Рыбальченко Е. Н., зав сектором информационно-библиографического отдела создание авторитетного файла индивидуальных авторов в формате ирбис/authority в библиотеке уипа icon

Рыбальченко Е. Н., зав сектором информационно-библиографического отдела создание авторитетного файла индивидуальных авторов в формате ирбис/authority в библиотеке уипа




Скачати 94.22 Kb.
НазваРыбальченко Е. Н., зав сектором информационно-библиографического отдела создание авторитетного файла индивидуальных авторов в формате ирбис/authority в библиотеке уипа
Дата18.04.2013
Розмір94.22 Kb.
ТипДокументи

Рыбальченко Е.Н., зав. сектором информационно-библиографического отдела

СОЗДАНИЕ АВТОРИТЕТНОГО ФАЙЛА ИНДИВИДУАЛЬНЫХ АВТОРОВ В ФОРМАТЕ ИРБИС/AUTHORITY В БИБЛИОТЕКЕ УИПА


Организация авторитетных баз данных - обоснованное требование к функциональности оперативных поисковых автоматизированных систем современного уровня. Для успешного и эффективного функционирования автоматизированной системы «ИРБИС», в которой работает библиотека, достижения высокой избирательности поиска записи на искомый документ в базе данных мы стремимся максимально использовать все технологические особенности программы, в том числе, возможность создания собственных электронных ресурсов. Такими ресурсами являются авторитетные файлы (АФ).

Известно, что под термином “АФ Индивидуальный автор” (АФ «ИА») понимается файл, содержащий важную информацию об авторе. Кроме того, это надежное средство идентификации, которое предлагает варианты разночтения, содержит справочную информацию. Использование АФ не только очень удобно, но и полезно, поскольку сокращается время составления библиографического описания, при этом достигается высокий уровень стандартизации в каталогизации.

АФ является подспорьем и инструментом каталогизаторов как при описании соответствующих документов, так и при организации авторского поиска в рабочем процессе библиотекарей, поиска по персоналиям ученых и сотрудников, для наиболее полного и точного контроля их трудов с целью (в последующем) издания указателей «Трудов ученых», биобиблиографических указателей, в справочно-информационном обслуживании пользователей. В связи с этим авторитетный контроль становится одним из важных технологических процессов каталогизации в библиотеке УИПА.

Вопрос о формировании АФ «ИА» возник практически сразу при переходе библиотеки на программное обеспечение «ИРБИС». Необходимость его создания обусловлена рядом причин. Прежде всего, как известно, предметом гордости любого вуза является его профессорско-преподавательский состав. УИПА имеет в своей истории имена известных ученых, педагогов, исследователей. Именно их труды, монографии, публикации делают уникальным фонд библиотеки, выделяя, таким образом, наш вуз из среды других. Задача библиотеки – не только собирать и хранить это научное наследие, но и широко информировать о нем.

В библиотеке с самого начала ее существования был начат сбор сведений о трудах и публикациях ученых УИПА. С 1958 года по 1976 год в традиционном карточном виде велась картотека «Труды сотрудников УЗПИ», где собиралась информация по кафедрам, факультетам, внутри каждого раздела – подразделы в алфавите фамилий сотрудников за которыми помещались карточки с библиографическим описанием их работ, трудов, публикаций. По сути, в то время она выступала прообразом современного АФ «ИА», т.е. осуществляла авторитетный контроль.

С 1977 г. информация об ученых собирается уже в «Картотеке профессорско-преподавательского состава и сотрудников НИСа УИПА», а об их трудах – в рейтерной картотеке «Труды профессорско-преподавательского состава и сотрудников НИСа УИПА».

С 1999 г. с введением автоматизации в библиотеке данные о научных работах и публикациях параллельно стали отражаться в ЭК, который в то время создавался в программе «Liber». Нами планировалось все вышеназванные ресурсы объединить в одну электронную базу данных «Труды ученых УИПА». Однако, переход на программу «ИРБИС» в 2006 г. немного усложнил эту задачу, т.к. созданная электронная информация об ученых и их трудах после конвертирования требует основательной корректировки и редактирования. Проблемы возникли в результате несовпадения полей программ, а также ввиду их полного (в некоторых случаях) отсутствия. Так, например, в программе «Liber» не предусматривалось поле «Место работы автора» и соответствующие данные вносились в поля рубрик и подрубрик. В результате конвертации они были утеряны, поэтому в «ИРБИСе» приходится создавать эту базу заново. Не все записи в БД выполнялись единообразно, а в таком случае разночтения фамилий не позволяют корректно формировать словарь авторов-сотрудников. Но все же главное, что очень важно, была сохранена вся информация, наработанная в предыдущей системе – «Liber».

К моменту перехода на программное обеспечение «ИРБИС» в ЭК содержалось более 2,5 тыс. записей трудов и публикаций ученых УИПА, которые теперь необходимо отредактировать - внести в них недостающие сведения об авторах: место работы, ученая степень, звание, должность. Сейчас эта БД насчитывает около 4 тысяч записей, в ее создании принимают участие два отдела библиотеки: отдел обработки и информационно-библиографический отдел, непосредственно связанные с ведением ЭК. Создаются записи на новые поступления книг и аналитические записи на статьи из периодических изданий и сборников, отражающих работы ученых академии. Для поисковых целей необходимо, чтобы все записи имели единообразный вид. А т.к. «ИРБИС» позволяет осуществлять авторитетный контроль с помощью авторитетных записей (АЗ), то с использованием АФ «ИА» работа по редактированию и одновременному вводу новой информации значительно упрощается и унифицируется. Кроме того, на протяжении своего существования УИПА меняла свое название, названия факультетов, кафедр, что также отражается в АФ «ИА».

Функциональность АФ «ИА» обуславливается выполнением, прежде всего, внутренних задач, поэтому для интеграции этого ресурса в автоматизированную систему библиотеки нами определились следующие направления работы: текущее наполнение АЗ, редактирование, организация связи авторитетной записи с библиографией, представление данных в электронном каталоге.

Возможно, наш опыт создания и использования АФ «ИА» может пригодиться другим вузовским библиотекам. Поэтому каждое из направлений охарактеризуем подробно.


Текущее наполнение АФ ИА

Работа начинается с составления АЗ. При создании записи в АФ «ИА» обязательными являются поля: 210 Заголовок - Основное имя лица, 910 Место работы автора, 410 Вариантные формы имени лица, 300 Информационное примечание, 801 Источник составления записи, 810 Источник, в котором выявлена информация о заголовке, 920 Имя рабочего листа.

Остальные поля - факультативны для заполнения.





^ В поле 210 «Заголовок – Основное (принятое) имя лица» мы фиксируем:

«Начальный элемент ввода - фамилию;

«Часть имени, кроме начального элемента ввода – инициалы (сокращенно);

«Идентифицирующие признаки имени»: ученая степень, звание, должность;

«Раскрытие инициалов личного имени» – имя, отчество (полностью);

«Даты»: год рождения;

«Графика»: ^ Ca;

«Язык каталогизации»: rus;

«Признак ввода имени лица:» 1 (имя лица вводится под фамилией);

«Код отношения»: 070 (автор).




^ Поле 910 Место работы автора:

Работает в данной организации – да;

Место работы – название академии, факультет, кафедра.

Это поле множимое, в нем указываем все вариантные названия места работы (переименования вуза, кафедры). Например:

УЗПИ-МТ: литейного производства и технологии металлов

ХИПИ-МТ: литейного производства и технологии металлов

УИПА-МТ: металлургии в машиностроении





Хотим обратить ваше внимание на то, что формируемый при этом словарь «Место работы автора» в АФ «ИА» покажет определенного автора в составе каждой из названных кафедр, а вот в словаре «Место работы автора/редактора» в ЭК публикация будет привязана только к последнему (основному) месту работы автора.


^ Поле 410 Ссылки СМ (вариантные (другие) формы имени лица) «Связанные принятые формы имени лица на других языках».

В нем повторяются почти все сведения, отраженные в поле 210 «Заголовок – Основное (принятое) имя лица» на украинском и английском языках. Фиксируются:

«Начальный элемент ввода - фамилия;

«Часть имени, кроме начального элемента ввода – инициалы;

«Идентифицирующие признаки имени» (ученая степень, звание, должность) нами было принято решение не повторять, т.к. формируем не самостоятельную авторитетную запись, а ее вариантную форму и по ссылке «см.» эти сведения уже будут показаны в Принятом заголовке;

«Раскрытие инициалов личного имени» – имя отчество полностью;

«Даты»: год рождения;

«Графика»: ^ Ca;

«Язык каталогизации»: «eng» или «ukr», в зависимости от языка заголовка;

«Признак ввода имени лица:» 1 (имя лица вводится под фамилией);

«Код отношения»: 070 (автор).

Данное поле множимое, в нем вносим все возможные варианты разночтений фамилии автора, переводы на другие языки.

^ Поле 300 «Информационное примечание»: фиксируется: с какого года работает в организации, с какого года занимает данную должность.

Поле 801«Источник составления записи»:

«Страна»: UA;

«Организация»: ^ УИПА;

«Дата ввода или последней обработки»

«Функция, выполняемая библиотекой»: 0 (каталогизирующая).

Поле 810 «Источник в котором выявлена информация»:

«Наименование источника»: ^ Картотека, формуляр, штатное расписание

Поле 920 «Имя рабочего листа»: ATHRA.


Второе направление работы – Редактирование АФ «ИА»

АЗ следует постоянно редактировать: добавлять отсутствующие ранее сведения в поле 210; в поле 300 вносить новые данные о лице или месте его работы. Например: присвоение званий, получение наград, смена вида деятельности лица, и т.п. В поле 410 при редактировании АФ «ИА» необходимо проверить, чтобы имена каждого автора были представлены в единообразной форме, чтобы присутствовали предпочтительные формы написания имени автора, чтобы соблюдался строгий порядок написания имени автора, и, в случае изменения имени в базе данных текущих поступлений, произвести соответственные исправления и в ретроспективной базе данных. Для достоверности информации следует производить ежегодную корректировку согласно штатному расписанию. Все новые переименования кафедры мы вносим в поле 910 «Место работы автора».


Следующее направление работы – Организация связи авторитетной записи с библиографией

После создания АЗ каталогизатор обязательно привязывает к ней имеющиеся библиографические записи. Для связывания АФ автора с библиографией внедрен авторитетный контроль этого элемента библиографической записи. Так как АФ используются для всех библиографических БД, генерируемых библиотекой, в режимах текущей каталогизации и редактирования записей, следует отметить, что при занесении в ЭК работ преподавателей при заполнении заголовка текущей записи необходимо воспользоваться полем «Ввод через AUTHORITY-файл (N записи)». Преимущества такого подхода к работе заключаются в том, что при извлечении информации из АФ, снижается вероятность ошибок и опечаток в процессе формирования записи ЭК, а также появляется возможность идентифицировать их по определенному признаку. Единообразная форма заполнения полей позволяет быстро вносить изменения, то есть производить глобальную корректировку в ранее составленных описаниях документов. Это значительно снижает количество затраченного времени на выполнение определенного объема работы каталогизатора.




Для включения в процесс авторитетного контроля ретрозаписей проводится плановое и текущее редактирование ЭК. В рамках планового редактирования последовательно проверяются все АЗ на наличие библиографии в ЭК. Отбор библиографических записей для текущего редактирования ЭК осуществляется по наличию в них автора, на которого была сформирована новая АЗ.


Четвертое направление работы – Представление данных в формате ИРБИС/Authority в базе данных ЭК УИПА.

Как поисковый аппарат база данных АФ «ИА» представлена несколькими видами поиска, который читатель-пользователь может использовать в работе с электронными ресурсами. Поиск документов осуществляется по фамилии автора-преподавателя, по отдельным фрагментам имени лица, по месту работы автора. Следует обратить внимание на то, что вид поиска по месту работы автора в АФ «ИА» дает информацию только о кадровом составе определенной кафедры:







В то же время, формируемое поле «Место работы автора» в АФ «ИА» автоматически создает словарь «Место работы автора/редактора» в БД ЭК. Именно здесь возможен поиск трудов, публикаций, созданных на определенной кафедре.




В библиотечном обслуживании читателей-студентов существует пробел в информировании о работах преподавателей академии. Этот пробел может быть восполнен путем использования АФ «ИА». Вид поиска «Индивидуальный автор» в ЭК позволяет исключить из искомых документов авторов- однофамильцев и авторов, которые не являются преподавателями академии. А также благодаря вводу информации через АФ «ИА» все публикации одного автора, независимо от языка опубликования и даже включая разночтения его фамилии, будут найдены при одном виде поиска. Также читатель может получить справочную информацию об авторе, просмотрев полное описание записи.

Таким образом, АФ позволяет:

  • унифицировать ввод информации (достигается единообразие ввода, сокращается количество ошибок);

  • осуществлять полный и при этом точный поиск в базах данных ЭК;

  • при поиске работ автора, внесенного в АФ, получать сведения о всех изданиях, имеющихся в библиотеке, независимо от языка издания, разночтений его фамилии или имени-отчества;

  • производить фактографический поиск информации об авторах, и других персонах организации, а также по месту их работы;

  • эффективно выполнять адресные, тематические, фактографические, уточняющие, биобиблиографические справки.

В перспективе мы планируем использовать АФ «ИА» для создания полнотекстовых баз данных работ преподавателей, информационных списков новых поступлений литературы конкретно по факультетам, кафедрам и отдельным авторам-преподавателям академии, биобиблиографических указателей (к юбилейным и памятным датам), указателей авторских работ сотрудников, а также архива сведений о формировании и изменении преподавательского состава и организационной структуры академии. Предполагаем, что для этого будут использоваться словари «Индивидуальный автор», «Место работы автора/редактора», которые формируются и одновременно редактируются посредством использования АФ «ИА».


Литература:

  1. Притула, О. И. Авторитетный файл как начальный этап формирования электронных ресурсов [Текст] / О. И. Притула // Культура народов Причерноморья. – 2003. – № 40. – С. 30–35.

  2. Жлобинская, О. Особенности авторитетной работы: роль и место авторитетных файлов в машиночитаемой каталогизации [Текст] / О. Жлобинская, Т. Мисхулия, Ю. Селиванова // Библ. дело. – 2005. – № 6. – С. 25 –26.

Схожі:

Рыбальченко Е. Н., зав сектором информационно-библиографического отдела создание авторитетного файла индивидуальных авторов в формате ирбис/authority в библиотеке уипа iconПорядок получения информации
Предоставление материалов из библиографического списка в удобном для Вас формате (e-mail, диск, ксерокопия)
Рыбальченко Е. Н., зав сектором информационно-библиографического отдела создание авторитетного файла индивидуальных авторов в формате ирбис/authority в библиотеке уипа iconРыбальченко Е. Н. Формирование информационной компетентности пользователей библиотеки уипа
Общеизвестный афоризм Сократа «я знаю, что ничего не знаю» заставляет нас восхищаться, но он не может заставить нас отказаться от...
Рыбальченко Е. Н., зав сектором информационно-библиографического отдела создание авторитетного файла индивидуальных авторов в формате ирбис/authority в библиотеке уипа iconПодковырина Е. Н., зав. Нтод библиотеки уипа электронный каталог как современная информационно-поисковая система библиотеки «Компьютер выдает только то, что в него ввели. Секрет успеха не информация, но люди»
Будучи одним из основных проявлений информатизации библиотек, эк создает условия для реализации одного из главных принципов открытого...
Рыбальченко Е. Н., зав сектором информационно-библиографического отдела создание авторитетного файла индивидуальных авторов в формате ирбис/authority в библиотеке уипа iconХарактеристика
Подобрать литературу по теме: "Информационно-поисковая система для сопровождения процесса работы отдела поставок"
Рыбальченко Е. Н., зав сектором информационно-библиографического отдела создание авторитетного файла индивидуальных авторов в формате ирбис/authority в библиотеке уипа iconКраткие теоретические сведения
Создание и отладка ассемблерных программ. Разработка. Exe-файла. Получение навыков отладки в среде Turbo Debugger
Рыбальченко Е. Н., зав сектором информационно-библиографического отдела создание авторитетного файла индивидуальных авторов в формате ирбис/authority в библиотеке уипа iconПерелік публікацій кафедри «Інформатика» за 2008 р
Создание моделей безопасности информационно-управленческих архитектур предприятий средствами Windows 2003 Server
Рыбальченко Е. Н., зав сектором информационно-библиографического отдела создание авторитетного файла индивидуальных авторов в формате ирбис/authority в библиотеке уипа iconПерелік публікацій кафедри «Інформатика» за 2008 р
Создание моделей безопасности информационно-управленческих архитектур предприятий средствами Windows 2003 Server
Рыбальченко Е. Н., зав сектором информационно-библиографического отдела создание авторитетного файла индивидуальных авторов в формате ирбис/authority в библиотеке уипа iconПерелік публікацій кафедри «Інформатика» за 2008 р
Создание моделей безопасности информационно-управленческих архитектур предприятий средствами Windows 2003 Server
Рыбальченко Е. Н., зав сектором информационно-библиографического отдела создание авторитетного файла индивидуальных авторов в формате ирбис/authority в библиотеке уипа iconПерелік публікацій кафедри «Інформатика» за 2008 р
Создание моделей безопасности информационно-управленческих архитектур предприятий средствами Windows 2003 Server
Рыбальченко Е. Н., зав сектором информационно-библиографического отдела создание авторитетного файла индивидуальных авторов в формате ирбис/authority в библиотеке уипа iconПерелік публікацій кафедри «Інформатика» за 2008 р
Создание моделей безопасности информационно-управленческих архитектур предприятий средствами Windows 2003 Server
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи