ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ ректора СумДУ
08.12.2008р. № 704-І Порядок оформлення службового відрядження спеціалістів СумДУ за кордон
(нова редакція)
З метою вдосконалення роботи в сфері міжнародного співробітництва університету з науковими організаціями та вищими навчальними закладами зарубіжних країн, приведення виїздів за кордон у службових справах у відповідність з вимогами чинного законодавства України вводиться наступний порядок оформлення закордонних відряджень:
Не менш ніж за 10 днів до відрядження надається службова записка керівника відповідного структурного підрозділу університету на ім’я ректора, у якій вказані:
прізвище, ім’я, по-батькові особи, яка відряджається за кордон;
посада;
країна відрядження;
мета поїздки;
термін перебування за кордоном;
приймаюча сторона (вищий навчальний заклад, підприємство тощо);
фінансові умови відрядження із зазначенням джерела фінансування за трьома статтями витрат: проїзд, проживання та добові.
Службова записка погоджується з деканом факультету (для загально-університетських підрозділів – з проректором за підпорядкуванням) та відділом міжнародних зв’язків. У випадку, коли будь-яка стаття витрат на відрядження фінансується з субрахунку структурного підрозділу університету, необхідним є резервування коштів на субрахунку з відповідною візою фахівця, відповідального за облік субрахунків, на службовій записці та заяві на відрядження, яка одночасно зі службовою запискою погоджується з керівником підрозділу (завідуючий кафедрою, декан) та відділом міжнародних зв’язків. Якщо мета відрядження пов’язана з науковою діяльністю, обов’язковою є віза проректора з наукової роботи як на службовій записці, так і на заяві на відрядження.
Дозвіл на відрядження дає ректор університету (на час його відсутності – проректор, який тимчасово виконує обов’язки ректора).
Після узгодження ректором службова записка подається до відділу міжнародних зв’язків (оригінал) для оформлення відповідного наказу та до планово-фінансового відділу (копія) для оформлення відповідного кошторису витрат. Обов’язковою підставою до наказу про службове відрядження за кордон є запрошення, яке також подається до відділу міжнародних зв’язків.
У випадку, коли необхідною є сплата оргвнеску для участі в конференції, форумі тощо, потрібно завчасно надати до бухгалтерії договір та рахунок від приймаючої сторони з дозволом ректора на проплату, а після повернення – акт виконаних робіт.
Кошти, зарезервовані на субрахунку, корегуються по факту витрат.
Відділ міжнародних зв’язків у письмовій формі повідомляє відповідні державні органи.
Після повернення особа, яка перебувала у службовому відрядженні, повинна надати до відділу міжнародних зв’язків письмовий звіт про результати службового відрядження за кордон (не пізніше ніж через 5 днів з дня повернення) за підписом керівника підрозділу та проректора з наукової роботи, якщо мета відрядження пов’язана з науковою діяльністю.
Загальному відділу відправлення будь-якої кореспонденції за кордон проводити лише з візою начальника відділу міжнародних зв’язків.
Начальник відділу міжнародних зв’язків К.І. Кириченко
Головний бухгалтер В.В. Коваленко
Начальник ПФВ Т.С. Новітченко
Начальник загального відділу В.Я. Линник |
