ка,к в ходе переписки по их выполнению, так и на заключи­тельной—подведении итогов в «виде отчетов.

Таким образом, системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают53. Автономность системы проявляется в возмож­ности определенной самостоятельности функционирования и .развития каждой части системы. Это означает, что подсистема может функционировать и выполнять свои задачи относитель­но других подсистем данной системы в значительной степени самостоятельно. Так, например, в подсистеме «учет имущест­венно-материальных ценностей» ведутся книги и картотеки реализации товаров и материалов, по учету основных средств; акты о -приеме, сдаче и списании имущества и материалов; акты снятия наличия и остатков материалов и др. Все эти до­кументы выполняют важную и достаточно самостоятельную роль в производственной деятельности учреждения.

В то же время это не противоречит принципу'взаимосвязи с другими подсистемами в решении общих задач данной систе­мой. Каждая система непрерывно развивается вместе с услож­нением и развитием функций управления, которые она отража­ет. Наряду с этим развитие системы происходит и в связи с изменением -технологии управления, его технической оснащен­ности и усложнения управленческих задач.

Следовательно, система документации отвечает основным пр иэн а к а м с исте м ы.

2. Развитие систем документации

Системы документации, как и документ, следствие истори­ческого развития. Появление документа как одного из средств общения людей было знаменательным событием в развитии человеческого общества. С развитием государства и его -госу­дарственного аппарата управления отдельные документы при­обретают новое качественное значение. Они складываются в систему документации.

Постепенно из некогда единой системы документации в си­лу развития специализации и дифференциации управлення в отраслевом и функциональном направлениях выделились спе­циальные (самостоятельные) системы документации, обслужи­вающие отдельные функции или отрасли деятельности госу­дарства.

Процесс дифференциации систем документации примени­тельно к функциям управления привел к выделению в первую очередь системы ббщего делопроизводства, характерной для всех учреждений. Система «общего делопроизводства», воз­никнув в приказах XVI в., включала управленческую доку­ментацию, в которой фиксировалась деятельность централь­ных и местных учреждений Русского государст/ва.

В связи с расширением и усложнением функций управле­ния выделяются системы документации, в которых отражают­ся отдельные функции управления—система документации бухгалтерского учета, статистики, военной, дипломатической и других.

Система дипломатической документации, сложившаяся в дореволюционной России, наиболее ярко характеризует функ­ции управления внешними сношениями54. Подсистемами ее являются основные задачи, (фиксируемые в документах:

  1. документирование договорных отношений с иностранны­ми государствами;

  2. дипломатическая переписка;

  3. документирование положения и деятельности диплома­тических агентов за границей.

Первая подсистема включала следующие документы: дого­ворные .грамоты (до XVLII в.), договоры, трактаты, конвенции, протоколы, ратификационные грамоты.

Вторая подсистема в свою очередь состояла из четырех более мелких подсистем, соответствующих основным задачам управления внешними сношениями: 1) дипломатическая пере­писка правительства с иностранными государствами; 2) пере­писка правительства со своими дипломатическими" агентами за границей; 3) переписка дипломатических агентов за грани­цей со своими правительствами; 4) переписка дипломатиче­ского агента за границей с правительством иностранного го­сударства.

.Первая из этих подсистем состояла из нот, меморандумов, ультиматумов, мемуаров, писем. Вторая — рескрипты, письма. Третья — грамоты, реляции, доклады, письма. Четвертая — за­писки, письма.

Подсистема «документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей» включала статейные списки (до XV'III в.), наказы, кредитивные грамоты, инструк­ции, отчеты, дневники, записи бесед, обзоры прессы, записки, паспорта.

Таким образом, рассмотренная нами система дипломати­ческой документации «... удовлетворяет всем основным опре­делениям системы, т. е. может рассматриваться как некоторое единое целое, входит составным элементом в некоторую боль­шую систему, -разбивается на части (подсистемы) и опреде­ляется некоторой величиной, характеристикой (целью или кри­терием существования)»55.

Системы документации, появившиеся с момента образова­ния отраслевых органов управления в XV—XVI вв., не оста­лись неизменными. Появление новых учреждений и усложне­ние задач самого управления в XVII.I в. (коллегий и местных учреждений), а в XIX в. министерств, внесло качественные изменения в состав и содержание как отраслевых, так и функ­циональных систем.

Так, например, к XVI—XVII вв. относится возникновение бухгалтерского учета — включавшего учетные книги для запи­си хозяйственных операций или отдельных их видов (умолот­ные, таможенные и пр.), оправдательные документы (распис­ки, росписи). Это документы простой системы бухгалтерского учета.

Существенные изменения в XVIiII в. произошли в составе бухгалтерской документации. В связи с появлением двойной системы бухгалтерского учета возникли такие разновидности документов, как счет. Сброшюрованные счета с записями хо­зяйственных операций составляли главную книгу. В основной книге — журнале записи хозяйственных операций велись в хронологической последовательности. В балансе отражались все средства на определенный период времени в обобщенных показателях.

В документировании бухгалтерского учета XIX в. сущест­венных изменений не произошло. Новыми видами документов были учетные книги: 'Приходно-расходные для учета денежных средств и расчетные или «бухгалтерские» со сведениями о состоянии всех капиталов. На основании книг составлялись месячные и годовые отчеты.

К XVI—XVII вв. зарождается система статистического уче­та. Описание городов и уездов содержали писцовые книги. Подворные іпереписи населения фиксировались в переписных книгах. Для справочных целей составляли -приправочные кни­ги-списки с писцовых -книг.

Изменения в составе статистической документации XVIJI в. связаны прежде всего с переходом от подворной переписи к подушной. Списки населения назывались «ревизскими сказка- ками». Учет земли, населения, посевов, скота и его продуктив­ности в хозяйствах крупных феодалов вотчинников отражался в отчетах. Имеются сведения о наличии статистической отчет­ности в области промышленности. Значение статистических источников имеют церковные метрические книги. В XIX в. в связи с возникновением специальных статистических учрежде­ний последние должны были собирать статистические сведения от учреждений для отчетов губернаторов, обзоров мини­стерств, отчетов департаментов. Они были основными стати­стическими источниками для изучения хозяйственной жизни дореформенной России.

Документами бюджетных обследований были описания крестьянских хуторов. Для переписи населения составлялись ревизские сказки. Для текущего учета динамики населения, кроме метрических книг, составлялись частные списки город­ских обывателей, призывные, посемейные списки.

•Во II половине ХіІХ в. в составе статистической документа­ции появляются новые разновидности. В 1897 г. была проведе­на первая всероссийская однодневная перепись населения. Подготовкой ее проведения было составление списков населен­ных мест. При переписи населения данные вносились в личные (на каждое лицо) и в ква-ртирные (на -каждую квартиру) кар­точки.

Проводились переписи населения крупных .городов. Обще­принятыми формулярами были подворная ведомость о количе­стве строений, водоснабжении, канализации и т. п.; квартир­ный лист о числе комнат, освещении, отоплении; личный лис­ток. В некоторых случаях составлялась продовольственная карточка об учете потребления продовольствия и топлива.

Путем рассылки вопросных бланков проводились сельско­хозяйственные переписи. Отчеты фабричных инспекторов да­вали сведения о бюджете рабочих. /Ценными являются мате­риалы земской статистики—івьвписки из книг волостных прав­лений, межевых книг, топографические карты, подворные кар­точки, поселенные бланки, описания хозяйств.

Земская статистика создала :новую табличную форму обра­ботки материала. Применялись простые таблицы, которые давали только статистическое описание зарегистрированных единиц (двор, хозяйство); .групповые и ком'бинащион-ные, пред­ставляющие возможность установления зависимости всей со­вокупности признаков.

•Развитие торговли и промышленности, усложнение дело­вых связей во второй половине XIX в. вызвали к жизни особый вид документации — коммерческой. Это договоры, контракты, соглашения, заключенные между лицами и учреждениями, письма (циркуляры) об открытии, ликвидации учреждения, приглашения вступления во взаимные отношения. Группа до­кументов связана с нормами вексельного права. Вексель — долговое обязательство об уплате определенному лиіцу опре­деленной суммы в определенный срок.

Отдельную группу составляла переписка, связанная с раз­личными сделками с ценными бумагами — акциями, облига­циями. Разнообразны уведомительные письма — адвизы, реко­мендательные и кредитивно-рекомендательные (аккредитивы) письма. Особое значение имели доверенности и полномочия —

документы, на основании которых или по которым одно лицо дает другому право совершить что-либо за него или от его имени.

•Система военной документации включала в XVI в. бояр­ские книги — именные списки бояр, окольничьих, думных дво­рян, думных дьяков и т. д.; боярские списки, в которые вноси­лись поименно служилые люди; жилецкие списки — поимен­ная запись всех дворян, обязанных поочередно находиться в Москве для различных поручений; десятий — именные списки городовых дворян и детей боярских, составлявшиеся при раз­боре, верстании и раздаче денежного жалованья; полковые и сотенные списки, городовые, засечные и строельные книги и т. д.

Появление регулярной армии внесло коренные изменения в функции, задачи, организационное строительство вооруженных сил. Изменился в связи с этим и состав системы военной до­кументации. Появляются .новые виды документов, исчезают или меняют наименование и форму многие старые виды до­кументов.

В XVIII в. распоряжения подчиненным лицам оформля­лись приказами, ордерами, предписаниями. Разъяснения к вы­полнению приказов давались в инструкциях, наставлениях, правилах. Подчиненные докладывали своим начальникам ра­портами и донесениями. Учет численного состава воинских частей осуществлялся в штатах, табелях, списках, ведомостях. Офицеры получали патенты на чин, нижним чинам выдава- . лисЬ паспорта и аттестаты. Командировки военнослужащим оформлялись нарядами. Ход военных действий отражался в журналах, дислокациях, диспозициях, предположениях, и других видах документов.

Значительные изменения в системе военной документации произошли после военных реформ 60—70 -годов XIX в. Соглас­но Своду военных постановлений56, в переписке применялись рапорты, отношения и записки. Вид документа зависел от то­го, в высшую (рапорт), в равную (отношение) или в низшую (предписание) инстанцию направляется документ. Вид доку­мента определялся не чином, а должностью. В строевой части канцелярии велись приказы, приказания, списки офицерских и классных чинов, описи лошадей, мобилизационные планы, списки, ведомости, журналы взысканий и другие виды доку­ментов.

«Положение о письмоводстве и делопроизводстве в воен­ном ведомстве» 1911 г. упростило делопроизводство и резко сократило -количество видов документов. Служебные докумен­ты делились на три вида: рапорты, предписания и сношения. Сохранились записки и официальные .письма.

Наряду с системами документации государственных учреж­дений в дореволюционной России получили развитие системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, позднее сис­темы документации капиталистических предприятий.

Особые изменения претерпели функциональные системы с развитием промышленности и торговли в .XIX — начале XX в. Появляется и бурно развивается коммерческая документация, документация «промышленных предприятий и т. п.

.Качественные изменения в составе и содержании систем документации произошли после победы Великой Октябрьской социалистической революции.

Отошли в прошлое такие системы документации, >как ком­мерческая, ряд систем, отражавших капиталистический способ производства. В то же время появляются совершенно новые системы документации, присущие советскому обществу (сис­тема плановой документации, по материально-техническому снабжению и др.).

Система документации по материально-техническому снаб­жению состоит, в свою очередь, как и другие системы из от­дельных подсистем. К ним можно отнести подсистему докумен­тации по административным вопросам (в значительной степе­ни совпадающую с организационно-распорядительной); под­систему договорных связей; подсистему финансово-расчетных и платежных операций, подсистему оформления претензион­ных и арбитражных споров. Подсистема документации, отра­жающая договорные связи по снабжению и сбыту продукции включает такие документы, как перечень потребности; расчет потребности в сырье, материалах, полуфабрикатах; договор поставки; долевой договор; дополнительное соглашение. Дру­гие подсистемы включают документы, в которых решаются со­ответствующие задачи управления материально-техническим снабжением.

■Новое значение и содержание получает организационно- раопорядительная документация, фиксирующая управленче­скую деятельность учреждений нового тнпа, государства рабо­чих и крестьян.

Системы документации в советский период не оставались неизменными. Они развивались вместе с развитием советской государственности. Новые задачи, встававшие .перед советским государственным аппаратом на отдельных этапах советского строительства, оказывали существенное влияние ;на состав и содержание систем документации. В настоящее время разра­батываются и внедряются автоматизированные системы управ­ления, информационной базой которых являются соответству­ющие отраслевые системы документации. Подсистемами 'каж­дой из них являются функциональные, каждую из которых можно рассматривать, в свою очередь, как самостоятельную систему документации.


Наиболее важные из них, оказывающие влияние на форми­рование документационной базы автоматизированных систем и, следовательно, подлежащие первоочередной унификации, следующие системы документации.

  1. Стандарты и технические условия.

  2. 'Проектно-конструкторская и технологическая докумен­тация.

  3. Проектная документация по капитальному строитель­ству.

  4. Плановая документация.

  5. Отчетно-статистическая и первичная учетная докумен- та»ция.

  6. Бухгалтерская, финансовая и первичная учетная'доку­ментация бюджетных учреждений.

  7. Организационно-распорядительная документация.

  8. Документация по материально-техническому снабже­нию.

  9. Документация по ценообразованию.

  10. Документация по внешней торговле.

  11. Расчетно-денежная документация.

' 12. Документация по торговле.

Важное значение имеет система организационно-распоря­дительной документации (ОРД). В соответствии с классифи­кацией функций управления, проведенной Институтом госу­дарства и права Академии Наук СССР, ОРД обслуживает функцию организации систем и процессов управления. Исходя . из этого в документации этой системы фиксируется деятель­ность, отражающая вопросы рационализации, совершенствова­ния управленческого труда, совершенствования самого про­цесса управления.


6
Отдельные задачи, реализуемые в процессе осуществления функций организации систем и процесов управления, отража­ются в документах соответствующих •подсистем ОРД. Подсис­темы ОРД, в свою очередь, совпадают с основными задачами указанной функции. Исходя из этого при разработке унифици­рованной системы организационно-распорядительной доку­ментации (УСОРД) разрабатываются в первую очередь сле­дующие группы задач, условно названные подсистемами УСОРД: «управление подведомственными объектами; усовер­шенствование работы аппарата управления; обеспечение кад­рами служащих аппарата управления; контроль за исполнени­ем документов»57.


Таким образом, функциональная система документации распадается, в свою очередь, на подсистемы, в которых отра­жается одна задача или группа задач, реализуемых в процес­се осуществления той функции управления, которая фиксиру­ется в ней.

Отдельные отраслевые системы документации можно рас­сматривать і как подсистемы общегосударственной системы сбора и переработки информации (ОГАС).

Рассматривая системы документации в иерархическом плане, можно учитывать наличие общегосударственной систе­мы документации, а в качестве .подсистем отраслевые и функ­циональные системы документации. В свою очередь в отрас­левые системы документации в качестве подсистем включает­ся документация подведомственных им учреждений, органи­заций и предприятий. Аналогично могут делиться и функцио­нальные системы.

литература

Ленин В. И. Очередные задачи Советской власти. — Поли, собр., соч., т. 36, с. 165—208.

Ленин В. И. Набросок правил об управлении советскими учреждения­ми. — Поли. собр. соч., т. 37, с. 365—367.

Ленин В. И. Лучше меньше, да лучше.— Поли. собр. соч., т. 45, с. 389—

406.

Ленин В. И. Как нам реорганизовать Рабкрин. — Поли. собр. соч., т. 45, с. 383—388.

Ленин В. И. Постановление о работе замов (заместителей председате­ля СНК и СТО). — Поли. собр. соч., т. 45, с. 152—159.

Ленин В. И. В. А. Смольянинову. 15 мая 1922 г. —Полк. собр. соч., т. 54, с. 261.

Ленин В. И. Руководителям центральных советских учреждений.— Поли. собр. соч., т. 54, с. 101—102.

Резолюция XII съезда РКП (б) о задачах РКИ и ЦКК. КПСС в резо­люциях и решениях съездов, конференций и пленумов ЦК, т. 8, изд. 8-е, С. 444—448.

Материалы XXIV съезда КПСС. М., 1971.

Материалы XXV съезда КПСС. М., 1976.

Конституция (основной закон) Союза ССР 1936 г., гл. Ill—IV.

Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917—1970). Под ред. Я. 3. Лившица. М., 1973.

ГОСТ 6.38—72. Система организационно-распорядительной документа­ции. Основные положения.

ГОСТ 6.39—72. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец.

Единая государственная система делопроизводства. Основные положе­ния. М., 1974.

Воробьев Г. Г. Документ: информационный анализ. М., 1973.

Истрин В. А. Возникновение и развитие письма. М., 1965.

Илюшенко М. П. К вопросу о функциях документов. — «Советские архивы», 1973, № 5.

Кузин А. А., Филиппов Н. Г. Техническое документирование. М., 1973.

Кузин А. А.
1   2   3   4   5

Схожі:

Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие под редакцией доцента
Учебное пособие'подготовлено коллективом авторов — пре­подавателей кафедры доиу-ментоведения и организации госу­дарственного делопроизводства...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие под редакцией
Учебное пособие подготовлено коллективом авторов пре­подавателей кафедры документоведения и организации госу­дарственного делопроизводства...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для вузов Под редакцией А. Л. Журавлева Москва 2002 уд к 159. 9 Ббк88 с 69
Данное учебное пособие есть краткое изложение курса «Соци-альная психология» для студентов факультетов психологии класси-ческих,...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для студентов и преподавателей медицинских вузов (2-е издание) Под редакцией академика нан и амн украины профессора А. Д. Визира
«Методические разработки практических занятий по пропедевтике внутренних болезней»: Учебное пособие для студентов и преподавателей...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для студентов и преподавателей медицинских вузов (2-е издание) Под редакцией академика нан и амн украины профессора А. Д. Визира
«Методические разработки практических занятий по пропедевтике внутренних болезней»: Учебное пособие для студентов и преподавателей...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие Под редакцией Ю. В. Лобзина
Оно является обучающим пособием, с помощью которого курсанты могут самостоятельно освоить методы и практические навыки, необходимые...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова
Коммуникации в управленческой деятельности организаций. Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова. Под ред д-ра экономических...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова
Коммуникации в управленческой деятельности организаций. Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова. Под ред д-ра экономических...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие по курсу: «логистика» г. Симферополь 2005 г. Скоробогатова Т. Н. Логистика: Учебное пособие: 2-е изд
Учебное пособие представляет собой лекции преподавателя тну, кандидата экономических наук Скоробогатовой Т. Н. и содержит основные...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для студентов высших учебных заведений
Рекомендовано ученым советом Сумского государственного университета как учебное пособие
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи