Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 icon

Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8




НазваСодержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8
Сторінка12/12
Дата01.10.2012
Розмір2.88 Mb.
ТипРеферат
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   12
10.7. Бюрократизм в менеджерской системе коммуникаций

Сложная система коммуникаций в процессе подготовки управленческих решений обуславливает появление ситуаций, когда управление используется в нежелательном смысле. Примером этому является наличие бюрократизма в системе коммуникаций. Бюрократизм представляет собой осуществление всевозможных скрытых препятствий принятию решений.

Для борьбы с бюрократизмом в США, например, разработана штрафная матрица, в соответствии с которой из системы коммуникаций исключаются сотрудники, у которых время решения задач наиболее велико, а за каждое ошибочное решение и за создание очереди предложений сотрудникам устанавливается один из видов наказания, например, в форме штрафа.

В ответ на это в бюрократической организации штрафу противопоставляется волокита, которая позволяет принимать минимум решений за фиксированное время, или вообще не принимать никаких решений.

Каждый бюрократ стремится увеличить время принятия решения, но так, чтобы не оказался в числе наказанных или даже уволенных. Чтобы избежать бюрократизма, сотруднику нельзя задерживать выполнение процедуры у себя за счет превышения времени и не допускать слишком частого возвращения предложений, иначе это приведет к созданию очереди.

Выявить бюрократизм позволяет уточнение истинного наименования и содержания процедур рассмотрения предложения о принятии решения.

Перечень наименований процедур их уточненные названия и условные наименования с позиций бюрократизма приведены в таб.10.2.

Вторым направлением выявления бюрократизма является оценка наличия петель циркуляции предложения между сотрудниками организации. Количество таких циклов, или петель определяет уровень бюрократизма. Таблица 10.2



№ п/п

Официальное наименование процедуры

Уточненное содержание процедуры

Условное наименование

1.

Уточнение предложения

Любое предложение возвратить для доработки

"Встречная струя"

2.

Изучение предложения

Оттягивание решения насколько возможно

"Тянучка"

3.

Проверка полезности

Включение в решение заведомо спорного вопроса, после чего передать для согласования другому лицу

"Блок"


168

169







1

2

3

4 ~













4.

Консультация с узким специалистом

Передается другому лицу

"Рикошет"

5.

Консультация со специалистом широкого профиля

Передача для согласования по кругу

"Водоворот" ~"

Ъ.

Детализация предложения

Вместо требуемого по существу предложения принять несколько очевидных решений, не имеющих отношения к делу

"Распыл"

/.

Передача предложения более компетентному лицу

Получения мнения "сверху"

"Трансляция"

8.

Оценка применимости к другим задачам

Замена нового предложения старым, давно принятым

"Маска"

У.

Обобщение на перспективные задачи

Провернуть дело так, чтобы в решение были включены новые (посторонние) вопросы и направить на согласование и уточнение

"Захват"

[

10

Постановка новой проблемы

Принять очень общее и вполне безответственное решение, которое невозможно проверить.

"Окутывание"

^ 10.8. Неформальные коммуникации в организациях

Обмен сообщениями может осуществляться в письменной и устной форме. При этом в устной форме обмен информацией может быть с использованием формальных и неформальных каналов, очень часто при неформальном устном обмене одной из альтернативных форм являются слухи.

Предпосылкой для возникновения слухов являются неудовлетворенные потребности группы сотрудников или даже одного сотрудника в определенной информации. Основные характеристики слухов:

  • являются коллективным творчеством сотрудников;

  • призваны удовлетворить "жажду" в интересующей информации;

  • возникают там, где нет ясности обстановки;

  • связаны с наличием эмоциональной недостаточности;

  • являются важной формой выражения общественных настроений и
    мнений;

  • циркуляция слухов имеет закономерность;

170


  • стоят в одном ряду с пропагандой;

  • появляются, если есть источник способный удовлетворить
    возникший интерес;

  • средой для слухов являются унылые и инертные сотрудники;

  • фабрикация слухов создает анонимную индустрию клеветы.

При появлении слухов к ним относятся безоглядно, некритически, сужаются способности каждого рассуждать, теряется внимание, падает ответственность за высказанные догадки и решения.

Слухи, если с ними не бороться, могут стать страшной силой, толкать сотрудников на непредсказуемые поступки. Иногда слухи могут быть не разрушительной, а созидательной силой, если они управляемые и являются предварительным этапом каких-либо организационных изменений на предприятии. Основной девиз в борьбе с разрушительными слухами - не следует таить от сотрудников то, что скрыть все равно невозможно. Предприятие сильно тогда, когда сотрудники все знают, обо всем могут судить и идут на все сознательно. Поэтому, чтобы своевременно убивать слухи, т.н. заказную информацию, необходимо оперативно давать ответы на все интересующие сотрудников вопросы. В борьбе с негативными слухами надо всегда говорить правду и говорить первым.

Осуществление руководства в условиях полной гласности и честности исключает недоверие и делает руководителей неформальными лидерами, что в конечном счете содействует эффективному управлению организацией.

Демагогические приемы представления неформальной информации обусловлены мотивами и динамикой поведения сотрудников, а также управленческими чертами их характера. Основные мотивы поведения сотрудников:

  1. Потребность в выживании, надежность и безопасность;

  2. Потребность в общении;

  3. Потребность в самоуважении;

  4. Потребность в автономии и независимости;

  5. Потребность в самовыражении.
    Динамика поведения сотрудников.




  1. Черты характера сотрудника взаимодействуют.

  2. Приоритеты ценностей изменяются и часто непредсказуемы.

  3. Стимулы к работе и мотивы поведения приобретаются и видоиз
    меняются в

  4. процессе организационной деятельности.

  5. Реакции на управленческие решения различны.

6. Поведение меняется с возрастом и положением в коллективе.
Управленческие черты характера сотрудников:

  1. Каждый стремится делать то, что ему наиболее выгодно.

  2. Организация ограничивает собственную выгоду сотрудников,
    поэтому ими

171

  1. надо руководить, иначе они становятся пассивными.

  2. Рациональные решения не привлекательны, так как отнимают са
    мостоятельное мышление,

  3. Каждый стремится иметь такое окружение, в котором он чувствует
    себя надежно, имеет интересную работу, приятных коллег, при
    знание и возможность свершений.

Иногда мотивы, динамика поведения и управленческие черты отдельных сотрудников побуждают добиваться собственных целей, спекулируя на чувствах и стремлениях других сотрудников, вводя их в заблуждение. Таких сотрудников называют демагогами. Под демагогией понимают ложь в облике правды, или раздавание неисполнимых обещаний и призыв к розовым мечтаниям.

Почву для демагогических утверждений создают упрощенный подход к решению проблем и различного рода иллюзии, а также безудержный оптимизм.

Демагогические приемы могут приносить только кратковременный положительный результат, но неизменно заканчиваются разочарованием и скептицизмом сотрудников.

Демагогами обычно выступают те, кто стремится оставаться в руководстве, а также бездельники и болтуны, скрывающие за криками собственные замыслы и действия. Демагогия превращает свободу слова в свободу демагогии. Весьма опасна демагогия, когда она возведена в ранг миссии и стратегии предприятия. При этом огромная энергия сотрудников будет отдана пустословию и праздным словопрениям.

У демагога обычно нет системы мыслей, а есть только импровизация и уловки. Собственный интерес демагога облекается в надежды и чаяния сотрудников. Примером демагогии являются утверждения: остро обсудили, наметили мероприятия, создана комиссия, будут приняты меры и др.

Демагоги часто спекулируют именем интересов страны, в высказываниях забегают вперед и предостерегают от каких-либо действий, пугая ужасными последствиями. Мерами борьбы с демагогией являются:

  1. Требования конкретности относительно сделанного и что это дало.

  2. Дискуссии должны носить деловой и конструктивный характер,

  3. сопровождаемый реальными действиями в отстаивании позиции.

  4. Демагогическим уловкам надо противопоставить знание и сме
    лость.

  5. Сдержанный и реальный оптимизм.

172

^ 10.9. Воздействие на партнера в процессе неформальной коммуникации

  1. При обмене информацией следует оперировать простыми, ясными и
    точными понятиями.

  2. Аргументация должна быть корректной:


если партнер прав, надо открыто и сразу это признавать;

следует продолжать оперировать только теми аргументами и понятия
ми,

которые уже приняты партнером;


  • сначала надо ответить на аргументы партнера, а потом только приводить
    свои собственные;

  • в любой ситуации надо сохранять вежливость.

3. Надо учитывать особенности партнера:

- аргументацию нацеливать на цели и мотивы партнера;

- не следует просто перечислять факты или аргументы, лучше показывать их

- преимущества или недостатки;

  • употребляйте только понятную терминологию;

  • соизмеряйте темп и насыщенность аргументации с особенностями ее
    восприятия партнером;




  1. Как можно нагляднее надо излагать свои идеи, соображения, доказа
    тельства, не забывая при этом стратегии и потребности партнера.

  2. Не следует слишком подробно аргументировать, лучше использовать
    яркие доводы.




  1. Следует своевременно делать выводы и обобщения в ходе обмена ин
    формацией.

  2. В процессе коммуникации следует пользоваться специальными приемами

аргументации:

  • постепенное подведение партнера к противоположным выводам;

  • постепенное подведение партнера к полному согласию путем получения

  • согласия сначала в главном, а затем и в частностях;

  • разделение аргументов партнера на верные, сомнительные и ошибочные с

последующим доказательством несостоятельности общей позиции;

- строить разговор следует так, чтобы партнер побольше отвечал на
вопросы положительно, тогда ему проще будет согласиться в целом;

  • соглашаясь с аргументами партнера, внезапно опровергайте все его
    доказательства с помощью сильного аргумента;

  • умышленно медленно проговаривайте вслух наиболее слабые места в

аргументации партнера;

- в дискуссии с интеллектуальным партнером надо указывать ему как
сильные, так и слабые места того, что Вы предлагаете.

При взаимодействии с партнером надо руководствоваться следующими правилами:

173

  1. Критические замечания надо высказывать непосредственно и же
    лательно наедине;

  2. Не сравнивайте партнера с другим человеком, иначе это может его
    унизить;

  1. Критиковать надо только те качества партнера, которые он реально
    может изменить;

  2. Показывать свое неудовольствие надо только голосом, но не ми
    микой и жестами;

  3. Не следует использовать категоричные слова никогда или всегда.
    Это свидетельство предвзятости;

  4. Следует избегать проявления раздражительности и злости;

  5. Высказывая критические замечания на следует касаться мотивов
    поведения партнера;

  6. Не следует ожидать от партнера и требовать открытого признания
    собственной вины;

  7. Не извиняйтесь за свои замечания, иначе это будет демонстриро
    вать Вашу неуверенность.

Ю.Научитесь воспринимать критику в свой адрес без враждебности, при спокойствии, без отшучивания, с понятием.

^ 10.10. Рекомендации по коммуникациям при осуществлении руководства

При осуществлении руководства возникает потребность воздействия на подчиненного или на весь руководимый коллектив с целью добиться изменения поведения или отношения к чему-либо.

Перед началом коммуникаций надо провести анализ предпосылок, т.е. того что побуждает сотрудника действовать тем или иным способом, а также анализ его собственного поведения с учетом особенностей ситуации последствий поведения сотрудника.

При этом возможно сопротивление сотрудника предлагаемым организационным изменениям.

Эффективными стратегиями преодоления такого сопротивления являются:

  1. Информирование, т.е. снижение уровня неопределенности ситуа
    ции.

  2. Привлечение к участию и вовлечение, что делает сотрудника
    соучастником решения проблемы. Это возможно если он
    достаточно компетентен.

  3. Помощь и поддержка, благодаря чему можно выработать лучший
    подход к проблеме, но придется потерять время.

  4. Переговоры и соглашения используются тогда, когда становится яс
    но, что возможно значительное сопротивление решению проблемы.

  5. Управление и кооптация (символическое участие).Стратегия опас
    на, если сотрудники догадаются, что ими манипулируют.

  6. Откровенное и скрытое принуждение применимо, когда важна
    скорость проведения перемен, и когда, у вас есть.для этого реаль
    ная сила. Позитивно то, что быстро и эффективно преодолевает
    сопротивление. Негативно то, что есть риск вызвать волну возму
    щения исполнителя.

Таким образом, надо правильно сориентироваться в обстановке и принять наиболее эффективную стратегию.

174

^ СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

  1. Батурин Ю.М. Проблемы компьютерного права. - М.: Юрид. лит., 1991.

  2. Бачило И.Л. О собственности на информацию.// Законодательные про
    блемы информации общества./ Труды ИЗ и СП. - 1992. - Вып. 52.

З.Гаврилов О.А. Теоретические проблемы развития законодательства в сфере информации и информатизации.// НТИ.Сер 1 - 1995. - №1

  1. Галитенко В. Информационная безопасность: обзор основных положе
    ний // Компьютерное обозрение. - 1996. - №33.

  2. Галитенко В. Информационная безопасность: обзор основных положе
    ний // Компьютерное обозрение. - 1996. - №35.

  1. Горлов Г.Р. Очерки об информационной технологии. -М., 1992.

  1. Демин В.В., Судов Е.В. Интегрированная система информационной
    безопасности // Сети и системы связи. - 1996. - №9.

  2. Евдокимов А., Макаров О. Как защитить информацию // Глобальные се
    ти и телекоммуникации. - 1997. - №8.

  3. Жарков В.И. Обеспечение безопасности данных на уровне предприятий
    // Сети и системы связи. - 1994. - №9.




  1. Закон Украины "О защите информации в автоматизированных системах"
    от 05.06.94 г. // Ведомости Верховного Совета Украины. -1994. - №31

  2. Закон Украины "О информации" от 02.10.92 г. // Ведомости Верховно
    го Совета Украины. -1992. - №48

  3. Закон Украины "О научно-технической информации" от 25.06.93г.
    // Ведомости Верховного совета Украины. -1993. - №48

  4. Закон Украины "О печатных средствах массовой информации (печати)
    в Украине" от 16.11.92 г. // Ведомости Верховного Совета Украины. -

1993. - № 1

  1. Закон Украины "О предприятиях в Украинской ССР" от 27.03.91г.
    // Ведомости Верховного Совета УССР. -1991. - № 24

  2. Закон Украины "О себестоимости" от 01.02.91 г. // Ведомости Верхов
    ного Совета Украины. -1991. - № 26

  3. Закон Украины "Об авторском праве и смежных правах" от 23.12.93 г.
    // Ведомости Верховного Совета Украины. - 1994. - № 13

  4. Закон У кражи " Про нацюнальну програму шформатизаци" в!д
    04.02.98 р.// Урядовий кур'ер. - 1998. - № 48-49.

  5. Компьютеры и экономика: экономические проблемы компьютеризации
    общества. - М.: Наука, 1991.




  1. Кочетков Г.Б. Автоматизация конторского труда в США: теория и
    практика офиса будущего. М.: Наука, 1985.

  2. Лазарев В.Т. и др. Вычислительные комплексы, системы, сети. Л.:
    Энергоатом, 1992.

21.Мамиконов А.Г. Методы разработки автоматизированных систем

управления. - М.: Энергия, 1989.

175

  1. Мартин ДЖ. Организация баз данных в вычислительных системах. -
    М.: Мир, 1988.

  2. Никифоров И. Правовое регулирование развития информатики. // Про
    блемы информации - 1994. - № 3-4

  3. Пальшин Б. Проблемы информатизации Украины: о зарубежном опыте
    разработки и реализации программы информатизации // Сотри1ег
    \Уог1<1. -Киев. -1995. -№1

  4. Первышин Э.К. О развитии телекоммуникационной инфраструктуры в
    регионах // Проблемы информатизации. -1993. -№ 1-2.

  5. Письменский А.А. Информационное право Украины. Законодательст
    во, комментарии, перспективы. - Харьков: Бизнес Информ, 1996.

  6. Прохорова А.И„ Эльтура Р.Э. Анализ и учет факторов, влияющих на
    эффективность деятельности человека-оператора. - Рига, 1996.

  7. Уэлдон Дж. Административные базы данных в вычислительных сис
    темах / пер. с англ. - М.: Мир, 1988.

  8. Хорошевский В.Г. Технико-экономический анализ эффективности функ
    ционирования вычислительных систем // Электроника. -1992. - №1.

  9. Швартау У. Как обеспечить информационную безопасность предпри
    ятия // Глобальные сети и телекоммуникации. - 1997. - № 8

  10. Организация работы с документами. Учебник.- М., 1998.

  11. Черкасов В.В. Проблемы риска в управленческой деятельности.- М., К:
    Рефл -бук, 1999

  12. Письмак В.П. Региональные аспекты социального режима инвестиро
    вания: теория и практика, проблемы и решения. - Донецк, 2000.

  13. Гурне Б Державне управления. - К., 1993.

  14. Планкетт Л., Хейл Г. Выработка и принятие управленческих решений.
    -М.: Экономика, 1984.

  15. Крулькевич М.И. Винарик А.С. Менеджерские системы коммуникаций
    в организациях - Донецк, 1999.

  16. Информационные и эксперные системы в предпринимательской деяте
    льности (М.И.Крулькевич, И.Ф.Черноволенко, Т.В.Василькова и др.) -
    Донецк: ИЭПИ НАН Украины, 1999.

176
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   12

Схожі:

Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconТема процессы принятия решения и управление содержание процесса управления
Содержание процесса управления. Процесс управления деятельность объединенных в определенную систему субъектов управления, направленная...
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconДокументи
1. /Введение.doc
2. /Глава 1-Общ вопр...

Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconДокументи
1. /Введение.doc
2. /Глава 1-Общ вопр...

Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconТема Сущность и содержание менеджмента Понятие управления
Понятие управления. В науке управления фундаментальным поня­тием является понятие "управление". Не давая его строгого формального...
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconТема Сущность и содержание менеджмента Понятие управления
Понятие управления. В науке управления фундаментальным поня­тием является понятие "управление". Не давая его строгого формального...
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconЛекція 2 "Економічна інформатика" Тема Теоретичні основи економічної інформатики
Экономическая информация, это сведения об экономических процессах, имеющих место в обществе
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconЛекція 2 "Інформатика та комп'ютерна техніка" Тема Поняття економічної інформації
Экономическая информация, это сведения об экономических процессах, имеющих место в обществе
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconЛекція 2 "Інформатика та комп'ютерна техніка" Тема Поняття економічної інформації
Экономическая информация, это сведения об экономических процессах, имеющих место в обществе
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconЛекція 2 "Інформатика та комп'ютерна техніка" Тема Поняття економічної інформації
Экономическая информация, это сведения об экономических процессах, имеющих место в обществе
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconЛекція 2 "Інформатика та комп'ютерна техніка" Тема Поняття економічної інформації
Экономическая информация, это сведения об экономических процессах, имеющих место в обществе
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи