Редактор таблиц microsoft excel управление файлами icon

Редактор таблиц microsoft excel управление файлами




НазваРедактор таблиц microsoft excel управление файлами
Сторінка2/4
Дата22.06.2012
Розмір0.6 Mb.
ТипКнига
1   2   3   4

^ 2.4. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ


Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Microsoft Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качестве аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

Чтобы использовать текст совместно с формулой в одной ячейке или объединять тексты из разных ячеек, применяется знак присоединения текста & (амперсанд).


Например, мы хотим добавить наименование «грн.». Запишем формулу так:

A2*$B$2& ”грн.”. Последний текст должен быть обязательно заключен в кавычки. И все пробелы, которые необходимы между текстом и цифрами и между словами в тексте, тоже должны находиться внутри кавычек.


Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого, программа Microsoft Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Microsoft Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.


2.4.1. Ввод формул


Программа Microsoft Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства (=).

Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в последнюю следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать [Enter].

Ввод формул можно существенно упростить: после ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.


2.4.2. Сложные формулы


Применение сложных формул продемонстрируем на следующем примере.

Дано: содержание взвешенных веществ и БПК в сточных водах трех промпредприятий, а также расходы сточных вод от каждого предприятия.

Определить: среднюю концентрацию сточных вод промпредприятий по БПК и взвешенным веществам и общий расход сточных вод от трех предприятий.





А

В

C

D

E

F

3

Предприятие

Расход СВ, м3/сут

Конц. взвеш. в-в, мг/л

БПК, мг/л

Lвзв., мг/л

LБПК, мг/л

4

1

3500

700

550

337,93

265,52

5

2

1750

500

1300

120,69

313,79

6

3

2000

650

420

179,31

115,86

7

Всего

7250

 

 

637,93

695,17

Рис. 2.2 – Пример расчета сложных формул


На рис. 2.2 в столбце В таблицы указаны расходы сточных вод по каждому предприятию; в столбцах С и D приведены концентрации загрязнений сточных вод промпредприятий по взвешенным веществам и по БПК. В ячейке В7 вычисляем общий расход сточных вод от трех предприятий. Для этого в ячейку В7 надо записать следующую формулу: =В4+В5+В6. Концентрацию загрязнений, содержащихся в сточных водах, определяем по формуле: , и записываем в ячейках Е7 и F7 по взвешенным веществам и БПК соответственно. Сначала рассчитаем концентрации загрязнений по каждому предприятию, и результаты приведем соответственно в ячейках: Е4, Е5, Е6 и F4, F5, F6. Формула должна иметь вид (например, для 1-го предприятия по взвешенным веществам): =(В4*С4)/В7. Для вычисления конечного результата (например, в ячейке Е7) надо сложить промежуточные результаты по каждому предприятию (Е4, Е5, Е6). Для сложения чисел можно также использовать функцию суммы SUM(), тогда формула будет выглядеть следующим образом: =Sum(E4:E6). Аналогично производим расчет в столбце F.


2.4.3. Редактирование формул


Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала выделить эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу [F2] или выполнив двойной щелчок мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографического меню) активизируется наборная строка , в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.


2.4.4. Информационные связи


В программе Microsoft Excel довольно легко ввести ссылку на ячейку, расположенную в другой таблице. После установления ссылки значения, находящиеся в ячейках, будут автоматически обновляться.

Для обращения к значению ячейки, расположенной на другом рабочем листе, нужно указать имя этого листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Например, для обращения к ячейке В3 на рабочем листе Лист2 необходимо ввести формулу: =Лист2!B3. Если в названии листа есть пробелы, то оно (название) заключается в кавычки. Адреса ячеек должны быть указаны латинскими буквами. Информационное связывание двух ячеек можно упростить, если скопировать значение исходной ячейки в буфер (с помощью комбинации клавиш [Ctrl-C]) и выделить ячейку, в которой должен появиться результат. Затем нужно выполнить директиву Специальная вставка из меню Правка и в диалоговом окне этой директивы щелкнуть по командной кнопке Вставить.


2.4.5. Групповые имена


Предположим, что необходимо вычислить сумму целой группы ячеек. Вместо того, чтобы перечислять в формуле отдельные ячейки, выделите всю группу и присвойте ей имя. В дальнейшем это имя можно будет использовать в формулах.

Для присвоения имени выделенной группе ячеек в меню ^ Вставка нужно открыть подменю Имя и вызвать в нем директиву Присвоить. В поле ввода открывшегося диалогового окна Присвоение имени укажите имя этой группы. Имя группы должно начинаться с буквы и содержать не более 255 символов. Не допускается использование пробелов. Имя группы не должно совпадать с адресами ячеек (А1 и т.п.). В этом окне приводится также список уже присвоенных групповых имен, относящихся к данному блокноту.

Если в Вашей таблице есть заголовки строк и столбцов, то их также можно использовать в качестве имен этих областей. Для этого нужно выделить соседние строки (столбцы), включая первые ячейки, где расположены имена, и вызвать директиву Создать из меню Имя. В открывшемся диалоговом окне нужно указать местонахождение имен (в первой или последней ячейке строки или столбца) и щелкнуть по командной кнопке OK.

Если теперь вызвать диалоговое окно ^ Присвоение имени, то в списке имен можно увидеть, что программа Microsoft Excel присвоила указанным строкам (столбцам) эти имена.

В нижнем поле Формула: диалогового окна Присвоение имени даются табличные адреса именуемой группы. Теперь при вводе формулы вместо перечисления адресов ячеек, образующих эту группу, можно указать ее имя.

Полный список всех групповых имен расположен слева от наборной строки. Во время ввода формулы можно открыть этот список, щелкнув по стрелке списка, и выбрать в нем интересующее вас имя. Выбранное имя группы будет сразу вставлено в формулу, независимо от местонахождения активной ячейки.

Например, если столбцу А (см. рис. 2.2) присвоено имя "Расход" и нужно вычислить сумму ячеек В4, В5 и В6, то ввод формулы надо начать со знака равенства, за которым следует имя функции суммы с одной круглой скобкой: =Sum(. Затем нужно открыть список групповых имен и щелкнуть мышью по имени "Сумма". Программа Microsoft Excel вставит это имя в формулу. Остается только ввести правую скобку и нажать клавишу [Enter], чтобы завершить ввод формулы.


2.5. ФУНКЦИИ


Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Microsoft Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.

Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный ^ Мастер функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции. Он позволяет построить и вычислить большинство функций за два шага.

В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Мастер функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Мастер функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.


2.5.1. Мастер функций


Выделите ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по пиктограмме Вставка функции откройте диалоговое окно ^ Мастера.

В поле Выберите функцию: перечислены категории функций, а в нижней части диалогового окна – описание выбранной функции (рис. 2.3). Для того чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции Полный алфавитный перечень в поле Категории:.

Чтобы перейти к следующему шагу, щелкните по командной кнопке ОК.




Рис. 2.3 – Мастер функций (1 шаг)


На втором шаге в диалоговом окне ^ Мастера указываются аргументы функции (рис. 2.4). Мастер различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице выделить область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Мастера.

Если все аргументы функции были указаны правильно, в нижней части диалогового окна появляется результат вычисления этой функции Значение:, который будет помещен в таблицу. Щелкните по командной кнопке ОК, чтобы закрыть окно Мастера функций.

После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется выделенной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.



Рис. 2.4 – Мастер функций (2 шаг)


2.5.2. Редактирование функций


Щелкните мышью по ячейке, где находится функция. Затем щелчком по пиктограмме Мастер функций откройте диалоговое окно Аргументы функции (рис. 2.4).

В этом окне дается название функции, приводится ее краткое описание и перечисляются ее аргументы. Для того чтобы изменить содержимое поля, где находятся аргументы, следует либо непосредственно внести новые адреса, либо выделить соответствующую группу ячеек. После окончания редактирования следует щелкнуть по командной кнопке ОК.

После щелчка по ячейке, где находится функция, в наборной строке появится текст функции, содержащей значения аргументов. Поэтому редактирование можно выполнить непосредственно в наборной строке, не обращаясь к Мастеру функций. Для этого нужно щелкнуть мышью в той позиции наборной строки, где необходимо исправить ошибку. Слева от строки появятся три командные кнопки .

В той позиции, где был выполнен щелчок, появится мерцающий текстовый курсор. С этой позиции можно вводить новые символы с клавиатуры. Щелчок по пиктограмме с крестиком отменяет все произведенные изменения, так что содержимое ячейки остается без изменения. Щелчок по пиктограмме с "галочкой" подтверждает изменение, и в ячейке появляется новое значение.


2.5.3. Вычисление суммы


Выделите ячейку, где должна располагаться сумма, и щелкните мышью по пиктограмме сложения , расположенную на стандартной панели инструментов.

В наборной строке появится знак равенства и слово "SUM", за которым в скобках обычно следует адрес некоторой области, которую программа предлагает после анализа близлежащих ячеек в качестве области суммирования. Если Microsoft Excel "угадала" правильно, щелкните по пиктограмме с "галочкой" . В противном случае выделите группу ячеек, которые нужно сложить. Можно выделить несколько несмежных групп ячеек, используя клавишу [Ctrl]. Эту клавишу нужно удерживать в нажатом состоянии до тех пор, пока все группы не будут выделены.

Адреса групп можно ввести с клавиатуры. В этом случае нужно помнить, что адреса начальной и конечной ячеек группы разделяются двоеточием, а адреса различных групп – запятой (или точкой с запятой, в зависимости от установки опций в среде Windows). Кроме этого в формулу можно ввести и числовые слагаемые. После этого щелкните по пиктограмме с "галочкой" , чтобы вычислить сумму.


2.5.4. Вычисление среднего значения


Выделите ячейку, где должно располагаться среднее значение, и щелкните по пиктограмме Мастера функций.

Откроется диалоговое окно Мастера. Выберите категорию Статистические и функцию СРЗНАЧ (рис. 2.5). Затем щелчком по командной кнопке ОК перейдите ко второму шагу работы с Мастером.




Рис. 2.5 – Мастер функций


На втором шаге нужно указать аргументы этой функции. Здесь также для выделения можно либо использовать мышь в сочетании с клавишей [Ctrl], либо вводить адрес с клавиатуры.

В заключение нужно закрыть окно Мастера функций щелчком по командной кнопке ОК, после чего в таблице появится среднее значение.


2.5.5. Комбинирование функций


Первую функцию в формуле можно задать с помощью Мастера функций. Затем активизируйте наборную строку и введите с клавиатуры знак арифметической операции, которая связывает функции. Для ввода второй функции также запустите Мастер функций непосредственно из наборной строки (пиктограмма ). Таким образом можно связать друг с другом произвольное число функций.

Функции могут связываться оператором композиции, когда одна (внутренняя) функция является аргументом другой (внешней) функции. Для образования композиции введите обычным образом внешнюю функцию и выделите ячейку, где она расположена. Затем активизируйте наборную строку и щелкните в ней по аргументу, вместо которого должна быть вставлена внутренняя функция. После этого запустите Мастера функций и выберите внутреннюю функцию. Этот процесс нужно повторить для каждой внутренней функции, если вложений несколько. При этом следует помнить, что аргументы функций отделяются друг от друга запятой.

Таким образом, аргументами функций могут быть числа, отдельные ячейки, группы ячеек и другие функции.


2.5.6. Текстовый режим индикации функций


В обычном режиме программа Microsoft Excel вводит в таблицу результаты вычислений по формулам. Можно изменить этот режим и ввести режим текстовой индикации (отображения) формул, нажав комбинацию клавиш [Ctrl-~].

После этого на экране становятся видны не результаты вычислений, а тексты самих формул и функций. В этом режиме увеличивается ширина столбцов, чтобы можно было увидеть всю формулу и попытаться найти ошибку.



Часто рабочий лист не помещается целиком на экране, что затрудняет поиск ошибок. Кроме того, довольно утомительно долгое время искать на мониторе причину ошибки. Поэтому рекомендуется распечатывать таблицу в текстовом режиме. Для этого можно выбрать альбомную ориентацию листа, даже если сама таблица была сделана в расчете на книжную ориентацию. При альбомной ориентации на лист бумаги помещается таблица с очень широкими столбцами.


^ 2.6. ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ


Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.

^ Мастер диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Microsoft Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Мастеру указывается тип диаграммы, исходная область таблицы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется соответствующая пиктограмма для вызова Мастера диаграмм .


2.6.1. Типы диаграмм


Работая в Excel, вы имеете возможность создавать различные типы диаграмм (рис. 2.6). Тип используемой диаграммы выбирается в зависимости от самих данных и от того, каким образом вы хотите их представить. Ниже приведены основные типы диаграмм:

  • Круговая – используется для сравнения частей, составляющих целое;

  • Линейчатая – используется для сравнения величин, изменяющихся во времени;

  • Гистограмма – похожа на линейчатую диаграмму. Используется для сравнения нескольких наборов данных.

  • График – используется тогда, когда необходимо проследить изменение некоторого параметра на протяжении определенного периода времени.

  • Точечная – похожа на график. Используется для сравнения нескольких (часто экспериментальных) наборов данных, которые выводятся в виде точек.

  • С областями – также похожа на график. Помогает анализировать изменение значений некоторого параметра на каком-то промежутке времени.

Большинство вышеуказанных диаграмм могут быть трехмерными. С помощью таких диаграмм удобнее анализировать различные наборы данных.


2.6.2. Специальная терминология


При работе с диаграммами необходимо знать несколько специальных терминов, которые представлены ниже.

Диапазон данных. Линии, секторы и столбики соответствуют некоторому диапазону данных в графическом представлении. Например, в линейчатой диаграмме изображен ряд одинаково представленных столбиков, которые соответствуют определенным диапазонам данных. Как правило, все столбики одного диапазона имеют одинаковый цвет заливки. Если вы выводите на диаграмму несколько диапазонов данных, то соответствующие столбики каждого диапазона будут выделяться своим цветом. Предположим, если вы отображаете на диаграмме зависимость БПК от ХПК, то вы задаете два диапазона данных – свой для каждой области.

Ряд. Диапазон данных может разделяться на несколько рядов. Так, в примере с определением концентраций загрязняющих веществ в сточных водах (см. рис. 2.2) в разных областях для каждого диапазона данных можно выделить, скажем, три ряда. Каждый из них будет соответствовать различным промпредприятиям. Диапазоны данных могут состоять из нескольких рядов или только из одного. Обычно каждый ряд соответствует серии данных, занесенных в отдельный столбец или строку, и поэтому часто заголовки рядов совпадают с заголовками столбцов или строк в таблицах.




Рис. 2.6 – Основные типы диаграмм в Microsoft Excel


Оси – это шкалы, вдоль которых изменяется диаграмма. В случае двухмерной диаграммы их две: ось х (горизонтальная) и ось у (вертикальная). На оси х располагаются все диапазоны данных и ряды. Если диапазон данных включает несколько рядов, то на оси х размещаются надписи, соответствующие каждому ряду. На оси у отображаются значения столбцов, линий или точек, выраженных в соответствующих единицах измерения. В трехмерной диаграмме ось z направлена вверх, ось у отображает ширину диаграммы, а вдоль оси х указываются значения рядов.

Легенда. Помогает различать диапазоны данных на диаграмме. Например, для круговой диаграммы легенда изображается в виде выносок с подписями к каждому ее сектору.

Линии сетки. Помогают анализировать значения данных. Так, например, с помощью горизонтальных линий сетки можно точнее определить величины координат на гистограмме.


2.6.3. Построение диаграмм


Вы можете разместить диаграмму на том же листе, что и данные, по которым она построена (встроенная диаграмма), или вынести ее на отдельный лист. При распечатывании встроенная диаграмма располагается на странице рядом с данными. Если вы не вставляете диаграмму на лист с данными, то вам придется распечатать ее отдельно. Но в любом случае диаграмма зависит от данных в таблице, и поэтому, если вы их измените, то диаграмма тоже автоматически изменится.

Используя кнопку ^ Мастер диаграмм , расположенную на стандартной панели, вы можете быстро создать необходимую диаграмму. Чтобы воспользоваться услугами Мастера диаграмм, проделайте следующее.

  1. Выделите данные, по которым необходимо построить диаграмму. Если вы хотите включить в диаграмму имена групп ячеек (например, 207С и 207ЕА) или другие метки, убедитесь в том, что они действительно выделены.

  2. Щелкните на кнопке Мастер диаграмм , расположенной на стандартной панели.

  3. Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы (рис. 2.7). В списке Тип укажите нужный тип диаграммы, а в окне Вид – необходимый ее вид. После этого щелкните на кнопке Далее>.




Рис. 2.7 – Мастер диаграмм просит выбрать тип диаграммы

  1. Появится второе диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы, в котором вы можете изменить данные для построения диаграммы (рис. 2.8). Для этого щелкните на кнопке свертывания поля Диапазон , а затем укажите новые данные.



Рис. 2.8 – Изменение диапазона данных диаграммы


  1. По умолчанию каждая строка данных воспринимается как новый диапазон. В списке ^ Ряды в: выберите нужную опцию: столбцах или строках. В этом случае каждый диапазон данных будет соответствовать значениям в одном столбце, а не в строке, или наоборот. После этого вновь щелкните на кнопке Далее>.

Во втором диалоговом окне есть также закладка Ряд. Здесь можно добавлять или удалять ряды, присваивать им имена, более точно задавать диапазон ячеек. Например, при построении графиков задаются Значения Х и Значения Y (рис. 2.9).




Рис. 2.9 – Изменение рядов диаграммы


  1. В третьем диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы вы можете выбрать определенные опции для диаграммы (рис. 2.10). Например, чтобы убрать легенду с диаграммы, снимите флажок опции Добавить легенду, а чтобы добавить заголовки диаграммы или подписи значений данных, произведите необходимые установки на соответствующих вкладках. После этого опять щелкните на кнопке Далее>.




Рис. 2.10 – Проведите необходимые установки


  1. В последнем диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы укажите место расположения диаграммы – на отдельном листе или на текущем (рис. 2.11). Указав место расположения, щелкните на кнопке Готово. На экране отобразится диаграмма, соответствующая вашим данным и произведенным установкам.




Рис. 2.11 – Укажите месторасположение диаграммы

1   2   3   4

Схожі:

Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconФайл/Создать/Папку
Запустите программу «Microsoft Excel» (меню Пуск/Программы/ Microsoft Office/ Microsoft Excel)
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconЛабораторна робота №9: "Табличний процесор Microsoft Excel"
Мета роботи: Удосконалитися в тому, що електронні таблиці (ЕТ) є ефективний засіб обробки числової інформації. Навчитися створювати...
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconПуск/Программы/ Microsoft Excel
Откройте в ms excel файл Заказы xls из папки LabExcel. Просмотрите его, переключаясь между листами
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconЛабораторная работа №6 Логические функции в ms excel. Запустите программу «Microsoft Excel»
Премия сотрудника вычисляется в зависимости от набранной суммы баллов по такому правилу
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconТема Табличний процесор Microsoft Excel
Однако для достижения большей производительности и большего уровня комфорта в Excel предусмотрена возможность настройки меню в соответствии...
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconПрограма олімпіади з предмету „Інформатика Тема Основи роботи в пакеті Microsoft Office Вирішення рівнянь в ms excel. Використання функцій в ms excel. Створення мультимедійних презентацій в ms powerPoint
Вирішення рівнянь в ms excel. Використання функцій в ms excel. Створення мультимедійних презентацій в ms powerPoint
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconЛабораторна робота №10: " Автоматизація розрахунків та аналізу даних за допомогою Microsoft Excel"
Мета роботи: Навчитися налагоджувати та використовувати ms excel при розв’язанні задач та розробляти системи для обробки даних на...
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconЛабораторна робота №10: " Автоматизація розрахунків та аналізу даних за допомогою Microsoft Excel"
Мета роботи: Навчитися налагоджувати та використовувати ms excel при розв’язанні задач та розробляти системи для обробки даних на...
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconПравила оформлення матеріалів
Масюк, 2002. Таблиці робити у Microsoft Word, діаграми Microsoft Graph. Малюнки вставляти в текст доповіді та обов’язково надсилати...
Редактор таблиц microsoft excel управление файлами iconЛабораторная работа №9 Работа с данными в ms excel. Запустите программу «Microsoft Excel»
Откройте книгу "Заказы" из папки LabExcel. Если этой книги нет, скопируйте ее из папки Teach диска M
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи