Учебное пособие под редакцией доцента

в Пр" составлении -письма он подоирает соответствующим гідрет, 'под копирку заполняет необходимое количество III Ш$ров и натравляет адресатам.

Шетий вариант. У исполнителя имеется набор трафа- в. При составлении письма он заполняет трафарет в одном £_еМ'_пляре и передает в машинописное бюро для .размноже- & Машинистка по номеру текста находит аналогичный тра- L_eT и впечатывает в него адрес и вставки или при необХоди- ости перепечатывает текст целиком. Экземпляр, заполненный L-авителем, подшивается вдело, а отпечатанные экземпляры управляются .по адресам.

Сборник типовых писем следует иметь на каждом рабочем іесте как справочный материал.

При разработке трафаретных документов следует одновре­менно стаївить вопрос о передаче права (подписания этих доку­ментов начальникам структурных подразделений, что упростит іуть движения документа и сократит время его оформленим. Применение трафаретных текстов позволит увеличить про- звддительность труда исполнителей, повысить оперативность іабот в сфере управления. Составитель, имеяіперед собой тра­фаретный текст, освобожден от кустарничества и раздумыва- ия над тем, как писать. Трафаретный текст предупреждает юзможноість пропуска важных частей информации. Адресату їблегчается ориентировка в информации, которая расположе­на в определенном порядке. Трафаретный текст, обеопечивая ючность и четкость изложения, требует минимальных затрат времени специалистов на составление и оформление докумен- гов. При использовании трафаретного текста заполняются только пропуски и адреса. Бремя на написание текста и его Редактирование -сокращается более, чем в 3 раза. Если на на­писание обычного письма затрачивается 15—20 минут, то на шолнение трафарета іне более 3—8 минут. Кроме исключе­ния стадии составления черновика, ликвидируется и много­кратная перепечатка текста.

і Работы по методике унификации текстов документов, их ти­пизации и трафаретиза-ции в общегосударственном масштабе Делись в рамках разработки Е'ГСД. В «.Основных положениях» р€Д выделен раздел «Подготовка служебных документов», Щ Рассматриваются вопросы унификации документов, тіра.ви- ¹³ их составления и оформления, и требования к текстам до­центов. Составной частью ЕГСД являются и утвержденные ^1Тандарты на организационно-распорядительную документа- ЇЇ¹⁰ (ГОСТ 6.38—72 — Основные положения и ГОСТ 6.39— ^Формуляр-образец).

їіт я ^И У^ниФ^икаини документов в общегосударственном мас- абе ЕГСД считает (целесообразным разработку схемы ^стР°ения текста каждого конкретного вида документа. ГОСТ

v. системы документации

1. Понятие «система документации»

Система документации представляет собой комплекс взаи­мосвязанных документов, в которых последовательно отража­ется деятельность определенной отрасли государственного управления (промышленности, сельского хозяйства, транспор­та, здравоохранения, культуры и т. д.), отдельная функция вправления (•планирование уфинансирование, материально-тех- | ническое снабжение и т. п.), уровень управления, определяе- I мый местом данного объекта в системе органов государствен­ной власти и .государственного управления (министерство, объ­единение, .предприятие; областной Совет депутатов трудящих- I ся, районный Совет депутатов трудящихся и т. д.).

В отраслевых системах документации фиксируется произ- I водственная деятельность, присущая конкретной отрасли на- I родного хозяйства, культуры, здравоохранения и т. п. Таких I систем будет столько, сколько существует отраслей. Причем I их количество в связи с научно-технической революцией, появ- I лением новых отраслей науки и техники постоянно увеличи- 1 вается.

і функциональных системах отражаются важнейшие функ- I ill управления: организация, планирование, регулирование, ] контроль и др. Функциональные системы могут быть либо во всех учреждениях, организациях и «предприятиях, либо в части I из них, либо только в отдельных.

Система документации характеризуется всеми теми призна- I ками, которые присущи другим системам. Основные из них:

• 
  деление системы на подсистемы;
  
• 
  взаимосвязь внутри и между системами;
  
• 
  наличие внутренней организации;
  
• 
  автономность элементов системы;
  
• 
  способность к развитию и т. д.
  

Система документации отрасли или отдельной функции I Управления делится, в свою очередь, на подсистемы, определя- 1 ^емые содержанием документируемой деятельности.

В системе документации можно выделить ряд самостоя- , Ильных подсистем, характеризуемых определенной задачей | Управления или соответствующим уровнем управления.

Так, например, система плановой документации включает в себя в соответствии с функциями плановых органов подсис­темы организации и методологии планирования, перспективно­го планирования, текущего планирования. Такие подсистемы решают комплекс задач іпо планированию. Названные подсис­темы могут, в свою очередь, .подразделяться на более узкие подсистемы, отражающие решение отдельных задач: перспек­тивного планирования промышленности, сельского хозяйства, транспорта, связи и т. д.

Исследуя эту же -систему по уровням управления, можно наметить подсистемы документации, образуемой в Госплане СССР, Госпланах союзных и автономных республик, област­ных и районных плановых комиссиях.

Внутри системы, между ее элементами, существуют много­численные и разнообразные взаимосвязи, проявляющиеся в единстве задач, решаемых данной системой. Как отмечают спе­циалисты, «... важная особенность целостной системы состоит в наличии в ней внутренней организации, представляющей со­бой специфический способ взаимосвязи, взаимодействия обра­зующих его компонентов»

Документы в системе функционируют не изолированно. Каждый из них занимает определенное место, предназначен для определенных целей и отражает в своем содержании внешние и внутренние связи, а также иерархию системы управ­ления, что проявляется в обязательности актов «вышестоящих органов управления для нижестоящих.

Характерной особенностью систем документации является их взаимосвязь и взаимообусловленность, а нередко и взаим­ное проникновение друг в друга. Организационно-распоряди­тельная документация, например, тесно связана.как с отрасле­выми, так и с функциональными система-ми документации. В ней отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, организационные вопросы, планирование, отчетность и т. п.

Организационно-распорядительная документация представ­ляет для других систем правовую основу. (ссылки на поста­новления, решения, приказы, инструкции и другие норматив­ные документы). В ней находит отражение ряд вопросов ис­полнительно-распорядительной деятельности органов управ­ления.

Тесно связаны между собой системы /плановой и отчетно- статистической документации. Так, если различные виды пла­нов входят в состав плановой до»кументации, то отчеты об их выполнении относятся к отчетно -ст ат истическо й системе.

і Афанасьев В. Г. Научное управление обществом. М., 1968, с. 9.

Связь проявляется на всех стадиях периода действия планов. _ка,_к в ходе переписки по их выполнению, так и на заключи­тельной—подведении итогов в «виде отчетов.

Таким образом, системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают⁵³. Автономность системы проявляется в возмож­ности определенной самостоятельности функционирования и .развития каждой части системы. Это означает, что подсистема может функционировать и выполнять свои задачи относитель­но других подсистем данной системы в значительной степени самостоятельно. Так, например, в подсистеме «учет имущест­венно-материальных ценностей» ведутся книги и картотеки реализации товаров и материалов, по учету основных средств; акты о -приеме, сдаче и списании имущества и материалов; акты снятия наличия и остатков материалов и др. Все эти до­кументы выполняют важную и достаточно самостоятельную роль в производственной деятельности учреждения.

В то же время это не противоречит принципу'взаимосвязи с другими подсистемами в решении общих задач данной систе­мой. Каждая система непрерывно развивается вместе с услож­нением и развитием функций управления, которые она отража­ет. Наряду с этим развитие системы происходит и в связи с изменением -технологии управления, его технической оснащен­ности и усложнения управленческих задач.

Следовательно, система документации отвечает основным пр иэн а к а м с исте м ы.

2. Развитие систем документации

Системы документации, как и документ, следствие истори­ческого развития. Появление документа как одного из средств общения людей было знаменательным событием в развитии человеческого общества. С развитием государства и его -госу­дарственного аппарата управления отдельные документы при­обретают новое качественное значение. Они складываются в систему документации.

Постепенно из некогда единой системы документации в си­лу развития специализации и дифференциации управлення в отраслевом и функциональном направлениях выделились спе­циальные (самостоятельные) системы документации, обслужи­вающие отдельные функции или отрасли деятельности госу­дарства.

Процесс дифференциации систем документации примени­тельно к функциям управления привел к выделению в первую очередь системы ббщего делопроизводства, характерной для всех учреждений. Система «общего делопроизводства», воз­никнув в приказах XVI в., включала управленческую доку­ментацию, в которой фиксировалась деятельность централь­ных и местных учреждений Русского государст/ва.

В связи с расширением и усложнением функций управле­ния выделяются системы документации, в которых отражают­ся отдельные функции управления—система документации бухгалтерского учета, статистики, военной, дипломатической и других.

Система дипломатической документации, сложившаяся в дореволюционной России, наиболее ярко характеризует функ­ции управления внешними сношениями⁵⁴. Подсистемами ее являются основные задачи, (фиксируемые в документах:

1. 
   документирование договорных отношений с иностранны­ми государствами;
   
2. 
   дипломатическая переписка;
   
3. 
   документирование положения и деятельности диплома­тических агентов за границей.
   

Первая подсистема включала следующие документы: дого­ворные .грамоты (до XVLII в.), договоры, трактаты, конвенции, протоколы, ратификационные грамоты.

Вторая подсистема в свою очередь состояла из четырех более мелких подсистем, соответствующих основным задачам управления внешними сношениями: 1) дипломатическая пере­писка правительства с иностранными государствами; 2) пере­писка правительства со своими дипломатическими" агентами за границей; 3) переписка дипломатических агентов за грани­цей со своими правительствами; 4) переписка дипломатиче­ского агента за границей с правительством иностранного го­сударства.

.Первая из этих подсистем состояла из нот, меморандумов, ультиматумов, мемуаров, писем. Вторая — рескрипты, письма. Третья — грамоты, реляции, доклады, письма. Четвертая — за­писки, письма.

Подсистема «документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей» включала статейные списки (до XV'III в.), наказы, кредитивные грамоты, инструк­ции, отчеты, дневники, записи бесед, обзоры прессы, записки, паспорта.

Таким образом, рассмотренная нами система дипломати­ческой документации «... удовлетворяет всем основным опре­делениям системы, т. е. может рассматриваться как некоторое единое целое, входит составным элементом в некоторую боль­шую систему, -разбивается на части (подсистемы) и опреде­ляется некоторой величиной, характеристикой (целью или кри­терием существования)»⁵⁵.

Системы документации, появившиеся с момента образова­ния отраслевых органов управления в XV—XVI вв., не оста­лись неизменными. Появление новых учреждений и усложне­ние задач самого управления в XVII.I в. (коллегий и местных учреждений), а в XIX в. министерств, внесло качественные изменения в состав и содержание как отраслевых, так и функ­циональных систем.

Так, например, к XVI—XVII вв. относится возникновение бухгалтерского учета — включавшего учетные книги для запи­си хозяйственных операций или отдельных их видов (умолот­ные, таможенные и пр.), оправдательные документы (распис­ки, росписи). Это документы простой системы бухгалтерского учета.

Существенные изменения в XVIiII в. произошли в составе бухгалтерской документации. В связи с появлением двойной системы бухгалтерского учета возникли такие разновидности документов, как счет. Сброшюрованные счета с записями хо­зяйственных операций составляли главную книгу. В основной книге — журнале записи хозяйственных операций велись в хронологической последовательности. В балансе отражались все средства на определенный период времени в обобщенных показателях.

В документировании бухгалтерского учета XIX в. сущест­венных изменений не произошло. Новыми видами документов были учетные книги: 'Приходно-расходные для учета денежных средств и расчетные или «бухгалтерские» со сведениями о состоянии всех капиталов. На основании книг составлялись месячные и годовые отчеты.

К XVI—XVII вв. зарождается система статистического уче­та. Описание городов и уездов содержали писцовые книги. Подворные іпереписи населения фиксировались в переписных книгах. Для справочных целей составляли -приправочные кни­ги-списки с писцовых -книг.

Изменения в составе статистической документации XVIJI в. связаны прежде всего с переходом от подворной переписи к подушной. Списки населения назывались «ревизскими сказка- ками». Учет земли, населения, посевов, скота и его продуктив­ности в хозяйствах крупных феодалов вотчинников отражался в отчетах. Имеются сведения о наличии статистической отчет­ности в области промышленности. Значение статистических источников имеют церковные метрические книги. В XIX в. в связи с возникновением специальных статистических учрежде­ний последние должны были собирать статистические сведения от учреждений для отчетов губернаторов, обзоров мини­стерств, отчетов департаментов. Они были основными стати­стическими источниками для изучения хозяйственной жизни дореформенной России.

Документами бюджетных обследований были описания крестьянских хуторов. Для переписи населения составлялись ревизские сказки. Для текущего учета динамики населения, кроме метрических книг, составлялись частные списки город­ских обывателей, призывные, посемейные списки.

•Во II половине ХіІХ в. в составе статистической документа­ции появляются новые разновидности. В 1897 г. была проведе­на первая всероссийская однодневная перепись населения. Подготовкой ее проведения было составление списков населен­ных мест. При переписи населения данные вносились в личные (на каждое лицо) и в ква-ртирные (на -каждую квартиру) кар­точки.

Проводились переписи населения крупных .городов. Обще­принятыми формулярами были подворная ведомость о количе­стве строений, водоснабжении, канализации и т. п.; квартир­ный лист о числе комнат, освещении, отоплении; личный лис­ток. В некоторых случаях составлялась продовольственная карточка об учете потребления продовольствия и топлива.

Путем рассылки вопросных бланков проводились сельско­хозяйственные переписи. Отчеты фабричных инспекторов да­вали сведения о бюджете рабочих. /Ценными являются мате­риалы земской статистики—івьвписки из книг волостных прав­лений, межевых книг, топографические карты, подворные кар­точки, поселенные бланки, описания хозяйств.

Земская статистика создала :новую табличную форму обра­ботки материала. Применялись простые таблицы, которые давали только статистическое описание зарегистрированных единиц (двор, хозяйство); .групповые и ком'бинащион-ные, пред­ставляющие возможность установления зависимости всей со­вокупности признаков.

•Развитие торговли и промышленности, усложнение дело­вых связей во второй половине XIX в. вызвали к жизни особый вид документации — коммерческой. Это договоры, контракты, соглашения, заключенные между лицами и учреждениями, письма (циркуляры) об открытии, ликвидации учреждения, приглашения вступления во взаимные отношения. Группа до­кументов связана с нормами вексельного права. Вексель — долговое обязательство об уплате определенному лиіцу опре­деленной суммы в определенный срок.

Отдельную группу составляла переписка, связанная с раз­личными сделками с ценными бумагами — акциями, облига­циями. Разнообразны уведомительные письма — адвизы, реко­мендательные и кредитивно-рекомендательные (аккредитивы) письма. Особое значение имели доверенности и полномочия —

документы, на основании которых или по которым одно лицо дает другому право совершить что-либо за него или от его имени.

•Система военной документации включала в XVI в. бояр­ские книги — именные списки бояр, окольничьих, думных дво­рян, думных дьяков и т. д.; боярские списки, в которые вноси­лись поименно служилые люди; жилецкие списки — поимен­ная запись всех дворян, обязанных поочередно находиться в Москве для различных поручений; десятий — именные списки городовых дворян и детей боярских, составлявшиеся при раз­боре, верстании и раздаче денежного жалованья; полковые и сотенные списки, городовые, засечные и строельные книги и т. д.

Появление регулярной армии внесло коренные изменения в функции, задачи, организационное строительство вооруженных сил. Изменился в связи с этим и состав системы военной до­кументации. Появляются .новые виды документов, исчезают или меняют наименование и форму многие старые виды до­кументов.

В XVIII в. распоряжения подчиненным лицам оформля­лись приказами, ордерами, предписаниями. Разъяснения к вы­полнению приказов давались в инструкциях, наставлениях, правилах. Подчиненные докладывали своим начальникам ра­портами и донесениями. Учет численного состава воинских частей осуществлялся в штатах, табелях, списках, ведомостях. Офицеры получали патенты на чин, нижним чинам выдава- . лисЬ паспорта и аттестаты. Командировки военнослужащим оформлялись нарядами. Ход военных действий отражался в журналах, дислокациях, диспозициях, предположениях, и других видах документов.

Значительные изменения в системе военной документации произошли после военных реформ 60—70 -годов XIX в. Соглас­но Своду военных постановлений⁵⁶, в переписке применялись рапорты, отношения и записки. Вид документа зависел от то­го, в высшую (рапорт), в равную (отношение) или в низшую (предписание) инстанцию направляется документ. Вид доку­мента определялся не чином, а должностью. В строевой части канцелярии велись приказы, приказания, списки офицерских и классных чинов, описи лошадей, мобилизационные планы, списки, ведомости, журналы взысканий и другие виды доку­ментов.

«Положение о письмоводстве и делопроизводстве в воен­ном ведомстве» 1911 г. упростило делопроизводство и резко сократило -количество видов документов. Служебные докумен­ты делились на три вида: рапорты, предписания и сношения. Сохранились записки и официальные .письма.