Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 icon

Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8




НазваСодержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8
Сторінка7/12
Дата01.10.2012
Розмір2.88 Mb.
ТипРеферат
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12
Глава 6. МЕТОДЫ И ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

^ 6.1 Информационный кругооборот

Методы и технические средства информационной деятельности чрезвычайно разнообразны. Несмотря на разнообразие, имеются общие черты и закономерности их использования. Именно эти черты позволяют определить общие принципы, методы и средства, а также специальные приемы информационной деятельности.

В настоящее время наряду с документированными носителями информации все большее применение имеют изобразительные, звуковые и визуальные средства информации, а также материалы машинной обработки данных. Следовательно, в информационной деятельности, помимо документированных носителей все больше используются радио, телевидение, связь, зяеиронно-вычислительная техника. Для повышения эффективности их применения важно прежде всего расширить толкование традиционных понятий, связанных с носителями информации, документами и документацией.

Документом назовем носитель информации, в котором содержатся Первичные данные, которые после их получения могут быть многократно воспроизведены.

Раньше документами считались только текстовые, то есть рукописные и печатные материалы. С появлением и распространением визуальных и звуковых средств информации документами считаются также фотографии, кинофильмы, слайды, магнитные ленты, дискеты и жесткие диски.

Деятельность, связанная с первичной обработкой документов, называется документированием, а продукция документирования - вторичными документами. В понятие "документация" включается, и документирование и первичные документы по совокупности.

Всем видам документов соответствуют определенные виды документации. К ним относятся: специальная литература, изобразительные материалы, звуковые записи, телезаписи и информация машинной обработки данных.

Таким образом, под документацией понимается не только специальная литература, но и продукция других средств информации, которые представляются как в виде печатных материалов, так и в форме кодирования.

Полный цикл информационного оборота включает сбор, обработку, хранение, передачу и использование информации. Каждый из указанных этапов информационной деятельности включает следующее содержание:

Сбор информации - получение, приемка, подготовка, кодирова
ние, размножение, перевод в другие виды документов;

Обработка информации - преобразование специальной литерату-
РЫ, цифровых данных и носителей зрительно-слуховой информации;


100

101

Хранение информации бывает архивным, библиотечным, ком
пьютерным и персональным;

Передача информации может осуществляется путем информиро
вания, показом материалов и перемещением данных;

Использование информации потребителем зависит от его целей:
для ориентации относительно ситуации или тенденции, для выбора необ
ходимой информации из всей ее совокупности, для использования по на
значению и для подготовки и принятия управленческих решений.

Методы и технические средства отдельных этапов информационной деятельности различаются в зависимости от того, какая это информация: текстовая или аудиовизуальная и от используемых носителей информации.

^ 6.2. Сбор информации

Бесперебойная и планомерная работа любого предприятия предполагает наличие хорошо налаженной системы информации, которая в свою очередь предполагает планомерную информационная деятельность, включающую организованный сбор, обработку, хранение информации и обеспечение своевременности ее получения.

В зависимости от источников информация делится на две группы: о внутренней деятельности предприятия и о внешних факторах и событиях, касающихся видов деятельности предприятия.

Сбор информации включает следующий комплекс видов деятельности:

получение документов от кого-либо, составление, запрос и прием;

копирование документов в размере оригинала и в измененных
размерах;

размножение документов;

перевод документов с иностранных языков.

Прямое или косвенное отражение внутренней или внешней среды предприятия позволяет вручную или машинным путем фиксировать, а затем воспроизводить и использовать широкий круг информации, необходимой для управления предприятием. Под составлением документов понимается регистрация в них информации.

Составление документов считается одной из главных задач информационной деятельности. Поэтому знание различных средств и методов этой работы одинаково важно для организаторов, и для руководителей информационной деятельности.

В настоящее время признано, что наиболее целесообразно с помощью ПЭВМ регистрировать и хранить данные. Такой способ позволяет без дополнительных затрат живого труда вводить в компьютер, размножать и передавать зафиксированные данные.

В информационной деятельности все большее значение начинает приобретать видеоинформация особенно с появлением сканирующих уст-

йств. Ее достоинства определяются, с одной стороны, наглядностью, по-(асольку значительную часть сведений люди получают посредством зри-тепьного восприятия, а с другой, - эффективностью. Для документирования технологических процессов и технических приемов с успехом может применяться видеосъемка. Основу изображений на магнитной ленте составляют световые сигналы, поддающиеся хранению.

В свою очередь магнитная звукозапись восстанавливает информационный смысл слов и предложений, вытесняет стенографию, изменяет характер переписки, облегчает хранение документов и т.п. Получили рас-пространение наряду с магнитофонами и диктофоны с магнитными дисками, обеспечивающие весьма хорошее качество записи и воспроизведение звука и удобные в применении.

Копирование документов осуществляется преимущественно с ис-нользованием ксероксов.

Для целей сбора информации важное значение имеет качество перевода с иностранного языка. Использование неудачной, неправильной специальной терминологии, нарушение грамматических правил могут значительно исказить действительный смысл информации, содержащейся в переводах. При переводе специальных текстов, помимо знания ино-странного языка, необходимо достаточное знакомство с областью науки, к которой относится переводимая информация, и умение стилистически грамотно излагать текст перевода. Для обеспечения этих требований целесообразно организовывать технический контроль и рецензирование переводов. В процессе технического контроля следует сравнить текст перевода с оригиналом и исправить выявленные ошибки. В отдельных случаях требуется так называемый юридически заверенный перевод.

Сейчас достигнуты определенные результаты в области компьютерного перевода, который уже находит широкое распространение.

^ 6.3. Обработка информации и документов

Обработку информации обычно ведут по двум направлениям: по заранее установленной форме с целью учета и отыскания нужных сведений и по содержанию информации обработкой данных и фактов, содержащихся в документах.

Обработка по заранее установленной форме включает следующие стадии: регистрация, проверка, введение в каталог и составление библиографического описания.

Все многообразие воспринятых сведений о реальном объекте в процессе информационной деятельности должно быть преобразовано в систему однородных сигналов, способных перерабатываться в мозгу чело-вычислительном органе компьютерной системы.


102

103

Преобразование сведений в сигналы (символы) называется кодификацией, а система символов представляет собой информационный язык управления. В современных компьютерных системах обработки информации, когда сочетаются различные типы приемных устройств и вычислителей, могут применяться несколько систем символов, что требует перевода с одного языка на другой. Технические средства, реализующие эту цель, называются трансляторами.

Переработка информации состоит в таком изменении ее содержания, которое тождественно изменению сведений об управляемом объекте в процессе его функционирования при достижении заданной цели. Чтобы обеспечить требуемую тождественность, необходимо знать законы протекания управляемых процессов и преобразовать эти законы в порядок действий по изменению содержания информации, а цель процесса - в целевую функцию переработки информации. Этот порядок называется алгоритмом моделирования, а его определение - формализацией процесса. Средством формализации служит специально разрабатываемый математический аппарат, позволяющий отражать материальные явления в форме взаимодействия и взаимосвязи символов.

Процедура переработки информации непосредственно связана с процедурой выбора решения, которая строится на сравнении получаемых результатов с заданными ограничениями. Ограничения представляют закодированные сведения о таких состояниях управляемого объекта, которые в реальности невозможны или недопустимы. По степени обработки и роли в информационном процессе информация подразделяется на первичную и производную, а последняя - в зависимости от назначения - на промежуточную, командную и отчетную. Сама по себе первичная информация представляет собой лишь отражение воспринимаемых свойств управляемого объекта и не может быть использована для целенаправленного воздействия на него.

Производной называется та информация, которая получена не прямым восприятием свойств объекта, а путем переработки первичной информации.

Промежуточная информация представляет собой ту часть производной информации, которая обработана по алгоритмам, но не может быть использована в качестве управленческих решений, а должна быть для этого обработана по другим алгоритмам.

Командная информация представляет собой управленческие решения, переведенные на язык, доступный пониманию исполнительного органа.

Отчетная информация не используется непосредственно в управлении, а передается на вышестоящий иерархический уровень управления для использования в качестве промежуточной.

По времени получения и периоду использования информация делится на оперативную, нормативную и регламентирующую.

Оперативная информация возникает как отражение состояния объекта или окружающей среды в определенный момент. Длительность мо-мента определяется характером регулируемого результата и способностью органа управления к оперативному действию.

Нормативная информация характеризует возможные результаты протекания процесса в определенный период, обусловленный целевой функцией, ограничительными условиями, величиной и состоянием различных ресурсов.

Регламентирующая информация устанавливает требуемые результаты протекания управляемого процесса, которые определяются содержанием управленческого решения. Эта информация имеет директивный характер.

В зависимости от возможности использования и ценности информация подразделяется на полезную, избыточную и ложную.

Полезная информация характеризуется достоверностью, полнотой, своевременностью и доступностью для обработки.

Избыточность информации вызывается или наличием сведений, не имеющих отношения к содержанию принимаемых решений, или объемом, недоступным для своевременной обработки органом управления.

Ложная информация возникает при неисправности технических средств, искажениях в процессе восприятия, передачи и перевода информации, ошибках при ее переработке. Особый случай, когда информация ложна из-за ее недостаточности.

Пространственная характеристика информационного процесса ;складывается из координат всех мест ее получения, обработки, хранении и передачи, определенных структурой аппарата управления.

Временные характеристики информационных процедур определяются временем нахождения информации в каждом пункте ее обработки , периодичностью операций, скоростью перемещения информации по каналам связи, структурой цикла обработки.

Объемные показатели информации определяются ее массой, выраженной в соответствующих единицах измерения.

При обработке документов по,характеру содержания главной является их классификация, цель которой состоит в создании условий, облегчающих нахождение нужной информации в документах и выполнение задач, связанных с их хранением, отбором, размножением и т.д.

^ 6.4 Предоставление информации потребителю

Конечным пунктом назначения информации является предоставление ее потребителю или заказчику. В процессе передачи информации между потребителем ее и информационной системой складывается двухстороння Связь. Эта связь с позиций информирующего может быть трех видов.

1. Информирование потребителя об имеющейся информации. Основой для справок служит система учета информации данного информа-


104

105

ционного органа. Систематические или разовые заказы потребителей удовлетворяются различными поисковыми методами. Об изменении запаса информации информационный орган сообщает заинтересованным потребителям путем рассылки или устными сообщениями.

Показ заказанных документов организуется с тем, чтобы потре
бители могли выбрать необходимые им материалы.

Передача отобранных документов заказчику для использования
их по назначению. Использование документов возможно и в местонахож
дении информационного органа, однако чаще всего заказчик забирает с
собой отобранные документы или получает их по официальным каналам
связи. Для этих целей информационный орган может предоставлять заказ
чикам во временное пользование оригиналы документов либо снимать с
них копии с последующей передачей их заказчику. Иногда информацион
ный орган по заказу потребителей может размножать документы в необ
ходимом количестве экземпляров.

Формы передачи информации конечным потребителям различаются в зависимости от вида и характера документов.

Наиболее распространенными общими формами являются следующие:

1. Индивидуальные формы, характеризующие передачу потребите
лям однотипных документов. Сюда относятся:

- устное информирование, в том числе собрания, конференции, се
минары и т.д.;

печатные материалы, в том числе инструкции, методики, указания, и т.п.;

звуковая информация, в том числе магнитные ленты, диски, диске
ты и др.;

неподвижные изображения, в том числе фотографии, чертежи, ри
сунки, плакаты и др.;


подвижные изображения, в том числе киноленты и видеомагнит
ные записи;

видео и звуковые носители информации, в том числе модели, тон
фильмы, телевидение.

2. Комбинированные формы передачи информации - сочетание
двух индивидуальных форм передачи данных.

3. Комплексные формы передачи данных - систематическое использо
вание одновременно нескольких индивидуальных форм предоставления ин
формации: выставки, показы и демонстрации, научные командировки.

Естественно, использование указанных форм зависит от возможностей информационного органа.

^ 6.5. Документационные средства коммуникаций

Коммуникации занимают до 80% рабочего времени менеджера. При этом затраты времени на документационные средства составляют в среднем 25 процентов.

Документирование информационных процессов включает операции по фиксации и оформлению необходимой для осуществления управленческой деятельности информации на различных носителях и по установленным правилам. Документ представляет собой предусмотренную законом или административными правилами материальную фор"му получения, хранения, распространения и использования информации. За год в Украине создается около 200 млрд документов, причем в основном на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Документы готовятся для реализации следующих целей:

  • обеспечение доказательств, заверение гарантий;

  • фиксация информации для принятия и передачи решений;

  • регистрация хозяйственных операций и управленческих распоря
    жений;

- поддержка нормативной базы для решения и корректировки задач.
Юридическими основаниями для создания документов и работы с

ними являются Конституция Украины, Законы Украины, нормативно-правовые акты Президента, органов исполнительной власти, местного самоуправления.

Основаниями для создания внутрифирменных документов являются удостоверения действительности и содержания управленческих действий, передача, хранение, переписка с руководящими органами и осуществление оперативных связей.

В процессе коммуникации важным является соблюдение режима доступа к документам, под которым понимается предусмотренный правовыми нормами порядок получения, использования, рассмотрения и хранения документов. Обычно документация бывает с открытым доступом и ограниченным. К первой относятся следующие виды: статистическая, массовая, о решениях органов власти, правовая, о персонале, справочная и социологическая. Ко второй - секретная и конфиденциальная. В свою очередь секретная делится на секретную, совершенно секретную и документацию особой важности. Конфидециальная - это коммерческая тайна, профессиональная тайна, для служебного пользования, патенты и ноу-хау.

По зарубежной классификации всю документацию делят на три класса:

деловая, в которую включают биржевую, финансовую,
коммерческую, экономико-статистическую, распорядительную,
торгово-транспортную;

для использования специалистами - научно-техническая и


106

107

специальная, предпринимательства, права, информатики, компьютерной технологии;

- для массового потребления.

Каждый документ характеризуется наличием жизненного цикла, включающего проектирование, создание, функционирование, хранение и уничтожение; основанием классификации, основными элементами которой, являются элементы и реквизиты.

Юридическая сила документа - это возможность быть доказательством, подтвердить какой либо факт или право на что либо, тесную связь с подлинностью.

Основные требования к оформлению документов, определяющих их юридическую силу условно разделяют на две группы:

создание единого перечня документов, отражающего компетенцию
предприятия;

соблюдение порядка подготовки, оформления и утверждения вы
пуска документов.

При этом перечень форм документов составляется на основе нормативно-правовых актов, учредительных документов предприятия, действующих классификаторов в разрезе структурных подразделений и утверждения имеющими полномочия для этого.

Правила подготовки, утверждения и выпуска документов устанавливают необходимость наличия у каждого официального документа следующих пяти элементов, определяющих его юридическую силу:

указание автора документа;

наименование формы документа;

дата издания;

регистрационный номер;

- удостоверение подлинности происхождения документа ( подпись,
утверждение, печать).

Документ, как правило, оформляется на бланке, который отвечает требованиям соответствующего стандарта, а также имеет установленный комплекс обязательных реквизитов со стабильным порядком их расположения.

Нарушения законодательства Украины о работе с документами влечет ответственность: дисциплинарную, гражданскую, правовую, административную и уголовную.

Уголовная ответственность существует при утрате документов, которые содержат государственную или военную тайну, при краже, повреждениях, подделке документов, а также за внесение недостоверной информации в документы должностными лицами.

Подлежит наказанию незаконный сбор с целью использования сведений, которые являются коммерческой тайной, умышленное разглашение коммерческой тайны, если этим нанесен значительный материальный ущерб.

Документы на машинном носителе информации приобретают юри-|р1ческую силу при наличии обязательных реквизитов: код и наименование организации, автора документа, почтового адреса, кода формы документа, даты создания документа, кода лица, ответственного за правильность создания документа, ответственного за правильность создания до-[сумента и подписанного сопроводительного письма.

Документы из межотраслевых систем документации создаются на основе формуляров-образцов, которые утверждены соответствующими стандартами. Формуляр-образец представляет собой единую модель построения комплекса документов, и устанавливающую совокупность реквизитов, присущих документам этого комплекса, расположенных в установленном порядке.

Требование к формуляру-образцу включают:

  1. Утверждение форматов бумаги и вариантов расположения
    составляющих документа.

  1. Служебные поля: левое и верхнее - 20мм, правое и нижнее 10мм.

  2. Элементы конструкционной сетки, которые создаются на

4. Размещение пересечении вертикальных линий (расстояние меж
ду двумя линиями - 2,6 мм) и горизонтальных (расстояние ана
логично - 4,25 мм), частей и зон - заголовочной, основной и
оформляющей.

5. Перечень и размещение реквизитов унифицированной формы
документа.

Организация работы с документами - это создание условий, которые обеспечивают хранение необходимой информации и снабжение ею потребителя в определенное время с минимизацией затрат и включает организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль исполнения и подготовку документов для передачи в архив.

В зависимости от количества документов и организационной Структуры доля документов, которые рассматривает и подписывает менеджер информационной деятельности может колебаться от 10 до 100 Процентов. Решения по схеме и условиям документооборота фиксируется в виде табеля документов, графика документооборота, должностных инструкций и положений о подразделениях организации.


108

109

1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

Схожі:

Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconТема процессы принятия решения и управление содержание процесса управления
Содержание процесса управления. Процесс управления деятельность объединенных в определенную систему субъектов управления, направленная...
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconДокументи
1. /Введение.doc
2. /Глава 1-Общ вопр...

Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconДокументи
1. /Введение.doc
2. /Глава 1-Общ вопр...

Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconТема Сущность и содержание менеджмента Понятие управления
Понятие управления. В науке управления фундаментальным поня­тием является понятие "управление". Не давая его строгого формального...
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconТема Сущность и содержание менеджмента Понятие управления
Понятие управления. В науке управления фундаментальным поня­тием является понятие "управление". Не давая его строгого формального...
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconЛекція 2 "Економічна інформатика" Тема Теоретичні основи економічної інформатики
Экономическая информация, это сведения об экономических процессах, имеющих место в обществе
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconЛекція 2 "Інформатика та комп'ютерна техніка" Тема Поняття економічної інформації
Экономическая информация, это сведения об экономических процессах, имеющих место в обществе
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconЛекція 2 "Інформатика та комп'ютерна техніка" Тема Поняття економічної інформації
Экономическая информация, это сведения об экономических процессах, имеющих место в обществе
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconЛекція 2 "Інформатика та комп'ютерна техніка" Тема Поняття економічної інформації
Экономическая информация, это сведения об экономических процессах, имеющих место в обществе
Содержание введение 6 Глава информация в процессах управления 8 iconЛекція 2 "Інформатика та комп'ютерна техніка" Тема Поняття економічної інформації
Экономическая информация, это сведения об экономических процессах, имеющих место в обществе
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи