Учебное пособие под редакцией доцента icon

Учебное пособие под редакцией доцента




НазваУчебное пособие под редакцией доцента
Сторінка2/5
доцента
Дата07.06.2012
Розмір1.39 Mb.
ТипУчебное пособие
1   2   3   4   5
[ J Г j и II

сти дополняется требованием качества, т. е. оптимальности §|р| шеашй и других управляющих воздействий, фиксируемых кументом.

Документы, обладающие управленческой функцией, |Э I держат необходимое количество информации. Поэтому они I играют большую роль в информационном обеспечении упра.в. I леніия. По мере расширения производства процесс управления усложняется. Возникает необходимость новых информациоц- I ных потоков.

Уровень обработки информации определяется «иерархией I функций ашарата управления. На первом уровне производит- I ся сбор первичных данных, т. е. информации о фактическом I состоянии дел, «которая вы-ражается обычно в цифровой фор. I ме. На втором уровне первичные данные подвергаются груп- I пировке и обобщению. Этот процесс реализуется в сводках, рапортах, отчетах и тому подобных документах. На третьем уровне «выделяется информация, необходимая для решения за- дач управления. Она фиксируется в документах, содеіржащнх анализ и оценку как положения дел, так и различных управ­ляющих воздействий. На более вьґ-соких уровнях обработки информации подготавливаются варианты возможных решений. Однако окончательное решение принимается самим руководи­телем.

Информацию, обеспечивающую основную функцию управ­ления, — регулирование19, можно «разделить на ідіва ©ада: осве­домительную и распорядительную. Осведомительная информа­ция формируется, главным образом, на низших уровнях управ­ления. В процессе передачи ее «вверх», т. е. при движении от низших ступеней управления к высшим, .происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация генерируется на выоших уровнях управления. При движении ее «вниз» средние и низшие звенья управления обычно вырабатывают дополнительную информацию25.

Управленческие документы имеют две основные под­функции:

1) стабилизации, нормального функционирования и совер­шенствования государственной системы в целом и каждого го­сударственного учреждения в отдельности;

  1. Под регулированием понимается сохранение состояния объекта Уп' равления согласно заранее заданным нормам и предписаниям (указани­ям). (Урсул А. Д. Проблема информации в современной науке. Философ­ские очерки. М., 1975, с. 223.)

  2. См. об этом, например: Глушков В. М., Доброе Г. Щ„ TepeuftH' ко В. И. Беседы об управлении. М., 1974, с. 33—36; Мамиконов А. Г. Управ' ление и информация. М., 1975, с. 113—116.

2) обеспечения нормального функционирования каждого члена данного социального института и данного общества в его конкретной социальной роли26.

Документы, выполняющие управленческую функцию, мо­жно классифицировать в соответствии с элементами государ­ственного управления (прогнозирование, планирование, рабо­та с информацией, принятие управленческих государственно- властных решений, организаторская работа и регулирование, контроль) или в соответствии с функциями учреждения (об­щее руководство, планирование, финансирование, материаль­но-техническое обеспечение, -подготовка кадров и др.).

Управленческие документы отражают в специфической форме как структуру, так и стадии и циклы управления и в то же время сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ предстоит прежде всего в регулятивной, нормативной роли—-как регуля­тор различных сторон деятельности общества; государства, уч­реждения.

Правовая функция — функция фиксации, закрепления .и из­менения правовых норм и правоотношений. Существуют две | категории документов, наделенных правовой функцией:

    1. изначально обладающие ею;

    2. приобретающие ее на время.

В .первую категорию входят все документы, устанавливаю- I щие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоот- § ношения или прекращающие их действие, а также другие . документы, влекущие за собой юридические последствия. К і ним относятся, правовые акты представительных и распоряди- I тельных органов27, т. е. все правовые акты органов государст- I венной власти (указы, законы, постановления и т. п.), судеб- t ные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты и, кро- I ме того, акты управления, издаваемые учреждениями, пред-. І приятиями и организациями и влекущие за собой определен- ; ные юридические последствия (приказы, распоряжения, инст- I рукции и т. д.). Сюда же следует зачислить документы, фикси- \ рующие договорные отношения: а) между государствами Г(пакты, договоры, трактаты, конвенции, соглашения и т. д.); і б) между государством и учреждением (жалованная грамота, І государственный акт на вечное пользование землей); в) меж- I ДУ учреждениями (акцепт, договор поставки, долевой дого­вор); г) между лицом и государством (жалованная, тархан­ная грамота); е) между лицом и учреждением (вкладная

грамота, подрядная за-пись, трудовое соглашение, контракт); ж) между частными лицами (данная, откупная, купчая, ка­бальная, закладная грамота, раздельная запись, расписка).

В эту же категорию входят такие документы, как метриче­ские свидетельства, .паспорта, дипломы об образовании, оправ­ки с места работы и с места жительства и т. д., и оправдатель­ные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, на­кладные, приходные ордера на поступившие материалы, сче­тно-платежные требования на отпущенную продукцию и т. п.).

Ко второй категории принадлежат все документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, сберегательная книжка или опись иму­щества признаются в нотариате доказательством факта нали­чия наследственного имущества, на основании 'которого (на­ряду с другими доказательствами) выдается свидетельство о праве на наследство. Список научных трудов, сам по себе ли­шенный какого-либо юридического значения, играет сущест­венную роль при зачислении на должность, (присвоении учено­го звания, как доказательство пригодности к исследователь­ской и преподавательской работе.

В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. Так, документ, признанный судом в качестве вещественного доказательства, приобретает характер юридического факта, и, следовательно, правовую функцию.

Все документы, относящиеся к первой категории в еще большей степени, чем управленческие документы, играют со­циально-регулятивную .роль.

Функция учета ближе всего стоит к социальной, но если социальная функция закрепляет какую-то качественную опре­деленность, то функция учета дает количественную ха­рактеристику информации. Функция учета есть функция репи- страции и группировки в формализованном цифровом выраже­нии информации, связанной с хозяйственными, демографиче­скими и иньими социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации.

Еще в древности документы возникали в ответ на потреб­ность © учете земли, урожая, скота, населення, долгов и т. д. Со временем происходит возрастание роли учета, в первую очередь учета и контроля за производством и распределением. Особенно усилилась эта роль с переходом к социалистическо­му хозяйствованию, что вызвало к жизни формулу: «Социа­лизм — это учет»23.

В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы прежде всего многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно- распорядительных органов. Учет—необходимое условие не только нормального процесса общественного воспроизводства, планирования »и управления экономикой, но и правильной по­литики в области демографии, урбанизации и во мнопих дру­гих сферах социальной жизни. Поэтому документы, наделен­ные функцией учета, фиксируют в специфической форме весь­ма широкий спектр информации. Основные виды учета —ста­тистический, бухгалтерский, оперативный — находят отраже­ние в статистических и финансово-экоиомичеаких документах.

Функция документа как исторического источника изучает­ся, так как изменяется роль самого документа в обществен- матикой, исследующими содержание документа и его форму.

Рассмотренные функции документа имеют следующие осо­бенности. Некоторыми функциями документ наделяется созна­тельно (информационной, управленческой, учета, отчасти ком­муникативной и правшой), другие присущи ему объективно и, ка/к правило, не осознаются автором (социальная, культурная, исторического источника, отчасти коммуникативная и пра­вовая) .

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, указ —информационную, культурную, коммуникативную, со­циальную, управленческую, правовую, исторического источни­ка; аттестат зрелости — информационную, культурную, соци­альную, правовую, исторического источника. Однако поли­функциональность документа не исключает доминирующей ро­ли какой-либо одной его функции. В документе (например, в акте управления) обычно преобладает одна функция (в дан­ном случае управленческая), но в то же время он выполняет и другие функции (информ«ационную, коммуникативную, со­циальную, культурную, исторического источника). Автор до­кумента субъективно наделяет его, как правило, одной функ­цией (например, учета), объективно же этот документ несет и иные функции.

Удельный вес той или иной функции со временем изменяет­ся, так как изменяется роль самого документа в обществен­ных отношениях, в данной социальной системе, в процессе управления и т. д. Например, через 30, 50, 100 лет после соз­дания документа удельный вес коммуникативной, управлен­ческой, правовой и учетной функции уменьшается, тогда как остальные функции выходят на первый план. Это связано с тем, что оперативная, деловая информация, содержащаяся в документе, со временем превращается в ретроспективную, актуальность которой резко снижается, а действенность, нор­мативное и регулятивное значение и вовсе утрачивается.

Ш

Все перечисленные функции можно подразделить на функ- 1 ции оперативного характера, .время действия которых ограни- I чено (управленческая, правовая, учета), и функции постоянно I действующие, обеспечивающие историческую I социально-1 культурную преемственность (информационная, социальная, I культурная, коммуникативная, исторического источника). Та- I ким образом, одни функции со временем полностью исчерпы- I ваются и вытесняются другими, объективно заложенными, как I и первые, при создании документа.

Следовательно, функция документа, его целевое назначе- I ние, определяются необходимостью в реализации конкретной I общественной потребности. Особенно рельефно (Выражены функции «не в единичном документе, а в комплексе докумен- К тов, в крупном документальном массиве. Классификация до-1 кументов по функциональному признаку явится предпосылкой I более глубокого их изучения.

^ П. СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

1. Текстовое документирование

Первым опособом заіпечатления мьгсли явилось слово. Сло­во передавало общее представление человека об окружающем мире. Однако слово как средство запечатления имеет сущест­венные недостатки. Являясь средством передачи мысли, оно ограничено расстоянием и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств .Этот беспроволочный телеграф достигал высокой степени совершенства. Язык бара­банов характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки.

В глубокой древности появились и так называемые пред­метные письма, или символы. Например, на Суматре в знак дружбы посылали соль, в знак гнева, вражды — перец; у сла­вянских народов поднесение хлеба и соли означает знак при­ветствия и дружбы.

Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Например, депеши племен Южной Амери­ки инков — кипу — «.письма», написанные узелками на вере­вочке. Ряды разноцветных шнуров (их число доходило до 200) привязывались к главной <веревке. Все имело свое значение в этом письме: цвет шнуров, число узлов, их форма, расстояние друг от друга. Точно прочитать такое .послание довольно слож­но, у индейцев существовали специальные люди, владевшие «грамотой»

Письменность как средство закрепления информации поя­вилась в искусстве и была связана с эстетическими потребнос­тями человека. Самым древним рисункам, дошедшим до нас от людей каменного века, 40—60 тыс. лет. Смысл их и сегодня во многом неясен.

Вопрос происхождения и развития письма — один из слож­нейших вопросов культуры. Письмо «прошло несколько ступе­ней развития2.

Первая ступень — пиктографическое письмо (картинно-сип- гетическое, 8—І тьгс. лет до н. э.). Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм—(первобытное ис­кусство, период, когда первобытные рисунки стали применять­ся не только для познания мира, но и для коммуникативных целей, т. е. передачи каких-либо 'сообщений и для закрепле­ния их во времени. С .помощью пиктограмм записаны длинные истории и даже целые поэмы. Например, индейское племя де- лаваров записало с помощью пиктограмм свой эпо'с «Валум- олум».

У любого народа, стоявшего на уровне первобытнообщин­ного строя, существовало «рисунчатое письмо». Языком рисун­ков пользовались многие народы нашей страны, не имевшие письменности, іПосле победы Великой Октябрьской социали­стической революции эти народы перешли на «настоящее письмо», которое было специально разработано учеными язы­коведами.

Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную] пиктограммой, можно лишь толковать, понимая общий смысл. Пиктографическое письмо в настоящее время применяется Щ изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках на погонах, гербах и т. д.3 Материалом для! пиктографического письма служили камни, кость, кора, бе-1 реста, кожа и т. п.

Вторая ступень — идеографическое (логографическое)І письмо. В этом типе письма отдельные знаки -передают уже! слова. Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую! речь, появляется при зарождении классового общества. Его| первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двут речья.

В логографическом письме изобразительные знаки для! конкретных предметов остались картинками. А для передачи! общих понятий использовались слова со сходным звучанием] Нацример, по-египетски «ласточка» и «большой» звучат оди-f наково. Знак «ласточка» стал передавать оба эти значения!.

Если не было близко звучавшего конкретного слова, то нй помощь приходила образность. Например, «энергичный» — вы­ходящий из сердца, «щедрость» — протягивающий руки, «про­хладный»— сосуд с льющейся водой. С помощью таких пред­метных знаков стало возможно записать любой текст. Для то­го, чтобы различить значение данного знака (например, «дом» или «выходить») стали ставить над ним специальный зна­чок— детерминатив, т. е. так называемый ключ. Эти знаки са­ми не читаются, а лишь указывают, как прочесть основной знак. Рисунки древних писцов со временем постоянно упроща­лись и превратились в условные значки — иероглифы. Для на­звания имен, стран и т. д. стали применять третий тип зна­ков—фонетические знаки. Многие слова в египетском языке состоят (из одного юлога. Эти .иероглифы стал/и применять и для записи слогов.

В клинописи Двуречья происходила аналогичная постепен­ная схематизация знаков, пока они не превратились в клинья. В Китае традиции древнего иероглифического письма живы до сих пор.

Логографические знаки используются и в настоящее время (знаки доллара, фунта стерлингов и т. п.). Достииствомлого- графического письма является его большая емкость (компакт­ность) і так как знак это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в 4 раза меньше знаков, чем русских слов. Например, В 9 = 3. Недостаток этого способа запечатле­ния мысли — в трудности передачи абстрактных понятий и имен, многознаковости языка, его консервативности.

Третья ступень — слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (наїпример, ассиро-вавилонская, ура;ртская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).

Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35—40 до 200—300 знаков. Древнейшие слоговые знаки воз­никли во II тысячелетии до н. э. в шумерском письме из лого­грамм.

Четвертая ступень — буквенно-звуковое іписьмо. Возникло из слогового во II тысячелетии до н. э. Появление буквенно- звукового письма имело огромное значение для развития ми­ровой культуры. Ф. Энгельс связывал появление буквеино-зву- ковых систем с переходом от эпохи «варварства» к эпохе «цивилизации».

Буквенное письмо делится на консонантно-звуковое (пере­дает только согласные) и вокализованно-звуковое — (передает как согласные, так і гласные. Вокализова'.нно-звуковое письмо создано греками на базе слогового письма. От греческого ал­фавита ведут происхождение почти все последующие вокали- зован'но-звуковые системы ми;ра. Возникшее на основе грече­ского алфавита, латинское письмо -послужило основой для большинства современных систем письма.

Первоначальное славянское письмо28 в период формирова-1 ни я у славян племенного строя представляло собой простей. I шие знаки типа «черт и резов». В VII—VIM вв. славяне, как и] другие народы, заимствовали греческое письмо, .преобразован^! ное в протокирилловское. С конца IX в. существовали две аз-1 буки — глаголица и кириллица. По своему алфавитно-буківєн-1 ному составу кириллица и глаголица почти совпадали, но на>| чертания букв были различны. В кириллице буквы были гео.1 метрически просты, а в глаголице буквы, наоборот, были за-| мысловаты.

Очень быстро более удобная кириллица почти повсеместно! вытеснила глаголицу. Этому способствовало и стремление го-1 сударства к унификации письма.

В дальнейшем русское письмо (в отличие от заиадиоевро-1 пейского) почти непрерывно развивалось. До XVIII в. разви-1 тие шло стихийно, а с начала XVIII в.— в порядке госудаїрст-1 венных реформ. Реформами 1707—1710 гг. были исключены! буквы, заимствованные из греческого алфавита и не нужные! при передаче славянской речи «пси», «кси», «омега», «юс»,| «ферт», «земля», «иже»29. В связи с введением нового правопи-1 сания и, новой орфографии в 1917—'1*918 гг. были исключены! буквы — і, фита, ижица, ять. В 1935 г. были введены буквы! «й» и «ё».

Претерпела значительные изменения и графика русского! письма. Древнейшим первоначальным типом почерка был! устав, при котором каждый буквенный знак как бы рисовался,! буквы имели четкие квадратные архитектурно-геометрические! формы, писались перпендикулярно строке. В XIV в. возникает! новая форма—полуустав, когда геометрически архитектурный! принцип нарушается, появляется кривизна, наклонность букв,! остроконечность. В полууставе много сокращений, выносных! букв. Появление полуустава — результат стремления ускорить! процесс написания документов. В XIV в. возникает и декора*! тивное письмо — вязь.

На смену полууставу приходит скоропись, для которой ха-1 рактерно совмещенное изображение соседних букв. В XVIII в.1 скоропись отличается введением гражданского шрифта и но-1 вого алфавита, она продолжает развиваться в гражданской!; письменности XIX—XX вв. Завершающим этапом является! современное письмо.

С изобретением пишущей машины появляется 'машинопись! как способ текстового документирования.,Во второй половине! XIX в. (с 1867 г.) началось промышленное изготовление пи.шу-| іцих машин. Первые модели под названием «Ремингтон» полу-І чили широкое распространение прежде всего в управленче-1

ском аппарате. Машинопись быстро вытеснила ручные спосо­бы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в настоящее время ручное текстовое документирова­ние остается .распространенным способом первоначального со­ставления документа.

Так как человек говорит в 5—6 раз быстрее, чем пишет, из­давна у разных народов іпояшлась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письм-о. Так появилась стено­графия — скоростное письмо, ведущееся при помощи особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное письмо з' несколько раз. Скорость в стенографической записи .приобре­тается за счет краткости знаков, сокращения и пропуска эле­ментов слов, слитности написания слов и.словосочетаний. Ско­рость стенографической записи доходит до 120 и более слов в минуту. Стенография была известна в Древней Греции в 350 г. до н. э. и Древнем Риме в I в. до и. э., причем римская система стенографии применялась до XI в. Современные систе­мы стенографии сложились .первоначально в Англии в XVII в. (геометрическая и курсивная).

В СССР с 1933 г. принята единая государственная система стенографии (ГЕСС, курсивная, морфологическая), в основу которой положена стенография, разработанная доктором фи­зико-математических наук Н. Н. Соколовым.

Материал для письма6. Большое влияние на графику пись­ма оказывали материалы для письма. В древности в Средней Азии материалом для письма служила глина. На глиняных табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков ('клинопись). Кроме глины для письма применялась кожа, дерево, камень, на котором пись­мена высекались. Каменные столбы, .плиты, стены.и скалы ис­пользовались, главным образом, для монументальных надпи­сей государственного значения.

В Египте также широко применялись надписи на стенах пирамид, дворцов, храмов, на саркофагах. Однако основным материалом письма в Египте стал папирус, отличавшийся пор­тативностью, легкостью. Ломкость папируса определила фор­му древних документов—свиток. Писали на папирусе заост­ренными Камышевыми кисточками.

В сирийском городе Пергаме было организовано производ­ство нового материала для письма—пергамента, .представляв­шего собой особо выделанные кожи телят, овец, оленей. В Ки­тае древнейшие памятники письменности выполнены на чере­паховых щитах, костях, бамбуковых дощечках, шелке. На шел­ке писал и'волосяным и кисточками специальной тушью, что та- же оказало влияние на графику китайского письма. В Китае во II в. II э. была изобретена бумага, широко раопространив- шаяся во всем мире и вытеснившая другие материалы щЦ письма. На Руси материалом для письма был пергамент (д0; XII в. привозной, с XII—XIV вв. было развернуто собственное производство).

Для бытовой переписки применялась береста (берестяные грамоты были найдены во время археологических раскопок в| Новгороде в Ю50 г.). С XJV в. получает распространение бу-| мата. Орудиями для письма на пергаменте и на бумаге были] гусиные перья, реже — лебединые и павлиньи. В середине XIX в. .получили распространение стальные перья.

Письмо и письменность приняли на себя запечатление зву-1 ковой речи и сохранение содержащейся в ней информации о| явлениях объективной действительности. Письмо стало устой-1 чивым средством запечатления и передачи информации. Тек-! стовое документирование получило самое широкое распростра-1 нение. С его помощью документируется деятельность государ-1 ственных учреждений, предприятий, общественных организа-1 ций, частных предприятий и отдельных лиц. Но среди огром-1 ного количества документов, создаваемых в процессе деятель-! ности человека, в связи с бурным развитием научно-техниче-І ского прогресса, все большее место начинают занимать другиеі виды документирования.

2. Техническое документирование

Техническое документирование является способом заіпечат-І ления технической мысли. Технические документы — обобща-| ющее название документов, отражающих результат строитель-! ного и технологического проектирования, конструирования, ии-| женерных изысканий и других работ по строительству зданий! и сооружений и изготовлению изделий промышленного произ-1 водства7.

Возникновение технической документации относится к глу-| бокой древности и связано с развитием техники и изменениями! в организации производства. Уже в рабовладельческих госу-1 дарствах все крупные сооружения строились на основе техни-| ческой документации. В Русском государстве наиболее ранние! технические данные о способах строительства и технологии! производственных .процессов можно найти в житиях и летопи-1 сях. В XVI—XVH вв. техническая документация образуется і;| приказах, деятельность которых связана со строительными ра-| ботами и эксплуатацией мануфакту/р 8. С развитием производ-1 ства происходит быстрый рост технической документации. ІІ соответствии с производственным назначением технические до-1 кументальные материалы .классифицируются на группы:

  1. Краткий словарь архивной терминологии. М. — Л., 1968, с. 51.

  2. Подробно история технической документации изложена в учебном по-| собии: Кузин А. А. Происхождение и развитие основных видов техниче-1 ских документальных материалов в СССР. М., 1970.

I Технические документальные материалы — результат за­писи средств производства. К ним относятся проектно-конст- рукторские документы, отвечающие на вопрос: что представ­ляет собой предмет промышленного производства (изделие) їли объект капитального строительства.

II. Технические документальные материалы —запись про­цессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос: как изготовить изделие или .построить объект капитального

строительства.

Ш. Технические документальные материалы — фиксация природы, между которой и человеком совершается процесс труда. В эту группу .входит документация, связанная с геоде­зией, картографией, гидрометеослужбой и др.

IV. Технические документальные материалы —запись про­цессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т. е. фиксирующие некоторые юридические нормы и способствую­щие использованию технических средств30.

В состав групп могут входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, .графики, технологические .карты, карто­графические материалы, проектные документы и др.

Чертеж представляет собой изображение предмета на плос­кости, выполненное особыми графическими приемами (мето­дом ортогонального проектирования). Чертежи изображают внешний вид предмета в пространстве, его устройство и, в за­висимости от подробности и полноты изображения предмета, делятся на схемы, генеральные планы, чертежи габаритные, теоретические, общих видов, сборочные, детальные, монтаж­ные, патентные и др. Создание чертежа и его «чтение» требу­ют специальных знаний. Рисунки таїкже дают изображение предмета на плоскости, но в отличие от чертежа на рисунке дается рельефное изображение предмета. Картографические материалы, в состав которых входят как географические, так и специальные карты, представляют собой условные изобра­жения местности или распространение на земном шаре тех или иных явлений ( метереологические марты, социально-эко­номические, демографические и т. д.).

На графиках даются графические изображения физиче­ских, химических и других явлений.

Техническое описание представляет собой словесное описа­ние объекта, его -внешний вид, устройство и работу. Хотя тех­ническое описание относится к технической документации, оно выполняется методом текстового документирования.

Технологические карты подробно фиксируют производст­венный процесс изготовления, формы заготовок, количество сырья, порядок выполнения работы, ее режим, время и т. д.

В них информация фиксируется как текстовым, так и изобра- з и тельньгм способом.

Технические документы изготавливаются на особых сортах бумаги (ватман, калька).

Подлинниками чертежей .в настоящее время являются чер­тежи, выполненные на бумажных 8 полотняных кальках, кото­рые получают, пропитывая бума-гу или батист специальными растворами. Текстовые технические документы выполняют Ш обычной бумаге. v

3. Фотокинофонодокументирование •

Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей дей­ствительности и вызвало к жизни новый вид документов. Фо­тография— совокупность процессов и способов получения изо­бражений на -светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. При фото­съемке возникает скрытое изображение, -превращаемое прояв­лением и закреплением в негативное изображение. -С негатива при печатании получают позитивное изображение Ш отпеча­ток. Открытие фотографии датируется 1839 г., когда был опуб­ликован изобретенный -во Франции художником Дагером пер-' вый технически разработанный фотографический процесс, -наз- ' ванный дагеротипией.

Фотодокумент — изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом 31. Фотодоку­менты отличаются существенной особенностью — этот вид до­кумента возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фо­тодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли ВЙ рокое применение во многих отраслях деятельности 'человека: з науке, искусстве, технике и т. д. Например, рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получения копий документов и т. д.

Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и т. д. со специальным покрытием, темнеющим под воздействием све­товых лучей.

Новым величайшим завоеванием мировой культуры было изобретение кино.

Кинематограф изоб;ретен во Франции братьями Люмьера­ми в 1895 г., и одновременно в Германии — Складовсіким, в России — Самарским и Акимовым.

Кинодокумент — изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплек­са последовательно расположенных на кинопленке изображе­ний, отражающих предметы, явления, события в движении. Он состоит из .ряда отдельных фотосниміков-кадров, т. е. кино­документ это комплекс изображений, полученных фотографи­ческим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, так же как и фотодоку­менты возникают в момент событий. Материалом для кинодо- 'кументов служит пленка на триацетатной, нитратной или аие- датной основе. В России кинопроизводство возникает в нача­ле XX в. Первые фильмы были документальными, затем стали появляться видовые и трюковые фильмы.

Кино вооружило человечество новым мощным средством познания и просвещения. В документальном кино фиксируют­ся все важнейшие события жизни нашей страны. Кинодоку­мента ци я делится на три группы: 1) кинолетопись, 2) кино­хроника, 3) документальные фильмы.

Кинолетопись — документация, повседневно, регулярно фиксирующая на .кинопленку важнейшие события жизни стра­ны. Кинохроника—периодические киножурналы и специаль­ные выпуски, в которых отражаются события, 'происходящие у нас в стране и за рубежом. Документальные фильмы объе­диняют события и факты общностью идей и художественных I обобщений, дают их в виде больших .политических обобщений.

Огромное просветительное и агитационное значение имеют научно-популярные кинофильмы. Они отражают достижения науки и техники, пропагандируют их. Инициатором создания і распространения научно-популярных фильмов у нас в стране был В. И. Ленин.

К концу XIX в. относится появление еще одного вида до­кументов— фонодокумента (звуковой документ). Под фото­документом понимается документ, содержание которого пере­дано посредством оптической (фотографической), магнитной, механической или другой11 записи звука на специальном ма­териале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобума­ге, магнитной ленте. Первые попытки записать звук относятся к 1807 г., но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г.—«валики фонографа Эдисона.

Уже с 1888 г. механическая запись звука производится нэ плоских дисках (трамміпластинкаїх). С начала XX в. зазвуча­ла оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитая з<ву коз апис ь является самой распространен­ной. Запись звука осуществляется намагничиванием в разной степени магнитного слоя на носителе/ Сфера применения фоно- дакументов огромна, начиная с мира искусств и кончая рабо­той канцелярии. В последние годы фонозапись все чаще заме­няет тяжелый труд стенографисток.

$1 Краткий словарь архивной терминологии. М. — Л., 1968, с. 22.

В последние десятилетия в связи с огромным ростом объе­ма информации появилась необходимость механической ее об- ' работки, хранения и поиска. Однако для введения информа- ] цин в машину или механизации поиска необходимых данных і приходится .преобразовывать информацию из формы, понят­ной человеку, в форму, «-понятную» машине.

Механизированный способ обработки и поиска информа­ции основан на использовании устройств механического, элек­тромеханического и др. способов действия. Такие устройства j не могут воспринимать, хранить и разыскивать информацию, 1 зафиксированную обычным способом — текстовым, техниче-I ским, фонодокументированием и т. п. Для перевода информа- I ции в форму, понятную машине, созданы специальные мате- I риальные носители: перфокарты, перфоленты, микрокарты, I рулонные микропленки, на которых данные фиксируются спе- I циальными условными обозначениями.

Перфокарта представляет собой карточку из плотной бу-1 маги или пластического материала, на котором проставляются I отверстия или вырезы. Впервые перфокарта была применена I в 1740 г. для управления ткацким станком. Всевозможные I данные можно обозначить на перфокарте заранее обусловлен-1 ними комбинациями отверстий. Данные так же -можно зафик-1 сировать на рулонной перфоленте. На микрокартах и рулонной! микропленке данные заносятся в виде ком'бинации черных ill белых прямоугольников, уменьшенных посредством микрофо-1 токопирования. В наиболее быстродействующих системах! механизированного поиска информации последняя фиксирует-! ся различным намагничиванием специальных диаков, бараба-1 нов, магнитных лент, замыканием строго определенных участ-1 ков сложной системы электроцепей.

Таким образом, при механизации обработки информация* воспроизводится в виде физических состояний: отверстий, че.р-1 ных и белых прямоугольников, отдельных намагниченных! участков, соединенных и разъединенных проводников и т. |.t Однако для прочтения человеком информации, обработанной! машиной, требуется снова преобразовать ее в вид, пригодный!1 для визуального восприятия.


^ Ш. ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА И ЕГО РЕКВИЗИТЫ

1. Формуляр документа

Отдельный документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. д. Различные доку­менты состоят из разного набора реквизитов. Число реквизи­тов, характеризующих документы, определяется целями созда­ния документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлин­ность или подложность, физическое состояние документа, фор­мат бумати, ее качество, цвет, способ изготовления документа и т. д.

Для многих документов число реквизитов строго ограниче­но. Отсутствие или неправильное указание какого-либо рекви­зита в служебном документе делает документ недействитель­ным. Для ряда документов, выдаваемых органами государст­венной власти и государственного управления, состав рекви­зитов документов установлен в законодательных и норматив­ных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, дипло­ма, свидетельства о рождении и т. д.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, называется типовым форму­ляром. Типовой формуляр характеризуется определенным ко­личеством реквизитов, расположенных в строгой последова­тельности. Например, в формуляр заявления входят следую­щие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (за­явление), текст, подпись, дата.

Формуляры различных видов документов складывались на протяжении многих веков. Первоначально документ представ­лял собой единый текст, в котором не были выделены какие- либо реквизиты. Так, реквизиты — автор, дата, адресат — вхо­дили во вступительную или заключительную части текста. Но вместе с тем уже в глубокой древности каждый вид документа






3
33

оформлялся по-разному. Определенная разновидность ду мента приобретала -все более устойчивую форму изложений содержания, однотипное оформление его отдельных реквиз)? I тов. Постепенно к началу XVIII в. каждый реквизит приобре' Е тал самостоятельное значение, занимал постоянное место 1 формуляре, его оформление 1 расположение определялись I нормативными актами.

•В советский период большое внимание уделяется введению единообразия в оформление и составление документов. | 1920-е годы начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стан, дарты на документы, касавшиеся, главным образом, их формы, размещения реквизитов I

В 1960-е годы унификация и стандартизация документої выдвигается как одна из составных задач в общей проблемі создания Единой государственной системы делопроизводства

В 1965—1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающиі требования к отдельным системам документации, применяе мым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, ор ганизационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации положен принад создания общей модели построения документов. Такие графи ческие модели или схемы построения документов получил название «формуляров-образцов».

Формуляр-образец—это совокупность расположенных в ог ределенной последовательности реквизитов, присущих все] видам данной системы документов. В нем перечисляются, реї визиты документов системы и устанавливаются границы pat положения каждого реквизита. Проектируется формуляр-Ы разец на конструкционной сетке, соответствующей парамеї рам пишущих машин и расположенной на стандартном формі те бумаги А4—(210x297). На основе формуляра-образц бланки документов строятся с учетом межстрочных интерв» лов и шага письма .пишущих машин, что позволяет один pal привести каретку машищш к бланку и заполнять его, пользе ясь только рычагом перевода строк. Расположение реквизи тов всегда в одном и том же месте помогает быстро найт! нужные данные при ознакомлении с документом, применит! метод однократной записи.

Применение государственных стандартов вводит единоо» разие в оформление документов, что является необходимы* условием для механизации и автоматизации работы с ним* повышает культуру управленческого труда.

і ОСТ 2479—248! — Деловые письма. ОСТ 1780 — телефонограммы. ОСТ 1781 — протоколы заседаний. ОСТ 1782 —извещения о заседаниях.

В 4972 г. утверждены первые два стандарта на организа­ционно-распорядительную документацию: ГОСТ 6.38-72- «Основные положения» и ГОСТ 6.39—72—«Формуляр «обра­зец»- При разработке стандартов на организационно-распоря­дительную документацию прежде всего был определен макси­мальный состав реквизитов этой категории документов.

В государственном стандарте ГОСТ 6.39—72—«Формуляр- образец»—перечислены следующие реквизиты:

І Государственный герб СССР или союзной республики.

  1. Эмблема организации или предприятия.

  2. Изображение правительственных наград.

  3. Коды.

  4. Наименование министерства или ведомства.

  5. Наименование учреждения, организации или предприя­тия.

  6. Наименование структурного подразделения.

  7. Адресат.

  8. Резолюция.

  9. Гриф утверждения.

Н Индекс предприятия связи, почтовый или телеграфна,і адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер те­лефона, номер счета в банке.

    1. Название вида документа.

    2. Дата.

    3. Индекс.

    4. Ссылка на индекс и.дату входящего документа.

    5. Место составления или издания.

    6. Отметка о контроле.

    7. Заголовок к тексту.

    8. Текст.

    9. Отметка о наличии приложения. ' 21. Подпись.

      1. Гриф согласования.

      2. Отметка о заверении копий.

      3. Визы.

      4. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

      5. Отметка о .поступлении.

Стандарты закрепляют за каждым реквизитом строго опре­деленное место, что особенно важно при механизации работ с документами. Каждому реквизиту с постоянной информаци­ей отводится место с учетом максимального набора печатных знаков при его написании. Место каждого реквизита показано графически в ГОСТе 6.39—72—«Формуляр-образец». Рекви­зиты в формуляре-образце расположены с учетом последова­тельности операций по подготовке, оформлению и использова­нию документа.

3* 35

В XIX в. автор документа обозначался в бланке. Бланки писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с помощью резинового штемпеля, располага­лись в левом верхнем углу листа документа. Бланки были двух видов. Один вид включал: наименование ведомства, уч­реждения, структурной части, от которой исходил документ, дату отправления документа, номер его по реестру исходящих документов, указание места составления. Кроме того, в состао бланка иногда входил заголовок к документу:

^ Министерства духовных дел и народного просвещения.

Департамента народного про­свещения.

Секретарский стол.

В Санкт-Петербурге 3 ноября

1820 г. Щ 3587. С приложением форм письмо­водства.

Другой вид бланка состоял из обозначения штатного наз­вания должности лица, от которого документ /исходит.

На бланках писали обычно письма, иногда на бланках пи­сали и отпуски писем. В этом случае на левом поле документа указывались подписи («подписал», «скрепил»), что отличало отпуск от оригинала.

Указы, журналы, протоколы, записки и др. писались на чистых листах бумаги, без бланка.

Некоторыми нормативными актами было определено, ка­кие документы пишутся на бумаге без бланка, какие на блан­ках. Так, в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» указывалось, что на бумаге без бланка пишутся только «всеподданнейшие» рапорты и прошения.

В советских организационно-распорядительных докумен­тах автор чаще всего обозначается в бланке. Под бланком в настоящее время понимается лист бумаги с воспроизведенны­ми на нем реквизитами, содержащими постоянную информа­цию. Одним из таких реквизитов и является название учреж­дения, организации, предприятия, т. е. автор документа.


При составлении формуляров конкретных ВИДОВ ДОКумЄїЗ тов необходимо исходить из требований формуляра-образці причем, естественно, ряд реквизитов, перечисленных В форзи? ля'ре-образне, может отсутствовать.

2. Автор документа

Каждый документ имеет своего автора. Авторами могу быть учреждения или отдельные лица. Авторами служебны (официальных) документов являются учреждения, орган'йза ции, предприятия.

Подписывающие служебные документы должностные лиц) выступают не в качестве самостоятельных авторов, а лицц представителями учреждений, организаций, предприятий. Пс этому не следует смешивать лиц, подписавших документ, с aj торами документов. Письмо в министерство подписал директЛ завода, но автором письма является завод. Распоряжени Исполнительного комитета Свердловского районного Совев депутатов трудящихся подписал заместитель председател автором же распоряжения является Исполком.

Авторы могут быть индивидуальными и коллективными.

До XVIII в. автор документа не выделялся в самостоятелі ный элемент формуляра. Указание автора давалось в нача) текста или в конце текста, в одну строку с ним. В некотори документах автор повторялся на обороте. Большинство дом ментов составлялось от имени царя или царя и боярской |1 мы, хотя они за редким исключением не являлись автора! документа.

В XV—XVI вв. служебные документы имели подпи («ирипись») дьяка, которая не свидетельствовала об автору ве, а лишь подтверждала правильность изложения факт! событий в документе учреждения, представителем котор! выступал дьяк. В таких случаях автора документа можі выяснить путем анализа текста, выяснения вопроса и функці управления и соотнесения их с учреждением, путем сопост! ления документов друг с другом или группой документов, 4 тем изучения автографов отдельных дьяков и подъячих. ИІ чение автографов помогает отнести документы к отдельн! учреждениям, в которых работали дьяки и подъячие, извеі ные по их автографам.

В документах XVIII в. обозначение автора отделяется! текста. Обычно автор указывался дважды: в подписи Ч указании должности и в начале текста вслед за обозначенії
Форма бланка советских учреждений была установлена в указании должности и в начале текста вслед за аоовначС»*|918 /обязательными реквизитами бланка были определены: адресата-наименования учреждения. В подписи указь«л|пазВание вед0мства, название учреждения, структурная часть, фамилия, имя и отчество автора и слова: «Раб твои», «^Jдата, №>, адрес учреждения. Бланки могли иметь и должност- твои», если документ адресовался царю или какому-то лДиые лица. С небольшими изменениями эти же реквизиты вхо- В документе, адресованном в государственное учреждение.|Дят в бланк и сегодня Перечислив реквизиты бланка, декрет обозначении автора указывалась должность.

не указывал их точного раепол-ожвніия на листе бумаги, §11 степенно складываются две формы: бланк по верхнему полю" и в верхнем левом !углу.

В 1920-е годы проводились работы по ведомственной ущ,.| фика-дии бланков и в некоторых наркоматах в этом вопросу было достигнуто единство.

Государственные стандарты ввели полное единообразие в бланк документов. Каждое учреждение, организация, пред­приятие должны иметь два вида бланков организа'циоино-ра^ порядительной документации — отдельно бланки для служеб­ных писем и отдельно бланки для всех других видов докумен­тов. Это объясняется тем, что служебное письмо является видом документа, который сам себя не называет. Все осталь­ные документы имеют название вида. Но служебное письмо в то же время являетоя единственным документом, в которое есть .реквизит — адрес учреждения, предприятия, организа­ции— автора документа. Во всех остальных видах документові этот реквизит отсутствует.

При разработке стандартов на организационно-распоряди­тельную документацию такая взаимоисключаемость ряда рек-j визитов документов была учтена.

В бланке служебного письма под обозначением автора — учреждения* организации, предприятия — стоит адрес с номе­рами телефонов, телетайпов, счета в банке. В бланке на все! другие виды документов на этом месте указывается название вида документа — приказ, а<кт, докладная записка и т. д.

Все основные виды документов должны, как правило, печа­таться на бланках. Не на бланках печатаются документы, создаваемые от имени двух и более учреждений, организаций,; а также некоторые -внутренние документы.

•Применение бланков повышает культуру управленческого! труда, придает юридическую силу документам, облегчает ис­полнение и дальнейшее использование документа.

Государственные стандарты допуокают бланки с продоль-j ньгм и угловым расположением реквизитов. При продольном| бланке название учреждения дается вдоль верхнего поля до­кумента, при угловом варианте бланка основная часть рекви­зитов располагается в левом верхнем углу. Наиболее удобным для обработки документов и экономичным с точки зрения ис­пользования площади листа является угловой вариант блан­ка. Особенно удобен этот -вариант бланка для документов, подлежащих утверждению, например, протоколов, актов, т. к- гриф утверждения располагается в правой верхней части Шщ кумента. Удобен он и для писем — правый угол используется для адресования. При угловом варианте правый угол исполИ зуется также для резолюции и различных пометок.

На бланках документов учреждений, организаций и пред­приятий союзных и автономных реапублик автор и его адрес могут печататься на двух языках—'национальном и русском. Бланки документов печатаются только в одну краску.

В документах, создаваемых не на бланках, автор указыва­ется в начальной части документа перед текстом. Например, в заявлении—после адресата перед названием вида документа; в планах, отчетах автор указывается в заголовке — «Отчет о работе (название организации) за 1975 год».

3. Вид документа

Вид документа — классификационное понятие, употребляе­мое для обозначения группы документов одного наименова­ния, имеющих общее назначение и единый формуляр (напри­мер, протоколы — один вид, приказы—другой, отчеты — третий). Разновидность документа более узкое, частное поня­тие. Разновидность детализирует, уточняет характер деятель­ности, документируемой данным видом. Например: акт экспер­тизы, акт приема, ,акт инвентаризации и т. д.

Указание вида — один из обязательных реквизитов форму­ляра документа. Указание вида дает нам первое самое общее представление о документе, его целевом назначении, формуля­ре, юридическом значении и характере изложения инфор­мации.

Поскольку появление документа «было вызвано необходи­мостью документировать те или .иные явления общественной жизни, постольку каждый из них имел свое определенное на­значение и наименование. Оно всегда подразумевалось авто­ром документа.

Для раннего .периода развития документирования — XIII— XVII вв. — характерны так называемые беззаглавные доку­менты, наименование вида которых, ікаїк правило, не обозна­чалось перед текстом документа. Документ называл себя в тексте: «а как к ва;м ся наша прамота .придет». Иногда наиме­нованием разновидности начинался текст документа: «(Память послам Князю Дмитрию Елецкому да Роману Васильевичу Алферову...».

В XIII—XV вв. для обозначения вида документа чаще все­го употреблялся термин «грамота». Под ним понималось «я официальный документ и частный юридический акт и просто письмо»32.

Наименование вида документа можно определить по спе­цифике изложения его содержания. Так, уже в XIV-XV вв. в документах встречаются устойчивые словосочетания: в купчей

грамоте-— «и куіпило» [такой-то] у [такого-то]»—в данной «а дая [такой-то] серебро [такому-то]». Некоторые документу! XIV—XV вв. называют себя челобитными, в них пишется ф0п I мула «бить челом». Но под челобитными в тот период пашща'ш ются и послания, и судебные иски, иіпросьбьі, и обращения за. I видимых людей33.

^ В XVI—XVII вв. с образованием иерархии учреждений по. І является и иерархия документов. Грамотой стали называть до-1 кумент, который (Посылался вышвстоящим учреждением іподчи-1 ненному. Равностоящие учреждения и лица сносились между! собой памятями. Нижестоящие учреждения посылали выше-1 стоящим отписки.

В XVI—XVII вв. количество видов документов было срав-1 нительно невелико. Распорядительными документами была! указы царя, приговоры Боярокой думы, граімотьі, наказные ла-І мяти. Переписку составляли отписки, челобитные частных лиц 1 памяти. Внутренними документами были приговоры, сказ-1 їси (записи допроса), сметные списки. Много видов доку-І ментов оформляло феодальные отношения. Это — жалован-» ные, правые и бессудные грамоты; купчие, дельные и отдель-1 ные грамоты; кабалы .порядные, ссудные записи и др.

В XVIII в .наименование вида оформляется в отдельный! реквизит и обозначается сначала вместе с заголовком к текст)! («(Ведомость о городовых строениях») и л.и вместе с адресатом!. («•Правительствующему Сенату от военной коллегии рапорт»)! К концу XVIII .в. наименование вида выносится над текстом документа: Доіюшение, Рапорт. Все документы имеют назва! ния.

В XVIII в. возникло большое количество новых докумен! тов. Старые виды документов получили новые 'наименования! Законодательные и распорядительные ачсты назывались указа! ми, инструкциями, регламентами, протоколами, резолюциями! приговорами. Переписка оформлялась несколькими видами документов, которые определялись СОП ОД'Ч и не НІН остью учреж­дений или лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения илг| должностного лица вышестоящему учреждению или лицу наг швалось доношением или донесением. Сообщение низшегс| должностного лица высшему оформлялось рапортом. Выше! стоящее учреждение или должностное лицо посылали ТребОІ вания. Сообщение одного учреждения другому, не связанного ^подчиненностью, называлось ведением.

Появились такие виды, «как диплом — документ, удостове» ряющий принадлежность лица к дворянскому сословию, па! ге>нт — свидетельство о чине, сане, воинском звании или Уче§ ной степени.

Челобитные назывались нередко прошениями или проше­ниями челобитчиковымн. Грамота сохранилась лишь как доку­мент, обращенный к иностранным государствам. В Генераль­ном регламенте была названа изобразительная документа­ция— ландкарты или чертежи государства, содержащие опи­сание границ, рек, городов и пр.

В XIX в. у потребление наименования видов документов рег­ламентировалось законом. Вид документов группы сноше­ний — отношений, предписаний, представлений определялся положением корреспондентов на иерархической лестнице.

Наименование видов таких документов, -как представление, рапорт, донесение, объяснение и т. п., а также прошений, жа­лоб, доносов, подаваемых должностным лицам, обозначалось вместе ;с указанием автора.

Законодательными актами определялись названия реест­ров, настольных журналов, ведомостей, книг, описей, росписей и пр.

В XIX в. количество видов документов увеличилось. По'ха- рактеру составления и исполнения их делили на четыре .пруп- пы: 1) внутренние документы, 2) переписка, 3) «проситель­ские» документы, 4) акты.

К внутренним документам относились докладные записки, справки, журналы заседаний. Особой категорией внутренних документов являлись отчеты: финансовый, отчет о деятельнос­ти учреждения. Отчетом называли план улучшения работы ми­нистерства («отчет в видах и предположениях»). Новыми ви­дами внутренних документов были устав и положения, опре­делявшие функции, права и обязанности учреждения. К внут­ренним документам относились также должностные инструк­ции, регистрационные журналы, описи.

Перепиской («сношениями») назывались документы, посы­лаемые учреждениями или должностными лицами другим уч­реждениям или лицам; предложения, сообщения, ведения, от­ношения, уведомления, представления, рапорты.

«Просительские» документы: прошения, жалобы, отзывы - подавались частными лицами в присутственные -места и властям.

Большую группу документов в делопроизводстве учрежде­ний XIX в. составляли акты.

Новые явления экономической и политической жизни вто­рой половины XIX — на-ч. XX в. произвели большие изменения в процессе документирования и в составе документов, коснув­шиеся прежде всего актовой документации. С изданием поло­жения 19 февраля 1861 г. появились документы, оформлявшие отношения помещиков с крестьянами: добровольные условия, акты увольнительные об обязательных отношениях, уставные грамоты. Акты, засвидетельствованные нотариусом, стали на­зываться нотариальными.

С появлением новых средств связи и документационной техники возникли такие виды документов, как телеграмма, те. лефонограмма, стенограмма и др.

Таким образом, обозначение вида документа в дореволю, ционные годы претерпело большие изменения. Они выражались в увеличении их многообразия. Это было связано с уае. личєниєм и усложнением функций управления, с появлением }, развитием новых способов документирования.

После победы Великой Октябрьской социалистической рс. волюции, со сломом старой государственной машины и созда. нием нового советского аппарата управления появляются ц новые документы, качественно отличные от документов доре­волюционного периода н своим содержанием, и оформление*. Октябрьская революция, уничтожившая иерархию «властей и мест», соответственно уничтожила и иерархию документов. Следствием этого было значительное упрощения переписки между учреждениями. Отошли в прошлое такие виды докумен­тов, как прошение, доношение, отношение, представление, ве­дение, рескрипт и т. д., характерные для бюрократического аппарата дореволюционной России. Появляются .документы, отражающие демократическую сущность государства, — де­креты. мандаты, заявления и т. д.

Первые советские конституции 1918 и 1924 гг. определяют виды актов, издаваемых высшими органами. Однако в этом вопросе не было еще нужного единообразия. Так, декреты и постановления издавались как ВіЦИіК, так и СНК, а позднее ЦИК СССР И СНК СССР. По Конституции СССР 1936 года, внесшей в этот вопрос строгий порядок, право издания зако­нов, имеющих силу на всей территории ССОР, принадлежит исключительно Верховному Совету* СССР (ст. 14).

Президиум Верховного Совета как постоянно действующий' высший орган государственной власти СССР издает указы 1 (ст. 49). Совет Министров СССР на основании и во исполне­ние законов издает постановления и распоряжения.

По важнейшим, вопросам политической и хозяйственной жизни страны издаются совместные постановления ЦК КПСС и Совета Министров СССР или Совета Министров СССР и ВЦСПС.

В соответствии со статьями Конституции СССР (ст. 73, 85) и общим положением о министерствах (ст. 17) министрам и руководителям центральных ведомств СССР предоставлено право издания приказов и инструкций. Директора предприя­тий (объединений, комбинатов, заводов и фабрик) издают приказы в соответствии с п. 90 Положения о социалистическом государственном предприятии. Руководителям других учреж­дений и организаций право издания приказов устанавливается соответствующими центральными ведомствами. Приказ изда­ется для решения основных и оперативных задач, стоящих пе­реД данным органом. Для установлення правил, регулирую­щих организационные, научно-технические и иные специаль­ные стороны деятельности учреждений, организаций, пред­приятий, должностных лиц, — издаются инструкции.

Конституцией СССР определены также виды актов, изда­ваемых местными Советами депутатов трудящихся и их Ис­полкомами (ст. 98). Это решения и распоряжения. Решения принимаются в коллегиальном порядке для разрешения наи­более важных вопросов их компетенции. Аналогичные указа­ния об издании актов органами государственной власти и го­сударственного управления даны и в Конституциях союзных реапублик,

Помимо актов, указанных в Конституциях, в деятельности советских учреждений, организаций, предприятий, создается большое количество других видов документов. Некоторые ВИ­ДЫ присущи многим системам, например, протоколы, акты, отчеты, справки; другие — только своей системе, например, фондовые извещения, верительные грамоты, больничный лист, вексель и т. д.

Успешные .попытки определения основных видов докумен­тов даны в подготовленном ГАУ при СМ СССР кратком сло­варе видов и разновидностей документов, а затем в Основных положениях ЕГСД. Вид документа или его разновидность предъявляют определенные требования к Изложению текста документа и его форме.

4. Обозначение адресата

На документах, предназначенных к отправке в другие уч­реждения, обозначается адресат.

Развитие этого реквизита формуляра также имеет свою историю. Постепенно установились его конкретность, структу­ра, определяемые той ролью, которую играли для автора до­кумента лицо или учреждение — адресат.

В документах XII—XV вв. адресат обозначался в самом тексте. В написании адресата документа XI.I—XV вв. нет чет­кого различия по отношению к происхождению документа: по адресу нельзя определить личный это документ или служеб­ный, социальный статус адресата.

В XVI—XV.II вв. адресат еще не выделяется из текста до­кумента, но его составлению придается особое значение. Чаще всего он повторялся дважды: в начале текста документа (вслед за обозначением автора в царских грамотах и докумен­тах распорядительного характера) и на оборотной стороне до­кумента. Обычно все документы адресовались на имя царя, хотя предназначались к исполнению различными учреждения­ми. На оборотной стороне столбца в середине первого сстава, вдоль его писался адрес.

В XVI11 в. написание адресата, как и других реквизитов формуляра, регламентируется законом. Происходят сущест­венные изменения в адресовании документа. Если в XVI — XVII вв. любой документ, в какое бы учреждение он ни посту, пил, писался на имя царя с указанием царского имени и пол­ного его титула, то в 1700 г. издается специальный указ «О неподаче просьб -мимо присутственных »мест государю, кроме великих государственных дел». Адресат обозначался в начале текста, выделялся в отдельную строку в виде заголов­ка («В Правительствующий сенат», «В государственную Берг- коллегию»).

Обозначение адресата в XIX в. имелось на сношениях, про­шениях, жалобах, отзывах. Правила его написания определя­лись соподчиненностью учреждений. В сношениях разных уч­реждений и низших с высшими адресат начинался с предлога «в»: «В Правительствующий сенат», «В Палату гражданского суда». В отношениях высших присутствующих мест с низшими адресат писался в дательном падеже, что означало: такому-то присутственному месту что-то предписывается или предлага­ется. Например: «Уездному суду», «Губернскому -правлению».

Если документ адресовался конкретному должностному лицу, то при сношениях низшего должностного лица с высшим перед обозначением должности и фамилии указывался его титул — «его превосходительству», «его высокоблагородию», «его благородию» и т. д.

В сношениях равных между собой властен и старших с младшими титул опускался.

В проектах рационализации делопроизводства во II поло­вине XIX — нач. XX в. адресованию документов уделялось осо­бое внимание. Так, «Положением о письмоводстве и делопро­изводстве в военном ведомстве» 1911 г. предусматривалось на­правление документа непосредственно к исполнителю.

В советский период до издания ГОСТов на организацион­но-распорядительную документацию точный порядок адресова­ния документов в законодательных и нормативных актах не определялся. Проект «Общих правил документации и докумен­тооборота» 1931 г. подробно указывал лишь порядок написа­ния почтового адреса адресата: город, название железнодо­рожной станции, ближайшее отделение связи, улица, номер до­ма и т. п. В связи с этим, в инструкциях по делопроизводству разных ведомств мы находим различные указания на порядок адресования на учреждение или на конкретное должностное лицо. Примерная Инструкция о делопроизводстве, утвержден­ная постановлением Совета Министров РСФСР 30 сентября 1961 г., рекомендовала адресовать документы только в учреж­дение, организацию, предприятие, что значительно усложнило путь этих документов к исполнителям. ГОСТы на ОРД впер­вые в практике советского документоведения дают точные и

конкретные указания о порядке адресования документов. Адресат располагается в верхнем правом углу документа (рек­визит 8). В адресате название учреждения и структурной части пишутся в именительном падеже. Например:

^ Министерство связи СССР Управлекие кадров

Для ускорения направления документа и его исполнения, если известна фамилия руководителя, который будет рассмат­ривать документ, можно адресовать корреспонденцию кон­кретным должностным лицам. В этом случае наименование организации пишется в именительном падеже, а наименование должности .и фамилия получателя — в дательном. Например:

^ Свердловский государственный университет Заведующему кафедрой т. Смирнову Н. В.

Если документ адресуется руководителю учреждения, ор­ганизации, предприятия, то их название входит в наименова­ние должности и пишется в дательном падеже. Например:

^ Ректору Свердловского государственного университета профессору...

Составные части адресата: наименование учреждения, наи­менование структурного подразделения, наименование долж­ности, фамилия получателя--пишутся каждая с новой етроли.

На одном Документе ГОСТы рекомендуют проставлять не более трех адресатов. Бели документ направляется более, чем в три адреса, составляется описок на рассылку, а на каждом экземпляре указывается только один адрес. Адрес корреспон­дента обозначается в соответствии с правилами, установлен­ными органами овязи и на многих документах дается вслед за адресатом. Вначале указывается почтовый индекс, затем со­юзная республика, край, область, город, улица, номер дома.

5. Дата документа

Одним из реквизитов формуляра документа является его дата. Прежде всего выделяются авторские даты. К ним отно­сятся даты составления или подписания документа. Особую роль в характеристике документа играют даты, относящиеся к содержанию. Есть даты визирования документа, даты опубли­кования и в-ступления .в силу, даты помет и резолюций. Дата­ми обработки документов являются даты получения, регистра­ции, направления, исполнения, перепечатки.

Дошедшие до нас многие ранние документы XII—XV вв например, берестяные грамоты, совсем не имели дат. ТолыД некоторые из них имели признаки датирующего характера* указания на известных лиц, события. Поэтому установить точную или даже приближенную дату таких документов щ представляется возможным. Хронологию берестяных грамот определили только по каллиграфическим особенностям и по' стратиграфическим признакам. Такие даты называются веро- і ятными. Лишь немногие документы XVI—XVII вв. имели ав­торскую дату. Она обозначалась в самом тексте документа в единую строку первой («Лета 7158 генваря в 15 день...»), или последней фразы («Писан в Дмитрове. Лета 7020, апреля в 16 день»).

Точные даты на документах XVI—XVII вв. обозначались в отметке о его получении, которая делалась на обратной сто­роне столбца «1566 года геиваря в 8 день подал отписку...».

Чаше же даты документов XVI—XVII вв. можно опреде­лить приближенно: но содержанию (факту, событию, иногда датируемых в тексте: «Лета 7059-го, майя в 17 день. Царь д великий князь Иван Васильевич вся Руси сеи гра'моты слу­шал...»), по тому времени, к которому относится деятельность их составителей или участников событий (исторических лиц).

Установить дату документа помогают и другие дополни­тельные признаки: наименования учреждений, употребление титулов представителей верховной власти, упоминание о цер­ковных праздниках.

Наконец, время создания документа помогают установить водяные знаки.

-При определении времени составления документов до XVIII в. следует иметь .в виду, что в России применялась эра (система счета лет от того или иного исходного момента или событий), часто фиктивная — «от сотворения мира» или ви­зантийская эра. С 1700 г. времяисчисление велось по «эре Дионисия» — «от рождества Христова». Считалось, что от со­творения мира до рождества Христова прошло 5508 лет. По­этому для перевода даты с византийской эры на современную следует вычесть из этой даты 5508. Например, в документе упоминается 7148 год. Эта дата от сотворения мира, по совре­менной эре событие или документ датируется 1640 г. (7148— —5508).

Кроме того, нужно еще помнить, что до XVII в новый год начинался не с января. До 1492 г. (7000 г.) новый год начи­нался с марта («мартовский стиль») с 1492 г. — с сентября («сентябрьский стиль»). По мартовскому стилю цифра 5508 вычитается из тех исторических событий, которые произошли в один из месяцев с марта по декабрь включительно. Если же событие случилось в январе или феврале, то вычитается чи-сло 5507. Е-сли событие датировано по сентябрьскому стилю, то для перевода даты на нашу эру из даты события, произошед­шего с января ло автуст, вычитается 5508. Для событий, пада­ющих на период с сентября ло декабрь — 5509.

Помимо этото, для всех документов, созданных до 14 фев­раля 1918 г., требуется перевод дат с юлианского календаря («старый стиль») на григорианский календарь («новый стиль») 34.

При переводе дат с юлианского календаря на григориан­ский надо помнить, что в XVI—XV«II вв. отставание юлианско­го календаря от тропического года равнялось 10, в XVIII в.- И, XIX в. — 12, в XX в. — 13 суткам.

Дата составления документа в XVIII в. везде обозначает­ся. Она ставилась в начале или їв конце текста часто в одну строку с ним: «Июля 27-го 1708 году».

В конце XVIII в. дата написания документа отделяется от текста и ставится в конце: «Генваря 19 дня 1775 года». Обоз­начение дат имеется в отметках об отправлении: «Послано из местечка Горок, июля в 11 день 1708 г. с прапорщиком Ники­тою Молявиным»35. Дата получения и регистрации проставля­лась ло верхнему полю документа на лицевой стороне перво­го листа.

В XIX в. дата составления документа обозначалась отдель­ной строкой ■внизу документа с левой стороны или в бланке до­кумента после наименования структурной части учреждения. Имеются даты получения, регистрации (в регистрационном штампе), даты резолюций, дата направления на исполнение («С. Я. Никитинскому, 26 января 1910 г.»), дата исполнения документа, дата подписания документа к печати и дата его опубликования.

В советский период при оформлении служебных докумен­тов дате придается большое значение. Дата ставится при под­писании и отправке документа (эти даты должны совпадать), при написании резолюций, визировании, утверждении, согла­совании документов, их получении и регистрации. Дата слу­жит поисковым признаком и употребляется при ссылках на документ. В состав даты входит число, месяц, год. Дата на советских документах оформляется различными способами: например, 15 мая 1975 года; 15.05.75. Наиболее рациональ­ным следует признать обозначение всех частей даты арабски­ми цифрами: 15.07.76 — (15 июля 1975.года).

На число, месяц, год отводится по две цифры; -при наличии одной цифры, перед ней ставится ноль: 08.03.75. Такой унифи­цированный способ написания дат исключает необходимость их кодирования при обработке документа на вычислительных машинах.

6. Состав удостоверения

Особое значение имеет такой реквизит формуляра, щ состав удостоверения. В него^ ВХОДЯТ ПОДПИСЬ, печать и гриф; утверждения. От того, как удостоверен документ, зависит его юридическая сила. Поэтому оформлению состава удостоверен ния документа всегда уделялось большое внимание.

Своеобразным было подписание документов до XVIII в. Чаще всего документы подписывали служилые люди: дьяки и подьячие. Обычно подпись («припись») ставилась на обороте документа по слову или слогу на каждом сставе, а кончалась на лицевой стороне листа в последней строке текста. Если столбец был длинный, то подпись повторялась несколько раз. Она писалась так, что половинки букв были на обоих концах бумаги. Современники считали: «Даже если клей держался не-1 достаточно крепко, никто не мог подделать грамоты и не мог приписать в ней -что-нибудь еще»36.

Кроме того, на документе ставилась «скрепа», т. е. под-1 пись подьячего, отвечавшего за соответствие беловика черно-1 вику и правильность его оформления.

Очень редко документы подписывали авторы. Та-к, напри-! мер, подлинный список Соборного Уложения 1649 г. подписа­ли 315 человек — представители духовенства, бояіре, дворяне, посадские люди и др.37. Подписи помещены, на обороте столб­цов. Некоторые документы, относящиеся к освободительной войне украинского народа в середине XVII в., подписаны Бог­даном Хмельницким38. Однако, как правило, авторы, видимо, считали недостойными себя подписывать документы.

Кроме подписей, документы удостоверялись печатью. Пе­чать свидетельствовала о подлинности документа. Еще в нача­ле X в. русские князья употребляли печати с изображением родовых знаков Рюриковичей39.

В Русском государстве употреблялись две государственные печати — большая и малая. Они отличались размеро-м, допол­нительными изображениями и надписью. Изображение на го­сударственной печати оформилось к концу XV в. Главным эле­ментом изображения был двуглавый орел — герб Византии ской империи— «как символ преемственности власти из Рима! и Византии московскими князьями.

Кроме того, воеводы имели печати города. Свои печати име-1 ли центральные государственные учреждения—приказы.!

«сетные учреждения. Существовали печати должностных лип. Они имели самые разнообразные изображения.

Приложением -печати ведали печатники. В XVII в. сущест­вовал специальный Печатный приказ. До XV в. применялись вислые (привешивались к документу) печати. Материалом для них были металл (золото, серебро), воск, (черный, желтый и красный), смола. С «оица XVII .в. входят в употребление сур­гучные печати. В конце XIV в. появились прикладные печати (прикладывались к документу). Для торжественных случаев до конца XVI в. применялись древние печати — серебряные, вызолоченные вислые печати. Например, грамота Бориса Го­дунова к королеве английской 1598 г. послана «за золотой пе­чатью» ,0.

В XVIII в. в оформлении состава удостоверения произошли большие изменения. Прежде всего они коснулись (ПОДПИСИ: до­кументы подписываются его автором. Петр I после возвраще­ния из первого заграничного путешествия сам стал подписы­вать акты, исходящие от верховной власти. В .грамоте англий­ской королеве по случаю «бесчестия» (ареста), нанесенного российскому послу Матвееву, указывалось, что подпись Пет­ра 1 была «■собственноручной)» Щ

Правила удостоверения документов были подробно описа­ны в Генеральном регламенте. Так, протоколы должны были I подписывать ївсе члены коллегии. Документы, составленные на основе принятых решений, подписывались членами коллегий, оказавшимися в момент подписания налицо. Кроме подписи, j каждый документ имел «скрепу» (подпись) секретаря, что свидетельствовало о правильности составления документа и соответствии его закону. Указом 30 декабря 1701 г. было за­прещено подписываться уменьшительными именами (вместо «Коська Дементьев» — «Касьян Дементьев»).

В состаїв подписи документов, направленных царю, .входи­ла формула: «Раб твой...», «Вашего величества нижайший раб...». В письмах к вышестоящим учреждениям или лицам были такие словосочетания: «эВашего сиятельства, милостиво­го государя, всепокорнейший слуга...». В состав подписи вхо­дили имя и фамилия: «оПетр Салтыков», указание должности или чина: «Адмирал», «Титулярный советник», «граф», «князь», «Секретарь Тайного совета» и т. д.

Документы правительственных и частных лиц в XVIII в удостоверялись печатью. Широкое распространение получили печати сургучные и так называемые «копченые» (материалом

  1. Лихачев Я. Дело о приезде в Москву Антония Посеевина. СПб., 1903, с. ИЗ.

  2. «Письма и бумаги Петра Великого», т. 8, вып. 2, М., 1951, с. 1073.

4 49

для получения их являлась сажа). На Печатях оставалось основное изображение—двуглавы А орел со вгадником ца груди. Глава 13 Генерального регламента устанавливала по* рядок пользования печатями. Для каждой коллегии предуЭ матривалась печать с изображением государственного герба ч' надписью наименования коллегии. Приложение печати должно было производиться в присутствии двух свидетелей.

В XIX в. правила подписания усложнились. Право подписи документов имели начальствующие лица. Характер подписи зависел от адресата. Документы, посылаемые присутственным местом в Сенат, подписывались председательствующим и все­ми членами; все прочие — председателем и одним из членов] присутствия. Каждый вид документа имел свою специфику подписи. В подписи официальных писем не указывались чин и служебное положение, но письмо кончалось обычной форму­лой: «Примите, милостивый госуда-рь, уверение в совершен- ном почтении и преданности* и далее — имя и фамилия.

Журналы заседаний подписывали все члены присутствия с указанием своего чина и служебного положения. Иногда под­писи помещались под каждой статьей. На протоколах (поста-j новлениях, определениях, решениях), мнениях и приговорах! подписывались также все члены присутствия.

Особое внимание обращалось на оформление выписок копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: «Подлинный подписали...» или «На подлинном надписано». За- веряли копии должностные лица: «Верно: вице-директор...».I Часто подпись ставили и лица, сверявшие копию с подлинни­ком: «Сверяли: начальник отделения..., столоначальник...».

Кроме подписи, документы скреплялись. Скрепа ставилась на официальных отношениях, подготовленных в канцелярии, на отчетах. Обязательно скроплялись все документы, посылае-, мые в высшие инстанции. Делопроизводитель ставил скрепу под каждой статьей журнала, на описи, ведомости. Окрсша де­лопроизводителя на отпусках означала, что отпуск правильно списан .с отправленного документа.

В конце XIX в. употреблялись три государственные печати: большая, средняя и малая. Применение их было строго рег­ламентировано в зависимости от вида и назначения доку­мента.

В советских документах подпись — обязательный реквизит документа. В первые годы Советской власти на документах проставлялось не менее 2—3 подписей. В последние годы, на­оборот, в ряде инструкций по делопроизводству рекомендует­ся подписывать документ одним должностным лицом. Под­пись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки,


Сели документ готовится на бланке учреждения, в долж­ности подписывающего липа название учреждения не новто- іяется. например: Директор завода (личная подпись)

И. Иванов.

Если документ изготовлен не на бланке, в состав должнос­ти войдет полное наименование учреждения, организации или
1   2   3   4   5

Схожі:

Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие под редакцией доцента
Учебное пособие'подготовлено коллективом авторов — пре­подавателей кафедры доиу-ментоведения и организации госу­дарственного делопроизводства...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие под редакцией
Учебное пособие подготовлено коллективом авторов пре­подавателей кафедры документоведения и организации госу­дарственного делопроизводства...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для вузов Под редакцией А. Л. Журавлева Москва 2002 уд к 159. 9 Ббк88 с 69
Данное учебное пособие есть краткое изложение курса «Соци-альная психология» для студентов факультетов психологии класси-ческих,...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для студентов и преподавателей медицинских вузов (2-е издание) Под редакцией академика нан и амн украины профессора А. Д. Визира
«Методические разработки практических занятий по пропедевтике внутренних болезней»: Учебное пособие для студентов и преподавателей...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для студентов и преподавателей медицинских вузов (2-е издание) Под редакцией академика нан и амн украины профессора А. Д. Визира
«Методические разработки практических занятий по пропедевтике внутренних болезней»: Учебное пособие для студентов и преподавателей...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие Под редакцией Ю. В. Лобзина
Оно является обучающим пособием, с помощью которого курсанты могут самостоятельно освоить методы и практические навыки, необходимые...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова
Коммуникации в управленческой деятельности организаций. Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова. Под ред д-ра экономических...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова
Коммуникации в управленческой деятельности организаций. Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова. Под ред д-ра экономических...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие по курсу: «логистика» г. Симферополь 2005 г. Скоробогатова Т. Н. Логистика: Учебное пособие: 2-е изд
Учебное пособие представляет собой лекции преподавателя тну, кандидата экономических наук Скоробогатовой Т. Н. и содержит основные...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для студентов высших учебных заведений
Рекомендовано ученым советом Сумского государственного университета как учебное пособие
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи