Про затвердження інструкції з діловодства в Одеській національній академії харчових технологій icon

Про затвердження інструкції з діловодства в Одеській національній академії харчових технологій




НазваПро затвердження інструкції з діловодства в Одеській національній академії харчових технологій
Сторінка1/7
Дата16.04.2013
Розмір1.19 Mb.
ТипДокументи
  1   2   3   4   5   6   7







Україна

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, молоді та спорту УКРАЇНИ

ОДЕСЬКА НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ ХАРЧОВИХ ТЕХНОЛОГІЙ


65039, м. Одеса, вул. Канатна, 112 тел./факс: (048) 722-80- 42 e-mail: postmaster@onaft.edu.ua













28.12.2012p. № 1041/01

на №_________________




ІНСТРУКЦІЯ


з діловодства в

Одеській національній академії харчових технологій


м. Одеса 2013р.




УКРАЇНА


МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

ОДЕСЬКА НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ ХАРЧОВИХ ТЕХНОЛОГІЙ


^

Н А К А З


02.01.2013p. м. Одеса 2-01


Про затвердження інструкції з

діловодства в Одеській національній

академії харчових технологій


Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011р. № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».


НАКАЗУЮ: 


1. Затвердити Інструкцію з діловодства в ОНАХТ (далі – Інструкція), що додається та ввести в дію з 28.12.2012року.

2. Завідувачу канцелярії Чугуєвій С.М.:

2.1. Забезпечити розміщення Інструкції на офіційному сайті академії.

2.2. Організувати розмноження Інструкції у необхідній кількості примірників і направити для виконання до всіх підрозділів академії.

2.3. Забезпечити організацію навчання відповідальних за діловодство співробітників академії (далі - діловодів).

2.4. Встановити контроль за виконанням вимог Інструкції у структурних підрозділах академії.

3. Проректорам, деканам факультетів, завідувачам кафедр, керівникам структурних підрозділів академії:

3.1. Ознайомитись з Інструкцією, що розміщена на офіційному сайті академії і забезпечити неухильне дотримання вимог Інструкції у підпорядкованих підрозділах.

3.2. Визначити відповідальних за ведення діловодства у підпорядкованих структурних підрозділах та надати кандидатури до канцелярії.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника відділу кадрів Базутову Т.В.

Інструкцію з діловодства № 01/7, що затверджена ректором 28 січня 2003 року визнати такою, що втратила чинність з 28.12.2012 року.

Р

ектор                                   Б.В.Єгоров


ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом ректора Одеської

націона­льної

академії харчових технологій

«02» січня 2013 р. № 2-01



I. Загальні положення


1. Ця Інструкція встановлює загальні положення здійснення діловодства у струк­турних підрозділах державного вищого навчального закладу «Одеська націона­льна академія харчових технологій» (далі – академія), вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в академії незале­жно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.


2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електро­нного цифрового підпису, порядок роботи з електронними документами в діло­водстві академії, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інфор­мацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.


3. Діловодство в академії організовується за цією інструкцією, яка розроблена на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. N 1242, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпоря­дчу документацію (далі – регламенти та національні стандарти).


Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в акаде­мії повинні відповідати вимогам цієї інструкції.


4. Відповідальність за організацію діловодства в академії покладена на ректора.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають проректори академії згідно з розподілом функціональних обов'язків.


За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах академії відповідають їх керівники.


5. Організація діловодства в академії покладається на канцелярію академії.


6. Основним завданням канцелярії є встановлення в академії єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах академії. Канцелярія відповідно до покладених на неї завдань:


- розробляє інструкцію з діловодства академії та номенклатуру справ академії;


- здійснює реєстрацію та веде облік документів;


- організовує документообіг, формування справ у канцелярії, їх зберігання та підготовку до передачі в архів академії;


- забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами академії вимог інструкції, регламентів та національних стандартів;


- вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в академії;


- проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах академії;


- бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в академії;

- здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в академії;


- забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;


- робить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

- організовує збереження документаційного фонду академії та користування ним в поточному діловодстві;

- ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників академії з питань діловодства.


7. На канцелярію та архів академії покладається підготовка інструкції з діловодства, номенклатури справ академії на підставі Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затвердженого Наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України 20.07.98 N 41 зі змінами та доповненнями та погодження їх із Державним архівом Одеської області.


8. Організація діловодства в структурних підрозділах академії покладається на спеціально призначених для цього осіб.


Відповідальність за належну організацію діловодства в структурних підрозділах академії несуть керівники цих структурних підрозділів.


^ II. Документування управлінської інформації


Загальні вимоги до створення документів


9. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.


10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається наказами з основної діяльності академії, Статутом академії, положеннями про структурні підрозділи та посадовими інструкціями.


11. В академії визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.


12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом академії, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).


13. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання академією покладених на неї завдань і функцій.

14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД).


Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003).


Забезпечення законності розпорядчих документів академії здійснюється юридичним відділом шляхом їх попередньої перевірки та візування відповідно до вимог чинного законодавства та загального діловодства.


15. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.


Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.


16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів.


17. Академія здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.


Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.


18. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.


Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.


^ Бланки документів


19. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.


Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів).


Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).


Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):


30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.


Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.


20. В академії використовують такі бланки документів:


- загальний бланк для створення різних видів документів (наказ, розпорядження) (додаток 2) ;


- бланки для листів (додаток 3) ;


- бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 4) .


Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.


21. Бланки документів виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.


22. Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.


Порядкові номери проставляються нумератором, на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.


23. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні та службові записки, довідки тощо) оформлюються не на бланках.


Оформлення реквізитів документів


24. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники академії оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.


Зображення Державного Герба України


25. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. N 2137-XII "Про Державний герб України".


Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування університету, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина – 12 міліметрів.


Коди


26. Код академії проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).


На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про академію".


27. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.


^ Найменування академії


28. Найменування академії – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в Статуті про нього – Вищий навчальний заклад державної форми власності «Одеська національна академія харчових технологій». Скорочене найменування академії – ВНЗ «ОНАХТ».


^ Довідкові дані про академію


29. Довідкові дані про академію містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування академії або структурного підрозділу.


Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

^ Назва виду документа


30. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.


^ Дата документа


31. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка після дати не ставиться. Наприклад: 02.03.2012


У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2012 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2012 р.


Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.


Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).


^ Реєстраційний індекс документів


32. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.


Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в академії, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ тощо (додаток 5 ).


Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою та тире. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний чи такий, що створений в академії.


Для вхідних та вихідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ, наприклад: 845-01/10, де 845 – порядковий номер, 01/10 – індекс справи за номенклатурою.


Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.


^ Посилання на реєстраційний індекс і дату


33. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.


^ Місце складення або видання


34. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.


Адресат


35. Документи адресуються установі, організації, підприємству її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі, організації, підприємству або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:


Міністерство освіти і науки,


молоді та спорту України


Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи, організації, підприємства та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:


Міністерство освіти і науки,


молоді та спорту України


Інститут інноваційних технологій


Заступнику директора


Левківському К.М.


У разі коли документ адресується керівникові установи, організації, підприємству або його заступникові, найменування установи, організації, підприємства входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться в давальному відмінку, наприклад:


Першому заступнику


міністра освіти і науки,


молоді та спорту України


Сулімі Є.М.


Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, організаціям, підприємствам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:


^ Центральним державним архівам


Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.


Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. N 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., N 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:


Міністерство освіти і науки,


молоді та спорту України


проспект Перемоги, 10,


м. Київ, 01001


У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:


Гончарук Олександр Сергійович


вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1,


м. Київ, 03178


У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.


^ Гриф затвердження документа


36. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом академії. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються наказом по академії, що видав відповідний акт.


Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 6).


Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ


Ректор ОНАХТ


___________________ Б.В.Єгоров


«____»_____________201___ рік

У разі коли документ затверджується рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:


ЗАТВЕРДЖЕНО


Наказ ректора


12 лютого 2012 N 29


Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.


У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.


Резолюція


37. Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.


Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.


Якщо доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівнозначну посаду.


На документі зі строками виконання, який не потребує додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.


Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.


У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

^ Заголовок до тексту документа

38. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.


Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії.


^ Відмітка про контроль


39. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.


Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.


У разі необхідності повернення документа установі - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

^ Текст документа


40. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.


Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.


Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.


Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція університету.


У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити в такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.


Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.


В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.


41. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною – конкретні характеристики.


42. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова "Продовження додатка".


^ Відмітки про наявність додатків


43. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

44. Додатки до документів можуть бути таких видів:


- додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);


- додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;


- додатки, що надсилаються із супровідним листом.


45. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 37 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)."


На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:


Додаток 5

до Інструкції

(пункт 8)


46. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток

до наказу

20.02.2012 N 35


У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".


47. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".


У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "N" перед цифровим позначенням не ставиться.


Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів університету на лицьовому боці останнього аркуша додатка.


48. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.


Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:


Додаток: на 7 арк. у 2 прим.


Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:


Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.


2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.


Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:


Додаток: лист Укрдержархіву 20.09.2010 N 595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.


У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:


Додаток: згідно з описом на 3 арк.


Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:


Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.


Підпис


49. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у Статуті академії, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов'язків між проректорами тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності ректора університету та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.


Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються ректором академії або за його дорученням – проректором.


Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються ректором академії або проректорами згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.


50. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:


Ректор підпис Б.В.Єгоров


або


Проректор з ЕР та АГР підпис Г.А.Мосієнко


51. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня ректор підписує всі його примірники.


У разі надсилання документа одночасно кільком структурним підрозділам підписується тільки оригінал, який залишається у справі академії – автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією його копії.


52. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а в разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:


Ректор підпис Б.В.Єгоров


Головний бухгалтер підпис І.В.Звіряка


У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають рівнозначні посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:


Директор Механіко-технологічного Директор Одеського технічного

технікуму ОНАХТ коледжу ОНАХТ

підпис, ініціали (ініціал імені), підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище прізвище

відбиток гербової печатки відбиток гербової печатки


53. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:


Голова комісії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище


Секретар комісії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище


54. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщення ректора за наказом.


55. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.


56. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.


^ Візи та гриф погодження


57. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.


58. Погодження може здійснюватись як в академії посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими зацікавленими установами (зовнішнє погодження).

59. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням найменування посади цієї особи.


60. Віза проставляється на лицьовій стороні останнього аркуша проекту документа. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в академії.


61. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:


Начальник юридичного відділу

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата


Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.


62. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.


63. Порядок візування певних видів документів зазначається в інструкції академії.


64. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.


65. Якщо під час візування з'ясується, що в підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.


66. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:


ПОГОДЖЕНО


Міністр освіти і науки,


молоді та спорту України


______________Д.В.Табачник


«____»____________201__р.

67. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.


68. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад:


Аркуш погодження додається.


Аркуш погодження оформляється за такою формою:


^ АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

__________________________

(назва проекту документа)


Підрозділ ОНАХТ _________ __________ __________________________

(посада) підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата отримання

Дата узгодження

Зауваження


69. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:


- з установами однакового рівня та іншими установами;


- з громадськими організаціями;


- з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;


- з установами вищого рівня.


^ Відбиток печатки


70. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис ректора скріплюється гербовою печаткою академії.


Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається академією на підставі нормативно-правових актів та переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 7).


71. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування академії або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.


Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".


72. Наказом ректора академії визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.


^ Відмітка про засвідчення копій документів


73. Академія може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу ректора академії, проректорів або керівника структурного підрозділу.


У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з академією, а також під час формування особових справ працівників академії може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).


Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.


74. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом

Зав. канцелярії (діловод канцелярії) підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата


75. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 256 23 29

або

Петренко Олена Іванівна 256 23 29


76. Відмітка про надходження документа до академії робиться від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування академії – одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби – година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.


У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.


У разі коли установа, організація, підприємство – автор документа подає у канцелярію документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі, організації, підприємству – авторові, реєстраційний штамп проставляється.

  1   2   3   4   5   6   7

Схожі:

Про затвердження інструкції з діловодства в Одеській національній академії харчових технологій iconНаказ №81 Про затвердження інструкції з діловодства з метою поліпшення діловодства в університеті І у відповідності до чинних положень Міністерства освіти І науки України наказ у ю : Затвердити інструкцію з діловодства І ввести її дію з 01.
...
Про затвердження інструкції з діловодства в Одеській національній академії харчових технологій iconПро затвердження Інструкції з діловодства
Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади І місцевого самоврядування
Про затвердження інструкції з діловодства в Одеській національній академії харчових технологій iconПро затвердження Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті Постанова Правління Національного банку України від 29 березня 2001 року n 135 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
Про затвердження Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті
Про затвердження інструкції з діловодства в Одеській національній академії харчових технологій iconПро затвердження Інструкції про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті Постанова Правління Національного банку України від 18 грудня 1998 року n 527 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
Про затвердження Інструкції про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті
Про затвердження інструкції з діловодства в Одеській національній академії харчових технологій iconПро затвердження Змін до Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті Відповідно до статті 7 Закону України "Про Національний банк України" ( 679-14 ) та з метою приведення діючого порядку
Україні в національній валюті у відповідність до вимог Законів України Про запобігання
Про затвердження інструкції з діловодства в Одеській національній академії харчових технологій iconЗаявка на користування поштовим сервісом академії
Зобов’язуюсь виконувати правила користування електронною поштою, встановлені в Одеській національній академії зв’язку ім. О. С. Попова,...
Про затвердження інструкції з діловодства в Одеській національній академії харчових технологій iconДобровольський олександр ігорович
Робота виконана в Одеській національній академії зв’язку ім. О. С. Попова Міністерства транспорту та зв’язку України
Про затвердження інструкції з діловодства в Одеській національній академії харчових технологій iconНаказ №72/78 від 01 лютого 2013 року Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 18 лютого 2013 р за №288/22820 Про затвердження Інструкції про звільнення від
Про затвердження Інструкції про звільнення від проходження державної підсумкової атестації учнів (вихованців) загальноосвітніх навчальних...
Про затвердження інструкції з діловодства в Одеській національній академії харчових технологій iconНаказ №72/78 від 01 лютого 2013 року Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 18 лютого 2013 р за №288/22820 Про затвердження Інструкції про звільнення від
Про затвердження Інструкції про звільнення від проходження державної підсумкової атестації учнів (вихованців) загальноосвітніх навчальних...
Про затвердження інструкції з діловодства в Одеській національній академії харчових технологій iconПро затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади Кабінет Міністрів України постановляє
Затвердити Типову інструкцію з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи