Образовательная программа проект 2: индивидуальная траектория обучения и качество образования icon

Образовательная программа проект 2: индивидуальная траектория обучения и качество образования




НазваОбразовательная программа проект 2: индивидуальная траектория обучения и качество образования
Сторінка1/12
Дата08.06.2013
Розмір2.34 Mb.
ТипОбразовательная программа
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12


ИННОВАЦИОННАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ПРОГРАММА


Проект 2: индивидуальная траектория обучения
и качество образования
Цель: ориентированное на требования рынка

образовательных услуг улучшение качества
подготовки и переподготовки специалистов


Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования

Владимирский государственный университет


^ А.Г. СЕРГЕЕВ


ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ
И ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
В УПРАВЛЕНИИ КАЧЕСТВОМ
ОБРАЗОВАНИЯ


Учебное пособие


Владимир 2008


УДК 378.01
ББК 74.58
С 32

Рецензенты:

Кандидат технических наук, доцент
начальник отдела информации и документооборота
Владимирского государственного университета

^ О.А. Назарова


Зам. директора ФГУ «Владимирский центр стандартизации,
метрологии и сертификации»

С.И. Смирнов


Печатается по решению редакционного совета
Владимирского государственного университета


Сергеев, А. Г. Документирование процессов и деятельности в
С 32 управлении качеством образования : учеб. пособие / А. Г. Сергеев ;
Владим. гос. ун-т. - Владимир : Изд-во Владим. гос. ун-та, 2008. -
150 с. - 18БК 978-5-89368-815-3.


Обобщены принципы документирования системы менеджмента качества (СМК)
в вузе. На основе структурирования документации, используемой в вузе, обоснованы
правила, виды и задачи документирования процессов и деятельности в образователь-
ном учреждении. Подробно рассмотрены документы концептуального и производст-
венного характера и управления документацией на примере шести обязательных доку-
ментированных процедур. Приведены типичные ошибки при документировании и ме-
тодика документальной оценки зрелости вуза.

Предназначено для студентов специальностей «Управление качеством», «Мет-
рология и метрологическое обеспечение», «Стандартизация и сертификация», а также
для широкого круга работников, связанных с вопросами обеспечения качества продук-
ции и услуг (работ).

Табл. 25. Ил. 13. Библиогр.: 16 назв.

УДК 378.01
ББК 74.58

18БК 978-5-89368-815-3 © Владимирский государственный

университет, 2008


ОГЛАВЛЕНИЕ


ВВЕДЕНИЕ 5


Глава 1. КРАТКИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА
^ КАЧЕСТВА (СМК) ОБРАЗОВАНИЯ 6

  1. Модель СМК вуза 6

  2. Факторы, влияющие на качество образовательного

процесса 8

Глава 2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТАЦИИ В СИСТЕМЕ КАЧЕСТВА
^ ОБРАЗОВАНИЯ ВУЗА 11

  1. Основные правила при документировании СМК 11

  2. Требования к документации и задачи документирования
    процессов СМК 14

  3. Виды и назначение документации, используемой в СМК

вуза 22

^ Глава 3. ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ СМК ОБРАЗОВАНИЯ 26

3.1. Внутренние концептуальные руководящие документы

вуза 26

  1. Доктрина 26

  2. Политика 28

  3. Цели 31

  4. Стратегия 32

  5. Видение 36

  6. Миссия 37

  7. Ценности 39

  8. Взаимосвязь концептуальных документов

и ответственность за их исполнение 41

  1. Руководство по качеству 44

  2. Планирование системы качества 52

  3. Документирование процессов и деятельности СК вуза 60




  1. Спецификация процессов 60

  2. Информационная карта процесса 62

  3. Документированные процедуры и записи 69

  4. Нерегламентируемые и дополнительные документы

и методики по качеству 74


^ Глава 4. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ 80

  1. Общие требования к управлению документацией 80

  2. Стандарты организации 84

  1. Управление документацией через документированные
    процедуры 86

  1. Управление записями 94

  2. Внутренние аудиты 104

  3. Управление несоответствующей продукцией 111

  1. Документирование корректирующих и предупреждающих
    действий 116

  2. Типичные ошибки и управление пересмотром и хранением
    документации 124

Глава 5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УРОВНЯ ЗРЕЛОСТИ ВУЗА 128

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 137

ПРИЛОЖЕНИЯ 141

^ БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 149


Русскому народу есть только
один выход и одно спасение -
возвращение к качеству и его
культуре.

И.А. Ильин «Спасение
в качестве», 1928 г.



Сначала думай - потом пиши.
Написал - прочитай.
Прочитал - сократи на четверть.
Хороший документ - краткий
документ.

^ Журнал «Стандарты и качество»


В В Е Д Е Н И Е


При реализации систем менеджмента качества (СМК) на любом
предприятии, в том числе и в вузе сотрудники сталкиваются с понятиями
документооборота, делопроизводства и документирования. Эти понятия
нельзя смешивать.

Различие между ними состоит в том, что системы делопроизводства
обеспечивают работу с документами и реквизитами регистрационно-
контрольных форм в соответствии с принятыми правилами и стандартами
делопроизводства.

Системы документооборота обеспечивают строго регламентирован-
ное и формально контролируемое движение документов внутри и вне ор-
ганизации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Если основным назначением систем делопроизводства является до-
кументальная регистрация тех или иных свершившихся действий и собы-
тий (например, «документ принят к исполнению», «документ передан для
исполнения конкретному сотруднику», «на документ дан ответ») в соот-
ветствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только
регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы ра-
боты над документами.

Одна из целей международных стандартов качества ИСО серии 9000
состоит в сокращении документооборота в СМК. Для этого в п. 4.2 ГОСТ Р
ИСО 9001-2001 введены требования к документации, определена ее но-
менклатура и приведены принципы управления документацией. Все эти
работы относятся к сфере документирования разрабатываемой и дейст-
вующей СМК.


Международный стандарт 180 8402 : 1994 определяет содержание совре-
менного менеджмента качества как метод управления организацией, осно-
ванный на сотрудничестве всех ее работников, ориентированный на каче-
ство и обеспечивающий удовлетворение запросов потребителей.

Система менеджмента качества - это часть системы внутреннего
управления. Она позволяет контролировать и координировать процессы
планирования, обеспечения и улучшения качества. Основной мотив для
внедрения СМК - стремление повысить эффективность операцией и до-
биться улучшения качества результатов деятельности. Система управления
качеством представляет собой совокупность управленческих органов и
объектов управления процессами, мероприятиями, методами и средствами,
направленными на установление, обеспечение и поддержание высокого
уровня качества продукции (работ, услуг) [1].

СМК в вузе - это не контроль качества работы каждого студента,
преподавателя и сотрудника, а исключение ошибок в их работе, которые
могли бы привести к появлению брака в подготовке специалиста. Для это-
го нужна подробная детализация СМК образования, доведенная до каждо-
го студента, которая осуществляется через документирование процедур и
действий, принятых в вузе.

Совершенно очевидно, что и достижение необходимого качества
продукции (услуги, работы), и менеджмент качества осуществляются на
базе определенных технологических процедур, которые должны быть за-
документированы. Эти вопросы и подлежат решению при документирова-
нии процессов и деятельности в управлении качеством образования.


^ ГЛАВА 1. КРАТКИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ
МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА (СМК) ОБРАЗОВАНИЯ



1.1. Модель СМК вуза


Стремление вузов создать СМК образовательной деятельности -
процесс естественный и объективный. Поэтому из множества моделей
СМК, используемых в различных сферах экономики, необходимо выбрать
наиболее подходящую для образовательной деятельности. В качестве ти-
повой на сегодня признана модель, использующая различные фрагменты
существующих и реализованных схем построения СМК [3, 4].


Квалифици-
рованный
специалист

Такая модель СМК вуза приведена на рис. 1.

Условные обозначения:

деятельность, добавляющая ценность;


поток информации; ГОС - государственные образовательные
стандарты


^ Рис. 1. Модель СМК вуза


Продукция вуза весьма разнообразна: бакалавры, специалисты, ма-
гистры, кадры высшей квалификации (кандидаты и доктора наук, доценты
и профессора). Вузы осуществляют большой объем научной работы (науч-
ные открытия, научные школы, научные труды, монографии, обучение
студентов основам научных исследований). То есть вузы разрабатывают и
издают учебно-методическую и научную литературу, создают научно-
техническую продукцию и даже отдельные виды промышленной продук-
ции. Вузы предоставляют консультационные, информационные и допол-
нительные образовательные услуги.

Как правило, вуз является центром культурно-просветительной дея-
тельности в своем регионе и осуществляет функции патриотического вос-
питания молодежи. Тем не менее основная продукция вуза - квалифициро-
ванный специалист, которого готовит вуз из «сырья», поставляемого «по-


ставщиками» - школами, лицеями и колледжами. В процессе обучения по
конкретной специальности (по ходу технологического процесса) это «сы-
рье», став студентом («полупродуктом»), постепенно приобретает знания,
умения, навыки и, наконец, становится квалифицированным специали-
стом, то есть постепенно превращается в «конечную продукцию».

Конкурентоспособность любого вуза определяет его образователь-
ную деятельность - способность и умение готовить квалифицированных
специалистов («производить продукцию»), качество которых не только
удовлетворяет требованиям потребителей и всех заинтересованных сторон,
но и превосходит их ожидания.

Основная задача вуза - обеспечение необходимых управляемых ус-
ловий для реализации всех процессов жизненного цикла своей основной
продукции. Следовательно, ключевые процессы любого вуза: планирова-
ние, разработка, обеспечение и поддержка жизненного цикла его основно-
го вида продукции - квалифицированного специалиста. Здесь под жизнен-
ным циклом понимается совокупность процессов, осуществляемых выпу-
скником вуза, начиная от изучения им рынка образовательных услуг и вы-
бора вуза до защиты дипломного проекта (работы), трудоустройства и по-
следующей возможной обратной связи с вузом. Эти процессы формируют,
а следовательно, и определяют качество специалиста. Поэтому именно эти
процессы - объект сосредоточения всех знаний, умений и навыков руково-
дства и персонала вуза.

Следовательно, вуз, как и любое предприятие экономики и промыш-
ленности, - это совокупность взаимосвязанных, взаимодействующих, ди-
намичных процессов, т. е. система. Организационная структура вуза пред-
назначена для обеспечения реализации процессов жизненного цикла про-
дукции, процессов их поддержки и управления.


^ 1.2. Факторы, влияющие на качество
образовательного процесса



Задача руководства вуза - установить четкие взаимодействия про-
цессов, в ходе выполнения которых рождается новое качество, не прису-
щее ни одному из них в отдельности. Решить эту задачу поможет только
эффективная система менеджмента, которая позволит всему персоналу ву-
за почувствовать себя командой единомышленников, стремящейся к дос-
тижению общих целей. При этом процессный подход, положенный в осно-
ву создания такой системы, обеспечит возможность целенаправленно


улучшать отдельные процессы и деятельность вуза в целом на основе со-
гласованных усилий всех участников процессов.

При этом очень важно установить факторы, влияющие на качество
образовательного процесса. Укрупненно можно выделить четыре гло-
бальных фактора: преподавательский состав, методы обучения, учебно-
методическое обеспечение и инфраструктура вуза.

Качество образовательного процесса


Фактор

Показатель качества

I. Преподавательский
состав

1. Квалификация в области преподаваемой дисциплины.

2. Педагогическое мастерство.

3. Научная деятельность в области преподаваемой
дисциплины.

4. Новаторство.

5. Личностные качества

II. Методы обучения

1. Связь обучения с практикой.

2. Связь с предыдущими дисциплинами.

3. Деловые игры (работа в команде).

4. Индивидуализация обучения.

5. Современные методы контроля знаний

III. Учебно-методическое
обеспечение

1. Наличие ГОСов.

2. Учебные планы.

3. Программы дисциплины.

4. Методические указания.

5. Учебники и учебные пособия.

6. Стандарты по изучаемым дисциплинами.

7. Комплект материалов для самостоятельной работы
студентов

IV. Инфраструктура

1. Лабораторная база.

2. Аудиторный фонд.

3. Библиотечный фонд.

4. Компьютерные и мультимедийные классы.

5. Читальные залы.

6. Спортивный комплекс.

7. Базы отдыха (в том числе летние спортивные лагеря).

8. Комбинат питания.

9. Общежития

Таблица 1

В качестве критериев уровня этих факторов могут выступать показа-
тели, приведенные в табл. 1.


Конечно, самая главная роль в улучшении всех процессов и видов
деятельности принадлежит персоналу вуза, поскольку ключевая фигура
образовательного процесса - преподаватель. Качество квалифицированных
специалистов напрямую зависит от компетентности и педагогического
мастерства преподавателей. Их интеллект, профессионализм, научный по-
тенциал, педагогическое мастерство (умение заинтересовать, установить
контакт, найти оптимальную меру взаимоотношений со студентами) во
многом определяют и мотивацию студентов к обучению. Профессора и
преподаватели вуза - носители не только знаний, но и общей культуры.

Уровни управления вузом, влияющие на результативность СМК, это:

руководящий - ученый совет вуза;

стратегический - ректорат;

тактический - кафедры;

оперативный - преподаватели и сотрудники.

Между всеми этими уровнями в вузах устанавливаются тесные взаи-
мосвязи путем документирования как деятельности по управлению качест-
вом образования, так и процессов по реализации качества образования в
принятой (разработанной) СМК.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9004-2001 документация, связанная с
процессами, способствует:

- определению и доведению до сведения персонала характеристик
процессов;

  • подготовке по вопросам функционирования процессов;

  • обмену знаниями и опытом в командах и рабочих группах;

  • проведению измерений и аудита процессов;

- анализу, пересмотру и улучшению процессов.
Поэтому документированию в СМК подлежат:

  • планирование качества;

  • управление качеством;

  • обеспечение качества;

  • улучшение качества;

  • оценка качества.

Планирование основных процессов вуза ведется на основе стратегии
развития СК с использованием менеджмента качества.

Результаты планирования процессов фиксируются и вносятся в со-
ответствующую документацию. Документированные значения целевых
показателей имеют статус требований к процессу.


^ Управление процессом при выполнении установленных для него
требований осуществляется руководителем процесса без вмешательства со
стороны высшего руководства.

^ Обеспечение качества процесса осуществляется в соответствии с
требованиями к процессу, содержащимися в информационной карте про-
цесса. Здесь же присутствует и информация о мероприятиях и проектах по
улучшению качества процесса. Обеспечение качества распространяется
на все, что делает качество видимым и ощущаемым (существующим), а
управление качеством связано часто с мероприятиями по его контролю и
сопутствующими контролю действиями (изъятие негодной продукции, ре-
монт, корректирование и т.п.). Обеспечение качества означает все меро-
приятия, связанные с тем, чтобы сделать качество реальным. Обеспечение
качества процесса осуществляется в соответствии с требованиями к про-
цессу, изложенными в информационной карте. Это методы и виды дея-
тельности вуза, направленные на создание уверенности в том, что требова-
ния к качеству будут выполнены.

^ Оценка качества процесса осуществляется в виде различных форм
подтверждения выполнения требований к процессу (самооценка, внешняя
оценка, оценка уровня зрелости).


^ ГЛАВА 2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТАЦИИ В СИСТЕМЕ
КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАНИЯ ВУЗА



2.1. Основные правила при документировании СМК


Документация системы менеджмента качества - комплект докумен-
тов, необходимых для надлежащего функционирования системы менедж-
мента качества. Документом системы качества считается любой матери-
альный носитель, содержащий информацию и реквизиты, позволяющие
идентифицировать данную информацию [6].

Для того чтобы все необходимые действия по выполнению требова-
ний заказчика были выполнены, они должны быть задокументированы.
Иначе эти действия (работы, процессы, подпроцессы) будут выполняться
случайным образом и давать непрогнозируемый результат.

При разработке, проверке и утверждении документации необходимо
соблюдать следующие правила [5]:


  1. Каждый документ следует рассматривать с точки зрения макси-
    мальной полезности и оптимальных трудозатрат на его создание и испол-
    нение. Содержание документа, регламентирующего какую-либо деятель-
    ность, должно быть по возможности кратким и понятным для исполнителя.

  2. Система документов должна быть построена оптимальным обра-
    зом, чтобы исключить возможность:

а) неоднозначного толкования содержания документов и взаимодей-
ствия исполнителей;

б) отсутствия необходимых документов на рабочих местах;

в) несогласованности в текстах смежных документов;

г) незнания персоналом своих действий в штатной и нештатной си-
туациях.

  1. Критерий правильности документа, регламентирующего любую
    деятельность: документ можно использовать для обучения вновь принятых
    сотрудников без дополнительных пояснений. Если новый сотрудник,
    имеющий начальную профессиональную подготовку, после прочтения до-
    кумента способен выполнять данную деятельность, значит, и документ, и
    сотрудник соответствуют предъявленным требованиям. Если же нет, то от
    одного из них нужно отказываться: или от сотрудника, или от документа.

  2. Запрещается утверждение, выпуск и использование документации,
    не согласованной с соисполнителями (подразделениями в лице их руково-
    дителей). Все разногласия при разработке и выпуске документации долж-
    ны быть сняты путем переговоров на этапе согласования. В ином случае -
    документ бесполезен, смежное подразделение не будет его исполнять или
    будет, но «максимально неэффективным образом», т.е. тихо саботируя.

Для этого в вузе должен быть установлен порядок разработки, согла-
сования, утверждения, рассылки, ведения и аннулирования документации,
обеспечивающий максимально эффективное ее использование.

Каждое структурное подразделение (факультет, кафедра, служба) вуза
должно иметь и поддерживать в рабочем состоянии свой комплект доку-
ментов по качеству, определяющий характер деятельности подразделения
в СМК и обеспечивающий прослеживаемость результатов этой деятельно-
сти. В состав комплекта должны включаться документы:

  • устанавливающие цели и задачи подразделения в области качества;

  • устанавливающие процедуры СМК, выполняемые подразделением;

  • отражающие подготовку сотрудников подразделения в области ка-
    чества;

  • свидетельствующие о результатах деятельности подразделения в
    области качества.



Рекомендуется разработать перечень внутренних нормативных до-
кументов СМК, с помощью которого можно было бы вести их учет и кон-
троль за статусом пересмотра с целью поддержания в актуальном состоя-
нии.

Организация работ с документами СМК вуза должна гарантировать, что:

  • документы находятся в наличии в подразделениях и на рабочих мес-
    тах, где выполняются операции, оказывающие решающее влияние на качество;

  • документы легко доступны для специалистов (исполнителей) и в то
    же время защищены от посторонних лиц;

  • устаревшие документы незамедлительно изымаются из соответст-
    вующих компонентов документации и из употребления.

Для облегчения внутреннего документооборота рекомендуется раз-
работать систему кодирования и соответствующей индексации документов.

Процесс управления документами СМК должен охватывать следую-
щие этапы:

  • утверждение документов (для внутренних документов);

  • поступление документов в организацию (для внешних документов);

  • учет, регистрацию, идентификацию;

  • определение оригинала документа;

  • определение контрольного экземпляра документа;

  • определение адресатов, кому должен быть направлен документ;

  • тиражирование документа;

  • присвоение учтенных номеров учтенным экземплярам документа;

  • рассылка учтенных экземпляров документа;

  • ознакомление персонала с документами;

  • хранение оригинала документа;

  • хранение контрольного экземпляра документа;

  • поступление изменений к документам (для внешних документов);

  • определение контрольного экземпляра изменения к документу;

  • определение адресатов, кому должно быть направлено изменение к
    документу;

  • тиражирование изменения к документу;

  • присвоение учтенных номеров учтенным экземплярам изменения к
    документу;

  • рассылка учтенных экземпляров изменения к документу;

  • ознакомление персонала с изменениями к документу;

  • хранение оригинала изменения к документу;

  • хранение контрольного экземпляра изменения к документу;

  • аннулирование, изъятие и хранение аннулированных документов.



^ 2.2. Требования к документации и задачи документирования

процессов СМК


ГОСТ Р ИСО 9004-2001 акцентирует внимание руководителей орга-
низаций на необходимости тщательного документирования производст-
венных процессов и всех видов деятельности.

Руководству следует определить документацию, включая соответст-
вующие записи, необходимую для разработки, внедрения и поддержания в
рабочем состоянии системы менеджмента качества и достижения резуль-
тативного и эффективного выполнения процессов. Характер и степень до-
кументированности должны отвечать контрактным, законодательным и
другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потреби-
телей и других заинтересованных сторон, а также устраивать организацию.

Документация может быть в любой форме или на любом носителе,
исходя из потребностей организации.

С целью обеспечения документацией, отвечающей потребностям и
ожиданиям заинтересованных сторон, руководству необходимо учитывать:

  • контрактные требования потребителей и других заинтересованных
    сторон;

  • использование организацией международных, национальных, ре-
    гиональных и отраслевых стандартов;

  • соответствующие законодательные и другие обязательные требо-
    вания;

  • решения организации;

  • источники внешней информации, касающиеся возможностей орга-
    низации;

  • информацию о потребностях и ожиданиях заинтересованных сто-
    рон. Разработку, использование и управление документацией следует оце-
    нивать с учетом результативности и эффективности организации на основе
    таких критериев, как:




  • функциональность (например скорость обработки данных);

  • простота в использовании;

  • потребность в ресурсах;

  • политика и цели;

  • текущие и будущие требования, относящиеся к менеджменту знаний;

  • сравнение с лучшими системами документации;

• взаимодействие потребителей, поставщиков и других заинтересо-
ванных сторон организации.


Доступ к документации предоставляется работникам организации и
другим заинтересованным сторонам, исходя из принятых принципов об-
мена информацией в вузе.

Стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2001 формирует общие требования к
документации системы менеджмента качества, которая должна включать:

а) документально оформленные заявления о политике и целях в об-
ласти качества;

б) руководство по качеству;

в) документированные процедуры, требуемые этим стандартом;

г) документы, необходимые организации для обеспечения эффектив-
ного планирования, осуществления процессов и управления ими;

д) записи, требуемые стандартом.


Примечания:

  1. Запись «документированная процедура» означает, что процедура разработана,
    документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

  2. Степень документированности системы менеджмента качества одной органи-
    зации может отличаться от другой в зависимости:

а) от размера организации и вида деятельности;

б) сложности и взаимодействия процессов;

в) компетенции персонала.

По ГОСТ Р 52614.2-2006 при планировании системы менеджмента качества и
разработке руководства по качеству образовательные учреждения могут устанавливать
требования или ссылаться на требования, не установленные ИСО 9001, такие как сле-
дующие, но не ограниченные ими:

  • необходимые организации термины и определения;

  • общая стратегия организации;

  • законы и нормативно-правовые акты, применяемые в организации;

  • необходимая компетентность преподавательского состава (поставщиков обра-
    зования);

  • аккредитованные и сертифицированные образовательные программы;

  • учебные программы и учебные планы;

  • программы повышения квалификации, подготовки и переподготовки препода-
    вательского состава и персонала;

  • вспомогательные службы организации.


Опыт реализации СМК показывает, что 40 - 60 % несоответствий,
выявляемых при сертификации СМК, связаны с недостаточным докумен-
тированием процессов СМК [1].

Основные вопросы при документировании процессов сводятся к двум:

• какие процессы надо документировать?


• в какой форме и до какой степени детализации необходимо и дос-
таточно документировать процессы?

Ответы на эти вопросы должны соответствовать как требованиям
стандартов по СМК, так и соответствующим отраслевым документам.

Стандарты по СМК не регламентируют четко и определенно выше-
указанные вопросы, хотя устанавливают общие правила менеджмента про-
цессов (п. 4.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001) и их документирования (4.2.1 (г)).
При этом важно учитывать, что на многих ведущих отечественных и зару-
бежных предприятиях внедряются специфические методы документирова-
ния и менеджмента процессов, которые требуют существенной реоргани-
зации управления на предприятии, финансовых вложений и времени. Это
методы организации «бережливого производства»; методы, базирующиеся
на применении информационных технологий (методология функциональ-
ного моделирования ПЖР, СЛ8Е-технологии) и др., что является этапом
дальнейшего развития СМК (сверх требований ГОСТ Р ИСО 9001-2001, но
в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р ИСО 9004-2001 и будущей но-
вой версии этого стандарта).

Ответ на вопрос: какие процессы надо документировать? - основы-
вается на п. 4.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и понимании современной мето-
дологии менеджмента качества, которая ориентирована на постоянное по-
вышение удовлетворенности потребителей (внутренних и внешних) на ос-
нове постоянного улучшения процессов.

Следует различать понятия «вид деятельности» и «процесс». В ГОСТ Р
ИСО 9001-2001 почти все пункты требований - это обязательные виды
деятельности, которые должны выполняться по документированным или
недокументированным процедурам (по ГОСТ Р ИСО 9001-2001 обязатель-
ных документированных процедур должно быть не менее шести). Виды
деятельности - это внутренние работы в процессах, их часто называют
«подпроцессами». Для них не требуются «жесткие» правила управления
по п. 4.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001, а достаточно выполнять только требова-
ния, указанные для конкретного вида деятельности. Документированная
процедура на вид деятельности стандарта проста и «беспроблемна» в вы-
полнении, мало подвержена изменениям, может применяться в различных
процессах. Способ документирования вида деятельности как просто поря-
док выполнения работы (функции, операции) может быть самым разным -
это стандарт организации (СТО), инструкция, методика, положение, пункт
(раздел) в другом документе (например, в «Руководстве по качеству»,
СТО, документе по описанию процесса).


В отличие от обязательных «видов деятельности» обязательный со-
став процессов не регламентирован. Каждая организация этот состав уста-
навливает сама, исходя из того, какие цели преследует разрабатываемая
система.

В соответствии с примечанием к п. 4.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 в
процессы, необходимые для СМК, как правило, следует включать:

  • процессы управленческой деятельности руководства;

  • процессы обеспечения ресурсами;

  • процессы жизненного цикла;

  • процессы измерения.

Это виды процессов, от которых в первую очередь зависит качество
продукции (услуги), а задача службы качества - определить, сколько про-
цессов целесообразно выделить так, чтобы для них организовать «более
жесткое», чем было до внедрения СМК, «управление с постоянным улуч-
шением» (т.е. выполнить п. 4.1 и другие пункты ГОСТ Р ИСО 9001-2001).

Перечень процессов СМК динамичен. Он может изменяться по мере
необходимости, исходя из проблематичности какого-либо комплекса видов
деятельности и целесообразности его постоянного улучшения. При этом
возможно не только расширение перечня, но и, что особенно важно, его
сужение в случае устойчивого достижения рассматриваемым процессом
СМК запланированных результатов, когда дальнейшее улучшение процес-
са невозможно или нецелесообразно из-за нерационального соотношения
вложенных ресурсов в улучшение и ожидаемого потенциального результата.

При описании полномочий по процессам необходимо исходить из
реальных сфер ответственности руководителей, то есть учитывать дейст-
вующее управление, и назначать руководителей верхнего уровня (прорек-
торов) владельцами (руководителями) процессов, а руководителей нижнего
уровня - ответственными за подпроцессы.

Ответ на второй вопрос: в какой форме и до какой степени детализа-
ции необходимо и достаточно документировать процессы? - определяется
требованиями п. 4.1, 4.2.1 (г) и примечанием к п. 4.2.1 ГОСТ Р ИСО 9001-
2001.

По п. 4.2.1 (г) вуз должен иметь документы, необходимые ему для
обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и
управления ими. То есть обязательно документировать все правила ме-
неджмента процесса, указанные в п. 4.1, и порядок реализации видов дея-
тельности, относящихся к конкретному процессу, установленных в соот-


ветствующих пунктах ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Например, для выделенных
процессов, приведенных в табл. 2, необходимо иметь документы по описа-
нию общего менеджмента (управления) по п. 4.1 каждого процесса и до-
кументы (процедуры) по выполнению подпроцессов, входящих в процесс.


Таблица 2

Состав процессов, подпроцессов и распределение
ответственности в СМК



Процесс (тип
процесса), вид
деятельности/
Владелец процесса
(процедуры)

Руководство
и управление СМК
(управляющий
процесс)/ректор


Состав процесса - подпроцессы,
подвиды деятельности


Ориентация на потребителя, опре-
деление и обеспечение выполнения
требований потребителей (ТЗ, ТУ)
и условий контракта

Пункт

ГОСТ Р
ИСО 9001-
2001


5.1, 5.2

Владелец
(руководитель)
подпроцесса

(подвида
деятельности)
Проректор


Определение и доведение до сведе-
ния персонала законодательных и обя-
зательных требований к продукции и
процессам

5.1 (а)

Начальник
юридического
отдела



5.2, 7.2.1,

7.2.3
Маркетинговые исследования и из-
мерение удовлетворенности потре-
бителей

Правовое обеспечение деятельности
организации

Разработка и актуализация Полити-
ки и Целей в области качества

Установление измеримых целей в
области качества, согласованных с
Политикой, для процессов и подраз-
делений (подпроцессов, выполняе-
мых подразделениями в рамках про-
цессов), разработка планов для дос-
тижения целей

Проректор
по маркетингу

и сбыту
Юрисконсульт

1.1.6


53 | Подразделение
по качеству
Подразделение

5.4

по качеству


Распределение ответственности и
полномочий, формирование оргструк-
туры, положений о подразделениях,
должностных инструкций

5.5.1, 5.5.2

Отдел кадров


Обеспечение разработки, внедрения
и поддержания в рабочем состоянии
процессов и процедур СМК

5.5.2 (а)

Подразделение
по качеству


Окончание табл. 2



Процесс (тип
процесса), вид
деятельности/
Владелец процесса
(процедуры)

Состав процесса - подпроцессы,
подвиды деятельности

Пункт

ГОСТ Р

ИСО 9001-
2001

Владелец
(руководитель)
подпроцесса

(подвида
деятельности)

Руководство

и управление СМК

(управляющий

процесс)/ректор

Внутренний обмен информации по
вопросам качества продукции,
удовлетворенности потребителей,
результативности СМК и ее процес-
сов

5.5.3

Подразделение
по качеству

Обеспечение организации и СМК
необходимыми финансовыми ре-
сурсами для повышения результа-
тивности СМК и удовлетворенности
потребителей

5.1 (д)

Проректор
по экономике
и финансам

Анализ и улучше-
ние (управляю-
щий процесс) /
ректор

Определение, сбор и анализ данных,
подготовка отчетов о качестве

8.4

Подразделение
по качеству

Организация и проведение «Дней
качества», заседаний координацион-
ного совета по качеству, работы
групп качества в подразделениях

8.5, 5.6

Подразделение
по качеству

Разработка и контроль исполнения
мероприятий по повышению каче-
ства продукции

8.1, 8.5

Проректор

Оценка надежности продукции по
данным из эксплуатации, разработка
и контроль исполнения мероприя-
тий по повышению надежности се-
рийной продукции

8.1, 8.4,

8.5

Проректор

Анализ СМК со стороны руково-
дства, разработка и контроль испол-
нения комплексно-целевой про-
граммы социально-экономического
развития предприятия

5.6

Ректор

Организация и методы проведения
корректирующих действий

8.5.2

Подразделение
по качеству


Примечания:

владелец (руководитель) процесса - ответственный за бюджет, разработку,
планирование, распределение ответственности и полномочий, координацию подпро-
цессов, внутрипроцессный арбитраж, внешнее взаимодействие и информирование, ре-
зультативность, эффективность, анализ и улучшение процесса;


владелец (руководитель) подпроцесса - ответственный за разработку и орга-
низацию выполнения подпроцесса, контроль, мониторинг и оперативное управление
подпроцессом, внутреннее взаимодействие и информирование, результативность, эф-
фективность, анализ и улучшение подпроцесса;

координатор подпроцесса - ответственный за координацию однотипных под-
процессов в разных процессах, подразделениях, их методическое обеспечение и контроль;

ответственный исполнитель подпроцесса - ответственный за выполнение
подпроцесса.


Примечание 2 к п. 4.2.1 («степень документирования системы ме-
неджмента качества одной организации может отличаться от другой в за-
висимости: а) от размера организации и вида деятельности; б) сложности и
взаимодействия процессов; в) компетенции персонала») может быть учте-
но для предприятия, создающего (ремонтирующего) сложную технику или
выполняющего сторонний заказ (услугу), варьируя степенью детализации
документированных процедур. При внутреннем и внешнем (сертификаци-
онном) аудите СМК достаточность детализации этих многочисленных до-
кументированных процедур определяется экспертно, исходя из практиче-
ской целесообразности, - должно быть оценено, что существующая сте-
пень документированности обеспечивает выполнение всех требований
(правил) эффективного планирования, осуществления процессов и управ-
ления ими.

На рис. 2 приведено формирование процессов и документации СМК
на основе процессного подхода.


ГОСТ Р ИСО 9001-2001,
ГОСТы, СТО и другие
нормативные документы

Требования к продукции,ее
выпуску и поставке [договоры
(контракты)], ТЗ, ТУ и др.

Законодательно-
правовые документы




^ Виды деятельности

(виды работ, функции, процессы, операции),
необходимые для выпуска продукции (оказа-
ния услуг) в управляемых условиях, обеспечи-
вающих соответствие установленным и законно-
дательным требованиям и повышение удовлет-
воренности потребителей



Вспомогательные виды дея-
тельности (управляющие и
поддерживающие ключевые
виды деятельности, косвенно
добавляющие ценность и
влияющие на удовлетворен-
ность потребителей (прежде
всего внутренних)

Политика и цели
в области качества

Ключевые (основные) виды
деятельности (имеющие
«внешние» входы/выходы,
добавляющие ценность и
существенно влияющие на
удовлетворенность потре-
бителей (прежде всего
внешних)



Управляющие
процессы

Поддерживающие
процессы




СТО (инструкции),
оформленные как процессы
с критериями и методами
оценки результативности




Записи

Отчетные
документы
по результатив-
ности (эффек-
тивности)
процессов


Рабочие

инструкции,

методика

Руководство по
качеству (вклю-
чающее описа-
ние взаимодей-
ствия процесс-
сов)

Положения
о подразделе-
ниях и долж-
ностные
инструкции

Планы
качества
(план-
графики,
програм-
мы)



Рис. 2. Формирование процессов и документации СМК


^ 2.3. Виды и назначение документации,
используемой в СМК вуза



Современный вуз в своей деятельности использует самую разнооб-
разную по характеру и назначению документацию. Во-первых, это тради-
ционная документация, связанная с функционированием вуза - законы РФ,
указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, правовые, норма-
тивные и технические документы Министерства образования и науки, Фе-
дерального агентства по образованию и его подразделений, а также доку-
менты, связанные с разработкой внутривузовских постановлений и норма-
тивов в соответствии с перечисленными директивами вышестоящих орга-
нов. Прежде всего - это Устав вуза и план работы его Ученого совета.
Кроме того, это перспективные и текущие планы учебной, научной и хо-
зяйственной деятельности, учебно-методическая документация, соответст-
вующая документация деканатов, кафедр и подразделений вуза, другие до-
кументы, связанные с региональной подчиненностью вуза и многое другое.

С разработкой и внедрением системы качества образования число
документов существенно возрастает и встает вопрос об управлении доку-
ментацией в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р ИСО 9001-2001.
Данный стандарт предусматривает:

• Документы, заявляющие о задачах и перспективах развития вуза в
области качества (политика, видение, миссия, цели, стратегия и Руково-
дство по качеству).

При этом заявление о политике и целях в области качества может
быть независимым документом либо быть включенным в Руководство по
качеству.

Руководство по качеству является ключевым документом организа-
ции, определяющим политику предприятия, организацию и систему руко-
водства качеством.

Процессы, методы реализации которых не могут быть развернуты в
рамках Руководства по качеству, включаются в перечень внутренних нор-
мативных документов в виде стандартов организации или инструкций.

• Документы по планированию различных видов, описывающих
как система качества применяется к конкретной образовательной програм-
ме или услуге. К таким документам относятся планы (или программы)
качества.
Программа по качеству определяет мероприятия, связанные с
качеством конкретной продукции, услуги, контракта или проекта.


• Документы, описывающие и регламентирующие процессы вуза и
содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия
и процессы. К числу таких документов относятся спецификации про-
цессов
(СП), документированные процедуры (ДП), должностные (ДИ)
и рабочие инструкции (РИ). В ряде случаев вместо спецификации могут
использоваться информационные карты (ИК).

Рабочие инструкции - это письменные указания, определяющие
конкретную последовательность действий при выполнении отдельных ра-
бот или операций. По существу рабочие инструкции - это документы, ре-
гулирующие подлежащие выполнению виды деятельности на рабочем мес-
те. Рабочие инструкции должны быть выполнены с целью описания всех
этапов, на которых отсутствие данных инструкций сказалось бы неблаго-
приятно. Имеется множество путей подготовки и представления инструк-
ций. РИ должны иметь название и собственную идентификацию. Структу-
ра, формат и уровень детализации, используемые в рабочих инструкциях,
должны быть разработаны с учетом потребностей персонала ОУ и зависят
от сложности работ, используемых методов, проведенной подготовки, на-
выков и квалификации персонала. Структура рабочих инструкций может
отличаться от структуры документированных процедур. РИ могут быть
включены в ДП или упомянуты в них.

  • ^ Записи по качеству - документы, содержащие сведения о дос-
    тигнутых результатах или свидетельства осуществленной деятельности и
    необходимые для гарантии эффективной работы и управления процессами.

  • ^ Правовые, нормативные и технические документы, устанав-
    ливающие требования к продукции или услуге;
    к ним относятся доку-
    менты, содержащие нормативные требования и условия, например ГОС по
    различным направлениям и специальностям, другие стандарты, техниче-
    ские условия, документы органов власти, контроля и надзора, инструктив-
    ные документы Министерства образования и науки и т.п.

  • Организационно-правовые (Устав, организационная структура,
    матрица полномочий и ответственности, положения о структурных под-
    разделениях, должностные инструкции, порядки и т.п.) и методические
    документы и рекомендации,
    помогающие в работе.

На рис. 3 показана иерархическая структура документации, перечис-
ленной выше. Как видно из рисунка, вся документация может быть услов-
но разделена на семь уровней, соответствующих значимости и широте
применения соответствующих документов в рамках вуза. Шесть уровней,


реализуемых в вузе, опираются на базовый уровень, задаваемый выше-
стоящими организациями.

К уровню А относятся концептуальные документы в области качест-
ва, а также Руководство по качеству. Этот уровень как бы отражает управ-
ление качеством со стороны руководства. Уровень ^ Б включает всевозмож-
ные документы по планированию. Уровень В - это спецификации процес-
сов, ИК и ДП. Спецификации процессов частично тяготеют к уровню А,
так как содержат также цели вуза, но по процессам. К уровню ^ Г относятся
записи по качеству, а к уровню Д - различные внешние и внутренние пра-
вовые, нормативные и технические документы, определяющие требования
к основным видам деятельности ОУ. Уровень Е включает организационно-
правовые, методические и процедурные документы, регламентирующие
общие для вуза процессы и деятельность его структурных и функциональ-
ных подразделений и должностных лиц.




Концепту-
альные доку-


менты в области


качества,


Руководство
по качеству


Документы по планированию


Спецификации процессов, ИК, ДП


Записи по качеству


Уровень Д


Правовые, нормативные и технические документы


Уровень ^ Е


Организационно-правовые и методические документы

Базовый


уровень

Законы РФ, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ,
правовые, нормативные и технические документы Министерства
образования и науки, Федерального агентства по образованию
и его подразделений (Управление образования, Рособрнадзор и т.д.)




^ Рис. 3. Иерархическая структура документации системы

качества вуза


Традиционно система внутренней документации ОУ строилась на
основе документов типа Устав, Положения о структурных подразделениях
(о кафедре, факультете и т. п.), Правил или Порядков (приема студентов,
подготовки и проведения экзаменационной сессии, командирования со-
трудников и т. п.) и должностных инструкций (декана, зав. кафедрой и др.).
Минимальный набор таких документов может включать следующие разра-
ботки:

  • о системе учебной и методической работы;

  • факультете;

  • кафедре;

  • промежуточной аттестации студентов;

  • учебно-методическом комплексе (УМК);

  • итоговой государственной аттестации;

  • проведении практик студентов;

  • стажировке молодых специалистов и др.

Как показано в [4], все эти документы в основном имеют функцио-
нальную ориентацию, даже если они и описывают порядок выполнения
какого-либо процесса или работы. Функциональное мышление традицион-
но более понятно и привычно для персонала и менять его надо очень осто-
рожно и последовательно. Переход от функционального мышления к про-
цессно-ориентированному требует постепенного преобразования сущест-
вующих в вузе Положений и Порядков в документированные процедуры
системы качества, построенные по принципам, изложенным ниже.

Тем не менее на первых этапах построения системы качества в
структуре ее документации вполне могут присутствовать действующие в
вузе внутренние нормативные документы: Положения, Порядки, Инструк-
ции и др. При этом желательно включить их в общую систему идентифи-
кации документации и предъявлять к ним все требования, применимые для
любых документов системы качества: требования к содержанию и по-
строению, порядку разработки, утверждения и пересмотра, требования к
рассылке и др.

Каждый вуз определяет объем необходимой документации и ее но-
сители. Это зависит от таких факторов, как: вид и размер вуза; сложность и
взаимодействие процессов; требования конкретных потребителей; соот-
ветствующие обязательные требования; продемонстрированные способно-
сти персонала; а также от глубины, до которой необходимо подтверждать
выполнение требований к системе менеджмента качества.


Чтобы соответствовать требованиям международного стандарта, до-
кументация должна включать: заявление о политике и целях в области ка-
чества; Руководство по качеству; методы управления документацией; ме-
тоды учета; методы внутреннего аудита; методы управления несоответст-
виями; методы для корректирующих действий; методы для предупреж-
дающих действий.

В соответствии с ИСО 9001-2000 документы могут быть на бумажных,
магнитных, электронных или СБ-носителях, а также в виде фотографий.


  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

Схожі:

Образовательная программа проект 2: индивидуальная траектория обучения и качество образования iconО системе высшего образования и оценке её качества
Во всяком случае, строгих количественных теорий, связывающих качество образования с факторами, влияющими на это качество, пока нет...
Образовательная программа проект 2: индивидуальная траектория обучения и качество образования iconProQuest Education Journals
Широко представлены статьи междисциплинарного характера: психология образования, социология образования, социология знаний, образовательная...
Образовательная программа проект 2: индивидуальная траектория обучения и качество образования iconПознавательная самостоятельность студентов в условиях информатизации образования как объект педагогических исследований
Ориентация учебного процесса на развитие познавательной самостоятельности позволяет повысить как качество учебного процесса, так...
Образовательная программа проект 2: индивидуальная траектория обучения и качество образования iconМ., Уварова О. С. Визуализация управления качеством и обучение постановка проблемы
Качество высшего образования, безусловно, является основой создания Европейской зоны высшего образования. В докладе на итоговой коллегии...
Образовательная программа проект 2: индивидуальная траектория обучения и качество образования iconМинистерство образования и науки украины
«Экономика предприятия», обучающихся на факультете последипломного образования и заочного обучения
Образовательная программа проект 2: индивидуальная траектория обучения и качество образования iconСтипендии для обучения на последипломном уровне (Россия, Германия),2012-2013
Клауса Менерта Калининградского государственного технического университета реализуется учебная одногодичная программа дополнительного...
Образовательная программа проект 2: индивидуальная траектория обучения и качество образования iconГранты для обучения в аспирантуре (PhD) Erasmus Mundus Joint Doctorate Programme in Globalisation, the eu
Брюсселе. Программа реализуется при поддержке Европейской комиссии (в рамках Erasmus Mundus) и Школы последипломного образования...
Образовательная программа проект 2: индивидуальная траектория обучения и качество образования iconМинистерство образования и науки украины
Менеджмент организаций” и 050. 107 “Экономика предприятия” факультета последипломного образования и заочного обучения
Образовательная программа проект 2: индивидуальная траектория обучения и качество образования iconМинистерство образования и науки украины
«Экономика предприятия», 050100 «Учет и аудит» и 050200 «Менеджмент организаций», обучающихся на факультете последипломного образования...
Образовательная программа проект 2: индивидуальная траектория обучения и качество образования iconМинистерство образования и науки украины
...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи