Учебное пособие под редакцией доцента icon

Учебное пособие под редакцией доцента




НазваУчебное пособие под редакцией доцента
Сторінка3/5
доцента
Дата07.06.2012
Розмір1.39 Mb.
ТипУчебное пособие
1   2   3   4   5
предприятия. Например: Директор школы N? 867 (подпись) р П. Петров. Заместитель директора фирмы «Заря» (под­пись) И. И. Иванов.

При расшифровке подписи следует указывать оба иници­ала должностного лица. Подписывается обычно первый эк­земпляр документа, изготовленный иа бланке.

Подписание .различных категорий служебных документов регламентируется нормативными актами, регулирующими ра­боту учреждения. Документы, направляемые в вышестоящие организации, партийные и советские органы, в редакции газет и журналов, все распорядительные и наиболее важные внут­ренние документы подписывают руководители учреждений и их заместители. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции. Если документ посылается по нескольким адресам в вышестоящие инстанции и в неподведомственные учреждения, руководитель подписывает все экземпляры, а в делах остается заверенная копия. При направлении документа нескольким подведомст­венным учреждениям, подписывается только оригинал, оста­ющийся в делах учреждения.

Две подписи и более ставятся гюд документом тогда, ког­да ответственность надает на несколько лиц. Например, на протоколах ставятся подписи председателя и секретаря, на договорах — подписи договаривающихся сторон; на докумен­тах, связанных с денежными и материальными ценностями,— подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера и т. д.

В целях повышения юридической силы документа на них проставляется печать. Печати бывают гербовые и простые. Первоначально, после победы Октябрьской социалистической революции, первые советские учреждения пользовались ста­рыми печатями с двуглавым орлом.

Советская гербовая печать была создана в 1918 г. Для нее составлен герб Советской республики, изображение кото­рого было описано в Конституции 1918 г. 26 июля 1918 г. В. И. Ленин, получив первую советскую гербовую печать, сде­лал ее оттиск на письме к К. Цеткин,2. 3 августа В. И. Ленин Дал задание И. П. Горбунову:


51
«1. Отбить оттиски новой печати и раздать каждому на­родному комиссару под его расписку.

12 Ленин В. И. Поли. собр. соч., т. 50, с. Щ




2. Заказать такие печати (в меньшем размере) для всех советских учреждений иліи внести в Малый Совет для объеди. нения практических шагов (может быть, выработать общий тип малого размера печати с надписями отдельных комисса­риатов)» Ч

В этот же день СНК РСФСР принял специальное поста­новление о воспрещении советским учреждениям употреблять печати с гербом царской России. Все учреждения, согласно декрету, должны бы ли применять печати с новым, советским гербом.

Гербовая печать — круглая, с изображением в центре герба СССР или Союзной республики, а по окружности пол­ное название учреждения. Правд пользования печатью огова­ривается в положении об учреждении. Гербовая печать ста- ' аится на подлинных документах, содержание которых требует особого удостоверения: договорах; документах, связанных §| получением денег или материальных ценностей (чеки, дове- і ренности и т. д.); документах, удостоверяющих личность, тру-J довой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, дип­лом и др.).

Простые печати могут быть различной формы — /круглые, квадратные, прямоугольные, треугольные. На них герб не] изображается. Простых печатей в учреждении, организации,] предприятии может быть несколько. Простые печати пірїименя-І ются для внутренней документации учреждения, на размно­женных экземплярах распорядительных документов, на справ­ках, пропусках, при опечатывании бандеролей, пакетов. По] характеру материалов, из которых изготовлена печать, они де­лятся на каучуковые и металлические. Металлические печати используются для наложения сургучных печатей на пакетах, при опечатывании сейфов и дверей. Оттиск печати ставится на документе так, чтобы затрагивалась часть подлинной подписи и названия должности.

Кроме подписи, нормативными актами предусмотрена не-1 обходимость утверждения некоторых видов документов: уста­вов, положений об учреждениях и их структурных частях, штатных расписаний, инструкций, некоторых разновидностей! протоколов и др. Утверждение документа производится после его подписания. Утверждение санкционирует содержание доЛ куімента или распространяет его действие на определенный! круг организаций.

В соответствии с требованиями ГОСТов гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, должности лица, утвержда| ющего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты- Располагается гриф в правом верхнем углу по образцу:

із Ленин В. И. Поли. собр. соч., т. 50, с. 1'34,

УТВЕРЖДАЮ Начальник Главного управле­ния машиностроения Мини­стерства промышленности стро­ительных материалов УССР (личная подпись) И. И. Ива­нов

05.03.73

При утверждении документа постановлением, решением или приказом гриф утверждения оформляется по форме:

УТВЕРЖДЕНО -приказом директора фабрики «Швея»

от 01.04.76, № 34

\

Тексты наиболее важных документов обычно перед подпи­санием согласовываются с заинтересованными должностными лицами, струїктуїрньїміи подразделениями, учреждениями. В хо­де согласования определяется правильность зафиксированных в документе решений, их соответствие действующему законо­дательству, учитываются интересы различных структурных подразделений или учреждений. Внутреннее согласование до­кумента оформляется визой. Виза состоит из должности визи­рующего лица, его подписи, расшифровки фамилии и даты. Например:

Декан химического факультета (подпись) В. П. Соколов

18.02.75

При внешнем согласовании документа, в соответствии с требованием стандарта ставится гриф согласования, состоя­щий из слова Согласовано, наименования должности лица, с которыми согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, на­пример:

СОГЛАСОВАНО Начальник финансового Управ­ления

(личная подпись) И. И. Ива­нов і 25.05.73

Гриф согласования располагается ниже .подписи на послед­ам листе документа или на отдельном листе согласования, "исьма визируются на копиях, остающихся в делах учрежде­ния. Внутренние документы визируются на первом экземнля- рєчподлиінникє.

7. Отметки на документах

Особую нагрузку в формуляре несут отметки на докумен­тах. Для документов раннего периода, до XVII в., они помога­ли определить дату их составления, способ передачи и степень секретности. Самой распространенной была отметка о времени получения документа. Учреждение, получившее документ, д». л ало на нем отметку обычно на обратной стороне под адресом На исходящих документах делали отметки о времени от­правления по назначению. Кроме того, имелись отметки с ука­занием имени подъячего, переписавшего документ набело Встречаются отметки о секретности! «написано о тайных де. пах».

В XVIII в. отметка о получении документа пишется по верхнему полю первого листа документа над текстом: «Полу­чено июня 8 дня 1782 году». Имеются отметки о рассмотрении документа («Слушан 8 день июня»; «Докладов а но того же июня І 7-го дня»), о характере пересылки документа («послано с смоленским денщиком с Петром Кирилловьвм сыном Ботки­ным, Меусова полку»; «послана через Москву по почте»). В XVIII в. появились заверительные отметки: «За подписа-1 нием тайного секретаря Петра Павловича Шафирова».

В XIX в. в правилах оформления документов большое мес-1 то отводилось «особым пометкам». Они подчеркивали степень I важности документа: «нужное», «весьма нужное», «секрет-1 ное», «в собственные руки». Эти отметки делались на правой I стороне первой страницы документа. Другого рода отметки! фиксировали дату поступления документа и его репістрацич.І В конце документа, на последней его странице указывалось,! когда и за каким номером документ был исполнен.

Важное значение для характеристики документа имеютI резолюции — надписи о характере и способе разрешения вон-1 роса, затронутого в документе. На документах XVI—XVII вв.1 такая надпись делалась дьяком («дья-чья помета») на оборотеI сверху. Если документы не требовали дальнейших действий с| ними, то писались такого рода пометы: «вклеить в столп», «взять отписку к отпуску», т. е. подклеить к о тату оку того до­кумента, ответом на который являлась полученная отписка.

В XVI11—XIX вв. резолюции писались на лицевой стороне документа. В них выражалось отношение начальствующего лица к существу разрешения вопроса: «разрешить», «откло­нить...», «утвердить» (в должности) с 1 февраля ...»; или сооб­щалось о последующих действиях с документом: «к сведению», «к делу», «к докладу со справкой».

В советских учреждениях прохождение и исполнение до­кумента также сопровождается проставлением на нем соот­ветствующих отметок. При получении документа на нем про­ставляется регистрационный штамп. По государственному

стандарту ui»«.«.. иучл.іавляется внизу оправа на первом листе документа (см. реквизит 26). Регистрационный штамп вклю­чает название учреждения, организации, предприятия, в кото­рое поступил документ, дату получения и регистрационный номер.

Порядок и характер исполнения документа указывается в резолюции. Резолюция должна отражать отношение руково­дителя к вопросу, затронутому в документе, и указывать «а порядок решения его. Интересно замечание В. И. Ленина по поводу резолюции, сделанной в записке Н. П. Горбунову:

«Излишне и нелепо, что, просмотрев бумаги, Вы пишете «на просмотр В. И.» (!??) ((это и так ясно)) или «полагал бы то-то».

Надо писать в 3-х строчках суть дела. Иначе не к чему Вам смотреть» м.

Место для резолюции определено стандартом в правом верхнем углу (см. реквизит 9). На письмах резолюция распо- іагается между адресатом и текстом документа. Резолюция. І должна быть подписана и датирована. Написание резолюций к на отдельных листочках не рекомендуется.

Отметка о взятии документа на «контроль помещается на К полях слева (см. реквизит 17).

После исполнения документа на .нижнем поле лицевой сто- I роны слева (реквизит 25) должна быть «проставлена отметка К об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка I об исполнении должна содержать краткую справку об ігспол- І нении или указание на посылку ответного документа, слова I «в дело» и указание номера дела по номенклатуре, в которое I данный документ подшивается.

8. Подлинность документа

Помимо реквизитов документ характеризует ряд призиа- і ков. К ним прежде всего относятся оригинальность (подлин­ность) и ікопийность.

Слово «оригинал» происходит от латинского слова «origi- I nalis», что означает — первоначальный, самобытный. Как си­ноним этого слова употребляется слово— подлинник, что п переводе с латинского означает достоверный. Следовательно, I чтобы оригинал стал подлинником, он должен быть заверен. Несмотря на уникальный характер оригинала нередки «ум­ноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составляемые в не- | скольких экземплярах. Например, договор между государст- [ вами с древнейших времен составляется в количестве экзем­пляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, и каждый экземпляр является оригиналом (подлинником).

14 Ленин В И. Поли. собр. соч., т. 50, с. 159


Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик — это документ в предварительной (редакции. Документ -в окончательной ре­дакции соответствующим образом оформленный и подписан­ный называется подлинником.

Беловик — это последняя, переписанная или перепечатан­ная набело редакция документа. Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными ли­цами, с приложением в ряде случаев печати. Оригиналы слу-■ жебных документов печатаются на бланке и подписываются должностным лицом.

С современной техникой передачи документов на расстоя-! ние связано пояівлєниє двукратных оригиналов. Так, при те-1 леграфной, телефонной и радиопередачах, если телеграмма, телефонограмма и радиограмма не диктуются, создаются два] документа: один—предъявляемый для передачи, другой — полученный. Хотя основной тексту них одинаков,предъявлен­ный и полученный документы различаются по своей характе­ристике.

Среди подлинников различают кроме того автографы — до-! кументы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.

іПризнак уникальности сохраняется также за документами, полученными не текстовыми способами документирования.] Для чертежей оригиналом считается первоначальный набро-і сок на ватмане и чертеж на кальке. Оригиналом фотодокумен-] га являются негативы, фонодокументов—первоначальная за-1 пись звука, т. е. матрица граммзаписи, валики фонографа,] ленты электрической и магнитной записи.

(Повторные воспроизведения подлинников (в целях разміно-І жения) являются копиями. Само понятие копия (соріа — лат, | множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. Копия — точное воспроизведение че­го-либо.

Необходимость повторять текст документа возникает, ве-1 роятно, вместе с документами. Первоначально копия списыва­лась от руки и так и называлась — список. Например, список! «Слова о полку Игореве» или список летописи. Для копирова­ния документов в аппарате учреждений содержался большой] штат копиистов.


ш
•Среди копий различаются: выписки — копия части доку­мента; отпуск — копия, оставляемая в составе служебной до-; кументаїции учреждения, т. е. подшиваемая в дело, когда ори­гинал отослан. Понятие «отпуск» — чисто канцелярское и при-, меняется только в делопроизводстве. Следует помнить, что многие документы отсылаются в другие учреждения не в ори­гиналах, а в копиях.


При .печатании на пишущей машине копия автоматически „олучается вместе с оригиналом (т. е. это 2, 3 и т. д. машино­писные экземпляры). Первый экземпляр обычно печатается на бланке, его подписывают, на нем ставят печать, он регист­рируется, а остальные экземпляры остаются копиями.

Копии по способам получения делятся на ручные и автома­тические. Ручные получаются при переписке оригинала от ру­ки или перепечатке на пишущей машине. Автоматические (факсимильные) копии — точное воспроизведение текста до- •^мента средствами фотографии или печати.

Особый вид .представляют фото- и светокопии, отличитель­ной чертой которых является точное воспроизведение ориги­нала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий.

іВ ручных копиях их идентичность оригиналу гарантирует­ся в меньшей мере, так как при перепечатке или переписке документа часто допускаются ошибки. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала, или полученных автоматически, т. е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии и т. д.

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены. Советским законодательством установлен порядок снятия и удостоверения (засвидетельство­вания) копий документов. В соответствии с этим порядком снятие копий для внутренних нужд с документа, выданного учреждением, производится данным же учреждением. Удосто­веряется такая копия подписью ответственного лица (чаще всего начальником канцелярии) и если необходимо —прило­жением печати. Такая копия называется официально заверен­ной. Может быть просто заверенная копия — удостоверенная без соблюдения необходимых формальностей. Например, вы­писка из документа заверяется подписью секретаря. Незаве­ренные копии не имеют подтверждения о своем соответствии оригиналу.

Удостоверение копий с документов, предъявляемых другим учреждениям, например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке, документов, связанных с получением материальных ценностей, производится нотариальными конто­рами. Такие копии называются нотариальными. Их соответст­вие оригиналам подтверждено официальным должностным лицом — нотариусом.

Особый вид .копий представляет дубликат. Дубликат — это копия, имеющая юридическую силу оригинала. Сверху на до­кументе делается надпись—«дубликат». Обычно выдается при утере подлинника и тем же учреждением, где он был создан, или, в крайнем случае, аналогичным учреждением.

^ IV. ТЕКСТ ДОКУМЕНТОВ

1. Требования к тексту документов учреждений дореволюционной России

Основным элементом формуляра документа является его текст, ради которого он и составляется. Форма изложения текста определяется способом создания документа, его назна­чением. Текст документа имеет свою логическую структуру,, определяемую временем создания документа, ©го происхожде­нием, местом возникновения, видом. Уже на раннем этапе раз­вития документирования (XII—XIV вв.) каждый вид докумен­та имел свои устойчивые особенности изложения содержания, четкую структуру текста: введение, основную часть с изложе­нием существа вопроса и заключительную часть.

В XV—XV.N вв. эта четкость сохранилась в изложении со­держания, увеличилось количество устойчивых словосочета­ний, по которым часто различались документы. Каждый вид документа имел введение. В нем обозначалось лицо, от кото­рого исходил документ, адресат, или же документ начинался с приветствия. Так, законодательные акты начинались посто­янной формулой с изменением лишь титула царя для ра-зных периодов. В царских граімотах .во введении указывались автор и адресат документа («От великого князя Ивана Васильевича в-сея Руси боярам нашим...»), в челобитных, отписках и па­мятях во введении сначала указывалось, кому адресуется до­кумент, а затем обозначались авторы документа обычными (для челобитных и отписок) уменьшительными именами (■«хо; лопи твоя Иванец Мстиславский»). Во введении грамот, оформлявших феодальные отношения (купчих, закладных, уставных, кормленных) указывались участники сделок и т. д.

Основная часть документа состояла из описания, распоря­жения, пожалования, завещания, предмета дарения, существа сделки и ее объекта, существа просьбы, описания события и т. д. В заключительной части документа говорилось о наказа­нии за нарушения, указывались имена свидетелей, место и время написания, сообщалось о подписях составителей доку­мента и послухов, и печатях.

На составление документов в XVIII в. большое влияние оказала проведенная в 1708 г. реформа азбуки: кириллицу заменила гражданская азбука,'значительно упростившая цер-

Генеральный регламент 1720 г. большое внимание уделил порядку составления документов. В нем давались,общие пра­вила их составления, регламентировалось написание отдель­ных реквизитов. Многие разновидности документов имели до­вольно устойчивую форму. Так, в протоколе вверху перед тек­стом указывались: дата заседания, состав присутствующих Такие документы, ікак дипломы, патенты, составлялись по «ге­неральным формулярам», т. е. образцам.

Обязательность составления документов по образцам пре­дусматривалась многими законодательными актами. Так, в «.Регламенте или уставе Главного магистрата» от 11 января 1721 г. была дана детальная схема «генерального репорта», представлявшаія собою целую программу статистико-экономи- ческаго описания городов. В марте 1702 г. была издана фор­ма прошений. В указе от 5 ноября 17.23 г. «О форме суда» да­вался образец составления челобитной. Содержание ее должно было излагаться .по пунктам. Это облегчало чтение докумен­та и его наполнение.

•Каждая разновидность документа в XVIII .в. имела еще большее число устойчивых формулировок и словосочетаний. Доношения царю, например, имели стереотипное следующее начало: «•Всемилостивейший государь. Вашему царскому вели­честву доношу...». Письма сановников друг другу начинались обращением: «Мой государь...», в письмах к военным чинам, духовным лицам и др. указывались в начале текста соответст­вующие чины и звания: «Благородный господин генерал-май­ор...». Памяти начинались формулой: «Лета (такого-то), меся­ца (такого-то) в (таїкой-то) день государь царь и великий князь Петр Алексеевич вся Великие и Малые России самодер­жец...». Ведомости имели графление и однотипные наименова­ния граф.

•В XIX в. законы подробно описывали правила составления документов. Каждая разновидность имела свои особенности изложения содержания. Так, текст сношений (писем) делился на три части: «приступ, изложение обстоятельств и заключе­ние». В «.приступе», или введении, излагалась причина созда­ния документа: «іпо встретившейся надобности», «намере­ваясь», «до сведения моего дошло» и т. д. «Изложение об­стоятельств» давалось в повествовательной форме, «в посте­пенном логическом порядке и неразрывной связи»!., В заклю­чении излагалась сама просьба, даівалось распоряжение или предписание, высказывалось мнение.

Текст прошений, жалоб давался по пунктам, в первом из которых указывалась причина написания документа, в после­дующих излагалось «само дело». В конце документа писалась просьба щ

Изложение содержания актов было непрерывным, без аб­зацев. Акт начинался указанием времени его составления обозначения имен и званий лиц, вступивших в договор. Далее' говорилось о «самом обстоятельстве» — купле, продаже, зай­ме, найме и т. л.

Большое место в документировании деятельности учреж­дений XIX в. занимали записки: докладные («пространные»), «дополнительные», «краткое изложение», записки и представ­ления, вносимые в Государственный совет и Комитет минист­ров, конфиденциальные и служебные записки. Они составля­лись по особым правилам. Докладная записка, например, должна была «содержать в себе: изложение дела, справку и выписку из законов»40.

В законах об учреждении Государственного совета, Коми­тета министров, министерств были даны формы реестров, ве­домостей, журналов, отчетов. Изложение их содержания дава­лось ,по графам и разделам. Причем указывалось, что каждая новая или произвольно опущенная графа лишала документ его официального, законного характера.

Служебные документы были^ ДЛИННЫМИ И МНОГОСЛОВНЫМИ, несмотря на то, что законы требовали «краткого и ясного из­ложения», «точности фактов». Содержание документа, гово­рилось в Положении о письмоводстве и делопроизводстве в во- ей ном ведомстве 1911 г., должно быть «ясно, кратко и точно, без неидущих к делу фраз учтивости (господин, имею честь...), титулов, без заключительных фраз (о вышеизложенном доно­шу), без ссылки в тексте на то, что вызвало переписку»41.

Тяжелым «канцелярским» оставался стиль документов. Еще в XIX в. некоторые авторы в своих работах по делопроиз­водству ратовали за правильный, ясный, «легкий деловой слог» документов, за искоренение таких канцелярских выражений, как: «следующие мне деньги», «долгом поставляю уведомить», «честь имею покорнейше просить», «таковой», «каковой», «вы­шепоименованный» и т. д.

Характерно высказывание В. И. Ленина о стиле докумен­тов дореволюционной России в статье «Борьба с голодающи­ми»: «... на три четверти... — какое! на девять десятых — цир­куляр наполнен обычным казенным пустословием. Разжевыва­ние вещей давным-давно известных и сотни раз повторенных даже в «Своде законов», хождение кругом да около, раснисы- jjaHHC нидри^писісп лпюпилиш цсус.пипнсиїи спишсгшп .vicm._iv

мандаринами, великолепный канцелярский стиль с периодами в 36 строк и с «речениями», от которых больно становится за родную русскую речь...»42

Стремление облегчить процесс составления документов вы­разилось в создании документов с элементами трафаретных текстов—унифицированные отдельные фразы или части тек­ста, содержащие идентичную и постоянно повторяющуюся информацию. Такие документы встречаются уже в XVIII в. и получают довольно широкое распространение в XIX —начале XX в. Это прежде всего свидетельства, различные ведомости, основная часть документов бухгалтерского и статистического учета, письма (чаще всего письма-ответы и сопроводитель­ные). Например, «покорнейше прошу Ваше высокородие сде­лать распоряжение о .выдаче из Московского губернского каз­начейства из § ... ст. ... финансовой сметы Министерства народ­ного просвещения сего года...».

Трафаретные документы были пригодны для многократно­го использования. Поэтому разработка их предписывалась нормативными актами, например, «Положением о письмовод­стве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. «для часто повторяющихся бумаг с однообразным текстом заготов­лять печатно или литографированные или другим способом воспроизведенные бланки с неизменяемой частью текста»43.

Кроме трафаретных, создавались типовые тексты (тексты- образцы, тексты-стереотипы, на основе которых могли быть построены тексты аналогичного содержания): «препровожда­ется с покорнейшею просьбой сообщить при возвращении на­стоящей бумаги начальству округа надлежащие сведения и заключения».

Создание типовых и трафаретных текстов свидетельствова­ло о начавшемся процессе унификации документов.

2. Порядок изложения текста документов в советский период

В советский период изложение текста документа — цен­тральный вопрос в теории и практике документирования. Приступая к составлению документа, прежде всего следует решить вопрос, нужен ли вообще в данном случае и по данно­му поводу документ, нельзя ли обойтись бездокументным об­меном информации. Коммунистическая партия и Советское правительство упорно и настойчиво ведут борьбу с бумажной волокитой и излишеством, указывая, что это создает бюрокра­тизм, канцеля-рско-бюрократические методы руководства.

В советском законодательстве есть много указаний об обя зэтсльности документирования, содержании и форме докумен­тов. Однако законом невозможно предусмотреть все случач когда документирование является обязательным и когда доку' мешт будет лишним. Этот вопрос надо решать практически исходя из критерия целесообразности, необходимости. Всегда целесообразно и необходимо составлять документы в тех сл\. чаях, когда они охраняют интересы государства и народа, по­могают правильно организовать работу, содержат сведения, имеющие научное и практическое значение, содержат отчеты о деятельности Советского государства, отдельных учрежде­ний, организаций, предприятии. Такие документы надо не только создавать, но и бережно хранить. Документы должны отражать объективную действительность. Поэтому яервое требование к его содержанию — точное, политически правиль­ное освещение событий.

Формулировки документа должны быть безупречно отрабо­таны в юридическом отношении. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.

Хорошей школой составления служебных документов слу­жит изучение ленинских требований к подготовке, составлению и оформлению документов. Своп требования к документам В. И. Ленин изложил в целом ряде писем и записок.

Прежде всего В. И. Ленин добивался твердой марксистской направленности, принципиальности и глубокого идейного со­держания при освещении любого вопроса. Двусмысленные формулировки, словосочетания, дающие возможность различ­ных толкований, он считал совершенно недопустимыми. Осо­бенно тщательно и обдуманно В. II. Ленин требовал подготав­ливать тексты законодательных актов, взвешивать каждое слово и определение. Он требовал:

«... обратить сугубое внимание на необходимость болев осторожной, тщательной и обдуманной подготовки текста де­кретов.

Бесконечные поправки нетерпимы.

Мое впечатление тоже, что ряд декретов Малого Совнар­кома в последнее время тороплмв»44.

В. И. Ленин очень тщательно редактировал проекты декре­тов, многие декреты он прочитывал, дополнял, изменял. На­пример, В. И. Ленин, просмотрев проект декрета «О цеитра- мзации библиотечного дела», на писал:

«Я отказался подписать, ибо размашисто и неясно. Предлагаю переделать точнее (что именно, конкретнее значит «взять в сеть»}) и вместе с инструкцией внести 2-ой раз»45.

После соответствующей доработки декрет был принят Ма­лым СИ К 3 сентября 1920 г.

Основные требования В. И. Ленина к содержанию служеб­ных документов сводятся к краткости, точности изложения. Особенно четко эти требования изложены в письме В. И. Ле­нина начальнику ЦУС ВСНХ Ежову от 27 сентября 1921 г.:

«Не пришлете ли как-нибудь вместе с краткими, совсем краткими сведениями о ходе борьбы (с волокитой) краткие сведения о Вашем аппарате...

Пишите кратко, телеграфным стилем, выделяя особо при­ложения, если надо. Длинного я вовсе не прочту, наверное.

Если есть практические предложения, выделить их в осо­бый листок, архнкраткий, как телеграмму, с копией секрета­рю»46.

В этом письме фактически целая программа составления служебных документов и в ней многократно повторено требо­вание краткости -изложения.

На пространной телеграмме военкома управления военных сообщений VIII армии В. И. Ленин написал резолюцию: «Объявить выговор за болтовню автору телеграммы»47. О краткости при составлении документов В. И. Ленин пишет в письмах к Н. А. Сем;ашко, Н. П. Горбунову, И. И. Радченко н многим другим. Так, в записке М. Н. Покровскому В. И. Ле­нин указывает: «...лучше всего, напишите ...10 строк в Полит­бюро с выводом...» п.

Краткость документа неразрывно связана с его конкрет­ностью и точностью. Точность излагаемых фактов, конкрет­ные цифры В. И. Ленин считает основой травильного доку­ментирования. В телеграмме Комитету бедноты Еленкою уе> да 17 сентября 1918 г. В. И. Левин (пишет:

«Получил Ваши телеграммы.

Невозможно ограничиваться общими и неопределенными выражениями, слишком часто прикрывающими полный неус­пех работы. Необходимы еженедельные гочные цифры: пер­вое, какие именно волости, какую именно часть излишков хле­ба собрали и сколько ссыпали, второе, сколько именно пудов хлеба ссыпано, в каких именно элеваторах и ссыпных ам­барах.

Без таких данных (все остальное «пустая словесность. Отве­чайте точнее» 48.

Исключительно внимательно относился І. И. Ленин к '.из­ложению содержания документов, его -стилю. Он выступал против 'чрезмерного увлечения иностранными словами. В своей знаменитой записке «Об очистке русского языка» он мисал:

«Русский язык мы портим. Иностранные слова употребляем без надобности. Употребляем -их неправильно. К чему гово­рить «Дефекты», когда можно сказать недочеты или недостат­ки или пробелы?... Не пора ли нам объявить войну употребле­нию иностранных слов без надобности?...

Не пора ли объявить войну коверканью русского языка?» із

Интересны требования В. И. Ленина, 'предъявляемые к m четам. Им даны конкретные указания о форме отчетов:

«Надо разделить отчеты на 2 части:

а) такая часть, «которую можно лишь рассказать (ппа условия, особенности и т. д.);

б) такая, которую можно и должно выразить їв цифрах.

Печатать обе» и.

На отчеты распространяется ленинское требование крат­кости изложения документов. «Достаньте от (представителя ездившей туда комиссии таковой отчет к завтрашнему дню размером ни в -коем случае не более «двух страниц. Боюсь, что у нас, как водится, отчет представляет «из себя целый том, ко­торого никто читать не будет» |5.

Особенно любил В. И. Ленин таблицы, считая, что они де­лают информацию' сжатой, «наглядной. Таблицы, по мнению В. И. Ленина, «могут найти широкое применение їв служебной документации. В записке Рухимовичу 11 октября 1921 г. он от­мечал:

«Прочел Ваш доклад и ругаю Вас ругательски.

Доклад составлен неряшливо...

Нет таблицы нужной, а чрезмерной цифирью загроможден доклад.

Нужна таблица короткая: цена в (щуке или .в золотых руб­лях и т. д....

В подобной таблице вся суть!

А Вы ее-то и не сумели дать.

Все Ваши таблицы должны быть їв особой главке, как де­тализация <и точнейшее доказательство главной їй основной таблицы» ,6.

Об удобстве таблиц, наглядно и компактно располагающих материал, В. И. Ленин говорит и -в іписьме по поводу сводок о сборах заграничных рабочих на помощь голодающим России:

«Нам нужны не такие сводки. Ибо это выходит рассказ. А для «рассказов» у нас нет бумаги, нет времени их читать. Ни -к чему это.

Нужны коротенькие таблички 2 раза в месяц по следующе­му образцу:

Сермания— 10 млн. марок = около ( ) золотых рублей Австрия 10 „ крон = около ( ) золотых рублей

Итог около ( ) золотых рублей

Это будет 20—30 «строк 2 раза в (месяц.

Не много.

Так, и только так, нам нужно. Итог в золотых рублях. I Очень п-рошу Вас провести это и ответить >\гне»49.

Редактируя документы В. И. Ленин из длинных .-и сложных | предложений делал простые, коротше, самые сложные мысли выражал ясно, четко, «понятно. Наиболее часто встречаемые «а полях рукописей стилистические замечания В. И. Левина: «Излишние слова», «повторение», «это не по-русски», сне точ­но», «сжать десять слова в два» и т. п.

В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, документы делятся по содержанию на простые и сложные. Простые — те документы, в которых рассматривает­ся один вопрос. Содержание сложных документов отражает несколько вопросов.

Простые документы значительно более удобны в обработ­ке, их легче регистрировать, направлять на исполнение, под­шивать в дела, использовать в последующем в архиве. Обра­ботка сложных документов вызывает ряд трудностей. Такие документы сложно регистрировать (в графу «содержание» на­до /писать «несколько вопросов); при направлении 'На пополне­ние, если вопросы касаются различных структурных частей учреждения, -приходится устанавливать очередность исполне­ния вопросов или снимать копии с документа или его части. Исполнение документа задерживается. Если исполнение вопро­сов, поднятых 'В документе взято на контроль и исполнители и сроки исполнения разные, на каждый вопрос приходится за­полнять отдельную контрольную «карточку.

Еще сложнее решается вопрос при помещении документа в дело. Если информация, зафиксированная в документе, имеет большое научное и практическое значение, іпри формировании дел иногда снимают копии или делают выписки из документа й помещают в разные дела в соответствии с «номенклатурой. Тем не менее в ряде случаев приходится составлять сложные Документы — приказы, протоколы, отчеты. На обложках дел, сформированных из сложных документов, содержание, как правило, не раскрывается, и лишь указываются разновидности документов, автор и даты. іПисьма и докладные записки, т. е. наиболее 'многочисленный вид служебных документов, дол| ж.ны, как правило, составляться іпо одиому вопросу.

•Обычно содержание текстовых документов состоит из 3-х частей: -введения, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка «на какой-либо щ§1 гой документ; изложения, где приводятся цифры, факты и до«- воды; заключения, содержащего суть вопроса, т. е. предложе­ние, распоряжение или просьбу. Первые две части или одна из «них могут и отсутствовать, «о заключение — обязательная часть любого текста документа.

«Основные /положения» ЕГіСД рекомендуют делить текст документа на две части. іВ первой указывается основание составления документа, во второй — излагаются выводы, пред­ложения, решения, распоряжения или просьбы. В отдельных случаях ЕПСД допускает одну заключительную часть текста5 без (преамбулы с обоснованием.

3. Унификация текстов документов

По содержанию доку/менты делятся на индивидуальные -и типовые. «Типовые документы — документы, отражающие од-І нородные вопросы -и составленные по одинаковым образ-.] цам» §§ В 'настоящее время большая часть документов, со-3 здаваемых в учреждениях, іимеет индивидуальное содержа-1 иие. Такие документы составляются каждый раз заново и их содержание не повторяется в других документах. Однако, не-j смотря іна многообразие документов, создающихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, диапа^ зон производственных ситуаций, дающий повод для их состав-, ления, сравнительно ограничен. іБольшое количество докумен-] гов, создающихся «при однотипности «производственных ситуа-і ций, ставит вопрос о необходимости унификации и типизации документов со стороны их содержания, разработки сборников трафаретных документов. Трафаретные документы — докумен­ты, имеющие стандартный текст (часть текста) и, дополняю-; щее его, индивидуальное содержание.

Унификация и типизация документов, начатая в дореволю­ционном делопроизводстве, в советский период проводится не только в ведомственном, но и в общегосударственном масшта­бах. Уже в 20-е «годы отдельные наркоматы разрабатывают и издают трафаретные бланки. В первых стандартах на доку­менты (деловые 'письма, телефонограммы, протоколы заседа­ний)50 наряду с унификацией формы документов частично за­трагивались и вопросы написания текстов документов.

І 0ішє iyt)U-X годо.в в связи с бурным ростом объемов Iff НИй и нео^ходнмостью механизации и автоматизации ее Кб'отки интерес к проблемам унификации документов зна- Кельно усиливается. С середины 1960-х годов -начинается Ьра-ботка сборников типовых текстов отдельных крупных Йдприятий, учреждений: Ждановскрго завода тяжелого ма- Ьностроения, Московского завода малолитражных автомоби­ли, Министерства тяжелого, энергетического и транспортного Машиностроения, Министерства автомобильной промышлен­ности І многих других. -Кроме того, почти в каждом учрежде­нии, предприятии и организации применяется большее или меньшее количество отдельных трафаретизнрован'ных бланков, ^держащих постоянную информацию.

| .Составление документов с -применением трафаретных тек­стов основано на использовании'часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью :письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатыва­ется-.на бланке, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, іпечатается на пишущей машине, на пи­шущем автомате.

Наибольшая (повторяемость текстов встречается в докумен­тах, направляемых в адрес подведомственных предприятий, [организаций и институтов.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех от­раслях народного хозяйства, 'причем как в пределах одного предприятия или учреждения, так и системы однородных предприятий или учреждений одного ведомства или -группы однородных учреждений и "предприятий разных ведомств. ||| ; кой, например, сборник разработан для всех молочиоконсерв- |ных комбинатов Всесоюзного объединения Союзконсервмо- : локо.

Особенно возрастает значение унификации текстов доку­ментов в настоящее 'время в связи с разработкой автоматизи­рованных систем управления и широким, внедрением элек­тронно-вычислительных машин, работа которых базируется на і единстве (показателей и сопоставимости данных в первичных ; и обобщающих документах.

Опыт по разработке трафаретных документов, накоплен­ий в (последние /годы, -позволяет наметить основные моменты •к выявления, создания и 'внедрения. Прежде всего выягсняют- е| Функции и задачи структур-ных «подразделений и какая до­кументация создается в процессе их выполнения. Выявление Документов с повторяющимся текстом и подлежащих трафа- Ретизаїции проводится -путем полистного просмотра всей доку­ментации за лрошедший тод или полгода. Работа по выявле­нию текстов, -подлежащих трафаретизации, будет особенно

І 67

успешной, если к ней 'будут привлечены исполнители, хорошої знающие каждый участок -работы. Они должны подсказать 1 на какие документы следует обратить особое внимание.

Выявив документы І повторяющимся іпо смыслу текстом',! на их основе 'составляется трафаретный текст. -При этом еле-1 дует стремиться, чтобы трафаретный бланк можно было ||J пользовать при «наибольшем .количестве ситуаций.

Подготовка трафаретного-бланка должіна вестись на основе! требований (Государственных стандартов на документамию.

Разработанные проекты трафаретных документов пред- ставляются в структурные подразделения »на согласование.1 При этом они корректируются с участием сотрудников под­разделения, так как могут содержать 'специфические профес-,1 сиональные термины и обороты. Согласованные трафаретные документы группируются по вопросам, на них составляется классификатор, и каждый трафаретный текст получает свой номер. Затем тексты комплектуются в сборник, .который утвер­ждается руководством предприятия или учреждения. Каждый текст, как правило, в сборниках /представлен в двух экземпля­рах: первый — трафаретный бланк, второй — заполненный об­разец. Сборник снабжается 'рекомендациями по организации внедрения трафаретных текстов.

Сборники рассылаются во все структурные подразделе­ния, -где определяется необходимый тираж каждого докумен­та, исходя из месячной потребности. После определения тира­жа, каждый трафаретный текст печатается в соответствующем количестве экземпляров и передается в структурные подраз­деления и в машинописное бюро. Трафаретные тексты вво­дятся в действие приказом руководителя предприятия или учреждения.

Порядок применения таких текстов предполагает несколь­ко вариантов.

Первый вариант. У исполнителя |имеется экземпляр сборника трафаретов. При составлении письма он находит в сборнике нужный текст и заполняет бланк -заказа в машбюро с указанием номера текста и вставок.

Прошу отпечатать «в- экз.

Текст №

Адрес

Вставки 1

-3

1   2   3   4   5

Схожі:

Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие под редакцией доцента
Учебное пособие'подготовлено коллективом авторов — пре­подавателей кафедры доиу-ментоведения и организации госу­дарственного делопроизводства...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие под редакцией
Учебное пособие подготовлено коллективом авторов пре­подавателей кафедры документоведения и организации госу­дарственного делопроизводства...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для вузов Под редакцией А. Л. Журавлева Москва 2002 уд к 159. 9 Ббк88 с 69
Данное учебное пособие есть краткое изложение курса «Соци-альная психология» для студентов факультетов психологии класси-ческих,...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для студентов и преподавателей медицинских вузов (2-е издание) Под редакцией академика нан и амн украины профессора А. Д. Визира
«Методические разработки практических занятий по пропедевтике внутренних болезней»: Учебное пособие для студентов и преподавателей...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для студентов и преподавателей медицинских вузов (2-е издание) Под редакцией академика нан и амн украины профессора А. Д. Визира
«Методические разработки практических занятий по пропедевтике внутренних болезней»: Учебное пособие для студентов и преподавателей...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие Под редакцией Ю. В. Лобзина
Оно является обучающим пособием, с помощью которого курсанты могут самостоятельно освоить методы и практические навыки, необходимые...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова
Коммуникации в управленческой деятельности организаций. Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова. Под ред д-ра экономических...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова
Коммуникации в управленческой деятельности организаций. Учебное пособие / М. И. Крулькевич, И. А. Курдюмова. Под ред д-ра экономических...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие по курсу: «логистика» г. Симферополь 2005 г. Скоробогатова Т. Н. Логистика: Учебное пособие: 2-е изд
Учебное пособие представляет собой лекции преподавателя тну, кандидата экономических наук Скоробогатовой Т. Н. и содержит основные...
Учебное пособие под редакцией доцента iconУчебное пособие для студентов высших учебных заведений
Рекомендовано ученым советом Сумского государственного университета как учебное пособие
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи